BITEF (Hrsg.) Intensivschulung Word 5.0

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2 ;-- Aus dem Bereich... Computerliteratur Programmieren mit Framework III von Forefront Corportation (Ein Ashton-TateIVIEWEG-Buch) Framework III - Das umfassende Anwenderbuch von Bill Harrison (Ein Ashton-TatelVl EWEG-Buch) Excel unter Windows von K. Schertel Excel - Grundlagen der Makroprogrammierung von U. Schindler, K. Klinner und W. Nestler Intensivschulung Multiplan 4.0 hrsg. von BITEF Intensivschulung Word 5.0 hrsg. von BITE F Intensivschulung Lotus hrsg. von BITEF dbase IV - Schritt fur Schritt zum professionellen Anwender von Robert A. Byers und Cary N. Prague (Ein Ashton-TateIVIEWEG-Buch) Programmierhandbuch zu dbase IV von Heinz-Peter Herbert (Ein Ashton-TateIVIEWEG-Buch) dbase IV - Programmierung fur betriebswirtschaftliche Anwendungen von Robert A. Byers (Ein Ashton-TateIVIEWEG-Buch) ~ V 1 e w e g

3 BITEF (HRSGJ INTENSIV SCHULUNG WORD 5.0 a Mit 1 Diskette 5 1/4" fur IBM PC und Kompatible Era rbeitet von Frank Tworek, IIsetraut Herrmann und Heidemarie Raddatz-Leffler Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH

4 Dieses Buch ist keine Original-Dokumentation zur Software der Fa. Microsoft. Sollte Ihnen dieses Buch dennoch anstelle der Original-Dokumentation zusammen mit Disketten verkauft worden sein, welche die entsprechende Microsoft-Software enthalten, so handelt es sich wahrscheinlich um eine Raubkopie der Software. Benachrichtigen Sie in diesem Fall umgehend Microsoft GmbH, Edisonstr. 1, 8044 Unterschleifiheim - auch die Benutzung einer Raubkopie kann strafbar sein. Verlag Vieweg und Microsoft GmbH Das in diesem Buch enthaltene Programm-Material ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Der Herausgeber, die Autoren und der Verlag ubernehmen infolgedessen keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung ubernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programm-Materials oder Teilen davon entsteht. Der Verlag Vieweg ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann International. Alle Rechte vorbehalten Springer Fachmedien Wiesbaden 1990 Ursprunglich erschienen bei Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbh, Braunschweig 1990 Softcover reprint of the hardcover 1 st edition 1990 Das Werk einschliefilich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschiitzt. Jede Verwertung aufierhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere fur Vervielfaltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Umschlaggestaltung: Schrimpf & Partner, Wiesbaden ISBN DOI / ISBN (ebook)

5 v VORWORT Das vorliegende Buch richtet sich an aile, die sich intensiv mit den viewi1tigen Anwendungsmoglichkeiten des Textverarbeitungsprogramms WORD 5.0 vertraut machen wollen. Ziel dieses Buches ist es, dem Leser einen sicheren und geubten Umgang mit den verschiedenen Anwendungen von WORD 5.0 zu vermitteln, urn dieses Anwenderprogramm effektiv fur die Bearbeitung unterschiedlicher Texte nutzen zu konnen. Langjahrige praktische Erfahrungen im Bereich der Aus- und Weiterbildung - speziell auf dem Gebiet der EDV -Schulungen - bestimmen das didaktische Konzept des Buches. Zum Selbststudium eignet es sich ebenso wie als begleitende Schulungsunterlage in Seminaren. Praxisbezogene Ubungsbeispiele lei ten den Nutzer von der einfachen Texterfassung hin zur anspruchsvollen Textgestaltung und -bearbeitung. Anhand von Aufgabenstellungen werden die wesentlichen Befehle und Funktionen des Programms schrittweise erarbeitet. Dieses exemplarische Lernen ermoglicht Ihnen, WORD 5.0 gezielt fur die eigene Textbearbeitung anzuwenden. Es wurde Wert darauf gelegt, nicht den gesamten Befehlsvorrat und Funktionsumfang von WORD 5.0 einfach aufzulisten. Unsere Schulungserfahrungen bestiitigen, dab nicht das Auswendiglernen von Befehlsfolgen, sondern erst das Begreifen von Zusammenhiingen zum kenntnisreichen Einsatz des Programms befahigt. Anwender, deren Ansprtiche tiber eine normale Einfuhrung in die Textverarbeitung hinausgehen, finden in der INTENSIVSCHULUNG WORD 5.0 ein bewahrtes Hilfsmittel. Hinweise zum Arbeiten mit dem Buch Ohne eigene Ubungen wird sich der Lernerfolg nicht einstellen. Insbesondere in bezug auf Computer-Anwenderprogramme bestiitigt sich diese Erfahrung immer wieder. Das vorliegende Buch kommt Ihnen in dieser Hinsicht besonders entgegen: Die Ubungsbeispiele sind so beschrieben, dab sie unmittelbar am Computer nachzuvollziehen sind. Musterlosungen fur jedes Ubungsbeispiel finden Sie auf der beigefugten Ubungsdiskette. FUr selbstiindige Ubungen stehen Ihnen im neunten Kapitel Aufgaben mit Musterlosungen zur Verfugung. Die Beispiele orientieren sich am Kenntnisstand der Lernkapitel. So konnen Sie nach jedem Ubungsbeispiel des Buches zur Verfestigung des Lernstoffes auf ein Ubungsbeispiel zurtickgreifen, das Ihrem jeweiligen Wissensstand entspricht. Diese Ubungen einschlieblich deren Losungen sind auf der beigefugten Ubungsdiskette gespeichert.

