> Marketing & Vertrieb CIB COSYS KORRESPONDENZMANAGEMENT PRODUKTINFORMATION

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1 > Marketing & Vertrieb CIB COSYS KORRESPONDENZMANAGEMENT PRODUKTINFORMATION > Stand: Februar 2012

2 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > Inhalt INHALT 1 CIB SOFTWARE GMBH 4 2 DOKUMENTENMANAGEMENT Dokumente im Allgemeinen Dokumente im Verständnis von CIB Dokumentenlebenszyklus 6 3 CIB COSYS Zielgruppe Anwendungsmöglichkeiten Funktionen Nutzen Entlastung IT Entlastung Fachpersonal Drei Phasen für einen optimierten Dokumentenlebenszyklus Vorbereitungsphase Produktionsphase Archivierungsphase Leistungsumfang CIB cosys Standardausstattung Optionale Komponenten Leistungsumfang CIB software GmbH Integration in bestehende Systeme Eingehende Daten Durchlauf Ausgabe Produktvorteile Kostenreduktion Zeitersparnis Qualitätsvorteil Investitionsschutz Technische Fakten Referenzen Fazit CIB cosys 14 4 ALLGEMEIN Kontakt Abkürzungen

3 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > Inhalt 4.3 Stichwortverzeichnis

4 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB software GmbH 1 CIB SOFTWARE GMBH Seit über 20 Jahren ist CIB als Hersteller von Standardapplikationen rund um die Erstellung und Archivierung von Dokumenten sowie als innovativer Partner im IT-Consulting bekannt. Über 2 Mio. Produktiv-Lizenzen bei namhaften Finanzinstituten, Versicherungen, öffentlichen Verwaltungen sowie internationalen Industrieunternehmen sprechen für die Qualität der CIB Produkte. Weltweit vertrauen rund 100 Geschäftskunden und mehr als Privatkunden den Produkten und Beratungsleistungen von CIB. 4 17

5 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > Dokumentenmanagement 2 DOKUMENTENMANAGEMENT Täglich empfangen und erstellen Mitarbeiter im Rahmen von Geschäftsprozessen eine Vielzahl an Informationen. Oft in Form von Dokumenten, die individuell, mithilfe zahlreicher Formulare, Textvarianten, Anwender- und Applikationsprogrammen und in den unterschiedlichsten Ausgabeformen erarbeitet werden. Dies kann nicht nur Redundanzen und unnötigen Zeitaufwand verursachen, sondern trägt auch ein hohes Fehlerpotential. Durch ein softwaregesteuertes Dokumentenmanagement ist es möglich, sowohl die Erstellung als auch die Weiterverarbeitung von standardisierten und nicht standardisierten Dokumenten effizient zu gestalten. 2.1 DOKUMENTE IM ALLGEMEINEN Im allgemeinen Sprachgebrauch versteht man unter Dokumenten Schriftstücke oder Urkunden: Gesamtwerke, die aus einer Vielzahl von Textbestandteilen (ggf. auch Textbausteine) bestehen. Darüber hinaus steht ein Dokument als Synonym für zahlreiche weitere Funktionen und Eigenschaften wie z.b. Dateien, die durch ein Programm verwaltet oder begleitet werden. Außerdem stellen Dokumente Zeugnisse dar, wie z.b. Bild-, Film- oder Tonaufnahmen. 2.2 DOKUMENTE IM VERSTÄNDNIS VON CIB So individuell wie die Definition des Begriffs, so individuell ist der Einfluss von Dokumenten im Geschäftsalltag. Dokumente schaffen Vereinbarungen, sichern Geschäftsabläufe und dienen als wirtschaftliche und rechtliche Geschäftsgrundlage. Gleichzeitig verursachen Dokumente Kosten. Kosten in Form von Arbeitszeiten sowohl im IT-Bereich als auch in den Fachabteilungen. Kosten aufgrund entgangener Gewinne durch verzögerte Geschäftsabschlüsse und Medienbrüche. Kosten durch Freigabeschleifen und Versand. Genau hier setzt CIB an und bietet mit einer Vielzahl an Produkten individuelle Lösungsansätze für jeden Bereich des Dokumentenmanagements und damit für: Korrespondenz, Standardanschreiben, Formulare, dynamische Dokumente Angebote, (Order-)Aufträge, Verträge, (Ab-)Rechnungen automatisierte Textverarbeitung, ad hoc Workflows dokumentenbasierte Restdatenerfassung Direkt Mailings, Massen-/Serienbriefe, Mail-Attachments Onlinedokumente (Web), intelligente Dokumente SAP-Ausdrucke/-Dokumente, Kundenblätter, Gehalts-/Spesenabrechnungen Serviceaufträge, Arbeitsanweisungen Aufstellungen, Kontoauszüge, Listen, Reports, Kreditanträge, Versicherungsformulare zentrale Distribution, Print-on-Demand, dezentraler Druck Archivierungsanweisungen 5 17

