RUNDSCHREIBEN AN ALLE AUSSTELLER Stand 11. Dezember 2015

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1 RUNDSCHREIBEN AN ALLE AUSSTELLER Stand 11. Dezember 2015 Inhaltsverzeichnis 1 Anreise 2 a) Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln b) Airport-Express-Bus c) Reisevorbereitungen d) Umweltzone 2 Geschlossener Ausstellerbereich 2 3 Aufenthalt auf dem Messegelände außerhalb der Öffnungszeiten 2 4 Ausstellerdauerkarten / Ausstellerparkplätze. 3 5 Aussteller-Messe-Service 3-5 a) Allgemeines b) Abfallbeseitigung c) Ausstellerservicebüro d) Mietsystemstände e) Standbegrenzungswände 6 Offizieller Messekatalog 5 7 Standaufbau / - abbau 5-7 a) Aufbautermine b) Abbautermine c) Auf- und Abbaustrom d) Einfahrt in das Messegelände e) Kostenpflichtiger vorzeitiger Aufbau f) Sozialversicherungsausweise / Arbeitserlaubnispflicht g) Speditionsleistungen 8 Technik 7 9 Vorführungen auf dem Stand Werbemittel für Ihren Messeauftritt 8 a) Online-Einladungscodes / Eintrittsgutscheine b) Internetauftritt / Bannerwerbung 11 Stand- und Fahrzeugreinigung durch externe Dienstleister 8 12 Produktpiraterie 9 13 Feierliche Eröffnung 9 14 Get-Together-Party 9 15 Hinweis zum Internetzugang 9 1

2 1 Anreise a) Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln Die Aussteller-Dauerkarten gelten an den Tagen der REIFEN 2016 zur kostenfreien Benutzung der Busse und Bahnen der Essener Verkehrs AG im Stadtgebiet Essen für die Hin- bzw. Rückfahrt zum/vom Messegelände. Das Ticket gilt nur für den Inhaber, der auf diesem Ausweis namentlich deklariert ist; Übertragung ist nicht gestattet. b) Airport-Express-Bus An allen Messetagen bieten wir für unsere Messegäste einen Airport-Shuttle-Service zwischen dem Rhein-Ruhr Flughafen Düsseldorf International und der Messe Essen an. Die Airport-Express-Busse starten von der Ankunftsebene Terminal A/B vor der Halle an der Ausgangstür C des Flughafens Düsseldorf und zur gleichen Zeit von der MESSE ESSEN. Diese fahren am letzten Aufbautag und an allen Messetagen ohne Zwischenstopp im 30-Minuten-Takt zwischen 7.45 Uhr und Uhr. Der Fahrpreis für Hin- und Rückfahrt beträgt 25,00 für eine einfache Fahrt werden 15,00 berechnet. c) Reisevorbereitungen Um Ihnen bei Ihren Reisevorbereitungen und Hotelbuchungen zur REIFEN 2016 behilflich zu sein, haben wir von unserer Homepage einen direkten Link zu unseren Partnern HRS-Hotel Reservation Service und der Touristikzentrale Essen geschaltet, deren Teams Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen. d) Umweltzone Informationen finden Sie im Internet. 2 Geschlossener Ausstellerbereich Im geschlossenen Ausstellerbereich können Sie die aktuellsten Hallenpläne einsehen sowie Ihre veröffentlichten Firmendaten und -informationen selbständig pflegen. Hierzu erhalten Sie die Zugangsdaten mit einer separaten . Sollten Sie Fragen hierzu haben, steht Ihnen das Team der Abteilung Digitale Medien gerne zur Verfügung. Abteilung Digitale Medien Tel.: +49(0) Fax: +49(0) support@messe-essen-media.de 3 Aufenthalt auf dem Messegelände außerhalb der Öffnungszeiten Aussteller, die sich in begründeten Ausnahmefällen außerhalb der offiziellen Messeöffnungszeiten (Aussteller von Uhr) auf ihrem Stand aufhalten möchten (Standparty, Nachtarbeit, Fotoarbeiten, Sonderveranstaltungen, etc.), benötigen entsprechende Genehmigungen. In diesen Fällen bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Reinhard Gursky Tel.: +49(0) Fax: +49(0) reinhard.gursky@messe-essen.de 2

