XML Präsentationen automatisiert erstellen Handout - Tekom Frühjahrstagung Augsburg

Transkript

1 practice innovation ZUM KIESGRÜBLE 20 DE MÜHLHAUSEN-EHINGEN XML Präsentationen automatisiert erstellen Handout -

2 XML Präsentationen automatisiert erstellen Übersicht Präsentationsfolien sind oft eine Untermenge bereits vorhandener Dokumentation. Liegen Daten bereits strukturiert vor, können Präsentationsfolien auf Basis dieses Datenmaterials automatisiert abgeleitet und generiert werden. Der Vortrag stellt Konzepte vor, mit denen Inhalte auf XML- Basis so erstellt werden können, dass eine automatische Ableitung erfolgen kann. Weitere Informationen zu den Themen XML, automatisierte Dokumentations- und Übersetzungsprozesse sowie die Generierung von Schulungsunterlagen finden Sie unter Für Fragen stehen wir auch gerne via via oder telefonisch unter zur Verfügung. - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 2

3 XML Präsentationen automatisiert erstellen Von der Mindmap zur Präsentation In diesem Vortrag zeigen wir den abgebildeten Workflow live. Datenbasis bilden die Inhalte für die Vortragsfolien sowie für die im selben Schritt generierten Handouts. Zunächst wird der Vortrag mittels der Mindmap-Technologie vorbereitet. Als Tool wird XMind verwendet, welches die Daten im Open Container Format (OCF, ZIP) speichert. Aus diesem vorbereiteten und strukturierten Vortrag wird automatisiert der Rumpf für der Dokumentation (XML- Datei) generiert und in einem XML-Editor geöffnet. Dieses Dokument dient als Basis für die weitere redaktionelle Tätigkeit. Es werden die Inhalte für die Präsentationsfolien und die Handouts erstellt. Ist der redaktionelle Teil abgeschlossen und die Dokumentation freigegeben, werden die Schulungsunterlagen daraus automatisch generiert. Der Publikationsprozess identifiziert die Inhalte, welche in den Präsentationsfolien sowie im Handout ausgegeben werden sollen, und bereitet die jeweiligen Publikationen entsprechend auf. - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 3

4 XML Präsentationen automatisiert erstellen Präsentationen werden in den Formaten PDF, PowerPoint und HTML5 generiert. Das Handout wird im PDF-Format publiziert Auf die Ausgabe des Handouts in einem HTML5-Format wurde verzichtet. Dafür werden die Inhalte bei der Generierung der PDF-Slides automatisch und live nach französisch übersetzt. Ebenso wird die Möglichkeit gezeigt, wie oxygen XML Author als Präsentationswerkzeug für XML-Daten verwendet werden kann, ohne Inhalte überhaupt erst publizieren zu müssen. Wie oxygen entsprechend konfiguriert werden kann, zeigt unser Video auf YouTube - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 4

5 XML Präsentationen automatisiert erstellen Was ist zu tun Grundlage für einen funktionierenden Workflow ist ein tragfähiges Konzept. Es gilt zu klären welche Dokumente neben einer Standardausgabe zudem für die Durchführung von Schulungen aufbereitet werden sollen. Des Weiteren gilt es zu definieren, wie die Inhalte formuliert werden müssen, um beiden Anforderungen gerecht zu werden. Auf dieser Basis muss analysiert und spezifiziert werden, wie das XML- Informationsmodell zu gestalten/anzupassen ist, um Inhalte bei der Ausgabe kontextabhängig identifizieren und filtern zu können. Eine Prozessbetrachtung unter Einbeziehung neuer Beteiligter, wie Trainer, Seminarorganisation, Produktmanager, etc, ist zwingend erforderlich, so dass sich die gewünschte Effizienz in den Schnittstellen einstellen kann. Auf der Basis dieses Konzepts erfolgt dann abschließend die Implementierung des Projekts, welche idealerweise mit einem Pilotprojekt startet. - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 5

6 XML Präsentationen automatisiert erstellen Informationsmodell Wesentlich bei der Wiederverwendung von Inhalten für den Bereich Schulungsunterlagen ist - wie immer bei XML - das zu Grunde liegende Informationsmodell. Dieses Informationsmodell muss es ermöglichen die für diesen Anwendungsfall relevanten Inhalte durch entsprechende Semantik in der Strukturdefinition für Präsentationsfolien, Handouts und Notizen identifizieren zu können. Die Beherrschung dieser Semantik durch die Anwender ist Voraussetzung für einen möglichst hohen Reuse und damit auch für einen nahezu vollständig automatisierten Prozess. Nicht zuletzt bildet das Informationsmodell die Basis für die Schnittstelle zum Redakteur/Trainer. Das Informationsmodell muss deshalb auch für diesen Anwendungsfall den wesentlichen Anforderungen an ein XML-Informationsmodell genügen: semantisch flexibel skalierbar anwenderfreundlich - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 6

