PowerPoint Gekonnt präsentieren

Transkript

1 PowerPoint 2013 Gekonnt präsentieren

2 Verlag: BILDNER Verlag GmbH Bahnhofstraße Passau info@bildner-verlag.de Tel.: Fax: ISBN: Autorin: Inge Baumeister, MMTC Multi Media Trainingscenter GmbH Covergestaltung: Christian Dadlhuber Herausgeber: Christian Bildner 2014 BILDNER Verlag GmbH Passau Die Informationen in diesen Unterlagen werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Fast alle Hard- und Softwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen, die in diesem Buch erwähnt werden, können auch ohne besondere Kennzeichnung warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Es gelten die Lizenzbestimmungen der BILDNER-Verlag GmbH Passau. Unsere Bücher werden auf FSC -zertifziertem Papier gedruckt. Das FSC -Label auf einem Holz- oder Papierprodukt ist ein eindeutiger Indikator dafür, dass das Produkt aus verantwortungsvoller Waldwirtschaft stammt. Und auf seinem Weg zum Konsumenten über die gesamte Verarbeitungs- und Handelskette nicht mit nicht-zertifiziertem, also nicht kontrolliertem, Holz oder Papier vermischt wurde. Produkte mit FSC -Label sichern die Nutzung der Wälder gemäß den sozialen, ökonomischen und ökologischen Bedürfnissen heutiger und zukünftiger Generationen. 2

3 Vorwort Kaum ein Vortrag, der inzwischen nicht von einer PowerPoint-Präsentation begleitet wird. Microsoft PowerPoint ist eines der beliebtesten und bekanntesten Programme, wenn es darum geht, beispielsweise ein Produkt, eine Firma oder einen Verein wirkungsvoll zu präsentieren. PowerPoint unterstützt die Erstellung professioneller Präsentationen mit einer Vielzahl von integrierten Vorlagen und Layouts. Zur weiteren Gestaltung können Grafiken, Bilder, Videos, Tabellen und Diagramme eingefügt und mit Animationseffekten versehen werden. Seit Version 2007 verfügt PowerPoint über eine völlig neue Arbeitsoberfläche, die mit der aktuellen Version 2013 weiterentwickelt wurde. An wen wendet sich dieses Buch? PowerPoint ist absolutes Neuland für Sie oder haben Sie bisher mit PowerPoint einfach nur schnelle Präsentationen erstellt? Dann ist dieses Buch für Sie der richtige Begleiter, es zeigt Ihnen, welche Möglichkeiten noch in PowerPoint stecken und wie Sie diese für Ihre Zwecke effizient einsetzen und professionell wirkende Präsentationen erstellen. Welche Kenntnisse sollten Sie mitbringen? Das Buch setzt nur allgemeine Kenntnisse im Umgang mit Maus und Tastatur sowie mit der Benutzeroberfläche des Windows-Betriebssystems voraus. Sie sollten wissen, wie Sie Programme starten und beenden, den Umgang mit Fenstern und Taskleiste beherrschen sowie Dateien speichern und wieder öffnen können. Kenntnisse im Umgang mit den Microsoft-Office-Programmen Word und Excel sind zwar nicht zwingend erforderlich, aber vorteilhaft, da sich in eine PowerPoint-Präsentation problemlos Excel-Tabellen und Diagramme einfügen lassen. Auch für die Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Diagrammen sind Excel-Kenntnisse nützlich. Über dieses Buch Das Buch beginnt mit einem grundlegenden Überblick über die Benutzeroberfläche von PowerPoint. Die folgenden Kapitel beschäftigen sich mit der Erstellung und individuellen Anpassung einer neuen Präsentation und der Vorgehensweise beim Speichern und Öffnen von Präsentationen. Haben Sie bereits mit anderen Office 2013-Anwendungen gearbeitet, so dürften Ihnen einige Punkte dieser Kapitel bereits bekannt sein. Auch die Eingabe und Gestaltung von Text ist Microsoft-Word Anwendern vielleicht bereits geläufig; für Einsteiger wird dieses Thema trotzdem ausführlich erklärt. Weitere Kapitel befassen sich sich mit den Themen Bilder und Formen einfügen, gestalten und positionieren, dem Umgang mit Tabellen und Diagrammen und wie Sie mit Animationseffekten Bewegung in eine Präsentation bringen. Auch das Vorführen und Exportieren der Bildschirmpräsentation auf andere Datenträger und Computer, sind Gegenstand des Buches. 3

