Datenschutzleitfaden SAP

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1 Georg Siebert forba Partnerschaft der Ingenieure und beratenden Betriebswirte Dominicusstr.3, Berlin 21. SAP-/ Neue Technologie-Konferenz,

2 Datenschutzleitfaden SAP ERP 6.0 ( Stand 30. Mai 2008 ) Autorenteam der AG Datenschutz im AG Revision der DSAG e.v. Kostenloser Bezug: Druckformat: Bitte beim Ausdrucken im Druck-Pop-Up bei Seitenanpassung: 'In Druckbereich anpassen' auswählen!). Weitere Leitfäden zum Datenschutz stehen unter bereit.

3 Inhalt Einleitung 1. Einführungsprozess 2. Aufgaben des Datenschutzbeauftragten 3. Rechte der Betroffenen und von jedermann 4. Umsetzung der Anforderungen aus 9 BDSG und Anlage: Technisch-organisatorische Maßnahmen 5. Auftragsdatenverarbeitung und konzerninterner Datenaustausch 6. Besondere Themen

4 Generelle Struktur: -Beschreibung der Anforderungen -SAP-Fakten -Risiken -Maßnahmen -Prüfungsmöglichkeiten Der Datenschutzleitfaden hat Empfehlungscharakter

5 Beispiel PNP Datenmodell: Personalstamm, Stammdaten für Abrechnung, Bewerberdaten, Zeitwirtschaftsdaten, kundeneigene Stammdaten zu einer Person. 1. Infotypen ( ITY) [ Karteikarte ] 2. Subtypen ( STY) [ Unter-Karteikarte ] 3. Datenfelder ( Feld) 4. Wertevorrat für die Datenfelder ( Feldwert) Personalaufgaben: Personaladministration, Abrechnung, Zeitwirtschaft, Bewerber, ( Personalentwicklung: Weiterbildung, Skill- /Kompetenzen-Management, Karriere- und Nachfolgeplanung ).

6 Familienstand Ledig Verh verw gesch konkub

7

8 1.1.1 ERHEBUNG, VERARBEITUNG ODER NUTZUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN Grundsätzlich ist die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten gemäß 4 BDSG verboten, es sei denn, > das BDSG erlaubt bzw. verlangt die Verarbeitung oder > eine andere vorrangige Rechtsvorschrift erlaubt bzw. verlangt die Verarbeitung oder > es liegt eine schriftliche Einwilligung des Betroffenen vor. Die Zulässigkeitskriterien für die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ergeben sich aus 4 BDSG in Verbindung mit 11 BDSG und > 13 und 14 BDSG für die öffentlichen Stellen > 28 bis 30 BDSG für nicht öffentliche Stellen. Die Beweislast für die Zulässigkeit trägt die verantwortliche Stelle

9 Der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit gem. 3a BDSG mit dem Ziel, keine oder wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen, ist zu beachten. > Die RECHTSGRUNDLAGEN für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung sind im BDSG differenziert gestaltet und müssen geprüft bzw. geschaffen werden (z. B. Einwilligung, Vertrag, Betriebsvereinbarung). > Die organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Nutzung von SAP ERP sind so zu gestalten, dass NUR DIE ERFORDERLICHEN personenbezogenen Daten gespeichert werden. Dabei ist zu beachten, dass im Auslieferungszustand der Software technische Maßnahmen nur im geringen Umfang ausgeprägt sind.

10 > Abhängig vom Zweck der Verarbeitung ist mit den Möglichkeiten des Berechtigungskonzeptes und anderer Sicherungsmaßnahmen sicherzustellen, dass die Daten nur IM RAHMEN DER ZULÄSSIGEN ZWECKE verarbeitet werden können. Für unterschiedliche Zwecke erhobene Daten müssen durch technisch-organisatorische Maßnahmen getrennt verarbeitet werden können. > Es dürfen nur die Daten vorgehalten werden, die zur Erfüllung der Aufgabenstellung erforderlich sind (VERBOT DER VORRATSDATENSPEICHERUNG). > Abhängig vom Zweck der Datenspeicherung (z. B. Abwicklung eines Vertrages) sind die benötigten DATENFELDER festzulegen und im Customizing einzustellen. > Zusätzlich ist die DAUER DER DATENSPEICHERUNG auf die erforderliche Zeit zu begrenzen, entsprechend festzulegen und für die Löschung der Daten zu sorgen (z. B. von Bewerberdaten oder Festlegung der Speicherungsdauer nach dem Vertragsende und anschließende Löschung)

