Henning Schmidt

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1 Henning Schmidt

2 PowerPoint Skript für Hotellerie, Gastronomie und Catering PowerPoint Version Grundeinstellungen und Formatierung Start und Anwendungsfenster Vorbereitende Programmeinstellungen Folienlayouts Texte und Grafiken einfügen Aufzählungen Folien einfügen und entfernen Ansichten in Power Point Gliederung der Folien und Texte verändern AutoInhalt-Assistent Master Kopf- und Fußzeile Master bearbeiten Platzierung von Grafiken oder Logos Folienmaster und Titelmaster Design und Animation Entwurfsvorlagen Farbschema Animationen - Folienübergänge Animationen - Animationsschema Animationen - Benutzerdefinierte Animation Tabellen, Organigramme, Diagramme Diagramme Divers Inhaltsfolie und Hyperlinks Handzettel Notizen bearbeiten PowerPoint - 1

3 Kapitel 1 Grundeinstellungen und Formatierung 1 Grundeinstellungen und Formatierung 1.1 Start und Anwendungsfenster Klicken Sie doppelt auf die Verknüpfung MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2003 auf dem Desktop. Alternativ öffnen Sie das Startmenü mit einem Klick auf die Schaltfläche START. Entweder befindet sich im oberen Teil des Startmenüs ein Eintrag MICROSOFT POWERPOINT oder Sie klicken auf ALLE PROGRAMME und anschließend auf MICROSOFT OFFICE um PowerPoint auszuwählen. PowerPoint Anwendungsfenster 2 - PowerPoint 2008 Henning Schmidt

4 Grundeinstellungen und Formatierung Kapitel Vorbereitende Programmeinstellungen Symbolleisten Viele Befehle wie z.b. fett formatieren oder rechts ausrichten können Sie direkt über die Symbolleisten in PowerPoint aufrufen. Zu den verschiedenen Schwerpunkten im Programm gibt es verschiedene Symbolleisten (Tabellen, Gliederung ). Symbolleiste Standard und Format Zur täglichen Arbeit in PowerPoint reichen aber vorerst die beiden Symbolleisten STANDARD und FORMAT vollkommen aus. Beim ersten Start werden diese beiden Symbolleisten in einer Reihe angezeigt. Zur einfacheren Bedienung sollten Sie diese beiden Symbolleisten in zwei Reihen anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche OPTIONEN FÜR SYMBOLLEISTEN am Ende einer Symbolleiste und wählen Sie SCHALTFLÄCHEN IN ZWEI REIHEN ANZEIGEN. Die Symbolleisten werden jetzt jeweils in einer eigenen Zeile angezeigt und somit stehen Ihnen alle Schaltflächen direkt zur Verfügung. Symbolleisten ein- und ausblenden Zum Einblenden einer Symbolleisten wählen Sie MENÜ ANSICHT SYMBOL- LEISTEN. Wählen Sie die entsprechende Symbolleiste mit einem Mausklick aus. Wiederholen Sie die gleichen Schritte zum Ausblenden einer Symbolleiste. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste neben eine vorhandene Symbolleiste. Es öffnet sich der gleiche Dialog zum Ein- und Ausblenden der Symbolleisten. Die Symbolleisten STANDARD und FORMAT sollten Sie eingeblendet lassen. PowerPoint - 3

5 Kapitel 1 Grundeinstellungen und Formatierung Personalisierte Menüs Die einzelnen Menüeinträge werden nach dem ersten Start von PowerPoint nicht vollständig angezeigt. Sie erhalten standardmäßig nur eine Auswahl der am häufigsten verwendeten Befehle. Erst durch einen Klick auf die Schaltfläche ERWEITERN wird das Menü vollständig angezeigt. Zum Anzeigen aller Menüeinträge wählen Sie aus dem MENÜ EXTRAS ANPASSEN Klicken Sie auf den Reiter OPTIONEN und aktivieren Sie das Kontrollkästchen MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf SCHLIEßEN Ansicht und Zoom Maximieren der Fensteransicht Nutzen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit den gesamten Bildschirm. Wird der PowerPoint Arbeitsbereich nicht über Ihren gesamten Bildschirm angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche MAXIMIEREN in der oberen rechten Ecke. Zoom Über den Zoom verkleinern oder vergrößern Sie die Anzeige Ihres Dokuments. In der Symbolleiste STANDARD können Sie direkt eine Zoomstufe auswählen. Strg Noch angenehmer ist der stufenlose Zoom. Drücken Sie die - Taste in der unteren linken Ecke der Tastatur und halten Sie sie gedrückt. Scrollen Sie mit dem Mausrad nach oben oder nach unten, verändert sich automatisch die Zoomstufe Ihres Dokuments. 4 - PowerPoint 2008 Henning Schmidt

