Vereinbarung. über elektronische Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme. zwischen dem Vorstand und dem Betriebs/Personalrat

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1 Vereinbarung über elektronische Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme bei den XXXXXX XXXXXXXXXXXXXX zwischen dem Vorstand und dem Betriebs/Personalrat

2 Präambel Zwischen dem Vorstand und der Arbeitnehmervertretung der XXXXXXXXXXXXXX XXX XXXX wird aus Anlass der Einführung und dem Betrieb von elektronischen Schließanlagen und Zutrittskontrollsystemen folgende Vereinbarung abgeschlossen: Diese Vereinbarung ergänzt die Rahmenvereinbarung zur Planung, Entwicklung, Einführung und zum Betrieb von DV-Systemen. 1 Geltungsbereich Diese Vereinbarung gilt für die Einführung, Anwendung und Änderung von elektronischen Schließanlagen und Zutrittskontrollsystemen. Sie gilt für alle Beschäftigten der XXX sowie für Dritte, die im Auftrag der XXX beschäftigt sind. Die Regelungen dieser Vereinbarung sind auf alle Schließ- und Zutrittskontrollsysteme auf den von den XXX genutzten Grundstücken und Gebäuden sowie auf Anlagen, die im Auftrag der XXX betrieben werden, anzuwenden. 2 Ziel und Verwendungszweck (1) Ziel des Einsatzes der elektronischen Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme ist ausschließlich die Erhöhung der Sicherheit für Personen, Anlagen und Gegenstände in den Gebäuden der XXX sowie die Erhöhung der Flexibilität gegenüber herkömmlichen Schließsystemen. Die Zutrittsberechtigungen zu einzelnen Gebäuden und Räumen werden nach organisatorischen und arbeitstechnischen Notwendigkeiten vergeben. (2) Eine Kontrolle oder Überwachung der Leistung und des Verhaltens von Beschäftigten findet mit Ausnahme des 3 Abs. 3 dieser DV nicht statt. Die einzelnen Dienststellen und alle Personen, die die Schließanlage betreuen, sind verpflichtet, die Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten. Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit nach 5a, ansonsten gilt für Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten der 17 Abs. 3 des Berliner Datenschutzgesetzes (BlnDSG).

3 Die Aufbewahrungszeiten und Löschfristen der einzelnen Systeme sind in der entsprechenden Systemdokumentation nach 5 zu hinterlegen. (3) Elektronische Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme werden nicht mit dem Zeiterfassungssystem der XXX gekoppelt (getrennte Datenhaltung/Protokollierung - aber gleiche Geräte). Regelungen zu diesem Zeiterfassungssystem sind nicht Bestandteil dieser Vereinbarung und sind derzeit in der Vereinbarung über den Testbetrieb und die Einführung eines Arbeitszeitmanagements geregelt. Sofern in diesem Punkt Änderungen eintreten, verpflichten sich die Parteien, ernsthafte Verhandlungen mit dem Ziel der Änderung der Dienstvereinbarung aufzunehmen. (4) Beim Einsatz elektronischer Schließanlagen und elektronischer Zutrittskontrollsysteme ist der Schutz personenbezogener Daten vor unzulässigem Gebrauch und unberechtigtem Zugriff zu gewährleisten. (5) Die notwendigen Daten für elektronische Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme werden auf dem im XXX-Ausweis befindlichen Chip (derzeit der Mifare DESFire EV1) gespeichert. 3 Grundsätze (1) Die Zutrittsberechtigungen zu einzelnen Gebäuden und Räumen werden in den Stammdaten der elektronischen Schließanlage bzw. den Zutrittskontrollsystemen geführt. Diese Stammdaten sind personenbezogene/personenbeziehbare Daten im Sinne des DSG. Diese sind durch geeignete Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. (2) Eine Verknüpfung der Stammdaten mit weiteren Daten ist nicht zulässig. Der Export dieser Stammdaten in andere Systeme ist ebenfalls unzulässig. Sollten Schnittstellen zu anderen DV-Systemen notwendig werden, sind diese gesondert vom betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu genehmigen. Zudem unterliegen diese der Mitbestimmung/Beteiligung der zuständigen Arbeitnehmervertretungen (ANV).

