Der elektronische Rechtsverkehr rechtliche Grundlagen und tatsächliche Herausforderungen

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1 Der elektronische Rechtsverkehr rechtliche Grundlagen und tatsächliche Herausforderungen Dr. Wolfram Viefhues Amtsgericht Oberhausen/Rhld. IT-Dezernat OLG Düsseldorf Vorstand Deutscher EDV-Gerichtstag e.v.

2 Teil 1: Rechtliche Grundlagen Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10. Oktober 2013 (BGBl. I S. 3786) In Arbeit: Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte im Strafverfahren E-Government-Gesetz für die öffentliche Verwaltung vom 25. Juli 2013 (BGBl I S. 2749)

3 Was ändert sich wann? Am 17. Oktober 2013 ist die Beweisregel für Scan-Produkte in Kraft getreten. Ab 1. Juli 2014 gilt die Beweisregel für D -Nachrichten und die maschinelle Papier- und Faxbeglaubigung. Am 1. Januar 2016 wird das elektronisches Anwaltspostfach eingeführt Das Schutzschriftenregister wird eingeführt und ab Pflicht. Ab 1. Januar 2018 müssen alle Gerichte elektronischer Dokumente entgegennehmen, aber: Länder können bis Ende 2019 herausoptieren. Ab Zustellung an Anwälte und Behörden gegen elektronisches Empfangsbekenntnis möglich. Ab 1. Januar 2022 (Termin kann durch Länder-VO vorverlegt werden!) ist die elektronische Einreichung für Anwälte und Behörden verpflichtend.

4 Elektronische Unterschrift ( 130a ZPO) Elektronische Schriftsätze können mit qes oder über einen sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden: D mit sicherer Anmeldung oder aus dem besonderen elektronischen Anwalts- oder Behördenpostfach ( bea ). Auf dem sicheren Übermittlungsweg müssen Dokumente nur einfach signiert werden. (Name unter dem Text) Bundesregierung gibt durch VO bis 2018 vor: bundeseinheitliche Formate und Übermittlungswege für qes-dokumente Ausgestaltung des Behördenpostfachs. VO kann ab erlassen werden (Artikel 25).

5 Elektronische Formulare ( 130c ZPO) ab Juli 2014 können elektronische Formulare eingeführt werden Die Angaben sind in strukturierter maschinenlesbarer Form an die Gerichte zu übermitteln (Daten statt Fließtext!) Die Formulare sind im Internet zur Nutzung bereitzustellen; kein Formularzwang Authentifizierung soweit erforderlich - soll auch mit dem elektronischen Personalausweis möglich werden Hinweis auf e-government-gesetz, Normenscreening, Reduzierung der Schriftformerfordernisse

6 Elektronische Formulare ( 130c ZPO) Mögliche Einsatzfelder für Formulare Kostenfestsetzungsantrag Einspruch gegen ein Versäumnisurteil Mitteilung der PKH-Empfänger über eine Verbesserung der wirtschaftlichen Verhältnisse Ggf. auch Scheidungsantrag und weitere Anträge im familiengerichtlichen Verfahren (vgl. 14a FamFG) VO-Ermächtigung ist auch in den Fachgerichtsbarkeiten eingeführt worden.

7 Anwaltspostfach ( 31a BRAO) Besonderes elektronisches Anwaltspostfach ( bea ) Technische Infrastruktur aufgebaut von der Bundesrechtsanwaltskammer Vorbild: Infrastruktur der BNotK. Adressen werden nach Durchführung eines ID-Verfahrens bei der örtlichen RA-Kammer vergeben Verpflichtend ab Elektronische Kommunikation zwischen Anwalts- und Gerichtspostfach via EGVP ist sichere Übermittlung keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich!