6 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > Dokumentenmanagement 2.3 DOKUMENTENLEBENSZYKLUS Der Dokumentenlebenszyklus bildet die gesamte Lebensdauer eines Dokumentes im Sinne eines Schriftstücks ab: von der Vorbereitung von Vorlagen und Textbausteinen, über die Erstellung des gewünschten Dokuments, dessen Bearbeitung, Freigabe, Ausgabe und Versand bis hin zur Archivierung. Jeder einzelne Bestandteil des Prozesses der Dokumentenerstellung fällt in den Dokumentenlebenszyklus und entscheidet damit darüber, ob der Gesamtprozess effektiv und effizient abgewickelt wird. CIB bietet mit CIB cosys eine Lösungsplattform, die sowohl den Gesamtprozess als auch einzelne Prozessbestandteil optimal steuern und koordinieren kann. 6 17

7 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB cosys 3 CIB COSYS CIB bietet mit CIB cosys (CIB correspondence System) eine umfangreiche Lösungsplattform zur Unterstützung des vollständigen Dokumentenlebenszyklus. Ein individuell auf die Bedürfnisse und technischen Gegebenheiten abgestimmtes Korrespondenzmanagement: von der Vorlagen- und Dokumentenerstellung über die Dokumentenverarbeitung bis hin zur Archivierung. CIB cosys ist die konsequente Weiterentwicklung und Vernetzung erfolgreicher Produkte des Hauses CIB zu einer Plattform für prozessoptimierte Vorbereitung, Produktion und Archivierung von Dokumenten. Integriert in bestehende Systeme koordiniert CIB cosys alle Phasen des Dokumentenlebenszyklus. 3.1 ZIELGRUPPE CIB cosys wendet sich typischer Weise an Unternehmen, die aufgrund Ihrer Geschäftstätigkeit standardisierbare Korrespondenz erstellen sowie mit zahlreichen Formularen und Vordrucken arbeiten. Standardisierbare Korrespondenz ist mehr als ein Serienbrief. Dank CIB cosys können sowohl Einzeldokumente (Standard, Formular und auch Individual) als auch Massen-Aussendungen mithilfe von Kundendatenbanken und vordefinierter Text- und Layoutinhalte schnell, sicher und drucktechnisch einwandfrei erstellt werden. Somit ist CIB cosys für Unternehmen jeder Größe geeignet, um mit möglichst geringem Aufwand qualitativ hochwertige Dokumente zu erstellen und in einem strukturierten Ablagesystem sicher aufzubewahren. 3.2 ANWENDUNGSMÖGLICHKEITEN Vorlagenerstellung Datenerfassung Dokumentengenerierung Dokumentenfreigabe / -prüfung Archivierung Wiedervorlage 3.3 FUNKTIONEN Der Transfer der Vorbereitung, Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten bis hin zu steuerbaren Prozessen ist Aufgabe von CIB cosys. Dabei standardisiert und vereinfacht CIB cosys den Dokumentenlebenszyklus, passend zu den jeweiligen Geschäftsprozessen. Unter Einbeziehung bestehender Kundeninfrastruktur und 7 17

