Optimierung der Inbox: So wird - Kommunikation wieder sicher und effizient

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1 Optimierung der Inbox: So wird - Kommunikation wieder sicher und effizient Das Spamaufkommen wird von Tag zu Tag größer, und damit ist das wichtigste Kommunikationsmittel in Unternehmen, nämlich der -Verkehr, zu einer regelrechten Bürde geworden. Die Posteingänge werden zunehmend mit unerwünschten s überschwemmt, die die allgemeine Arbeitsproduktivität, die Konformität mit Richtlinien und die Netzwerksicherheit beeinträchtigen. Unternehmen müssen daher sowohl auf den internen als auch auf den externen (also den eingehenden und ausgehenden) -Verkehr am Gateway, -Server und an den jeweiligen Endgeräten ein Auge werfen. Dieses White Paper beschäftigt sich mit dem durch eingehende unerwünschte E- Mails entstehenden Sicherheitsrisiko. Es soll über die damit verbundenen Risiken für Unternehmen aufklären und die nötigen Schritte zur Begegnung dieser Risiken aufzeigen, um den -Verkehr so sicher und effizient wie möglich zu halten. Sophos White Paper Oktober 2007

2 Optimierung der Inbox: So wird -Kommunikation wieder sicher und effizient in Unternehmen s stellen heute nicht nur ein ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko dar, sondern können auch die Arbeitsproduktivität in Unternehmen beeinträchtigen und die Einhaltung von gesetzlichen und gewerblichen Vorschriften erschweren. Sowie der Trend von s als Kommunikationsmittel für legitime Geschäftszwecke weiter ansteigt, nimmt auch der Missbrauch desselben Mittels zu unerwünschten, rechtswidrigen und bisweilen gefährlichen Geschäftsvorgängen zu. Die Bereiche Spam, Datenverlust und Konformität in Bezug auf die -Kommunikation stellen die drei größten Risikoquellen für Unternehmen dar. Trojaner, Viren, Würmer und anderer schädlicher Code Spyware Spam Menschliches Versagen (unbeabsichtigt) Hacker Schwachstellen in Anwendungen Datendiebstahl durch Mitarbeiter oder Geschäftspartner Installation neuer Geräte Drahtlose Netze Interne Sabotage Spam Gemäß Abbildung 1 stellt Spam die drittgrößte Bedrohung der Sicherheit von Unternehmen dar. Professionelle Spammer verstopfen bis zu 90 Prozent ungeschützter -Speicher und Posteingänge mit unerwünschten s. Dies führt zur Beeinträchtigung der Bandbreite, Verärgerung von Endbenutzern durch anstößige Inhalte und ganz allgemein zur Ablenkung von Mitarbeitern. Seit einiger Zeit sind Spammer aber nicht mehr nur lästig, sondern verhalten sich vor allem auch kriminell. Sie benutzen ihre s als Ausgangspunkt für hinterhältige illegale Aktivitäten. Da Anbieter von Sicherheitslösungen mittlerweile recht zuverlässig mit Virencode gegen s vorgehen können, haben sich Autoren von Spam und anderem schädlichen Code neue Möglichkeiten zur Infizierung von Endgeräten mit Spyware, Trojanern und sonstiger Malware einfallen lassen, z. B. Bild- oder PDF-Anhänge. Cyberkriminelle versenden zunehmend Spam-Mails, die Plugins zum Ansehen von Videos, Pornografie oder sogar gefälschte Sicherheitsanwendungen anbieten. Der in der enthaltene Link führt überlistete Benutzer in Wirklichkeit zu einer infizierten Website, von der ein Backdoortrojaner heruntergeladen wird. Wenn die Webseite geladen wird, infiziert die darauf befindliche Malware den Computer und wird dann für verschiedene kriminelle Zwecke genutzt, z. B. zum Stehlen von Daten oder um den Computer zu einem Spam versendenden Zombie zu machen. Abbildung 1: Zehn Faktoren, die die Netzwerksicherheit in Unternehmen beeinträchtigen. Quelle: IDC 1

