Installation & Konfiguration AddOn Excel Export Restriction

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1 Installation & Konfiguration AddOn Excel Export Restriction Spezifische Vergabe von Excel-Export Rechten Version für Microsoft Dynamics CRM 2013 & 2015 Datum 25. März 2015 Inhalt 1. Ausgangslage Zielsetzung Nutzen Voraussetzungen... 3 Teams / Security Roles Installation Konfiguration... 5 Allgemein... 5 Restriktionen... 5 Lizenz... 8 Support Anwendung Excel Export Lizenzkauf Version 1.0 Seite 1 von 10

2 >> Zur Installation eines AddOns muss der User über die notwendigen Administrations- Rechte verfügen << 1. Ausgangslage Neben dem globalen Verbot eines Exports für eine Sicherheitsrolle wird bei der Microsoft Dynamics CRM Standardinstallation keine Möglichkeit geboten, Usern die Rechte zum Datenexport in Excel individuell einzuschränken. 2. Zielsetzung Der Administrator kann, analog zu den CRM-Rechten, Usern unterschiedliche Rechte für den Export von CRM-Daten nach Excel zur Verfügung stellen Das AddOn erleichtert die Administration auf Ebene Team bzw. auf Basis der Sicherheitsrollen, zur Definition, welche CRM-Daten exportiert werden dürfen. Die Darstellung ist angelehnt an das Rollenmodell im CRM und unterscheidet nach den folgenden Datenexportmöglichkeiten pro Entität: Screen: Möglichkeit des Exports von Datensätzen einer Entität Version 1.0 Seite 2 von 10

3 3. Nutzen Höhere Datensicherheit Kein unberechtigter Export nach Excel von vertraulichen Daten / Dokumenten innerhalb vom CRM Leichte Administration von Export-Rechten 4. Voraussetzungen Zur Konfiguration des AddOns sollten im Vorfeld die folgenden Aspekte geklärt sein: Welche Sicherheitsrollen haben Excel Export Rechte? ( und damit volle Excel Export Rechte auf nicht eingeschränkte Entitäten!) Für welche Entitäten soll der Excel Export eingeschränkt werden? Welche Rechte haben die Teams auf der eingeschränkten Entität? Teams / Security Roles Die Rechtevergabe erfolgt über Teams. Die Definition der Teams & Security Roles wird standardmässig im CRM bei Settings -> Administration -> Teams & Security Roles definiert. Screenshot: Administrations Screen Dynamics CRM 2013/2015 Version 1.0 Seite 3 von 10

4 5. Installation Bitte beachten Sie, dass es zur Installation eines AddOns die entsprechenden Administratoren-Rechte benötigt. Eine allgemeine Installationsbeschreibung finden Sie online auf unter dem Navigationspunkt A-Z/Installation. Screenshot: Installations-Beschreibung Version 1.0 Seite 4 von 10

5 6. Konfiguration Folgende Grundeinstellungen müssen vorgenommen werden: Allgemein Überprüfen, ob das AddOn korrekt registriert wurde und eine gültige Lizenz hinterlegt ist Screenshot: Excel Export Restriction für Dynamics CRM 2013/2015 Restriktionen Das AddOn erlaubt einem Administrator den Benutzern, analog zu den CRM-Rechten, unterschiedliche Rechte für den Export von CRM-Daten nach Excel zur Verfügung zu stellen. Der Excel-Export kann für User generell erlaubt und dennoch für einzelne Entitäten eingeschränkt sein. Voraussetzung ist die Konfiguration der Einschränkungen, pro Team oder Sicherheitsrolle. Version 1.0 Seite 5 von 10

6 Unterschieden wird bei den Restriktionen nach drei Kriterien: 1. Team oder 2. Sicherheitsrolle 3. Entität passend zum Team / Security Rolle Screenshot: Excel Export Restriktionen - Konfiguration Nachdem ein Team bzw. eine Rolle ausgewählt wurde, wird diese im darunterliegenden Feld angezeigt. Version 1.0 Seite 6 von 10

