SelectLine Elektronischer Zahlungsverkehr. Version 11. Ausführliche Beschreibung. der Änderungen und Neuerungen

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1 SelectLine Elektronischer Zahlungsverkehr Version 11 Ausführliche Beschreibung der Änderungen und Neuerungen Copyright by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Dokument und am Programm vorzunehmen. Die im Dokument verwendete Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Version 1.2 / bl / 2011 Seite 1 von 42

2 Inhalt 1 Einleitung Vorgehensweise beim Update / Neustart Elektronischer Zahlungsverkehr eigenes Modul wichtige Information zum Update und Datenkonvertierung Clearing-Nr. Postfinance in Mandanten-Einstellungen Vorgabewert für Bankbezug/Standardbankbezug in Mandanten-Einstellungen (11.0.1) Stammdaten Lieferanten komfortablere Erfassung der Bankverbindungen neu in neu in generelle Funktionen und Informationen Spesenteilung automatischen Adressdatenübernahme automatische Bankdatenübernahme Bankverbindungen prüfen alle Bankverbindungen prüfen (11.0.1) Zahlungsarten Zahlungsanweisung ESR Bank erfassen ESR Post erfassen ES Bank erfassen ES Post erfassen aus EZ erfassen (11.0.1) Stammdaten Kunden EZ einlesen Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsscheintyps Erfassung mehrerer Artikel Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Status Zuweisungsabfrage bei Lieferanten mit derselben Bank-ESR-Teilnehmernummer Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten Abbruch der Aktion Löschung der Bankverbindung EZ einlesen (11.0.1) Erfassungsart auswählen (Schritt 1 von 5) Zuordnung des EZ (Schritt 2 von 5) Zuordnung des EZ (Schritt 3 von 5) Bankverbindung bearbeiten (Schritt 4 von 5) Bankverbindung bearbeiten (Schritt 5 von 5) Erfassungsart auswählen mit automatischer Erfassung über die Codierzeile Eingangsrechnung EZ zuordnen EZ Zuordnung aufheben Zahlungsläufe Ersetzungstexte Ersetzungstexte Sammelzahlung Verwendungszwecke Spesenregelung pro Zahlung Anmerkung: Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen finden Sie im Dokument Update Programmübergreifendes Version 11. Dieses Dokument dient als Detailbeschrieb des Kapitels 10 des Dokumentes Update Auftrag Version 11 sowie des Kapitels 6 Update Rechnungswesen Version 11. Seite 2 von 42

3 1 Einleitung Mit der Version 11 werden Microsoft Windows Server 2003, 2008 und 2008 R2 sowie die Microsoft- Betriebssysteme Windows 7 (Versionen Professional und Ultimate), Vista (Versionen Business und Ultimate) und Windows XP Professional unterstützt. Als Datenbanken können die BDE (nur Lohn) und die Microsoft SQL-Server 2005, 2008 und 2008 R2 verwendet werden. Der SQL Server 2000 wird nicht mehr unterstützt. Hinweis: Microsoft beendet(e) die Unterstützung für die Betriebssysteme Windows XP mit SP2 sowie Windows Vista ohne Servicepack (SP). Sie sollten bei Nutzung dieser Betriebssysteme die letzten Servicepacks (Vista mit SP2 und Windows XP mit SP3) installieren. Wir empfehlen, vor einem Update auf die Version 11 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1.x einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Mandantensicherung auf Wiederherstellbarkeit. In der Version 11 wurden neben Einzelfunktionalitäten für folgende zusammenhängende Themengebiete Neuerungen und Veränderungen implementiert: CRM / Adress-Stammdaten Leistungserfassung Belegrabattstaffeln Belegaufschlagartikel elektronischer Zahlungsverkehr Felderweiterungen (siehe auch letzter Abschnitt Änderungen an Tabellen ) D-A-CH-Vereinheitlichung interner Umbau der Rechte-/Passwortverwaltung (siehe Dokument SelectLine Programmübergreifendes Version 11 ) Die Reihenfolge der weiteren, nachfolgenden Einzelfunktionen ergab sich aus thematischen Bereichen und stellt keine Wertung der Funktionalitäten dar. Jeder Anwender hat für sich sicherlich eine andere Prioritätenliste. Das Thema PDF-Druck wurde vollkommen neu konzipiert. Es wird nun nicht mehr ein externer Druckertreiber (SelectLine PDF Printer / amyuni) verwendet, sondern eine programminterne Komponente. Damit erübrigt sich auch eine Treiberinstallation. 2 Vorgehensweise beim Update / Neustart Wir empfehlen, vor einem Update auf die Version 11 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1.x einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Sicherungen auf Wiederherstellbarkeit. Wird eine Netzwerkinstallation (Serverinstallation) upgedatet, so erkennen die Arbeitsplatz-Installationen auch weiterhin die höhere Version auf dem Server und führen auf Nachfrage das Arbeitsplatz-Update aus. Beachten Sie hierbei, wie bisher auch, die lokalen Rechte des Windows-Nutzers. Beim Update auf die Version 11 laufen für einige Tabellen umfangreichere Scripts ab, die etwas Zeit in Anspruch nehmen können. Hinzu kommen die Umstellungsroutinen für alle Tabellen auf den UNICODE. Beachten Sie, dass genügend freier Festplattenspeicherplatz für die Transaktionsprotokoll-Datei zur Verfügung steht und die Reorganisation beim Neustart nicht unterbrochen wird. Wir empfehlen vorbeugend, die Datenbanken (Mandanten) mit unserem Programm DBChecker zu kontrollieren. Beachten Sie hierzu bitte die Dokumentation zu DBChecker. Seite 3 von 42

