Inspektionsbeobachtungen in Prüflaboratorien

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1 Regierung von Oberbayern Zentrale Arzneimittelüberwachung Bayern (GMP/GCP) Inspektionsbeobachtungen in Prüflaboratorien Sabine Schmitt

2 Gliederung Einführung Prüfspektrum der Labore Statistik Vorstellen ausgewählter Mängel Sabine Schmitt 2

3 Prüfspektrum (Auswahl) Infektionsserologie PCR HLA HIV, HCV, HBV, PV B19, CMV, WNV Hämatologische Labore Blutgruppen CD 34, Zellzahl etc. Prüfung auf Sterilität Sabine Schmitt 3

4 Statistik 1/4 Auswertung von 45 Berichten: 8 USA 15 PCR 7 BSZ (u.a. CD 34+, Zellzahlbestimmung) 15 Sonstige Sabine Schmitt 4

5 Statistik 2/4 Häufigste Nennung von Mängel Pipetten (u.a. Kalibrierung, Wartung, SOP, Schulung, Referenzmessgeräte, Prüfmittelverwaltung) Gerätewartung (u.a. Durchführung, Intervall, Vertrag, Dokumentation, Freigabe) - unabhängig vom Prüfspektrum Lagerung der Kits/Reagenzien Qualifizierung (Wasserbäder, Cycler, Brutschränke etc.) Dokumentation Prüfung auf Sterilität Sabine Schmitt 5

6 Statistik 3/4 Klassifizierung der Mängel i.d.r. sonstige Mängel schwerwiegende Mängel in folgenden Bereichen: Pipetten (!) Fehlende Prüfmittelüberwachung PCR: Qualifizierung der Wasserbäder Einsatz verfallener Kontrollen PCR: Verhinderung einer Kontamination Keine Hersteller-konforme Testdurchführung Validierung Sabine Schmitt 6

7 Statistik 4/4 Verteilung der Mängel nach Prüfspektrum Infektionsserologie / Prüfung auf Sterilität / Blutserologie: häufigste Nennung geringe Breite PCR: extreme Breite große Niveau-Unterschiede der Labore Sabine Schmitt 7

8 Ausgewählte Mängel: Pipetten 1/2 (DIN EN ISO 8655) Keine Kalibrierung bzw. Wartung 1 Kanal wurde 80 X überprüft (Mehrkanalpipette) Kalibrierintervall zu groß, nicht schriftlich festgelegt Fehlende DKD-Rückführbarkeit des Referenzmessgerätes Waage nicht kalibriert, völlig ungeeignet, nicht zugfrei Unbekannte Messunsicherheit/Toleranz des Referenzkalibriergerätes Fehlende SOP, unzureichende Schulung, SOP nicht umgesetzt Sabine Schmitt 8

9 Pipetten 2/2 (DIN EN ISO 8655) Zertifikate sind den Pipetten nicht zuzuordnen Pipettenspitzen geeignet? Pipette als kalibriert gekennzeichnet, obwohl aus Dokumentation hervorgeht, dass Prüfung nicht bestanden wurde PCR (DIN Nrn. 8.2 und 10) : Kein separater Pipettensatz für PCR Kein Back-up Pipettensatz für Master-Mix- Herstellung Sabine Schmitt 9

10 Wartung Wartungsintervall zu groß Erheblich überschrittener Wartungstermin Kein Wartungsvertrag Empfohlene Wartung wird nicht durchgeführt z.b. regelmäßige monatliche Nadelreinigung des FACSCalibur Z.B. generell keine Reinigung des Luft-Heizsystem-Einlassfilters (Axsym) Fünfmalige Wiederholung des MEIA-Tests innerhalb von 2 Wochen ohne Konsequenz (Axsym) Keine Freigabe der Geräte durch verantwortliches Personal für den weiteren Einsatz Wartungsdokumentation ist nicht aussagekräftig Sabine Schmitt 10

11 Lagerung der Kits/Reagenzien Thermometer der Kühl- und Gefrierschränke sind nicht kalibriert Kühlschrank ist nicht qualifiziert, fehlende Messeinrichtung Labor nicht temperaturüberwacht Sabine Schmitt 11

