Tutorial: Wie strukturiere ich meine Daten als CRM- Lösung?

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1 Tutorial: Wie strukturiere ich meine Daten als CRM- Lösung? Im vorliegenden Tutorial lernen Sie, wie Sie myfactory als vorkonfiguriertes CRM-System nutzen können. Mit myfactory erhalten Sie nicht nur eine CRM-Software, sondern ein vorkonfiguriertes CRM-System basierend auf den Best-Practise-Erfahrungen unserer zahlreichen Kunden. Anders als die meisten anderen CRM-Systeme ist myfactory bereits so eingerichtet, dass Sie sofort mit Ihrer Arbeit beginnen können. Der Vorteil: Sie brauchen sich keine Gedanken zu machen, wie Sie Ihre Daten konfigurieren. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen sollten, dass die vordefinierten Datenstrukturen nicht ausreichen, können Sie sie jederzeit gemäß Ihren Anforderungen anpassen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Felder wir für Sie vorkonfiguriert haben und wie Sie diese Felder einsetzen sollten, um optimal von myfactory zu profitieren und schnell produktiv zu werden. Hinweis Sie haben in myfactory die Möglichkeit, schnell und einfach CRM-Grundlagen zu ändern, d. h. neue Einträge in Listenfeldern anzulegen. Diese Möglichkeit sollten Sie sparsam einsetzen: Denn dies kann zu einer schnellen Ansammlung von sehr vielen Listeneinträgen führen. Saubere Auswertungen sind dann nicht mehr möglich sind. Ein CRM-System funktioniert nur dann, wenn sich alle an die vorgegebenen Regeln halten. Wenn Sie die myfactory-vorlage anpassen, d. h. zusätzlich Einträge in Listenfeldern anlegen, tun Sie dies mit Bedacht. Leiten Sie ein individuelles Konzept ab und geben dies als Vorlage an Ihre Mitarbeiter. Es werden folgende Themen behandelt: Adressen-Management...2 Kennzeichen...4 Interessenten-Management...6 Kunden-Management...8 Ansprechpartner-Management...9 Kontakt-Management...11 Auftragchancen-Management myfactory International GmbH Seite 1 von 14

2 Adressen-Management Definition: Eine Adresse besteht aus einem Adress-Datensatz, der die grundlegenden Informationen (Register Grundlagen und Kommunikation im Dialog Adressen) zur Adresse enthält. Die Angaben im Register Grundlagen sollten Sie möglichst vollständig ausfüllen. Diese Angaben spielen eine wichtige Rolle, wenn Sie später Daten für Aktionen und Auswertungen selektieren. So rufen Sie den Dialog Adressen auf: 1. Klicken Sie auf die Navigator-Schaltfläche Anwendungen. 2. Klicken Sie im Menübaum auf den Ordner Stammdaten. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Adressen myfactory International GmbH Seite 2 von 14