6 VI Vorwort Technische Bezugspunkte des Buches Die Vielzahl der Herstellerfirmen von Personal Computern, die versehiedenen Betriebssysteme und nieht zuletzt die unterschiedlichsten Tastaturen machen es notwendig, sieh vorab auf einen bestimmten Standard zu verstiindigen. Die beschriebenen Verfahren gelten fur IBM Personal Computer und aile Kompatiblen. Als Geditestandard wird von einem Diskettenlaufwerk und einer Festplatte ausgegangen. Anwender mit zwei Diskettenlaufwerken finden an den relevanten Stellen Hinweise. Die WORD-Anwendungen beziehen sieh auf das Betriebssystem DOS. OS/2 Anwender finden im Anhang wesentliehe Untersehiede vermerkt. Die Tastenbezeichnungen orientieren sich an der deutsehen IBM-MF-Tastatur. Die Abb. 1-1 gibt Ihnen eine Ubersicht tiber IBM-Standardtastaturen und die im Bueh gewahlten Bezeichnungen. 1m Buch verwendete IBM PC IBM-MF Tastenbezeichnungen <.P/eiltaste rechts> ~ ~ <Pfeiltllste links> ~ ~ <Pfeiltllste oben> l' l' <Pfeiltllste unten>..[, J, <Bild oben> PgUp Bild1' <Bild unten> PgDn Bild..[, <Posl> Home Posi <Ende> End Ende <Return> +J... <Tab> 1"- 1"- -+I -+I <Esc> Esc Esc <.Leertaste> <Rficktaste> <.Strg> Ctrl Strg <Umschalt> {[- {[- <AlI> Alt Alt <Ent/> Del Entf <Ein/If> Ins Einfg Abb. 1-1: Ubersicht Tastenbelegung

7 VII Inhaltsverzeichnis Vorwort V 1 WORD-Einfiihrung 1.1 Die Voraussetzungen schaff en System-Konfiguration WORD installieren WORD starten Grundsatzliches zum Autbau von Word Der Word-Bildschirm Bewegen des Cursors mit den Pfeiltasten oder der Maus Aufrufvon Meniibefehlen Arbeiten mit den Hilfetexten von Word Abruf von Hilfetexten iiber das Hilfemenii Abrufkontextbezogener Hilfe Word verlassen Befehlsiibersicht 17 2 Erste Texterfassung mit Word Texteingabe Bildlauf im Text Textkorrektur Entfemen und Einfiigen von Zeichen Uberschreiben von Zeichen Sichtbarmachen von Sonderzeichen Absatzschaltungen einfiigen und 16schen Textformatierung Textstellen markieren Formatierung von Zeichen Umschalten zwischen den Betriebsarten "Text" und "Grafik" Formatierung von Absatzen Seiten-/Bereichsformatierung Manuelle Silbentrennung und automatische Trennhilfe 44