8 Nutzungspflicht für Anwälte ( 130d ZPO) Anwälte, Behörden und juristische Personen des öff. Rechts werden in gerichtlichen Verfahren (aber nicht in Patent/Markenverfahren) ab verpflichtet, Schriftsätze nur noch elektronisch einzureichen. Eine Klage oder Berufung auf Papier ist dann formwidrig. Länder können Beginn der Pflicht durch Verordnung auf 1. Januar 2020 vorverlegen. Nur bei technischem Ausfall der sicheren Übermittlungswege ist Papiereinreichung zulässig. Anwalt oder Behörde muss Unmöglichkeit glaubhaft machen.

9 Elektronische Zustellung ( 174 ZPO) Elektronische Dokumente werden verschlüsselt über einen sicheren Übermittlungsweg (an besonderes elektronisches Anwalts oder Behördenpostfach) zugestellt Rechtsanwälte und Behörden müssen ab 1. Januar 2018 elektronisch erreichbar sein. Gerichte können auch danach noch per Papier oder Fax zustellen Elektronische Zustellung wird durch elektronisches Empfangsbekenntnis als strukturierten Datensatz nachgewiesen. Willensgesteuert beim Anwalt Automatisch auswertbar beim Empfänger

10 Beweisregeln für eingescannte Dokumente ( 371b ZPO) Für eingescannte elektronische Dokumente gilt die Beweiskraft öffentlicher Urkunden entsprechend, wenn - das Scanobjekt eine öffentliche Urkunde ist - der Scanvorgang dem aktuellen Stand der Technik entspricht - eine Behörde oder ein Notar - die Übertragung durchgeführt und - die Identität des elektronischen Dokuments mit der Urschrift schriftlich bestätigt hat. Für das gescannte elektronische Dokument gilt die Echtheitsvermutung für öffentliche Urkunden in 437 ZPO, wenn das Dokument und der schriftliche Identitätsnachweis qualifiziert elektronisch signiert sind. Der Beweisgegner, der den Fälschungseinwand erhebt, muss beweisen, dass das gescannte Dokument nicht mit der Urschrift übereinstimmt.

11 Praktische Bedeutung der Beweisregeln Zu den Akten gereichte Unterlagen Unterlagen werden in Ablichtung eingereicht Diskutiert wird über den Inhalt der Dokumente (Wortlaut, Auslegung) Vorwurf der Fälschung ist in der Praxis äußerst selten In den Akten befindliche Unterlagen Aufbewahrung bei den Gerichten ist sicher Streit über Manipulation der gerichtlichen Akten kommt nicht vor

12 Teil 2: tatsächliche Herausforderungen Was ist elektronischer Rechtsverkehr (ERV)? Welche Auswirkungen hat der ERV auf Justiz, Anwaltschaft und Behörden? Was wollen wir eigentlich erreichen? Wo sind die Risiken?

13 Rahmenbedingungen Mehr Aufgaben, weniger Personal Komplizierte gesetzliche Regelungen Hoher Erledigungsdruck Einsatz von IT im Bürobereich Jur. Datenbanken, Berechnungsprogramme usw. IT-Fachsysteme ( Geschäftsstelle ), IT-Textsysteme Einbindung im automationsunterstütze Abläufe Zukünftig: die vollständige elektronische Akte Erhebliche Auswirkungen auf unsere Arbeitsabläufe ERV ist mehr als reine Technik, sondern vor allem Organisationsänderung!

14 Befürchtungen Das ist alles so schrecklich neu Der Aufwand ist riesig groß Es macht sehr viel Arbeit Es kostet Unsummen Das bringt uns alles nichts Wir werden mit neuer Technik allein gelassen Wir schaffen unsere Arbeit nicht

15 Unbestreitbar Vieles ist neu wir müssen uns umstellen wir müssen neue Dinge lernen aber: wir haben Online-Banking gelernt wir buchen unseren Urlaub im Internet wir gehen Online-Shoppen Warum das? - wir schätzen die Vorteile!! Vorteile gibt es auch bei ERV und e-akte!