4 In einem gesonderten Kapitel lernen Sie außerdem, wie Sie die Masteransicht einsetzen, um das Aussehen von Designs und Folienlayouts anzupassen und um eigene Vorlagen, Designs und Folienlayouts zu entwickeln. Die Beherrschung aller Werkzeuge von PowerPoint ist nur die eine Seite, Sie sollten auch wissen, wie Sie diese effizient für professionelle Bildschirmpräsentationen einsetzen. Daher finden Sie am Schluß des Buches in einem gesonderten Kapitel eine Zusammenstellung nützlicher Tipps rund ums Präsentieren. Zu Beginn jedes Kapitels erhalten Sie eine kurze Übersicht der vermittelten Inhalte und welche Kenntnisse vorausgesetzt werden. Besonderer Wert wurde auf praxistaugliche Inhalte gelegt und Tipps und Tricks, die die Autorin in jahrelanger Lehrtätigkeit gesammelt hat, helfen Anfängerfehler und typische Missverständnisse zu vermeiden. Im Anhang runden ein Glossar und eine Zusammenstellung der Tastenkombinationen dieses Buch ab. Schreibweise und verwendete Symbole Im gesamten Buch sind Befehle, Bezeichnungen von Schaltflächen sowie Beschriftungen von Dialogfenstern zur besseren Unterscheidung orange und kursiv hervorgehoben, Beispiel: Register START, Gruppe Folien. Zudem werden folgende Symbole verwendet: Dieses Symbol warnt vor möglichen Fehlern. Die Lupe vermittelt detaillierte Informationen und besondere Tipps. Download von Beispielpräsentationen Auf unserer Hompage finden Sie unter Beispielpräsentationen zum kostenlosen Download. 4

5 Inhalt Inhalt 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint PowerPoint starten Die Programmoberfläche Titelleiste Menüband Der Arbeitsbereich Statusleiste Befehlseingabe Menüband Symbolleiste für den Schnellzugriff Weitere Möglichkeiten der Befehlseingabe Fingersteuerung Bildschirmansichten Normalansicht Die Bildschirmpräsentation Die Leseansicht Foliensortierung Notizenseite Masteransichten Anzeige und Bildschirmelemente anpassen Anzeige zoomen Lineal, Gitternetzlinien, Führungslinien Mit mehreren Fenstern arbeiten Grundlegende Arbeitstechniken Rückgängig, Wiederholen und Wiederherstellen Die Zwischenablage Zusammenfassung PowerPoint-Präsentationen verwalten Präsentation speichern Grundlegende Vorgehensweise PowerPoint Dateitypen PDF-Datei erstellen

6 Inhalt Speichern unter anderem Namen Nicht gespeicherte Daten wiederherstellen Dokument öffnen Vorgehensweise und Möglichkeiten Zuletzt verwendete Präsentationen verwalten Präsentationen im Kompatibilitätsmodus öffnen Speichern und Öffnen in OneDrive Weitere PowerPoint-Optionen Zusammenfassung Eine Präsentation erstellen Gestaltungsmöglichkeiten Eine neue Präsentation erstellen Vorlage und Design auswählen Vorlagen und Musterpräsentationen suchen Umgang mit Folien Folienlayout Folien hinzufügen und Layout wählen Folien duplizieren, verschieben und löschen Das Aussehen der Präsentation anpassen Farbvariante und Design ändern Farben, Schrift und Effekte eines Designs bearbeiten Folienhintergrund ändern Geändertes Design für weitere Verwendung speichern Seitenverhältnis/Foliengröße festlegen Zusammenfassung Umgang mit Text und Textfeldern Text eingeben und bearbeiten Grundlagen Rechtschreibprüfung und AutoKorrektur Text verschieben und kopieren Text formatieren Grundlagen Zeichen- bzw. Schriftformate

7 Inhalt Absatzausrichtung und Textabstände Aufzählungen und Nummerierungen steuern Gliederungen Formate kopieren (übertragen) Weitere Möglichkeiten der Textanordnung Automatisches Anpassen, Anpassungsoptionen Mit Platzhaltern und Textfeldern arbeiten Textfeld einfügen Textfeld löschen Größe und Position ändern SmartArt nutzen SmartArt einfügen Texteingabe SmartArt bearbeiten Text mit WordArt-Effekten gestalten Kopf- und Fußzeilen hinzufügen Zusammenfassung Grafische Elemente in Präsentationen Bilder und Grafiken Bild aus Datei einfügen ClipArt einfügen Weitere Möglichkeiten Screenshot erstellen und einfügen Größe und Position Bild zuschneiden Bild bearbeiten Rahmen und weitere grafische Effekte Bilder und Text anordnen Spezial: Fotoalbum erstellen Formen und Zeichnungselemente Form einfügen Größe ändern Form mit Farben und 3D-Effekten formatieren Spezial: Farbverläufe bearbeiten Spezial: Transparente Bilder Text in eine Form einfügen

