WeiterbildungSPROGRAMM

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1 WeiterbildungSPROGRAMM Das Weiterbildungszentrum ist eine zentrale Dienstleistungseinrichtung der Freien Universität Berlin. Als Weiterbildungseinrichtung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Freien Universität gegründet, stehen die meisten Angebote inzwischen auch externen Interessierten offen. Im Rahmen von ca Veranstaltungen erreicht das Weiterbildungszentrum jährlich mehr als Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Das Angebot umfasst wissenschaftliche und berufsbezogene Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen vom eintägigen Seminar bis zum mehrjährigen Qualifizierungsprogramm. Einzel- und Teamcoachings und maßgeschneiderte Seminare und Trainings ergänzen das Angebot. Das GASTHÖRER-CARD-Programm offeriert Bildungsinteressierten viele Möglichkeiten für das neben- und nachberufliche Lernen an der Freien Universität Berlin: im regulären Lehrbetrieb wie in einem jährlich 400 Kurse umfassenden Exklusivprogramm mit Schwerpunkt Kunstgeschichte. WEITERBILDUNGSPROGRAMM VERANSTALTUNGSANGEBOTE DES WEITERBILDUNGSZENTRUMS DER FREIEN UNIVERSITÄT BERLIN JANUAR - DEZEMBER 2015 Weiterbildungszentrum Freie Universität Berlin Otto-von-Simson-Str Berlin U-Bahnhof Dahlem Dorf, U3 Kontakt Tel: 030 / / / Fax: 030 /

2 IMPRESSUM HERAUSGEBER Das Präsidium der Freien Universität Berlin Weiterbildungszentrum Verantwortlich Karin Abel LAYOUT Karen Olze, Produkt und Grafik Design Murat Koçyigit Ausführung Angela von der Heyde VERANSTALTER Weiterbildungszentrum der Freien Universität Berlin Januar - Dezember 2015 FOTOS Umschlag: Angela von der Heyde Portraits Team: Sabine Steputat DRUCK Spreedruck Berlin

3 WEITERBILDUNGSPROGRAMM VERANSTALTUNGsangebote DES WEITERBILDUNGSZENTRUMS DER FREIEN UNIVERSITÄT BERLIN januar - Dezember 2015

4 VORWORT 4 Berufsbezogene Weiterbildung EINZEL- UND TEAMCOACHING 6 HOCHSCHULE UND VERWALTUNG 8 Hochschulverwaltung 9 Umwelt- und Energiemanagement 43 IT-Kurse 48 INHOUSE-SCHULUNGEN 76 Veranstaltungen Für Wissenschaftler/Innen 80 Weiterbildungsprogramm für Wissenschaftler/innen 81 Rhoda-Erdmann-Programm 81 Sommeruniversität 81 GESUNDHEIT 82 Gesundheitsförderung 83 LIFE WORK PLANNING/FU/DGB Kooperation 84 Life Work Planning 85 FU / DGB Kooperation 85 Kulturarbeit mit KIndern 102 Kunst und Kinder 103 Leseförderung 103 Angebote für Gasthörer/innen GasthörerCard-Programm 104 GasthörerCard 105 Exklusivprogramme Für Gasthörer/innen 106 GASTHÖRERCARDPROGRAMM / ART 107 Via Artium 107 IT-ANgebot Für Gasthörer/innen 108 PC_Campus 109 Teilnahmebedingungen 110 Anmeldung 113 Impressum 117 FremdSPRACHEN 86 Sprachkurse 87 BIBLIOTHEKEN UND ARCHIVE 96 Weiterbildung für Beschäftigte in öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken 97 Bibliotheksmanagement 97 Archive im Informationszeitalter 97 Archive für Einsteiger - Einführung in Grundlagen und Grundbegriffe der Archivarbeit 98 Gestern Kollege heute Vorgesetzte/r Managementseminar für (zukünftige) Führungskräfte in Bibliotheken 98 Nachqualifizierung von Bibliotheksbeschäftigten zu Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste 99 Management im Kulturbereich 100 Management im Kunstmarkt 101 Museumsmanagement / Museumsmanagement für Volontär/innen 101

5 Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter, Kinder, lernt nicht, sonst müsst ihr später arbeiten. Um dieses Wort von Heinrich Zille zu befolgen, ist es für Sie zu spät. Zum Glück! Ich freue mich, dass wir gemeinsam an der Freien Universität Berlin arbeiten können. Hier sind Arbeiten und Lernen miteinander verbunden. Ein besonderer Reiz, an der Freien Universität Berlin tätig zu sein, besteht darin, dass man vielfältige Möglichkeiten hat, sich weiterzubilden. Das Weiterbildungszentrum der Freien Universität Berlin legt mit Foto: Bernd Wannenmacher dem Bildungsprogramm für das Jahr 2015 wieder ein Angebot mit neu konzipierten Seminaren und aktualisierten Veranstaltungen vor. Die Seminarausschreibungen verweisen darauf, welche Zielgruppen erreicht werden sollen und welche Kompetenzen Sie erwerben können. Damit soll Ihnen erleichtert werden, aus der Vielfalt der angebotenen Seminare die für Sie geeigneten Veranstaltungen auszuwählen. Zugleich wird den Bildungsreferentinnen und Bildungsreferenten die Möglichkeit gegeben, Sie zielgerichtet zu beraten. Die methodische Vielfalt und die Praxis- und Transferorientierung der Angebote ermöglichen eine Form der Qualifizierung, die an Ihrem individuellen Bedarf ausgerichtet ist. Berufliche Weiterbildung gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre professionellen und persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln. Bitte nutzen Sie diese Gelegenheit! Allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern wünsche ich informative Veranstaltungen in einer anregenden Atmosphäre. Prof. Dr. Klaus Hoffmann-Holland Vizepräsident der Freien Universität Berlin Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen der Freien Universität Berlin, liebe Kooperationspartner! Mit dem vorliegenden Bildungsprogramm für das Jahr 2015 bieten wir Ihnen eine ganze Reihe neuer und aktualisierter Veranstaltungen, die Ihnen die Möglichkeit eröffnet sich systematisch zu qualifizieren. Die Veranstaltungen tragen zur fachlichen, methodischen und persönlichen Entwicklung bei: so wird z.b. aktuell über hochschulspezifische Veränderungen informiert, Innovationen werden angeregt, Fähigkeiten zur teaminternen und teamübergreifenden Zusammenarbeit werden gestärkt. Auf folgende Veranstaltungen möchten wir Sie besonders aufmerksam machen: Neu sind die Veranstaltungen für Führungskräfte zu aktuellen Fachthemen sowie zu Fragen der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Gestaltung von Veränderungsprojekten. Auch die Veranstaltungsreihe Öffentliche Finanzwirtschaft in Hochschulen für Beschäftigte, die Verwaltungsaufgaben wahrnehmen, wurde neu konzipiert. Veranstaltungen zum Selbstmanagement ergänzen das Angebot für diese Zielgruppe. Seminare zu Fragen der IT-Sicherheit werden verstärkt angeboten. Die Differenzierung der IT-Seminare nach Zielgruppen wurde ebenfalls ausgebaut. Die Veranstaltungen im Bibliotheksbereich informieren über Folgen der Digitalisierung und bieten Veranstaltungen zur gezielten Qualifizierung der Beschäftigten in diesem Feld. Inhouse-Schulungen zu allen für Sie und Ihren Bereich relevanten Themen können ebenso wie Einzel- oder Teamcoachings vereinbart werden. Der Internetseite des Weiterbildungszentrums entnehmen Sie bitte alle Veranstaltungen: Die Beschäftigten des Weiterbildungszentrums wünschen Ihnen informative Veranstaltungen, Freude beim Lernen und dem Austausch mit Expertinnen und Experten der Freien Universität Berlin sowie den Gästen aus anderen Hochschulen sowie Forschungs- und Kultureinrichtungen. Karin Abel Leiterin des Weiterbildungszentrums 4 Vorworte VORwortE 5

