Premiumpaket-Funktionen im Überblick Inhaltsverzeichnis

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1 Premiumpaket-Funktionen im Überblick Inhaltsverzeichnis 1. Herzlich willkommen! Mehr Speicherplatz und Gruppen Fotoalbum Mailinglisten Ressourcenverwaltung Website Website-Generator Website-Dateiverwaltung... 12

2 1. Herzlich willkommen! gemeindetreff.de ist die ökumenische Plattform für die optimierte Kommunikation, Organisation und Präsentation sowohl innerhalb von Gemeinden und Institutionen als auch untereinander. Gemeinden, die sich für das kostenpflichtige Premiumpaket entscheiden (Bezugsbedingungen siehe Shop ), erhalten den Zugriff auf weitere Funktionen und bekommen mehr Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Diese Anleitung soll Ihnen die Nutzung der im Premiumpaket enthaltenen Möglichkeiten erleichtern. Bitte beachten Sie darüber hinaus die weiteren Hilfestellungen zur Plattform, die Sie auf verschiedenen Seiten über das Icon Hilfe jederzeit abrufen können. Wenn Sie weitere Fragen zum Premiumpaket und den darin enthaltenen Funktionen haben, können Sie sich jederzeit auch an wenden. Im Bereich "Privat Meine Lizenzen " sieht jedes gemeindetreff.de-mitglied seinen und den Lizenzstatus seiner Gemeinde. Nach dem Kauf des Premiumpakets schalten wir Ihnen innerhalb von zwei Arbeitstagen die erhöhten Quota und Premiumfunktionen (Mailingliste, Website, Dateiablage, Fotoalbum, Ressourcenverwaltung) frei. Bitte beachten Sie, dass der Gemeinde-Administrator nach Kauf des Premiumpakets die Premiumfunktionen in seiner Gemeinde selbst freischalten muss. Dafür bitte in die Gemeindeadministration ("Meine Gemeinde Administration Basis-Rechte einer Gemeinde", siehe auch Handbuch für Gemeinde-Administratoren, Seite 3) wechseln. 2. Mehr Speicherplatz und Gruppen Auf der Ebene der Gemeinde und in Gemeindegruppen wird Ihnen der zur Verfügung stehende Speicherplatz in den kostenfreien Basis-Funktionen deutlich erweitert. Gemeinde: Mailservice: 500 MB (statt 50 MB) Dateiablage: 10 GB (statt 500 MB) Gruppen in der Gemeinde: Mailservice: 500 MB (statt 150 MB) Dateiablage: 2 GB (statt 500 MB) Zudem können Sie in Ihrer Gemeinde mit dem Premiumpaket beliebig viele Gruppen anlegen und verwalten, im Basispaket sind lediglich maximal fünf Gruppen nutzbar. 1

3 3. Fotoalbum Das Fotoalbum steht Ihnen bei gemeindetreff.de im kostenlosen Basispaket nur im Bereich Privat zur Verfügung, um Fotos thematisch geordnet auf der Plattform zu verwalten. Wenn Sie sich für das Premiumpaket entscheiden, können Sie die Funktion auch auf Ebene der Gemeinde und in allen Gemeindegruppen nutzen. Der Speicherplatz beläuft sich jeweils auf 1 GB. Wenn Sie links im Menü auf Fotoalbum klicken, landen Sie auf der nach Freischaltung noch leeren Übersichtsseite der Funktion. Ein Klick auf den Link Themen öffnet ein Fenster, in dem Sie verschiedene Kategorien anlegen können. Diese erscheinen dann auf der Übersichtsseite in dem Drop-down-Menü Angezeigtes Thema. Wählen Sie hier das gewünschte Thema aus und klicken Sie auf Bilder hochladen, um die Fotos von Ihrer Festplatte auf die Plattform zu übertragen und zugleich dem passenden Thema zuzuordnen, optional können Sie auch eine Beschreibung eingeben. Anschließend finden Sie auf der Übersichtsseite die Auflistung der Bilder unter Angabe des Dateinamens, der Beschreibung, den Abmessungen (in Pixel), der Dateigröße sowie dem Datum der letzten Änderung. Den Namen und die Beschreibung können Sie nach einem Klick auf das Icon Eigenschaften bearbeiten jederzeit ändern sowie das Bild durch einen Klick auf das Papierkorb-Icon aus Ihrem Fotoalbum löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Zuordnung der Bilder zu einem Thema nachträglich nicht mehr ändern können. Um die Bilder nun wie in einem Album anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Fotoalbum ansehen und wählen gegebenenfalls das gewünschte Thema aus. Über den Link Zoom (oben rechts) können Sie die Bilder vergrößern beziehungsweise verkleinern. Nach einem Klick auf das Icon Abspielen (unter dem Bild links) werden die Bilder als Diashow automatisch abgespielt. 2

