Handbuch CRM Kundenverwaltung Professional Edition

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1 Handbuch CRM Kundenverwaltung Professional Edition

2 Delphi ist ein Warenzeichen von Borland. MSDOS, Windows-NT, Windows 2000, Windows XP und Microsoft Word sind Warenzeichen der Microsoft Corporation. Oracle ist ein Warenzeichen von der Oracle Corporation. Crystal Report Writer ist ein Warenzeichen der Crystal Decisions. Copyright MICROS-FIDELIO GmbH, Neuss 2009 Alle Rechte vorbehalten. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung von MICROS-FIDELIO GmbH darf kein Teil dieser Unterlagen übersetzt, kopiert oder in irgendeiner Form und Weise vervielfältigt werden. Die in diesen Unterlagen enthaltenen Informationen können ohne Vorankündigung geändert werden. MICROS-FIDELIO GmbH übernimmt keine Haftung für Fehler, die eventuell in diesen Unterlagen auftreten. Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Hersteller und unterliegen den gesetzlichen Bestimmungen.

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...3 Einführung...5 Über die Suite 8 Kundenverwaltung...5 Starten des Suite 8 Kundenverwaltungs-Moduls...6 Anmelden... 6 Kundenverwaltung - Symbolleisten...6 Steuerungstasten...8 Tastenkombinationen... 8 Steuerungstasten... 8 Die Funktionstasten...9 Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten Das Datumsfeld...11 Änderung des Datums Abmelden von Suite Suite 8 beenden...13 Karteien...15 Kundenkarteiverwaltung...15 Kundenkarteien...16 Karteisuche...16 Neue Kartei...19 Anlegen einer Kartei für einen Individualgast Kartei-Notizen Marketing Verknüpfte Karteien Angehangene Dokumente Die Firmen-/Reisebüro-/Source-Kartei Kartei-Notizen Marketing Verknüpfung von Karteien...36 Verknüpfung von Individual-Karteien mit einer Firmenkartei Verknüpfung von Firmen mit Firmenkarteien Verknüpfung einer Tochterfirma Bearbeiten einer Kartei...40 Erstellen einer Organisationstabelle...42 Visitenkartenscanner...42 Aufgaben & Aktivitäten...49 Seite 3

4 Suite 8 Handbuch Kundenverwaltung Suche nach einer Aktivität oder Aufgabe...50 Aktivitäten...53 Aufgaben...54 Kalender...59 Verwendung des Kalenders...59 Kalenderanlässe...59 Anlegen einer Aktivität...60 Anlegen einer Aufgabe...62 Mailing...65 Standard & Erweiterte Mailings...65 Übersicht...67 Erstellen eines Standard Mailings...67 Ausführen einer Standard Mailingabfrage Anlegen von Aktivitäten Mailing per verschicken Erstellen einer Erweiterten Mailingabfrage...82 Erweitertes Mailing Ausführen einer Erweiterten Mailingabfrage Anwendung Verbinden der Daten Register...95 Seite 4

5 1 Einführung Das Suite 8 Kundenverwaltungs-Modul ermöglicht Ihnen, alle Funktionen der Hotel-Kundenverwaltung durchzuführen. Innerhalb dieses Handbuches werden wir die Kundenverwaltung auch als CRM (Customer Relationship Management) bezeichnen. Über die Suite 8 Kundenverwaltung Firmen/Individual Gäste werden oftmals vom Verkauf als Kunden und vom Front Office als Karteien bezeichnet. Unabhängig davon wie sie bezeichnet werden, müssen die Informationen geteilt werden. Version 8 wurde so entworfen, dass es eine echte Integration der beiden Bereiche gibt. Dies ermöglicht den Benutzern nicht nur die konsolidierten Informationen pro Kunde/Kartei im Gesamten zu sehen, sondern auch im Einzelnen falls gewünscht. Eine Kartei ist eine Aufzeichnung von Informationen über einen Individualgast, eine Firma, ein Reisebüro, eine Source, einem Lieferanten, einem Bucher oder einer Kontaktperson. Karteien bestehen aus grundlegenden, nicht variierenden Informationen: wie zum Beispiel der Gastname (oder Firma, Reisebüro, etc.), Adresse, Sprache, ebenso Marketing-Informationen, Verknüpfungen zu anderen Karteien, Notizen und statistischen Informationen über Zukunft und frühere Hotelaufenthalte und Konferenzbuchungen. Für die Verkaufsabteilung ist es wichtig, dass alle Aktivitäten wer, wann, wo, was wurde besprochen, Nachbearbeitung aufgezeichnet werden. Zur täglichen Routine des Verkaufs-Managers gehören als wichtiger Anteil auch die Entwicklung und Pflege der Aktivitäten. Suite 8 ist imstande jegliche Aktivitäten zu verfolgen. Diese Aktivitäten können dann entweder intern verwendet werden oder mit einer passenden Kundenkartei verknüpft werden, um diese in Berichten über die Verkaufsaktivitäten zu erfassen. Mit der Option Kalender, kann Sie Suite 8 über künftige Aktivitäten, kritische Daten und Kalenderperioden, wie zum Beispiel Weihnachten, auf dem Laufenden halten. Fidelio Suite 8 bietet zwei Typen von Mailings an: das Standard Mailing ermöglicht dem Benutzer, Werte in einer Anzahl von vordefinierten Feldern einzugeben und das Erweiterte Mailing ermöglicht dem Benutzer Abfragen, basierend auf vordefinierten Ansichten, Feldern und Werten, zu entwerfen, mit der Möglichkeit jederzeit, zusätzliche Ansichten zu erzeugen. Seite 5