4 3 Elektronischer Zahlungsverkehr 3.1 eigenes Modul Neu wird der elektronische Zahlungsverkehr in der Version 11 als eigenständiges Modul geführt, was aber keine Auswirkung auf die bisherige Anwendung hat. Die Bedienung und Funktionalitäten bleiben erhalten. Zu beachten gilt lediglich, dass bei der Zustellung der neuen Lizenznummern für die Version 11 zur eigentlichen Auftragslizenz der Skalierung Gold und Platin und den sonstigen erworbenen Modulen eine Lizenznummer für den Elektronischen Zahlungsverkehr dazukommt und auf dem Lizenzzertifikat entsprechend ersichtlich ist. Es empfiehlt sich, diese ebenfalls sofort zu lizenzieren, damit keine unangenehmen Verzögerungen bei Erstellung oder Empfang von Zahlungsdaten entstehen. 3.2 wichtige Information zum Update und Datenkonvertierung Aufgrund der nachfolgend beschriebenen Änderungen bzw. Erweiterungen kann es vorkommen, dass Ihre aktuellen Bankverbindungsdaten in Bezug auf die Zahlungsart nicht 1:1 konvertiert werden konnten! Dies stellen Sie aber erst beim Einlesevorgang von Einzahlungsscheinen mittels Belegleser fest und können ggf. dort gleich die entsprechende Korrektur anbringen. Seite 4 von 42

5 3.3 Clearing-Nr. Postfinance in Mandanten-Einstellungen Da für die Postfinance nur eine einheitliche Clearing-Nr. (9000) existiert, wird diese neu zentral in den Mandanteneinstellungen auf der Seite Zahlungsverkehr hinterlegt. Somit muss die Nummer nun nicht mehr bei jeder Bankverbindung individuell hinterlegt werden. Das Feld bleibt in den Bankverbindungen allerdings nach wie vor vorhanden und wird automatisch durch diesen Wert abgefüllt. Obwohl die Clearing-Nr zum jetzigen Zeitpunkt einen verbindlichen Wert im schweizerischen Zahlungsverkehr darstellt, wurde bewusst eine dynamische Eingabemöglichkeit belassen um diese ggf. im Falle einer Änderung individuell anpassen zu können. Seite 5 von 42

6 3.4 Vorgabewert für Bankbezug/Standardbankbezug in Mandanten-Einstellungen (11.0.1) Zur neuen Funktion der Clearing-Nr. für Postfinance in der Version 11 wurde nun im Release die lange gewünschte Funktion des sogenannten Standardbankbezuges hinzugefügt. Somit kann hier im Feld Bankbezug jene interne Bank hinterlegt werden, die am häufigsten Verwendung findet. Dies erspart die manuelle Eingabe bei der Erfassung der Bankverbindungen bei Kunden, Interessenten und Lieferanten sowie im Assistenten für die Erfassung der Einzahlungsscheine. Seite 6 von 42

7 3.5 Stammdaten Lieferanten Der gesamte elektronische Zahlungsverkehr wurde auch im Lieferantenstamm optimiert und vereinfacht. Die markanteste Änderung dürfte gleich auf der Seite Zahlung ersichtlich sein, in der Version die Hauptbankverbindung einen Teil der Maske beanspruchte und weitere Bankverbindungen nur über den entsprechenden Schalter erfasst werden konnten. Waren bzw. sind mehrere Bankverbindungen erfasst worden, änderte sich danach die Ansicht auf den Tabellenmodus. vorher in Neu wurde unabhängig von der Anzahl der erfassten Bankverbindung nur noch der Tabellenmodus integriert. neu in Die Standardbankverbindung wird nach wie vor in blauer Farbe dargestellt. Seite 7 von 42