4 4. Mailinglisten Wenn Sie einen großen Empfängerkreis mit s versorgen, eine Mailingliste zur Diskussion nutzen oder einen regelmäßigen Newsletter verschicken möchten, bietet Ihnen diese Funktion das passende Werkzeug. Auf Ebene der Gemeinde haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Mailinglisten anzulegen, diese mithilfe von Zuordnungen thematisch zu untergliedern und verschiedene Listentypen zu nutzen. Über den Link Zuordnungen verwalten legen Sie neue Zuordnungen an und können diese auch wieder löschen. Nach einem Klick auf Neue Mailingliste anlegen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst den Listennamen eingeben müssen. Der von Ihnen gewählte Name wird, zusammen mit dem vom System vorgegebenen Teil hinter die - Adresse, über die Sie alle eingetragenen Mitglieder erreichen. Zudem müssen Sie einen Listennamen, der als Absender der Mailingliste angezeigt wird, und einen Moderator eintragen. Letzterer ist der zentrale Verwalter der Mailingliste. Ist die Liste angelegt, erscheint diese mit dem Namen und dem Moderator auf der Übersichtsseite der Funktion. Hier bieten sich in der Spalte unter Funktion verschiedene Möglichkeiten. Von zentraler Bedeutung ist dabei das erste Icon Eigenschaften bearbeiten. Nach einem Klick darauf öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Reitern. Unter Allgemein können Sie nun zunächst den angezeigten Listennamen nicht die E- Mail-Adresse! ändern. Als Listentyp können Sie vier verschiedene Einstellungen wählen: 3

5 Newsletter: In diesem Fall kann jedes Mitglied, das über Administrationsrechte für die Funktion verfügt, eine an den Verteiler schicken. Dazu muss man auf gemeindetreff.de eingeloggt sein, auf der Funktionsübersicht auf die - Adresse der entsprechenden Mailingliste klicken und anschließend den Text in das sich öffnende Fenster eingeben. Wenn Sie eine im HTML- Format verschicken möchten, müssen Sie den Quelltext in das entsprechende Feld eingeben. Alle von außen an die Adresse der Liste geschickten s werden vom System geblockt. Moderierte Liste: Bei dieser Option können alle Mitglieder der Mailingliste (im Folgenden Abonnenten genannt) eine an die Mailingliste schreiben. Allerdings muss der Moderator diese erst freigeben, bevor die auch den restlichen Mitgliedern zugestellt wird. Mails von Adressen, die die Liste nicht abonniert haben, werden vom System geblockt. Abonnenten können senden: Hier steht die Liste allen Abonnenten offen, die s werden also ohne Umweg über den Moderator direkt an alle eingetragenen -Adressen verschickt. Mails von Adressen, die die Liste nicht abonniert haben, werden aber weiterhin vom System geblockt. Offener Mailverteiler: Hier sind alle Einschränkungen aufgehoben, es können also auch Nicht- Abonnenten s an die Liste schreiben. Neben dem Listentyp müssen Sie auch angeben, wie man sich zur Mailingliste anmelden kann. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Via und Geschlossen. Bei einer geschlossenen Liste ist eine selbstständige Anmeldung nicht möglich, neue Mitglieder können also nur über die Administration der Liste aufgenommen werden. Wenn Sie Via angeben, so kann sich jeder, also auch nicht auf gemeindetreff.de registrierte Personen, mit einer Mail bei der Liste anmelden. 4

