Digitale Kunden- /Vertragsakten und Vorlagen Management - mit ELO und Quickzone for ELO Neuss,

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1 Digitale Kunden- /Vertragsakten und Vorlagen Management - mit ELO und Quickzone for ELO Neuss, Informationsveranstaltung Mai 2010 Seite 1

2 Agenda I. Unternehmen II. III. IV. Ausgangsituation Herausforderungen Die Lösung mit ELO und Quickzone V. Was sagt der Wirtschaftsprüfer VI. Fazit

3 Das Unternehmen Gründung 1924 durch die Gartenbau-Berufsgenossenschaft (Körperschaft des öffentlichen Rechts) Gemeinnützige Haftpflichtversicherungsanstalt der Gartenbau-Berufsgenossenschaft 2012 Verselbständigung in eine Anstalt des öffentlichen Rechts Gemeinnützige Haftpflichtversicherungsanstalt Kassel

4 Das Unternehmen Betriebshaftpflichtversicherer speziell für den Gartenbau Ca Mitglieder Organe (Selbstverwaltung Verwaltungsrat und Vertreterversammlung) sind ehrenamtliche Personen aus dem Berufsstand Die Ablösung von der Sozialversicherung für das Unternehmen bedeutet neue Chancen zu Nutzen und die Risiken nicht außer Acht zu lassen!

5 Ausgangssituation

6 Ausgangssituation in 2012 Nutzung des Rechenzentrums der Landwirtschaftlichen Sozialversicherung (LSV) ca Akten in Papierform im Archiv (Schaden- und Vertragsakten) Umzug in neue Räumlichkeiten zum nach Verselbständigung

7 Herausforderungen Vollständigkeit aller Vorgänge (Papier, s, Dateien) Organisation der papierlosen Akte 2-Bildschirm-Arbeitsplätze Neue IT-Infrastruktur (Server/Clients) durch Umzug und Auszug aus dem Rechenzentrum Einhaltung gesetzliche Anforderungen an das Bank- und Kreditwesen

8 Die Lösung

9 Lösung: Altakten scannen Start noch am alten Standort 2 Scan-PCs mit zwei CANON Hochleistungsscanner zum Scannen der vorhandenen Papierakten in ELO Alle Akten jünger 10 Jahre (ca Akten) wurden durch das eigene Unternehmen eingescannt!

10 Lösung: Soft- und Hardware Beschaffung eigenes Rechenzentrum mit Marathon Hochverfügbarkeitslösung und Backup Server CITRIX für Zugriff von intern und extern Securepoint Firewall mit Inhaltsfilter, Viren- und Spamschutz Jeder Mitarbeiter erhält 2 Monitore + Thinclient oder Notebook

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12 Lösung: ELOprofessional ELOprofessional ECM-Suite Quickzone for ELO ELO Web Client mit Apps für ipad ELO XC Rechtskonforme, serverbasierte Archivierung für MS Exchange ca aktive Vertrags-und Schadenakten selbst eingescannt Suche über Indexwerte und ELO isearch

13 Einblick ins ELO Archiv

14 Ein Blick in die Praxis Vollständige Akten mit Scans, Dateien und E- Mails Versicherungsnehmer mit Versicherungsnummer Vertrag Police 401BHV Schadenfall 1959/2015

15 Wie gelangen die Dokumente in ELO? Zentral über die Poststelle: Zuordnung: Jeder Mitarbeiter hat bestimmte Nummern zu bearbeiten Die Poststelle vergibt Workflows an die Mitarbeiter Vorteil: sofortige rechtssicherere Archivierung und Sicherstellung der Bearbeitung des Vorgangs mit zentraler Übersicht

16 Ablage aus der Postbox über Quickzone for ELO Die Ablage erfolgt im Archiv unter Buchhaltung/Rechnungen und zeitgleich als Referenz unter Forderungseinzug

17 Ablage aus der Postbox über Quickzone for ELO Maskenauswahl und automatisches Befüllen der Indexzeilen durch Quickzone (auch s und Dateien)

18 ELO Workflows

19 Workflows Start Ende Automatischer Start des Workflows bei Ablage über Quickzone Kachel Workflow wird dem Mitarbeiter zugewiesen und somit gestartet Zeitgleich wird eine E- Mail an den Vorstand versendet Nach Erledigung der Aufgabe erhält der Geschäftsbereichsleiter eine über die Beendigung Workflow ist erledigt

20 Workflows

21 Vorlagen Management mit Quickzone for ELO

22 Quickzone for ELO Vorlagen Management Ablage der Vorlagen zentral in ELO z.b. Briefe

23 Quickzone for ELO Vorlagen Management Kategorie HAVA Immobilien GmbH Rechtsklick auf die Kachel FA Vorlage FA- Vorlage aus ELO auswählen

24 Quickzone for ELO Vorlagen Management Befüllen der Vorlage aus ELO mit Informationen aus der externen Datenbank

25 Quickzone for ELO Vorlagen Management Nach Erstellen und Schließen des Dokuments automatische Ablage in ELO über Quickzone

26 Quickzone for ELO Vorlagen Management Anzeige Vorlagen in Bearbeitung

27 Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

28 Was sagt der Wirtschaftsprüfer

29 Fazit der ELO Einführung 1. Ablage- und Suchaufwand erheblich reduziert durch Digitale Akten und Quickzone for ELO 2. Prozesse optimiert mit ELO Workflow Management 3. Gesetzliche Anforderungen eingehalten