6 Grundeinstellungen und Formatierung Kapitel Folienlayouts Nach der Erstellung einer neuen Folie werden im Aufgabenbereich verschiedene Folienlayouts eingeblendet. Sie können zwischen 1. Textlayouts 2. Inhaltslayout 3. Text- und Inhaltslayouts 4. Andere Layouts wählen. PowerPoint - 5

7 Kapitel 1 Grundeinstellungen und Formatierung 1.4 Texte und Grafiken einfügen Im Gegensatz zu Word kann man in Power Point nicht einfach an beliebige Stellen Text erstellen. Alle Objekte seien es Texte, Grafiken, Tabellen oder Diagramme müssen in dafür vorgesehene Platzhalter eingefügt werden. Texte fügen Sie somit über Textfelder in Präsentationen ein. Zum Einfügen eines Textfeldes wählen Sie entweder im Aufgabenbereich ein entsprechendes Textlayout aus oder wählen Sie Menü Einfügen Textfeld. Grafiken einfügen Wählen Sie im Aufgabenbereich ein entsprechendes Inhaltslayout aus. Inhaltslayout: Titel und Inhalt Anschließend klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Folie. Folie: Grafiksymbol auswählen Alternativ wählen Sie aus dem MENÜ EINFÜGEN GRAFIK AUS DATEI Löschen oder verschieben Sie vor dem Einfügen evtl. Platzhalter für Texte, damit es keine Überlappungen gibt. 6 - PowerPoint 2008 Henning Schmidt

8 Grundeinstellungen und Formatierung Kapitel Aufzählungen Verzichten Sie in Ihrer Präsentation auf lange, verschachtelte Sätze. Nutzen Sie besser kurze, prägnante Sätze oder Stichpunkte. Aus diesem Grund werden Sie in PowerPoint sehr viel mit Aufzählungen arbeiten. Die Aufzählungspunkte werden in der Standardeinstellung automatisch erzeugt. Geben Sie Ihren Text ein (z.b. Frisch vom Grill) und bestätigen Sie mit. Die Eingabemaske springt in die nächste Zeile und erzeugt einen neuen Aufzählungspunkt. Zur Eingabe eines Unterpunkts (z.b. Burgunder Grillschinken) drücken Sie erst die - Taste. Um von einen Unterpunkt wieder zu einem Oberpunkte zu wechseln drücken Sie die - Taste und gleichzeitig die - Taste. Alternativ nutzen Sie die Schaltflächen oder in der Symbolleiste Format. 1.6 Folien einfügen und entfernen in der Symbol- Zum Einfügen einer neuen Folie klicken Sie auf die Schaltfläche leiste Format. Alternativ klicken Sie im Übersichtsbereich mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Folie und wählen Folie einfügen aus dem Kontextmenü. Über dieses Menü können Sie die ausgewählte Folie auch löschen. Schneller geht es mit der Entf -Taste (neue Folie) oder der -Taste (ausgewählte Folie löschen) PowerPoint - 7

9 Kapitel 1 Grundeinstellungen und Formatierung 1.7 Ansichten in Power Point Normalansicht Normal-ansicht mit Folien Normal-ansicht mit Gliederung Foliensortierung 8 - PowerPoint 2008 Henning Schmidt

10 Grundeinstellungen und Formatierung Kapitel Gliederung der Folien und Texte verändern Wechseln Sie in die Normalansicht Gliederung. Im Gliederungsregister wird der Textinhalt der Folien angezeigt. Änderungen in diesem Bereich werden direkt auf die Folie übertragen (und umgekehrt). Mit Hilfe der Pfeile verändern Sie die Gliederung der einzelnen Punkte. PowerPoint - 9