6 Abmelden kann man sich in beiden Fällen stets per . Die entsprechenden Adressen finden Sie, zusammen mit weiteren Informationen, nach einem Klick auf das Icon Info auf der Übersichtsseite der Funktion. Unter den weiteren Reitern Anmeldung, Willkommen, Abmeldung und Tschö können Sie die eingetragenen -Texte ggf. anpassen, die bei einer Anbeziehungsweise Abmeldung von der Mailingliste automatisch an die anfragende E- Mail-Adresse verschickt werden und die weitere Informationen zum Prozedere enthalten. Hinter dem letzten Reiter ( Löschen ) der Eigenschaften einer Mailingliste stellen Sie den Ursprungszustand wieder her. Sie können hier einerseits Alle Texte auf die Vorgabe zurücksetzen sowie Alle Abonnenten entfernen. Bitte behandeln Sie diese Möglichkeiten mit Vorsicht eine Wiederherstellung gelöschter Daten ist nicht möglich! Auf der Übersichtsseite sind noch verschiedene andere Funktionen verfügbar. So können Sie hier jederzeit die Zuordnung und den Moderator der Mailingliste ändern. Ein Klick auf das Icon Abonnement bearbeiten öffnet ein Fenster, in dem Sie neue E- Mail-Adressen eintragen beziehungsweise bestehende Adressen aus der Mailingliste löschen können. Dabei bleibt Ihnen die Wahl, ob die Abonnement-Änderung mit oder ohne zusätzlich Bestätigung durch den Betroffenen per erfolgen soll. Zudem können Sie eine Abonnentenliste importieren beziehungsweise exportieren. Ein Klick auf Löschen entfernt die gewählte Liste mit allen eingetragenen - Adressen. Achtung: Auch dieser Vorgang ist unwiderruflich, die Daten können nicht wiederhergestellt werden! 5

7 Wenn Sie mehrere Mailinglisten gleichzeitig löschen möchten, wählen Sie die entsprechenden Mailinglisten über die Checkbox (Häkchen) aus. Klicken Sie auf Alle, wählen Sie alle Mailinglisten aus. Über einen Klick auf das Icon Löschen in der Zeile Funktion auf ausgewählte Mailinglisten anwenden werden nun die ausgewählten Mailinglisten gelöscht. Die Zuordnung ändern erfolgt analog dazu. 5. Ressourcenverwaltung Die auf Ebene der Gemeinde und in Gemeindegruppen zur Verfügung stehende Ressourcenverwaltung erleichtert Ihnen die interne Verwaltung Ihrer Ressourcen wie beispielsweise Besprechungs- und Gruppenräume, Gemeindesaal, Beamer und vieles andere mehr. Die Online-Organisation über gemeindetreff.de kann dabei sehr nützliche Dienste leisten und hat einen klaren Vorteil gegenüber ausgedruckter Listen, die zentral ausliegen. Bevor man mit der Ressourcenverwaltung arbeiten kann, muss der Administrator zunächst das allen Buchungen zugrundeliegende Zeitraster definieren. Dazu klickt man auf der Übersichtsseite der Funktion auf den Link Einstellungen und wählt anschließend in dem Fenster zunächst die Wochentage, die für Ihre Planung benötigt werden, per Checkbox aus. Nun erfasst man in den Textfeldern Beginn und Ende die Uhrzeiten, in denen die Ressourcen gebucht werden können (z.b. 8:00 9:00, 9: , , usw.). Achtung: Wenn das Zeitraster nachträglich geändert wird, kann es zu unvorhergesehenen Folgen bei bereits vorhandenen Buchungen kommen! Nun gilt es, die zu verwaltenden Ressourcen in das System zu übertragen. Dabei können Sie verschiedene Kategorien definieren und die vorhandenen Ressourcen diesen zuordnen. Nach einem Klick auf Ressource erfassen öffnet sich ein Fenster, 6