3 Unachtsame Benutzer werden weiterhin durch Phishing-Angriffe auf gefälschte Websites gelockt, auf denen sie vertrauliche Daten wie Bankdetails oder Kreditkarteninformationen preisgeben. Spam gedeiht, weil Anwender immer wieder darauf hereinfallen. Eine Kampagne kann schon erfolgreich sein, wenn nur eine Person Geld oder Bankdetails herausgibt egal ob freiwillig oder durch Diebstahl. Die Unmengen an Geld, die Spammer eingeheimst haben, bevor sie verhaftet und angeklagt wurden, sind ein Zeichen dafür, wie viel Geld gescheffelt werden kann. Die Anzahl der Cyberkriminellen, die gefasst werden, ist gering im Vergleich zu den unzähligen noch nicht gefassten Cyberkriminellen, die weiterhin ihre Kampagnen ausführen. Heutzutage ist es eine große Herausforderung für IT-Abteilungen, die Flut schädlicher s zu blockieren, die die Produktivität der Mitarbeiter einschränken, und gleichzeitig eine reibungslose Geschäftskommunikation zu gewährleisten. Datenverlust Der Anstieg des -Volumens hat nicht nur dazu geführt, dass das Netzwerk eines Unternehmens mit Malware infiziert werden kann, sondern auch dazu, dass wichtige Daten verloren gehen. Immer mehr Mitarbeiter missbrauchen vertrauliche Daten, unternehmenseigene Informationen oder geistiges Eigentum. Aus Abbildung 1 geht hervor, dass von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern gestohlene Unter Konformität versteht man die Erfüllung festgelegter Richtlinien, Spezifikationen oder Gesetze oder den Prozess, dies zu erreichen. Daten die siebtgrößte Sicherheitsbedrohung für Unternehmen darstellen. Analysten von IDC fanden heraus, dass die kostspieligsten Vorfälle die sind, bei denen es sich um eine vorsätzliche, schädliche Handlung handelt. 1 Der Großteil der Informationen wird in Unternehmen heutzutage elektronisch gespeichert. Mitarbeiter können meistens direkt auf diese Informationen zugreifen und sie per an Empfänger außerhalb des Unternehmens versenden. Dies kann vorsätzlich, aber auch versehentlich geschehen, wenn der -Client beispielsweise den Namen eines Empfängers automatisch ergänzt, wobei der erste Name, den er findet, jedoch nicht der von dem Benutzer beabsichtigte Empfängername ist. Einhaltung von Richtlinien Die drittgrößte Herausforderung für IT-Abteilungen besteht darin, dass ihre Sicherheitsmaßnahmen sowohl mit den internen Nutzungsbedingungen als auch mit den externen gesetzlichen und gewerblichen Vorschriften, wie HIPAA und Sarbanes-Oxley, übereinstimmen müssen. Diese Vorschriften waren früher nur für große Institutionen im Bankensektor, Gesundheitswesen und ähnlichen Bereichen von Bedeutung. Doch sie haben dazu beigetragen, das Problem der Einhaltung von Richtlinien in den Vordergrund zu rücken, so dass es in der heutigen Zeit für alle Unternehmen von Bedeutung ist. Der Verstoß gegen Vorschriften, wie die frühzeitige Offenlegung von Finanzdaten vor dem beabsichtigten Datum, kann einem Unternehmen teuer zu stehen kommen und seinen Ruf schädigen. Konformität wird durch die Durchsetzung von Richtlinien erreicht, die gesetzlichen und ethischen Standards und bewährten Praktiken entsprechen. Da die Anzahl an Vorschriften steigt, wird es immer schwieriger, die Prozesse zur Einhaltung von Richtlinien manuell zu verwalten. Die Zukunft liegt hier in der Automatisierung.