6 Suite 8 CRM - Kundenverwaltung Handbuch Starten des Suite 8 Kundenverwaltungs-Moduls Anmelden Um mit dem Suite 8 Kundenverwaltungsmodul zu arbeiten, müssen Sie sich zuerst im Modul anmelden. Sie müssen einen gültigen Benutzernamen und ein Passwort eingeben.. Anmelden bei Suite 8: 1. Über den Arbeitsplatz (Desktop), klicken Sie auf das Symbol Fidelio Version 8. Die Maske Anmelden erscheint: 2. Tippen Sie Ihre Anwenderidentifikation (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Benutzer. 3. Gehen Sie mit dem Tabulator auf das Feld Passwort. 4. Tippen Sie Ihr geheimes Passwort (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Passwort. 5. Klicken Sie auf ANMELDEN. Das Suite 8 Hauptmenü erscheint. Sie sind nun im System angemeldet. Kundenverwaltung - Symbolleisten Das Suite 8 Hauptmenü hat acht farbige Felder, die sich auf der linken Seite des Bildschirms befinden. Jedes farbige Feld stellt eines der Hauptanwendungsmodule dar. Seite 6

7 Einführung Um die Symbolleiste Kundenverwaltung zu öffnen: 1. Klicken Sie auf KUNDENVERWALTUNG in der farbigen Symbolleiste. Die Suite 8 Symbolleiste für Kundenverwaltung öffnet sich: 2. Alternativ können Sie KUNDENVERWALTUNG auf der Menüleiste anklicken. Seite 7

8 Suite 8 CRM - Kundenverwaltung Handbuch Das Suite 8 Menü für die Kundenverwaltung erscheint. Steuerungstasten Tastenkombinationen Suite 8 hat Tastenkombinationen, die einen raschen Zugriff auf Feld- oder Dialogboxen einer Maske ermöglichen. Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist, kann man die Alt + Buchstabe Tasten drücken und der Kursor bewegt sich in dieses Feld oder führt einen Befehl aus. Zum Beispiel in der Karteikartensuchmaske ist der Buchstabe S für die Suche unterstrichen. Durch drücken von Alt + S werden die Auswahlkriterien gesucht. Verwendung der Tastenkombinationen: Eingabe von der Maske oder dem Dialogfeld: Alt + Buchstabe Der Kursor bewegt sich in das Feld oder führt den Befehl aus. Steuerungstasten Suite 8 hat Steuerungstasten, die Prozesse direkt von der Tastatur aus ermöglichen, ohne die Maus zu verwenden. Diese Tasten zu verwenden spart Zeit. Suite 8 Steuerungstasten siehe Tabelle 1. Tabelle 1: Suite 8 Steuerungstasten Steuerungstasten F1 Alt + F4 F10 F12 Alt + Pfeil hinunter Tab Umschalttaste + Tab Strg + Tab Beschreibung Zeigt das Hilfe-Fenster. Schließt das aktive Fenster. Schließt alle aktiven Fenster. Bewegt den Kursor vom Datenfeld zum Raster. Anzeige Auswahlfenster Bewegt sich vorwärts durch die Felder und Optionen. Bewegt sich zum nächsten Feld und bestätigt die Eingabe. Bewegt sich rückwärts durch die Felder und Optionen. Bewegt sich vorwärts durch Tabulatoren. Seite 8