3 Informationen zu den rot eingerahmten Feldern: Feld Funktion Vordefinierte Einträge Adressgruppe Marketing-Kennzeichen Adressenherkunft Adressgruppen sind eine Art Merkmal, das Ihnen später hilft, Adressen über den Filterbaum schneller zu finden. Achtung: Verwechseln Sie die Adressgruppen Interessenten, Kunden, Lieferanschriften, Vertreter, Mitarbeiter, Mitbewerber und Vertriebspartner nicht mit den gleichnamigen Adresstypen im Register Adressnachweis. Für einen Adresstyp können Sie weitere Informationen angeben, die in einem separaten Datensatz gespeichert werden. Hier nehmen Sie eine erste, übergeordnete Einteilung für Ihre Adressverwaltung vor. Sie können die Marketing-Kennzeichen nutzen, um später gezielt Daten zu selektieren. Tipp: Da es eine große Auswahl an Feldern gibt, um Daten zuzuordnen, sollten Sie hier nicht zu detailliert werden. Hier tragen Sie ein, aus welcher Quelle eine Adresse stammt bzw. wie eine Adresse nach myfactory gelangt ist (Beispiel: Import aus einem Vorgänger-System oder Einkauf von Adressen). Achtung: Verwechseln Sie die Adressenherkunft nicht mit der Interessentenherkunft (siehe Interessenten- Management) Berater Bewerber Interessenten Kunden Lieferanschriften Lieferanten Mitarbeiter Mitbewerber Presse Schulen Vermittler Vertreter Vertriebspartner Endverbraucher Wiederverkäufer Großhändler Adressverlag Call Center Import aus Altsystem Tippgeber Wettbewerb Eigener Vertrieb Internet Webshop Branchenbuch Adresstypen Adresstypen bestimmen den Verwendungszweck einer Adresse. Welche Adresstypen einer Adresse zugeordnet sind, sehen Sie im Register Adressnachweis. In myfactory sind folgende Adresstypen verfügbar: Interessenten Kunden Mitbewerber Mitarbeiter Vertreter 2008 myfactory International GmbH Seite 3 von 14

4 Kennzeichen Definition: Mit Hilfe von Kennzeichen können Sie Adressen kennzeichnen, um später mit diesen Adressen eine Zielgruppenselektion z. B. für Marketing-Aktionen durchzuführen (siehe Tutorial Wie kann ich Kennzeichen erfassen? ) Bei der Einrichtung von Kennzeichen gibt es keinerlei Einschränkungen. Sie können Kennzeichen jederzeit erweitern auch dann, wenn Sie myfactory schon produktiv nutzen. Die vordefinierten Kennzeichen sollen Ihnen zeigen, wie Sie Kennzeichen verwenden können. Es handelt sich dabei um Kennzeichen, die von Unternehmen aus allen Branchen genutzt werden können. So wählen Sie Kennzeichen aus: 1. Rufen Sie den Dialog Kunden auf. 2. Klicken Sie auf den gewünschten Kunden in der Kundenliste. 3. Wählen Sie das Register Kennzeichen. 4. Wählen Sie die Werte für die gewünschten Kennzeichen aus myfactory International GmbH Seite 4 von 14

5 Informationen zu den rot eingerahmten Feldern: Feld Anzahl der Mitarbeiter (Gruppe Unternehmensdaten) Anzahl Standorte (Gruppe Unternehmensdaten) Umsatz in Euro (Gruppe Unternehmensdaten) Besteht ein Servicevertrag (Gruppe Kundendaten) Neukunde (Gruppe Kundendaten) Vordefinierte Einträge bis 10 Mitarbeiter bis 100 Mitarbeiter bis 250 Mitarbeiter bis 500 Mitarbeiter mehr als 500 Mitarbeiter nur zentral bis 3 Standorte bis 5 Standorte mehr als 5 Standorte bis 1 Mio. bis 5 Mio. bis 10 Mio. bis 25 Mio. bis 50 Mio. bis 100 Mio. Das Kontrollfeld bestimmt den Wert des Kennzeichens: Aktiviert: Es besteht ein Servicevertrag. Nicht aktiviert: Es besteht kein Servicevertrag. Das Kontrollfeld bestimmt den Wert des Kennzeichens: Aktiviert: Neukunde Nicht aktiviert: Altkunde 2008 myfactory International GmbH Seite 5 von 14

6 Interessenten-Management Definition: Eine Adresse wird zu einem Interessenten, wenn Sie z. B. durch eine Marketing-Aktion das Interesse der betreffenden Person oder Firma (auf die sich die Adresse bezieht) an Ihren Produkten oder Dienstleistungen geweckt haben. Hinweis Sie sollten sich den Unterschied zwischen Adressen und Interessenten noch einmal deutlich machen: Adressen werden durch Aktionen regelmäßig vertrieblich bearbeitet. Interessenten haben bereits Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen bekundet. Einem Interessenten können Sie einen Vertreter zuordnen. So rufen Sie den Dialog Interessenten auf: 1. Klicken Sie auf die Navigator-Schaltfläche Anwendungen. 2. Klicken Sie im Menübaum auf den Ordner Stammdaten. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Interessenten myfactory International GmbH Seite 6 von 14