8 hier müssen Sie zunächst einen Titel sowie eine erklärende Beschreibung der Ressource eingeben. Zudem können Sie jeder Ressource einen Verwalter zuordnen. Unter dem Punkt Optionen kann man den Status einer Ressource auf nicht buchbar beziehungsweise defekt setzen. Auf der Übersicht erscheint dann ein entsprechender Hinweis und im Falle einer als defekt markierten Ressource wird der Verwalter per Systemnachricht benachrichtigt. Wurde die Ressource repariert und als solches markiert, wird er ebenfalls informiert. Alle diese Angaben können Sie, sofern Sie Administrationsrechte für die Funktion besitzen, auch nachträglich über den Link Ressource bearbeiten verändern. Dafür muss die Ressource ausgewählt sein. Sie können die Ressourcenverwaltung aber auch über eine Importfunktion bequem mit allen Räumen, Geräten usw. Ihrer Gemeinde befüllen: Auf der Startseite der Funktion finden Sie den Link Liste von Ressourcen importieren. Nach einem Klick können Sie in einem Fenster die Auflistung der Ressourcen, etwa aus einer Exceloder OpenOffice-Datei, hineinkopieren. Über die verschiedenen Checkboxen legen Sie in dem sich öffnenden Fenster fest, welche Informationen Sie in die Plattform einspeisen möchten: Dabei ist der Titel zwingend notwendig. Sie können beim Import zudem den Verwalter, eine bereits im System vorhandene Kategorie sowie eine Beschreibung eingeben. Wenn Sie Unbekannte Kategorie erstellen auswählen, können Sie darüber neue Kategorien im System generieren, das Häkchen bei Kategorie muss dann aber ebenfalls gesetzt sein. Jede Ressource muss dabei in einer Zeile stehen, die Inhalte müssen durch Leerzeichen bzw. Tabulatoren getrennt sein. Möchte ein Mitglied eine der im System angelegten Ressourcen reservieren, so muss man in den Drop-down-Listen auf der Übersichtsseite zunächst die gewünschte Kalenderwoche, dann die passende Kategorie und abschließend die 7

9 gewünschte Ressource auswählen. Wurden keine Kategorien angelegt, erscheint sofort die Liste der angelegten Ressourcen. Nach der Auswahl öffnet sich die nach dem Zeitraster gegliederte Übersicht. Wenn man auf das Icon Ressource buchen in einem noch nicht gebuchten Zeitfenster klickt, öffnet sich ein Fenster. In diesem sind zunächst weitere Informationen zur gewählten Ressource, der Verwalter sowie die ausgewählte Kalenderwoche zu sehen. Anschließend folgt eine komprimierte Übersicht der Kalenderwoche, in der man nun die Zeiten, für die man die Ressource reservieren möchte, per Checkbox markieren kann. Enthalten einzelne Felder keine Checkbox und sind farbig hinterlegt, so wurde die Ressource zu diesem Zeitpunkt bereits gebucht und eine Reservierung ist damit nicht mehr möglich. Will man eine Ressource zu festen Zeiten für einen längeren Zeitraum buchen, etwa vier Wochen lang jeweils mittwochs von 16 bis 18 Uhr, kann man auch Termin- Wiederholungen anlegen: Über die Auswahlbox legt man fest, in welcher/welchen weiteren Kalenderwoche/n man die Ressource reservieren möchte, dies ist bis maximal ein Jahr im Voraus möglich. Nach einem Klick auf Ressource buchen wird der Vorgang abgeschlossen und die Reservierung in die 8

