Voith IT Solutions Unternehmensweites Wissensmanagement auf Basis von Enterprise Search Technologien DI Erich Seher / Voith IT Solutions GmbH & Co KG

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1 Unternehmensweites Wissensmanagement auf Basis von Enterprise Search Technologien DI Erich Seher / GmbH & Co KG

2 Agenda 1 VOITH Konzernüberblick IT Strategie/Organisation Ausgangssituation Technologie Intrafind/Wissenslandkarte Host Archivierung 6 SAP Zeichnungsarchiv 7 SAP Belegarchiv 8 MS-Filesystem/Sharepoint 9 Digitalisiertes Papierarchiv 10 Integration in ematrix (PDM) 2 KnowTech 11 Ausblick

3 1 Voith Konzernüberblick Market orientated structure/organization Voith AG Voith Paper Voith Turbo Voith Hydro Voith Industrial Services Paper Energy Transport industry (rail, road, water) Processing industry Energy Paper Energy Transport industry (rail, road, water) Processing industry Technical services Technical services Technical services Technical services 3 KnowTech Markets Voith

4 1 Voith Konzernüberblick Figures of Financial Year 2009/2010 Paper Transport Energy Service Sales (meur) Order Intake (meur) Employees Share of Group Sales 33% 26% 22% 19% 4 KnowTech

5 Voith Konzernüberblick 1 Worldwide Presence Locations Employees North America Europe Asia, Australia, Oceania 5 KnowTech Central- & South America Africa

6 Almost one third of today s paper production all over the world is done on Voith Paper machines 6 KnowTech

7 Papermachine in comparison to Jumbo 7 KnowTech Papermachine Length 300 m Width 12 m Weight t speed v ma 120 km/h No. of controls > 5000 Jumbo Length 70,5 m Width 59,6 m Weight 351 t v max 920 km/h No. of controls ~1000 3:2

8 2 IT Strategie/Organisation Globale Voith IT Strategie Voith Enterprise Portal V SAP MDM Master Data Management SAP/ Others Corporate Services SAP BW/ Others Data Warehouse Human Resources Fast Close/ Netting/ Clearing Consolidation Enterprise Portal Group Reporting Purchase Information System Supplier Management... PDM ematrix Product Data Management SAP R/3 Product Data Management SAP R/3 Product Data Management ERP SAP R/3 ERP Navision ERP Navision ERP ERP P2+ ERP Vantage JDE ERP ERP Navision ERP Navision ERP Oxaion ERP VH VP VT VI Navision ERP Navision ERP Navision ERP Navision ERP SAP ERP Voith Standard IT Infrastructure Conclusions and starting points: 8 KnowTech New Voith application architecture (location specific applications change to group division specific application systems, restructuring of central applications, national change to international applications) Need for a a new global IT support and organization concept

9 2 IT Strategie/Organisation VOIE Regional Support Center STP Integriert in die weltweite Voith IT Organisation mit der Verantwortung für Vollumfänglichen IT Support am Standort Voith STP IT Infrastruktur Support for Österreich/Osteuropa/ Norditalien für Voith Gesellschaften und Externe EASS (Enterprise Archiving/Search/Solutions & Services) weltweit ESS (Engineering Solutions & Services CAx/PDM) VOIS weltweit (West) Europe/ Africa Heidenheim 30 Mitarbeiter/10,5 Mio Umsatz VOIN North America Wilson VOIE East Europe St. Pölten VOII Hyderabad VOIC Shanghai 9 KnowTech VOIL South America Sao Paulo

10 3 Ausgangssituation Voith Wissen MS-Exchange (Mailboxen, Public Folder) MS-Fileshares MS-Sharepoint (Intranet) Wenn Voith wüßte, was Voith weiß...!? 10 KnowTech SAP Open Text Archive Navision Archivierte Altsysteme JD Edwards PDM (e-matrix) Papier Archive... Naiver Wunsch: Googeln durchs Voith Wissen Lösungsansatz: Intuitive Suche (Guided Search) Berechtigungskonzept: AD, SAP,...

11 4 Technologie Intrafind/Wissenslandkarte Die Wissenslandkarte Tab Browsing Volltextsuche in Kombination mit Wissenslandkarten Suche mit Search while you type auf Basis eines Filters (hier: Autor) Inhaltsquellen als Filtermöglichkeit in der Wissenslandkarte 11 KnowTech

12 4 Technologie Intrafind/Wissenslandkarte Die Wissenslandkarte 12 KnowTech

13 4 Technologie Intrafind/Wissenslandkarte Trefferliste mit Dokumenten 13 KnowTech

14 4 Technologie Intrafind/Wissenslandkarte Standortübergreifende Suche 14 KnowTech

15 4 Technologie Intrafind/Wissenslandkarte Trefferliste mit Metadaten 15 KnowTech

16 4 Technologie Intrafind/Wissenslandkarte ConteXtoren Contextoren zum weiteren Verfeinern einer Trefferliste. Es werden definierte Metadaten (z.b. MS-Office Attribute oder verknüpfte Metadaten aus einer Applikation) angezeigt. Enthalten sind jeweils nur Elemente die zur aktuellen Suche passen. Diese Einschränkungen können durch die Breadcrumbs einfach entfernt werden: 16 KnowTech