7 XML Präsentationen automatisiert erstellen Prozesse Die Prozesse müssen auch für die Realisierung dieses Anwendungsfalls den wesentlichen Anforderungen an einen XML-basierten Prozess genügen: klar flexibel skalierbar zukunftsfähig sinnvoll automatisiert ggf. Möglichkeit der nachträglichen, individuellen Anpassung Prozessbeteiligte Wenn Schulungsunterlagen nicht automatisiert erstellt werden, unterliegen sie häufig einem sehr individuellen und meist auch kreativen Erstellungsprozess. Oft werden gerade Präsentationsfolien nicht von Redakteuren sondern direkt durch den jeweiligen Trainer erstellt, welcher die Unterlagen auf sein Training individuell abstimmt. Die Automatisierung dieses Prozesses hat somit zwangsläufig weitreichende Konsequenzen. Gerade dann, wenn diese Inhalte künftig auch zusammen mit anderen Unterlagen, wie Reparatur-, Wartungs- und/oder Installationsanleitungen etc., verwendet werden sollen. Die bislang parallel laufenden Erstellungs-, Review-, Freigabe- und Übersetzungsprozesse müssen zusammen geführt werden, was zu einer Integration des Datenbestandes der Schulungsdokumentation in den der Technischen Dokumentation führt. Dies kann zum einen zur Konsequenz haben, dass künftig die Technische Redaktion für die Erstellung der Schulungsinhalte verantwortlich wird, oder zum anderen aber Trainer mit demselben XML-basierten System wie die Technische Dokumentation arbeiten werden. - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 7

8 XML Präsentationen automatisiert erstellen Erstellung Will man die beiden Themenbereiche Schulungsdokumentation und Technische Dokumentation zusammenführen, wird schnell klar, dass im Wesentlichen alles von einem einfachen und klaren Erstellungsprozess abhängt. Hierzu braucht es ein klares Konzept, wie ein zukünftiges für beide Bereiche gültiges Informationsmodell gestaltet wird oder wie das neue Umfeld idealerweise in ein bestehendes Informationsmodell integriert werden kann. Dieses Konzept ist neben vielen technischen Details für die Akzeptanz aller Prozessbeteiligten - vor allem der Anwender - verantwortlich; wird hier nicht zuletzt die Schnittstelle zum Anwender definiert. - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 8

9 XML Präsentationen automatisiert erstellen Vorteile Kosteneinsparung Ist der Erstellungsprozess und damit das Informationsmodell im Griff, laufen Review-, Freigabe-, Übersetzungs- und Publikationsprozesse in klaren Bahnen und teil- oder gar vollautomatisiert ab. Damit liegen die Vorteile auf der Hand. Schließlich sind es die Vorteile die XML-basierte Prozesse bei einem guten Design ausmachen: Einsparung von Übersetzungskosten Einsparung durch Variantenmanagement Einsparung durch Wiederverwendung Einsparung durch Reduktion von Redundanzen Chancen Neben den einzusparenden Kosten werden bei der Einführung von XMLbasierten Prozesse die Chancen, die sich mit XML ergeben können, oft vernachlässigt. Dieses Potential gilt es zu nutzen: Identifikation von Informationen Trennung von Inhalt und Layout Führung und Unterstützung der Anwender Klare einheitliche Prozesse Kundennutzen generieren Unabhängigkeit von Tools und Herstellern Klare inhaltliche Vorgabe Einhaltung des Corporate Design - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 9

10 XML Präsentationen automatisiert erstellen Ausgabeformate Slides In Zeiten von HTML5 und dynamischen Inhalten ist nicht mehr nur PowerPoint oder PDF ein mögliches Ausgabeformat. HTML5-Präsentationen bieten neue Möglichkeiten für Schulungsanbieter. Dennoch gilt es vor allem Trainer abzuholen und gerade an dieser Stelle für Akzeptanz zu sorgen. Deshalb ist es eine gute Idee, Trainern weiterhin das Format, mit dem Sie gewohnt sind zu arbeiten (oder besser: das für deren Arbeit geeignete Format) zur Verfügung zu stellen. Für manche Trainer ist es lästig Schulungsunterlagen zu erstellen, für andere wiederum das was Ihre Arbeit ausmacht. Durch die Generierung unterschiedlicher Ausgabeformate können Sie individuellen Wünschen gerecht werden und jedem Trainer die Wahl seines Formats überlassen. Trainern, denen die Erstellung der Schulungsmaterialien lästig ist, stellen Sie PDF und/oder HTML5-Formate zur Verfügung. Trainern, welche die Inhalte gerne auf Ihre Bedürfnisse anpassen, stellen Sie weiterhin PowerPoint Folien zur Verfügung, welche im Nachgang individuell durch den jeweiligen Trainer angepasst werden können. Wesentlich dabei ist, dass diese Entscheidung Teil des zu Grunde liegenden Konzepts ist, und die Publikation der unterschiedlichen Formate, mit Ausnahme der einmaligen Implementierung der Funktionalität und dessen Pflege, keine laufenden und immer wiederkehrenden Kosten verursacht. In unserem Vortrag stellen wir beispielhaft die Generierung folgender Formate vor: HTML5-Präsentationen auf Basis von PDF-Präsentationen generiert mit XSL-FO PowerPoint-Präsentationen - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 10

