Mitarbeiter/innen/gespräche an der Ruhr-Universität Bochum

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1 Mitarbeiter/innen/gespräche an der Ruhr-Universität Bochum Leitfaden für die MAGs in der Verwaltung Kurzfassung entwickelt und zusammengestellt von der Personalentwicklung im Herbst 2006

2 MAG Leitfaden der Ruhr-Universität Bochum Der Gesprächsleitfaden ist speziell für Mitarbeiter/innen und Vorgesetze der RUB, die ein MAG durchführen wollen, entwickelt worden. Er basiert auf den ausführlichen Materialien, die von der AG MAG entwickelt und zusammengestellt wurden. 1 Der Gesprächsleitfaden kann zur Vorbereitung auf das MAG genutzt werden: Wir empfehlen, sich den Leitfaden vorab durchzusehen und sich dann zu Beginn des Gesprächs auf Themen zu einigen, die Sie ansprechen wollen (Platz für eigene Notizen ist auf jeder Seite vorhanden!). Der Leitfaden kann somit in der konkreten Gesprächssituation verwendet werden, um das Gespräch zu strukturieren. Gegliedert ist der Gesprächsleitfaden in drei aufeinander aufbauende Phasen: 1. Phase: Auftakt mit Rückblick 2. Phase: Mögliche Inhalte (Arbeitszufriedenheit, Arbeitsplatzgestaltung, Zusammenarbeit, gegenseitige Rückmeldungen, berufliche Zukunft) 3. Phase: Ausklang mit möglichen Vereinbarungen Ein übersichtlicher Fragenkatalog enthält bereits formulierte Fragen zu allen möglichen Themenbereichen, die im MAG vorkommen können. Meistens sind die Fragen aus der Sicht der/s fragenden Vorgesetzten formuliert, da die Verantwortlichkeit für die Gesprächsführung in seinen/ihren Händen liegt. 1 Wenn Sie die ausführliche Version der MAG-Materialien haben möchten, wenn Sie Fragen, Kritik oder Anregungen zum MAG haben, wenden Sie sich an die Personalentwicklung, Dr. Christina Reinhardt, Tel.: ,

3 1. Phase: Gesprächsauftakt mit Rückblick Herzlich Willkommen zu unserem MAG! Danke für Ihr Kommen! Hatten Sie in der Vergangenheit schon einmal an einem MAG teilgenommen oder ggfls.: Unser letztes MAG ist jetzt ca. 1 Jahr her lassen Sie uns die Vereinbarungen von damals noch mal ansehen und aktualisieren Wie sehen Ihre derzeitigen Arbeitsaufgaben aus? (z.b. Sind neue Aufgaben dazugekommen, oder sind alte weggefallen?...) 3

4 2. Phase: Mögliche Gesprächsinhalte Arbeitszufriedenheit Sind Sie im Allgemeinen mit Ihrer Situation am Arbeitsplatz zufrieden oder eher unzufrieden? Wie beurteilen Sie Ihre Arbeitsbelastung?(z.B. hoch, niedrig, ausgeglichen, weil ) Fühlen Sie sich in bestimmten Bereichen überfordert oder eher unterfordert An welchen Aufgaben würden Sie gerne mitarbeiten? Möchten Sie gerne mehr Verantwortung übernehmen? 4

5 2. Phase: Mögliche Gesprächsinhalte Arbeitsplatzgestaltung Wie zufrieden sind Sie mit der technischen Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes? (z.b. Mobiliar, Räumlichkeit, Beleuchtung, Lärmbelästigung ) Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Arbeitszeitregelung? (z.b. Überstunden, Pausenregelungen, Zeitausgleich ) Gibt es Bereiche in Ihrem Aufgabengebiet, die besondere körperliche Belastungen oder gesundheitliche Beeinträchtigungen darstellen? (z.b. schweres Heben, Lärm ) Gibt es Bereiche, in denen Sicherheitsrisiken bestehen? Werden Ihrer Ansicht nach ausreichende Schutz- / Vorsichtsmaßnahmen getroffen? (z.b. Kopfhörer, Staubschutz, Bedienungshinweise ) 5

