Leistungsbeschreibung Kulturklick Leistun

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1 Leistungsbeschreibung Kulturklick Leistungsbeschre tungsbeschreibung Leistungsbeschreibung Kulturklick Kulturklick Leistungsbeschreibun sbeschreibung Kulturklick Kulturklick Leistungsbeschreibung Ku Kulturklick Kulturklick Leistungsbeschreibung Version Kulturklick Leistungsbeschreibung Kulturklick Leistun

2 Inhaltsverzeichnis Kurzbeschreibung... 3 Raum- und Ressourcenverwaltung... 3 Veranstaltungsmanagement... 3 Ihre Vorteile... 4 Fortschritt... 4 Flexibilität... 4 Unabhängigkeit... 4 Übersichtlichkeit... 4 Ersparnis... 4 Sicherheit... 4 Module... 5 Administrator-Bereich (obligatorisch)... 5 Dashboard (obligatorisch)... 5 Veranstaltungseditor (obligatorisch)... 6 Kalender (obligatorisch)... 6 Adressbuch (obligatorisch)... 7 Reporte (optional)... 7 Ressourcenverwaltung (optional)... 7 Freiterminsuche (optional)... 7 Reservix Ticketing-Schnittstelle (optional)... 8 Künstleranfrage (optional)... 8 Fakturierung (optional)... 8 Native Smartphone App (optional)... 9 Smartphone Web-App (optional)... 9 Exportschnittstellen... 9 Systemvoraussetzungen Hardware Software Sicherheit Datenverfügbarkeit Datensicherung Datensicherheit Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 2 von 11

3 Kurzbeschreibung Räumlichkeiten, Ressourcen und Personal verwalten, Events detailliert planen, koordinieren und kontrollieren. Für Veranstaltungsstätten und Kulturhäuser, Kommunen und Ämter, Agenturen, Theater-, Konzert- und Opernhäuser, Unternehmen aus Industrie und Wirtschaft uvm. Raum- und Ressourcenverwaltung Nutzen Sie Kulturklick, um Lokalitäten samt der zugehörigen Räumlichkeiten wie Hallen, Säle, Büros und Konferenzräume ganzheitlich zu verwalten von der Optionierung bis zur Fakturierung. Planen Sie Termine und Belegungen, organisieren Sie Vermietungen sowie eigene Veranstaltungen. Auch das Personal und Ressourcen wie Ausstattungs- und Technikgegenstände können mit Kulturklick erfasst, disponiert und abgerechnet werden. Veranstaltungsmanagement Kulturklick unterstützt Sie in sämtlichen Phasen des Veranstaltungsmanagements im revolvierenden Prozess von der Planung bis zur Kontrolle. Projekte können strukturiert und detailliert angelegt sowie abgebildet werden, außerdem mit veranstalterspezifischen Merkmalen und Details versehen werden. Sämtliche Informationen werden zentral gespeichert und können jederzeit eingesehen sowie bearbeitet werden, so dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen, aktuellen Stand sind Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 3 von 11

4 Ihre Vorteile Fortschritt Durch die Webbasierung ist Kulturklick sehr dynamisch, zudem wird es stetig in enger Absprache mit unseren Kunden weiterentwickelt. Updates und neue Funktionen stellen wir im Hintergrund live. Flexibilität Passen Sie das System durch die inhaltliche Personalisierbarkeit und verschiedene Module an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Export-Funktionen sowie Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und weiteren Reservix-Produkten runden das Leistungsspektrum ab. Unabhängigkeit Kulturklick steht Ihnen jederzeit und überall in vollem Funktionsumfang online zur Verfügung. Übersichtlichkeit Behalten Sie mit Kulturklick alle wichtigen Informationen im Blick. Mühelos können der aktuelle Status, Fortschritte und sämtliche Details zu Veranstaltungen abgebildet werden. Änderungen durch andere Benutzer sind jederzeit nachvollziehbar. Ersparnis Die zentrale Verwaltung aller Daten, die intuitive Benutzeroberfläche und die leichte Bedienbarkeit von Kulturklick hilft Prozesse zu optimieren und reduziert den Arbeitsaufwand. Sicherheit Unsere hohen Sicherheitsstandards sind zertifiziert und werden von der Trusted Shops GmbH und der USG AG regelmäßig auf Herz und Nieren überprüft Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 4 von 11