8 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB cosys Datenquellen optimiert CIB cosys durch ein modulares und erweiterbares Zusammenspiel erfolgreicher Einzelprodukte des Hauses folgende Prozesse: Menügeführte Datenermittlung über IDs, Absender und Kundendaten Zeitlich gesteuerte Textvarianten und volle Versionierung Regelbasierte Restdatenerfassung für individuell beeinflussbare bzw. geschäfts- oder filialbedinge Inhalte Definierte Wiedervorlage inkl. Nachbearbeitung Automatische Übergabe an Verwaltungssysteme Prüfung und finale Freigabe durch vorab definierte Regeln Rückmeldung über erfolgte Freigaben Zentrale Aufbereitung und Ausgabe von Dokumenten Automatische Weitergabe zur Archivierung Porto-Optimierung durch intelligente Bündelung und elektronische Frankierung Standard- und Individualrecherchen (z.b. alle Dokumente pro Kunde) 3.4 NUTZEN Der Nutzen des Lösungspaketes liegt auf der Hand. CIB cosys integriert sich kundenindividuell in bestehende Applikationen und Nutzdatenströme. Dadurch werden schnelle Zugriffs-, Bearbeitungsund Freigabezeiten ermöglicht. CIB cosys arbeitet prozessorientiert und optimiert die Arbeit aller an der Dokumentenerstellung beteiligten Mitarbeiter. So erfolgt die Erstellung der Textvorlagen nicht mehr ausschließlich in der IT, sondern wird von den inhaltlich verantwortlichen Fachbereichen zur Verfügung gestellt. Vorlagen werden mit CIB cosys einfach erstellt und gefunden, Dokumente effizient generiert, bearbeitet und freigegeben. Durch Vermeidung von Medienbrüchen können Geschäftsvorfälle zeitnah abgeschlossen und Fehlerquoten gesenkt werden. Die zentrale Vorlagenerstellung und -aktualisierung stellt Dokumente mit stets aktuellen Inhalten und einem einheitlichen Erscheinungsbild nach Corporate Design-Gesichtspunkten sicher. 3.5 ENTLASTUNG IT Die einfache Handhabung innerhalb der Vorlagenerstellung entlastet die IT und ermöglicht neben Kosteneinsparungen auch eine deutlich schnellere Umsetzung (time to market). 3.6 ENTLASTUNG FACHPERSONAL CIB cosys hilft dem jeweiligen Fachpersonal schnell, einfach und zielsicher das geeignete Dokument mit den jeweils passenden Dokumenteninhalten zu finden. Eine intuitive Benutzeroberfläche mit Zugriff auf vorher definierte und in den jeweiligen Fachbereichen verwaltete Textbausteine sichert die Aktualität der Inhalte. Einheitliche Dokumentenvorlagen sorgen gleichzeitig für eine konsistente Außendarstellung. 8 17

9 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB cosys CIB cosys greift hierbei auf Vorlagen zu, die vorab im System hinterlegt wurden. Eine manuelle Eingabe durch das Fachpersonal ist nur eingeschränkt möglich und reduziert dabei den hohen Zeitaufwand von Texteingaben sowie die Fehlerquote in Bezug auf falsche oder veraltete Inhalte. Zur Dokumentenerstellung sind keine Schulungen notwendig. Die selbsterklärende und benutzerfreundliche Weboberfläche transportiert effizient Arbeitsanweisungen und relevante Prozessinformationen. Office-Lizenzen an Standardarbeitsplätzen können dadurch reduziert werden. 3.7 DREI PHASEN FÜR EINEN OPTIMIERTEN DOKUMENTENLEBENSZYKLUS CIB cosys besteht aus einer Vielzahl von Einzelmodulen aus dem Produktportfolio der CIB office Module (CIB CoMod). Individuell auf die Ansprüche der Kunden zusammengestellt, standardisiert und vereinfacht CIB cosys den gesamten Prozess der Dokumenterstellung unabhängig vom gewünschten Ausgabekanal. CIB cosys trennt den Dokumentenlebenszyklus dabei in eine Vorbereitungs-, Produktions- und Archivierungsphase und damit konsequent zwischen Erstellung von Vorlagen und Ergebnisdokumenten sowie deren Weiterverarbeitung und Archivierung. Über den gesamten Dokumentenerstellungsprozess hinweg werden weiterführende oder liefernde Systeme über definierte Standardschnittstellen integriert und erhalten auch im Fall der Dunkelverarbeitung die notwendigen Statusrückmeldungen Vorbereitungsphase In den jeweiligen Fachbereichen wie z.b. Rechtsabteilung und Marketing erfolgt die Erstellung, Aktualisierung und Bereitstellung aller Inhalte für die tatsächliche Dokumentenerstellung. Hierunter fallen z.b. Vorlagendesigns nach Corporate Design-Richtlinien, Templates und Text- Bausteine. Dank einer übergreifenden Vorlagen- und Bausteinverwaltung mit den Produkten CIB TOM und CIB workbench sowie einer modernen Textverarbeitung ist die Vorlagenerstellung einfach und sicher. Vorlagen werden in einem prozessorientierten oder hierarchischen Vorlagenbaum eingegliedert, Freigabe-Mechanismen und Rollenkonzepte definiert. Termingesteuerte Aktualisierungen ermöglichen außerdem einen stringenten und aktuellen Außenauftritt und stellen die Verwendung der Dokumenteninhalte nach aktuellen Vorgaben sicher. Für die Weiterentwicklung und Pflege der Vorlagen stehen Such- und Reporting-Möglichkeiten zur Verfügung. 9 17

