Statistik der sozialmedizinischen Institutionen. Schulung der Betriebe Benutzung der SOMED-Applikation

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1 Statistik der sozialmedizinischen Institutionen Schulung der Betriebe Benutzung der SOMED-Applikation

2 Inhalt Allgemeines zu SOMED Benutzung der Online-Version (Internet) 1. Verbindung zur Applikation 2. Bearbeitung eines Fragebogens: Beschreibung der Funktionalitäten und der Kapitel 3. Fragebogenimport 4. Status eines Fragebogens Anonymisierung und Kontrolle der Daten Stand-alone Applikation SOMED Support

3 Übersicht über die SOMED-Applikation SOMED = neue Applikation der Statistik der sozialmedizinischen Institutionen (Elca Produkt) Für die Erhebung der Daten 2006 wird SMSTAT3 durch SOMED ersetzt. SOMED existiert als online (web)- oder als stand-alone (lokal)- version

4 Überblick über die SOMED-Applikation Lokale Applikation" Web Applikation Import 9 Betrieb Anonymisierung Export 1 Betrieb Import 2 SOMED Lösung 10 5 Anonymisierung Import/Export 3 Kanton Kanton Web Applikation Web Applikation BFS Export Import BFS 8

5 Inhalt Allgemeines zu SOMED Benutzung der Online-Version (Internet) 1. Verbindung zur Applikation 2. Bearbeitung eines Fragebogens: Beschreibung der Funktionalitäten und der Kapitel 3. Fragebogenimport 4. Status eines Fragebogens Anonymisierung und Kontrolle der Daten Stand-alone Applikation SOMED Support

6 https = gesicherte Verknüpfung Adresse: https://www.somed.bfs.admin.ch Betriebsdauer : 24h/24h Browser: IE5, IE6, oder Firefox 1.0

7 Ein Betrieb = ein Benutzer Benutzername = Kanton + BUR-Nr. (Bsp.: NE12345) Erstes Passwort wird den Kantonen vom BFS zugeteilt Änderung des obligatorischen Passwortes bei der ersten Verbindung (mind. 6 Buchstaben/Zahlen; Gross- und Kleinbuchstaben spielen eine Rolle)

8 Kopfbereich Benutzerhandbuch öffnen Passwort ändern Anwendung verlassen Achtung: Anwendung immer mit «Abmelden» verlassen (nicht einfach den Browser schliessen)

9 Inhalt Allgemeines zu SOMED Benutzung der Online-Version (Internet) 1. Verbindung zur Applikation 2. Bearbeitung eines Fragebogens: Beschreibung der Funktionalitäten und der Kapitel 3. Fragebogenimport 4. Status eines Fragebogens Anonymisierung und Kontrolle der Daten Stand-alone Applikation SOMED Support

10 Bearbeitung eines Fragebogens Bei der ersten Verbindung existiert noch kein Fragebogen Neuen Fragebogen erstellen Die ersten Daten, die mit der neuen Applikation zu erfassen sind, betreffen das Jahr 2006

11 Die für die Erhebung zuständigen kantonalen Behörden entscheiden, welcher Betrieb welchen Fragebogen erhält; kontaktieren Sie diese, falls Sie den Fragebogentyp ändern wollen. 2 Fragebogentypen: Frag. A: richtet sich an die Institutionen zur Betreuung älterer Menschen (an die zu Lasten der KVG praktizierenden Leistungserbringer) Frag. B: wendet sich an die Betriebe, die Menschen mit Behinderung sowie Suchtkranke beherbergen und betreuen

12 Darstellung des Hauptfensters des entsprechenden Kapitels Resultate der Datenkontrolle Vollständigkeit der Daten in diesem Kapitel prüfen Kontextbezogene Hilfe (Mauszeiger auf Feldebezeichnung)

13 Grundoperationen Letzte erfasste oder geänderte Daten speichern Fragebogen schliessen und zurück zur Liste der Fragebogen Vollständigkeit aller Daten auf dem Fragebogen kontrollieren Fragebogen kontrollieren, validieren und ans BFS übermitteln Fragebogen drucken Achtung: Querformat!

