Arbeiten mit dem Blattschutz ab EXCEL XP

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1 Arbeiten mit dem Blattschutz ab EXCEL XP In vielen Fällen bietet sich an, dass Tabellen- und Diagrammblätter innerhalb einer Arbeitsmappe geschützt Das ist aus mehreren Gründen angebracht. Einmal hat man oft viel Arbeit in das Erstellen des Formelapparates gesteckt, die verloren geht, wenn durch Unkenntnis oder Unachtsamkeit die erstellten Formeln gelöscht Andererseits kann es zu fehlerhaften Berechnungen kommen, wenn eine Formel, deren Ergebnis jedoch weiter genutzt werden soll, durch einen festen Zahlenwert überschrieben wird. Weiterhin kann man nur in die Zellen Zahlen eintragen, in denen sie auch benötigt Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass mithilfe der Tabulatortaste, ab XP auch mit der Maustaste nur Zellen ausgewählt (angesteuert) werden, die für eine Eingabe vorgesehen sind. Bis EXCEL 2000 war man nach der Aktivierung des Schutzes jedoch sehr stark eingeschränkt. So konnten keine Spalten mehr verbreitert oder Zeilen vergrößert Es blieb nur die Möglichkeit, den Blattschutz zu deaktivieren, die Veränderungen vorzunehmen und danach den Blattschutz wieder zu aktivieren. An solche Wünsche wie Formatierungen von Zellinhalten oder Einfügen von Zeilen und Spalten war erst recht nicht zu denken. Erst mit der Version EXCEL XP konnte der Blattschutz individueller organisiert Inhaltsverzeichnis 1 Algorithmus zur Realisierung des Blattschutzes Vorbereitung des Blattschutzes Aktivieren des Blattschutzes Deaktivieren des Blattschutzes Verfügbare Optionen bei der Aktivierung des Blattschutzes Verfügbare Optionen in einem Tabellenarbeitsblatt Die Option Arbeitsblatt und Inhalt gesperrter Zellen schützen Die Option Gesperrte Zellen auswählen und Nicht gesperrte Zellen auswählen Die Optionen Zellen formatieren, Spalten formatieren und Zeilen formatieren Die Optionen Spalten Einfügen und Zeilen einfügen Die Option Hyperlinks einfügen Die Optionen Spalten löschen und Zeilen löschen Die Option Sortieren Die Option Autofilter verwenden Die Option PivotTable-Berichte verwenden Die Option Objekte bearbeiten Die Option Szenarios bearbeiten Verfügbare Optionen in einem Diagrammblatt Die Option Inhalte Die Option Objekte... 8 Fieting, Olaf 1 von , 19:01

2 1 Algorithmus zur Realisierung des Blattschutzes Bei der Arbeit mit dem Blattschutz muss beachtet werden, dass dieser für ein Tabellenblatt als auch für ein Diagrammblatt organisiert werden kann. Dabei existieren für die beiden unterschiedliche Möglichkeiten für die Einrichtung. Bei einem Tabellenblatt ist zu beachten, dass alle Zellen eines Tabellenblattes für den Schutz vorbereitet sind. Sie sind alle mit dem Prädikat gesperrt versehen. Deshalb müssen für Tabellenblätter vorbereitende Arbeiten unternommen Diese Arbeiten sind für ein Diagrammblatt nicht nötig. 1.1 Vorbereitung des Blattschutzes (1) Markieren Auswählen der Zellen, die nicht geschützt werden sollen (2) Aufrufen des Menüs Format Zellen (3) Auswählen der Registerkarte Schutz (4) Entfernen des Hakens bei der Option gesperrt. (5) Setzen des Hakens bei der Option Ausgeblendet, wenn bei der Aktivierung des Blattschutzes die hinterlegten Formeln nicht mehr angezeigt (ausgeblendet) werden sollen. (6) Bestätigen der Einstellungen mit OK Fieting, Olaf 2 von , 19:01