5 Module (Abhängig von der Modulwahl) Administrator-Bereich (obligatorisch) Anlegen und Verwalten von Benutzern und Benutzergruppen. Festlegung der Zugriffsrechte einzelner Gruppen und Benutzer auf das System Anlegen und Verwalten von Räumlichkeiten und Ressourcen wie Ausstattung, Technik, Personal, Bestuhlungen und mehr Anlegen und Verwalten von Ressourcen-Platzhaltern Festlegung der Preise für sämtliche Ressourcen (Preislisten sowie mehrere Tarife pro Ressource/Räumlichkeit möglich) Flexible Vorlagenerstellung und Konfiguration der einzelnen Vorgänge (Angebot, Vertrag, Rechnung, Mahnung, Rechnungskorrektur) mithilfe von in LibreOffice bzw. Apache OpenOffice erstellten Dokumenten und darin enthaltenen lizenzfreien Standard-Schriftarten Definition von Artikeln, Artikelkategorien, Preisprofilen und Kundengruppen (Festlegung von Rabatten für bestimmte Kundengruppen möglich) Anlegen von Kontaktgruppen und eigens wählbaren Informationsfeldern pro Kontakt Konfiguration der Veranstaltungen und deren Termine (Veranstaltungsmerkmale, Terminprofile, Terminarten, Terminstatus, Freifelder) Aktivieren und Verwalten verschiedener Kalender sowie die Möglichkeit der Kalender-Veröffentlichung (ical) Anlegen und Verwalten von Reporten Konfiguration des Abfrage-Formulars für Künstler- bzw. Agentur-Registrierungen Dashboard (obligatorisch) Ansicht anhand von Dashlets nach eigener Wahl und Anordnung Anzeige der Gesamtzahl an Veranstaltungen Anzeige neu erstellter Veranstaltungen Anzeige der Termin-Optionen Anzeige von Ressourcen-Konflikten zur Vermeidung von Doppelbelegungen und Terminkollisionen Anzeige der fehlenden Veranstaltungsdaten Anzeige der Anzahl überfälliger Vorgänge (Rechnungen, Verträge etc.) Anzeige der Änderungen der letzten Tage, Anzeige einer detaillierten Historie Anzeige der Top 10 Veranstaltungen nach Verkaufszahl oder Starttermin (bei Nutzung der Reservix Ticketing-Schnittstelle) Anzeige frei wählbarer RSS-Feeds, so beispielsweise den der Kulturklick-News Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 5 von 11

6 Veranstaltungseditor (obligatorisch) Überblick über alle Veranstaltungen mit umfangreichen Filtermöglichkeiten Öffnen, Bearbeiten und Kopieren der angelegten Veranstaltungen sowie Druck der Veranstaltungsdaten über verschiedene systemische sowie individuelle Formulare Übersicht über alle Termine einer Veranstaltung, Bearbeiten mehrerer Termine als Block, Editieren und Kopieren von einzelnen Terminen, Disposition der zur Verfügung stehenden Ressourcen (Ausstattung, Personal etc.) Erstellen von Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Rechnungskorrekturen zur jeweiligen Veranstaltung Anzeige und Editierung der individuell gestaltbaren Detailfelder zu der Veranstaltung und/oder zugehörigen Terminen (Upload von Dateien, freie Texteingabe, Einfach- und Mehrfach-Auswahlfelder, Tabellen, Checkboxen und Checkbox-Gruppen uvm.) Export von Terminen ins Reservix Ticketing-System Kalender (obligatorisch) Folgende Kalender stehen zur Verfügung: Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan, Belegungsplan sowie der Interaktive Kalender Abhängig von der Kalenderkonfiguration werden nur die ausgewählten Räumlichkeiten/Ressourcen sowie deren Belegungen angezeigt. Benutzer können je nach Anforderung eigene Kalenderkonfigurationen anlegen und speichern Verschiedene Zusatzfunktionen ermöglichen eine einfache und schnelle Navigation (z.b. Anzeige nur belegter bzw. nur freier Ressourcen) Termine können nach Terminstatus, gewählter Terminart, Veranstaltungsmerkmal sowie Benutzer farblich unterschiedlich dargestellt werden (inkl. Legende) Ferientermine, Feiertage und selbst angelegte Kalender werden in allen Kulturklick-Kalendern angezeigt Über die Druckfunktion können verschiedene Pläne in PDF-Dateien konvertiert und ausgedruckt werden (Belegungspläne, Checklisten, Kalenderansichten) Das Anlegen und Bearbeiten von Veranstaltungen und Terminen ist direkt aus dem Kalender heraus möglich Für komplexe bzw. wiederkehrende Veranstaltungen stehen Muster und Pakete zur Verfügung. Diese können gespeichert und als Vorlage verwendet werden Für schnelles Belegen steht die Express-Anlage zur Verfügung Termine und Veranstaltungen können über die Suchfunktion gefunden werden Der Interaktive Kalender bietet eine monatsübergreifende Vollansicht und ist auf große Touch-Geräte ausgelegt, über welche mithilfe von Touch-Gesten die Belegungen zur optimalen Planung eingesehen werden können Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 6 von 11