6 2. Phase: Mögliche Gesprächsinhalte Zusammenarbeit Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit => mit den Kolleginnen und Kollegen und / oder => zu anderen Abteilungen? Was könnte man ändern, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch gegebenenfalls zu verbessern? 6

7 2. Phase: Mögliche Gesprächsinhalte Gegenseitige Rückmeldungen Der Themenbereich, sich gegenseitige Rückmeldungen zu geben ist für alle Beteiligten nicht einfach. Hierbei geht es um den Umgang mit sachlicher, konstruktiver Kritik. Dieses erfordert von beiden Gesprächsteilnehmer/innen viel Vertrauen, viel Mut, Offenheit und Sicherheit. Aus diesem Grund haben wir mögliche Fragen sowohl aus der Sicht des Vorgesetzten als auch aus der Sicht des / der Mitarbeiter/in zusammengestellt. Vorgesetzte/r fragt: In welchen Bereichen sehen Sie unsere Zusammenarbeit als gut an, in welchen kann sie verbessert werden? (z.b. informiere ich ausreichend, besteht genügend Zeit zur Problemlösung ) Wie nehme ich aufgetauchte Probleme auf? (z.b. Haben Sie das Gefühl, dass ich Ihre Probleme verstehe und unterstütze ich Sie bei der Lösung?...) Empfinden Sie unseren gegenseitigen Umgang als korrekt? (z.b. Wie nehmen Sie meine Kritik wahr, treffe ich den richtigen Ton, höre ich richtig zu?...) 7

8 2. Phase: Mögliche Gesprächsinhalte (Gegenseitige Rückmeldungen) Mitarbeiter/in fragt: Sind Sie mit meiner Arbeit zufrieden? (z.b. Erledige ich meine Aufgaben, entsprechend Ihren Erwartungen, mache ich zuviel oder zuwenig?...) Wie beurteilen Sie mein Verhalten im Team? (z.b. Verhalte ich mich zurückhaltend oder eher dominant?...) Bezeichnen Sie mich als motivierte/n Mitarbeiter/in? (z.b. Wirke ich auch motivierend auf andere? ) 8

9 2. Phase: Mögliche Gesprächsinhalte Berufliche Zukunft Welche Erwartungen haben Sie für Ihre berufliche Zukunft? (z.b. berufliche Veränderung, Zusatzqualifikation...) Wo sehen Sie Ihre Stärken? Wo sehen Sie Ihre Schwächen? Wie könnte ich Sie dabei unterstützen, Ihre Stärken auszubauen und was können wir für Sie tun, um an Ihren Schwächen zu arbeiten? Haben Sie bereits konkrete Fort- und Weiterbildungswünsche? (z.b. EDV-Kurs oder Rhetorikkurs, Arbeitssicherheit oder ) 9

10 3. Phase: Gesprächsausklang mit möglichen Vereinbarungen Wollen wir eine Gesprächsnotiz als Gedächtnisstütze für unser nächstes MAG formulieren? (Empfehlenswert! Z.B. als stichwortartigen Notizzettel, den beide Gesprächspartner unterschreiben, kopieren und sich gegenseitig aushändigen) Wollen wir konkrete Vereinbarungen treffen, und ggf. diese an Dritte weiterleiten? (z.b. Anfragen formulieren und an Personalentwicklung oder Rechenzentrum senden. ) Wie hat Ihnen unser Gespräch gefallen? (z.b. informativ, ehrlich, nett ) Was erwarten Sie von unserem nächsten MAG? (z.b. noch mehr / weniger Zeit, Themenpunkte vor dem Termin mitteilen, ) Danke für Ihr Kommen! Danke für Ihr Interesse! Danke für Ihr Vertrauen! Zum besseren Verständnis hier zwei Beispiele wann und wie Vereinbarungen getroffen werden können. Zu beachten ist, dass Vereinbarungen immer Erledigungsfristen und / oder genaue Terminabläufe enthalten sollen. => Die Vorgesetzte Frau A veranlasst bis zum 1.11Juli die Einrichtung eines Netzwerkzugangs für den Server X für ihren Mitarbeiter Herrn B. => Herr B informiert sich bis zum 01. August bei der Fortbildungsbeauftragten über die Möglichkeit einer Rhetorik-Schulung und berichtet bis dahin Frau A über die vorhandenen Möglichkeiten. 10

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