10 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB cosys Produktionsphase In der Produktionsphase kommen die vorab definierten Text- und Grafik-Bestandteile für die individuelle Dokumentenerstellung zum aktiven Einsatz. Dank versions-, release- und datumsgesteuerter Bereitstellung der Vorlagen stehen für die Dokumentenerstellung ausschließlich aktuelle Inhalte in einer standardisierten Qualität zur Verfügung. Bestehende Unternehmensdaten wie z.b. Mitarbeiter- und Kundendaten oder auch Kompetenz- und Rolleninformationen werden dank intelligenter Datenbeschaffung sicher integriert. Bei ca. 80% der Geschäftsvorfälle z.b. bei Banken oder Versicherungen erfolgt eine Dokumentenerstellung aus einer bestehenden Applikation heraus. Auch hier kommt CIB cosys zum Einsatz. Dabei werden die Daten- und Informationssätze der unterschiedlichen Quellen durch CIB cosys über Dunkelverarbeitung (CIB darkdesk) im Hintergrund gemischt. Für den sehr zeitaufwändigen Schriftverkehr, der nicht durch (Kunden-) Applikationen abgedeckt wird, übernimmt CIB cosys die Standardisierung und effiziente Dokumentenerstellung. Über die einfache und selbsterklärende webbasierte Oberfläche CIB webdesk können Sachbearbeiter Dokumente erstellen ohne Office-Lizenzen zu benötigen. CIB cosys ermöglicht zusätzlich regelbasierte Ergänzungen und Modifikationen bei der Datenermittlung und berechtigungsgesteuerte Modifikationen am Ergebnisdokument. Stets unter Berücksichtigung bestehender Workflow- und Freigabesysteme. Unabhängig davon, ob die Ausgabe dezentral oder zentral über eine Poststraße, Mail- oder Faxsystem erfolgen soll, steuert CIB cosys die Ausgabekanäle sowohl automatisch als auch individuell an. Dabei wird der Versand hinsichtlich Porto- oder Kampagnen-Optimierung gesteuert und weitere Kosteneinsparungen ermöglicht Archivierungsphase Nach Abschluss des Geschäftsvorgangs und vordefinierter Ablagemechanismen ermöglicht CIB cosys mit CIB doxima eine revisionssichere Langzeitarchivierung. Die Möglichkeit der Einzelverschlagwortung und automatischer Massenindexierung sichert den schnellen Zugriff auf abgeschlossene Geschäftsvorfälle. Dank des verwendeten PDF/A-Standards entspricht CIB cosys den rechtlichen Rahmenbedingungen für eine revisionssichere Langzeitarchivierung. 3.8 LEISTUNGSUMFANG CIB COSYS Standardausstattung CIB cosys ist modular aufgebaut und beinhaltet standardgemäß folgende CIB Produkte: CIB TOM (Textorganisationsmodul): Für administrative Prozesse und Definition der grundlegenden Dokumentenvorlagenstrukturen