17 4 Technologie Intrafind/Wissenslandkarte ConteXtoren Ontology Net Im sogenannten Ontology Net Contextor werden aus den jeweiligen Dokumenten der Trefferliste Begriffe angeboten die innerhalb der Dokumente in räumlicher Nähe zum Suchbegriff stehen. Suche in einer assoziativen Wortwolke z.b. Suche nach Speedsizer in PowerPoint Präsentationen aus dem Bereich Papiermaschine 17 KnowTech

18 4 Innovative Darstellung - ConteXtoren Folder Contextor Der Folder Contextor erlaubt das Einbeziehen der Ablagestruktur in die Suche. Es wird die Ordnerhierarchie (Filesystemordner, SharePoint URL s,...) der Ablagestruktur dargestellt. Die Auswahl eines Verzeichnisses schränkt die Treffer auf nur darunter liegende Dokumente ein. 18 KnowTech

19 5 Business Case Hostarchivierung Aufgabenstellung: Daten von Host Systemen (ersetzt durch SAP,...) sollen für Recherchezwecke auch nach der Abschaltung der Systeme verfügbar sein... Lösungsansatz: Druckoutput in Form von PDF/a Dateien wird bei der Indizierung mit Metadaten aus den alten Systemen verknüpft 19 KnowTech Mengengerüst: Mehr als Aufträge / Ordnungsnummern (Stücklisten) / knapp 7,8 Millionen Einzelpositionen Dateien im größten der 5 Hostsysteme

20 6 Business Case SAP Zeichnungsarchiv Aufgabenstellung: Renditions von CAD Zeichnungen der Konstruktion werden über SAP im OpenText Archiv abgelegt. Die Metadaten der Zeichnungen sollen auch von außerhalb SAP recherchiert werden können. Lösungsansatz: Metadaten der Zeichnungen werden aus SAP exportiert und stellen die Grundlage für die Suche dar. Die Anzeige erfolgt direkt aus dem Archiv. Bei der Anzeige wird ein zusätzliches Wasserzeichen aufgebracht um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. 20 KnowTech Mengengerüst: > Zeichnungen im Archiv

21 7 Business Case SAP Belegarchiv Aufgabenstellung: Gescannte Eingangsrechnungen werden über SAP im OpenText Archiv abgelegt. Die Rechnungen sollen über ihre Metadaten auch außerhalb von SAP recherchierbar sein. Lösungsansatz: Die Metadaten werden über einen eigenen SAP Connector ausgelesen und sind die Grundlage für die Suche. Die Anzeige erfolgt über den gleichen Mechanismus wie im Rechnungsprüfungsworkflow. 21 KnowTech Mengengerüst: > / Geschäftsjahr

22 8 Business Case MS-Filesystem / SharePoint Aufgabenstellung: Dateien auf diversen Filesystemen an verschiedenen Standorten sowie Dokumente aus SharePoint sollen per Volltextsuche recherchierbar sein. Lösungsansatz: Filesystem- und SharePoint Daten werden in einer gemeinsamen Such- / Trefferliste dargestellt. Mengengerüst: Filesystem: ca. 15 TByte über DFS verteilt an 4 Standorten 22 KnowTech

23 9 Business Case Digitalisiertes Papierarchiv Aufgabenstellung: Alte Papierarchive sollen aufgelöst werden. Die gescannten Dokumente werden als PDF/a abgelegt. Die Metadaten der Verschlagwortung werden in PDF/a Attributen gespeichert. Lösungsansatz: Die Metadaten für die Suche werden aus den PDF/a Attributen in den Dokumenten ausgelesen. Mengengerüst: Derzeit ca Dateien (ca. 1,5TB) Etwa Papierordner 23 KnowTech

24 10 Business Case Integration in ematrix (PDM) Aufgabenstellung: Dokumente aus dem PDM System ematrix sollen per Volltextsuche recherchierbar sein. Lösungsansatz: Metadaten und Downloadinformationen werden an ein Crawl- Webservice übergeben. In ematrix wird eine Trefferliste abgefragt und nach interner Berechtigungsprüfung dargestellt. Mengengerüst: Derzeit knapp 4 Millionen indizierte Objekte. 24 KnowTech

25 Ausblick Aktuelle Userverteilung im Konzern VOIE Enterprise Search User Weltweit Enterprise Search User Brasilien Canada China Czech Republic Deutschland Indien Italien Japan Niederlande Norwegen Österreich Romania Schweden Slovakia Spanien United Kingdom United States 25 KnowTech

26 11 Ausblick Erweiterungen/Projekte in der Pipeline Einsatz MS-Exchange Connector (Public Folder, Mailbox) Einbindung Desktop Search (Windows 7) NER (Named Entity Recognition)... unsere Kunden sind unser Vertrieb... Crosslinguale Suche (Produktspezifisch) Einsatz von Linguistik Erweiterung Scan on Demand für Papierarchiv 26 KnowTech HTTP Crawler

27 Imagination is more important than Knowledge but a vision without execution is a hallucination Albert Einstein 27 KnowTech

28 28 KnowTech

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