4 Internet Company boundary SMTP gateway servers clients Abbildung 2: Die Schwachpunkte der - Infrastruktur -Sicherheit Ein mehrschichtiges Problem Bisher haben Unternehmen die Probleme mit E- Mails fast ausschließlich als interne Bedrohung angesehen. Spam und Malware sorgten für Verärgerung, belegten Bandbreite und Speicherplatz und infizierten immer mehr Endgeräte. Wie oben bereits beschrieben, ist die Situation heutzutage wesentlich komplexer und die durch s verursachten Bedrohungen gelten für die gesamte -Struktur. Da Netzwerke immer umfangreicher und komplexer werden und das -Volumen ebenfalls steigt, sind immer mehr Punkte im System Angriffen ausgesetzt. Eingehende, ausgehende und interne s stellen allesamt Schwachpunkte dar und müssen im Rahmen des Netzwerk- und Datenschutzes gesichert werden. Benutzer in Unternehmen senden und empfangen täglich im Durchschnitt 133 s. Schätzungsweise steigt diese Zahl bis 2009 auf 160 s an. 2 Sicherheit am Gateway in beiden Richtungen Der -Schutz findet in der Regel am Gateway statt. Gateways bieten Schutz vor Bedrohungen wie Spam, Phishing, Viren, Denial-of-Service-Angriffen und Datenspionage in Verzeichnissen. Eingehende E- Mails mit anstößigen und sonstigen unerwünschten Inhalten werden am Gateway abgefangen, so dass sie gar nicht erst bis zu den Unternehmensservern gelangen. Ausgehende s mit vertraulichen Daten oder s, die nicht gesetzlichen oder unternehmensweiten Vorschriften zur Einhaltung von Richtlinien entsprechen, können ebenfalls am Gateway abgefangen werden. Aus diesem Grund ist die Überwachung und Filterung von Inhalten in ausgehenden s eine äußerst wichtige strategische Aufgabe für IT-Administratoren. Groupware-Sicherheit Intern Interne Bedrohungen nehmen inzwischen den dritten Platz der zehn größten Bedrohungen der Unternehmenssicherheit ein unbeabsichtigte Fehler von Mitarbeitern, Datendiebstahl durch Mitarbeiter oder Geschäftspartner und Sabotage von innen 1 (siehe Abbildung 1). Die Bedrohungen, die auf den eingehenden und ausgehenden -Verkehr zurückzuführen sind, wie schädliche s, anstößige Inhalte, Verstöße gegen den Datenschutz und Richtlinien, finden auf Groupware-Ebene statt, wobei die internen Mail-Server als Kanäle für den gesamten - Verkehr dienen. Malware kann zudem lange unbemerkt in Dateianhängen auf der Lauer liegen und daher auch lange nach dem Eintritt in das Unternehmensnetzwerk eine Bedrohung darstellen. Endgeräte als letzter Angriffspunkt Eine weitere ständige Bedrohung stellt sich durch Malware dar, die über Endgeräte wie Desktop- Computer, Laptops und Notebooks in das Unternehmensnetzwerk gelangt, z.b. über USB-Sticks, um sich dann im internen -Netzwerk zu verbreiten. Innerhalb des -Systems stellen Endgeräte den letzten Angriffspunkt dar.