3 4 Ausweise a) Parkplatzdauerkaten Der Versand Parkplatzdauerkarten erfolgt im April Den Ausstellern stehen PKW- Parkmöglichkeiten auf den Parkplätzen P6 A/B, P6 C und P5 zur Verfügung. Bitte beachten Sie die Höhenbegrenzung von 1,90 m auf diesen Parkflächen. Die Bestellformulare befinden sich im Internet. b) NEU! Online-Shop für Aussteller-Dauerkarten In unserem neuen Online-Shop können Sie Ihre zustehenden kostenlosen Ausstellerdauerkarten (ADK) generieren und zusätzlich benötigte kostenpflichtige Ausstellerdauerkarten zu je 30 (inkl. VAT) bestellen. Das bedeutet, dass zur Reifen 2016 keine Ausstellerdauerkarten mehr verschickt werden. Mitaussteller erhalten keine kostenfreien Ausstellerdauerkarten. Alle im Online-Shop bestellten Ausstellerdauerkarten für Mitaussteller sind somit kostenpflichtig. Sie können sich ab dem 8. Februar 2016 in unserem Online-Shop anmelden. Die Zugangsdaten hierfür sind die gleichen wie für den Geschlossenen Ausstellerbereich, die Ihnen nach Eingang des ersten Teilbetrags der Standmiete per Post zugesandt werden. Nachdem Sie sich eingeloggt haben, geben Sie die Namen Ihrer Standbesetzung ein, da die Ausstellerdauerkarten personalisiert werden. Änderungen können jederzeit online bis zum 16. Mai 2016, Uhr vorgenommen werden. Wenn Sie sich nach dem 19. Mai 2016 einloggen, können Sie Ihre Aussteller-Dauerkarten als PDF downloaden und ausdrucken. Diese ausgedruckten Tickets bringen Sie dann mit zur Messe. 5 Aussteller-Messe-Service a) Allgemeines Auf der Homepage finden Sie alle Informationen und Bestellformulare für Service, Aufbau und Ausstattung Ihres Standes, die Werbe- und Organisationsmittel sowie den Presseservice. Zusätzlich finden Sie dort alle notwendigen Informationen z. B den Verkehrsleitfaden, Anreiseinformationen, etc. Für alle Fragen zu Bestellungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Daniela Winkler Tel.: +49(0) Fax: +49(0) daniela.winkler@messe-essen.de Bestimmte Dienstleistungen (dazu gehören Abhängungen jeglicher Art von der Hallendecke und Dachkonstruktionen der Ausstellungshallen, Elektrohaupt-, Wasser- und Druckluftanschlüsse, Sprinkleranlagen, Unterflurverlegungen und Fundamentarbeiten, Bewachung, Speditionsleistungen auf dem Messegelände, Telefon- und Datenanschlüsse) müssen grundsätzlich über die Messe Essen GmbH bestellt werden und werden ausschließlich durch ein Vertragsunternehmen der Messe Essen GmbH ausgeführt. Bitte beachten Sie besonders die Technischen Richtlinien und die Geschäfts- und Lieferbedingungen. Weiterhin empfehlen wir den Abschluss einer Ausstellungs-Versicherung. Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser Serviceteam gerne zur Verfügung. 3

4 Damit unsere Servicefirmen Ihre Aufträge fristgerecht ausführen können, bitten wir Sie, alle Anträge für Zusatzleistungen bis zum 19. April 2016 bei der Messe Essen GmbH einzureichen. Ab dem 20. April 2016 müssen wir Ihnen für die Bestellung von Elektro und Wasserinstallationen, Abhängungen, Mietsystemständen, Standbegrenzungswänden sowie Telekommunikationsdienstleistungen, einen Aufschlag von 20 Prozent berechnen. Erfolgt eine Bestellung von Mietgut oder Serviceleistungen nach dem Anmeldeschluss, so übernimmt die Messe Essen GmbH keine Gewähr für eine komplette und rechtzeitige Vertragserfüllung. Bitte beachten Sie zudem, dass Stornierungen von Leistungen nur bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn schriftlich möglich sind. Bei Stornierungen zu einem späteren Zeitpunkt wird der volle Mietpreis berechnet. b) Abfallbeseitigung während des Auf- und Abbaus Alle bei der Montage / Demontage des Standes anfallenden Abfälle sind vom Abfallerzeuger (Aussteller / Messebauer) dem Abfallbesitzer (MESSE ESSEN GmbH) zu übergeben. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften ist der Abfallbesitzer verpflichtet, für die sachgerechte Beseitigung Sorge zu tragen. Für Abfälle, die nicht angemeldet sind oder in den Hallen zurückgelassen werden, wird eine erhöhte Gebühr von EURO 200,00 je m 3 bzw. EURO 3,00 je m 2 für Teppichboden erhoben. Bitte beachten Sie hierzu auch das Informationsblatt Entsorgung in den Geschäfts- und Lieferbedingungen der Messe Essen. Entsorgungspauschale während der Laufzeit Die Entsorgungskosten betragen bis 50 m² Standfläche EUR 2,50/m 2 und ab 50m 2 Standfläche EUR 2,00/m 2. Die Pauschale beinhaltet gemäß gesetzlicher Vorschriften (siehe Technische Richtlinien Nummer 6.1.1) die sachgerechte Entsorgung der anfallenden Abfälle des Ausstellers während der Laufzeit. Jeder Aussteller erhält Müllbeutel-Sets. Die gefüllten Tüten müssen jeden Abend vor der Standfläche abgestellt werden, damit auch hier eine sachgerechte und umweltgerechte Entsorgung erfolgen kann. Klaus Bujok Michael Bylsma Tel.: +49(0) Tel.: +49 (0) Fax: +49(0) Fax: +49(0) klaus.bujok@messe-essen.de michael.bylsma@messe-essen.de c) Ausstellerservicebüro Hier stehen Ihnen alle des Ausstellerservices zur Verfügung. Das Ausstellerservicebüro befindet sich während der REIFEN 2016 im Saal Westfalen. Hier erhalten Sie auch zusätzliche Parkdauerkarten und können gegebenenfalls zusätzliche Servicebestellungen tätigen. Der Zugang zum Messeleitungsbüro befindet sich in der Halle 4A. Aufbau Dienstag, Donnerstag, Freitag, Samstag, Sonntag, Montag, Uhr Uhr Uhr Uhr 4