9 Einführung Steuerungstasten Strg + Umschalttaste + Tab Beschreibung Bewegt sich rückwärts durch Tabulatoren. Escape Bricht die laufende Aktion ab. Entfernt Auswahlfenster bevor eine Auswahl getroffen wurde. Pos 1 Bewegt den Kursor zum Beginn eines Feldes. Ende Bewegt den Kursor zum Ende eines Feldes. Die Funktionstasten In Suite 8 hat man die Möglichkeit, in jeder Maske das Funktionstasten Hauptmenü aufzurufen. Die Funktionstasten sind Kürzel für Masken, Suchfunktionen und Arbeitsplatzwerkzeuge. Die Verwendung dieser Tasten ermöglicht einen raschen Zugriff auf Informationen, ohne das Fenster, in welchem man gerade arbeitet, schliessen zu müssen. Zum Beispiel: Sie legen gerade eine neue Reservierung für einen Gast an, während er gleichzeitig Fragen über Restaurants in der Umgebung stellt. Man kann die Funktionstaste Telefonbuch für Restaurantinformationen verwenden anstatt die Reservierungsmaske zu verlassen, um die Restaurantinformation abzurufen, das Telefonbuch wieder zu schliessen und erneut eine neue Reservierungsmaske zu öffnen. Suite 8 Funktionstasten - siehe Tabelle 2. Tabelle 2: Suite 8 Funktionstasten Funktionstasten F3 F4 Strg + A Strg + B Strg + D Strg + E Strg + G Strg + H Strg + I Strg + L Strg + M Strg + N Strg + P Strg + Q Strg + R Strg + S Menüposten Veranstaltungsbuch Kalender Anreisen Rechnungen Verfügbarkeit Buchungen Gruppenreservierung Hausstatus Gäste im Haus Zimmerplan Nachrichten Neue Reservierung Karteien Systeminformation Preisabfrage Zimmersuche Seite 9

10 Suite 8 CRM - Kundenverwaltung Handbuch Funktionstasten Strg + T Strg + U Umschalttaste + Alt + R Menüposten Telefonbuch Reservierung bearbeiten Devisenrechner Seite 10

11 Einführung Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten Um das Hauptmenü der Funktionstasten zu öffnen: In der Funktionsleiste klickt man auf Funktionstasten. Das Hauptmenü der Funktionstasten erscheint. Das Datumsfeld Das Format des Datums wird in der Windows Systemkonfiguration festgelegt. Das Datumsformat und die verwendeten Trennzeichen können so von Hotel zu Hotel variieren. Typische Datumsformate: MM/tt/jj MM/tt/jjjj jj/mm/tt jjjj-mm-tt tt-mmm-jj Man kann das Datum direkt in das Feld tippen; aber es muss exakt im vordefinierten Format eingetippt werden. Seite 11

12 Suite 8 CRM - Kundenverwaltung Handbuch Es gibt viele Datumsfelder im System. Zum Beispiel: Anreisedatum oder Abreisedatum. Das Datum kann entweder spezifisch oder für ein Zeitraum sein. Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen kann, was an diesem Tag passiert. Zum Beispiel: wenn man sich anschauen möchte, welche Gäste am anreisen. oder Ein ungefähres Datum ist, wenn man eine Information beginnend mit einem bestimmten Datum herausfinden möchte. Zum Beispiel: man möchte die Anreisen vom bis 31/01/05 sehen oder alle ab Änderung des Datums Das Datum kann durch Eintippen des neuen Datums oder unter Verwendung des Kalenders geändert werden. Eingabe eines neuen Datums Um ein neues Datum zu tippen: 1. Platzieren Sie den Kursor in das Datumsfeld. 2. Tippen Sie das neue Datum in das Datumsfeld, im vordefinierten Format, inklusive der Trennungen. 3. Drücken Sie die Tabulator Taste. Das Datum ist geändert. Ändern des Datums unter Verwendung des Kalenders Um das Datum mit Hilfe des Kalenders zu ändern: 1. Klicken Sie auf das Pfeil-runter Feld, welcher sich gleich neben dem Datumsfeld befindet. Der Kalender erscheint. Seite 12

13 Einführung 2. Um einen früheren oder vergangenen Monat anzeigen zu lassen, klickt man auf die horizontalen Pfeile oberhalb des Kalenders oder indem man die Tasten Strg + Pfeil oben oder Strg + Pfeil unten drückt. 3. Gehen Sie mit dem Kursor auf das Datum und klicken auf die linke Maustaste oder betätigen Sie die Pfeile auf der Tastatur, um auf das entsprechende Datum zu gelangen und drücken Sie die Eingabetaste. Das Datum ist nun geändert. Abmelden von Suite 8 Um sich von Suite 8 abzumelden: 1. Klicken Sie auf der Menüleiste auf das FENSTER Menü und auf die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Oberflächen und Dialogfelder zu schließen. 2. Klicken Sie auf die Option ABMELDEN aus dem FENSTER Menü. Die Maske zum Anmelden erscheint. Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden. 3. Um die Anwendung vollständig zu schließen, klickt man auf BEENDEN. Suite 8 wird geschlossen und der Desktop erscheint. Suite 8 beenden Um Suite 8 zu beenden: 1. Klicken Sie auf das FENSTER Menü und die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schließen. 2. Klicken Sie auf die Option PROGRAMM BEENDEN aus dem FENSTER Menü oder geben Sie Strg + X ein. Suite 8 wird geschlossen und der Desktop erscheint. Seite 13