8 3.6 komfortablere Erfassung der Bankverbindungen Im Lieferantenstamm wurde die Erfassung der Bankverbindungen für den inländischen Zahlungsverkehr mittels grafischer Oberfläche massiv vereinfacht und die Auswahl übersichtlicher gestaltet vorher in Im Vergleich zur Version , wo im Pull-Down-Menü Zahlungsausgang sämtliche Zahlungsmöglichkeiten zur Auswahl standen, wird in der Version wie folgt unterschieden: Zahlungsanweisung ESR Bank erfassen ESR Post erfassen ES Bank erfassen ES Post erfassen neu in Seite 8 von 42

9 3.6.2 neu in In der Version kommt eine zusätzliche Erfassungsoption aus EZ erfassen hinzu, die im Kapitel gesondert beschrieben wird. Seite 9 von 42

10 3.7 generelle Funktionen und Informationen Spesenteilung Unabhängig von der gewählten Zahlungsfunktion wurde übergreifend die Spesenregelung implementiert. Beim Aufruf der gewünschten Zahlungsfunktion wird zwischen folgenden Spesenregelungen unterschieden: Alle Spesen zu Lasten Auftraggeber Alle Spesen zu Lasten Auftragnehmer Spesen-Teilung (SEPA) Der Spesenregelungstyp Spesenteilung (SEPA) kann auch ausserhalb des SEPA-Zahlungsverkehrs genutzt werden. Vielmehr dient die Information (SEPA) dazu aufzuzeigen, dass es innerhalb des SEPA- Zahlungsverkehrs AUSSCHLIESSLICH Spesenteilung gibt! Somit gilt, dass wenn die Banken des Absenders und des Empfängers (entsprechend ersichtlich) bei SEPA teilnehmen, nur diese Spesenregelung verwendet werden darf! Dieser Eintrag generiert sich aufgrund der im Bankenstamm aktivierten Checkbox SEPA-teilnehmende Bank. Seite 10 von 42

11 3.7.2 automatischen Adressdatenübernahme Bei den verschiedenen Zahlungsarten werden von der Seite Adresse des Lieferanten folgende Felder in die jeweiligen Zeilen Zeile 1: Name Zeile 2: Zusatz1 Zeile 3: Strasse/Postfach Zeile 4: Land-PLZ-Ort des Bereichs Name und Adresse Zugunsten von Einzahlung für des Empfängers übernommen: In der Zahlungsart Zahlungsanweisung lassen sich alle 4 Zeilen anpassen bzw. abändern. Bei allen anderen Zahlungsarten ist nur die Zeile 1 (Name) mutierbar, die restlichen Informationen sind statisch. Seite 11 von 42

12 3.7.3 automatische Bankdatenübernahme Ähnlich wie beim Empfänger, werden auch die nötigen Bankdaten des Empfängers aus dem Bankenstamm übertragen. Das setzt voraus, dass diese entsprechend gepflegt werden. So werden aus dem Bankenstamm bei der Zahlungsart Zahlungsanweisung folgende Felder in die jeweiligen Zeilen Zeile 1: Name Zeile 2: Zusatz Zeile 3: Strasse Zeile 4: Land-PLZ-Ort übernommen. Bei den Zahlungsarten ES Bank Roter Bank hingegen werden folgende Felder in die jeweiligen Zeilen bei Einzahlung Zeile 1: Name Zeile 2: PLZ-Ort übernommen. Seite 12 von 42

13 Bei der Zahlungsart Roter Bank wird zusätzlich noch automatisch das Feld Konto auf Grund des Feldes PC Kontonummer des Bankenstammes übertragen. Seite 13 von 42

14 3.7.4 Bankverbindungen prüfen Weiter besteht auf der Seite Zahlung über den Schalter [Extras] die Möglichkeit, Bankverbindungen auf ihre Richtigkeit bzw. Vollständigkeit im Bezug auf den Einsatz im elektronischen Zahlungsverkehr zu prüfen. Wichtiger Hinweis: Im Moment greift diese Funktion noch über ALLE Lieferanten. Geplant ist, diese globale Prüfroutine in den Bereich Reorganisationen im Applikationsmenü zu integrieren und dass an dieser Stelle nur der jeweilige Lieferant geprüft wird. Seite 14 von 42

15 3.7.5 alle Bankverbindungen prüfen (11.0.1) Wie im Kapitel erwähnt, war geplant, die Prüfroutine der Bankverbindung über alle Lieferanten innerhalb des Bereichs Reorganisation des Applikationsmenüs auszubauen. Diese Funktion ist nun bereits in , ebenfalls auf der Seite Zahlung über den Schalter [Extras], verfügbar und wird zu einem späteren Zeitpunkt in eine globale Reorganisationsfunktion implementiert. Seite 15 von 42