11 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB cosys CIB workbench (MS Word AddIn): Zur Unterstützung der Entwicklung dynamischer CIB cosys Dokumentenvorlagen. CIB workbench dient bevorzugt als Werkzeug für Textorganisatoren. CIB webdesk: Zentrale Verwaltung aller Vordrucke, Vorlagen, Textbausteine und Individualanwendungen mit frei definierbaren Hierarchiestufen, Sperrmöglichkeiten, Statistikinformationen und einem definierten Freigabeprozess. CIB darkdesk: Unterstützt alle Applikationen im Hintergrund auf Basis des identischen Vorlagenrepositories wie CIB webdesk. CIB doxima: Dokumentenmanagement zur Archivierung und Ergebnisrepository. CIB view: Anzeige und Ausdruck von Dokumenten, Nachbearbeitung von Texten, Verschlagwortung sowie Aufbringung von visuellen Textmarken und Annotationen. CIB view unterstützt Freigabemechanismen Optionale Komponenten CIB cosys ist jederzeit und ohne Migrationsaufwand um optionale Komponenten erweiterbar: Ausgabekanäle (Dateiformate, Transportprotokolle, ) Elektronische Unterschrift wie z.b. Signaturpad zur Vermeidung von Medienbrüchen und Optimierung der Prozessintegration Automatisierte Sicherstellung der Prozessketten durch Barcode Mehrstufige Ablage und Langzeitarchivierungsmöglichkeiten Erweiterung der Daten- und Integrationsservices (z.b. Kompetenzverwaltung, erweiterte Workflow-Anbindung) 3.9 LEISTUNGSUMFANG CIB SOFTWARE GMBH Bestandsanalyse Migrationsdienstleistung auf Festpreisbasis Übernahme bestehender Vorlagen- und Formularbestände Kundenindividuelle Schnittstellenerweiterungen Individuelles Coaching vor Ort Kundenspezifische Seminare Laufende Betreuung und Wartung des Schriftgutbestands 3.10 INTEGRATION IN BESTEHENDE SYSTEME CIB cosys integriert sich kundenindividuell in bestehende Applikationen und Nutzdatenströme. Die Schnittstellen von CIB cosys sorgen für eine optimale Integration und Bearbeitung folgender Daten und Aktionen: 11 17

12 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB cosys Eingehende Daten Mitarbeiterdaten Kundendaten Kompetenz- und Rolleninformationen Individuelle Daten von Unternehmensdatenbanken Daten aus den zu integrierenden Anwendungssystemen Durchlauf Workflowsysteme Freigabesysteme Ausgabe Zentraler Druck und zentrale Verpostung Mailsystem, Faxsystem dezentraler individueller Druck (inkl. Wasserzeichensteuerung) weitere unternehmensspezifische Ausgabekanäle (wie z.b. Rückmeldung an das CRM-System) Archiv 3.11 PRODUKTVORTEILE CIB cosys bedient alle Phasen des Dokumentenlebenszyklus und bietet dadurch ein ganzheitliches Lösungspaket aus einer Hand. CIB cosys integriert sich in bestehende Systeme und koordiniert alle Phasen des Dokumentenlebenszyklus. Dabei werden Inhalte zentral gesteuert, einheitliche Layouts sichergestellt und besonders der Zeit- und Kostenaufwand signifikant reduziert Kostenreduktion CIB cosys integriert sich in bestehende Applikationen, arbeitet plattformunabhängig und frei von Drittlizenzen. Schnelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigabezeiten reduzieren die Kosten pro Dokument. Gleichzeitig unterstützt CIB cosys alle Anwendungen hinsichtlich Porto-Optimierung Zeitersparnis CIB cosys arbeitet prozessorientiert und optimiert die Arbeit der Mitarbeiter. CIB cosys entlastet die IT und ermöglicht eine deutlich schnellere Umsetzung (time to market). Vorlagen werden einfach erstellt und gefunden, Dokumente effizient erstellt, bearbeitet und freigegeben. Durch Vermeidung von Medienbrüchen werden Geschäftsvorfälle zeitnah abgeschlossen