6 Einzel und Teamcoaching EINZEL- UND TEAMCOACHING Coaching ist ein individuelles Beratungsangebot. Ziel ist es Führungskräfte und Teams auf die Wahrnehmung neuer Aufgaben vorzubereiten oder bei der Aufgabenwahrnehmung zu unterstützen. Die Reflexion und Entwicklung eigener Stärken sowie die Entwicklung von Handlungsmöglichkeiten in neuen, herausfordernden Situationen tragen zur Lösung von konkreten Aufgabenstellungen bei. Typische Fragestellungen: Vorbereitung auf eine neue Führungsaufgabe Strategische Planung Leitung von Veränderungsprojekten Aufbau neuer Organisationseinheiten (z.b. Institute, Forschungsverbünde, etc.) Verbesserung der teaminternen und teamübergreifenden Zusammenarbeit Karriereplanung im Wissenschaftsbereich. Dienstleistung des Weiterbildungszentrums Einzelcoaching Das Weiterbildungszentrum vermittelt erfahrene Coaches. Zunächst werden 3 Sitzungen à 1,5 Zeitstunden zur Verfügung gestellt. Nach der Auswahl des geeigneten Coaches durch den/die Coachee regelt das Weiterbildungszentrum die vertraglichen Angelegenheiten. Teamcoaching Vermittlung von geeigneten Coaches. Das Angebot für Teams umfasst zunächst 1-2 Tage. Nach einer ersten Auftragsklärung und der Sichtung der Angebote von geeigneten Coaches wird der Auftrag durch die Führungskraft des anfragenden Bereichs und die Vertreter/in des Weiterbildungszentrums erteilt. Zielgruppen Einzelcoaching für erfahrene Professor/innen Einzelcoaching für neu berufene Professor/innen Einzelcoaching für Leitungskräfte der Freien Universität, die neu in ihrer Funktion sind oder Veränderungsprojekte verantworten Teamcoaching für Projekt- und Arbeitsgruppen im Rahmen von Teamentwicklungs- und Veränderungsprozessen. Alle Informationen im Zusammenhang mit den Anfragen und der Durchführung von Coachings werden vertraulich behandelt. Leiterin Weiterbildungszentrum Karin Abel Tel: 030 / Mail: 6 Abschnitt EINZEL- UND TEAMCOACHING 7

7 HOCHSCHULE UND VERWALTUNG Fortbildung für Mitarbeiter/innen der Freien Universität Berlin Die Veranstaltungen dieses Bereichs richten sich in erster Linie an Mitarbeiter/innen der Freien Universität Berlin. Sie vermitteln praxisbezogene Kenntnisse und Kompetenzen für eine erfolgreiche Bewältigung veränderter Anforderungen am Arbeitsplatz. Anmeldungen externer Interessent/innen können berücksichtigt werden. Eine Teilnahme ist für Externe gebührenpflichtig. Neben den im Weiterbildungsprogramm angebotenen Veranstaltungen bietet das Weiterbildungszentrum den Bereichen (z.b. Fachbereichsverwaltungen oder Referaten der Verwaltung) die Möglichkeit, entsprechend dem Weiterbildungsbedarf Veranstaltungen für die Mitarbeiter/innen direkt zu verabreden, beispielsweise auch als Inhouse-Schulung in Ihrem Bereich. Wenden Sie sich bei Interesse an uns! Neuer Zertifikatslehrgang für Beschäftigte der Freien Universität Berlin Fachbeschäftigte/r in der Hochschulverwaltung Am startet der zweite Durchgang des Zertifikatskurses. Er richtet sich an Personen, die schwerpunktmäßig Sachbearbeitungsfunktionen oder verwaltende Tätigkeiten ausüben, sei es beispielsweise in Studien- und Prüfungsbüros, in der Fachbereichsverwaltung, in der ZUV oder in Sekretariaten. Entscheidend ist die aktuelle Vielschichtigkeit der Aufgabengebiete, die dabei über klassische Sekretariatsaufgaben deutlich hinausgehen müssen. Die Absolventinnen und Absolventen des Weiterbildungslehrgangs sollen dazu qualifiziert werden, Tätigkeiten auf der Ebene des gehobenen Dienstes übernehmen zu können. Um nicht zuletzt auch den unterschiedlichen Interessenlagen gerecht zu werden, können einzelne Module von Beschäftigten besucht werden, die ihr Wissen aktualisieren bzw. spezifische Kompetenzen erweitern wollen. Die Frist für eine Bewerbung zum kompletten Lehrgang ist bereits abgelaufen. Sie können sich aber noch für einzelne Module anmelden. Für das 4. Quartal 2015 ist außerdem der Start eines weiteren Durchgangs geplant. Weitere Informationen erhalten Sie hier: bzw. bei Nicholas Hübner: Tel.: 030 / HOCHSCHULVERWALTUNG 9

8 Veranstaltungen für Führungskräfte Fachkompetenz KOmpaktkurse Arbeitsrecht für Führungskräfte HFF 01 Regina Adolphs, Michael Schmidt-Reimer 1 Termin (4 Dstd.): Fr, , Uhr Kosten: 150,- für Externe (für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei) Zielgruppe: Führungskräfte aus allen Bereichen der Hochschulen Die Teilnehmer/innen erhalten einen fundierten Einblick in die grundlegenden Rahmenbedingungen des lndividualarbeitsrechts. Anhand von Fallbeispielen aus der aktuellen Rechtsprechung der Arbeitsgerichtsbarkeit erwerben die Teilnehmer/innen Kenntnisse über Arbeitsverträge, Arbeitsverhältnisse bis hin zu Kündigungsformen und -gründen einschließlich des Kündigungsschutzverfahrens. Die Führungskräfte kennen alle relevanten Bestimmungen und berücksichtigen diese. Arbeitsvertrag und Arbeitsverhältnis Abschluss, Form und Inhalt des Arbeitsvertrages Befristete Arbeitsverträge Teilzeitarbeitsverhältnisse Pflichten und Rechte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber aus dem Arbeitsverhältnis Beiderseitige Haupt- und Nebenpflichten Sanktionen bei Verstößen (insbes. Abmahnung und Kündigung bei Schlecht- bzw. Minderleistung des Arbeitnehmers) Versetzung, Umsetzung Kündigung und Kündigungsschutz, Kündigungserklärung und -fristen, Außerordentliche Kündigung, Änderungskündigung Kündigungsgründe nach dem Kündigungsschutzgesetz: Gründe in der Person des Arbeitnehmers Verhaltensbedingte Gründe Dringende betriebsbedingte Gründe Beteiligung des Personalrats vor der Kündigung Besonderer Kündigungsschutz Aufhebungs- bzw. Auflösungsverträge einschließlich möglicher sozial-versicherungsrechtlicher Auswirkung Methoden Kurzreferat, Diskussion, Fallstudien Einstellungsverfahren im Überblick - Aktuelle Regelungen HFF 02 Falko Warnke, Angelika Wringe 1 Termin (2 Std.): Mi, , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Zielgruppe: Führungskräfte, die regelmäßig Einstellungsverfahren durchführen oder daran beteiligt sind. Die richtige Person, zur richtigen Zeit, am richtigen Platz. Das ist das Ziel professioneller Einstellungsverfahren. Voraussetzung dafür ist ein gutes Einstellungs- und Auswahlverfahren von der Ausschreibung bis zur endgültigen Einstellung. Die Führungskräfte kennen die gesetzlichen/tarifrechtlichen Regelungen sowie die speziellen internen Regelungen an der Freien Universität Berlin. Stellenbeantragung: Handelt es sich um eine Wieder-oder Neubesetzung; Anforderungen / Voraussetzungen festlegen / Ausschreibungstext formulieren / Beteiligung der Interessenvertretungen Bewerbungsverfahren: Bewerbersichtung / Kriterien festlegen / Vorstellungsgespräche / Auswahlbegründung / Absagetext Einstellungsverfahren: Welche Unterlagen werden benötigt? Wo finde ich die Einstellungsanträge und Unterlagen? Wer muss beteiligt werden? Mittelfreigabe/Weiterleitung an die Personalstelle Methoden Kurzvortrag, Diskussion Ausgründungen fördern - Angebote, HFF 03 rechtliche Rahmenbedingungen und Verwaltungsprozesse Kooperation mit Profund Aneta Bärwolf, Steffen Terberl 1 Termin (2 Std.): Do, , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Gründer/innen aus der Wissenschaft sind im Prozess der Ausgründung vielfach auf die Nutzung von Personal, Schutzrechten (Urheberrechte, Patente) und Infrastruktur (Labore, Geräte, IT-Infrastruktur) der Hochschule angewiesen. Damit verbunden sind sowohl bestimmte Prozessabläufe innerhalb der Hochschule als auch förder-, steuer- und beihilferechtliche Fragestellungen, die in den verschiedenen Organisationseinheiten der Hochschule berücksichtigt und bewertet werden müssen. Die Informationsveranstaltung bietet einen Überblick über diese relevanten Aspekte sowie verschiedene, für die Hochschulverwaltung relevante Arbeitsprozesse. 10 HOCHSCHULVERWALTUNG HOCHSCHULVERWALTUNG 11