16 3.8 Zahlungsarten Zahlungsanweisung Für Zahlungen, denen keine elektronischen Ur-Belege zugrunde liegen oder auf manuelle Weise ausgeführt werden sollen, kann der Zahlungstyp Zahlungsanweisung mit folgenden Arten verwendet werden: Manuell- / DTA-SFr-Inland Postmandant Fremdwährung IBAN/IPI Anmerkungen Entsprechend können im linken Teil der Maske die Konto-/IBAN- und Adressdaten des Empfängers erfasst oder die vorgeschlagenen abgeändert und im rechten Teil diejenigen seiner Bank erfasst werden. Als Typ beim Zahlungseingang wird manuell/dta-sfr-inland festgelegt und kann nicht geändert werden! Seite 16 von 42

17 3.8.2 ESR Bank erfassen Diese Maske dient zur Erfassung von ESR-Einzahlungsscheinen, bei denen der Betrag via Bank zum Kunden gelangt. Im Feld Zahlungsausgang lassen sich dadurch folgende drei VESR-Arten festlegen: VESR 15-stellig VESR 16-stellig VESR 27-stellig Anmerkungen Entsprechend können im linken Teil der Maske im Feld BC-Nr. die Bank-Clearingnummer und im Feld Konto die Teilnehmernummer der Bank des Empfängers erfasst werden. Wie erwähnt, lässt sich allerdings nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ändern! Als Typ beim Zahlungseingang wird VESR festgelegt und kann nicht geändert werden! Seite 17 von 42

18 3.8.3 ESR Post erfassen Diese Maske dient zur Erfassung von ESR-Einzahlungsscheinen, bei denen der Betrag direkt zum Kunden gelangt bzw. dieser selber über eine eigene Teilnehmernummer verfügt. Im Feld Zahlungsausgang lassen sich dadurch folgende drei VESR-Arten festlegen: VESR 15-stellig VESR 16-stellig VESR 27-stellig Anmerkungen Entsprechend können im linken Teil der Maske im Feld Konto die Teilnehmernummer des Empfängers erfasst werden. Wie erwähnt, lässt sich hier allerdings nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ändern! Die Bank mit dem Wert 9000 wird neu nun aus den Mandanteneinstellungen aus der Seite Zahlungsverkehrt übernommen. Als Typ beim Zahlungseingang wird VESR festgelegt und kann nicht geändert werden! Seite 18 von 42

19 3.8.4 ES Bank erfassen Diese Maske dient zur Erfassung von Roten Einzahlungsscheinen, bei denen der Betrag via Postcheck- Konto einer Bank zum Kunden gelangt. Im Feld Zahlungsausgang lässt sich nun keine Zahlungsart mehr auswählen. Diese ist wie folgt festgelegt: Roter (Bank) IBAN/IPI Entsprechend können im linken Teil der Maske die Konto-/IBAN- und Clearingnummer der Bank des Empfängers erfasst werden. Die Adressfelder im Bereich Zugunsten von werden dabei aus der Seite Adresse des Lieferanten wie folgt automatisch übernommen. Anmerkungen Wie erwähnt, lässt sich hier allerdings nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ändern! Ebenfalls nicht mutiert werden kann der Wert des Feldes Konto. Dieser wird automatisch aus dem Feld PC Kontonummer aus dem Bankenstamm übertragen. Als Typ beim Zahlungseingang wird Roter (Bank) festgelegt und kann nicht geändert werden! Seite 19 von 42

20 3.8.5 ES Post erfassen Diese Maske dient zur Erfassung von Roten Einzahlungsscheinen, bei denen der Betrag direkt auf das Postcheck-Konto des Kunden gelangt. Im Feld Zahlungsausgang lässt sich nun keine Zahlungsart mehr auswählen. Diese ist wie folgt festgelegt: Roter (Post) IBAN/IPI Anmerkungen Entsprechend kann im linken Teil der Maske die IBAN-Nummer des Empfängers erfasst werden. Wie erwähnt, lässt sich hier allerdings nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ändern! Die Bank mit dem Wert 9000 wird neu nun aus den Mandanten-Einstellungen aus der Seite Zahlungsverkehrt übernommen. Als Typ beim Zahlungseingang wird Roter (Post) festgelegt und kann nicht geändert werden! Seite 20 von 42