14 Hinweis: automatische Speicherung der erfassten und geänderten Daten bei Anzeige einer neuen Seite oder bei jeder neuen Aktion im Programm (Kontrolle, Schliessen, Abmeldung usw.). Achtung: nicht die Schaltflächen des Browsers verwenden (z.b. «Zurück»)

15 Fragebogen: Beschreibung der Kapitel Konsultieren Sie die Anleitung, um den Fragebogen auszufüllen! Verfügbar auf der BFS-Webseite

16 Kap. A. Allgemeine Variablen Bemerkung zuhanden Kanton oder BFS Variablen zu: Trägerschaft der Institution, Referenzperson für den Kanton, Zur Erhebung der Pflegeleistungen verwendetes Instrument (Frag. A), Anzahl bezahlte Arbeitstunden pro Jahr für 1 VZA,

17 Kap. B. Plätze Fragebogen A Fragebogen B Bitte geben Sie die Gesamtanzahl Plätze an, nicht nur jene, die frei sind!

18 Kap. C: Personal Sämtliche Personen, die zum Zeitpunkt der Erhebung oder früher im Geschäftsjahr einen Arbeitsvertrag beim erfassten Betrieb hatten. Nicht erhoben werden das ehrenamtliche Personal sowie Personen, die ausserhalb des Betriebs im Rahmen des begleiteten Wohnens arbeiten. 1 individuelle Erfassung pro Angestellter.

19 Liste der Angestellten Zeilen nach Spalte sortieren Bestimmten Mitarbeiter nach dem Namen suchen Mitarbeiter bearbeiten (= Detailangaben konsultieren)

20 Individuelle Erfassung pro Angestellter Zurück zur liste der Angestellten Kontrolle an den Daten eines Mitarbeitenden Anzeigen der Detaildaten des vorherigen/nächsten Mitarbeitenden

21 Kap. D: Klienten Es müssen sämtliche Klienten erfasst werden, die während des Jahres einen Langoder einen Kurzzeitaufenthalt im Betrieb verbracht haben. Zu erfassen sind auch so genannte Externe. Auszuschliessen sind hingegen Personen, die in Alterswohnungen leben. Jeder Datensatz entspricht einem Fall, d.h. einem Klienten plus einer Beherbergung oder einer Betreuung im Betrieb. Jeder Aufenthalt ist getrennt zu erfassen.

22 Liste der Klienten Zeilen nach Spalte sortieren Bestimmten Klienten nach dem Namen suchen Klienten bearbeiten (= Detailangaben konsultieren)

23 Individuelle Erfassung pro Klient Zurück zur Liste der Klienten Kontrolle an den Daten eines Klienten Anzeigen der Detaildaten des vorherigen/nächsten Klienten

24 Frag. A: Pflegevariablen Geben Sie die Pflegebedarfsstufe(n) an, in der sich der Patient im Laufe des Jahres befand, mit dem Datum für jede Stufe. Achtung! Um die Pflegebedarfsstufen zu erfassen, muss zuerst die Variable A28 «Zur Erhebung der Pflegeleistungen verwendetes Instrument» ausgefüllt werden.

25 Sämtliche Beträge sind in vollen Frankenbeträgen anzugeben, nicht in Tausend Franken Kap. E: Kostenrechnung Vier Kapitel: 1: Kosten 2: Ertrag 3: Ergebnis und Defizitdeckung 4. Anlage

26 E. Kostenrechnung E1: Kosten Die Beträge werden automatisch berechnet (Summe der Spalten) Die Beträge in diesen beiden Zeilen müssen manuell eingegeben werden (gemäss Tab. 2, KTR1) Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben regelmässig zu speichern!

27 E. Kostenrechnung E2: Ertrag

28 E. Kostenrechnung E3: Ergebnis und Defizitdeckung Gewinn oder Defizit müssen manuell eingegeben werden

29 E. Kostenrechnung E4: Anlage Das hier verwendete System beruht auf der Anlagebuchhaltung für Pflegeheime des Forums Stationäre Altersarbeit Schweiz.

30 Inhalt Allgemeines zu SOMED Benutzung der Online-Version (Internet) 1. Verbindung zur Applikation 2. Bearbeitung eines Fragebogens: Beschreibung der Funktionalitäten und der Kapitel 3. Fragebogenimport 4. Status eines Fragebogens Anonymisierung und Kontrolle der Daten Stand-alone Applikation SOMED Support

31 Este Etappe: erstellen Sie die Textdatei im gewünschten Format (siehe Schnittstellekonzept)

32 Zweite Etappe: import der Datei Standardfenster des Browsers öffnen, um eine Datei zu suchen/auszuwählen Datei importieren Importierte Daten ersetzen vorhandene Daten (kapitelweise) Stopp und Abbruch des Imports beim ersten Fehler

33 Inhalt Allgemeines zu SOMED Benutzung der Online-Version (Internet) 1. Verbindung zur Applikation 2. Bearbeitung eines Fragebogens: Beschreibung der Funktionalitäten und der Kapitel 3. Fragebogenimport 4. Status eines Fragebogens Anonymisierung und Kontrolle der Daten Stand-alone Applikation SOMED Support

34 Angabe über den Status des Fragebogens 3 mögliche Status Neu anlegen Import Zu übermitteln Übermittlung Kanton : Zurück an Betrieb Übermittelt Übermittlung Erneut zu übermitteln