12 Qualität der Testkits/Reagenzien Fehlende Haltbarkeit nach Öffnen (Bsp. Propidiumjodid) Erhebliche Überschreitung des Verfalldatums Unkorrekte Kennzeichnung eines nicht fertiggestellten Reagenziensatzes, dieser jedoch verwendet Verfallene Testlösungen/fehlerhafte PCR- Extraktionskits werden nicht ausgesondert Prüfung freigabepflichtiger Testkits/Reagenzien ist nicht sichergestellt; nicht gelistet Sabine Schmitt 12

13 Dokumentation Verwendung von Tipp-Ex Fehlende Chargendoku (Bsp. Medicult) Chargenwechsel der Kontrollen nicht nachvollziehbar (z.b. FACSCalibur) Fehlendes Namenszeichen des Testdurchführenden Fehlende Autorisierung von Kurzanweisungen (Bsp. Pipettieranweisung, Verdünnungsliste, Haltbarkeitsdaten bzgl. Cobas-Amplicor-Reagenzien) Rohdaten werden nicht erfasst oder archiviert Thermopapier Sabine Schmitt 13

14 Prüfung auf Sterilität 1/2 V 16 des AK Blut Fehlende SOP-Vorgaben zur Probenahme, ungeeignete Bebrütungstemperatur Nur Keimidentifizierung bei positiver B- Probe! Bebrütungsdauer um 1 Tag unterschritten Blutvolumen nicht ausreichend! Sabine Schmitt 14

15 Prüfung auf Sterilität 2/2 V 16 des AK Blut BacT/Alert-Test - Durchführung nicht SOP konform - Beschriftung der Ansatzflaschen - keine Desinfektion des Entnahmeschlauchs - keine aktive Belüftung (separate Kanüle) der aeroben Flasche - keine schriftlichen Vorgaben zur Interpretation der Bebrütungskurven; keine Schulung des Verantwortlichen - keine Rationale für manuelle falsch positive Interpretation von tatsächlich positiven Auswertungen durch das Gerät - Häufigkeit angeblich falsch positiver Ergebnisse wird nicht schlüssig begründet - keine Qualifizierungsunterlagen Sabine Schmitt 15

16 Qualifizierung Keine Gerätesperrung bei Betriebsstörung Wiederholte Kalibrierungen der Durchflusszytometer werden nicht dokumentiert (schwerwiegend) Ergebnisse der arbeitstäglichen Flow-Check- Messung am Durchflusszytometer sind nicht dokumentiert Wasserbäder sind nicht qualifiziert (Temperaturmapping, Reinigung) Sabine Schmitt 16

17 Ringversuche Seit über 1 Jahr keine Teilnahme (CD 34) Überhaupt keine Teilnahme an Ringversuchen (Infektionsserologie) Ringversuch nur für HIV I, nicht II Sabine Schmitt 17

18 Prüfmittel Unterliegen keiner Überwachung Freigabepflichtige Materialien und Hilfsmittel sind nicht definiert Sabine Schmitt 18

19 Testdurchführung Fail-Ergebnis wird akzeptiert (z.b. FACSCalibur) Trendbewertung der Kalibrierung (Cell Dyn): außerhalb der Spezifikation, keine Bewertung durch verantwortliches Personal Nachmessung einer nicht aussagekräftigen Durchflusszytometrie (CD34) ist nicht dokumentiert; zweifelhafte Ergebnisse nicht durch verantwortl. Arzt freigegeben; keine SOP zur Definition und Bewertung bei nicht eindeutigen Ergebnissen Testdurchführung trotz verfallener Kontrollen (Infektionsserologie) Falsche Eingabe von Hersteller-Chargenangaben (Bsp. Zellzahlbestimmung) Sabine Schmitt 19

20 Probenaufbereitung Rückstellproben: alle 4 Aliquots befinden sich auf einer Mikrotiterplatte Umfüllen der Blutprobe aus Blutröhrchen (Barcode) in ein Eppendorf-Gefäß (Nummer) wird nicht kontrolliert Weg der Proben (evtl. Zwischenlagerung) unklar Probenaufbereitung nicht in SOP fixiert Einhaltung des 24-h-Limits bzgl. Probenhaltbarkeit ist nicht belegt Sabine Schmitt 20

21 PCR 1/6 Keine positiv Kontrollen beim Extraktionsverfahren (CMV, PV B 19) Keine DNA-positiv Kontrollen (Dynal) Verhinderung der Kreuzkontamination Unzureichende Vorsichtsmaßnahmen: UV-Lampe wird nicht benutzt, Kleidung, Abfallbehälter mit Lösungen zur Inaktivierung von Nukleinsäuren, Reihenfolge der Raumreinigung, Reinigungsutensilien, Schulung Keine Trennung prä-pcr und Amplifikation, Kennzeichnung der Materialien HLA: Kontaminationskontrolle Dekontamination: SOP, Wechsel der Lösung Verdünnung/Herstellung der Natriumhypochlorit-Lösung Temperatur des Thermomixers wird mit einem nicht kalibrierten Thermometer erfasst Sabine Schmitt 21