21 3.8.6 aus EZ erfassen (11.0.1) Diese Funktion ist einerseits deckungsgleich mit den in den Kapiteln bis geschilderten Erfassungsmöglichkeiten und zeigt einfach vorgängig visuell alle Möglichkeiten der verschiedenen Einzahlungsscheintypen an. Andererseits entspricht die Maske der ersten Seite des neuen im Kapitel 3.11 EZ Einlesen (11.0.1) beschriebenen EZ-Assistenten, was eine gewisse Harmonisierung der Anzeige und des Handlings mit sich bringen soll. Neu kann, ergänzend zum EZ-Assistenten, eine Bankverbindung anhand eines Einzahlungsscheines direkt im Lieferantenstamm erstellt werden. Wenn hier automatische Erfassung über die Codierzeile gewählt wird, kann nach Eingabe derjenigen zwischen ESR-Bank und ESR-Post ausgewählt werden. Nach Betätigung von [Weiter] öffnet sich folgende Maske: Seite 21 von 42

22 Je nach Einzahlungsscheintyp können hier nun wie in den Kapiteln und die fehlenden Daten ergänzt werden. Mit [Speichern] wird die soeben erfasste Bankverbindung gespeichert, mit [Beenden] werden die Änderungen wieder verworfen. Hinweis Wie erwähnt, dient dieser Punkt hauptsächlich zur vereinfachten Erfassung einer Bankverbindung aufgrund einer Referenzzeile für den aktuell ausgewählten Lieferanten. Es wird dadurch kein Einzahlungsschein vorerfasst oder gleich für eine Eingangsrechnung miterfasst. Seite 22 von 42

23 3.9 Stammdaten Kunden Da der grösste Teil des elektronischen Zahlungsverkehrs in Bezug zu den Lieferanten steht, wurde beim Kundenstamm in erster Linie die Seite Zahlung derjenigen des Lieferantenstammes angepasst. Nicht enthalten sind entsprechend die verschiedenen Zahlungsarten sowie die Prüfung der Bankverbindungen für eine mögliche LSV+- bzw. DebiDirect-Teilnahme. Seite 23 von 42

24 3.10 EZ einlesen Die bereits bestehende Funktion um Einzahlungsscheine einzulesen wurde ebenfalls überarbeitet und erweitert. Die Möglichkeit für den Einlesevorgang besteht nach wie vor mit den beiden Menüpunkten Offene Posten / EZ einlesen Belege Eingangsrechnung unter den Einstellungen und Zusatzfunktionen Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsscheintyps Der eigentliche Einlesevorgang hat sich zu einem gewissen Teil auch vereinfacht, wobei die Funktion zum Einlesen der Codierzeile gleich geblieben ist. Seite 24 von 42

25 Da aufgrund der einheitlichen Struktur des orangen Einzahlungsscheins nicht unterschieden werden kann, ob es sich um einen ESR Bank oder ESR Post handelt, erscheint neu nun diese Abfrage. Wurde ein Lieferant automatisch erkannt oder entsprechend ausgewählt, können hier nun die restlichen Daten erfasst werden Seite 25 von 42

26 Erfassung mehrerer Artikel Neu können während der Einzahlungsscheinerfassung mehrere Artikel ausgewählt werden. Nach der Auswahl des ersten Artikels, der automatisch den Totalbetrag vorschlägt, können mit dem Schalter nun weitere Positionen erfasst werden, bis der Betrag vollständig aufgeteilt ist. Bis dahin wird stets der Fehlbetrag als weitere Position ohne Artikel vorgeschlagen. Wird jene Zeile gelöscht, ändert sich automatisch im rechten Teil der Maske die schwarze Beschriftung Betrag vollständig aufteilt. in die rote Beschriftung Betrag noch nicht vollständig aufgeteilt. und dem entsprechenden Fehlbetrag. Wird die Einzahlungsscheinmaske mit [OK] bestätigt, obwohl der Betrag noch nicht vollständig aufgeteilt ist, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Nun können wie bisher diese oder sämtliche Rechnungen verarbeitet werden. Die neuen Funktionen innerhalb dieser Maske werden im nachfolgenden Punkt beschrieben. Seite 26 von 42