11 Kapitel 1 Grundeinstellungen und Formatierung 1.9 AutoInhalt-Assistent Mit dem AutoInhalts-Assistenten erstellen Sie schnell und einfach Power Point Präsentation. Der Assistent fragt schrittweise wichtige Informationen wie z.b. Titel der Präsentation ab und erstellt anschließend eine fertige Präsentation. Starten Sie Power Point und erstellen Sie eine neue Präsentation durch Klicken auf Datei Neu Im rechten Bereich wird der Aufgabenbereich Neue Präsentation eingeblendet. Wählen Sie hier unter dem Punkt Neu den Eintrag Vom AutoInhalt-Assistenten. Der Assistent führt Sie durch die folgenden Schritte: 5. Starten / Erklärung 6. Präsentationstyp 7. Präsentationsformat / Ausgabeart 8. Optionen: Titel, Fußzeile 9. Fertigstellen Nach dem Klicken auf Fertigstellen erhalten Sie eine Musterpräsentation mit Inhaltsvorgaben. Passen Sie nun die Folieninhalte individuell an PowerPoint 2008 Henning Schmidt

12 Master Kapitel 2 2 Master 2.1 Kopf- und Fußzeile Wiederholende Informationen wie z.b. - der Betriebsname (= Fußzeile) - die jeweilige Foliennummer - das Datum (automatisch aktualisierbar oder fest) können über die Kopf- und Fußzeilenfunktion automatisch eingefügt werden. Wählen Sie aus dem Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile. Im folgenden Dialog können Sie alle Einstellungen vornehmen: Besonderheiten Oftmals soll auf der Titelfolie keine Kopf- und Fußzeile angezeigt werden. Aktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Auf Titelfolie nicht anzeigen. Beim Klick auf Übernehmen werden die Einstellungen nur für die aktuelle Folie übernommen. Bei Für alle übernehmen für alle Folien. Spezialfall: Zweite Folie = Foliennummer 1 Die zweite Folie einer Präsentation kann mit der Foliennummer 1 beginnen. Dies ist z.b. sinnvoll, wenn die Titelfolie keine Foliennummer anzeigt und somit die zweite Folie einer Präsentation mit der Nummer 1 beginnen soll. Wählen Sie Menü Datei Seite einrichten und stellen Sie den Wert unten links auf 0. PowerPoint - 11

13 Kapitel 2 Master 2.2 Master bearbeiten Mit Hilfe des Folienmasters legen Sie die Gestaltung Ihrer Folien (Hintergrundfarbe, Platzierung der Platzhalter, Textgrößen usw.) fest. Zum Bearbeiten des Masters wählen Sie aus dem Menü Ansicht Master Folienmaster. Formate und Inhalte Im Folienmaster verändern Sie nur Formate und hinterlegen keine Inhalte. Zum Beispiel können Sie das Format des Titels der Folien anpassen aber nicht den eigentlichen Text des Titels eingeben. Schriftgröße 18, kursiv, unterstrichen Schriftgröße PowerPoint 2008 Henning Schmidt

14 Master Kapitel Platzierung von Grafiken oder Logos Durch Verkleinern und verschieben der Platzhalter können Sie weitere Objekte wie z.b. ein Firmenlogo (Menü Einfügen Grafik aus Datei) im Master platzieren. Sollen auf einigen Folien die Grafiken aus dem Master nicht angezeigt werden, schließen Sie die Masteransicht und wählen Sie in der Normalansicht Menü Format Hintergrund Hintergrundbilder aus Master ausblenden. 2.4 Folienmaster und Titelmaster Allgemein wird bei einer neuen Präsentation automatisch ein Folienmaster erstellt. Der Folienmaster legt die Formatierung aller Folien ab der 2. Folie fest. Zur Formatierung der Titelfolie (also der ersten Folie einer Präsentation) können Sie einen Titelmaster erstellen. Dieser legt ausschließlich die Formatierungen für die Titelfolie fest. Öffnen Sie die Masteransicht über Menü Ansicht Master Folienmaster. Klicken Sie im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf den Folienmaster und wählen Sie Neuer Titelmaster aus dem Kontextmenü. Im linken Bereich werden jetzt zwei Master angezeigt. PowerPoint - 13

