Zeitmanagement. von O. Renner H.- P. H.

Transkript

1 Zeitmanagement von O. Renner H.- P. H.

2 Was könnte man sich unter Zeitmanagement vorstellen? Die Zeit selber lässt sich nicht beeinflussen (managen), sie ist eine unveränderliche Resource. Man könnte versuchen möglichst viele der wichtigsten Aufgaben möglichst effizient in der gegebenen Zeit ab zu arbeiten. Was ist Zeitmanagement? Es ist das systematische und disziplinierte Planen von Zeit. Es hat das Ziel, Zeit effektiv zu nutzen. Um mehr Freiraum zu schaffen z.b. für Erholung, Hobbies oder ander vorhaben. Durch ein gezieltes Zeitmanagement gewinnt man mehr Zeit, um diese dann frei nutzen zu können. Zeitmanagement ist auch Ressourcenmanagement. Aufgrund begrenzter Ressourcen wie Zeit, Energie, Geduld, Geld und Aufmerksamkeit. Zeitmanagement hilft nicht nur dabei, Zeit zu gewinnen, sondern es unterstützt beim priorisieren der wesentlichen Dinge. Zeitmanangement ist ein Mix aus verschiedenen Soft Skills Effizienz Ökonomisch gesehen ist man produktiv, wenn man effizienter arbeitet. Beispiel: Man schafft mehr mit gleichem Aufwand, braucht weniger Zeit oder steigert seine Qualität. Work Life Balance Oder auch persönliche Produktivität - eine Mischung aus Anspannung und Entspannung um langfristig leistungsfähig, motiviert, konzentriert, aufnahmebereit und zufrieden zu sein. Selbstcoaching Vorantreiben von Entwicklungsprozessen, steigerung des Selbstvertrauens, lösen von Blockaden und anspornen von Höchstleistungen. Motivation Die Motivation, die notwendigen energetischen Ressourcen kurz- und langfristig bereitstellen. Wenn eine Grundenergie besteht, hilft das Zeitmanagement bei der Umsetzung deiner Ziele. Ordnung und Organisation Durch Ordnung und Organisation lassen sich die Handlungsroutinen, Prioritäten und Methoden besser im Alltag verankern. Hinzu kommt eine angenehme Arbeitsumgebung die enorm produktivitätsfordernd sein kann.

3 Ziele des Zeitmanagement Gut Organisiert sein Routienen etablieren Arbeitsmethodik verbessern Neue Anforderungen bewältigen Selbstmotivation Effizienteres Arbeiten Ablenkungen reduzieren Gößeres Selbstvertrauen Bessere Konzentration Stress reduzieren Priorisierung (Wichtigkeit & Dringlichkeit) Anwendung von Zeitprotokollen: Wieviel Zeit benötigt man für jeden Bereich Beruf ca. 40h die Woche + 8h Fahrtzeit Hobby 5h die Woche Haushalt ca. 9h die Woche Zeit mit Freunden verbringen ca. 6h die Woche Uni ca. 15h die Woche Analyse mit Priorisierung nach dringlichkeit und wichtigkeit (Eisenhower Methode) Aufteilung in die vier Klassen A= dringend/wichtig, B=nicht dringend/wichtig, C=dingend/nicht wichtig, D=nicht dringend/nicht wichtig. A Krisensituation, z.b. wenn viel auf dem Spiel steht und wenn Probleme schnell gelöst werden müssen. Beispiel: Ein wichtiger Kunde droht abzuspringen. Man muss schnell reagieren, um zu verhindern, dass er zur Konkurrenz geht.