5 Laufzeit Dienstag, Donnerstag, Freitag, Abbau Samstag, Uhr Uhr Uhr d) Mietsystemstände Aussteller können direkt über die Messe Essen GmbH Mietsystemstände beziehen. Die vier Standtypen SPRING, SUMMER, AUTUMN und WINTER sind Komplettpakete, die natürlich individuell nach Ihren Wünschen erweitert werden können. Sie finden die entsprechenden Informationen und Formulare im Internet. Martina Meyer Tel.: +49(0) Fax: +49(0) e) Standbegrenzungswände Sollten Sie über kein eigenes Standsystem verfügen, können Sie Standbegrenzungswände über die Messe Essen GmbH mit den Formularen Standwände bestellen. Der laufende Meter wird mietweise zu einem Preis von EURO 34,00 inkl. Auf- und Abbau zur Verfügung gestellt. Sie finden das Formular im Internet. 6 Offizieller Messekatalog Zur REIFEN 2016 gibt A. Sutter Fair Business GmbH den offiziellen Messekatalog heraus. Die Formulare für Ihren offiziellen Katalogeintrag sowie mögliche Werbung im Messekatalog finden Sie auf unserer Homepage unter und in dem geschlossenen Ausstellerbereich. Hier können Sie die Katalogeinträge selbstständig pflegen und tätigen. Wir weisen außerdem darauf hin, dass der offizielle Messekatalog nur von A. Sutter Fair Business GmbH erstellt und gedruckt wird. Katalog-Eintragungsaufforderungen anderer Verlage haben mit dem offiziellen REIFEN 2016 Katalog nichts zu tun. A. Sutter Fair Business GmbH Tel.: +49(0) reifen@sutter.de 7 Standaufbau / - abbau a) Aufbautermine Dienstag, Sonntag, Montag, (Restarbeiten innerhalb der Standfläche bis Uhr) täglich von Uhr Uhr b) Abbautermine 5