13 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB cosys Qualitätsvorteil Die zentrale Vorlagenerstellung und -aktualisierung stellt ein einheitliches Erscheinungsbild von Unternehmen sicher. Versionsgesteuerte Inhalte garantieren jederzeit den Zugriff auf aktuelle und rechtlich gültige Vorlagen. 20 Jahre Erfahrung und ständige Weiterentwicklungen auf Seiten CIB, kurze Entscheidungswege, eine schnelle Einbindung der in Deutschland ansässigen Softwareentwickler sowie ein hervorragender Support sichern die Investition in die Lösungsplattform CIB cosys INVESTITIONSSCHUTZ Plattformunabhängige Standards bilden die Basis für die Unabhängigkeit von Softwarelizenzen und Release-Wechseln. Sämtliche Dokumentenvorlagen basieren auf dem Format RTF. Dieser offene Technikstandard sichert langfristig eine vollständige Unabhängigkeit in der Wahl der Software-Partner. Auf Kunden zugeschnittene System- und Update-Verträge (First-, Second- und Third-Level-Support) sichern auch langfristig die Investition in CIB cosys TECHNISCHE FAKTEN - Nutzung plattformunabhängiger Standards bei Dokumentformaten - Ausgabeformate: PDF, PDF/A, RTF - Dateiformate zur Vorlagenerstellung: RTF, PDF, TIFF, JPEG - Datenformate zur Dokumentgenerierung: CSV, XML - Dokumentenerstellung im Dialog oder programmgesteuert im Hintergrund über Web- Service-Schnittstelle - Durch Web-Service-Schnittstelle auch in SOA (Service Oriented Architectur) als Hintergrundkomponente integrierbar über alle gängigen Programmiersprachen - Browser-Anwendungen (Zero-Installation) zur Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung mit Unterstützung der gängigen Browser (MS IE, Mozilla Firefox) - Direkter Einsprung in den Dialogmodus durch URL-Angabe inkl. Authentifizierung und Vorbelegung der relevanten Daten zur Dokumentenerstellung, z.b. Kundennummer, Vorlage, Gültigkeitsdatum der Vorlage u.a. - Multikanal-Ausgabe in einem Schritt : lokaler/zentraler Druck, Archiv/DMS, , CRM- Integration, Ausgabe in Datei - Flexible Integration mit bestehenden Komponenten (via Web-Services u.a.) - Authentifizierung/Kompetenzsteuerung - Daten-Services zur Datenversorgung - Workflow-/Freigabe-System - , CRM-Lösung - Durch Clusterung der Dokumentenerstellung skalierbar und ausfallsicher 13 17

14 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > CIB cosys - Einzelkomponenten modular einsetzbar - Technische Voraussetzungen: - Dokumentenerstellung: Java/Tomcat auf vielen gängigen Betriebssystemen (Solaris, Windows, AIX, Linux u.a.) - Dokumentenvorschau: Java Windows/Linux - Vorlagenverwaltung: Windows-Server/.NET - Vorlagenerstellung: Windows/MS Office - Datenbank: Oracle, MS-SQL-Server 3.14 REFERENZEN CIB cosys vereint erfolgreiche Produkte des Hauses CIB zu einer modular aufgebauten und erweiterbaren Lösungsplattform für ein prozessoptimiertes Korrespondenzmanagement. Einzelne Module aus CIB cosys sind bereits seit Jahren erfolgreich bei Banken, Versicherungen, öffentlichen Verwaltungen und Software-Häusern im Einsatz. So überzeugt z.b. CIB webdesk als CIB S-VV bei Sparkassen und Kreissparkassen in der Vordruck- und Vorlagenverwaltung. Innerhalb der bank 21 -Applikation der GAD ermöglicht CIB cosys das Korrespondenzsystem für mittlerweile Arbeitsplätze bei norddeutschen Volks- und Raiffeisenbanken. Auch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) arbeitet mit Modulen aus der CIB cosys Lösungsplattform, mit der administrative Aufgaben des Bundes kostensparend abgewickelt werden. Nach Einführung der Umweltprämie allgemein auch als Abwrackprämie bekannt bewies die Softwarelösung ihr Qualitätsversprechen und stellte eine effiziente Erstellung und Verarbeitung der bis zu täglichen Anträge der Umweltprämie sicher FAZIT CIB COSYS CIB cosys bedient als Lösungspaket alle Aspekte von der Vorlagen- über die Dokumentenerstellung bis hin zur Archivierung. CIB cosys standardisiert und vereinfacht das Korrespondenzmanagement unabhängig davon, ob die Bereitstellung als Ausdruck, oder über mehrere Wege gleichzeitig erfolgen soll. CIB cosys sichert die Qualität der Dokumente dauerhaft und lässt hohe Freiheitsgrade im individuellen Lösungsansatz. Als modulares Gesamtkonzept bietet CIB cosys die Möglichkeit, mit Einzelmodulen auf aktuelle Herausforderungen schnell zu reagieren und diese nach Bedarf oder sukzessive zu erweitern. Flexible Schnittstellen, die Integration bestehender Anwendungen und die Vermeidung von Medienbrüchen schaffen einen Wettbewerbsvorteil im gesamten Dokumentenlebenszyklus. Kurze Entscheidungswege, eine schnelle Einbindung der in Deutschland ansässigen Softwareentwickler sowie ein hervorragender Support spiegeln die Vorteile der deutschen Software-Schmiede CIB software GmbH wider und ergänzen die Vorteile von CIB cosys