3 1.2 Aktivieren des Blattschutzes (1) Aufrufen des Dialogfeldes Blatt schützen mit Extras Blatt schützen. Tabellenblatt Diagrammarbeitsblatt (2) Bei Wunsch die Vergabe eines Kennwortes zur Deaktivierung des Blattschutzes. Dabei ist zu beachten, dass das Kennwort nur mit Sternchen angezeigt wird. Außerdem wird zur Vermeidung von Fehleingaben das Kennwort zweimal abgefragt. (3) Einstellen weiterer Optionen zur Einschränkung des Schutzes. (4) Bestätigen der Einstellungen mit OK 1.3 Deaktivieren des Blattschutzes (1) Aufrufen des Menüs Extras Schutz Blattschutz aufheben (2) Sollte ein Kennwort vergeben worden sein, wird es über folgendes Dialogfeld abgefragt. Achtung! Einstellungen, die über Format Zellen Schutz vorgenommen wurden, werden durch die Deaktivierung des Blattschutzes nicht zurückgesetzt. Fieting, Olaf 3 von , 19:01

4 2 Verfügbare Optionen bei der Aktivierung des Blattschutzes In Abgängigkeit der Art des Arbeitsblattes stehen verschiedene Optionen zur Einschränkung des Blattschutzes zur Verfügung. Diese sollen in den folgenden Ausführungen beschrieben 2.1 Verfügbare Optionen in einem Tabellenarbeitsblatt Die Option Arbeitsblatt und Inhalt gesperrter Zellen schützen Diese Option muss unbedingt eingeschaltet sein, da sonst keine Bestätigung der Einstellungen vorgenommen werden kann, da die Schaltfläche OK nicht aktiviert ist. Es bleibt nur die Möglichkeit des Abbruchs. Bei der Aktivierung dieser Option werden folgende Handlungen durch den Benutzer verhindert, wenn nicht durch das Einstellen anderer Optionen bestimmte Handlungen erlaubt (1) Verändern von gesperrten Zellen nach Inhalt und Format; (2) Verändern des Arbeitsblattes (z.b. Spalten einfügen oder löschen); (3) Einblenden von Zeilen oder Spalten, die vor der Aktivierung des Schutzes ausgeblendet waren; (4) Anzeigen von Formeln, die vor der Aktivierung des Schutzes im Dialogfeld Schutz des Menüs Format Zellen als auszublenden deklariert wurden. Es können jedoch ausgewählte Rechte für Nutzer zur Bearbeitung von Bereichen im Menü Benutzer dürfen Bereiche bearbeiten erteilt Die Option Gesperrte Zellen auswählen und Nicht gesperrte Zellen auswählen Diese beiden Optionen können miteinander kombiniert Je nach Kombination ist eine andere Arbeit mit der Maus als auch mit der Tabulatortaste möglich. Kombination der Optionen Mausaktion Arbeiten mit der Tabulatortaste Einträge Die Optionen Gesperrte Zellen auswählen und nicht gesperrte Zellen auswählen sind aktiviert. Es können alle Zellen mit der Maus angesteuert Markierung der Zellen ist möglich. Es können nur die nicht gesperrten Zellen mit der Tabulatortaste angesteuert Markierung der Zellen ist möglich. Einträge sind nur in nicht gesperrte Zellen möglich. Die Option Gesperrte Zellen auswählen ist deaktiviert und nicht gesperrte Zellen auswählen ist aktiviert. Es können nur nicht gesperrte Zellen mit der Maus angesteuert Markierung der nicht gesperrten Zellen ist möglich. Es können nur die nicht gesperrten Zellen mit der Tabulatortaste angesteuert Markierung der Zellen ist möglich. Einträge sind nur in nicht gesperrte Zellen möglich. Fieting, Olaf 4 von , 19:01

5 Die Optionen Gesperrte Zellen auswählen und nicht gesperrte Zellen auswählen sind deaktiviert. Es kann keine Zelle mit der Maus angesteuert Markierung der nicht gesperrten Zellen ist nicht möglich. Es können nur die nicht gesperrten Zellen mit der Tabulatortaste angesteuert Eine Markierung der Zellen ist nicht möglich. Es können keine Einträge in den Zellen vorgenommen Angesteuerte Zellinhalte werden jedoch in der Bearbeitungszeile angezeigt, wenn die Option Ausgewählt im Dialogfeld Schutz des Menüs Format Zellen deaktiviert ist Die Optionen Zellen formatieren, Spalten formatieren und Zeilen formatieren Zellen formatieren Wenn durch den Nutzer diese Option aktiviert wurde, können Formatierungen aller Zellen vorgenommen Das betrifft alle Möglichkeiten der Dialogfelder Zahlen, Ausrichtung, Schrift, Rahmen und Muster des Menüs Format Zellen als auch die entsprechenden Symbole in den Symbolleisten. Die Nutzung des Dialogfeldes Schutz ist nicht möglich und wird gar nicht erst angezeigt. Außerdem kann durch den Nutzer auch die Bedingte Formatierung genutzt Das betrifft das Anlegen neuer als auch die Änderung vorhandener bedingter Formatierungen. Spalten Formatieren Durch die Aktivierung dieser Option ist es möglich in geschützten Tabellenblättern die Befehle des Menüs Format Spalte zu nutzen. Das betrifft solche Möglichkeiten wie das Ändern der Spaltenbreite sowie das Aus- und Einblenden von Spalten. Zeilen Formatieren Durch die Aktivierung dieser Option ist es möglich in geschützten Tabellenblättern die Befehle des Menüs Format Zeile zu nutzen. Das betrifft solche Möglichkeiten wie das Ändern der Zeilenhöhe sowie das Aus- und Einblenden von Zeilen. Fieting, Olaf 5 von , 19:01