11

12 Eine Orientierung zum hardware-technischen, Softwaretechnischen und organisatorischen Aufbau erarbeiten. System, Verbund, ( Landschaft, Usage-Typ (Anwendungs-Spezialisierung)) SBX_Sandbox DEV_Development QAS_Quality Assourance PRD_Produktion Anwendung / Usage: ERP_Enterprise Ressouce_Planung Rechnungswesen / Finance Logistik Personalwesen / HCM_ Human_Capital_Management BI_Business_Intelligence ( BW_ Bus SEM_Strategic_Enterprise_Management PORTAL KM_Knowledge_Management SCM_ PI_Process_Integration? System Landscape Directory: TCD: SMSY aus dem SM(Solution Manager)

13 Netweaver_ neue Ebene der Nutzungs-Infrastruktur: SAP NetWeaver PEOPLE INTEGRATION Multichannel access mysap Business Suite CRM ERP SRM Composite application framework Portal Collaboration INFORMATION INTEGRATION Bus. intelligence Knowledge mgmt. Master data mgmt. PROCESS INTEGRATION Integration broker Business process mgmt. APPLICATION PLATFORM J2EE ABAP DB and OS abstraction Life-cycle mgmt. SAP NetWeaver BW EP XI MI MDM SAP Web Application Server J2EE ABAP

14

15 Übersicht zu Systemen, Funktionen, pbd, Dateieignern und Datenschutzbeauftragten System, Version Mandant ( Nutzung / logisches System ) Buchungskreis (Instandhaltungs-)Werk Personalbereich, -teilbereich typische pbd ( Business-Objekte), Berechtiugngsobjekte Zwecke ( Schutzstufe - Aufbewahrungspflichten) Archivierungsobjekt Prozessverantwortlicher Dateieigner( verantwortlich) Datenschutzbeauftragter führendes System für die folgende Daten: Empfänger der Verteilung ( logisches System).

16 Das BDSG kennt kein Konzernprivileg Verantwortliche Stelle für den Datenschutz ( Rechtsgrundlage, Zugriff, Dauer, Auskunft ) ist die Konzerngesellschaft, mit der der Mitarbeiter den Arbeitsvertrag abgeschlossen hat. Bei Datenverarbeitung in einer anderen Konzerngesellschaft gelten die Regelungen der Auftragsdatenverarbeitung. Das Datentrennungsgebot ( Mandant, separate Rollen ) bleibt bestehen. Es kann Konzerngesellschaftsübergreifende Berechtigungen nur im Ausnahmefall geben.

17 8 mögliche Themen für das Forum: 1. HR-Infotypen: HCM-Personalstamm Datenmodell PNP und seine Reduzierung. 2. Analyse des PNP-Datenmodells mit dem Tool Z_RPDINF01_ Analyse der Zugriffsrechte auf Infotypen / Subtypen mit sensiblen Inhalten. 4. zeitliche Tiefe der Speicherung für unterschiedliche Zweckbindung, operative Arbeit. 5. HR-Reports: Auswertungen / Protokollierung, / Protokolle 6. Protokolle bei der Ausführung von Reports und von Querys und AdHocQuerys. 7. SOS-Report ( Security Optimization Service ) von SAP zur regelmäßigen Abfrage der System-Sicherheitseinstellungen und Darstellung in Ampelformat im SAP-SM ( Solution Manager ). 8. Suchen von Tabellen mit personenbezogenen Daten und Suche der Programme / Funktionen, die diese Tabellen verwenden. Weiteres:

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