7 Informationen zu den rot eingerahmten Feldern: Feld Funktion Vordefinierte Einträge Interessentengruppe Interessentenherkunft Hier definieren Sie, für welche Produkte oder Dienstleistungen sich Ihre Interessenten interessieren. Auf diese Weise können Sie den Interessenten später gezielt zu Aktionen einladen. Da in diesem Listenfeld die speziellen Produkte/Dienstleistungen Ihres Unternehmens hinterlegt werden sollten, finden Sie in diesem Listenfeld keine vordefinierten Einträge. Hier tragen Sie ein, durch welche Aktion Sie eine Adresse zu einem Interessenten gemacht haben. Wenn Ihnen die vordefinierten Einträge nicht ausreichen, können Sie jederzeit neue Einträge anlegen. Achtung: Verwechseln Sie die Interessentenherkunft nicht mit der Adressenherkunft (siehe Adressen- Management) Messe Hausmesse CallCenter (intern) CallCenter (extern) Portalregistrierung Erstkontakt durch Interessent 2008 myfactory International GmbH Seite 7 von 14

8 Kunden-Management Definition: Eine Kunde ist eine Adresse, mit der Sie bereits in einer Geschäftsbeziehung stehen. Jeder Kunde ist durch eine eindeutige Kundennummer gekennzeichnet. So rufen Sie den Dialog Kunden auf: 1. Klicken Sie auf die Navigator-Schaltfläche Anwendungen. 2. Klicken Sie im Menübaum auf den Ordner Stammdaten. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Kunden. Informationen zu den rot eingerahmten Feldern: Feld Funktion Vordefinierte Einträge Kundengruppe Legen Sie hier fest, welcher Kundengruppe ein Kunde angehört. Berücksichtigen dabei, welche Kundengruppen Sie später für die Generierung von kaufmännischen Auswertungen verwenden möchten. Großhandel Einzelhandel Privatabnehmer Behörden 2008 myfactory International GmbH Seite 8 von 14

9 Ansprechpartner-Management Definition: Viele Marketing-Aktionen richten sich nicht nur an Unternehmens-Adressen, sondern an die Ansprechpartner. Ansprechpartner sind Kontaktpersonen innerhalb eines Unternehmens, die Sie gezielt ansprechen können, z. B. über Serien- s. Hinweis Wenn Sie einen Ansprechpartner neu anlegen, werden die Felder Briefanrede und Zu Händen automatisch vorbelegt. Auch die -Adresse wird automatisch in das Feld eingetragen. Sie brauchen dann nur noch den Teil der -Adresse vor zu ergänzen. Voraussetzung für diese Vorbelegung ist, dass Sie im Adress-Datensatz, mit dem der Ansprechpartner verknüpft ist, eine -Adresse angegeben haben. Tragen Sie die Daten des Ansprechpartners möglichst vollständig ein, um so später problemlos Aktionen starten zu können, die den Ansprechpartner erreichen. So rufen Sie den Dialog Ansprechpartner auf: 1. Rufen Sie einen der folgenden Dialoge auf: Kunden, Adressen oder Interessenten. 2. Wählen Sie das Register Ansprechpartner. 3. Klicken Sie auf den Button Neu myfactory International GmbH Seite 9 von 14