15 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > Allgemein 4 ALLGEMEIN 4.1 KONTAKT CIB software GmbH Elektrastraße 6a München info@cib.de Tel.: Fax.: ABKÜRZUNGEN In diesem Dokument werden folgende Abkürzungen benutzt: CIB Produktanbieter CIB cosys Competence In Business cosys Correspondence System Korrespondenzsystem DLM Document-Lifecycle-Management Dokumentenlebenszyklus-Management ID engl. für Identity Identität PDF Portable Document Format plattformunabhängiges Dateiformat RTF Rich Text Format leistungsfähiges, standardisiertes Dateiformat zur Beschreibung von Dokumenten SOA Service Oriented Architecture TO Textorganisator TOM Textorganisationsmodul 4.3 STICHWORTVERZEICHNIS Revision DLM Document Lifecycle Management Beschreibung DLM (Dokumenten-Lebenszyklus-Management) bezeichnet allgemein die Unterstützung des vollständigen Lebenszyklus von Dokumenten von ihrer Entstehung über Nutzung, Speicherung, Archivierung und Ausgabe bis hin zur Entsorgung

16 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > Allgemein Mandanten Mandantenfähigkeit Der Mandant ist die oberste Ordnungsinstanz in einem IT-System und stellt eine datentechnisch sowie organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Mandentenfähig ist Informationstechnik, die auf demselben Server oder mit demselben Software- System mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitig Einblick in Daten, Benutzerverwaltung oder ähnliches haben. Vorteile von Mandantensystemen sind die zentrale Installation und Wartung, der geringere Speicherbedarf für Daten sowie gegebenenfalls geringere Lizenzkosten. Medienbruch Porto-Optimierung Wechsel des informationstragenden Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungs- oder -verarbeitungsprozesses. Durch Integration von Geschäftsfunktionen entlang der Wertschöpfungskette werden durch Vermeidung von Medienbrüchen Transaktionskosten reduziert. Aufbereitung von Briefen oder Werb ings nach bestimmten Richtlinien eines Postanbieters, zur Erzielung von Teilleistungsnachlässen und Rabatten. Sendungen werden z.b. nach Briefarten in Gebinden zusammengefasst: nach Regionen, den sogenannten Postleitgebieten, einzelnen Postleitzahlen oder sogar Bezirken, die von einem einzelnen Postzusteller bedient werden. TO Textorganisator: bereitet Dokumente vor, erstellt die Textbausteine, die dem Fachpersonal zur Erstellung von Dokumenten zur Verfügung gestellt werden, verwaltet Dokumentenbestand. Zentrale Bereitstellung, Pflege und Sperrung von Vorlagen. Statistische Informationen zur Nutzung einzelner Dokumente, Historienführung und Protokollierung

17 CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB cosys Korrespondenzmanagement > Allgemein TOM Statische Dokumente Zero-Installation Textorganisationsmodul für administrative Prozesse und Definition der grundlegenden Dokumentvorlagenstrukturen. Dokumente sind nicht bearbeitbar wie z.b. ein Papierausdruck, ein herkömmliches PDF, oder eine digitale Kopie eines Papierdokumentes. Das physische Vorhandensein der Installationsdatei auf Festplatte oder Server wird überflüssig. Die gewünschte Applikation lässt sich mit einem Mausklick auf eine URL auf dem eigenen System starten. Dabei steht die gewünschte Software in Form von Applikations- Verzeichnissen auf Webseiten zur Verfügung. Die einzelnen Dateien des jeweiligen Programms werden nicht, wie sonst üblich, über das gesamte Dateisystem verteilt, sondern stehen direkt auf einer Internetseite zur Verfügung. Damit wird eine Installationsdatei und Datenmüll auf dem Rechner vermieden und verloren gegangenen tmp-dateien und Paketkonflikten vorgebeugt