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15 2 Karteien Kundenkarteiverwaltung Firmen/Individuale Gäste werden oftmals vom Verkauf als Kunden und vom Front Office als Karteien bezeichnet. Unabhängig davon wie sie bezeichnet werden, müssen die Informationen geteilt werden. Version 8 wurde so entworfen, dass es eine echte Integration der beiden Bereiche gibt. Dies ermöglicht den Benutzern nicht nur die konsolidierten Informationen pro Kunde/Kartei im Gesamten zu sehen, sondern auch im Einzelnen falls gewünscht. Schlüsselfunktionen der Karteiverwaltung sind: Die Fähigkeit, eine unbegrenzte Anzahl an Kunden Firmen und Individual, sowie Interessenten zu speichern. Die Fähigkeit, mehrere Karteitypen zu definieren. Die Option, verschiedene Beziehungen festzulegen. Beziehungen können zwischen Kunden/Karteien und Kontakten, Kunden/Karteien zu Kunden/Karteien und Kontakt zu Kontakt aufgebaut werden. Das Konzept des Besitzers ermöglicht die Verknüpfung einer unbegrenzten Anzahl an Verkaufs-, Catering- und Service-Führungskräften auf ein Konto und weist diesen Managern unterschiedliche Rollen zu. Das System verfolgt allgemeine Informationen, wie beispielsweise die Adresse und spezifische Informationen, wie Marktsegment, Umsatzpotential, Industrie- Codes, etc. Die Fähigkeit, mehrere Adressen und Kommunikationsmethoden pro Kundenkartei zu definieren, jedoch mit der Möglichkeit, eine als die primäre zu festzulegen. Die Fähigkeit, Firmenkarteien in der traditionellen Kontenhierarchie zu verknüpfen Master-Konten und Sub-Konten. Unterstützung eines privaten Konzepts, d. h. Individual Kunden ohne eine Verknüpfung mit einer Kundenkarte. Ein -Interface ermöglicht den Benutzern per Doppelklick auf eine E- Mail-Adresse, Mails direkt aus V8 zu versenden. Frei definierbare HTML-Anzeige in der Karteisuchmaske. Seite 15

16 Suite 8 Handbuch Kundenverwaltung Die Fähigkeit, eine graphische Organisationstabelle, basierend auf den Kontakten und deren Beziehungen entsprechend der Definition im System zu entwerfen. Kundenkarteien Eine Kartei ist eine Aufzeichnung an Informationen über den Individualgast, die Firma, das Reisebüro, die Source, den Lieferanten, dem Bucher oder dem Kontakt. Karteien können konstante Basisinformationen umfassen: beispielsweise Name des Gastes (oder der Firma, Reisebüro, etc.), Adresse, Sprache, ebenso Marketinginformationen, Verknüpfungen zu anderen Karteien, Notizen und statistische Informationen über künftige und frühere Hotelaufenthalte und Veranstaltungsbuchungen. Die Hauptmaske der Kartei wird Navigator genannt und ist in 4 unterschiedliche Bereiche geteilt: Abfrage besteht aus mehreren Basissuchkriterien der Kartei und einer erweiterten Abfrageoption. Abfrageergebnisse die Ergebnisse der Abfrage, dargestellt im Rasterformat. Baumstruktur eine Übersicht aller mit dieser Kartei verbundenen Details, inklusive der Adresse, Kommunikationen, Verknüpfungen, Reservierungen, Archiv, etc. HTML Seite frei definierbare HTML-Anzeige, in einem Listenformat oder in einer Großansicht. Karteisuche Eingabe einer Karteiabfrage Die Abfragemaske ist in drei Bereiche aufgeteilt: Die Basissuchkriterien Die erweiterten Abfrageoptionen Die Auswahl der Karteiansicht Sie können einige Felder ausfüllen, um die Suchkriterien zu beschränken. Die aktuelle Abfrage wird in Text-Format in einem Fenster auf der rechten Seite der Maske angezeigt. Falls keine Daten eingegeben werden, wird die Liste der Karteien in alphabetischer Reihenfolge dargestellt. Die Basissuchkriterien können entsprechend der Erklärung in Tabelle 4, Seite 18 ausgefüllt werden. Erweiterte Karteisuche Die erweiterte Abfrage besteht aus drei Auswahlfeldern: Mit dem ersten Feld erscheint eine Auswahlliste von möglichen Feldern. Seite 16