9 Die Teilnehmer/innen sind für das regulatorische Umfeld, insbesondere das Beihilfen-, Förderund Steuerrecht, sensibilisiert. Sie kennen das Angebot für Gründerinnen und Gründer aus der Wissenschaft und sind mit denjenigen Standardprozessen vertraut, in die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Hochschulverwaltung sowie der Fachbereichsverwaltungen involviert sind. In der Folge werden sowohl die Förderung von Ausgründungen als auch die Verwaltungsarbeit in diesem Themenbereich erleichtert. Gründungsvorhaben: Was gilt als (Aus-) Gründung? Warum besitzen Ausgründungen eine wichtige Funktion für Universitäten? Welche Fördermöglichkeiten gibt es an der Freien Universität Berlin? förder-, steuer- und beihilferechtlich relevante Prozesse Handreichungen und Ansprechpartner Methoden Vortrag, Diskussion, ggf. Film Betriebe gewerblicher Art - Steuerliche Verpflichtungen HFF 04 N.N. 1 Termin (2Std.): wird auf unser Homepage bekannt gegeben Veranstaltungsort: WBZ Kosten: 40,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin Zielgruppe: Führungskräfte der Verwaltung, die in ihrem Arbeitsbereich mit Fragestellungen zu Betrieben gewerblicher Art befasst sind oder befasst sein werden. Die Freie Universität Berlin nimmt nicht nur hoheitliche Aufgaben wahr, sondern unterhält auch Einrichtungen, mit denen sie sich wirtschaftlich betätigt und die der Erzielung von Einnahmen dienen. Diese so genannten Betriebe gewerblicher Art (BgA) unterliegen der Besteuerung mit Körperschafts-, Umsatz-und ggf. Gewerbesteuer. In dieser Veranstaltung erfahren Sie, was einen BgA kennzeichnet und welche steuerlichen Verpflichtungen sich aus der jeweiligen Betätigung des BgA ergeben. ziele Überblick über die steuerrechtlichen Grundlagen gewinnen Anforderungen an den eigenen Arbeitsbereich kennen Themen Merkmale eines BgA Aufzeichnungs-und Erklärungspflichten (Grundzüge) Körperschafts-, Kapitalertrags-, Gewerbe- und Umsatzsteuer Methoden Vortrag und Diskussion 12 HOCHSCHULVERWALTUNG Führungs-, Methoden- und Sozialkompetenzen Arbeitsprozesse analysieren und optimieren HFM 01 Pascale Meyer 2 Termine (8 Dstd.): Mo, / Do, , Uhr Kosten: 280,- für Externe (190,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) An komplexen Arbeitsprozessen sind oft verschiedene Menschen beteiligt. Schnittstellen entstehen. Der Umgang mit ihnen ist nicht immer ganz einfach. Im Workshop reflektieren Sie Ihre Arbeitsprozesse unter Berücksichtigung von Schnittstellen. Sie entwickeln neue Handlungsoptionen und Lösungsmöglichkeiten. Dabei bauen Sie Ihre Selbstreflexionsfähigkeit sowie Ihr Verständnis für die Herausforderungen im Umgang mit Arbeitsprozessen und ihren Schnittstellen aus. Sie beschreiben und analysieren einen Ihrer Hauptarbeitsprozesse und erarbeiten mögliche Prozessoptimierungsschritte. Sie entwickeln ein Verständnis für Schnittstellen und deren Herausforderungen und entwickeln Lösungsansätze für Schnittstellenprobleme. Sie reflektieren und bauen Ihre eigenen Kompetenzen im Umgang mit Arbeitsprozessen aus. Welche Arbeitsprozessoptimierungen können wo wie initiiert werden? Was sind Schnittstellen? Welche Probleme können weshalb an Schnittstellen entstehen? Wie gehe ich mit unterschiedlichen Kollegen an Schnittstellen um? Wie führe ich schwierige Gespräche mit ihnen? Wie könnte ich mit Widerstand umgehen? Methoden Kleingruppenarbeiten, Diskussionen, Rollenübungen, Theoretischer Input, kollegiale Beratung Führungskompetenz entwickeln HFM 02 Jutta Wepler 3 Termine (8 Dstd.): Do, , Uhr, Do, 7.5./ , Uhr Kosten: 280,- für Externe (190,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Sie leiten seit kurzem ein Team oder einen Bereich und führen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In dieser Funktion sorgen Sie dafür, dass eine Vielzahl an komplexen Aufgaben in guter Qualität termingerecht erledigt wird. Als Führungskraft sind Sie auch verantwortlich für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die oft über Zeitdruck klagen oder sich nicht ausreichend informiert fühlen. Und nicht zuletzt müssen Sie auch für sich selbst sorgen. Aktives Steuern und HOCHSCHULVERWALTUNG 13

10 Eingreifen als Führungskraft ist oft ein Balanceakt zwischen unterschiedlichen Anforderungen, Rollen und Erwartungen, nicht nur in schwierigen Situationen. In diesem Workshop reflektieren Sie am ersten Tag Ihre Rolle als Führungskraft und erhalten dazu Feedback, Anregungen und Tipps. Die beiden halben Tage dienen dem Austausch und der Übung: das Instrument der Kollegialen Beratung ermöglicht Ihnen neue Sichtweisen; in Rollenübungen trainieren Sie neue Handlungsoptionen für Ihre Führungstätigkeit. Reflexion der eigenen Führungspersönlichkeit und Führungspraxis Feedback zu Ihrer Wirkung als Führungskraft Eigene Stärken fokussieren und neue Anker für den Führungsalltag setzen Umgang mit unterschiedlichen Erwartungen und Rollenvielfalt Kompetenz für schwierige Führungsgespräche erweitern Führungstools für aktuelle Herausforderungen Einführung in die Kollegiale Beratung Die genannten Punkte bilden den inhaltlichen Rahmen. Der Workshop ist praxisorientiert und beinhaltet Fallstudien und Übungen, bei denen Ihre Themen und Anliegen im Mittelpunkt stehen. Methoden Kurzvortrag, Diskussion, Fallstudien, Übungen Kritikgespräche konstruktiv führen HFM 03 Jutta Wepler 1 Termin (4 Dstd.): Mo, , Uhr Kosten: 160,- für Externe (120,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Ein wesentlicher Teil von Führungsarbeit sind Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kritische Rückmeldung muss dabei ebenso wie Anerkennung ausgedrückt werden können. Fehler oder unerwünschtes Verhalten sollten dabei so sachlich und konstruktiv angesprochen werden, dass die Betroffenen ihr Gesicht wahren können und eine Verhaltensänderung vornehmen. Die Vorbereitung auf das Gespräch: die eigene innere Haltung überprüfen Wahrnehmung und Interpretation differenzieren Person und Sache trennen einen positiven Rahmen schaffen Durchführung eines Kritikgespräches: Augenhöhe schaffen Sachverhalt und Auswirkungen ohne Wertung beschreiben die Sichtweise des Gegenübers erkunden Optionen für die Zukunft entwickeln verbindliche Vereinbarungen treffen Das Seminar ist sehr praxisnah als Übungsfeld für Ihre alltäglichen Herausforderungen angelegt. Methoden Kurzvortrag, Diskussion, Übungen, Fallstudien Erfolgreich Veränderungsprojekte gestalten HFM 04 Pascale Meyer 2 Termine (8 Dstd.): Mo, 6./ , Uhr Kosten: 280,- für Externe (190,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Veränderungsprozesse sind komplexe Vorhaben, bei welchen ein Wissen um Werkzeuge aus dem Projektmanagement hilfreich ist. Immer wieder bergen auch die menschlichen Aspekte wie z.b. Widerstände gegenüber der Veränderung ihre Herausforderungen. Im Workshop reflektieren Sie einen anstehenden oder bereits begonnenen Veränderungsprozess Ihres (Fach-)Bereichs oder Ihrer Abteilung/Ihres Referates. Sie erhalten Einblick in die unterschiedlichen Prozessphasen bei Veränderungsprozessen und entwickeln mögliche Herangehensweisen Dabei entwickeln Sie auch Ihre eigene Haltung sowie Ihre Kommunikationsstrukturen weiter - die einen Einfluss auf solche Prozesse ausüben. Im Seminar lernen Sie Instrumente aus dem Projektmanagement kennen, die für Veränderungsprozesse hilfreich sein können. analysieren Sie konkrete Veränderungsprozesse Ihres Arbeitsalltages. entwickeln Sie ein Verständnis für die verschiedenen Phasen bei Veränderungsprozessen und erarbeiten mögliche Strategien für einen erfolgreichen Veränderungsprozess. entwickeln Sie Lösungsmöglichkeiten für den Umgang mit Widerstand. reflektieren und bauen Sie Ihre eigenen Kompetenzen im Umgang mit Veränderungsprozessen aus. 14 HOCHSCHULVERWALTUNG HOCHSCHULVERWALTUNG 15