11 XML Präsentationen automatisiert erstellen Handouts Die Generierung von Handouts entspricht im Wesentlichen den XML- Standard-Publikationprozessen. Deshalb stehen hier sämtliche bekannten und zukünftigen Ausgabekanäle zur Verfügung. Lediglich das Variantenmanagement wird um eine Dimension komplexer. Diesen erhöhten Komplexitätsgrad gilt es zu managen. Das Funktionieren des Variantmanagements bedarf eines guten zu Grunde liegenden Konzepts. - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 11

12 XML Präsentationen automatisiert erstellen Fazit Durch die Einführung von XML für den Themenbereich Schulungsunterlagen ergeben sich weitreichende Konsequenzen, vor allem für Redakteure und Trainer. Schafft man es, ein klares Konzept den neuen, sich ändernden Prozessen zu Grunde zu legen und gleichzeitig Akzeptanz bei allen Beteiligten zu schaffen, überwiegen die Vorteile für die Einführung eines neuen oder die Erweiterung eines bestehenden Systems. Die Auswirkungen auf das Unternehmen und der Aufwand für die Konzepterstellung sowie für die Umsetzung der Anforderungen dürfen aber nicht unterschätzt werden. Es muss ein klarer Business Case bestehen und konsequent umgesetzt werden, damit sich die Investition lohnt. - (c) practice innovation, Markus Wiedenmaier Seite 12

13 XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 1 / 12 XML Präsentationen automatisiert erstellen Web: Twitter: Markus Wiedenmaier info@practice-innovation.de XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 1 / 12

14 Übersicht Slide 2 / 12 XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 2 / 12

15 Von der Mindmap zur Präsentation Slide 3 / 12 XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 3 / 12

16 Was ist zu tun Slide 4 / 12 Dokumentenanalyse Semantische XML Struktur Prozesse definieren Zielformate definieren Konzept umsetzen XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 4 / 12

17 Informationsmodell Slide 5 / 12 semantisch scalierbar flexibel anwenderfreundlich XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 5 / 12

18 Prozesse Slide 6 / 12 klar flexibel skalierbar zukunftsfähig sinnvoll automatisiert XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 6 / 12

19 Slide 7 / 12 Prozesse Prozessbeteiligte Redakteure Trainer u.v.m. XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 7 / 12

20 Erstellung Slide 8 / 12 kritisch denken Konzept Informationsmodell Konzept Prozesse Konzept Integration XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 8 / 12

21 Slide 9 / 12 Vorteile Kosteneinsparung Übersetzungsprozess Variantenmanagement Wiederverwendung Reduktion von Redundanzen XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 9 / 12

22 Slide 10 / 12 Vorteile Chancen Identifikation von Informationen Trennung von Inhalt und Layout Führung und Unterstützung der Anwender Klare einheitliche Prozesse Kundennutzen generieren Unabhängigkeit von Tools und Herstellern Klare inhaltliche Vorgabe Einhaltung des Corporate Design XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 10 / 12

23 Slide 11 / 12 Ausgabeformate Slides PowerPoint PDF HTML5 Native XML XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 11 / 12

24 Slide 12 / 12 Ausgabeformate Handouts PDF Web HTML5 Mobile XML Präsentationen automatisiert erstellen Slide 12 / 12

25 Automatically create XML presentations Slide 1 / 12 Automatically create XML presentations Web: Twitter: Markus Wiedenmaier info@practice-innovation.de Automatically create XML presentations Slide 1 / 12

26 Overview Slide 2 / 12 Automatically create XML presentations Slide 2 / 12

27 Of the mindmap to the presentation Slide 3 / 12 Automatically create XML presentations Slide 3 / 12

28 What is to do Slide 4 / 12 Document analysis Semantic XML structure Define processes Define target formats Implement concept Automatically create XML presentations Slide 4 / 12

29 Information model Slide 5 / 12 semantically scalierbar flexible user friendly Automatically create XML presentations Slide 5 / 12

30 Processes Slide 6 / 12 clear flexible scalable fit for the future useful automated Automatically create XML presentations Slide 6 / 12