8 Inhalt Formen und Elemente ausrichten Benutzerdefinierte Formen Verbindungen nutzen Objekte anordnen Reihenfolge der Objekte ändern Objekte in der Folie ausrichten Zusammenfassung Tabellen und Diagramme Mit PowerPoint-Tabellen arbeiten Tabelle einfügen Text in Tabellen eingeben Spaltenbreite und Zeilenhöhe Zeilen und Spalten einfügen/löschen Zellen verbinden und teilen Tabelle formatieren Rahmenlinien und Tabelle zeichnen Tabellen aus Excel oder Word einfügen Tabellen als Kopie einfügen Als Objekt einfügen und bearbeiten Diagramme Diagramm erstellen Diagramm bearbeiten Diagramm mit Vorlagen gestalten Diagrammelemente individuell anpassen D-Darstellung Excel-Diagramm einfügen Zusammenfassung Animationen und Folienübergänge Folienübergänge Übergangseffekte zuweisen Weitere Optionen Einen automatischen Ablauf erstellen

9 Inhalt 7.2 Folienelemente animieren Animation zuweisen Zeitlichen Ablauf und Reihenfolge steuern Spezial: Einem Objekt mehrere Animationen zuweisen Weitere Animationseinstellungen Diagramme animieren Interaktive Schaltflächen Schaltflächen einfügen Einem beliebigen Objekt eine Aktion zuweisen Video und Sound einfügen Verknüpfen oder einbetten? Video einfügen Videosteuerung und Optionen Audio einfügen Audiosteuerung und Optionen Zusammenfassung Mit Masterfolien arbeiten Was sind Master? Masterformate festlegen Grundlegende Präsentationsformate Hintergrund Folienmaster bearbeiten Masterlayouts bearbeiten Größe und Position ändern Platzhalter löschen und hinzufügen Weitere Folienmaster hinzufügen Eigene Vorlagen speichern Zusammenfassung Bildschirmpräsentation vorführen und drucken Bildschirmpräsentation einrichten Art der Präsentation Zielgruppenorientierte Präsentation

10 Inhalt 9.2 Bildschirmpräsentation vorführen Präsentation starten und beenden Die Referentenansicht Präsentation online vorführen Präsentation drucken Druckvorschau In welcher Form soll die Präsentation gedruckt werden? Weitere Druckoptionen Handzettel mit Microsoft Word bearbeiten Präsentation kopieren Präsentation in einem anderen Format einrichten Freigabe und Veröffentlichung im Internet Zusammenfassung Tipps rund ums Präsentieren Farben und Hintergründe Text- und Layoutgestaltung Zahlendarstellung Grafik und Animationen Tastatur Tastenkombinationen Glossar Index

11 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint In dieser Lektion lernen Sie... Erste Schritte mit PowerPoint Arbeitsumgebung und Befehlseingabe Die Ansichten von PowerPoint, Anzeige anpassen Grundlegende Arbeitstechniken, Diese Kenntnisse sollten Sie bereits mitbringen... Grundlagen des Betriebssystems Windows Umgang mit Dateien und Ordnern

12 Lektion 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Ziel einer PowerPoint-Präsentation ist es, Vorträge visuell zu unterstützen, nicht nur durch Texte, sondern auch mit Hilfe von Bildern, Diagrammen, Videos und weiteren Inhalten. Eine gute optische Darstellung belebt Ihren Vortrag und verdeutlicht anschaulich wichtige Sachverhalte. Die Anmeldung mit einem Microsoft-Konto ist nicht zwingend erforderlich. Allerdings sind dann einige Features, z. B. die Nutzung des kostenlosen Online-Speichers, nicht möglich. Bild 1.1 Leere Präsentation erstellen 1.1 PowerPoint starten Wenn Sie PowerPoint 2013 (oder ein anderes Office 2013 Programm) nach der Installation starten, werden Sie zunächst zur Anmeldung mit einem Microsoft- Konto aufgefordert. Dieses dient zum einen der Synchronisierung und Freigabe Ihrer Office-Dateien, zum anderen aber auch der Verwendung verschiedener Online-Dienste. Das Anlegen eines neuen Microsoft-Kontos ist jederzeit unter dieser Webadresse möglich: Die Vorgehensweise beim Starten von PowerPoint 2013 ist vom Betriebssystem abhängig: Unter Windows 8.1 klicken Sie auf die Kachel PowerPoint 2013, die Sie entweder auf der Startseite oder in der App-Ansicht (Anklicken des Pfeilsymbols links unten) finden. Unter Windows 7 klicken Sie auf Start Alle Programme Microsoft Office 2013 Ordner PowerPoint Leere Präsentation erstellen Nach dem Start erscheint in der Regel die Startseite von PowerPoint. Hier können Sie eine der zuletzt verwendeten Päsentationen öffnen oder eine neue Präsentation anhand einer Vorlage erstellen. Wie Sie Vorlagen verwenden und diese Ihren Bedürfnissen anpassen, erfahren Sie in Kapitel 3. Um sich mit der Programmoberfläche von PowerPoint vertraut zu machen, sollten Sie zunächst den Vorlagentyp Leere Präsentation wählen. Anklicken, um eine neue leere Präsentation zu erstellen 12