10 Übersicht eingetragen. Übrigens: Sollte ein Gerät im Einsatz den Geist aufgeben, kann auch jedes mit Schreibrechten für die Funktion ausgestattete Mitglied die entsprechende Ressource über den Link Detailansicht der Ressource mit einem Klick als defekt markieren und somit die Benachrichtigung an den Verwalter der Ressource auslösen. Es ist natürlich auch problemlos möglich, Buchungen jederzeit zu stornieren. Klicken Sie dazu auf das Icon Buchungsdetails an dem zu stornierenden Termin, um die Buchungsdetails abzurufen. Zunächst erhalten Sie wieder genauere Angaben zur Ressource sowie der Buchung. Nun können Sie entweder die Buchung an diesem einzelnen Termin oder, sofern es sich um eine Serienbuchung handelt, auch die weiteren reservierten Termine in den Folgewochen über den Link Meine Buchungen ab diesem Termin stornieren. Buchungen, die über ein halbes Jahr zurückliegen, werden automatisch gelöscht, um das System nicht mit unnötigen Daten zu belasten. Mit Administrationsrechten für die Funktion kann man unter den Einstellungen im Reiter Löschen zudem sämtliche Buchungen, Ressourcen und Kategorien in einem Rutsch löschen. Achtung: Der Löschvorgang lässt sich nicht rückgängig machen! 6. Website Auch wenn Sie sich überhaupt nicht mit HTML oder HTML-Editoren auskennen, können Sie Websites bei gemeindetreff.de problemlos erstellen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Grundeinstellungen und unterschiedlichen Layouts für die Seiten. Die Funktion Website steht Ihnen auf Ebene der Gemeinde und in allen Gemeindegruppen zur Verfügung. Auf der Übersichtsseite sehen Sie zwei Reiter beschäftigen wir uns zunächst mit dem Website-Generator. 6.1 Website-Generator Haben Sie noch nicht mit der Funktion gearbeitet, erscheint die Meldung Es sind noch keine Seiten angelegt.". Darüber wird die Internetadresse angezeigt, unter der die Seite später einmal im Netz zu finden sein wird. Der Aufbau ist immer gleich: Zunächst wird das Kürzel der Gemeinde (hier: mariae-namen) gefolgt von.gemeindetreff.de ausgegeben, nach dem Schrägstrich ( / ) dann der Name der Gruppe, in dem der Website-Generator genutzt wird. Auf Ebene der Gemeinde steht hier stets info. Wie viel Speicherplatz Ihnen für die Website zur Verfügung steht (1 GB) und wie viel davon noch frei ist, können Sie ganz rechts erkennen. 9

11 Über den in der horizontalen Leiste aufgelisteten Link können Sie die Einstellungen für die Website wählen. In dem sich öffnenden Fenster geben Sie im Reiter Layout zunächst den Titel der Website sowie Ihre -Adresse an. Anschließend wählen Sie eine Hintergrundfarbe und Schrift aus, die Sie für Ihre Website verwenden möchten. Zudem können Sie definieren, ob das Grundgerüst der Seite mit beziehungsweise ohne ein Frameset ausgestattet und für welche Bildschirmbreite (800 oder 1024 Pixel) die Seite optimiert wird. Durch einen Klick auf Auswahl speichern werden Ihre Angaben übernommen. Der Reiter Rechte ist übrigens nur für Gemeindemitglieder sichtbar, die über Administrationsrechte für die Funktion verfügen. Hier können Sie nämlich einstellen, wer die Website veröffentlichen darf. Sind die Grundeinstellungen definiert, werden auf der Übersichtsseite der Funktion weitere Links eingeblendet und Sie können mit der Gestaltung der eigentlichen Websites beginnen. Nach einem Klick auf Neue Seite öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Layout der Seite festlegen können. Dabei stehen Ihnen viele verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können sich also das Layout aussuchen, das Ihnen am besten gefällt beziehungsweise das am besten passt. 10