5 Sicherer -Verkehr Die zunehmende Komplexität der -Infrastruktur in vielen Unternehmen hat nicht unbedingt zur Verbesserung der Sicherheit beigetragen, obwohl s die Hauptursache für die Gefährdung der Sicherheit in Unternehmensnetzwerken darstellen. Der -Schutz konzentrierte sich bislang auf den Gateway, obwohl es zahlreiche andere Eintrittspunkte im -System gibt, die geschützt werden müssen, wie aus Abbildung 2 hervorgeht. Wie bereits erwähnt, bietet dieser Ansatz nur unzureichend Schutz, da zahlreiche -Bedrohungen den Schutz am Gateway umgehen können. Der herkömmliche Ansatz, das Unternehmensnetzwerk ausschließlich durch Sicherheit am Gateway zu schützen, ist daher veraltet. Ein sicherer -Verkehr kann nur dadurch sichergestellt werden, dass alle Eintrittspunkte geschützt werden. Rundumschutz auf allen Ebenen, wobei darauf geachtet werden muss, dass die Gateway- und Groupware-Lösungen integrierten Schutz vor Viren, Spyware, Phishing und Spam bieten sowie -Filterung, damit gefährliche, unerwünschte oder vertrauliche Inhalte erkannt werden. Der Schutz der Endpoints muss stets auf dem neuesten Stand sein, damit Bedrohungen nicht auf andere Weise, wie oben beschrieben, in das Unternehmensnetzwerk gelangen. Der Bedrohung durch Malware kann nur durch proaktiven Schutz an allen Eintrittspunkten, der stets aktualisiert wird, entgegengewirkt werden. Ausgereifte Antivirus- und Antispam-Engines erkennen automatisch Varianten von Spam-Kampagnen oder Virenfamilien und bieten somit einen steuerbaren Ansatz zum Schutz des -Verkehrs. Unternehmen müssen zudem eindeutige Regeln für den Umgang mit s festlegen. Durch die Festlegung allgemeiner Nutzungsbedingungen, die unternehmensweit gelten und jederzeit zu Rate gezogen werden können, ist der erste Schritt zur Konformität und zur Vermeidung rechtlicher Konsequenzen getan. Sicherheitsrisiken im -Verkehr Eingehend Spam Malware Phishing-Angriffe Aufspüren von Daten in Verzeichnissen Denial-of-Service-Angriffe Verschwendung von Bandbreite Ausgehend Datenverlust Datenschutzverstöße Gesetzliche Vorschriften Unangemessene Verwendung/Inhalte Disclaimer und Branding Archivierung Verschlüsselung Intern Unangemessene Verwendung/Inhalte Verstoß gegen Datenschutz, z. B. Weitergabe von Finanzdaten Belästigung von Mitarbeitern Malware aus Webmail und USB-Sticks Hier zwei mögliche Klauseln: Es ist untersagt, s pornografischer Natur zu senden oder weiterzuleiten. Dateianhänge dürfen nicht größer als 5 MB sein. Die Verwendung intelligenter Verschlüsselungs- und Archivierungsmethoden hat sich ebenfalls bewährt. Dank intelligenter Verschlüsselung können E- Mails nur von den beabsichtigten Empfängern gelesen werden. Die intelligente Archivierung ist für Überprüfungen und Sicherstellung der Konformität wichtig, beispielsweise im Rahmen von ediscovery

6 (elektronische Beweismittel), wenn ein Unternehmen von einem Gericht aufgefordert wird, Aufzeichnungen seiner -Kommunikation vorzulegen. Die Aufbewahrung von -Protokollen, das Kopieren oder Archivieren interner und externer s mit sensiblen Inhalten sowie das Abfangen und die Umleitung von nicht konformen s sorgen für Transparenz und Zugriff auf den aktuellen und vergangenen -Verkehr, so dass Unternehmen eingehende, ausgehende und interne s stets überwachen können. Effizienter -Verkehr Genauso wichtig wie der Schutz vor Malware, Spam, Denial-of-Service-Angriffen, das Aufspüren von Daten in Verzeichnissen usw. ist die Filterung von Inhalten und Richtlinien zum Schutz vor Datenverlust. Sicherheitslösungen sollten beispielsweise in der Lage sein, den -Verkehr automatisch auf bestimmte Schlüsselwörter zu überwachen, wie Sozialversicherungsnummern, und Dateitypen, die unternehmenseigene Informationen enthalten können. Zudem sind Verwaltungsfunktionen erforderlich, die die Administratoren entlasten, ihnen mehr Transparenz bieten und Reporting-Funktionen zur Verfügung stellen, so dass sie die gesamte E- Mail-Infrastruktur effektiv überwachen können. Dazu