13 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Lektion Die Programmoberfläche Die Programmoberfläche von PowerPoint 2013 lässt sich in mehrere Bereiche einteilen, die im Folgenden vorgestellt werden. Titelleiste Menüband Arbeitsbereich: Navigationsbereich Folienbereich Statusleiste Bild 1.2 Bereiche der Programmoberfläche Titelleiste Die Titelleiste des Anwendungsfensters enthält links die Symbolleiste für den Schnellzugriff für wichtige Funktionen, in der Mitte den Namen des Programms zusammen mit dem Namen der geöffneten Präsentation sowie rechts Schaltflächen zum Steuern der Fensterdarstellung und zum Schließen des Fensters. Fenstergröße steuern, PowerPoint beenden Mit einem Mausklick auf das Symbol Schließen beenden Sie PowerPoint. Da beim Beenden nicht gespeicherte Daten verloren gehen können, sollten Sie zuvor Ihre Eingaben speichern. Sofern zwischenzeitlich Änderungen vorgenommen wurden, erscheint beim Beenden automatisch eine Aufforderung zum Speichern. Mit einem Mausklick auf dieses Symbol wechselt das gesamte Fenster zwischen beliebiger Fenstergröße (Verkleinern) und Ausdehnung über den gesamten Bildschirm (Maximieren). Mit dem Symbol Minimieren können Sie das geöffnete Fenster auf die Größe einer Schaltfläche in der Taskleiste reduzieren. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche stellen Sie das ursprüngliche Fenster wieder her, die Anwendung wird nicht geschlossen. Hilfe anzeigen Das Fragezeichen-Symbol dient dazu, die Hilfefunktion des Programms aufzurufen. Alternativ können Sie auch die F1-Taste der Tastatur betätigen. 13

14 Lektion 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Menüband Im Menüband unterhalb der Titelleiste erhalten Sie Zugriff auf alle Funktionen, die PowerPoint 2013 zu bieten hat. Das Menüband ist in mehrere Registerkarten unterteilt, die thematisch sortiert sind. Beachten Sie, dass die Größe und Anzeige der Schaltflächen dynamisch an die Bildschirm- und Fenstergröße angepasst wird. Die Darstellung der Schaltflächen auf Ihrem Computer kann deshalb von den Abbildungen in diesem Buch abweichen. Mehr zur Verwendung des Menübands lesen Sie in Kapitel 1.3. Bild 1.3 Das Menüband Menüband reduzieren und ausblenden Bei Bedarf kann das Menüband reduziert oder ganz ausgeblendet werden, um mehr Platz für den Arbeitsbereich zu schaffen. Ist das Menüband reduziert, sind nur noch die Namen der Registerkarten sichtbar, die dazugehörigen Schaltflächen erscheinen erst, wenn Sie auf einen Reiter klicken. Menüband-Anzeige optionen Zum Reduzieren des Menübands wählen Sie in der Titelleiste MenübandAnzeigeoptionen Registerkarten anzeigen oder klicken Sie doppelt auf eine Registerkartenbezeichnung. Soll das Menüband wieder dauerhaft eingeblendet werden, so genügt ein erneuter Doppelklick auf ein beliebiges Register oder ein Mausklick auf Menüband-Anzeigeoptionen Registerkarten und Befehle anzeigen. Eine weitere Methode: Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Reiter klicken und im Kontextmenü das Häkchen bei Menüband reduzieren entfernen. Mit Menüband-Anzeigeoptionen Menüband automatisch ausblenden verschwinden Menüband und alle übrigen Bedienelemente von PowerPoint. Die Registerkarten erscheinen erst, wenn Sie an den oberen Rand des Fensters oder oben rechts auf die drei Punkte klicken. Bild 1.4 Menüband reduzieren 14 Bild 1.5 Menüband einblenden