12 Haben Sie ein Layout gewählt, geben Sie die eigentlichen Inhalte ein. Die kleine Abbildung im rechten Teil des Fensters zeigt das gewählte Seitenlayout an. So können Sie sich ungefähr vorstellen, wie Ihre Seite aufgebaut ist und wo beispielsweise Bilder und Textblöcke angeordnet werden. Sind alle Texte eingegeben, Bilder eingebunden und Downloads hochgeladen, klicken Sie auf Speichern und Schließen. Die neue Seite taucht dann unter Angabe des Seitennamens, des Seitenlayouts und des Datums der letzten Änderung auf der Übersichtsseite auf. Da eine Website in der Regel aus mehr als nur einer Seite besteht, können Sie noch beliebig viele weitere Seiten anlegen. Sie können diese auch per Klick auf das Icon Menüebene wechseln auf zwei Ebenen strukturieren beziehungsweise die Reihenfolge der Seiten per Drag-anddrop beliebig verändern. Mit einem Klick auf das Icon Seite löschen wird die entsprechende Seite unwiderruflich gelöscht. Sie können einmal angelegte Seiten über das Icon Seite bearbeiten jederzeit wieder bearbeiten. Jede mit dem Website-Generator erstellte Seite können Sie mit einem (individuellen) Passwortschutz versehen. Dazu klicken Sie bei der gewünschten Seite auf das Icon Seite bearbeiten und geben im Reiter Zugangsbeschränkung die entsprechenden Daten ( Name und Passwort ) ein. Nachdem Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen geklickt haben, ist die Seite nur noch mit den dort verzeichneten Zugangsdaten abrufbar. Sie können hier natürlich mehrere Benutzer mit individuellen Passwörtern anlegen sowie diese gegebenenfalls wieder löschen. 11

13 Möchten Sie einen Blick auf Ihr Werk werfen, müssen Sie die aktuelle Version der Seite(n) zunächst über einen Klick auf Website veröffentlichen auf den Webserver überspielen und können diese anschließend über den nächsten Link ( Website ansehen ) begutachten. Alternativ können Sie auch auf die in dem Balken angezeigte Internetadresse klicken oder diese direkt in Ihren Browser eingeben. 6.2 Website-Dateiverwaltung Der Website-Generator erlaubt also auch HTML-Laien die problemlose Erstellung einer Website. Über die Website-Dateiverwaltung Sie erreichen diese über den gleichnamigen Reiter auf der Übersichtsseite der Funktion Website freuen sich nun die HTML-Profis. Denn hier haben Sie die Möglichkeit, selbsterstellte HTML- Seiten auf die Plattform hochzuladen egal ob es die Website der Gemeinde oder einer Gemeindegruppe ist. Im Prinzip handelt es sich bei dieser Funktion um eine Dateiablage für Websites. Das heißt, Sie können hier beliebig viele Ordner anlegen und Dateien hochladen. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass Ihre Startseite index.htm heißt und in Ihrem Hauptordner liegt sowie die internen Verlinkungen alle korrekt sind. Sonst werden die Besucher Ihrer Website Fehlermeldungen erhalten. Wenn Sie eine umfangreichere Website hochladen möchten, dann können Sie die Dateien auch mithilfe eines FTP-Clients auf die Plattform übertragen. Welches Programm Sie dafür nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Die Zugangsdaten, die Sie für die Verbindung angeben müssen, lauten: Server: ftp.gemeindetreff.de Benutzername: gruppenname@gemeindename.gemeindetreff.de bzw. info@ gemeindename.gemeindetreff.de Passwort: Das Passwort der Gruppe bzw. Gemeinde Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Website veröffentlichen, dann ist diese frei im Internet abrufbar. Wenn Sie bestimmte Seiten nur einem geschlossenen Nutzerkreis zugänglich machen möchten, können Sie diese mit einer Zugangsbeschränkung versehen. 12

14 Dazu müssen Sie das Icon Eigenschaften des zu schützenden Ordners anklicken und in dem Fenster unter dem Reiter Zugangsbeschränkung die entsprechenden Daten, also Benutzernamen und das zugehörige Passwort, eingeben. 13