11 Welche Instrumente aus dem Projektmanagement sind für Veränderungsprozesse nützlich bzw. hilfreich? Welche Phasen gibt es in einem Veränderungsprozess und worauf ist dabei zu achten? Welche Arten von Widerstand und welche Umgangsmöglichkeiten damit gibt es? Methoden Kleingruppenarbeiten, Diskussionen, Rollenübungen, Theoretischer Input, kollegiale Beratung Besprechungen und Sitzungen effektiv leiten HFM 05 Ragna Lienke 1 Termin (4 Dstd.): Mo, , Uhr Kosten: 160,- für Externe (120,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Zielgruppe: Führungskräfte aus allen Bereichen der Hochschulen Kennen Sie das? Besprechungen und Teamsitzungen ziehen sich ewig hin. Am Schluss stehen Sie auf und es wurden keine Ergebnisse erzielt. Maßnahmen, die vereinbart wurden, werden nicht umgesetzt. Aufgabe der Sitzungsleitung ist es, Besprechungen verantwortlich zu gestalten und sicherzustellen, dass Ergebnisse und Lösungen erarbeitet werden, die von allen mitgetragen werden und dies auch noch schnell, in einem vorher begrenzten Zeitrahmen. Ziel des Seminars ist es, ergebnisorientierte Methoden der Sitzungsleitung kennenzulernen, zu erproben und auf ihre Handhabbarkeit im Alltag zu prüfen. Moderation als Leitungsinstrument im Führungsalltag Ideen entwickeln Mitarbeitende einbinden Verantwortung delegieren und effektiv kontrollieren Rolle und Aufgaben von Moderation und Sitzungsleitung Teamsitzungen effektiv gestalten Methoden Kurzvortrag, Diskussions, Fallstudien, Übungen Kollegiale Beratung HFM 06 Pascale Meyer 4 Termine: 4 Termine auf Anfrage Kosten: 190,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin Zielgruppe: Führungskräfte aus allen Bereichen der Hochschule Erfahrene Führungskräfte ebenso wie Newcomer kommen in der Führungsposition immer wieder in Situationen, in denen sie neue Aufgaben bewältigen müssen und dazu ihr Vorgehen sehr sorgfältig abwägen möchten. Als direkt Involvierte sind oft heimliche Agenden und versteckte Muster nicht unmittelbar sichtbar. Trotz intensiver Reflexion bleiben möglicherweise blinde Flecken vorhanden. Der Austausch mit anderen Führungskräften unterstützt Sie dabei, diese unbewussten Einflüsse und Mechanismen sichtbar zu machen. Sie erhalten Inspirationen bei der Entwicklung von Lösungswegen und Unterstützung im Umgang mit Belastungen. ZIELE Methode der Kollegialen Beratung kennenlernen und erproben Situationen aus Ihrem Arbeitsalltag in der Kleingruppe beraten, um umsetzbare und rollenangemessene Lösungen zu entwickeln. METHODEN Referat, Diskussion, Fallstudien, Übungen Schwierige Gespräche mit psychisch auffälligen Mitarbeitern GF 18 Imke König 2 Termine: Mo, Di 9./ , Uhr Veranstaltungsort: Unfallkasse Berlin Kosten: Für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei. Kooperationsseminar mit der Unfallkassse Berlin und dem Institut für Betriebliche Suchtprävention Berlin e.v. Psychische Belastungen in der Arbeitswelt und im außerbetrieblichen Bereich nehmen immer mehr zu. Führungskräfte, Personalverantwortliche und betriebliche Helfer sind immer häufiger mit psychischer Instabilität, Krankheitsbildern wie Depressionen, Angststörungen oder psychischen Belastungsreaktionen bei z.b. Krebserkrankungen oder chronischem Schmerz konfrontiert. Psychische Erkrankungen führen zu immer mehr Arbeitsunfähigkeitstagen. Dabei erzeugen lange Wartezeiten und oft unnötig lange Behandlungszeiten hohe Ausfallkosten und erschweren die Reintegration. Wo hört der normale Stress auf normal zu sein? Wann sind Konflikte nicht mehr normal? Wie können Führungskräfte, aber auch nebenamtliche und professionelle Berater/innen mit psychisch erkrankten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ins Gespräch kommen? Wie kann man 16 HOCHSCHULVERWALTUNG HOCHSCHULVERWALTUNG 17

12 beurteilen, ob die Behandlung gut verläuft? Darf man diese Mitarbeiter/innen überhaupt mit Themen wie Rückkehr in den Beruf oder Informationen aus dem Betrieb belasten? Schwerpunkte Psychosoziale Probleme in der Arbeitswelt welche Rolle spielt der Betrieb? Psychische Auffälligkeiten und Symptome psychischer Erkrankungen Therapiemöglichkeiten und -angebote Lösungsorientierte Intervention und Gesprächsführung bei betroffenen Mitarbeitern aus verschiedenen Rollen heraus. Schwierige Gesprächssituationen Wiedereingliederungsmanagement und betriebliche Integration Veranstaltungen für Beschäftigte Die Veranstaltungen richten sich an Sachbearbeiter/innen sowie Beschäftigte, die derzeit und zukünftig mit einschlägigen Verwaltungsaufgaben betraut sind. In Fällen, in denen darüber hinaus spezielle Beschäftigtengruppen angesprochen sind, wird dies explizit gekennzeichnet. Unfallkasse Berlin, Herr Felberg, Tel.: 030 / , Anmeldung für alle Seminare ab sofort bis spätestens vier Wochen vor Beginn der jeweiligen Veranstaltung FACHKOMPETENZEN HAUSHALT & MITTELBEWIRTSCHAFTUNG Die 3 Veranstaltungen im Einführungsteil richten sich an Beschäftigte, zu deren Aufgaben Aspekte der Haushalts- und Mittelbewirtschaftung bzw. der Abrechnung gehören. Besondere Kenntnisse werden hier nicht vorausgesetzt. In Teil 2 Vertiefung werden die Kenntnisse aus dem Einführungsteil vorausgesetzt, wobei der vorherige Besuch nicht zwingend notwendig ist, sofern die entsprechenden Kenntnisse bereits vorhanden sind. In Teil 3 Spezielle Aspekte werden wiederum die Kenntnisse der ersten beiden Teile vorausgesetzt. Die Veranstaltungen in Teil 3 richten sich ausschließlich an Personen, die mit den entsprechenden Aufgaben in ihrer Praxis betraut sind oder aber in nächster Zeit betraut werden sollen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an Nicholas Hübner 18 Hochschulverwaltung Hochschulverwaltung 19