15 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Lektion 1 Der Arbeitsbereich Nach dem Start bzw. dem Öffnen einer Präsentation sehen Sie die Normalansicht von PowerPoint. Dies ist die Ansicht, in der Sie die Päsentation bearbeiten und der Arbeitsbereich nimmt den größten Teil der Programmoberfläche ein. Er ist in verschiedene Teilbereiche untergliedert: Folienbereich Nachdem Sie in PowerPoint eine leere Präsentation, genauer gesagt die erste Folie einer Präsentation, erstellt haben, sehen Sie diese im Folienbereich vor sich. Auch die leere Folie ist nicht ganz leer, sondern enthält bereits Platzhalter zum Eintragen des Titels und Untertitels (siehe Bild 1.2). Merke: Als Folien werden die einzelnen Seiten einer Präsentation bezeichnet, unabhängig davon, ob die Präsentation später mit PC und Beamer, mit einem Overhead-Projektor oder auf einer Webseite im Internet vorgeführt wird. Navigationsbereich Der Bereich links neben dem Folienbereich dient zur Navigation innerhalb der Präsentation. Mit einem Mausklick wählen Sie, welche Folie im Arbeitsbereich angezeigt und bearbeitet werden soll. Die Folien werden entweder als Miniaturansicht oder in Form einer Gliederung dargestellt. Zum Wechseln finden Sie entsprechende Schaltflächen im Menüband unter ANSICHT. Näheres zu den Ansichten finden Sie in dieser Lektion unter 1.4, Bildschirmansichten. Die Seiten einer Präsentation werden als Folien bezeichnet. Die Breite des Navigationsbereichs kann durch Ziehen mit der Maus verändert werden. ANSICHT Normal ANSICHT Gliederungsansicht Bild 1.6 Navigationsbereich: Miniaturansicht Bild 1.7 Navigationsbereich: Gliederungsansicht Notizenbereich Statusleiste Notizenbereich Unterhalb des Folienbereichs (Bild 1.8) kann, per Schaltfläche Notizen in der Statusleiste, ein Notizenbereich ein- bzw. wieder ausgeblendet werden. Hier können Sie kurze Anmerkungen zu jeder Folie eingeben und bei Bedarf später auch zusammen mit den Folien ausdrucken. Klicken Sie einfach in diesen Bereich und geben Sie Ihre Anmerkungen über die Tastatur ein. Diese sind später während der eigentlichen Präsentation nicht sichtbar. Ihre Notizen sind während der Präsentation nicht sichtbar. Schaltfläche Notizen in der Statusleiste Bild 1.8 Notizenbereich 15

16 Lektion 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Kommentarbereich Rechts neben dem Folienbereich kann, durch Anklicken der Schaltfläche Kommentare in der Statusleiste, ein Kommentarbereich ein- bzw. wieder ausgeblendet werden. Dieser Bereich erlaubt das Hinzufügen von Kommentaren zu einzelnen Folien, was hilfreich ist, wenn die Präsentation von mehreren Personen bearbeitet wird. Kommentare sind während der Präsentation nicht sichtbar. Doppelpfeil Bild 1.9 Statusleiste am unteren Fensterrand Bereiche vergrößern/verkleinern Zum Vergrößern bzw. Verkleinern eines Bereichs zeigen Sie mit der Maus auf die Trennlinie und achten Sie auf den Mauszeiger. Sobald anstelle des Mauszeigers ein Doppelpfeil sichtbar wird, ziehen Sie die Trennlinie mit gedrückter linker Maustaste in die gewünschte Richtung. Statusleiste Standardelemente der Statusleiste Element Bedeutung Nummer der aktuellen Folie sowie die Gesamtzahl der Folien Status der Rechtschreibprüfung Ein- bzw. Ausblenden des Notizenbereichs / Kommentarbereichs Wechsel zwischen den Ansichten Normal, Foliensortierung, Leseansicht und Bildschirmpräsentation Zoomfaktor Folie an das aktuelle Fenster anpassen Statusleiste anpassen Sie können selbst festlegen, welche Funktionen und Hinweise in der Statusleiste angezeigt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste. Im sich öffnenden Menü klicken Sie einen Eintrag an, um ein Kontrollhäkchen zu setzen bzw. dieses zu entfernen. 16