6 2.1.4 Die Optionen Spalten Einfügen und Zeilen einfügen Das Aktivieren dieser Optionen erlaubt es dem Nutzer Zeilen oder Spalten einzufügen. Dabei ist zu beachten, dass der Nutzer jedoch keine Zeilen oder Spalten löschen kann (auch nicht die gerade eingefügte Zeile oder Spalte), wenn nicht die Optionen für das Löschen von Zeilen oder Spalten aktiviert wurden. Beim Einfügen von Zeilen oder Spalten wird die Formatierung (auch die Einstellungen des Dialogfeldes Schutz ) der rechten Spalte bzw. der folgenden Zeile übernommen Die Option Hyperlinks einfügen Die aktivierte Funktion erlaubt es dem Nutzer in nicht gesperrte Zellen einen Hyperlink einzufügen. Bei Deaktivierung dieser Option können auch in nicht gesperrte Zellen keine Hyperlinks eingefügt Vor der Aktivierung des Blattschutzes eingefügte Hyperlinks sind weiterhin verfügbar, auch wenn die entsprechende Zelle gesperrt ist Die Optionen Spalten löschen und Zeilen löschen Das Aktivieren dieser Optionen erlaubt es dem Nutzer Zeilen oder Spalten zu löschen. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass eine Spalte oder Zeile auch nur dann gelöscht werden kann, wenn innerhalb der Spalte oder Zeile keine einzige Zelle gesperrt ist. Anderenfalls weist das Programm daraufhin, dass ein Löschen bei geschütztem Tabellenblatt nicht möglich ist. Sollte ein Nutzer vorher eine Spalte oder Zeile eingefügt haben, so kann diese ebenfalls nicht mehr gelöscht werden, wenn diese durch die Übernahme der Einstellungen der rechten Spalte oder der folgenden Zeile gesperrte Zellen mit übernimmt Die Option Sortieren Das Aktivieren der Option Sortieren erlaubt dem Nutzer, dass Listenbereiche in einem Tabellenblatt nach der Aktivierung des Blattschutzes sortiert werden können. Dabei müssen diese Bereiche über das Menü Format freigegeben sein, d.h. sie dürfen nicht die Option gesperrt besitzen. Wichtig ist, dass der gesamte geschlossene Tabellenbereich einschließlich der Spaltenüberschriften für die Eingabe freigegeben werden muss. Sollte auch nur eine einzelne Zelle das Prädikat gesperrt besitzen, kann eine Sortierung nicht erfolgen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Sortierung über das Menü Daten oder über Symbole der Symbolleiste Standard vorgenommen werden soll Die Option Autofilter verwenden Die Deaktivierung dieser Option bedeutet, dass bei einem geschützten Tabellenblatt der Nutzer keine Autofilter erstellen oder auch entfernen kann. Selbst, wenn Autofilter eingerichtet sind, können diese nicht genutzt Bei Aktivierung dieser Option kann er auch keine Autofilter erstellen oder entfernen. Wenn mit Autofiltern im geschützten Tabellenblatt gearbeitet werden soll, müssen diese Autofilter vor der Aktivierung des Blattschutzes gesetzt Dabei ist zu beachten, dass eine Freigabe des entsprechenden Datenbankbereiches nicht erforderlich ist. Fieting, Olaf 6 von , 19:01