13 Einführung in die Haushalts- und Mittelbewirtschaftung Einführung in die Haushaltswirtschaft an Hochschulen: HFA 01 / HFA 02 Grundlagen des Haushalts der Freien Universität Günter Brombosch HFA 01: 2 Termine (8 Dstd.): Do/Fr, 12./ , Uhr HFA 02: 2 Termine (8 Dstd.): Do/Fr, 19./ , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Mit diesem Einführungsseminar in die Haushaltswirtschaft an der Freien Universität bekommen Sie einen ersten Zugang zu der komplexen Thematik. Es werden keine Grundkenntnisse vorausgesetzt. Zur weiteren Vertiefung empfehlen wir - je nach Tätigkeitbereich - den Besuch von Meine Befugnisse im Umgang mit dem Haushaltsplan als Sachbearbeiter/in, Haushaltswirtschaft für Praktiker/innen, zur Drittmittelverwaltung und nicht zuletzt zur Kosten/Leistungsrechnung. Das Weiterbildungszentrum berät Sie dazu gerne! Sie erhalten eine erste Übersicht und verstehen zentrale Begriffe und Strukturelemente der Haushaltswirtschaft an der Freien Universität. System der dezentralen Fach- und Ressourcenverwaltung Rechtsgrundlagen der Haushaltswirtschaft Strukturdaten, Aufbau und Gliederung des Haushaltsplans der Freien Universität Berlin Leistungsbezogene Planaufstellung und -ausführung mit beweglicher Haushaltsführung Wirkung des Haushaltsplans mit der Ermächtigung zur Bewirtschaftung Zuständigkeiten und Handlungsvollmachten der Entscheidungsträger Befugnisse und Verantwortungsträger Bewirtschaftung der Einnahmen mit Veränderung von Ansprüchen Bewirtschaftung der Ausgaben Steuerungsmaßnahmen im Rahmen der flexiblen Haushaltswirtschaft Meine Befugnisse im Umgang mit dem Haushaltsplan HFA 03 / HFA 04 als Sachbearbeiter/in Günter Brombosch HFA 03: 1 Termin (4 Dstd.): Mi, , Uhr HFA 04: 1 Termin (4 Dstd.): Fr, , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Sicherheit im Umgang mit den genannten Befugnissen gewinnen Inhalt Die Teilnehmer/innen lernen die wesentlichen Regelungen und Handlungsvollmachten im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung von Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen kennen. Hierzu gehören insbesondere die Wahrnehmung der Wirtschafterbefugnisse - Anordnungsbefugnis und Befugnis zur rechtsgeschäftlichen Vertretung der FU Berlin - sowie die der Feststellungsbefugnisse, speziell die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, mit den daraus resultierenden Verantwortlichkeiten. Externe und interne Steuerungselemente der Freien Universität: HFA 05 Hochschulverträge - leistungsabhängige Mittelvergabe - Zielvereinbarungen Andrea Syring 1 Termin (2 Dstd.): Di, , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Zielgruppe: Alle an Fragen der Hochschulsteuerung und Hochschulfinanzierung interessierten Beschäftigten der Freien Universität Berlin. Mit dem gegenwärtigen Hochschulvertrag werden die Rahmenbedingungen für die Hochschulfinanzierung bis 2017 gesetzt. Dabei sind die Verfahren der Mittelzuweisung an die Hochschulen verändert worden. Der Grundgedanke, dass der größte Teil des Zuschusses von messbaren Leistungen der Hochschulen abhängig gemacht wird, ist erhalten geblieben; aber es hat Änderungen bei den Indikatoren gegeben. Das Grundprinzip Vergütung lautet Leistungsmenge x Refinanzierungsbeträge, wobei Zielzahlen als Rahmen mit dem Land vereinbart wurden. Die externen Steuerungssysteme werden FU-intern durch Instrumente wie z.b. Zielvereinbarungen und die leistungsabhängige Mittelvergabe umgesetzt; letztere wurden in 2013 ebenfalls neu verhandelt. Sie erhalten einen Überblick und ein grundlegendes Verständnis für die Zusammenhänge zwischen dem Finanzierungsmodell des Landes Berlin, den wichtigsten vertraglichen Verpflichtungen der Universität, deren Umsetzung in Zievereinbarungen und den damit verbundenen Auswirkungen auf FU interne Handlungsfelder. Die wesentlichen vertraglichen Verpflichtungen der Freien Universität werden vorgestellt. Das Finanzierungsmodell im Land Berlin wird erklärt. Die Umsetzung über Zielvereinbarungen und das Modell zur leistungsabhängigen Mittelvergabe werden erläutert. Die Auswirkungen des Vertrages für FU-interne Handlungsfelder (Mittelzuweisung, Festlegung der Studienplatzzahlen, Zulassungsstrategie usw.) werden diskutiert. 20 Hochschulverwaltung Hochschulverwaltung 21

14 Haushalt und Mittelbewirtschaftung Vertiefung Haushaltswirtschaft für Praktiker/innen HFA 06 / HFA 07 N.N. HFA 06: 2 Termine (6 Dstd.): wird auf unserer Homepage bekannt gegeben HFA 07: 2 Termine (8 Dstd.) wird auf unserer Homepage bekannt gegeben Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Dieser Kurs wendet sich an Mitarbeiter/innen aus den Fachbereichen und der Verwaltung, die mit Aufgaben der Haushaltswirtschaft oder der Rechnungsbearbeitung befasst sind. Ziel der Veranstaltung ist es, praxisnah die geltenden Haushaltsregelungen an der Freien Universität Berlin auf Grundlage der Landeshaushaltsordnung (LHO) sowie der speziellen FU-internen Regelungen für die Haushaltswirtschaft zu vermitteln. Grundlagen der Haushaltswirtschaft u.a.: Wesentliche Grundzüge der Haushaltswirtschaft, Wirtschaftlichkeit- und Sparsamkeit 70 AV LHO; Befugnisse und Verantwortlichkeiten (Zeichnungsbefugnisse: Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und Anordnungsbefugnis; Umgang mit Zahlungsanordnungen) Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung HFA 08 / HFA 09 Martin Hartmann HFA 08: 1 Termin (2 Dstd.): Mo, , Uhr HFA 09: 1 Termin (2 Dstd.): Di, , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Seit 2009 wird neben der Haushaltswirtschaft eine Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) für die Verwaltungs- und Servicebereiche der Freien Universität geführt. Die KLR bildet eine wichtige Grundlage für zukunftsbezogene Steuerungsentscheidungen und ist Basis für ein aussagekräftiges Berichtswesen und ein wirksames Kosten-Controlling an der FU. Neben dem allgemeinen Überblick zur KLR wird auch auf deren Besonderheiten an der Freien Universität Berlin eingegangen. Sie erhalten einen Überblick über die, und Methoden der Kosten- und Leistungsrechnung für öffentliche Einrichtungen. - Teilgebiete des Rechnungswesens - der Kosten- und Leistungsrechnung - Elemente der Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung - Wesentliche Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung Vollkostenrechnung Teilkostenrechnung Projektkostenrechnung - KLR an der Freien Universität Berlin und Nutzen der KLR an der FU Berlin Ergebnisse der KLR KLR-Organisation an der FU Berlin IT-Verfahren für die KLR an der FU Berlin Spezielle Aspekte der Haushalts- und Mittelbewirtschaftung Drittmittelverwaltung HFA 10 / HFA 11 Katharina Schweers HFA 10: 2 Termine (4 Dstd.): Do, 16./ , Uhr HFA 11: 2 Termine (4 Dstd.): Di, 29.9./ , Uhr Kosten: Die Veranstaltung ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Dieser Kurs soll über wichtige Fragen und Probleme informieren, die sich erfahrungsgemäß im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten ergeben. Neben der Darstellung der Grundsätze und Verfahren der Drittmittelbearbeitung werden auch aktuelle praktische Fragen behandelt. Grundkenntnisse des Haushaltsrechts und der Haushaltswirtschaft werden vorausgesetzt. Sofern diese nicht vorhanden sind sollten zunächst unbedingt die entsprechenden Einführungsveranstaltungen zum Haushalt besucht werden (das Weiterbildungszentrum berät Sie dazu gerne!). Für die Bearbeitung von Mitteln aus der Exzellenzinitiative wird je nach Bedarf eine gesonderte Schulung angeboten. Vertiefung der Kenntnisse und Erlangung von mehr Sicherheit in der Abrechnung von Drittmitteln. Zuwendung an die Freie Universität Zuwendung an Wissenschaftler/innen (persönliche Zuwendung) Einstellung von Mitarbeiter/innen in Drittmittelprojekten Mitarbeit von Beschäftigten der Freien Universität Haushaltswirtschaft (Einnahmen, Ausgaben, Verwahrkonten, Unterkonten) Verwendungsnachweise 22 Hochschulverwaltung Hochschulverwaltung 23