4 B Aktivitäten die einen präventiven / strategischen Charakter haben. Z.B. kann eine B Aufgabe druch vernachlässigung schnell zur A Aufgabe werden. Beispiel: Man hat schon länger Magenbeschwerden. Man nimmt sich vor einen Arzt auf zusuchen. Wären die Magenbeschwerden akut, würde der Arztgang zur A Aufgabe werden. C Typisches Tagesgeschäft, welches man delegieren kann oder durch gute Organisation verkürzen kann. Beispiel: Unaufgeräumtes Zimmer oder Unterlagen die nicht ab geheftet sind - Auch hier droht die Gefahr bei vernachlässigung. D Unwichtige Aufgaben die keinen Schaden richten, wenn sie nicht erledigt werden. Bei D Aufgaben muss man für sich selbst entscheiden ob man solche Aufgaben erledigen will. Richtline: D Aufgaben erst erledigen wenn alle anderen abgearbeitet sind. Planungsprinzipien: Zeitpakete, Aufgaben, Themengebiete Bestandsaufnahme aller Aufgaben Planung sollte Pufferzeiten beinhalten Zeitfresser analysieren und ausmerzen Welche Methoden und Prinzipien gibt es? Paretoprinzip (80- zu- 20- Regel) Das Pareto- Prinzip ist ein statistisches Phänomen, benannt nach dem Soziologen und Ökonom Vilfredo Pareto, der sich Anfang des 20 Jahunderts mit wirtschaftlichen Zusammenhängen beschäftigt hat. Dabei hat er festgestellt, dass die Verteilung von 20 zu 80 sehr häufig vorkommt. z.b. Zu seiner Zeit besaß 20% der italienischen Bevölkerung 80% des Staatvermögens. Die Erkenntnisse aus diesen Zusammenhängen lassen sich auch im Zeitmanagement anwenden. Wenn man davon ausgeht, dass man mit in 20% der Zeit 80% seiner Aufgaben schaffen kann, kann man dieses wissen gezielt bei der Planung und Priorisierung einsetzen. Eisenhower- Prinzip Benannt nach Dwight D. Eisenhower, einer der ehemaligen US- Präsidenten, kategorisiert diese Methode, wie oben ausführlich beschrieben, Aufgaben in Wichtigkeit und Dringlichkeit. ABC- Analyse

5 Die ABC- Analyse ist ein Ökonomishes Analyseverfahren. Im Zeitmanagement kann sie helfen sehr schnell den Ist- Zustand eines bestehenden Zeitmanagements zu erfassen und es zu verbessern. Dabei werden die Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt, die jeweils eine unterschiedliche Gewichtung haben. Leistungskurve Die Leistungskurve des Menschen ist im Zeitmanagement heute nicht mehr wegzudenken. Die unterschiedliche Leistungsfähigkeit des Menschen über den Tag verteilt unterliegt starken Schwankungen, die man berücksichtigen muss. ALPEN- Methode Die Alpen- Methode ist eine Technik, um Tagespläne zu erstellen (To- Do- Listen). Diese Methode erfordert wenig Aufwand und steigert dennoch effektiv das Zeitmanagement. Die Stille Stunde Die Stille Stunde ist eine Sperrstunde, die man sich selbst einräumt damit man ungestört wichtige Arbeiten erledigen kann. Störungen, wie z.b. Besuche von Kollegen und das Telefon sind in dieser Zeit Tabu. Die Sperrstunde wird auch als solche nach außen kommuniziert. Zeitdiebe & Zeitfresser Zeitdiebe und Zeitfresser lenken vom produktiven Arbeiten ab stehlen das wertvollste Gut die Zeit. Störungen, Ablenkungen und Konzentrationshemmer im Büro oder auf Websites (z.b. Kollegen die mal eben was wollen, Facebook, s, Telefon, PC Probleme Zeitfresser auf der Arbeit (Unstrukturiertheit, s lesen, Inhaltsleere Meetings, Social Media, Kollegen, Telefon, Kaffeepausen) Für wen macht das Sinn? Für Menschen, die den nötigen Einfluss auf Ihren Arbeitsablauf nehmen können. Zeitmanagement erfolgreich nutzen Setze fachliche & persönliche Ziele und Priortäten. Erledige die oberste Priorität.

6 Setze konsequent Prioritäten. Blockiere dir die Primetime für die wichtigsten Aufgaben. Bestimme die kritischen Erfolgsfaktoren für dein Ziel. Zeitplanung: Gehe Schritt für Schritt vor. Zerlege große Aufgaben in handbare Arbeitspakete. Erreiche Effizienz durch Aufgaben- Bündelung. Bitte Experten und andere um Hilfe. Delegiere, wenn möglich. Vereinfache Aufgaben & Denken. Denke in Arbeitsblöcken von ca. 90min mit konkreten Zielen. Relax und genieße den Tag. Zitate Du kannst Dein Leben nicht länger machen, aber intensiver! (Konfuzius) Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben, sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind. (Stefan Klein) Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen. (Lucius Annaeus Seneca, röm. Philosoph, 1-65 n. Chr.)

7 Quellen Klassisches Zeitmanagement seminare.de/nlp/klassisches- zeitmanagement.html :23 Zeitmanagement :23 Zeitmanagement Tipps tipps/ :45 Alpen Methode fit.com/html/alpenmethode.html :22 Pareto- Prinzip :00 Eisenhower- Prinzip Prinzip :15 seminare.de/nlp/eisenhower- prinzip.html :30 ABC- Analyse Analyse :12 seminare.de/nlp/abc- analyse.html :30