16 Befürchtungen der Serviceeinheit (SE) Elektronische Dokumente müssen wir für die Beteiligte, die nicht am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, selbst ausdrucken wir werden zur Druckstrasse der Anwaltschaft Das macht viel zusätzliche Arbeit Das kostet viel Geld

17 Die Lösung Gedruckt wird nicht am Arbeitsplatz der Servicekraft gedruckt wird an zentraler Stelle Voraussetzung: es darf keine Unterschrift auf dem Ausdruck erforderlich sein! (So jetzt 317 ZPO) nur noch für die (eigene) Papierakte Ausdruck am Arbeitsplatz Ausdruck entfällt bei elektronischer Aktenführung!!

18 Vorteile bei Zentraldruck Keine Postbearbeitung in der Serviceeinheit mehr erforderlich! keine Weitergabe zur Wachtmeisterei nötig! automatische Steuerung Elektronische Weiterleitung zur Druckstrasse Kostenersparnis bei Zentraldruck Druckkosten Portokosten

19 Behandlung eingehender Post Bisher: Eingang des Schriftsatzes in der Poststelle (Wachtmeisterei) Eingangsstempel Sortierung nach Abteilungen Weitertransport zur Serviceeinheit Aufwand / Arbeit Verzögerung manuelle Zuordnung zur Akte Aufwand / Arbeit Verzögerung

20 Vorteile bei elektronischen Eingängen Keine Bearbeitung in der Poststelle automatische Weiterleitung an die zuständige Serviceeinheit (keine Verzögerung!) automatische Zuordnung zu elektronischen Akte (keine Verzögerung!) bei herkömmlicher Aktenführung automatischer Ausdruck für die Akte in der SE automatische Weiterleitung an den Gegner elektronisch an Anwälte zentraler Ausdruck für andere Beteiligte

21 Eingehende Papierdokumente bei elektronischer Akte Befürchtungen der Serviceeinheit: Wir müssen alle Papiereingänge einscannen! Einscannen erfolgt in zentralen Scannstellen vollautomatischer Vorgang Programm erkennt auch Informationen aus dem Dokument wie z.b. Aktenzeichen damit wird automatische Zuordnung möglich

22 elektronische Zustellungsvorgänge Elektronische Zustellung wird im Justiz-Fachsystem ausgelöst zuzustellende elektronische Dokumente werden vorbereitet Zustellung über bea wird angestoßen automatische Rückmeldung der elektronischen Zustellung über bea automatische Registrierung im Justiz-Fachsystem (Fristen, Nachfolgearbeiten) Zusammenfassende Übersicht über alle Zustellvorgänge

23 Die elektronische Akte e-akte wird derzeit vielfach noch als Erschwernis in der Alltagsarbeit gesehen Gründe und Konsequenzen noch unzureichende Technik: Chance der e-akte: z.b. Unterstützung bei der Sachverhaltsaufbereitung Mehrländerprojekt ergonomische elektronische Akte (NRW) e2a überholte Formalien Gesetzgebers muss die verfahrensrechtlichen Regelungen aus dem Papierzeitalter der modernen Technik anpassen Siehe auch Normenscreening des BMI / e-gov-gesetz Nutzen und Chancen der e-akte

24 Alltagsaufgabe: Die Suche nach Akten (1) Eingehender Schriftsatz telefonische Nachfrage Wo ist die Akte? Nicht greifbar! die Akte ist irgendwo im Haus unterwegs Auch eine gut geführte Aktenkontrolle erspart nicht das Herbeiholen der Akte In der Praxis oft mühsame Suche in mehreren Dienstzimmern Die Akte ist im Geschäftsgang!

25 Alltagsaufgabe: Suche nach Akten (2) die Akte ist außer Haus bei der Akteneinsicht beim Sachverständigen in der nächsten Instanz (Beiakte, Vorstück) Ohne Akte sind Informationen nicht verfügbar! Anfrage kann nicht bearbeitet werden!