35 Erneut zu übermitteln: Der Fragebogen wurde bereits einmal übermittelt, aber der Kanton hat ihn Ihnen zur Korrektur zurückgeschickt; Sie sind am Bearbeiten des Fragebogens. Beschreibung der drei möglichen Status: Zu übermitteln: Sie haben den Fragebogen erstellt, und sind daran, ihn zu bearbeiten; der Fragebogen ist noch nicht validiert und auch nicht an den Kanton übermittelt worden. Übermittelt: Sie haben den Fragebogen bestätigt/übermittelt; er ist in Bearbeitung beim Kanton oder beim BFS. Sie können jederzeit einen Fragebogen im Status übermittelt öffnen, aber die Daten nur einsehen, nicht verändern.

36 Inhalt Allgemeines zu SOMED Benutzung der Online-Version (Internet) 1. Verbindung zur Applikation 2. Bearbeitung eines Fragebogens: Beschreibung der Funktionalitäten und der Kapitel 3. Fragebogenimport 4. Status eines Fragebogens Anonymisierung und Kontrolle der Daten Stand-alone Applikation SOMED Support

37 Anlässlich der Validierung eines Fragebogens: «Anonymisierung» der Klienten und der Angestellten. Golgenden Daten können von den Kantonen und vom BFS nicht eingesehen werden: = Name + Vorname der Angestellten = Name + Vorname + Geburtsdatum der Klienten Was der Kanton sieht bei der Kontrolle eines Fragebogens:

38 Kontrolle der Daten Strukturtests: = definierte Bandbreite möglicher Werte, Gültigkeit von Daten, Datentyp. Bsp.: Postleitzahl = 4 Ziffern Vollständigkeittests: = obligatorische Werte, vorgegebenes Intervall, Variable von einer anderen Variable abhängig. Bsp.:Falls Pflegeheim und kein Pflegepersonal = Fehlermeldung

39 Plausibilitätstests: = Vergleich zwischen Variablen, Vergleich mit dem Vorjahr. Nur durch Kanton und BFS Importtests: = Strukturtests. Abbruch des Imports beim ersten Fehler. Eine Meldung, die die fehlerhafte Zeile mit zugehörigem Attribut umfasst, wird angezeigt.

40 N.b.: der Schweregrad der Warnung ist weniger hoch als beim Fehler. Die Fehler haben keine einschränkende Wirkung. Es ist möglich, einen Fragebogen zu bestätigen, selbst wenn darin noch Fehler vorhanden sind. Versuchen Sie dennoch, die Fehler soweit als möglich zu korrigieren! Allgemeine Hinweise pro Kapitel Hinweise zu einzelnen Klienten oder Angestellten. Die Laufnummer des Klienten/Angestellten mit einem Erfassungsfehler wird angegeben.

41 Inhalt Allgemeines zu SOMED Benutzung der Online-Version (Internet) 1. Verbindung zur Applikation 2. Bearbeitung eines Fragebogens: Beschreibung der Funktionalitäten und der Kapitel 3. Fragebogenimport 4. Status eines Fragebogens Anonymisierung und Kontrolle der Daten Stand-alone Applikation SOMED Support

42 Kann von der BFS-Website heruntergeladen oder auf CD-Rom bereitsgestellt werden (ab. März 2006) Installationsverfahren (Handbuch wird bereitgestellt) Datenbank = Access-Datei Systemanforderungen: Windows 2000 oder Windows XP Browser IE5, IE6 ou Firefox 1.0 ~150MB verfügbarer Speicher

43 Stand-alone Applikation : Identische Funktionalitäten wie in der Web-Applikation Keine Verbindung, aber Sprachenauswahl Zusätzliche Funktionalitäten: - Fragebogenexport - Entwertung des Fragebogens Kanton verwendet die Exportdatei, um die Fragebogendaten in die zentrale SOMED-Datenbank zu importieren

44 Inhalt Allgemeines zu SOMED Benutzung der Online-Version (Internet) 1. Verbindung zur Applikation 2. Bearbeitung eines Fragebogens: Beschreibung der Funktionalitäten und der Kapitel 3. Fragebogenimport 4. Status eines Fragebogens Anonymisierung und Kontrolle der Daten Stand-alone Applikation SOMED Support

45 Weiterführende Dokumente auf der Webseite des Bundesamtes für Statistik dex/infothek/erhebungen quellen/blan k/blank/ssmi/07.html

46 Verfügbare Dokumente: Benutzer Handbuch Anleitung zum Ausfüllen des Fragebogens Liste der Variablen Detail- und Auswertungs- Konzept Schnittstellen A und B (Struktur der Importdatei) Installationshandbuch (Stand-alone Version) Bei Problemen jeglicher Art: wenden Sie sich an die verantwortlichen Kantone!

47 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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