17 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Lektion Befehlseingabe Menüband Das in diesem Kapitel bereits kurz vorgestellte Menüband verdient eine noch eingehendere Betrachtung. Wie in den Vorgängerversionen PowerPoint 2007 und 2010, wird auch in PowerPoint 2013 nicht mehr zwischen Menüleiste und Symbolleisten unterschieden. Die gesamte Befehlseingabe erfolgt über das Menüband (engl. ribbon) im oberen Bereich der Programmoberfläche. Register Das Menüband fasst Befehlsschaltflächen aufgabenbezogen in verschiedenen Registerkarten zusammen. So enthält etwa das Register START grundlegende Schaltflächen zur Gestaltung der Folien und zur Formatierung von Text. Zum Wechsel zwischen den Registerkarten, klicken Sie auf den Reiter mit dem Registernamen. Das Menüband fasst Aufgaben zu Gruppen zusammen. Schaltflächen und Gruppen Innerhalb der Registerkarten sind die Schaltflächen nach Gruppen geordnet, so finden Sie beispielsweise unter START die Gruppe Schriftart zur Schriftgestaltung. Informationen (Infotext) zur Funktionalität der Schaltfläche werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf die Schaltfläche zeigen (Bild 1.10). Einige Schaltflächen sind mit einem Dropdown-Pfeil (kleines, schwarzes, nach unten weisendes Dreieck) versehen. Ein Mausklick darauf öffnet eine Liste mit mehreren Auswahlmöglichkeiten (Bild 1.11). Manche Schaltflächen sind zweigeteilt. Mit einem Mausklick direkt auf die Schaltfläche, erhalten Sie die Standardeinstellung. Zur Anzeige weiterer Optionen klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil. Standardeinstellung Alle Optionen START, Gruppe Folien Schaltfläche zur Anzeige der weiteren Optionen anklicken Auf Schaltfläche zeigen, um Infotext einzublenden Bild 1.10 Mauszeiger blendet Infotext ein Bild 1.11 DropDown-Pfeil - weitere Befehle 17

18 Lektion 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Die Darstellung ist abhängig von der Fenstergröße. Beachten Sie auch, dass die Darstellung und Größe einiger Gruppen sowie deren Schaltflächen von der Größe des PowerPoint-Fensters abhängig ist. So werden auf kleineren Bildschirmen bzw. in einem kleineren Fenster die Befehle mancher Gruppen unter einer einzigen Schaltfläche zusammengefasst und erscheinen erst nach einem Mausklick auf den Dropdown-Pfeil. In einem maximierten Fenster bzw. bei einem größeren Bildschirm, sind dagegen mehr Schaltflächen auf den ersten Blick sichtbar, das Symbol wird größer dargestellt und die Schaltflächen sind unter Umständen beschriftet. Beispiel: Die Schaltflächen und Befehle der Gruppe Folien im Register START in unterschiedlicher Darstellung (Bild 1.12): Bild 1.12 Gruppe Folien in diversen Größen Bild 1.13 Dialogfenster Schriftart Befehle in einem Dialogfenster öffnen Manche Gruppen weisen in der rechten unteren Ecke ein kleines Symbol auf. Mit einem Mausklick darauf öffnen Sie ein zusammenfassendes Dialogfenster mit allen Befehlen der Gruppe (Bild 1.13) oder einen gesonderten Aufgabenbereich am rechten Fensterrand mit erweiterten Bearbeitungsmöglichkeiten. Dies ist nützlich, wenn Sie aus einer Gruppe nacheinander gleich mehrere oder zusätzliche Befehle benötigen. Einige Registerkarten sind nur bei Bedarf verfügbar. Bild 1.14 Registerkarte BILDTOOLS - FORMAT bei ausgewähltem Bild Kontextbezogene Register Neben den Standardregisterkarten verfügt PowerPoint auch noch über weitere Registerkarten, etwa zur Bearbeitung von Grafiken und Tabellen. Diese sind nur dann sichtbar, wenn ein entsprechendes Element, z. B. ein Bild, markiert ist. 18

19 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Lektion 1 Tasten statt Schaltflächen verwenden Als Alternative zur Maus können die Register und Befehlsschaltflächen auch über die Tastatur aufgerufen werden. Nach dem Drücken der Alt-Taste, zeigt das Menüband zunächst die Tasten an, mit denen Sie Register aufrufen. Nach dem Drücken einer Taste, z. B. I für das Register EINFÜGEN, erscheinen die Tasten zu den Schaltflächen der Register, z. B. B zum Einfügen eines Bildes. Mit Aufrufen eines Befehls, einem erneuten Druck auf die Alt-Taste oder durch Drücken der Esc-Taste, werden die Beschriftungen wieder ausgeblendet. Bild 1.15 Befehle per Tastatur erteilen Symbolleiste für den Schnellzugriff Zum schnellen Aufruf häufig benötigter Befehle, steht in der linken oberen Ecke des PowerPoint-Fensters die Symbolleiste für den Schnellzugriff zur Verfügung. Sie enthält standardmäßig die Symbole für Speichern, Rückgängig, Wiederholen und zum Anzeigen der Bildschirmpräsentation (Von Anfang an beginnen). Sie kann nach Belieben um weitere Schaltflächen ergänzt werden. Symbole hinzufügen Klicken Sie am rechten Ende der Leiste auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen und aktivieren bzw. deaktivieren Sie mit einem Mausklick die Anzeige weiterer Befehle (Häkchen). Mit einem Mausklick auf den Eintrag Weitere Befehle zeigen Sie alle für PowerPoint verfügbaren Befehle an (siehe Bild 1.16 nächste Seite). Alternativ klicken Sie eine Befehlsschaltfläche im Menüband mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Eintrag Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen (siehe Bild 1.17 nächste Seite). Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Symbole entfernen Zum Entfernen einer Schaltfläche aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff, klicken Sie das Symbol mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Eintrag Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen. 19

