Ausstellervereinbarung

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1 Ausstellervereinbarung (bitte an 089/ faxen) Hiermit wird zwischen der HLMC Events GmbH und: Firma: Abteilung: Strasse: PLZ/Ort: eine Ausstellervereinbarung für die Embedded meets Agile 2015 getroffen. Die Konferenz mit begleitender Ausstellung findet vom 24. März 2015 bis 26. März 2015 im nh Hotel München Dornach statt, die Ausstellung vom 25. März 2015 bis 26. März Die Ausstellervereinba- rung beinhaltet die folgenden Leistungen der HLMC Events GmbH: 1. Der Aussteller erhält eine Ausstellungsfläche von 1,5 Meter Tiefe und 2 Meter Breite im Konferenzbereich. Vom Veranstalter werden 1 Stehtisch und 2 Barhocker, sowie Stroman- schluss und WLAN bereitgestellt. Hinter den Barhockern können 2 RollUps von maximal 2 Meter Gesamtbreite aufgestellt werden. 2. Der Aussteller wird auf der Partnerseite des Internetauftritts dargestellt. Dazu müssen di- rekt nach Unterzeichnung des Vertrages die folgenden Dateien an das Organisationsbüro gesendet werden: a. ein reprofähiges Firmenlogo im EPS- Format (mindestens 300 DPI) b. ein Firmenprofil (1.000 Zeichen) 3. Der Aussteller wird in der Konferenzbroschüre und im Bewerbungsflyer mit seinem Logo abgedruckt. 4. Der Aussteller erhält 2 Karten für die Konferenz. Diese berechtigen zum Zugang zu allen Vorträgen, nicht aber zu den Workshops. Die Namen der Teilnehmer müssen bis zum 13. März 2015 über die Webseite: standpersonal.html eingege- ben werden. Seite 1 von 6 Ausstellervereinbarung EMA 2015.docx Oktober 2014

2 5. Das Firmenprofil des Ausstellers (1.000 Zeichen) wird auf der Konferenzwebseite im Bereich Partner (Sponsoren und Aussteller) mit Firmenlogo und Link zur Webseite des Ausstellers dargestellt. 6. Der Aussteller erhält nach Ablauf des Frühbucherrabattes einen Promocode zugesendet, mit dem sich die Kunden des Ausstellers noch bis zur Konferenz zum Frühbucherrabatt anmelden können. Der Promocode muss bei der Anmeldung jeweils mit angegeben werden. Organisationsbüro HLMC Events GmbH Herr Alexander Bertler Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) E- Mail: Kirchplatz Oberhaching Ansprechpartner für Sponsoren und Aussteller Herr Gerhard Versteegen Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) E- Mail: Kirchplatz Oberhaching Weitere Leistungen seitens der HLMC Events GmbH können zusätzlich vereinbart werden, siehe Seite 3 und Seite 4 dieser Ausstellervereinbarung. Um einen möglichst erfolgreichen Auftritt des Ausstellers auf der Konferenz zu gewährleisten, ist der Aussteller zu den folgen- den Leistungen verpflichtet: 1. Die in dieser Vereinbarung aufgeführten Termine einzuhalten und einen festen An- sprechpartner für die Konferenz zu benennen. 2. Die Konferenz auf seiner eigenen Webseite an entsprechender Stelle zu bewerben. Dazu erhält der Aussteller das Veranstaltungslogo von der HLMC Events GmbH direkt nach der Unterzeichnung des Vertrages per Mail übermittelt. 3. An eine noch festzulegende Anzahl von Kunden und Interessenten im Embedded Um- feld ein Mailing zu senden, um auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Dazu erhält der Aussteller die notwendige Anzahl an Bewerbungsflyern von der HLMC Events GmbH zugesendet. Seite 2 von 6 Ausstellervereinbarung EMA 2015.docx Oktober 2014