7 Adressbuch (obligatorisch) Alle Kontaktdaten werden im Kulturklick-Adressbuch gespeichert und inklusive diverser Filter- und Suchfunktionen zur Verfügung gestellt Anzeigen und Ausfüllen individuell gestaltbarer Kontaktfelder Kontakte können zu Gruppen und/oder Untergruppen (z.b. Mitarbeiter, Presseverteiler, Dienstleister) zusammengefasst werden (inkl. Drag & Drop) Sammel- s können via -Client an gesamte Gruppen gesendet werden (limitierte Kontaktanzahl). Zu einzelnen Kontakten wird der Veranstaltungsbezug (vergangen/zukünftig) angezeigt Kontakt-Export sowie Import (über das Kulturklick-Team) aus anderen Systemen möglich Reporte (optional) Generierung verschiedener, individuell konfigurierbarer Reporte auf Grundlage der Veranstaltungsdaten Reporte können nach der Erstellung editiert, exportiert und ausgedruckt werden, etwaige Änderungen werden umgehend in die Veranstaltungsdaten übernommen Beispiele: Reporte über Personal- und Einsatzplanung, anstehende Aufführungen, Besucherstatistiken, Belegungen bestimmter Ressourcen, Jahres-Statistiken etc. Ressourcenverwaltung (optional) Ausweisung von Verbrauchsbeständen wie Speisen, Getränke o.ä. Übersicht über vorhandene und verplante Bestände, etwaige Fehlbestände und Bezug zu den Terminen Schnelle Bestandsänderungen möglich, Änderungs-Historie verfügbar Ausweisung von Gebrauchsbeständen wir Räume, Technik, Mobiliar etc. Übersicht über über vorhandene und verplante Bestände und Bezug zu den Terminen Freiterminsuche (optional) Zeitraumbezogene Suche nach freien Räumlichkeiten und/oder anderen Ressourcen inklusive direkter Buchungsoption Mustersuche: Überprüfung auf Verfügbarkeit nach einem zuvor festgelegten Muster Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 7 von 11

8 Reservix Ticketing-Schnittstelle (optional) Veranstaltungsdaten aus Kulturklick in das Reservix Ticketing-System exportieren, Doppelpflege, d.h. Erstellung von Veranstaltungen und Einzelterminen, entfällt Ticketing-Zugang als Kulturklick-Tab einbinden Verkaufszahlen auslesen und verarbeiten Mithilfe des Ticketing-Checks die Synchronizität der Termine in Kulturklick und dem Ticketing-System überprüfen und bei Bedarf Termine einzeln oder gesammelt in Kulturklick importieren Künstleranfrage (optional) Editierbares Formular für Künstler- bzw. Agentur-Registrierungen zum Einbetten in die eigene Website Sammlung der Anfragen im System (inklusive aller eingegebenen Daten) Automatische Absagen per Knopfdruck (individuell einstellbar) Übernahme interessanter Kontakte in das Adressbuch Kontaktaufnahme über eine Schnittstelle zum Standard- -Client Fakturierung (optional) Überblick über alle zu fakturierenden Veranstaltungen mit umfangreichen Filtermöglichkeiten Erfassung aller zu fakturierenden Ressourcen sowie weiteren Artikeln inklusive Bearbeitung der auszugebenden Preise (anderer Tarif, Rabatt, Zuschlag) Eingabemöglichkeit von Zusatzvereinbarungen Editierung, Weiterverarbeitung und Drucken von Vorgängen (Angebote, Verträge, Rechnungen, Rechnungskorrekturen) nach individuell gestaltbaren Vorgangsvorlagen (siehe Modul Administrator-Bereich) Möglichkeit der nachträglichen Bearbeitung von Vorgängen anhand des Dokument- Abrufs im ODT-Format (inklusive erneuten Uploads) Über Sammelvorgänge können mehrere Veranstaltungen/Termine in einem Vorgang erfasst werden Komplettes Mahnwesen (Zahlungserinnerungen und Mahnstufen sowie Mahnläufe) Export-Schnittstelle (CSV) zum Transfer der Daten in gängige Buchhaltungssysteme (inkl. Export-Archiv) Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 8 von 11