17 Karteien Das zweite begrenzt die Abfrage auf einer zweiten Ebene oder gibt eine Auswahl an Bedingungen. Das dritte Feld fordert einen frei formatierten Wert, der mit der Bedingung übereinstimmt. Die erweiterten Karteisuchkriterien können entsprechend der Tabelle 5, Seite 18 ausgefüllt werden. Karteiansicht In der Auswahl der Karteiansicht können Sie die Karteianzeige - unter der Vorgabe aller Karteien - auf alle aktiven oder inaktiven Karteien oder nur Front Office-Karteien bzw. nur Veranstaltungs-Karteien eingrenzen. Die Auswahl der Karteiansicht kann so ausgefüllt werden, wie es in Tabelle 6, Seite 19 erklärt wird. Ersatzzeichen Die Suchkriterien können ebenso unter der Verwendung von Ersatzzeichen (%) eingegeben werden. Zum Beispiel: für M%ller werden Möller, Müller angezeigt, %Bank wird Investment Bank, American Bank erwidern und Fidelio% bringt Fidelio GmbH oder Fidelio Inc. Aktivieren der Suche Um die Suche zu aktivieren muss man das Feld SUCHE anklicken. Aufgrund der Zeit, die es dauern kann, um in einer großen Datenbank zu suchen, wurden zwei verschiedene Suchoptionen ergänzt. Indem man auf das Feld SUCHEN klickt, wird die maximale Anzahl an Karteien erscheinen, die unter SETUP-> KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN definiert wurden, mit der Frage, falls es noch mehr anzuzeigen gäbe, ob mehr angezeigt werden sollten. Indem man das Feld VOLLE SUCHE anklickt, werden alle Karteien angezeigt, die den Kriterien entsprechen. Bitte beachten Sie, dass falls die Einstellungen SUCHE WÄHREND EINGABE unter SETUP-> KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN aktiviert wurden, Suite 8 sofort nach Eingabe der Werte in die Felder die Suche startet und es nicht notwendig ist, das Feld Suche anzuklicken. Eine vollständige Erklärung der Karteisuchmaske kann im Suite 8 Konfigurations- Handbuch unter Hoteldaten Suchmaske gefunden werden. Eine Liste der Karteien, die dem entspricht, was Sie spezifiziert haben, wird angezeigt. Zum Beispiel: wenn Sie eine Suche nach dem Nachnamen Thomas bestimmen, zeigt das Grid eine Liste über alle Karteien mit Personen an, die den Nachnamen Thomas haben. Die Abfrageergebnisse können einfach entfernt werden, indem Sie auf das Feld LÖSCHEN klicken. Eingrenzen der Suche Wenn die Suche einmal durchgeführt wurde, kann die Suche näher eingegrenzt werden, indem Sie das Feld SUCHE IN GRID betätigen. Seite 17

18 Suite 8 Handbuch Kundenverwaltung Das Feld Suche ermöglicht dem Anwender folgendes: Suche in allen oder speziellen Spalten innerhalb des Rasters. Suche nach speziellem Text und um die Richtung der Suche zu kontrollieren. Suche nach Groß- und Kleinschreibung oder nur nach ganzen Wörtern suchen. Tabelle 4: Dialogbox - Karteisuche Feld Informationen Name Der Name des Kunden oder der Nachname des Individual-Gastes. Vorname Der Vorname des Gastes. Stadt Die Stadt, die sich in der primären Adresse befindet. ID (Kartei ID) Die individuelle Kartei-ID, die Version 8 zuteilt. Typ Den Karteityp Nur Master Begrenzt die Suche nur auf Master-Konten. Zeige Familienmitglieder Familienmitglieder, die mit einer Kartei verknüpft sind und mit Verberge Familienmitglieder markiert sind, werden angezeigt, wenn diese Box ausgewählt wird. Tabelle 5: Dialogbox Erweiterte Karteisuche Feld Auswahl/Bedingung Wert Mitgliedschaften A/R Nummer A/R Nummer IATA Nummer IATA Nummer verantw. Mitarbeiter gleich /ungleich (Kundenbetreuer) Alle Kundenbetreuer, die im System definiert wurden. Benutzer angelegt gleich /ungleich Alle Benutzer, die im System definiert wurden. Erstellungsdatum gleich /ungleich Ein ausgewähltes Datum. VIP Code gleich /ungleich Ein spezieller VIP Code. Mailing Code gleich /ungleich Ein spezieller Mail-Code. Land gleich /ungleich Ein ausgewählter Länder-Code. PLZ gleich /ungleich Eine spezielle Postleitzahl. Kommunikation /Homepage/ Eine spezielle - Fax/Telefon Adresse/Homepage/Fax- oder Telefonnummer. Seite 18