15 Kapitel 3 Design und Animation 3 Design und Animation 3.1 Entwurfsvorlagen Power Point liefert verschiedene Designs mit, die Folieneigenschaften wie Hintergrund, Grafik, Text oder Farben festlegen. Wählen Sie im Aufgabenbereich den Eintrag Foliendesign Entwurfsvorlagen aus. Per Klick auf eine Entwurfsvorlage wird die aktuelle Präsentation angepasst PowerPoint 2008 Henning Schmidt

16 Design und Animation Kapitel Farbschema In Power Point sind vorbereitete Farbschema für Textfarben, Hintergrundfarben usw. hinterlegt. Wählen sie im Aufgabenbereich Foliendesign Farbschemas und es wird eine Auswahl möglicher Farbschemata angezeigt. Wählen Sie mit einem Mausklick ein Schema aus und die Farben der aktuellen Folie passen sich an. Per Rechtsklick wählen Sie im Kontextmenü aus, ob das Schema für die aktuelle Folie oder für alle Folien der Präsentation übernommen wird. Über den Link Farbschemas bearbeiten im unteren Bereich können Sie die einzelnen Farben verändern. PowerPoint - 15

17 Kapitel 3 Design und Animation 3.3 Animationen - Folienübergänge Mit Hilfe von Folienübergängen legen Sie den Übergang von einer Folie zu der nächsten Folie fest. Wählen sie im Aufgabenbereich Folienübergang und es wird eine Auswahl möglichen Übergänge angezeigt. Unendliche Präsentation Wählen Sie Menü Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation einrichten... Aktivieren Sie im linken Bereich Wiederholen bis Esc gedrückt wird. Zusätzlich müssen Sie eine Zeit für den Übergang der nächsten Folie (z.b. Automatisch nach 0:05) festlegen PowerPoint 2008 Henning Schmidt

18 Design und Animation Kapitel Animationen - Animationsschema Animationsschemen definieren den Übergang zwischen zwei Folienelementen (z.b. Titel und Text). Wählen sie im Aufgabenbereich Foliendesign Animationsschema und es wird eine Auswahl möglicher Übergänge angezeigt. PowerPoint - 17

19 Kapitel 3 Design und Animation 3.5 Animationen - Benutzerdefinierte Animation Wählen Sie aus dem Menü Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation Effekt hinzufügen Wählen Sie ein Element auf Ihrer Folie (z.b. eine Grafik, eine Autoform, der Folientitel usw.) aus und klicken Sie im Aufgabenbereich auf Effekt hinzufügen. Sie können zwischen verschiedenen Kategorien wählen: Eingang: Alle Elemente, die einen Eingangseffekt erhalten, werden beim Starten der Präsentation noch nicht angezeigt. Sie erscheinen mit dem zugehörigen Effekt (z.b. Einfliegen) nach der entsprechenden Aktion (z.b. Mausklick). Hervorgehoben: Ein Element wird besonders hervorgehoben (z.b. Effekt Rotieren). Beenden: Das Element wird die Folie mit einem Effekt (z.b. Hinausfliegen) verlassen. Animationspfade: Das Element wird auf diesem Animationspfad entlang geführt. Achtung: Um einen Element mehrere Effekt zuzuweisen (z.b. Eingang, Hervorgehoben und Beenden) müssen Sie nach dem Einfügen eines Effekts erst wieder per Mausklick das Objekt auswählen. Ohne dieses erneute Auswählen ändern Sie nur den vorhandenen Effekt und können keinen neuen Effekt hinzufügen PowerPoint 2008 Henning Schmidt