3 4. Die Konferenzen im eigenen Newsletter (sofern vorhanden) mindestens einmal zu bewerben. 5. Spätestens 12 Wochen vor den Konferenzen eine eigene Pressemeldung aufzusetzen, in der der Aussteller sein Engagement für die Konferenz ankündigt. Die Ausstellung auf der Embedded Meets Agile 2015 beläuft sich auf 2.450,00 zzgl. 19% MwSt. Die Zahlung wird direkt nach Unterzeichnung der Ausstellervereinbarung fällig. Sollte die Veranstaltung nicht stattfinden, erhält der Aussteller den Betrag rückerstattet. Ein An- spruch auf die Erstattung weiterer Kosten besteht nicht. Hiermit wird die Ausstellung verbindlich zugesagt und die angehängten Allgemeinen Ge- schäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veranstaltungen der HLMC Events GmbH anerkannt. Um den Auftritt des Ausstellers auf der Embedded Meets Agile 2015 zu optimieren, können zahlrei- che Leistungen kostenpflichtig hinzugebucht werden. Sollten bestimmte Leistungen bereits ausge- bucht sein, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Bitte kreuzen Sie die im Fol- genden aufgeführten Optionen an, die sie gerne wahrnehmen möchten: Vergrößerung des Ausstellungsstandes auf 3m Breite und 2m Tiefe und Möglichkeit zur Aufstellung einer mobilen Messewand: 1.000,00 zzgl. 19% MwSt. Logo des Ausstellers auf dem Deckblatt des Bewerbungsflyers: 400,00 zzgl. 19% MwSt. Logo des Ausstellers auf dem Deckblatt der Konferenzbroschüre: 400,00 zzgl. 19% MwSt. Logo des Ausstellers auf jeder Seite des Konferenzblockes: 500,00 zzgl. 19% MwSt. Logo des Ausstellers auf den Agendaaushängen: 250,00 zzgl. 19% MwSt. Firmenprofil (1.000 Zeichen) des Ausstellers in der Konferenzbroschüre: 350,00 zzgl. 19% MwSt. Ganzseitige DINA4 4c Anzeige in der Konferenzbroschüre: 500,00 zzgl. 19% MwSt. Textanzeige 250 Zeichen inkl. Verlinkung in einem der zwei Newsletter zur Konferenz: 4.950,00 zzgl. 19% MwSt. Sponsoring einer Kaffeepause: 1.000,00 zzgl. 19% MwSt. Rollup in einem Vortragsraum (1m Breite, 2 m Höhe): 500,00 je RollUp zzgl. 19% MwSt. Seite 3 von 6 Ausstellervereinbarung EMA 2015.docx Oktober 2014

4 Auslage von Flyern an der Registrierungstheke in einem Prospektständer: 500,00 zzgl. 19% MwSt. Bestückung der Hotelzimmer aller im Veranstaltungshotel übernachtenden Teilnehmer: 1.500,00 zzgl. 19% MwSt. Vorstellung des Unternehmens direkt vor der der Morgenkeynote vor allen Teilnehmern in einer 1- minütigen Speed Presentation (Elevator Pitch): 500,00 zzgl. 19% MwSt. Postalischer Versand eines Flyers unmittelbar vor der Konferenz über die HLMC Events GmbH an alle Teilnehmer und Referenten der Konferenz: 2.000,00 zzgl. Porto und Hand- lingkosten des Mailinghauses (Ort, Datum) _ (Stempel und Unterschrift) Ansprechpartner für die Konferenz seitens des Ausstellers ist: Name: Vorname: Adresse: E- Mail: Telefon: Mobil: Seite 4 von 6 Ausstellervereinbarung EMA 2015.docx Oktober 2014