15 Steuerliche Behandlung von Rechnungsvorgängen HFA 12 / HFA 13 / HFA 14 Michael Hierl, Bettina Schmeing HFA 12: 1 Termin (2 Dstd.): Do, , Uhr HFA 13: 1 Termin (2 Dstd.): Do, , Uhr HFA 14: 1 Termin (2 Dstd.): Do, , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Umsatzsteuer, also die Frage der Steuerpflichtigkeit von Umsätzen und wirtschaftlichen Aktivitäten, hat in den letzten Jahren auch an der Freien Universität Berlin an Bedeutung gewonnen. Als explizit anwendungsbezogener Kurs wendet er sich an TeilnehmerInnen, die im Arbeitsalltag mit der Einwerbung, Verwaltung und Bewirtschaftung von Mitteln zu tun haben. Sie erhalten einen klaren und verständlichen Einblick in die komplexe Materie der Umsatzsteuer ( Mehrwertsteuer ). Inhalt - Warum muss sich die Freie Universität mit der Umsatzsteuer beschäftigen? - Was ist bei einer Rechnung aus dem Ausland steuerlich zu beachten? - Was ist ein Intrastatbogen und wann muss dieser ausgefüllt werden? - Wann muss ich Rechnungen stellen und was ist dabei zu beachten? - Beantwortung praxisbezogener Fragen Umso praxisnah wie möglich zu sein, können eigene Beispielvorgänge mitgebracht werden. Trennungs- und Vollkostenrechnung HFA 15 Andrea Syring 1 Termin (2 Dstd.): Di, , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die mit der Organisation, Planung oder Abwicklung wirtschaftlicher Aktivitäten betraut sind. Seit dem gelten an der Freien Universität neue Verfahren bei der Kalkulation und Einleitung wirtschaftlicher Aktivitäten. Dies betrifft Auftragsforschung, wissenschaftliche und sonstige Dienstleistungen gegenüber Dritten und ähnliche Aktivitäten, die als Marktelement klassifiziert werden. Hintergrund für diese Verfahren sind Regelungen aus dem EU-Beihilferecht, nach denen alle Hochschulen in Europa verpflichtet sind, solche Aktivtäten zu Vollkosten den Auftraggebern in Rechnung zu stellen und ihre Kosten über das Rechnungswesen getrennt von denen für hoheitliche Aufgaben auszuweisen. Sie erhalten einen Überblick über die Trennungs- und Vollkostenrechnung und lernen deren Prinzipien an der Freien Universität Berlin kennen. Die rechtlichen Hintergründe werden skizziert. Der Begriff Vollkosten (im Unterschied zu den direkten Kosten) und das Zustandekommen der Vollkosten wird erklärt. Das Verfahren zur Kalkulation der Vollkosten im Zuge der Planung von wirtschaftlichen Aktivitäten wird vorgestellt. Beispiele werden diskutiert und Fragen zu den FU-internen Verfahren und Prozessen geklärt. Grundlagen der Vergabe öffentlicher Liefer- und HFA 16 Leistungsaufträge gemäss VOL/A Dr. Angela Stiehler, Nando Lemke (II C) 2 Termine (8 Dstd.): Mi, 17./ , Uhr Kosten: Die Veranstaltung ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Sie erreichen mehr Sicherheit bei der Planung und praktischen Umsetzung von Vergabeverfahren. Die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen VOL/A - Rechtscharakter; Einordnung in das System der Vergabevorschriften - Sachlicher und persönlicher Geltungsbereich - Abgrenzung von VOB und VOF - Grundsätze und Prinzipien der Öffentlichen Auftragsvergabe - Abgrenzung zwischen nationaler und EU-weiter Vergabe Verfahren der nationalen Öffentlichen Auftragsvergabe - Vergabearten und Voraussetzungen für ihre Durchführung - Definition der öffentlichen und beschränkten Ausschreibung sowie der freihändigen Vergabe - Rolle des Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs Erstellen der Vergabeunterlagen - Leistungsbeschreibung bzw. Leistungsverzeichnis /Aufgabenbeschreibung - Vertragsunterlagen (Überblick) - Eignungs- und Zuschlagskriterien mit Gewichtung; Bewerbungsbedingungen - Anforderungen aus BerlAVG hinsichtlich Frauenförderung, Mindestlohn und Tariftreue, ILO- Kernarbeitsnormen und Umweltaspekte 24 Hochschulverwaltung Hochschulverwaltung 25

16 Durchführung des Vergabeverfahrens (für öffentliche Ausschreibungen) - Veröffentlichungsvorschriften - Versand der Vergabeunterlagen und Umgang mit Bieterfragen; Ortsbesichtigung; Entgegennahme und Öffnung der Angebote - Prüfung der Angebote inkl. Eignungsprüfung - Prüfung der Angemessenheit der Preise und Wertung der Angebote - Zuschlagserteilung - Informationspflichten gegenüber Bietenden - Unterschiede bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben - Dokumentationspflichten - Voraussetzungen für zulässige Aufhebung von Verfahren Aktueller Stand des Rechtsschutzes für nationale Vergaben FACHKOMPETENZEN VERWALTUNG UND ORGANISATION Die Veranstaltungen richten sich an Sachbearbeiter/innen sowie Beschäftigte, die derzeit und zukünftig mit einschlägigen Verwaltungsaufgaben betraut sind. Veranstaltungen organisieren HVO 01 Dr. Christina Sieber 1 Termin (4 Dstd.): Do, , Uhr Kosten: 80,- für Externe (für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei) Zielgruppe: Nachwuchswissenschaftler/innen, die eine Veranstaltung organisieren möchten sowie Beschäftigte der Hochschulverwaltung mit Unterstützung der FU Initiative SUSTAIN IT! & der FU Pressestelle Die Organisation einer Veranstaltung ist ein komplexes Unterfangen. In unserem Workshop möchten wir den Teilnehmenden Informationen und Werkzeuge an die Hand geben, mit Hilfe derer sie ihre Veranstaltung gründlich planen, die Organisation vereinfachen und somit unerfreuliche Überraschungen vermeiden können. Nebenbei wird es auch Gelegenheit geben, sich untereinander zu vernetzen, um sich in Zukunft gegenseitig zu unterstützen. Sie festigen anhand praxisorientierter Übungen Ihre Sicherheit bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen unterschiedlicher Art und Größenordnung. Planung & Organisation - woran muss man denken? Finanzen, Steuern & Rechnungen - worauf muss man achten? Registrierung der Teilnehmer - wie geht das möglichst reibungslos? Pressearbeit - welche Möglichkeiten gibt es? Tipps für internationale Veranstaltungen Werkzeuge & unverbindliche Checklisten Zeit für Fragen & Erfahrungsaustausch Dienstreisen HVO 02 / HVO 04 Sandra Bongk, Melanie Utecht HV 02: 1 Termin (2 Dstd.): Mi, , Uhr HV 04: 1 Termin (2 Dstd.): Mo, , Uhr Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Zielgruppe: Alle Beschäftigten, die mit der Genehmigung und Anordnung von Dienstreisen betraut sind Die Veranstaltung bietet die Möglichkeit, Fragen der Teilnehmer/innen zu behandeln. Die FU-Richtlinien über die Genehmigung, Anordnung und Abrechnung von Dienstreisen berücksichtigen die Novellierung des Bundesreisekostengesetzes sowie die sich aus der Budgetierung von Haushaltsmitteln ergebenden Aufgabenverlagerungen. Die Richtlinien übertragen den dezentralen Einrichtungen weitgehend die Befugnis, Dienstreisen für Beschäftigte ihres Bereiches zu genehmigen. Sie erhalten mehr Klarheit und Sicherheit in der Abrechnung von Dienstreisen. Abgrenzung von Nebentätigkeit und Dienstreise sowie von Beurlaubung und Dienstreise Rechtsmittel gegen eine Ablehnung. Welche rechtliche Qualität hat die Genehmigung einer Dienstreise? Genehmigung der Nutzung des privateigenen Kfz und die daraus resultierenden rechtlichen Konsequenzen Unfallschutz Wesentliche Änderungen des BRKG Verfahrens Einstellung neuer Mitarbeiter/innen: HVO 03 Schritt für Schritt von der Stellenbeantragung bis zur Einstellung Falko Warnke, Angelika Wringe 1 Termin (2 Dstd.): Mi, , Uhr Kosten: Für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Zielgruppe: Dieses Seminar wendet sich an Beschäftigte, die nicht aus der Personalabteilung kommen und die immer wieder mit Einstellungsvorgängen zu tun haben 26 Hochschulverwaltung Hochschulverwaltung 27