6 Freitag, (innerhalb der Standfläche) bis Dienstag, ab Uhr Uhr c) Auf- und Abbaustrom Der für den Stand bestellte Stromanschluss wird generell ab dem letzten Aufbautag zur Verfügung gestellt und 2 Stunden nach Veranstaltungsschluss abgeschaltet. Vorab benötigte Stromversorgung ist kostenlos an den Hallenwänden, Säulen und Toren bis maximal 10 kw/cee 16 A gegeben. Eine darüber hinausgehende Versorgung bzw. eine vorzeitige Freischaltung Ihres bestellten Anschlusses ist kostenpflichtig. Die Anmeldung für den Auf- bzw. Abbaustrom muss 1 Woche vor Aufbaubeginn vorliegen. Danach ist eine Versorgung vor dem letzten Aufbautag nicht mehr möglich. Kosten hierfür belaufen sich auf pauschal EURO 96,00 zzgl. Stromverbrauch für Auf- bzw. Abbau. Elektro Peters Peter Piechaczek Tel.: +49(0) Mobil: +49(0)163/ wolff@messe-essen.de d) Einfahrt in das Messegelände Allgemein Um einen reibungslosen Transport ins Messegelände während der Auf- und Abbauzeiten zu gewährleisten, müssen alle Fahrzeuge unmittelbar nach dem Ladevorgang vom Messegelände entfernt werden. Zum Zwischenparken der Fahrzeuge steht Parkplatz P 2 zur Verfügung. Das Abstellen von Fahrzeugen im Messegelände unterliegt besonderen Bestimmungen. Fahrzeuge, die widerrechtlich im Messegelände abgestellt werden bzw. Rettungswege versperren, werden auf Kosten des Verursachers oder Halters abgeschleppt. Die Einfahrt in das Messegelände ist gegen eine Kaution von EUR 100,00 möglich. Diese Kaution wird bei der Ausfahrt - innerhalb der auf dem Kautionsschein vermerkten Zeit - erstattet. Bitte beachten Sie hierzu den Verkehrsleitfaden im Internet. Aufbau Alle Aussteller, Messebaufirmen und Lieferanten, die das Messegelände befahren müssen, bitten wir, ab Samstag, zunächst den Check-in transport & logistics auf dem Parkplatz P9 anzufahren. Von dort aus wird die Einfahrt in das Gelände organisiert. Abbau-Abend Für die Einfahrt zum Abend-Abbau am werden Einfahrtscheine mit Abruf-Nummern benötigt, die an diesem Abend zur kautionsfreien Einfahrt ins Messegelände berechtigen. Sie finden das Formular im Internet. Anhand Ihrer Rückmeldung werden Ihnen die Einfahrtscheine während der Messe an Ihren Stand gebracht. 6

7 Die Einfahrt ins Messegelände erfolgt am Freitag, ab voraussichtlich Uhr für Kfz bis 7,5 t und für Kfz über 7,5 t entsprechend der fortlaufenden Abrufnummern von den Parkplätzen P 2 und P 9 aus. Pkw ohne Anhänger können am Freitag, zwischen Uhr und Uhr das Gelände für 30 Minuten anfahren. Die Hinterlegung einer Kaution in Höhe von EURO 100,00 ist erforderlich, eine Anmeldung für diese sog. Kurzabholer-Einfahrt entfällt. Zur REIFEN 2016 bieten wir wieder das Timeslot-Management für Fahrzeuge mit Verladung per Gabelstapler an. Bitte beachten Sie dazu die Informationen auf der Homepage. Michael Benger Tel.: +49(0) Fax: +49.(0) michael.benger@messe-essen.de e) Kostenpflichtiger vorzeitiger Aufbau Für einen Antrag auf kostenpflichtigen vorzeitigen Aufbau haben wir für Sie ein Formular vorbereitet. Das Formular finden Sie im Internet. Dieses müssen Sie nun nur noch mit Ihren Ausstellerdaten sowie dem gewünschten Aufbautermin ausfüllen. Jens Großkreuz Klaus Oppallach Tel.: +49(0) Tel.: +49 (0) Fax: +49(0) Fax: +49(0) jens.grosskreuz@messe-essen.de klaus.oppallach@messe-essen.de f) Sozialversicherungsausweise / Arbeitserlaubnispflicht Bitte informieren Sie Ihre Messebaufirma, dass das Hauptzollamt Wesel die Sozialversicherungsnachweise des Personals überprüfen wird. g) Speditionsleistungen Unser Speditionspartner ist die Schenker Deutschland AG. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: Schenker Deutschland AG Udo Beyer Tel.: +49(0) Fax: +49(0) fairs.essen@dbschenker.com 8 Technik Bei technischen Rückfragen bezüglich Abhängen, Detailpläne, etc. wenden Sie sich bitte an unsere Fachabteilung. 7

