Schweizer Auftrag von der Bestellung bis zur Verrechnung

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1 1. Prozesseinheit Schweizer Auftrag von der Bestellung bis zur Verrechnung Daniela Wenger, KV-Lehrling 1. Jahr 22. Mai 2006 Daniela Wenger Seite 1 von

2 Inhaltsverzeichnis 1. PE 1. Pendenzenliste 1 2. Kurzbericht Schweizer Auftrag von der Bestellung bis zur Verrechnung Flussdiagramm zum Prozess Musterdokumente - Projekt Erfassung - Lieferschein Aufgabenstellung mit Vereinbarung 6. Auswertungsbogen des Lernjournals 7. Bewertungsblatt Prozesseinheit mit Beurteilung Daniela Wenger Seite 2 von

3 Pendenzenliste Datum Bezeichnung Prozesseinheit erhalten Informationen und Musterdokumente gesammelt Verarbeitung der Informationen Flussdiagramm von Hand angefertigt Flussdiagramm erstellt Kurzbericht erstellt Flussdiagramm und Kurzbericht überarbeitet Musterdokumente bearbeitet Lernjournal geführt Ferien Ostern Flussdiagramm überarbeitet Lernjournal geführt Musterdokumente umgestaltet Kurzbericht überarbeitet Letzter Feinschliff Definitiver Abgabetermin der Präsentationsmappe an die Vorgesetzte Person Definitiver Abgabetermin der Präsentationsmappe an die Dritt Person Daniela Wenger Seite 3 von

4 Einleitung Seit meinem Lehrbeginn, im August 2005 bis heute, bin ich in der Abteilung Stationär Verkauf Innendienst (SVI) tätig. Ich habe das folgende Thema deshalb gewählt, weil ich nun viel über den internen Ablauf vom Bestellungseingang bis zur Rechnungsstellung weiss. In der Abteilung SVI habe ich viele Bestellungen von Kunden aus der Schweiz erfasst und bearbeitet. Um dies genauer zu definieren, habe ich die Bestellungen nach ihrer Richtigkeit überprüft, im System Dustry erfasst, die entsprechenden Buchungsschritte durchgeführt - bis hin zur Verrechnung und Ablage des ganzen Auftrages. Kurzbericht Inland-Auftrag von der Bestellung bis zur Verrechnung in der Abteilung SVI Es gibt zwei Möglichkeiten - entweder schickt uns der Aussendienstmitarbeiter eine Offerte oder der Kunde schickt uns direkt eine Bestellung. Wenn bei uns eine Offerte von einem Aussendienstmitarbeiter eintrifft, dann sollte die Offertennummer auf dem Auftrag vermerkt werden. Es darf nicht vergessen werden, den Aussendienstmitarbeiter zu informieren. Schickt uns der Kunde seine Bestellung direkt 1, muss der obige Ablauf auch beachtet werden. Auf dieser Bestellung ist enthalten, welche Batterie, welches Gestell oder Zubehör der Kunde bestellen möchte. Die Informationen über Liefer-, End- und Rechnungsadresse sind der Bestellung zu entnehmen. Fehlen diese Angaben, muss dem Kunden angerufen und dieses angeklärt werden 2. Bei nicht vollständiger Bestellung, z.b. die Batterien passen nicht mit dem Zubehör zusammen oder Gestell und Batterie stimmen nicht aufeinander oder Preis entspricht nicht der Offerte, so ist auch in diesem Falle dem Kunden anzurufen und ihn über die allfälligen Fehler zu informieren und diese zu beheben. Der Kunde kann entscheiden, ob er eine neue Bestellung faxen möchte oder ob wir diese fehlenden Informationen selbst auf den Auftrag einschreiben dürfen. Wir bevorzugen eine neue Bestellung, damit wir abgesichert sind. Ist die Bestellung komplett, kann sie in unserem System Dustry erfasst und weiter bearbeitet werden. Wenn von Anfang an die Bestellung komplett ist, müssen wir den Kunden nicht belästigen, sondern können den Auftrag direkt im System erfassen 3. Sobald der Auftrag im System ist, müssen wir dem Kunden eine Auftragsbestätigung zustellen (per Post oder per Fax) 4. So weiss der Daniela Wenger Seite 4 von

5 Kunde Bescheid, dass wir seine Bestellung erhalten haben und die Lieferung fristgerecht bei ihm ankommt. Nachdem wir den Auftrag im System erfasst haben, müssen wir eine Betriebsvorschrift und ein Typenschild erstellen, damit unsere Mitarbeiter im Customizing die bestellten Batterien und Zubehöre rüsten und verpacken 5 können. Ist der Vorgang im Customizing beendet, so wird uns ein Rüstschein ins Büro gefaxt. Jetzt wissen wir, dass die Ware verpackt und abholbereit auf dem Hof steht. So können wir den Lieferschein buchen. Dieser wird in der Spedition ausgedruckt. Wenn der Kunde die Bestellung selbst abholt, müssen wir ihn informieren, dass seine Batterien abholbereit sind 6. Er muss uns mitteilen, wann genau er seine Ware abholen wird. Holt der Kunde die Ware nicht selbst ab, wird der Transport von unserem Logistiker organisiert 6 und dem Kunden verrechnet. Beim Abholen der Ware muss uns der Fahrer der beauftragten Spedition den Lieferschein unterschreiben, damit wir beweisen können, dass wir die Ware dem Spediteur übergeben haben, falls die Ware beim Endkunden nicht ankommt. So haben wir eine Übersicht, wer die Ware schon abgeholt hat und wer nicht. Sobald die Ware ausgeliefert worden ist, können wir den Auftrag verrechnen und dem Kunden die Rechnung zuschicken 7. Nun kann der Auftrag abgelegt werden 7. Schlusswort Ich danke herzlich meinem Chef, Herrn Seiler sowie Frau Drescher, Herrn Stohler, Herrn Muroni und Frau Nemiri für ihre Unterstützung und ihre Geduld, die sie mir und meiner PE entgegengebracht haben. Daniela Wenger Seite 5 von

6 START Bestellung von Kunde trifft via Fax / Mail / Tel. ein 1 Interne Abklärung: - Rechnungsadresse - Zubehör Bestellung komplett? NEIN Kunden anrufen und Information einholen 2 Infos erhalten? NEIN NEIN Infos erhalten? JA Auftrag im System erfassen 3 JA Auftragsbestätigung an Kunde zustellen (per Fax / Post) 4 Batterie wird gerüstet und bereit gestellt 5 A Daniela Wenger Seite 6 von

7 A JA Abholung durch Kunde? NEIN Kunden benachrichtigen dass Ware abholbereit ist 6 Transport von unserem Logistiker organisiert 6 Auftrag verrechnen und Rechnung an Kunden schicken und Ablage 7 ENDE Daniela Wenger Seite 7 von

8 Projekt Erfassung Rechnungsadresse 2. Maske: Erscheint auf der Auftragsbestätigung unter der Rechnungsadresse 3. Bestellte Produkte 12CP50 12 zeigt an wie viel Volt es ist. 52 zeigt an wie viel Ah pro Stunde CP bedeutet Compact Power das ist der Batterie Typ. 24 Volt wird so gerechnet: 12 * 2 Daniela Wenger Seite 8 von

9 Lieferadresse Rechnungsadresse Endempfänger Batterie und Zubehör Unterschrift vom Fahrer Daniela der organisiertem Wenger Seite 9 von Spedition

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