17 Ihnen werden praxisnah die gesetzlichen/tarifrechtlichen Regelungen sowie die speziellen internen Regelungen an der Freien Universität Berlin vermittelt. Stellenbeantragung: Handelt es sich um eine Wieder- oder Neubesetzung? Anforderungen & Voraussetzungen festlegen / Ausschreibungstext formulieren / Beteiligung der Interessenvertretungen Bewerbungsverfahren: Bewerbersichtung / Kriterien festlegen / Vorstellungsgespräche / Auswahlbegründung / Absagetext Einstellungsverfahren: Welche Unterlagen werden benötigt? Wo finde ich die Einstellungsanträge und Unterlagen? Wer muss beteiligt werden? Mittelfreigabe / Weiterleitung an die Personalstelle Methoden, Sozial und Selbstkompetenzen Die Veranstaltungen richten sich an Sachbearbeiter/innen sowie Beschäftigte, die derzeit und zukünftig mit einschlägigen Verwaltungsaufgaben betraut sind. In Fällen, in denen spezielle Beschäftigtengruppen angesprochen sind, ist dies explizit gekennzeichnet. Jahresgespräche erfolgreich führen HVM 01 Inken Riese 1 Termin (4 Dstd.): Mi, , Uhr Kosten: Für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei. Zielgruppe: Beschäftigte aus allen Pilotbereichen Seit 2012 finden an ausgewählten Pilotbereichen der Freien Universität Jahresgespräche zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten statt. Die 2013 erneut durchgeführten Mitarbeiter/innen-Befragungen in verschiedenen Bereichen an der Freien Universität Berlin haben wie in der bereits vorherigen Befragung bestätigt, dass eine bessere Kommunikation mit und mehr Unterstützung und Förderung von Vorgesetzten als wünschenswert betrachtet wird. Gleiches gilt für so wichtige Themen wie Wertschätzung und Entwicklungsmöglichkeiten. Aus diesem Grund wurden die Jahresgespräche als ein Instrument in Pilotbereichen eingeführt. Dabei ziehen Vorgesetzte und Mitarbeiter/innen einmal jährlich strukturiert und zusammenfassend unter vier Augen Bilanz ihrer Zusammenarbeit. Sie tauschen sich über die Arbeitssituation und ihre Erwartungen aus, reflektieren gemeinsam die Arbeitsbedingungen, geben einander Rückmeldung zur Zusammenarbeit und besprechen Personalentwicklungsbedarfe und -möglichkeiten. Das Gespräch soll die Möglichkeit bieten, Schwierigkeiten und Perspektiven anzusprechen. fadens kennen und erproben Gesprächssituationen. Begleitend haben Sie die Gelegenheit zu reflektieren, welchen Nutzen die Jahresgespräche für Sie haben. und (Gesprächsleitfaden) des Mitarbeitergesprächs Erfolgsfaktoren der gelingende Kommunikation Feedback geben und empfangen / annehmen Tipps zum Gesprächsaufbau und zur Gesprächsführung Methoden Kurzreferate, Diskussion, Fallstudien, Übungen Amtsdeutsch a. D. Schreibwerkstatt zur verständlichen Sprache HVM 02 Andreas Bredenfeld 1 Termin (4 Dstd.): Mo, , Uhr Kosten: für Externe 150,- (für Beschäftigte der Freien Universität Berlin 120 ) Zielgruppe: Diese Veranstaltung richtet sich an alle, die Fachinhalte verständlicher vermitteln möchten, ohne dabei auf Präzision und Rechtssicherheit zu verzichten, zum Beispiel in Briefen, Broschüren, Bescheiden oder Texten für das Internet. Wer verständlich schreibt, muss weniger Rückfragen beantworten, Missverständnisse aufklären und Beschwerden bearbeiten. So sparen Sie wertvolle Zeit und schonen Ihre Nerven. Doch das ist noch nicht alles: Gleichzeitig tragen Sie zu einem positiven Image Ihrer Institution bei, denn Verständlichkeit schafft Vertrauen. Anhand Ihrer eigenen konkreten Beispiele aus der Praxis erreichen Sie mehr Sicherheit im Umgang mit adressatengerechter schriftlicher Korrespondenz. Wer A meint, darf nicht B sagen Grundlagen der erfolgreichen Kommunikation Positives beibehalten einige Beispiele guter Praxis Bandwurmsätze und Co. die wichtigsten Kriterien für eine verständliche Sprache Achtung, Stolperfalle sprachliche Fallstricke erkennen und vermeiden Der Ton macht die Musik so kommen Ihre Texte bei Ihren Adressaten besser an Ziel des Workshops ist es, Sie mit den n der Jahresgesprächen vertraut zu machen und Ihnen Raum für Ihre noch offenen Fragen zu geben. Außerdem lernen Sie die des Leit- 28 Hochschulverwaltung Hochschulverwaltung 29

18 Beschwerden und unfairen Angriffen kompetent begegnen HVM 03 Maria Klupp 1 Termin (4 Dstd.): Fr, , Uhr Kosten: 130,- für Externe (100,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) In der Hochschulverwaltung gehören Beschwerden und Einwände, die an Sie herangetragen werden, zum Arbeitsalltag. Häufig entstehen dabei Missverständnisse oder Konflikte. Denn hier treffen unterschiedliche Erwartungen der Beteiligten aufeinander, spielen Emotionen und innere Einstellungen eine wichtige Rolle. Da wir Gesprächspartner/innen, die unzufrieden sind oder sich deutlich beschweren, oft als grenzüberschreitend erleben, ist es in solchen Situationen eine besondere kommunikative Herausforderung, angemessen zu reagieren. Sie entwickeln Strategien, entsprechende Gesprächssituationen gezielt zu deeskalieren und konstruktiv zu gestalten. Sie lernen Techniken, Tipps & Tricks, die Ihnen helfen, einerseits innerlich gelassener zu bleiben und andererseits, nach außen kompetent aufzutreten. Welche Mechanismen spielen beim Entstehen von Beschwerden eine Rolle? Reflexion der eigenen Kommunikationsmuster im Umgang mit Beschwerden Erlernen von hilfreichen Kommunikationstechniken Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch HVM 04 Agnes von Harrach 2 Termine (8 Dstd.): Di/Mi, 14./ , Uhr Kosten: für Externe 250,- (200,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Sie möchten sich innerhalb der Freien Universität weiterentwickeln, aber Ihre letzte Bewerbung liegt schon lange zurück? Sie haben sich schon darüber informiert, wie Ihre schriftliche Bewerbung optimal gestaltet wird, wissen aber nicht, wie Sie sich auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten können? Dann sind Sie in diesem Seminar genau richtig. Im Kern geht es bei jeder Bewerbung um eine überzeugende Darstellung der eigenen Kompetenzen und Persönlichkeit. Wir werden uns deshalb am ersten Tag intensiv mit folgenden Fragen befassen: Welche fachlichen Kenntnisse und Erfahrungen haben Sie erworben? Über welche fachlichen und fachübergreifenden Stärken verfügen Sie? Was zeichnet Sie als Mitarbeiter/in oder Kolleg/in aus? In welchen Bereichen möchten Sie sich ggf. beruflich weiterentwickeln? Wie sprechen Sie überzeugend über Ihre Kompetenzen? Sie erreichen mehr Klarheit und Sicherheit darüber, wie Sie sich und Ihre Kompetenzen im Bewerbungsgespräch erfolgreich vermitteln können. Der erste Seminartag hat zum Ziel, sich das eigene Können und den persönlichen Erfahrungsschatz bewusst zu machen, um dann mit Selbstvertrauen in ein Bewerbungsgespräch gehen zu können. Am zweiten Seminartag werden wir uns mit möglichen Arbeitgeberfragen beschäftigen und erproben, wie Sie das Gespräch mit Ihren eigenen Fragen und einem selbstbewussten Auftreten positiv beeinflussen können. Welche Fragen werden Ihnen gestellt und wie bereiten Sie sich darauf vor? Warum sollte sich ein Bereich für Sie entscheiden? Welche Fragen und Erwartungen haben Sie selbst in Bezug Ihrer neuen Position? Was sind Sie bereit am Arbeitsplatz einzubringen? Im Verlauf des zweiten Tages wird es uns gelingen, die bisherigen Erkenntnisse in einem Rollenspiel umzusetzen. Sie werden bereits den eigenen Werdegang überzeugend präsentieren und Fragen selbstbewusst beantworten können. Methoden Gruppengespräch Einzel-und Kleingruppenübungen Rollenspiel Stapeln und suchen oder ordnen und optimieren? HVM 05 Strategie und Taktik für eine zeitgemässe Büroorganisation Regula Corsten 4 Dstd.: Mo, , Kosten: 130,- für Externe (100,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Täglich erhalten Sie eine Fülle von Informationen in den verschiedensten Formaten: s, Briefe, Protokolle, Newsletter Da ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Wie sieht nun ein sinnvolles Ordnungssystem aus, das Ihnen ermöglicht, die wichtigen Informationen in kurzer Zeit wiederzufinden? Und nach welchen Kriterien trennen Sie die Spreu vom Weizen: Welche Dokumente können Sie sofort entsorgen und welche müssen aufbewahrt werden? 30 Hochschulverwaltung Hochschulverwaltung 31