8 Jens Großkreuz Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Vorführungen auf dem Stand Für den Einsatz von akustischen Werbeträgern, Mikrofonen, Verstärkern, Musik (live oder vom Tonträger) ist grundsätzlich die Genehmigung des Messeveranstalters einzuholen. Der Veranstalter behält sich insoweit gleichzeitig vor, die Genehmigungen gegebenenfalls mit angemessenen Auflagen zu belegen (Zeitrahmen, Lautstärke, o.ä.). Bereits erteilte Genehmigungen können im Interesse der Aufrechterhaltung eines geordneten Messe-/Ausstellungsbetriebs eingeschränkt oder widerrufen werden. Bei Verstoß ist der Aussteller dem Veranstalter gegenüber verpflichtet, diese etwaigen Schadensersatzansprüche, die von anderen Ausstellern wegen Störungen aus Zuwiderhandlung geltend gemacht werden, freizustellen. Siehe auch Pkt. 10 Werbung der Allgemeinen Teilnahmebedingungen sowie Pkt Werbemittel, Präsentationen und Pkt Musikalische Wiedergaben der Technischen Richtlinien auf unser Internetseite 10 Werbemittel für Ihren Messeauftritt Um Ihren Messeauftritt perfekt abzurunden, können Sie hiermit alle notwendigen Organisation-, Werbe- und Sponsoringmittel buchen. Für Ihre Aktionen werden z.b. Eintrittskarten-Gutscheine, Einladungskarten, Ausgabe von Werbemittel u.a. angeboten. Die Formulare finden Sie im Internet. a) Online-Einladungscodes Auch zur REIFEN 2016 wird es wieder ein Registrierungssystem für Besucher geben wird. Sie haben als Aussteller der REIFEN 2016 die Möglichkeit, Online-Einladungscodes zu bestellen und an Ihre Kunden zu versenden. Mit Hilfe seines persönlichen Einladungscodes kann sich ihr Kunde dann im Online-Shop registrieren und den Eintrittsgutschein freischalten, der ihn zum kostenlosen Messeeintritt an einem wählbaren Veranstaltungstag berechtigt. Der Besucher erhält nach der Freischaltung per sein Print at home Ticket, welches ihm den direkten Einlass in die Messehallen ermöglicht, so dass auch der Weg zu den Kassen entfällt. Der Einladungscode enthält Ihren Firmennamen und die Standnummer. Nach Veranstaltungsende werden Ihnen die Gutscheine in Rechnung gestellt, die tatsächlich von Ihren Kunden im Shop eingelöst wurden. Die Registrierungsdaten der eingelösten Online-Gutscheine erhalten Sie in einer gesonderten Auflistung. Der Einladungcode besteht in 6 Zeichen aus Zahlen und Buchstaben. Jeder Einladungscode ist einzigartig. Bitte beachten Sie, dass jeder Code nur für eine Person gültig ist und somit nur einmal eingelöst werden kann. Mehrfache Verwendung eines Codes ist nicht möglich. 8

9 b) Internetauftritt / Bannerwerbung Sie können den Internetauftritt der REIFEN für Bannerwerbung nutzen. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter im Internet. A. Sutter Fair Business GmbH Herr Stefan Müller Tel.: +49(0) stefan.mueller@sutter.de 11 Stand-und Fahrzeugreinigung durch externe Dienstleister Bei der Beauftragung externer Dienstleister für die Stand-/ Exponat- und Fahrzeugreinigung sind folgende Punkte unbedingt zu beachten: Für Arbeiten, die innerhalb der für Aussteller geltenenden Hallenöffnungszeiten (eine Stunde vor Messebeginn und eine Stunde nach Messeende) abgeschlossen sind, wird ein Ausstellerausweis pro Person benötigt. Für Arbeiten, die über die o.a. Zeiten hinaus gehen, muss eine schriftliche Anfrage an den Bereich Sicherheit der Messe Essen GmbH gestellt werden. Die Erteilung der Genehmigung ist kostenpflichtig. Reinigung Sicherheit Michael Bylsma Reinhard Gursky Tel.: +49(0) Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Fax: +49(0) michael.bylsma@messe-essen.de reinhard.gursky@messe-essen.de 12 Produktpiraterie Da die Markenpiraterie auf Messen in den letzten Jahren stetig zugenommen hat, möchten wir Ihnen dazu eine Klausel zur Kenntnis bringen: Auf der Veranstaltung sind Waren, die gewerbliche Schutzrechte, insbesondere Markenrechte, Geschmacksmusterrechte, Gebrauchsmuster und/oder Patente verletzen, nicht zugelassen. Rechtsverletzende Ware muss unverzüglich entfernt werden und künftige Teilnahmen an der Veranstaltung werden untersagt. Das REIFEN 2016-Team der Messe Essen ist bei der Vermittlung von Anwälten gerne behilflich. Tel.: +49(0) /-394 Fax: +49(0) reifen@messe-essen.de 13 Feierliche Eröffnung 9

10 Die feierliche Eröffnung der REIFEN 2016 findet am Montag, 23. Mai 2016 statt. Weitere Informationen folgen im Frühjahr Get-Together-Party Die diesjährige Get-Together-Party findet am Donnerstag, 26. Mai 2016 statt. Weitere Informationen folgen im Frühjahr Hinweis zum Internetzugang Zwischen der e-products Vertriebs GmbH & Co KG und der MESSE ESSEN GmbH bestehen keine Geschäftsbeziehungen. Über e-products gebuchte Zugänge beinhalten daher keinen technischen Support während der Messe. Diesen bietet ausschließlich unser Service-Partner Kompool. 10