20 Lektion 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Schnellzugriff anpassen Schaltfläche mit der rechten Maustaste anklicken Weitere Befehle Bild 1.16 Schnellzugriff per Schaltfläche Bild 1.17 Schnellzugriff per Kontextmenü Tipp! Verwenden Sie das Kontextmenü, wenn Sie einen Befehl im Menüband nicht sofort finden. Weitere Möglichkeiten der Befehlseingabe Kontextmenü, Minisymbolleiste und Schaltflächen auf der Folie Ein Kontextmenü erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestimmte Stelle, z. B. ein Bild, klicken. Die darin enthaltenen Befehle beziehen sich ausschließlich auf die angeklickte Stelle. Minisymbolleiste Kontextmenü Schaltfläche; hier Einfügeoptionen Bild 1.18 Minisymbolleiste, Kontextmenü Bild 1.19 Schaltfläche Einfügeoptionen Zusammen mit dem Kontextmenü erscheint die Minisymbolleiste. Diese enthält häufig benötigte Formatierungen, die Sie auch im Register START, Gruppe Schriftart bzw. Absatz, finden. Die Symbolleiste erscheint auch, wenn Sie auf eine markierte Stelle mit der Maus zeigen. Weitere Erläuterungen in den einzelnen Lektionen. Die wichtigsten Tastenkombinationen im Anhang dieses Buchs Tipp! Unmittelbar nach bestimmten Aktionen, beispielsweise dem Einfügen von kopiertem Text, erscheinen Schaltflächen mit verschiedenen Optionen (z. B. Einfügeoptionen). Aussehen und Optionen sind abhängig von der jeweiligen Aktion. Tastenkombinationen Funktionstasten und Tastenkombinationen sind für fortgeschrittene Benutzer eine Möglichkeit, häufig verwendete Befehle schnell auszuführen. Meist wird die Strg-Taste in Verbindung mit einem Buchstaben verwendet. Die Tastenkombination zu einem Befehl erscheint zusammen mit dem Infotext, wenn Sie auf die Schaltfläche zeigen. 20

21 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Lektion 1 Fingersteuerung In Verbindung mit Windows 8.1 unterstützt PowerPoint 2013 auch die Bedienung mit Fingern oder Stift über einen Touchscreen, zum Beispiel auf einem Tablet-PC. Anstelle des Mausklicks tippen Sie zur Befehlseingabe mit dem Finger. Das Kontextmenü (rechte Maustaste) rufen Sie auf, indem Sie nicht nur kurz tippen, sondern mit dem Finger auf dieser Stelle verweilen. Menüband für Fingersteuerung anpassen Zur besseren Befehlsauswahl lässt sich das Menüband für Fingereingabe optimieren. Im Fingereingabemodus werden Auswahlbereiche und Abstände zwischen den Schaltflächen vergrößert. Der Wechsel zwischen Maus- und Fingereingabemodus erfolgt über ein Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Da das Symbol nicht standardmäßig anzeigt wird, aktivieren Sie Fingereingabe-/Mausmodus in der Schnellzugriffsleiste. Bild 1.20 Schnellzugriffsleiste anpassen Bild 1.21 Menüband optimieren Bildschirmtastatur Beim Arbeiten mit einem Touchscreen können Sie, sofern keine externe Tastatur angeschlossen ist, zum Schreiben die Bildschirmtastatur benutzen, die mit einem Klick auf das Symbol im Infobereich der Taskleiste, am unteren Rand des Desktops, eingeblendet wird. Schließen &123 - Taste Symbol im Infobereich der Taskleiste Bild 1.22 Bildschirmtastatur 21