19 Karteien Anmerkung: Die verfügbaren Mitgliedschaften, unter welchen die Suche durchgeführt werden kann, sind abhängig von den Mitgliedschaften, die in Ihrem Betrieb konfiguriert wurden. Tabelle 6: Status Alle Nur FO Nur CCM Nur aktive Nur Inaktive Ansichtsoptionen - Kartei Anzeige Alle Karteien ohne Rücksicht auf den Status. Nur jene Karteien, die mit Anzeige FO in der Karteimaske markiert wurden. Nur jene Karteien, die mit Anzeige CCM für Veranstaltungsverwaltung (Catering & Conference Modul) in der Karteimaske markiert wurden. Nur aktive Karteien. Nur inaktive Karteien (Das Feld Aktiv blieb in der Kartei leer). Neue Kartei Um eine neue Kartei anzulegen: Auf der Maske Karteisuche klicken Sie auf das Feld NEU und wählen den gewünschten Karteityp. Für eine Erklärung der Optionen in der Auswahlbox Neue Kartei, beziehen Sie sich bitte auf Tabelle 7, Seite 20. Die Suchmaske Kartei des ausgewählten Karteityps wird angezeigt. Die Maske Kartei besteht für alle Karteikategorien aus sechs Masken und einer fakultativen Maske, jede einzelne durch eine Kartei dargestellt. Bezüglich einer Erklärung der Karteien aus der Maske Neue Kartei, siehe Tabelle 8, Seite 20. Anmerkung: Es gibt zwei verschiedene Typen der Karteimasken, eine für Individual und Bucher, die zweite für alle anderen Karteitypen. Tabelle 7: Auswahlbox Option Neue Kartei Schreiben Sie in dieses Feld Mit folgenden Informationen Individual Ein Individualgast. Seite 19

20 Suite 8 Handbuch Kundenverwaltung Schreiben Sie in dieses Feld Firma Reisebüro Source Lieferant Kontakt Bucher Mit folgenden Informationen Eine Firma, die Zimmer reserviert. Ein Reisebüro, das Zimmer reserviert. Eine Reservierungsstelle, die weder Firma noch Reisebüro ist. Ein Lieferant, der Zimmer reserviert. Ein Kontakt, der Zimmer reserviert. Ein Bucher, der Zimmer reserviert. Anmerkung: Die verfügbaren Karteitypen sind davon abhängig, welche in Ihrem Betrieb konfiguriert wurden. Tabelle 8: Karteien - Karteimaske Feld Informationen Kartei Eine Aufnahme der Hauptinformationen über den Gast, die Firma, das Reisebüro, die Gruppe oder einer anderen Source. Weitere Optionen Eine Fortsetzung der Karteimaske. Notizen Eine unbegrenzte Anzahl an Notizen kann mit jeder Kundenkartei verknüpft werden. Marketing Eine Aufnahme an Marketinginformationen. Verknüpfte Karteien In dieser Kartei werden neue Verknüpfungen mit anderen Karteien durchgeführt, ebenso können bestehende Verknüpfungen angesehen, geändert oder gelöscht werden. Angehangene Dokumente In dieser Kartei können Dokumente hinzugefügt werden. Bereits verknüpfte Dokumente können angesehen oder aus der Kartei entfernt werden. Familie In dieser Kartei können Familienmitglieder und Kontakte mit dem Nachnamen, Vornamen und dem Geburtstag eingegeben werden. Für jedes Familienmitglied, das eingegeben wird, entsteht eine neue Kartei. Anmerkung: Die Familien-Kartei ist nur verfügbar wenn der Parameter: Familienassistent aktiv unter SETUP->KONFIGURATION- >VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->KARTEI markiert wurde. Anlegen einer Kartei für einen Individualgast Sie können speziell für einen Individualgast oder Bucher eine Kartei anlegen. Seite 20