22 PCR 2/6 LightCycler, Thermocycler: keine regelmäßige Wartung, keine Überprüfung des Temperaturprofils Procedere zur Testwiederholung nach Kontamination bzw. Dekontamination ist nicht beschrieben Wasserbäder: nicht qualifiziert, Austausch des Wassers nicht geregelt Neue Primerchargen Keine Prüfung auf Spezifität und Wirksamkeit sowie Abwesenheit hemmender Verunreinigungen Kein Zertifikat des Kit-Herstellers Fehlende Dokumentation der kumulativen Lagerung von Reagenzien bei Raumtemperatur und des wiederholten Einfrierens der Sonden Sabine Schmitt 22

23 PCR 3/6 Lagerung des Extraktionskits an der Heizung Hautberührung der Gefäßöffnung des MM (Nukleasen) Keine Verwendung eines Kühlblocks Keine Durchführung der tägl. Routinetests am COBAS Amplicor, auch kein Logbuch vorhanden Unvollständige Dokumentation der wichtigsten Arbeitsschritte Ungenaue SOP: visuelle Kontrolle der Reaktionsgefäße nach Pipettierschritten, Position der Positiv- und Negativ-Kontrollen Sabine Schmitt 23

24 PCR 4/6 Ungenaue SOP: visuelle Kontrolle der Reaktionsgefäße nach Pipettierschritten, Position der Positiv- und Negativ-Kontrollen Qualität des Isopropanols (ACS-Spezifikation) Zu viel entnommene Proteinaselösung wird ins Vorratsgefäß wieder zurückgegeben Durchführung nicht Herstellerkonform (anstelle 20µl nur 10µl Ansatz) SOP: fehlerhaft, ungenau, unvollständig Elution Buffer ist nicht auf 70 C erwärmt Sabine Schmitt 24

25 PCR 5/6 Bsp. Mängelfeststellung im Inspektionsbericht: Ein Validierungs-Plan bzgl. der Prüfung mittels PCR von PVB19 und CMV unter Verwendung des Testkits der Firma Artus ist nicht vorhanden. Abweichungen von den SOP's bzw. den Packungsbeilagen des Kit- Herstellers werden nicht von dem verantwortlichem Personal bewertet. bei der CMV-Bestimmung dauerte die Denaturierung nur 10 sec, obwohl in der SOP als auch in der Packungsbeilage des Kit-Herstellers 10 Minuten gefordert werden. bei der CMV-Bestimmung sind 10 Zyklen beim Touch-Down laut SOP gefordert; diese sind auch im Programm so hinterlegt, jedoch auf dem LightCycler Quantification Report wird nur 1 Zyklus dokumentiert. Nach Aussage des Firmenvertreters wurde seit der Durchführung der Validierung keine Änderung an den hinterlegten Programmdaten bzw. an der Software durchgeführt. Sabine Schmitt 25

26 PCR 6/6 Bei der PVB19-Bestimmung ist die SOP hinsichtlich der Denaturierungszeit nicht korrekt (10 Minuten statt 10 Sekunden). Für die Probitanalyse wurden 4 Läufe durchgeführt, wobei im 2. Lauf technische Probleme mit dem LightCycler auftraten. Unabhängig davon, dass es keine 3 hintereinander erfolgreichen Läufe gab, wurden Ergebnisse aus dem 2. nicht validen Lauf im 3. Lauf mitberücksichtigt (eine Verdünnung im 3. Lauf war falsch negativ und konnte somit in der Auswertung nicht berücksichtigt werden) Die Dokumentation der Validierungsläufe ist nicht hinreichend transparent. Sabine Schmitt 26

27 Sonstiges Ungenügende Zutrittsbeschränkung Umfassende Änderungskontrolle ist nicht etabliert Verantwortungsabgrenzungsverträge sind unvollständig, erfassen wesentliche Aspekte nicht Validierungen werden (formal) nicht GMP-konform durchgeführt Keine Validierung des Probentransportes Selbstinspektionen werden nicht durchgeführt Sabine Schmitt 27