9 Native Smartphone App (optional) Kostenlos erhältlich im Google Play Store und Apple-Store Log-In über den jeweiligen Benutzerzugang Kalender mit eigenen Konfigurationen und Farbschemas verwenden Informationen zu Veranstaltungen, Terminen und Belegungen einsehen Kontakte suchen und öffnen, anrufen oder s verfassen Smartphone Web-App (optional) Nutzung über den Browser des Smartphones Log-In über den jeweiligen Benutzerzugang Für das iphone, ipad, alle Smartphones und Tablets mit Android-OS ab Version 2.1 sowie sämtliche Blackberrys. Einsicht der Kalender(-Konfigurationen) Darstellung sämtlicher Veranstaltungen und zugehöriger Termine, deren Belegungen und andere Informationen Exportschnittstellen Kalenderkonfigurationen mit automatischer Aktualisierung in externe Kalender einbinden (ical; über das Modul des Administrator-Bereichs). Export von dauerhaft synchronisierten Veranstaltungsdaten in Content- Management-Systeme (URL; über das Modul des Administrator-Bereichs) Monitore im Haus zur Kundenorientierung mit Daten versorgen (über das Modul Veranstaltungseditor) Veranstaltungen in das Reservix Ticketing-System exportieren (über das Modul Reservix Ticketing-Schnittstelle) Export von Fakturierungsdaten (CSV; über das Modul Fakturierung) Export von Kontakten (XLS; über das Modul Adressbuch) Export von Veranstaltungsinformationen (XLS, CSV; über die Module Veranstaltungseditor und Kalender) Export von Reportdaten (XLS; über das Modul Reporte) Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 9 von 11

10 Systemvoraussetzungen Hardware Internetfähiger PC (ab Windows XP) oder Mac mit Monitor (Empfehlung mind. 19 Zoll, Auflösung mind x 1200 Pixel) bzw. entsprechendes Note-, Net- oder Ultrabook Internetanschluss per LAN oder WLAN (empfohlen: DSL) Monitore per LAN oder WLAN (empfohlen: DSL) Software Internet-Browser (aktuelle Version von Firefox, Chrome oder Safari) Adobe Reader ab 6.0 (Freeware) Apache OpenOffice bzw. LibreOffice (Freeware) Der Betrieb eines eigenen Servers ist nicht erforderlich Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 10 von 11

11 Sicherheit Datenverfügbarkeit Horizontal und vertikal auf Hochverfügbarkeit ausgelegte Rechenzentrums- Infrastruktur LAN, WAN, Managementsysteme und Stromnetz jeweils mindestens zweifach redundant WAN Routing über BGP4, LAN Routing über OSPF geregelt Internetanbindung vierfach redundant über vier verschiedene Dienstanbieter Datensicherung Datenhaltung in Deutschland RAID-Systeme auf allen Servern Gespiegelter Datenbankserver mit zusätzlichem, räumlich getrennten Backup Datenbankinhalte auf mindestens 2 physikalisch getrennten Maschinen (Master/Slave) gespiegelt Synchronisierung in Echtzeit Beide Datenbankserver stehen in separaten Racks Sicherung der gesamten Datenbank erfolgt nachts und wird auf einen Backup- Server in einem externen Rechenzentrum abgelegt Datensicherheit Dedizierte Firewall SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung Optionale Eingrenzung Ihres Zugangs auf eine fixe IP-Adresse Benutzerpasswörter werden durch eine Einwegverschlüsselung in der Datenbank abgelegt und nicht in Klartext gespeichert Kulturklick Alles auf einen Blick Seite 11 von 11

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