5 Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veranstaltungen der HLMC Events GmbH 1. Anmeldung als Sponsor oder Aussteller Die Anmeldung als Sponsor oder Aussteller zu einer Veranstaltung der HLMC Events GmbH kann per Post, per Fax o- der per E- Mail erfolgen und ist verbindlich. Dazu sind die jeweiligen Veranstaltungsverträge der HLMC Events GmbH zu nutzen. Diese Veranstaltungsverträge stehen auf der jeweiligen Webseite der Konferenz zum Download bereit. Mit der Anmeldung als Sponsor oder Aussteller werden diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aus- steller sowie die jeweiligen Sponsoren- bzw. Ausstellervereinbarungen verbindlich vom Sponsor bzw. Aussteller aner- kannt. 2. Zuteilung der Ausstellungsflächen Die Zuteilung der Ausstellungsfläche wird von der HLMC Events GmbH unter Berücksichtigung des Veranstaltungsab- laufs sowie der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten vorgenommen. In der Sponsoren- oder Ausstellervereinba- rung angegebene Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit beachtet. Die HLMC Events GmbH kann die Positionierung des Sponsors- oder Ausstellers gegebenenfalls auch nachträglich noch verändern eine verbindliche Zusage an den Sponsor bzw. Aussteller erfolgt erst durch die endgültige Aufpla- nung 2 Wochen vor der Veranstaltung. 2. Zahlungsziele Die Bezahlung der Sponsoren- bzw. Ausstellergebühr zum in der entsprechenden Vereinbarung festgelegten Fällig- keitstermin ist Voraussetzung für die Übergabe und Nutzung der zugeteilten Standfläche. Eine Zahlung der Gebühr vor dem Bezug des Standes am Aufbautag mittels Kreditkarte ist nur unter vorheriger Absprache mit der HLMC Events GmbH möglich. Die dabei entstehenden Kreditkartengebühren trägt der Sponsor bzw. Aussteller. 3. Standaufbau und Standausstattung Die HLMC Events GmbH bietet grundsätzlich nur Standflächen an keinen Standbau. Jede Standfläche wird von der HLMC Events GmbH mit der in der entsprechenden Vereinbarung festgehaltenen Anzahl an Stehtischen und Barho- ckern ausgestattet. Ferner wird ein Stromanschluss (Dreifachsteckdose) bereitgestellt. Die restliche Standausstattung ist vom Sponsor bzw. Aussteller vorzunehmen. Beim Aufbau des Standes dürfen weder an den Wänden noch am Boden des Hotels Verankerungen jeglicher Art vor- genommen werden. Das gilt auch für das Anbringen von Postern oder Plakaten. Hierfür wird dem Sponsor oder Aus- steller auf Wunsch von der HLMC Events GmbH eine Pinnwand bereitgestellt. Für eventuelle Schäden, die durch den Aufbau des Standes am Hotel entstehen, haftet der Sponsor oder Aussteller, der ursächlich für diese Schäden verant- wortlich ist. Für den Aufbau des Standes werden dem Sponsor bzw. Aussteller rechtzeitig die Aufbauzeiten mitgeteilt. Der Sponsor oder Aussteller muss spätestens bis zum Aufbauendtermin seinen Stand fertig aufgebaut haben. Eine Überschreitung der festgesetzten Standbegrenzung beim Aufbau der Stände ist nicht zulässig und muss im Vor- feld mit der HLMC Events GmbH vor der Erstellung der endgültigen Aufplanung der Veranstaltung abgestimmt wer- den. Seite 5 von 6 Ausstellervereinbarung EMA 2015.docx Oktober 2014

6 Die Bewachung der Ausstellungsstände und Exponate obliegt dem Sponsor bzw. Aussteller. Die Reinigung des Standes obliegt ebenfalls dem Sponsor bzw. Aussteller. 4. Stornierung durch den Sponsor oder Aussteller Eine Stornierung einer Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung durch den Sponsor oder Aussteller ist bis zwei Wo- chen nach Übersendung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung möglich. Bei einer Stornierung nach diesem Zeitpunkt hat der Sponsor oder Aussteller die volle Gebühr zu entrichten. Die HLMC Events GmbH behält sich darüber hinaus vor, Schadensersatzansprüche gegen den Sponsor oder Aussteller geltend zu machen, sofern der HLMC Events GmbH ein nachweislicher Schaden durch die Stornierung des Sponsors oder Ausstellers entsteht. 5. Stornierung durch die HLMC Events GmbH Muss die HLMC Events GmbH auf Grund höherer Gewalt oder anderen wichtigen Gründen eine noch nicht begonnene Veranstaltung absagen, so erhält der Sponsor bzw. Aussteller die Gebühr zurückerstattet. Sollte eine Veranstaltung nicht abgesagt, sondern nur verschoben werden, wird der Sponsor bzw. Aussteller am Tag der Beschlussfassung der Verschiebung über die Verschiebung per Fax und per E- Mail unterrichtet. Der Sponsor oder Aussteller kann in diesem Fall innerhalb einer Frist von 10 Werktagen ab Bekanntgabe der Verschiebung kostenlos von seiner Vereinbarung zurücktreten. In diesem Fall erhält er bereits geleistete Zahlungen zurückerstattet. Muss eine bereits begonnene Veranstaltung auf Grund Eintritts höherer Gewalt verkürzt oder abgebrochen werden, so hat der Sponsor oder Aussteller keinen Anspruch auf die Rückzahlung der Gebühr. 6. Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München. 7. Salvatorische Klausel Sollte eine Bestimmung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller unwirksam sein oder werden oder sollte der Vertrag unvollständig sein, so bleiben die übri- gen Klauseln des Vertrags oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller in ihrer Gültig- keit unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine solche Bestimmung ersetzt, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtswirksamer Weise wirtschaftlich am nächsten kommt. Stand: 1. September 2013 Seite 6 von 6 Ausstellervereinbarung EMA 2015.docx Oktober 2014

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