7 Screenshot: Konfiguration - Übersicht Die Vergabe des Rechts wird via einem Mausklick auf das jeweilige Farb-Icon vorgenommen Screenshot: Excel Export Restriction - Rechtevergabe ACHTUNG: Sobald der Export einer Entität für ein Team oder eine Sicherheitsrolle eingeschränkt wurde, ist die Entität grundsätzlich für alle anderen Benutzer, welche nicht in diesem Team oder Sicherheitsrolle sind, gesperrt. Um den Zugriff wieder zur Verfügung zu stellen, muss diesen Teams oder Sicherheitsrollen analog einer White-List - explizit wieder via Excel Export Restriction diese Berechtigung freigeschaltet werden. Für alle User / Teams, bei welchen eine Sperrung nicht erwünscht ist, muss ein entsprechendes Recht zugewiesen werden, um die Sperrung zu egalisieren. Dies kann z.b. gemacht werden, indem einer übergeordneten Gruppe eine entsprechende Erlaubnis zugeordnet wird (siehe Screenshot). Version 1.0 Seite 7 von 10

8 Screenshot: Vergabe Zugriffsrecht für übergeordnetes Team Im abgebildeten Beispiel wird dem Team Zürich die Zugriffsrechte zum Excel Export eingeschränkt auf Accounts welche der Business Unit zugeordnet sind und Contacts welche der User/ Benutzer selbst eröffnet hat. Aufgrund der Sperrung eines Teams, haben automatisch auch sämtliche übrigen Teams keinen Zugriff mehr und müssen daher wieder auf die White List gesetzt werden. Dies geschieht in diesem Beispiel derart, dass das dem Team Schweiz zusätzliche Zugriffsrechte gewährt werden. Konkret darf ein dem Team Schweiz zugehöriger User sämtliche Accounts sehen und die Kontakte bis zur Ebene der eigenen Business Unit. Ergebnis: Team Zürich hat eingeschränkte Excel Export Rechte, das Team Schweiz hingegen hat mehr, respektive volle Zugriffsrechte. Ist ein Benutzer in beiden Teams, gilt für diesen User das weniger einschränkende Recht, welches im Beispiel-Fall das Recht der Gruppe Schweiz wäre. Lizenz Auf der Lizenzübersicht werden Informationen angegeben zu: - Gültigkeit der Lizenz - Versionsnummer des AddOns - Anzahl User - Gültigkeitsdauer Software Assurance Version 1.0 Seite 8 von 10

9 Darüber hinaus kann auf neu verfügbare Lizenzen geprüft werden, welche nach jeder Verlängerung der Software Assurance ausgestellt werden bzw. bei Bedarf Offline Lizenzen eingespielt werden. Screenshot: Lizenz Support Auf der Support Site können Fehlermeldungen die im Zusammenhang mit dem AddOn stehen eingesehen werden bzw. Debugging Aktivitäten nachvollzogen werden. Im Normalbetrieb sollte bei den Log-Settings grundsätzlich Error hinterlegt sein. Screenshot: Support Version 1.0 Seite 9 von 10

10 7. Anwendung Excel Export Im Standard bietet Microsoft Dynamics CRM nur sehr limitierte Möglichkeiten Benutzern die Rechte zum Datenexport in Excel individuell einzuschränken. Mittels dem AddOn Excel Export Restriction kann der Administrator den Anwendern, analog zu den CRM-Rechten, unterschiedliche Rechte für den Export von CRM-Daten nach Excel zur Verfügung zu stellen. Ist der Benutzer-Zugriff via Excel Export Restriction limitiert, können User nur noch Daten exportieren, welche ihnen gemäss der Excel Export Restriktion-Konfiguration zur Verfügung stehen. Screenshot: Standard Excel Export Die Restriktion stellt sich in Form von nicht abgebildeten Daten dar. Screenshot: Beispiel unterschiedliche Sicht eines Teams 8. Lizenzkauf Für Fragen und ergänzende Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Vertrieb CRMBricks.com T Viel Spass mit Ihrem neuen AddOn von CRMBricks.com! Version 1.0 Seite 10 von 10

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