27 Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Status Die wesentlichste Änderung dürfte darin liegen, dass nun sämtliche jemals eingelesene und verarbeitete Einzahlungsscheine gespeichert bleiben und nach belieben (z.b. zu Kontrollzwecken) wieder aufgelistet werden können. Mit diesen Schaltern kann die Ansicht jeweils gefiltert werden, wobei beim Start des Programmes immer die nicht verarbeiteten Einzahlungsscheine dargestellt werden. Wenn ein Filter aktiviert oder deaktiviert ist wird dies mit der entsprechenden Farbe signalisiert: grau = Filter aktiv blau = Filter inaktiv Der Status selbst erklärt sich mit diesen Symbolen wie folgt: = alle nicht verarbeiteten Einzahlungsscheine = alle verarbeiteten Einzahlungsscheine, bei denen noch eine nachträgliche Änderung erfolgte = alle verarbeiteten Einzahlungsscheine Irrtümlich eingelesene Einzahlungsscheine würden sich auch wieder mit dem Icon löschen lassen. In Zukunft wird es auch möglich sein, diese Filtereinstellung pro Benutzer abzuspeichern Zuweisungsabfrage bei Lieferanten mit derselben Bank-ESR-Teilnehmernummer Wird ein Einzahlungsschein, bei dem aufgrund der Einzahlungsscheinart Roter ESR mehrere Lieferanten über dieselbe Teilnehmernummer verfügen wie vorgängig beschrieben eingelesen, öffnet sich zuerst ein Auswahlfenster mit den bereits bestehenden Lieferanten: Wird hier einer ausgewählt und mit [OK] bestätigt, generiert dies automatisch einen Eintrag in der Bankverbindung des entsprechenden Lieferanten auf der Seite Zahlung. Wird diese Auswahl mit [Abbruch] geschlossen erscheint folgender Dialog: Seite 27 von 42

28 Bei Bestätigung mit [Ja] schlägt das Programm den nächsten freien Lieferanten zur Erfassung vor und generiert ebenfalls automatisch den entsprechenden Bankverbindungseintrag auf der Seite Zahlung des entsprechenden Lieferanten. Mit dem Einlesevorgang werden allerdings keine weiteren Lieferantendaten geschrieben und die restlichen Felder der Adresse, Zahlungsbedingungen müssen jetzt auch innerhalb der Bankverbindung(!) noch manuell ergänzt werden! Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten Dieser Fall verhält sich analog zum vorherigen Punkt mit der Ausnahme, dass der Dialog Auswahl Lieferant/Bankverbindung nicht erscheint Abbruch der Aktion Würde die Bestätigungsabfrage der Zuweisung mit [Nein] oder die Abfrage Datensatz anlegen mit [Abbruch] geschlossen werden, erfolgt keine weitere Aktion mehr und eine Einzahlungsschein-Datensatz wurde auch nicht angelegt! Seite 28 von 42

29 Löschung der Bankverbindung Sollte die Zuweisung irrtümlich an einen falschen Lieferanten erfolgt sein, kann diese Bankverbindung natürlich auch wieder gelöscht werden. Wichtiger Hinweis: Die ganze Logik des EZ-Einlesevorganges wird in einem kommenden Release durch einen Assistenten vereinheitlicht und vereinfacht. Seite 29 von 42

30 3.11 EZ einlesen (11.0.1) Im Kapitel wurde erwähnt, dass in einem der kommenden Releases die ganze Logik des EZ- Einlesevorgangs vereinheitlicht und vereinfacht wird. Mit dem ersten Release der Version 11 konnten wir dies nun bereits erfolgreich umsetzen. Bei den Funktionen zum Aufruf des Einlesevorgangs des Einzahlungsscheines hat sich jedoch noch nichts verändert. Offene Posten / EZ einlesen Belege Eingangsrechnung unter den Einstellungen und Zusatzfunktionen Seite 30 von 42

31 Generelle Informationen zu Aufbau und Logik des Assistenten Bevor der neue EZ-Assistent geöffnet wird, ist es wichtig, dass Sie den Aufbau, die Logik und die Funktionen kennen. Der EZ-Assistent passt sich über ein bis fünf Schritte je nach zusätzlich gewünschten Funktionen dynamisch den Gegebenheiten an: Schritt 1 von 5: Erfassungsart auswählen Schritt 2 von 5: Zuordnung des EZ Schritt 3 von 5: Neue Bankverbindung Schritt 4 von 5: Bankverbindung bearbeiten Schritt 5 von 5: Einzahlungsschein Die wesentlichen Unterschiede zur Funktion aus EZ erfassen im Lieferantenstamm liegen darin, dass hier die Zuweisung für bestehende oder neue Lieferanten möglich ist ein neuer Lieferant angelegt werden kann ein Einzahlungsschein vorerfasst oder gleich die Eingangsrechnung generiert werden kann Die ersten beiden Schritte Erfassungsart auswählen und Zuordnung des EZ kommen in jedem Fall. Erst die Aktionen im Schritt 2 steuern, ob Sie zuerst auf Schritt 3, 4 oder 5 gelangen. Logik der Schritte Schritt 2 Nächste Schritte Zuordnung eines EZ zu vorhandener Bankverbindung 5 Checkbox Bankverbindung bearbeiten aktiv 4, 5 neue Bankverbindung anlegen 3, 4, 5 Hinweis Der Assistent kann grundsätzlich zu jeder Zeit mit dem Schalter verlassen werden. Beachten Sie, dass dadurch jeweils sämtliche getätigte Eingaben verloren gehen. Eine Ausnahme bildet die in Schritt 4 erfasste Bankverbindung, da dort ein Eintrag in den Stammdaten erfolgt ist. Zum besseren Verständnis zeigen wir das Prinzip des Assistenten aufgrund eines nachfolgenden Beispiels über alle 5 Schritte auf. Seite 31 von 42