4 (3) Die in den Schließanlagen vorhandenen Schließ- und Bewegungsdaten dürfen nur ausgewertet (ausgelesen) werden, wenn die Funktionsfähigkeit überprüft werden soll, bei Vorliegen eines konkreten Tatverdachts, einer Straftat oder zu Zwecken der Korruptionsbekämpfung. (4) Eine Zugriffsberechtigung auf die Auswertung der Schließ- und Bewegungsdaten muss technisch mindestens durch ein Vier-Augen-Prinzip gesichert sein. Dabei muss mindestens die zuständige ANV beteiligt werden. (5) Vor einer Auswertung der Schließ- und Bewegungsdaten sind die zuständigen ANV zu informieren. Sie haben das Recht, an der Auswertung teilzunehmen. Über jede Auswertung wird ein Protokoll erstellt. Der ANV und dem DSB sind Abschriften des Protokolls auszuhändigen. (6) Daten und Kenntnisse, die der Arbeitgeber entgegen den Regelungen dieser Dienstvereinbarung erwirbt, dürfen gegen die betroffenen Beschäftigten nicht verwendet werden. Personelle Maßnahmen, die aufgrund solchermaßen unzulässig erworbener Daten und Kenntnisse getroffen werden, sind unwirksam. 4 Rechte und Pflichten der Beschäftigten (1) Alle betroffenen Beschäftigten werden rechtzeitig, umfassend und in geeigneter Weise über die Wirkungsweise der Anlagen und der Systeme informiert. (2) Die Beschäftigten haben das Recht, sich alle im Zusammenhang mit dem Zutrittssystem über sie gespeicherten Daten beim zuständigen Administrator darstellen zu lassen (vgl. 16 BlnDSG). Die Darstellung erfolgt in einer für die Beschäftigten nachvollziehbaren und verständlichen Form. (3) Die Beschäftigten sind für den bestimmungsgemäßen Gebrauch ihres Dienstausweises (ggf. ihres Transponders) verantwortlich und dürfen diese nicht weitergeben und nicht dazu benutzen, um Unbefugten den Zutritt/Zugang zu ermöglichen.

5 (4) Der Verlust des Dienstausweises (ggf. des Transponders) ist unverzüglich beim zuständigen Administrator bzw. Beauftragten zu melden. 5 Systemdokumentation (1) Alle elektronischen Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme sind in den Anlagen zu dieser Vereinbarung mit folgenden Mindestangaben zu dokumentieren: - Ort, OE und Bereich der Installation - Systemverantwortliche - Detaillierte Beschreibung der Anlage (Art, Funktion, Installation, Software, Auswertungen, usw.) - Administratoren, Administrationsberechtigungen - Beschreibung der Sicherung gegen unbefugten Zugriff auf die Auswertungen - Aufbewahrungszeit und Löschung der Schließ-/Bewegungsdaten - Schnittstellen - Weitere Regelungen (2) Die Anlagen (Systemdokumentationen) zu dieser Vereinbarung werden aus Sicherheitsgründen nicht veröffentlicht und sind im Vorstandsbereich hinterlegt. 6 Mitbestimmung/Beteiligung der ANV Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme, die bei den XXX eingesetzt werden sollen und solche, die bereits in Betrieb genommen wurden und/oder geändert werden sollen, unterliegen der Mitbestimmung/Beteiligung durch die zuständigen ANV. Die in 5 aufgeführten Unterlagen sind Bestandteil des Mitbestimmungsprozesses. Diese Systeme sind innerhalb von sechs Monaten nach Inkrafttreten dieser Vereinbarung entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung zu dokumentieren und ggf. anzupassen. Ist eine Anpassung der Schließanlagen gemäß den Regelungen dieser Vereinbarung nicht möglich, werden diese außer Betrieb genommen, sobald eine neue Schließanlage (elektronisch oder mechanisch) verfügbar ist. Voraussetzung für das Mitbestimmungs-/Beteiligungsverfahren ist eine Genehmigung der Schließanlage durch den DSB.

6 7 Schlussbestimmungen Diese Vereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft und kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende von beiden Seiten gekündigt werden. Sofern eine Partei diese Vereinbarung gekündigt hat, verpflichten sich die Parteien, während der Kündigungsfrist ernsthafte Verhandlungen mit dem Ziel des Abschlusses einer neuen Vereinbarung aufzunehmen. Ist diese Vereinbarung außer Kraft getreten, werden keine neuen Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme im Sinne dieser Vereinbarung ohne Mitbestimmung der ANV in Betrieb genommen; bereits mitbestimmte Anlagen und Systeme können in Betrieb bleiben. Diese Vereinbarung löst die einzelnen Regelungen über elektronische Schließanlagen und Zutrittskontrollsysteme aus der Vereinbarung über den Testbetrieb und die Einführung eines Arbeitszeitmanagements ab. Sofern sich durch das Projekt XX neue Erkenntnisse in Bezug auf diese Vereinbarung ergeben, wird diese Vereinbarung überprüft und ggf. im Einvernehmen angepasst. Die Vertragsparteien stimmen darin überein, dass diese Vereinbarung während ihrer Laufzeit bei Eintritt wesentlicher betrieblicher Änderungen bzw. neuer gesetzlicher Vorschriften im Einvernehmen angepasst wird. Ort, den 2013 Vorstandsvorsitzender Vorstand Personal Arbeitnehmervertretung

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