21 Karteien Um eine neue Individualgast- oder Bucher-Kartei anzulegen: Klicken Sie auf der Suchmaske Kartei auf das Feld NEU und wählen den gewünschten Karteityp. Die Karteimaske erscheint mit der Anzeige Neue Individualkartei oder Neue Bucherkartei in der Titelzeile am Kopfende der Maske. Das Feld Nachname hat fettgedruckte Buchstaben. Dies zeigt an, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt. Alle anderen Felder sind fakultativ. Vervollständigen Sie die fakultativen Felder durch Eintippen der Informationen oder mittels Auswahl der Informationen aus den Auswahllisten. Einige Felder, namentlich Adresse, Kommunikationen und Gästekarteninformationen ermöglichen zahlreiche Eingaben von Daten. Deshalb erscheint hier, wenn man Daten eingibt, eine separate Maske, ebenso kann eine Eingabe hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Bezüglich einer Erklärung der Felder auf der Karteimaske, siehe Tabelle 9 Anmerkung: Vergewissern Sie sich, dass sie die Namen in korrekter Großschreibung eintragen. Die Art, wie ein Name in der Karteimaske eingegeben wird, ist jene, wie er auf Briefen und Rechnungen erscheint. Da Suchprozesse unabhängig von Groß- /Kleinschreibung sind, werden Sie durch die Großschreibung nicht beeinflusst. Tabelle 9: Karteimaske: Individual-Gast Feld Informationen Nachname Geben Sie den Nachnamen mit passender Großschreibung ein. Die Form, wie ein Name in der Karteimaske eingegeben wird, entspricht der Darstellung auf Briefen und auf Rechnungen. Da bei der Suche Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigt wird, wird dies durch die Großschreibung nicht beeinflusst. MI (Mittel Initialen) Der zweite Vorname oder Initialen des Gastes. Vorname Geben Sie hier den Vornamen des Gastes ein. Mail Name (Kosename) Geben Sie hier den vom Gast bevorzugten Namen ein, zum Beispiel falls der Name David ist, er jedoch Dave genannt werden möchte. Position Geben Sie hier den Berufstitel oder die Position ein. Abteilung Geben Sie hier die Abteilung, in welcher der Gast arbeitet, ein. Seite 21

22 Suite 8 Handbuch Kundenverwaltung Feld Informationen Sprache Die Eingabe in diesem Feld, die aus einer Auswahlliste an Sprachen-Codes ausgewählt wird, steuert die Sprache, in welcher der Gast angesprochen werden sollte und die Korrespondenz erhalten sollte. Titel Dieses Feld sollte für aristokratische Titel, wie zum Beispiel Graf, Prinzessin, etc. verwendet werden. Anrede Adresse Wählen Sie aus der Auswahlliste den Code für die Anredeadresse. Briefanrede Die Briefanrede wird automatisch basierend auf der ausgewählten Anrede-Adresse vervollständigt. Dies kann dann wie gewünscht geändert werden. Kontaktpräferenz Die vorgegebene Kontaktpräferenz ist die aktuelle Kartei. Dennoch werden alle angeknüpften Karteien in der Auswahlliste angezeigt. Adresse Eine unbegrenzte Anzahl an Adressen kann pro Kartei, jedoch nur eine pro Adresstyp eingegeben werden. Eine der angegebenen Adressen muss als primäre Adresse definiert werden. Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Adresse einzugeben; das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Adresse zu editieren und auf ADRESSE LÖSCHEN, um eine bestehende Adresse zu löschen. Adress-Typ Wählen Sie den Adressen-Typ aus der Auswahlliste. Primär Wählen Sie aus dieser Adresse den primären Adress-Typ. Die erste eingegebene Adresse wird als primäre Adresse markiert. Land Wählen Sie den Ländercode aus der Auswahlliste. PLZ Geben Sie hier die Postleitzahl ein. Stadt Geben Sie hier die Stadt ein. Staat/BL Geben Sie hier den Staaten-Code oder das Bundesland ein. Strasse 1 Adresszeile 1 Strasse 2 Adresszeile 2 Strasse 3 Adresszeile 3 Seite 22

23 Karteien Feld Kommunikation Typ Wert Primär Primärer Kontakt Mailing Kontakt Trace Frequenz Aktiv Informationen Eine unbeschränkte Anzahl an Kommunikationen kann mit jeder Kartei verbunden werden. Klicken Sie auf das Feld NEU, um einen neuen Kommunikationstyp einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um einen bestehenden Kommunikationstypen zu ändern und KOMMUNIKATION LÖSCHEN, um jenen bestehenden Kommunikationstyp zu löschen. Wählen Sie den Kommunikations-Typ aus der Auswahlliste. Geben Sie den Wert des Kommunikationstyps ein, zum Beispiel Telefonnummer, -Adresse, Webseiten, etc. Anmerkung: Falls eine Verbindung zum Internet besteht, können s direkt innerhalb V8 gesandt werden (MS Outlook). Klicken Sie dieses Feld für jenen Kommunikationstyp an, welcher die primäre Kommunikationsmethode ist. Eine primäre Kommunikationsmethode kann für jede Kommunikationsart definiert werden, zum Beispiel Telefon, Fax, , etc. Wird nur angezeigt, wenn der Individualgast mit einer Firma verknüpft wurde. Es definiert, dass dieser Individuelle ein neuer Kontakt zu der Firma ist. Wird nur angezeigt, wenn der Gast mit einer Firma verknüpft wurde. Definiert, ob der Kontakt für den Erhalt von Mailings verfügbar sein sollte. Die Wiedervorlage gibt an, nach wie vielen Wochen der Gast kontaktiert werden sollte. Normalerweise wird die Frequenz auf 26 oder 52 gesetzt, um den Gast einmal oder zweimal pro Jahr zu kontaktieren. Dies erzeugt automatisch eine Nachbearbeitung (Follow Up) unter Aufgaben und Aktivitäten. Wenn diese Aufgabe einmal erledigt wurde, wird die nächste entsprechend der eingegebenen Wochenanzahl erzeugt. Diese Checkbox ist als Vorgabe markiert, was anzeigt, dass die Kartei aktiv ist. Entfernen dieser Vorgabe markiert die Kartei als inaktiv (im Gegensatz zu gelöscht); des weiteren geben Sie einen Grund ein, warum die Kartei auf inaktiv gesetzt wurde. Seite 23