22 Lektion 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Für die Eingabe von Zahlen oder Sonderzeichen, müssen Sie mit der Taste &123 das Tastaturlayout ändern bzw. wieder zurück zur Texteingabe wechseln. Zum Ausblenden der Bildschirmtastatur tippen Sie auf das Schließen-Symbol in der rechten oberen Ecke oder auf das Tastatursymbol in der Taskleiste. 1.4 Bildschirmansichten PowerPoint verfügt gleich über mehrere Ansichten. Die beiden wichtigsten sind die Ansicht Normal in der Sie eine Präsentation erstellen und bearbeiten und die Bildschirmpräsentation, in der Sie die Präsentation vorführen. Zum schnellen Wechseln zwischen den wichtigsten Ansichten verwenden Sie die bereits vorgestellten Schaltflächen in der Statusleiste. Die komplette Auswahl finden Sie auch im Menüband, in der Registerkarte ANSICHT, Gruppe Präsentationsansichten. Bild 1.23 Präsentation in der Normalansicht Normalansicht Standardmäßig zeigt PowerPoint nach dem Starten die Ansicht Normal an. In dieser Ansicht bearbeiten Sie die Folien einer Präsentation. Diese Ansicht besteht eigentlich aus dem Folien- und dem Navigationsbereich. Letzterer kann entweder als Miniaturansicht (Bild 1.23) oder als Gliederung angezeigt werden. Ansicht Normal Miniaturansicht Die Gliederungsansicht Die Gliederungsansicht ändert nur die Darstellung im Navigationsbereich, anstelle der Miniaturvorschau auf die Folien sehen Sie dann die Gliederung der Folien. Grafische Elemente werden in dieser Ansicht nicht angezeigt. Änderun- 22

23 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Lektion 1 gen am Text können in der Gliederungsansicht auch im Navigationsbereich durchgeführt werden. Bild 1.24 Neavigationsbereich in der Gliederungsansicht Die Bildschirmpräsentation Die Ansicht Bildschirmpräsentation zeigt alle Folien im Vollbild an und wird zum Vorführen der Präsentation verwendet. Im Register BILDSCHIRMPRÄSENTATI- ON, Gruppe Bildschirmpräsentation starten, finden Sie zwei Schaltflächen, um die Präsentation zu starten: Mit der Schaltfläche Von Beginn an oder der Taste F5 auf der Tastatur, starten Sie die Präsentation mit der ersten Folie. Mit der Schaltfläche Ab aktueller Folie, der Tastenkombination Umschalt+F5 oder der entsprechenden Schaltfläche in der Statusleiste, wird die Präsentation mit der aktuellen Folie gestartet. Navigation in der Präsentation Wenn Sie den Mauszeiger in der Bildschirmpräsentation bewegen, erscheinen in der linken unteren Ecke verschiedene Elemente für deren Steuerung. Benutzen Sie hier die Pfeilsymbole, oder auf der Tastatur die Tasten Bild oder Pfeil nach oben bzw. nach unten, um durch die Präsentation zu navigieren. Siehe auch Lektion 9, Bildschirmpräsentation vorführen Bild 1.25 Bildschirmpräsentation: Elemente zur Steuerung Präsentation verlassen Mit der Esc-Taste können Sie die Bildschirmpräsentation jederzeit unterbrechen und in die vorherige Ansicht zurückkehren. Nach der letzten Folie erscheint zumeist ein schwarzer Bildschirm und mit einem Mausklick kehren Sie zur Ansicht Normal zurück. 23

24 Lektion 1 Die Arbeitsumgebung von PowerPoint Bild 1.26 Navigation in der Leseansicht Die Leseansicht Die Leseansicht entspricht weitgehend der Ansicht Bildschirmpräsentation, wird jedoch nicht im Vollbildmodus, sondern innerhalb des PowerPoint-Fensters, ausgeführt. Die restliche Arbeitsumgebung ist, mit Ausnahme einiger Navigationselemente in der Statusleiste, ausgeblendet. Sie eignet sich daher besonders gut, um schnell einzelne Folien ohne die störende Arbeitsumgebung von PowerPoint zu kontrollieren. Zur Navigation innerhalb der Präsentation können Sie die selben Tasten wie in der Ansicht Bildschirmpräsentation oder die Navigationsschaltflächen der Statusleiste verwenden. Im Menü der Leseansicht (Bild 1.26) können Sie mit Gehe zu Folie eine bestimmte Folie auswählen und direkt zum Drucken wechseln, mit der Auswahl Folie bearbeiten erscheint wieder die Ansicht Normal. Menü anzeigen Zurück /Weiter Zum Beenden der Leseansicht können Sie auch die Esc-Taste benutzen oder einfach eine andere Ansicht auswählen. Bild 1.27 Ansicht Foliensortierung Foliensortierung Einen Überblick über Ihre Präsentation erhalten Sie in der Ansicht Foliensortierung. Diese zeigt alle Folien in einer Miniaturansicht, zum Ändern der Reihenfolge markieren Sie eine Folie und ziehen sie mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position. Mit einem Doppelklick auf eine Folie wird diese wieder in der Ansicht Normal angezeigt. 24