Kompatibilität. DSS 3.0 Workflow HP Digital Sender 9100C 4.0

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1 HP 4.0 Funktionen im Überblick Kompatibilität Die HP Version 4.0 (DSS 4.0) bietet die folgenden Funktionerweiterungen für die HP MFPs. o Authentisierung Anmeldung über Benutzername und Passwort über die NT oder Novell Domäne o Send-to-LAN-Fax Anbindung an LAN-Fax Anwendungen zum Versand und Empfang von Dokumenten per Fax o Send-to-Printer Farbkopien von Dokumenten erstellen, über den Ausdruck auf farbfähigen druckern o Send-to-Folder Dokumente in Verzeichnisse im oder eigenen PC scannen o Send-to-OCR Dokumente über eine OCR in maschinenlesbare Form bringen und in Verzeichnisse im oder eigenen PC ablegen o Send-to-Application Über so genannte kundenspezifische Menüs können beliebige Eingabefelder frei definiert werden um digitalisierten Dokumenten Zusatzinformationen (Metadaten) mit zu geben, damit Anwendungen diese mit Verarbeiten, z.b. zur Indexierung o Versand über Secure Mail Versand von Dokumenten in verschlüsselter Form Neben der HP 4.0 wird weiterhin auch die HP 3.0 Workflow angeboten, um die Send-to- Folder Funktionalität einiger MFP Modelle anzubieten. Welches HP MFP Modell durch welche HP (DSS) Version unterstützt wird, zeigt die folgende Tabelle: Modell DSS 4.0 DSS 3.0 Workflow HP Digital Sender 9100C 1) 1) HP Digital Sender 9200C 2) - HP Mopier 220 HP Mopier 320 HP LaserJet 8100 MFP HP LaserJet 8150 MFP HP LaserJet 4100 MFP 2) 2) HP LaserJet 4345 MFP 2) HP LaserJet 9000L MFP 2) 2) HP LaserJet 9000 MFP 2) 2) HP LaserJet 9040 MFP 2) HP LaserJet 9050 MFP 2) HP LaserJet 9055 MFP 2) HP LaserJet 9065 MFP 2) HP 9085 MFP 2) HP Color LaserJet 9500 MFP 2) HP Color 9850 MFP 1) Der HP Digital Sender 9100C arbeitet über den Service, ein eigenständiges paket 2) Es wird nur Authentisierung und Send-to-LAN- Fax unterstützt für Send-to-Folder ist die DSS 3.0 Workflow notwendig. Upgradepfad Kunden die von der DSS 3.0 auf die DSS 4.0 aufrüsten wollen, benötigen nur die 1 Geräte Lizenz Version der DSS 4.0, unabhängig von der Anzahl der Gerätelizenzen die man von der DSS 3.0 installiert hat. Nach der Installation der DSS 4.0 gibt man alle Lizenzcodes der alten DSS 3.0 ein, sie werden alle von der DSS 4.0 akzeptiert. Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten. 5