24 Suite 8 Handbuch Kundenverwaltung Feld Display (Anzeige) verantw. Mitarbeiter Geburtstag Geburtsort Geschlecht Informationen Wählen Sie das CCM Markierungsfeld, falls diese Kartei nur im Konferenz- und Catering-Modul angezeigt werden sollte. Wählen Sie das FO- Markierungsfeld, falls die Kartei nur im Front Office- Modul angezeigt werden sollte. Die Vorgabe ist, dass die Kartei in allen Modulen angezeigt wird. Falls der Verkaufsleiter (Besitzer) bekannt ist, wählen Sie aus der Auswahlliste, andernfalls lassen Sie das Feld unausgefüllt. Geben Sie hier das Geburtsdatum ein. Merke: Es ist möglich, alleine das Monat einzugeben. Geben Sie hier den Geburtsort ein. Markieren Sie entweder die männliche oder weibliche Checkbox für das Geschlecht des Gastes. Nationalität Wählen Sie den Nationalitäten-Code aus der Auswahlliste. Bevorzugte Währung Die Eingabe in diesem Feld, die aus einer Auswahlliste von Währungscodes ausgewählt wird, zeigt die bevorzugte Währung an. Nur zu Informationszwecke. bevorzugte Zimmer/Kategorien Zimmerpräferenzen Wählen Sie entweder Zimmer oder Kategorien aus der Auswahlliste, um bevorzugte Zimmer oder Zimmerkategorien des Gastes einzugeben. Zimmer oder Zimmerkategorien können ebenso ausgeschlossen werden. Eine Auswahlliste mit Zimmerpräferenzen: Raucher oder Nichtraucher, bevorzugte Etage, nahe dem Aufzug, etc. Die Auswahlliste ist vom Benutzer definierbar. Wenn Sie ein Gästezimmer vorblockieren oder die Reservierung einchecken, sucht Fidelio V8 ausschließlich nach Zimmern mit diesen Merkmalen. Seite 24

25 Karteien Feld Informationen Kreditstatus C Cash - Nur Barzahlung Der Gast kann akzeptiert werden, jedoch ausschließlich auf Basis Barzahlung. Wenn man für diesen Gast eine Buchung macht, erscheint eine Warnung. Für das Setzen auf die Barliste kann eine Begründung eingegeben werden. R Restricted - Eingeschränkt Der Gast wurde auf eine Liste eingeschränkt gesetzt. Dies zeigt normalerweise an, dass das Hotel diesen Gast nicht erwünscht. Eine Warnung wird angezeigt, wenn eine eingeschränkte Kartei für eine neue Zimmer- oder Konferenzreservierung ausgewählt wird. Eine Begründung für die Einschränkung kann eingegeben werden. A Account Receivable - Debitor Dem Gast wurde eine Verrechnung als Debitor gewährt. Man kann eine Begründung für die Gewährung des Debitors eingeben. bevorzugte Verteiler Gästekarte Information Gast / Kredit Typ Nummer Kreditkarte Kartentyp Kartennummer Gültigkeitsdatum Karteninhaber Wählen Sie die Methode der bevorzugten Verteiler aus der Auswahlliste. Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Gästekarte einzugeben, auf das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Gästekarte zu ändern und das Feld KARTE LÖSCHEN, um eine bestehende Gästekarte zu löschen. Wählen Sie entweder Gäste- oder Kreditkarte, um die Maske von Gäste- auf Kreditkarte zu ändern. Wählen Sie den Gästekarten-/Mitgliedschafts-Typ aus der Auswahlliste. Geben Sie die Gästekarten-/Mitgliedsnummer ein. Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Kreditkarte einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Kreditkarte zu ändern und das Feld LÖSCHE KARTE, um eine bestehende Kreditkarte zu löschen. Wählen Sie aus den Kreditkartentypen aus der Auswahlliste. Die Kreditkartennummer. Das Ablaufdatum der Kreditkarte. Der Name auf der Kreditkarte. Seite 25