32 Erfassungsart auswählen (Schritt 1 von 5) Diese Maske ist nun identisch mit derjenigen aus Kapitel Hier kann nun ebenfalls wie aus dem Lieferantenstamm aus folgenden Bankverbindungsoptionen ausgewählt werden: ESR-Bank ESR-Post ES-Bank ES-Post automatische Erfassung über die Codierzeile Seite 32 von 42

33 Zuordnung des EZ (Schritt 2 von 5) Nach Betätigung von [Weiter] gelangen Sie zur Zuordnung des Einzahlungsscheines. Hierbei wird zuerst geprüft, welche Lieferanten bereits diesem Einzahlungsschein-Kriterium entsprechen. Es bestehen folgende Optionen: den Einzahlungsschein (Bankverbindung) einem bestehenden Lieferanten zuweisen (nächster Schritt 5) den Einzahlungsschein (Bankverbindung) einem neuen Lieferanten zuweisen (nächster Schritt 3) Optional besteht noch die Möglichkeit, mit der Checkbox Bankverbindung bearbeiten Mutationen an der bestehenden Bankverbindung vorzunehmen (nächster Schritt 4). In unserem Beispiel handelt es sich um eine nicht existente Bankverbindung, wir gelangen mit [Weiter] zum Schritt 3. Seite 33 von 42

34 Zuordnung des EZ (Schritt 3 von 5) In diesem Punkt werden nun ALLE Lieferanten aufgelistet, denen diese Bankverbindung zugeordnet werden kann. Nach Auswahl des gewünschten kann wieder [Weiter] betätigt werden. Optional besteht die Möglichkeit, mit dem Radio-Button Anlegen eines neuen Lieferanten mit zugehöriger Bankverbindung. einen komplett neuen Lieferanten zu erfassen. Nach Beendigung des Stammdaten-Dialoges wechselt der Assistent automatisch zu dem im nächsten Kapitel beschriebenen Schritt 4. Seite 34 von 42

35 Bankverbindung bearbeiten (Schritt 4 von 5) Hier können nun wie in den Kapiteln bis beschrieben, die notwendigen Bankdaten erfasst werden. Mit [Weiter] gelangen Sie zur letzten Maske. Hinweis Würde dieser Dialog jetzt mit [Beenden] verlassen werden, würde die Bankverbindung beim entsprechenden Lieferanten gespeichert bleiben! Seite 35 von 42

36 Bankverbindung bearbeiten (Schritt 5 von 5) An dieser Stelle können wie bis anhin der Betrag eingegeben sowie die gewünschten Artikel ausgewählt werden. Im letzten Schritt können folgende weitere Aktionen getätigt werden: : hier können Sie nochmals in die anderen Masken gelangen und ggf. Korrekturen vornehmen : speichert den Einzahlungsschein unter Offene Posten/Zahlungsverkehr/EZ einlesen : legt eine Eingangsrechnung mit Vorschlag der nächsten freien Nummer an : beendet den Assistenten ohne Speicherung! Eine entsprechende Warn-Meldung weist Sie darauf hin. Eine Ausnahme bildet eine allenfalls erfasste Bankverbindung. Die restlichen Funktionen decken sich mit der bereits in der Version realisierten Features. Seite 36 von 42

37 Erfassungsart auswählen mit automatischer Erfassung über die Codierzeile Eine Abweichung des sonstigen Einzahlungsscheinerfassungs-Prozederes dürfte die Funktion der automatischen Erfassung über die Codierzeile darstellen. Grundsätzlich käme im Schritt 2 ebenfalls eine Auswahl sämtlicher Lieferanten, die dieser Teilnehmer-Nummer entsprechen. Wenn beim Lieferanten nun aber in der Bankverbindung zusätzlich die Bankteilnehmer-Nummer erfasst und dies im Format der Referenznummer richtig zugewiesen wurde (i. d. R. Position 1 bis 6) erscheint im Schritt 2 nur noch derjenige Lieferant, der dieser Bankteilnehmer-Nummer entspricht. Seite 37 von 42