2 HP 4.0 Funktionen im Detail Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen der Version 4.0 detaillierter beschrieben. Anwender Authentisierung - Zugangssicherung Figur: Anwender Authentisierung Login mit Benutzername und Passwort Die MFP Authentisierung hat zwei wesentliche Aufgaben. Zum einen der Schutz vor der unerlaubten Benutzung des MFP Gerätes. Zum anderen die Festlegung einer eindeutigen Absenderadresse die nicht geändert bzw. überschrieben werden kann. Durch die Authentisierung ist es möglich, die Verbrauchskosten eindeutig zuzuordnen und bei der LAN-Fax Anbindung eine Absenderbestätigung per zu verschicken. Wird mit Hilfe der DSS die Authent i- sierung an einem MFP aktiviert, ist die Gerätenutzung nur noch durch eine Anmeldung erlaubt. Die Anmeldung erfolgt in dem man einen gültigen Benutzernamen und ein gültiges Passwort eingibt. Ein Gast Login ist möglich. Zur Vereinfachung des Anmeldvorgangs stehen zudem noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung, wie z.b. PIN- Authentisierung, Magnetkarten, Smartcards und Näherungskarten. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Zugangssysteme. Die Authentisierung erfolgt durch eine Abfrage an einer NT oder Novell Domäne. Nach einer erfolgreichen Anme l- dung am Gerät wird automatisch die E- Mail Adresse in das Absenderfeld (Send-to-Mail) eingetragen. Figur: Anwender Authentisierung LAN-Fax Anbindung Die LAN-Fax Anbindung schafft die Schnittstelle zwischen MFP und LAN-Fax Anwendung und erlaubt es dem Anwender Dokumente vom MFP als Fax zu versenden. Das Versenden eines Fax-Dokuments erfolgt am MFP über denselben Weg wie beim Analog Fax Modul, d.h. ein Anwender sieht keinen Unterschied zwischen LAN-Fax und Analog Fax. HP unterstützt Dank seiner UMS (Unified Messaging Services) Schnittstelle und einer Digital Sender 9100C kompatiblen Schnittstelle eine Vielzahl am Markt verfügbarer LAN-Fax Lösungen. Die bekanntesten Lösungen sind auf der folgenden Seite aufgeführt. Sicherheit Anmeldung an der Domäne Bestätigung durch die Domäne NT/XP oder Novell Domain Server Die LAN-Fax Anwendung und die Firewall des Unternehmens müssen entsprechend Konfiguriert sein um ein Eindringen von Außen über die Faxleitungen zu verhindern. Die liegt innerhalb des Firewalls. Faxbestätigung Eine automatische Faxbestätigung des Absenders als in seinen Eingangskorb ist möglich, wenn die Anwender- Authentisierung aktiviert ist. Unterstützte Anwendungen Die DSS 4.0 unterstützt die Windows Fax Schnittstelle und Internet Fax. Die unterstützten LAN-Fax Anwendungen sind in der Tabelle auf der folgenden Seite aufgeführt: Fax-Empfang Die meisten LAN-Fax Anwendungen können so konfiguriert werden, dass das Fax auf einem beliebigen Drucker ausgedruckt wird und falls gewünscht sogar in Abhängigkeit von der Fax-Nummer an die gefaxt wurde. Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten. 6

3 HP 4.0 Spezifikationen Auflösung: Standard 200 x 100 dpi Fine 200 x 200 dpi Superfine 300 x 300 dpi Fax Kopfzeile: 40 Zeichen Faxadressen: 100 Kurzwahlnummern: 100 (Schachtelung möglich) Zeichen pro Nummer: 50 Gruppenfax: ja (über Kurzwahl nummern) Eingabe der Faxnummer Fax-Übertragung LAN-Fax und Server (Fax Server) Figur: LAN-Fax Anbindung Unterstützte LAN- und Internet Fax Lösungen LAN-Fax Lösung Anbieter Web-Link ACCPAC ACCPAC Anny Way Office EDITION Materna Biscom Faxcom Biscom Com:on Captaris RightFax Captaris Castelle FaxPress Castelle CAE CAE Cycos-mrs Unified Communication Cycos Esker Pulse for Fax Esker Esker LanFax Esker FACSys Fax Messaging Gateway FACSys Fenestrae Faxination Fenestrae Ferrari Office Master Ferrari electronic AG FAXmaker GFI Interstar LightningFAX Interst ar Technologes Inc. FaxPlus/Open Intercope Gold-Fax DPD International Imecom Integral Fax Imecom Group Omtool Omtool Fax Now! Redrock Technologes RTEFAX RTE IXI SerVonic THOR Digitronic Tobit DvISE Tobit Topcall TOPCALL Object-Fax Traffic Zetafax Equisys Internet Fax Lösung Anbieter Web-Link EasyLink EasyLink J2 Global Communications J2 Global Communications Retarus Retarus Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten. 7

4 HP 4.0 Send-to-Printer Digitalisierte Dokumente können vom MFP an beliebigen im eingebundene Druckern, bevorzugt Farbdruckern, ausgedruckt werden. Auf diese Art und Weise können günstige Farbkopien über bereits vorhandene Farbdrucker erstellt werden, ohne die A n- schaffung zusätzlicher, teuerer Farb- MFPs. Wahl Send-to-Folder Bilder, Textdokumente, gemischte Dokumente, einzelne Seiten, Stapel von doppelseitigen Blättern und sogar Buchseiten können über den MFP digitalisiert und in einem Verzeichnis abgelegt werden. Bei der Wahl des Zieles kann der Benutzer unter einer Liste vordefinierter Verzeichnisse auswählen. Alternativ besteht auch die Möglichkeit einen Pfadnamen einzugeben. Dies erfordert aber eine vorherige Authentisierung und die entsprechenden Rechte des Benutzers. Für die Digitalisierung gibt es vielfältige Einstellungsmöglichkeiten. Folgende Parameter sind möglich: o Farbe: Schwarzweiß oder Farbe o Dateityp: PDF, JPEG, TIFF oder MTIFF o Auflösung: 75, 150, 200, 300, 400 oder 600 dpi o Dateigröße (Kompression): klein (stark), standard (mittel) und groß (keine Kompression) Figur: Send-to-Printer fähiger Farbdrucker Bilddaten Send-to-Folder Einstellungen Bilddaten PCL oder PS Druckdatenstrom Send-to-OCR Send-to-OCR ist eine Erweiterung zu Send-to-Folder. Prinzipiell wird auch hier ein digitalisiertes Dokument in einem Verzeichnis abgelegt. Der einzige Unterschied besteht darin, dass das Dokument mit einer OCR verarbeitet und dann wahlweise als durchsuchbare PDF oder als Figur: Send-to-Folder Verzeichnis Worddokument im RTF (Rich Text Format) abgelegt wird. Server, Workstation oder PC Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten. 9