7 1.1.9 Die Option PivotTable-Berichte verwenden In einem Tabellenblatt, dass keine Pivot-Tabelle enthält, und mit einem Blattschutz versehen ist, spielt es keine Rolle, ob diese Funktion aktiviert oder deaktiviert ist. Es kann keine Pivot- Tabelle erstellt Diese Option hat nur in einer schon vorhandenen Pivot-Tabelle Bedeutung. Sollte die Option deaktiviert sein, kann der Nutzer keine eigenen Auswertungen oder Veränderungen an der Pivot-Tabelle vornehmen. Bei Aktivierung der Option ist es ihm möglich, Recherchen in der Tabelle vorzunehmen. Außerdem kann er auch das Layout der Tabelle verändern. Eine manuelle oder Autoformatierung der Tabelle ist dabei jedoch nicht möglich Die Option Objekte bearbeiten Objekte sind in alle in ein Tabellenblatt eingebettete Elemente. Das können Grafiken, Diagramme, Formen, Textfelder, Bilder als auch Steuerelemente sein. Sollte diese Option deaktiviert sein, können keine Veränderungen an diesen Objekten vorgenommen Aktualisierungen durch Änderungen von Quelldaten wirken sich jedoch auch auf die Darstellung in einem Diagramm aus. Schaltflächen und andere Steuerelemente funktionieren auch weiter. Jedoch muss beachtet werden, dass die Zellen, die Ergebnisse der Nutzung der Steuerelemente aufnehmen sollen, nicht geschützt werden dürfen. Ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Außerdem können keine Kommentare entfernt oder hinzugefügt Eine Bearbeitung des Kommentars ist ebenfalls nicht möglich. Ein Kommentar kann jedoch ein- oder auch ausgeblendet Bei Aktivierung dieser Option können diese Objekte bearbeitet und entfernt Es können auch neue Objekte in das Tabellenblatt eingefügt Die Option Szenarios bearbeiten Szenarios können genutzt werden, um verschiedene z.b. wirtschaftliche Situationen in Abhängigkeit unterschiedlicher Voraussetzungen, Erwartungen usw. durchzurechnen. Es ist also ein Werkzeug, dass auf der Basis des Was wäre wenn? arbeitet. Bei der Deaktivierung dieser Option kann ein Nutzer keine Änderungen an den Szenarios vornehmen oder diese löschen. Es ist jedoch möglich Werte in den veränderbaren Zellen zu korrigieren. Diese Zellen dürfen jedoch nicht geschützt sein. Ausgeblendete Szenarios können durch den Nutzer nicht angezeigt Das Hinzufügen neuer Szenarios ist jedoch möglich. Fieting, Olaf 7 von , 19:01

8 2.2 Verfügbare Optionen in einem Diagrammblatt Für den Schutz eines Diagrammblattes sind neben der Vergabe eines Kennwortes nur die beiden Optionen Inhalte und Objekte vorgesehen. Dabei sind beide Optionen aktiviert und damit so eingestellt, dass Inhalte als auch Objekte geschützt Die Option Inhalte Bei Aktivierung dieser Option können keine Veränderungen an den Elementen (Datenreihen, Legende, Achsen, Farbgestaltung, Lage der Elemente usw.) des Diagramms vorgenommen Es können auch nicht der Typ des Diagramms oder die Quelldaten geändert Der Speicherort des Diagramms kann ebenfalls nicht verändert Das Diagramm passt sich jedoch bei Veränderungen der Quelldaten automatisch den neuen Berechnungen an. Bei Deaktivierung dieser Option kann das Diagramm ganz normal bearbeitet werden als auch entfernt Die Option Objekte Objekte sind in alle in ein Diagrammblatt eingebettete Elemente. Das können Grafiken, Diagramme, Formen, Textfelder, Bilder als auch Steuerelemente sein. Sollte diese Option aktiviert sein, können keine Veränderungen an diesen Objekten vorgenommen Aktualisierungen durch Änderungen von Quelldaten wirken sich jedoch auch auf die Darstellung in einem Diagramm aus. Schaltflächen und andere Steuerelemente funktionieren auch weiter. Jedoch muss beachtet werden, dass die Zellen im entsprechenden Tabellenblatt, die Ergebnisse der Nutzung der Steuerelemente aufnehmen sollen, nicht geschützt werden dürfen. Ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Bei Deaktivierung dieser Option können diese Objekte bearbeitet und entfernt Es können auch neue Objekte in das Tabellenblatt eingefügt Fieting, Olaf 8 von , 19:01