38 3.12 Eingangsrechnung Die Belegart Eingangsrechnung wurde unterhalb der Notizen um die Seite EZ-Schein erweitert. Desweiteren finden sich unter den Einstellungen und Zusatzfunktionen ergänzend zur bestehenden Funktion EZ einlesen neu die beiden Menüpunkte EZ zuordnen und EZ Zuordnung aufheben EZ zuordnen Diese Funktion dient dazu, bereits über Offene Posten / EZ einlesen erfasste Einzahlungsscheine einem Beleg zuzuordnen. Somit besteht die Möglichkeit, losgelöst von der Eingangsrechnung, Einzahlungsscheine einzulesen bzw. so eine Vorerfassung abzudecken und diese zu einem beliebigen Zeitpunkt der Eingangsrechnung zuzuweisen. Natürlich besteht nach wie vor über die Funktion EZ einlesen die Möglichkeit, Einzahlungsscheine direkt in der Eingangsrechnung einzulesen. Bei der Anwahl des Menüpunktes EZ zuordnen öffnet sich dieses weitere Fenster, worin sämtliche diesem Lieferanten zugeordneten ESR-Einzahlungsscheine ersichtlich sind und ausgewählt werden können. Seite 38 von 42

39 Danach ist die vollständig auszuführende Zahlung in Form des Einzahlungsscheines der Zahlungsart Belegnummer (aufgrund Format Referenznummer) Kreditor Datum Teilnehmernummer Aufwandsartikel ersichtlich und kann nicht mehr mutiert werden! EZ Zuordnung aufheben Sollte irrtümlich ein falscher Einzahlungsschein zugeordnet worden sein, kann dieser mit der Funktion EZ Zuordnung aufheben wieder entfernt werden. Wichtig! Wird die Eingangsrechnung gelöscht, wird auch der entsprechende VESR-Datensatz mit gelöscht und muss neu erfasst werden! Entsprechend empfehlen wir, unbedingt diese Funktion zu nutzen. Danach ist auf der Seite wieder der Hinweis: Referenznummer: kein Einzahlungsschein zugeordnet ersichtlich. Seite 39 von 42

40 3.13 Zahlungsläufe Auch die Zahlungsläufe wurden um gewisse Funktionen erweitert bzw. vereinfacht Ersetzungstexte Die Maske der Ersetzungstexte wurde auf den Verwendungszweck Zahlungsgrund je OP reduziert. vorher in neu in Das soll nicht bedeuten, dass weniger Funktionen zur Auswahl stehen. Bis zur Version öffnete sich im Prinzip die Seite Zahlungsläufe der Mandanteneinstellungen und sämtliche an dieser Stelle vorgenommenen Änderungen erfolgten auf Mandantenebene. Die Angaben in den Mandanteneinstellung gelten ab jetzt als Vorgabe für jeden Zahlungslauf und abgeänderte Verwendungszwecke gelten nur noch für den betreffenden Zahlungslauf! Seite 40 von 42

41 Ersetzungstexte Sammelzahlung Neu wird es in Sammelzahlungen nicht mehr möglich sein, Ersetzungstexte auf der Ebene Details zu hinterlegen. Dies brachte bzw. bringt insofern nichts, da sowieso nur der Record der Sammelzahlung mit den entsprechenden Ersetzungstexten in das DTA-File bzw. in den Vergütungsauftrag geschrieben wird Verwendungszwecke Früher wurde in die Tabellenansicht des Zahlungslaufs der erstmalig erstellte Verwendungszweck geschrieben bzw. die statische Bezeichnung Sammelzahlungsgrund übernommen und erst bei der Erstellung des DTA-Files bzw. Vergütungsauftrages wurden die zu jenem Zeitpunkt korrekten Daten übernommen. Nun werden bereits von Anfang an nach Eingabe und Bestätigung mit [Ja] des nachfolgenden Dialoges die Verwendungszwecke ins File übertragen UND als Vorgabe abgespeichert: Seite 41 von 42

42 Nach Bestätigung mit [Ja]: Wird der Dialog mit [Nein] beendet, werden die Verwendungszwecke als Vorgabe quasi zwischengespeichert, noch nicht in die Zahlung übertragen und erst zu einem späteren Zeitpunkt aktualisiert, indem die Ersetzungstexte erneut aufgerufen und wie vorgängig beschrieben mit [Ja] bestätigt werden Spesenregelung pro Zahlung Aus der Maske Ersetzungstexte wurde auch die Spesenregelung pro Zahlung entfernt. Diese lässt sich zu einem späteren Zeitpunkt in den Zahlungsdetails im Zahlungslauf einstellen. Zum Zeitpunkt der Version steht dies aber noch nicht zur Verfügung sondern ist auf den nächstfolgenden Release geplant. Seite 42 von 42