5 HP 4.0 Send-to-Application Die Send-to-Application Funktion, auch Workflow Untersützung genannt, legt, ähnlich wie bei Send-to-Folder, ein digitalisiertes Dokument in einem Verzeichnis ab. Allerdings gibt es dabei ein einige gravierende Unterschiede. Mit Send-to-Application sollen die digitalisierten Dokumente anschließend von einer Anwendung automatisch weiter verarbeitet werden. Zum Beispiel sollen Rechnungen und Lieferscheine in einem ELO Office A r- chiv abgelegt werden. Damit dies geschehen kann sind zwei Voraussetzungen nötig: Bilddaten Verzeichnis OCR Server, Workstation oder PC 1. da es unterschiedliche Dokumente gibt, muss ein Anwender durch eine Auswahl am Gerät entscheiden können um welches Dokument es sich handelt, damit eine korrekte Verarbeitung vorgenommen werden kann. Am Beispiel: es gibt eine Auswahlfunktion Lieferschein oder Rechnung. 2. es muss die Möglichkeit geben zusätzliche Informationen beizufügen. Dies ist notwendig, damit eine Anwendung, die das Dokument verarbeiten soll, das Dokument richtig verarbeitet. Diese Zusatzinformationen sind so genannte Metadaten. Im Beispiel wären das bei einer Rechnung die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Lieferant. Mit dieser Information kann dann ELO Office die Daten so archivieren, dass sie später auch wieder auffindbar sind. Figur: Send-to-OCR Durch weitere Angaben wird festgelegt wo das digitalisierte Dokument abgelegt werden soll und in welchem Dateiformat. Die Metadaten können Wahlweise als.hps oder.xml Datei übergeben werden. Menü: Rechnung plus weitere Eingabefelder Bilddaten + Metadaten Mit der HP 4.0 werden genau diese Vorrausetzungen erfüllt und zwar mit Hilfe von frei definierbaren Menüs und Eingabefelder. Bis zu zwanzig Eingabefelder (Indexdaten) können pro Menü festtgelegt werden. Anwendung, z.b. ELO Digital Office Figur: Send-to-Application + Rechnungsnr Datum Lieferant Verzeichnis Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten. 10

6 HP 4.0 Verschlüsselung In speziellen Fällen, z.b. wenn es um unternehmenskritische Informationen geht oder auch im militärischen oder diplomatischen Bereich, ist es notwendig Dokumente verschlüsselt per zu versenden. Mit Hilfe der 4.0 kann ein weiterer sekundärer -Host konfiguriert werden. Um eine komplette Lösung bereitzustellen, interagiert diese Funktion mit einer Drittanbieter-Anwendung. Sie unterscheidet sich vom regulären -Host insofern, dass die Daten zwischen dem MFP und dem HP DSS-Server verschlüsselt werden. Im DSS Programmverzeichnis wird eine rfc822-konforme -Nachricht mit den gescannten Daten als Anhang erstellt. Die Drittanbieter-Anwendung, die den Ordner überwacht, verarbeitet die -Nachricht und versendet sie auf eine sichere Art. Der Name der Bedienfeldtaste auf dem MFP wird vom HP DSS- Administrator festgelegt, es stehen drei fest definierte Bezeichnungen zur Verfügung: Figur: Verschlüsselte s Sekundärer -Host Sichere Spezialisierte Die Funktion ist mit der - Funktion identisch; es werden die gleichen Felder und Adressbücher verwendet. Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten. 11

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