Checkliste zur qualitativen Nutzenbewertung

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2 Checkliste zur qualitativen Nutzenbewertung Herausgeber Pentadoc Consulting AG Messeturm Friedrich-Ebert-Anlage Frankfurt am Main Tel +49 (0) Fax +49 (0) Copyright Alle in diesem Dokument genannten (eingetragenen) Warenzeichen oder Schutzmarken stehen im Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer bzw. Inhaber und werden entsprechend anerkannt. Seite 2/5

3 Qualitative Nutzenbewertung Während die Bestimmung von quantitativen Nutzeneffekten durch die Definition klarer Messwerte und Größen in vielen Bereichen des Enterprise Content Management (ECM) recht gut praktikabel erscheint, ist die Ermittlung und Bewertung von qualitativen Nutzeneffekten in der Regel erheblich schwerer. Dabei ergeben sich in vielen ECM-Projekten besonders im qualitativen Bereich wesentliche Potenziale. Um qualitative Nutzeneffekte bewertbar zu ermitteln, empfiehlt sich eine Ableitung über Anwendungsfälle und die zu erwartenden Auswirkungen/Effekte. Hierbei können Zahlenwerte (bspw. Skala von 0 5) zur Ist-Situation und der zu erwartenden Situation genutzt werden. Diese stellen dann dar, ob negative oder positive Effekte zu erwarten sind. Beispiel: Informationsstand der Mitarbeiter - Bisher: 2 - Nach Projektumsetzung: 5 - Die nachfolgende Auflistung stellt beispielhafte Nutzenaspekte dar, die es hinsichtlich der zu erwartenden Effekte zu bewerten gilt. Mitarbeitereffekte Informationsstand der Mitarbeiter Motivation der Mitarbeiter Zugriffszeit auf Informationen Situation der Fehlentscheidungen Zusammenarbeit Kundeneffekte Produktivität Anzahl der Reklamationen Kundenservice Kundenbindung Vertriebsunterstützung Wechselwirkungen Erweiterung des ERP-Systems Erweiterung des CRM-Systems Erweiterung anderer IT-Systeme Pentadoc Consulting AG Seite 3/5

4 Prozesseffekte Nachvollziehbarkeit der Abläufe Prozessgestaltungsmöglichkeiten Überprüfung der Prozessergebnisse Simulationsmöglichkeiten Realisierung übergreifender Prozesse Kosteneffekte IT-Gesamtkosten Kosten für Papierbedarf Sicherheitseffekte Zugriffsschutz auf vertrauliche Daten Compliance Anforderungen Langfristige Speicherung Schutz vor Veränderungen Zur Bewertung gemäß vorangegangenem Verfahren ergeben sich somit folgende Projektschritte: 1. Definition der Kriterien, die als Effekt zu erwarten sind und deren Auswirkung es zu bewerten gilt. 2. Festlegung möglicher Gewichtungen der Kriterien (wie relevant sind die einzelnen Punkte für das Unternehmen?). 3. Bewertung der einzelnen Kriterien gemäß eines Punktebereichs (bspw. 1=schlecht bis 5=sehr gut). Die gewichteten Mittelwerte erlauben Ihnen dann eine messbare Zuordnung, welche Effekte durch die Einführung von ECM im qualitativen Nutzenbereich zu erwarten sind. Diese Erkenntnisse können Darstellung von besonders vielversprechenden Nutzenbereichen wie aber auch Hinweis auf mögliche Verschlechterungsrisiken darstellen. Fazit Mit der Beschreibung dieser Vorgehensweise wurde verdeutlicht, dass die Bewertung der zu erwartenden qualitativen Nutzenwerte durchaus möglich ist, eine eigene Phase im Projektplan beansprucht, eine Entscheidung auf Basis von Fakten möglich ist. Pentadoc Consulting AG Seite 4/5

5 Haben Sie weitere Fragen zum Vorgehen? Dann sprechen Sie uns an! Gerne stellen wir Ihnen unverbindlich in einem persönlichen Gespräch auch weitere Erfahrungen aus unserer Beratungspraxis vor. Pentadoc stellt Ihnen das gesamte Know-how über ECM-Lösungen zur Verfügung. Erfahrene Spezialisten begleiten Sie bei der Einführung Ihrer ECM-Lösungen von der ersten strategischen Besprechung der Erfolgsfaktoren über die Prüfung der organisatorischen Voraussetzungen, der Formulierung der strategischen Zielsetzung bis hin zur operativen Durchführung des gesamten Projektes. In jeder Phase steht Ihnen das erforderliche Know-how zur Seite. Eigens auf Ihr Vorhaben adaptierte und qualitativ hochwertige Werkzeuge helfen mit, den Erfolg zu sichern. Kontakt: Pentadoc Consulting AG Messeturm Friedrich-Ebert-Anlage Frankfurt am Main Tel +49 (0) Fax +49 (0) Pentadoc Consulting AG Seite 5/5

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