20 Design und Animation Kapitel 3 Effekt anpassen Jeder Effekt wird im Aufgabenbereich in einer Art Regiebuch angezeigt. Klicken Sie auf einen Effekt im Aufgabenbereich und passen Sie direkt über dem Regiebuch die folgenden Eigenschaften an: Starten: Der Effekt kann mit einem Mausklick starten, nach dem vorherigem Effekt starten oder gleichzeitig mit dem Vorherigem. Richtung: Wählen Sie die Richtung aus der die Elemente z.b. einfliegen sollen. Geschwindigkeit: Bestimmen Sie die Geschwindigkeit, mit der der Effekt abgespielt wird. Reihenfolge anpassen: Wählen Sie einen Effekt aus und nutzen Sie die Schaltflächen Reihenfolge ändern unterhalb des Regiebuchs. Zeitleiste und Effektoptionen: Klicken Sie neben einem Effekt aus dem Auswahlpfeil und wählen Sie Erweiterte Zeitleiste anzeigen oder Effektoptionen. Effekt entfernen Wählen Sie im Regiebuch den entsprechenden Effekt aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. PowerPoint - 19

21 Kapitel 4 Tabellen, Organigramme, Diagramme 4 Tabellen, Organigramme, Diagramme 4.1 Diagramme Diagramm einfügen und bearbeiten Wählen Sie Menü Einfügen Diagramm In die aktuelle Folie wird ein Diagramm eingefügt. Automatisch öffnet sich zusätzlich ein Datenblatt. Verändern Sie die Werte und Beschriftungen im Datenblatt werden die entsprechenden Werte / Säulen im Diagramm automatisch angepasst. Sollten Sie das Datenblatt ausgeblendet haben, wählen Sie Menü Ansicht Datenblatt. Sie beenden Sie Diagrammbearbeitung, in dem Sie auf eine andere Folie oder den Folientitel der aktuellen Folie klicken PowerPoint 2008 Henning Schmidt

22 Divers Kapitel 5 5 Divers 5.1 Inhaltsfolie und Hyperlinks Inhaltsfolie Eine Inhaltsfolie enthält die Folientitel ausgewählter Folien. Zum Erstellen einer Inhaltsfolie markieren Sie mit gedrückter entsprechenden Folien. Strg - Taste im linken Bereich die Blenden Sie die Symbolleiste Gliederung ein (Menü Ansicht Symbolleisten) und klicken Sie auf die Schaltfläche Übersichtfolie. Hyperlinks Vergleichbar mit Links im Internet (Links = Abk. für Hyperlinks) werden Sie nach einem Klick auf einen Hyperlink zu einem bestimmten Ziel geführt. Dies kann eine bestimmte Folie oder eine Multimediadatei (z.b. Videoclip, MP3) sein. Markieren Sie das Objekt, dem Sie einen Hyperlink zuweisen möchten (Wort, Satz, Bild, Autoform) und öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf das Objekt / Markierung das Kontextmenü. Wählen Sie Hyperlink aus. Um den Hyperlink zu testen, müssen Sie Ihre Präsentation starten (F5 oder Shift+F5). Klicken Sie auf das entsprechende Objekt und das jeweilige Ziel sollte angezeigt werden. PowerPoint - 21

23 Kapitel 5 Divers 5.2 Handzettel Handzettel erleichtern Ihnen einen Vortrag mit PowerPoint. Wählen Sie Menü Datei - Seitenansicht und klicken Sie auf den Auswahlpfeil neben dem Druckbereich. Kopf- und Fußzeile: Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie Kopf- und Fußzeile aus. Legen Sie die entsprechenden Einstellungen fest. Grafiken / Master: Auch das Handzettelformat können Sie über einen Master individuell anpassen. Schließen Sie die Seitenansicht mit einem Klick auf die Schaltfläche Schließen. Wählen Sie Menü Ansicht Master Handzettelmaster. Bestimmen Sie über die Symbolleiste die entsprechende Ansicht und fügen Sie z.b. ein Logo ein PowerPoint 2008 Henning Schmidt

24 Divers Kapitel Notizen bearbeiten In der Normalansicht befindet sich unter dem Folienfenster das Notizfenster. Hier hinterlegen Sie Stichpunkte (kurze Erklärungen, Ablaufbeschreibung, Hintergrundinformationen) zur aktuellen Folie. Alternativ wählen Sie Menü Ansicht Notizenseite zum übersichtlicheren Bearbeiten der Notizen. Notizen ausdrucken Öffnen Sie über Menü Datei Drucken den Druckdialog. Wählen Sie im unteren Bereich die Einstellung Notizenseiten. PowerPoint - 23

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