26 Nachteile der Papierakte Grundsatz: es kann nur eine geben! Nur wer die Akte hat, kann damit arbeiten! Umkehrschluss: Wer die Akte nicht hat, kann nicht arbeiten! Wer die Akte hat, verhindert die Arbeit Anderer! Erhebliche Zeitverluste sind die Folge Hilfsmittel Kopie der Akte: hoher Arbeitsaufwand / erhebliche Kosten unterschiedliche Inhalte entwickeln sich Kopie ist nicht die offizielle Akte

27 Vorteile der elektronischen Akte Die Akte ist nie weg! Die Akte wird nicht physikalisch weitergegeben oder verschickt Es wird anderen Personen Einblick in den Datenbestand der Akte gegeben nur mit Leserecht auch mit Bearbeitungsrecht Die Akte bleibt immer verfügbar! Parallele Aktenbearbeitung möglich! Kein Zeitverlust!

28 Alltagsaufgabe: Die Suche in Akten Betrifft Richter, Rechtspfleger, Serviceeinheit, Kostenbeamten Informationen sind nur in der Papierakte verfügbar sind die Zeugen geladen? Wo ist das Vernehmungsprotokoll? Wo ist die Kopie des Kaufvertrages? Wo ist der Sachvortrag zum Unfallhergang? Mühsame Suche nach einer bestimmten Information in einer dicken Akte oder gar in vielen Beiakten

29 Vorteile der elektronischen Akte sekundenschnelle Suche über den gesamten Aktenbestand auch der Beiakten Zugang wird erleichtert über sog. Meta-Daten Informationen aus dem Dokument (Volltextsuche) zusätzlich in Datenform gespeichert Individuelle Strukturierung z.b. Art des Dokumentes Beschluss, Haftbefehl z.b. Absender des Dokumentes Kläger, Verteidiger Z.B. Datum des Dokumentes (Suche nach Zeiträumen möglich)

30 Weitere Vorteile der elektronischen Akte Leicht transportierbar von überall zugänglich (häuslicher Arbeitsplatz) automatisierbarer Blick auf relevante Teilbereiche (Ausfilterung von Füllstoff ) ist die Zustellung erfolgt? inhaltliche Gesichtspunkte des Falles Blickwinkel des Kostenbeamten

31 Aktenbearbeitung durch Richter, Staatsanwalt, Rechtspfleger Aufgabe: die inhaltliche Auswertung der Akte Zusammenstellung des Sachverhaltes Aufbereitung der rechtlichen Fragen Formulierung der Entscheidung Das ist Arbeit mit dem Kopf! Nicht automatisierbar! kein Entscheidungsautomat!! Aber: Unterstützung durch IT-Technik möglich

32 Beispiel Votum Sachverhaltsaufbereitung nach bestimmten Strukturen Nach Zeitablauf (chronologisch) Differenzierung nach Beteiligtenrolle (Klägervortrag, Beklagtenvortrag, Zivilprozess) Differenzierung nach beteiligten Personen (Täter, Zeugen) Differenzierung nach Sachverhaltskomplexen

33 Differenzierung nach Sachverhaltskomplexen Beispiel Verkehrsunfall: Unfallhergang, Haftungsquote, Schadenspositionen Beispiel Bauprozess: einzelne Mängelpositionen Beispiel Zugewinn: Vermögenspositionen Beispiel Strafverfahren: einzelne Tatkomplexe

34 Mögliche Unterstützung durch IT (1) Unterstützung bei der Sachverhaltsaufbereitung Kopieren aus der Akte in das Votum durch Markierung des Kurztexts Verlinkung auf den Originalschriftsatz - ein Klick zeigt sofort den Originaltext an Verbindung mit Stellungnahme des Gegners Stichworte und Kurztext im Votum Ein Klick führt zum Originaltext

35 Mögliche Unterstützung durch IT (2) Unterstützung bei der rechtlichen Aufarbeitung Strukturierung z.b. nach Zulässigkeit des Antrags Anspruchsgrundlage - z.b. Vertrag Zustandekommen des Vertrages Mängelrüge» Erklärung wirksam» Erklärung zugegangen usw. usw.