gehören Funktionen zur Nachverfolgung von s und zur raschen und problemlosen Erstellung von Reports zum -Verkehr und zu Bedrohungen für mehr Überblick im -System. Dies ist insbesondere in Bezug auf Anfragen von Führungskräften wichtig. Zusammenfassung Da s ein äußerst wichtiges Kommunikationsmittel sind, bleibt Unternehmen nichts anderes übrig, als sich mit den einhergehenden Sicherheitsrisiken vertraut zu machen und ihre Netzwerke davor zu schützen. Es gibt Lösungen, die Unternehmen dabei effektiv unterstützen, ohne dass die Arbeitsproduktivität der Benutzer oder Administratoren darunter leiden muss. Es ist durchaus möglich, die -Flut einzudämmen, auch wenn sich Malware und Spam ständig ändern und weiterentwickeln. Ausgehend von der Infrastruktur lassen sich am besten Punkte erkennen, an denen s geprüft und ihr Volumen überwacht und ausgeglichen werden kann. Die Archivierung sollte z. B. idealerweise auf Groupware-Ebene stattfinden, da auf dieser Ebene interne sowie eingehende und ausgehende s abgefangen werden können. Wenn Sie die vier Grundregeln für die sichere und effiziente Nutzung von s beachten, wird Ihr Unternehmensnetzwerk nachhaltig geschützt und die Posteingänge Ihrer Benutzer bleiben frei von Malware und Spam: 1. Proaktiver Schutz vor Malware, Phishing und Spam, der immer auf dem neuesten Stand ist 2. Einführung allgemeiner Nutzungsbedingungen 3. Verwendung von Archivierungs- und Reporting-Prozessen 4. Überwachung und Filterung von -Inhalten. Die Sophos-Lösung Sophos Security & Control bietet vollständiges Security and Content Management für die gesamte -Infrastruktur vom Gateway bis zum Groupware-Server. Die Lösung beseitigt sowohl bekannte als auch neue Bedrohungen, wie Spam, Phishing und Viren, und verhindert außerdem Datenverluste und Konformitätsverstöße. Sie ermöglicht sicheren, produktiven internen und externen -Verkehr ohne großen Administrations- und Benutzeraufwand. Sie lässt sich auch gemeinsam mit Sophos Endpoint Security & Control und Sophos Web Security & Control für konsolidierten Schutz der -Infrastruktur und Erfüllung von Konformitätsanforderungen einsetzen. Zusätzlich warnt der Sophos ZombieAlert Service Unternehmen sofort, wenn Teile ihres Netzwerks infiziert worden sind und Spam versenden. Der Sophos PhishAlert Service alarmiert Unternehmen über Phishing- Angriffe, bei denen der Name des Unternehmens missbraucht wird.

7 Quellen 1 Worldwide Information Protection and Control (IPC) forecast and analysis: securing the world s new currency., Doc #206750, Mai 2007 (englisch). Brian E Burke, Rose Ryan. IDC. 2 Radicati Group, 2005 Über Sophos Sophos ist ein weltweit führender Hersteller von IT-Lösungen im Bereich Security and Control. Wir bieten Unternehmen, dem Bildungswesen und Behörden umfassenden Schutz und Kontrolle. Die Lösungen von Sophos schützen vor bekannter und unbekannter Malware, Spyware, Hackern, unerwünschten Anwendungen, Spam, Missbrauch von Richtlinien und bieten umfassende Network Access Control (NAC). Unsere zuverlässigen, benutzerfreundlichen Produkte schützen über 100 Millionen Benutzer in mehr als 150 Ländern. Wir verfügen über mehr als 20 Jahre Erfahrung und ein globales Netzwerk aus Bedrohungsanalysecentern und können daher schnell auf neue Bedrohungen reagieren. Dadurch haben wir den höchsten Grad an Kundenzufriedenheit in der Branche erreicht. Sophos ist ein globales Unternehmen mit Hauptsitzen in Oxford, GB, und in Boston, USA. Boston, USA Mainz, Deutschland Mailand, Italien Oxford, GB Paris, Frankreich Singapur Sydney, Australien Vancouver, Kanada Yokohama, Japan Copyright 2007 Sophos GmbH. Alle eingetragenen Marken oder Urheberrechte werden von Sophos zur Kenntnis genommen und anerkannt. Kein Teil dieser Veröffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung durch die Herausgeber reproduziert, in einem Retrieval-System gespeichert oder in anderer Form oder auf eine andere Weise übertragen werden.

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