10 Informationen zu den rot eingerahmten Feldern: Feld Funktion Vordefinierte Einträge Position Gruppe Abteilung Tragen Sie hier die Position Ihres Ansprechpartners ein. Legen Sie hier fest, zu welcher Gruppe ein Ansprechpartner gehört. Über eine Gruppe können Sie später eine bestimmte Zielgruppe selektieren, z. B. die Geschäftsführung, um gezielte Aktionen durchzuführen. Definieren Sie hier die Abteilung Ihres Ansprechpartners. Dabei sollten Sie in nicht zu detailliert werden, damit Sie die gewünschten Aktionen später auch durchführen können. Insbesondere in Kombination mit der (Ansprechpartner-)Gruppe können Sie effektiv Zielgruppen festlegen, z. B. alle leitenden Angestellten der Produktion. Geschäftsführer Kaufmännischer Leiter Technischer Leiter Angestellter Freier Mitarbeiter Geschäftsführung Leitender Angestellter Einkauf Entwicklung Lager Marketing Produktion Service Technik Vertrieb Verwaltung 2008 myfactory International GmbH Seite 10 von 14

11 Kontakt-Management Definition: Ein Kontakt ist das Ergebnis einer Aktivität im Zusammenhang mit einer Adresse. So rufen Sie den Dialog Kontakte auf: 1. Rufen Sie den Dialog Adressen auf. 2. Wählen Sie das Register Kontakte. 3. Klicken Sie auf den Button Neu myfactory International GmbH Seite 11 von 14

12 Informationen zu den rot eingerahmten Feldern: Feld Funktion Vordefinierte Einträge Kontaktthema Kontaktart Kontaktergebnis Hier definieren Sie die Kontaktthemen, die in Ihrem Unternehmen vorkommen. Wenn Ihnen die vordefinierten Einträge nicht ausreichen, können Sie jederzeit neue Einträge anlegen. Wählen Sie hier aus, wie Sie Kontakt aufgenommen haben. Das Kontaktergebnis ist das Ergebnis, das am Ende eines Kontakts steht. Diese Information ist wichtig für die weitere Nachbereitung. Beziehungspflege Information Präsentation Schulung Servicebearbeitung Sonstiges Verhandlung Brief Fax Forum Termin Serien Serien Fax Serien Brief Telefonat Telesales Angebot erstellt Auftrag abgesagt Auftrag erteilt Auftrag in Aussicht Folgekontakt erwünscht Interesse (kurzfristig) Interesse (langfristig) Interesse (mittelfristig) Kein Ergebnis Kein Interesse Meldet sich wieder Termin vereinbart Unterlagen angefordert Unterlagen versandt 2008 myfactory International GmbH Seite 12 von 14

13 Auftragschancen-Management Definition: Eine Auftragchance ist eine Bewertung zu einer Adresse, einem Interessenten oder einem bereits bestehenden Kunden. Durch die Verwaltung von Auftragschancen wird der Umsatz planbarer. So rufen Sie den Dialog Auftragschancen auf: 1. Klicken Sie auf die Navigatorfläche Anwendungen. 2. Klicken Sie im Menübaum auf den Ordner Vertrieb und anschließend auf den Unterordner Auftragschancen. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Auftragschancen myfactory International GmbH Seite 13 von 14

14 Informationen zu den rot eingerahmten Feldern: Feld Funktion Vordefinierte Einträge Chancenbewertung Status Vertriebsphasen Tragen Sie hier ein, wie groß die Chance ist, dass ein Auftrag erteilt wird. Tragen Sie hier den Status der Auftragschance ein. Tragen Sie hier ein, in welcher Vertriebsphase sich eine Auftragschance befindet. 25% Niedrig 50% Mittel 60%Günstig 75% Hoch 90% Mündliche Zusage 100% Auftrag erteilt Erledigt Offen Abgelehnt Verschoben Vorgespräche Konkrete Gespräche Orientierungsangebot Konkretes Angebot Verhandlungen Hinweis Die hier aufgeführten Felder helfen Ihnen später, Auswertungen für Ihre Auftragschancen zu erstellen. Daher sollten Sie diese Felder einheitlich verwenden myfactory International GmbH Seite 14 von 14

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