36 Weitere Potentiale Zulieferung von elektronischen Akten Polizei Staatsanwaltschaft Gericht Gericht Vollstreckungsorgan Bußgeldbehörde - Gerichte Gemeinsam mit den jeweiligen Kommunikationspartnern durchgängige elektronisch unterstützte Informationsabläufe erarbeiten Dazu einige Beispiele!

37 Beispiel Versorgungsausgleich (1) Datenaustausch zwischen Familiengerichten und Versorgungsträgern Bundesweites Projekt EGVP als sicherer Transportkanal (OSCI) Zentral über DSRV Würzburg für alle Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung xjustiz als Datenformat Daten statt Texte übertragen Automatische Weiterverarbeitung ermöglichen ( Dunkelverarbeitung )

38 Beispiel Versorgungsausgleich (2) Seit 2012 flächendeckend in NRW im Einsatz 2012 ca Nachrichten elektronisch ausgetauscht Nutzen auf Seiten des Gerichts Zeitgewinn Keine Probleme mehr bei der Zuordnung der DRV-Regionalträger Übergabe der empfangenen Daten an Rechenprogramm zum VA Übergabe der Rechenwerte an den Entscheidungsvorschlag Übertragung der Werte aus Entscheidung in einen Datensatz

39 Heute: Zukunftsvision: Terminsabstimmung mit Anwaltskanzlei Terminsbestimmung, Ladung durch das Gericht Realität: häufige Verlegungsanträge, Neuterminierung, Umladungen In Zukunft möglich: Durchgängige elektronisch unterstützte Informationsvorgänge

40 Terminierung als durchgängig elektronisch unterstützter Informationsvorgang Richter legt Terminsrahmen fest innerhalb der nächsten 4 Wochen benötigte Zeit: 30 Minuten Computer des Gerichts sucht zusammen mit den Computern der beteiligten Anwälte einen allen Beteiligten passenden Termin aus Gefundener Termin wird durch elektronische Ladung amtlich gemacht Daten werden in der Anwaltskanzlei automatisch eingetragen

41 Fazit In den Gerichten, Behörden und Anwaltskanzleien stehen gewaltige Veränderungen an Entwicklungsaufwand für Programme Technik in den Gerichten Organisation Personal nicht nur Schulungen, sondern unsere Leute mitnehmen, überzeugen und begeistern Vieles ist sicherlich noch Zukunftsmusik Wir haben echte Herausforderungen zu bewältigen Es ist noch ein langer Weg zu gehen! Aber: Wer nicht losgeht, bleibt stehen!

42 Veränderungen als Chance nutzen (1) Der eine wartet, dass die Zeit sich wandelt, der andere packt sie an und handelt. Dante Alighieri, Dichter und Philosoph * Große Aufgaben mit Veränderungen und Umwälzungen bieten aber auch eine Chance, unsere Geschäftsabläufe und Arbeitsprozesse den geänderten technischen Möglichkeiten anzupassen

43 Veränderungen als Chance nutzen (2) In der Diskussion über ERV und eakte wird oft argumentiert, was alles nicht funktionieren wird: Da muss doch etwas schief gehen können. Und dann wird mit viel Energie überlegt, was denn tatsächlich schief gehen könnte. Mit großer Kreativität werden dazu komplizierte Fälle konstruiert. Ohne Rücksicht auf die praktische Relevanz dieser Fälle werden Bedenken kultiviert!

44 Wünsche für die Zukunft Ich wünsche mir für unsere weitere Arbeit, dass wir von diesem negativen Ansatz wegkommen, dass wir statt dessen die gleiche Kreativität einsetzen, um praktische Lösungen zu finden, und mit Augenmaß und Gelassenheit hinnehmen, dass immer auch einmal etwas schief gehen kann.

45

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