19 Die gut durchdachte Wiedervorlage auf Ihrem Schreibtisch und im PC ist ein wichtiges Werkzeug, um die täglichen Arbeitsabläufe strukturieren zu können. Ergänzt wird es durch ein (!) Ablagesystem, in dem sowohl die digitalen Daten als auch die Papiere ihren eindeutigen Platz haben. Müssen auch andere Kolleginnen und Kollegen auf die Informationen zugreifen, darf diese Ordnung kein Geheimnis bleiben, sondern muss für alle transparent und verständlich sein. Das entlastet Sie und macht die Kolleginnen und Kollegen unabhängiger. Sie erhöhen die Effizienz Ihres eigenen Ordnungssystem zur Strukturierung von Informationen und Unterlagen. inhalte Wiedervorlage auf dem Schreibtisch und im PC Umgang mit der -Flut Schaffung eines sinnvollen Ablagesystems Kriterien für die Archivierung festlegen Informationsweitergabe im Team Beratungsanliegen Studierender professionell steuern HVM 06 Ilona Kiarang 1 Termin (4 Dstd.): Di, , Uhr Kosten: 150,- für Externe (120,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Zielgruppe: Beschäftigte aus Fachbereichsverwaltungen, Institutssekretariaten, Bibliotheken, Studien- und Prüfungsbüros; für Lehrende sowie Studienberater/innen und Studienfachberater/innen möchten wir auf die entsprechenden Angebote wie z.b. in SUPPORT oder der ZE Studienberatung verweisen Als Anlaufstelle im Institut, in der Fachbereichsverwaltung oder in der Bibliothek kommen die Studierenden gern zu Ihnen - mit einer Vielzahl unterschiedlicher Fragen und Anliegen. Sie wollen weiterhelfen, haben aber nur begrenzte Kapazitäten und sind z.t. auch nicht die richtige Ansprechperson. Wie können Sie mit diesen Anforderungen professionell und für beide Seiten konstruktiv umgehen? In diesem Seminar erhalten Sie einen Überblick zum Aufbau von Beratungsgesprächen. Sie setzen sich mit Ihrer Rolle auseinander und bekommen das Handwerkszeug zur ersten Klärung von Anliegen. Sie erarbeiten und diskutieren passende Strategien des Umgangs mit Anfragen. Bitte bringen Sie Beispiele aus Ihrem Alltag mit. Input zum Beratungsprozess: Ablauf, Rollen, verschiedene Kundengruppen Übungen, um den Kern von Beratungsanliegen zu erfassen Erfahrungsaustausch, insbes. zum Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern/innen Gesprächsführung aktiv gestalten HVM 07 Ute Kappes 1 Termin (4 Dstd.): Fr, , Uhr Kosten: 130,- für Externe (100,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Kennen Sie das? Ein Gespräch mit einer/m Kollegin/Kollegen entwickelt sich zu einer Abfolge von Angriffen, Verteidigungen und Rechtfertigungen? Dabei ist Ihnen doch eigentlich an einem respektvollen Miteinander gelegen. Hinter missglückten Kommunikationssituationen stecken häufig keine bösen Absichten. Vielmehr sind es mangelnde Kenntnisse darüber, wie sich Kommunikationsprozesse so gestalten lassen, dass die eigenen erreicht werden können und die Wertschätzung für das Gegenüber nicht auf der Strecke bleibt. Im Workshop erfahren Sie Grundlagen zum Bereich Kommunikation. Sie erlernen wesentliche Frage- und Zuhörtechniken und erhalten einen Überblick über Kommunikationsmodelle (4-Ohren-Modell), die Kommunikationsprozesse veranschaulichen können. Sie beschäftigen sich mit der Beziehungsebene in der Kommunikation und erkunden, weshalb sie wichtig ist Sie haben die Möglichkeit zu entdecken, wie Sie selbst kommunizieren Sie erlernen Möglichkeiten, die die Kommunikation fördern (Paraphrasieren, Ich-Botschaften, etc.) Sie lernen Killerphrasen kennen und erarbeiten Möglichkeiten, mit Ihnen umzugehen Sie üben neue Verhaltensmöglichkeiten (verbale Kommunikation und Körpersprache) Methoden Ausgehend von Ihren Fallbeispielen und angereichert durch Diskussionen und theoretischen Input erarbeiten wir Lösungsstrategien. Sie haben die Möglichkeit, neue Verhaltensweisen einzuüben. Sie entwickeln für sich Strategien für ein gutes Handling hinsichtlich Information, Weitervermittlung und Abgrenzung. 32 Hochschulverwaltung Hochschulverwaltung 33

20 Rolle, Aufgaben und Funktionen Klärung tut gut! HVM 08 Birgit Mallmann 1 Termin (4 Dstd.): Mi, , Uhr Kosten: 130,- für Externe (100,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Egal, ob man z.b. als Fachreferent/in oder im Servicebereich mit verschiedenen Fachaufgaben betraut ist: meist findet man sich dabei in multiplen Rollen und mit diversen Aufgaben versehen wieder. Dies kann eine Herausforderung sein, die kreatives Schaffen und Weiterentwicklung in und durch die Arbeit ermöglicht. Doch auch das Gegenteil kann eintreten: Rollenunklarheiten und unausgesprochene Erwartungen führen zu Abstimmungsproblemen und unnötigen Doppel- und Mehrarbeiten, die Missverständnisse häufen sich, Unzufriedenheit und Reibungsverluste nehmen zu. Funktionen und Rollen im Team bzw. im Arbeitsbereich sollten daher zueinander passen und für alle Beteiligten klar sein. Bei entsprechenden Dissonanzen oder Unklarheiten gibt es die Möglichkeit, passende Klärungsschritte zu erarbeiten, um so zu einer besseren Zusammenarbeit zu gelangen und die Arbeit mit weniger Reibungsverlusten zufriedener zu gestalten. Sie erreichen mehr Klarheit darüber, welche Erwartungen an Sie gestellt werden, welche Rolle Sie in Ihrer Arbeitsgruppe bzw. Ihrem Team übernommen haben und ob diese zu den Aufgaben und Funktionen passt, für die Sie zuständig sind. Vermittlung von Klärungshilfen zur Verbesserung der Zusammenarbeit Reflexion und Austausch zu den vorhandenen Rollen im Team bzw. im Arbeitsbereich Gendersensibel in Sprache und Schrift HVM 09 Caren Kunze 1 Termin (3 Std.): Di, , Uhr Kosten: für Beschäftigte der Freien Universität Berlin gebührenfrei Zielgruppe: Beschäftigte der Verwaltung Die Nutzung gendersensibler Sprache ist für eine erfolgreiche Gleichstellung von unerlässlicher Bedeutung. Dabei ist eine gendersensible Sprache weder umständlich noch unnötig lang. Wer die richtigen sprachlichen Strategien verfolgt und bereit ist, sich von ein paar bestehenden Formulierungsgewohnheiten zu verabschieden und mit der Sprache bewusst und kreativ umzugehen, kann spielend leicht die gewünschten Ergebnisse erzielen. Im Rahmen des Seminars wird auf den Zusammenhang von Sprache, Realität und Geschlechtergerechtigkeit eingegangen und an konkreten Beispielen für gendersensibles Formulieren gearbeitet. 34 Hochschulverwaltung Das Seminar dient der Sensibilisierung für eine geschlechtergerechte Sprache und gibt Tipps und Hinweise zum Formulieren von gelungenen Texten. Was ist Sprache? Wie sind Sprache und Realität miteinander verwoben? Welchen Zusammenhang gibt es zwischen Sprache und Geschlechtergerechtigkeit? Welche Möglichkeiten gibt es für gendersensibles Formulieren? Was bedeutet gendersensibel im Bild? Methoden Vortrag, Gruppenarbeit, Diskussion Praxisseminar Schlechte Nachrichten gute Botschaften! HVM 10 Schwierige Korrespondenz effektiv gestalten Christian Stadali 1 Termin (4 Dstd.): Do, , Uhr Kosten: 130,- für Externe (100,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Als Beschäftigte/r in der Zentralen Universitätsverwaltung, in der Fachbereichsverwaltung oder auch als Sekretärin in einem Institut haben Sie es immer wieder mit schwieriger Korrespondenz zu tun: sei es beispielsweise, dass Sie Beschwerden beantworten, Kolleginnen und Kollegen oder hierarchisch höhergestellten Personen auf die Füße treten müssen, damit diese ihre dringend erforderlichen Zuarbeiten schicken, oder dass Absagen formuliert werden müssen. Korrespondenz ist erfolgreich, wenn wir die Empfänger/in da abholen, wo er/sie steht und / oder es schaffen, unseren Standpunkt zu vermitteln. Das Praxisseminar zeigt die Grundlagen erfolgreicher Kommunikation und Wahrnehmung. Sie erhalten das Handwerkszeug für zielgerichtetes und zeitgemäßes Verfassen von Brief und Mail, insbesondere wenn Sie auf Beschwerden reagieren oder wenn Sie selbst Forderungen erheben oder Absagen erteilen müssen. Es ist sinnvoll, dass Sie Beispieltexte mitbringen, an denen wir exemplarisch arbeiten können. Darüber hinaus erhalten Sie ein umfangreiches Handout. Am Ende des Seminars haben Sie konkrete Tipps an der Hand, die Ihnen mehr Sicherheit im Umgang mit schwieriger Korrespondenz geben. Grundlagen der Kommunikation und Wahrnehmung Hineindenken in mein Gegenüber Schreiben als Aktion oder Reaktion Hochschulverwaltung 35

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