31 Slide 7 / 12 Processes Process involved Editors Coach u.v.m. Automatically create XML presentations Slide 7 / 12

32 Creation Slide 8 / 12 think critically Concept information model Concept processes Concept integration Automatically create XML presentations Slide 8 / 12

33 Slide 9 / 12 Advantages Cost savings Translation process Variant management Reuse Reduction of redundancy Automatically create XML presentations Slide 9 / 12

34 Slide 10 / 12 Advantages Opportunities Identification of information Separation of content and layout Leadership and support the user Clear consistent processes Generate customer benefit Independence of tools and manufacturers Clear content specification Compliance with the corporate design Automatically create XML presentations Slide 10 / 12

35 Slide 11 / 12 Output formats Slides PowerPoint PDF HTML5 Native XML Automatically create XML presentations Slide 11 / 12

36 Slide 12 / 12 Output formats Handouts PDF Web HTML5 Mobile Automatically create XML presentations Slide 12 / 12

37 Créer automatiquement des présentations de XML Slide 1 / 12 Créer automatiquement des présentations de XML Web: Twitter: Markus Wiedenmaier info@practice-innovation.de Créer automatiquement des présentations de XML Slide 1 / 12

38 Vue d'ensemble Slide 2 / 12 Créer automatiquement des présentations de XML Slide 2 / 12

39 De la mindmap pour la présentation Slide 3 / 12 Créer automatiquement des présentations de XML Slide 3 / 12

40 Ce qui est de le faire Slide 4 / 12 Analyse de documents Structure XML sémantique Définir des processus Définir des formats cibles Concept de mise en oeuvre Créer automatiquement des présentations de XML Slide 4 / 12

41 Modèle d'information Slide 5 / 12 sémantiquement scalierbar flexible facile à utiliser Créer automatiquement des présentations de XML Slide 5 / 12

42 Processus Slide 6 / 12 effacer flexible évolutive prêt pour l'avenir utile automatisé Créer automatiquement des présentations de XML Slide 6 / 12

43 Slide 7 / 12 Processus Processus impliqués Rédacteurs en chef Entraîneur u.v.m. Créer automatiquement des présentations de XML Slide 7 / 12

44 Création Slide 8 / 12 avoir une pensée critique Modèle d'information concept Processus de concept Intégration de la notion Créer automatiquement des présentations de XML Slide 8 / 12

45 Slide 9 / 12 Avantages Économies de coûts Processus de traduction Gestion des variante Réutilisation Réduction de redondance Créer automatiquement des présentations de XML Slide 9 / 12

46 Slide 10 / 12 Avantages Occasions Identification des informations Séparation du contenu et la présentation Leadership et soutien l'utilisateur Processus cohérents clair Apporter des avantages client Indépendance des outils et des fabricants Spécification du contenu clair Conformité avec le corporate design Créer automatiquement des présentations de XML Slide 10 / 12

47 Slide 11 / 12 Formats de sortie Diapositives PowerPoint PDF HTML5 XML natif Créer automatiquement des présentations de XML Slide 11 / 12

48 Slide 12 / 12 Formats de sortie Documents à distribuer PDF Web HTML5 Mobile Créer automatiquement des présentations de XML Slide 12 / 12

49 自动创建 XML 演示文稿 Slide 1 / 12 自动创建 XML 演示文稿 Web: Twitter: Markus Wiedenmaier info@practice-innovation.de 自动创建 XML 演示文稿 Slide 1 / 12

50 概述 Slide 2 / 12 自动创建 XML 演示文稿 Slide 2 / 12

51 思维导图的演示文稿 Slide 3 / 12 自动创建 XML 演示文稿 Slide 3 / 12

52 是要做什么 Slide 4 / 12 文件的分析语义 XML 结构定义流程定义目标格式实现概念自动创建 XML 演示文稿 Slide 4 / 12

53 信息模型 Slide 5 / 12 在语义上 scalierbar 灵活友好的用户界面自动创建 XML 演示文稿 Slide 5 / 12

54 进程 Slide 6 / 12 清除灵活可伸缩适合未来有用自动化自动创建 XML 演示文稿 Slide 6 / 12

55 Slide 7 / 12 进程所涉及的过程编辑教练 u.v.m. 自动创建 XML 演示文稿 Slide 7 / 12

56 创作 Slide 8 / 12 批判性的思考概念信息模型概念进程概念整合自动创建 XML 演示文稿 Slide 8 / 12

57 Slide 9 / 12 优势节约成本翻译流程变体管理重用减少了冗余自动创建 XML 演示文稿 Slide 9 / 12

58 Slide 10 / 12 优势机会信息识别内容和布局的分离领导和支持用户明确一致的流程生成客户利益工具和制造商的独立性清晰的内容规范遵守公司设计自动创建 XML 演示文稿 Slide 10 / 12