8 VIII Inhaltsverzeichnis 3 Speichern Laden und Drucken von Text Speichem von Dateien Automatisches Speichem Laden eines gespeicherten Textes Pfadeinstellungen in WORD Drucken eines Textes Mogliche Probleme beim Ausdruck und deren Beseitigung Befehlsiibersicht 62 4 Fortgeschrittene Textbearbeitung Umstellungen im Text vomehmen Text umstellen und kopieren Text umstellen Kopieren von Textteilen Eine Aktion riickgiingig machen Suchen und Austauschen von Textpassagen Suchen von Textteilen Eine Zeichenfolge suchen und durch eine andere ersetzen Das Zusammenfiihren von Texten Fortgeschrittene Textgestaltung Bestimmung von Schriftart und Schriftgrad Bestimmen des Anfangs- und Endeabstands von Absatzen Erstellen von Absatzeinziigen Seitenzahlen im Text Erstellen von Kopf-I und FuI3zeilen im Text Formatierung von Kopf-/FuI3zeilen Die vertikale Position der Kopf-/FuI3zeilen auf der Seite bestimmen Seitennumerierung in der Kopf- oder FuI3zeile Vorbereitung des Ausdrucks mehrseitiger Texte Veriindem des Seitenumbruchs Layoutkontrolle Bestimmen, was gedruckt werden sou Befehlsiibersicht 101

9 Inhaltsverzeichnis IX 5 Arbeiten mit Standard- und Serientexten Arbeiten mit Textbausteinen Erfassen und Formatieren des Bausteintextes Anlegen, Einfiigen, Speichem und LOschen von Textbausteinen Erstellen einer weiteren Textbausteindatei Textbausteindateien laden und zusammenf'iihren Textmontage unter Verwendung von Textbausteinen Drucken von Textbausteinen Serienbriefe Fallbeispiel: Angebotserstellung Erstellen eines Serienbriefes Drucken von Serienbriefen Bedingtes Einfiigen variabler Textelemente Daten wlihrend der Serienbrieferstellung einfiigen Auswahl bestimmter Datensatze Auswahl der Datensatze fiber die Datensatznulluner Bedingte Auswalll von Datensatzen Befehlsfibersicht Das Arbeiten mit Tabellen Einrichten der Tabulatoren Einrichten linksbiindiger Tabulatoren Einrichten von Tabulatoren mit unterschiedlicher Ausrichtung Eingabe der Tabelle Loschen und Versetzen von Tabulatoren Die Rechenfunktion von Word nutzen Sortiermoglichkeiten im Text Graphische Gestaltung der Tabelle Einfiigen von Vertikaltabulatoren Umrahmung der Tabelle Befehlsfibersicht 164

10 x Inhaltsverzeichnis 7 Das Arbeiten mit Druckformatvorlagen 7.1 Ubungsbeispiel Das Erstellen von Druckformaten im Menu Muster Grundsatze der Druckformaterstellung Erstellen eines Zeichendruckformats Erstellen eines Absatzdruckformates Erstellen eines Bereichsdruckformates Zuweisung von Druckformaten zum Text Indirekte Formatierung ruckgangig machen oder anderu Das Speichem von Druckformatvorlagen Gestaltungsmerkmale direkt formatierter Texte in Druckformaten festhalten Verbinden einer Druckformatvorlage mit einer Textdatei Laden und Bearbeiten von Druckformatvorlagen im Menu Muster Das Loschen von Druckformaten Befehlsubersicht Dateiverwaltung und Dateipflege Die Erweiterung des Dateinamens nutzen Dateiauflistung Inhaltsverzeichnis beim Laden einer Datei Dateianzeige im Datei-Manager Arbeiten mit der Kurzinformation Textcharakterisierung und Auswahlmoglichkeiten Eingabe von Kurzinformationen bei aktuellen Texten Anderungen von Kurzinformationen im Nachhinein Drucken der Kurzinformation Verzicht auf die Kurzinformation Beispiele fur Dateiauswahl Auswahlkriterium: Bearbeiter Kombinierte Auswahlkriterien Auswahlkriterium: Datum Zitaten-Auswaltl Pflege des Dateibestands Dateien umbenennen Dateien loschen Befehlsubersicht 210

11 Inhaltsverzeichnis XI 9 Obungsbeispiele Texterfassung, Korrektur, einfache Formatierung, Speicherung und Druck l.1 Hinweise zum Vorgehen Datei laden, Textiiberarbeitung, Seitennumerierung, manueller Seitenumbruch Hinweisezum Vorgehen Textbausteine erfassen und einer Textbausteindatei zufiigen; einen Text aus Textbausteinen zusammenstellen Hinweise zum Vorgehen Erstellen und Drucken eines Serienbriefs Hinweisezum Vorgehen Fortgeschrittene Formatierung, Tabellenerstellung Hinweise zum Vorgehen Druckformaterstellung; indirekte Textformatierung Hinweise zum Vorgehen beim Erstellen von Druckformaten 229 Anhang 231 Hinweise fur OSI2-Anwender 231 Der Umgang mit MS-DOS 233 Sachwortverzeichnis 236

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