MFG BADEN-WÜRTTEMBERG MBH Themenmanager, Netzwerker und Innovationsmakler

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1 // 96 MFG BADEN-WÜRTTEMBERG MBH Thememaager, Netzwerker ud Iovatiosmakler DAS UNTERNEHMEN Uterehme: MFG Bade-Württemberg mbh Hauptsitz : Stuttgart (Bade-Württemberg) Gesellschafter: Lad Bade-Württemberg (51 %), SWR Media Service GmbH (49 %) Brache: Diestleistuge Produkte: Netzwerk-Services; Taletförderug, Iovatios-, Forschugs- ud Uterehmesförderug Gegrüdet: 1995 Mitarbeiter (2009): über 50 Iteret: Die MFG ist die Iovatiosagetur des Lades Bade-Württemberg. Ihre Schwerpukte liege auf Iformatiostechologie, Telekommuikatio, Kreativbrache ud wissesitesive Diestleistuge. Ziel ihrer Arbeit ist eie itesive Veretzug vo Kreativwirtschaft ud Techologiebrache um de deutsche Südweste zu stärke, um Kooperatioe auf europäischer Ebee zu förder ud globale Zusammearbeit, auch über bestehede Wertschöpfugskette hiaus, zu uterstütze. Alle Teammitglieder sid am Stadort Stuttgart tätig. Sie sid hoch qualifiziert ud motiviert. Die MFG steuert pro Jahr über 30 Projekte für Iovatiosförderug ud Techologietrasfer, Cluster- ud Netzwerkmaagemet sowie Stadortetwicklug ud -marketig. Ihr Projektvolume liegt bei etwa 11 Millioe Euro. Auftraggeber sid das Lad Bade-Württemberg, Miisterie, die EU, Uiversitäte, Forschugseirichtuge ud Uterehme. Die Kude aus Kreativwirtschaft, Techologie- ud Mediebrache sid ausahmslos wissesitesive Orgaisatioe. Die MFG agiert als Trasferrieme. Sie geeriert ud vermittelt, was ihr wichtigstes Gut darstellt: Wisse. AUSGANGSSITUATION UND ZIELE Die MFG kooperiert mit eier Vielzahl vo Projektparter ud extere Orgaisatioe, die vorehmlich aus wissesbasierte Wirtschaftszweige stamme. Zu ihre Keraufgabe gehört der Umgag mit breit gefächertem Wisse ud Parter, die uterschiedliche Asprüche a de Wissesbestad ud die Iformatiosversorgug stelle. Afag 2000 verzeichete die MFG ei starkes Projektwachstum das bedeutete mehr Theme ud Aufgabestelluge, mehr uterschiedliche Parter ud Kotakte. Immer driglicher wurde es, Projektwisse zu sicher, zumal die stark auf Eizelprojekte kozetrierte Arbeitsweise tedeziell zu Wissesisel führt. Folglich stade ud stehe bei der MFG drei Wissesziele im Vordergrud: Wissesisel auflöse Die Arbeit der Teams reie Wissesarbeit effizieter gestalte Wisse für die Orgaisatio sicher Hizu kommt ei weiteres, strategisches Ziel. Die aus dem eigee Eisatz iovativer Werkzeuge gewoee Erfahruge, beispielsweise im Umfeld des Web 2.0, diee zur Sicherstellug der eigee Beratugskompetez ud Qualitätserfüllug.

2 97 // Zu de Afagsmaßahme gehörte ei Orgaisatioshadbuch. Um die Verfügbarkeit der aktuelle Versio für alle Mitarbeitede zu gewährleiste, steht das Orgaisatioshadbuch izwische i digitaler Versio im Qualitätsmaagemet- System (QM-System) zur Verfügug. Ei weiteres frühes Istrumet war das Itraet. Die MFG baute es i mehrere Schritte zum heutige MFGIter aus. Bei der Weiteretwicklug itegrierte ma zusätzliche Iovatioswerkzeuge, etwa das Iovatios-Wiki. WAS KONKRET GESCHIEHT Das Wissesmaagemet bei der MFG verbidet orgaisatorische, soziale ud IT-gestützte Maßahme. Vo zetraler Bedeutug sid das Thememaagemet ud der damit im Wechselbezug stehede Strategieprozess. 1. Thememaagemet I Phase zwei filtert eie Themejury aus dieser Sammlug kokrete Theme für die Exposés heraus. Sie besteht aus dem Prozessveratwortliche, zwei Uitleiter, eiem Mitglied der Projektetwicklug sowie zwei Mitarbeiter. Edgültig festgelegt werde die Theme ud Autoregruppe im Führugskreis. Das Thememaagemet spürt iovative Theme auf, kombiiert sie, fördert die Zusammearbeit im Team ud die itere Veretzug. Des Weitere zielt der Prozess darauf ab, thematische Kompeteze i kokrete Ergebisse umzumüze, beispielsweise i Projekte, Verastaltuge oder Fachbeiträge. Die Themeexposés Das Thememaagemet ist ei Prozess im Maagemet- System. Ei Phasemodell defiiert, auf welche Weise die MFG jährlich Schwerpukttheme idetifiziert, wie sie diese Theme i Exposés aufbereitet ud aschließed bewertet. Output dieses Prozesses sid, ebe eier Bewertugsmatrix, i der die vorgeschlagee Theme gewichtet werde, Themeexposés ud Beiträge für de Kowledge Pool. I Phase drei verfasst jede Autoregruppe ei Themeexposé. Dieses ethält ei bis zwei Themevorschläge für Verastaltuge der MFG Akademie ei bis zwei Skizze für die Projektetwicklug Vorschläge zu wichtige Zukuftstheme für de Jahrespla die Gliederug für eie Fachbeitrag I Phase vier bewertet eie Kommissio die Themeexposés, der außer dem Geschäftsführer zwei Uitleiter ud zwei Mitarbeiter agehöre. Der Uitleiter berichtet über die Themeexposés i der Maagemet-Bewertug (s. u., Strategie). Die Bewertug der Exposés wird bei der Beurteilug der Zielerreichug der Mitarbeiter berücksichtigt. Die Projektleiter schreibe i eiem Team vo 3 bis 4 Persoe ei Themeexposé pro Jahr. Diese Exposés diee eierseits der Dokumetatio ud Weitergabe vo Wisse zu eiem Thema ierhalb der Orgaisatio. Adererseits liefer sie Iput für die Projektetwicklug ud treibe so die extere Verwertug dieses Wisses vora. Ei solches Exposé etsteht i vier Phase: 1. Themeetwicklug 2. Themeauswahl ud -freigabe 3. Erstelle des Exposés (Themebearbeitug) 4. Bewertug des Themeexposés I Phase eis schlage die Projektleiter je eie Zukuftstred, eie thematische Herausforderug ud eie Chace für die MFG vor, die sich aus Jahrespla ud Iovatiosmatrix ergebe. Diese Vorschläge sammelt der Prozessveratwortliche. Der Lerzirkel: Vom idividuelle zum kollektive Wisse EXZELLENTE WISSENSORGANISATIONEN 2009

3 // 98 Europäische Projekte ud Parter Der Jahrespla Die im Thememaagemet idetifizierte Theme liefer Iput für de Jahrespla ud für eie Iovatiosmatrix, i dee die aktuelle Themegebiete der Projektleiter festgehalte werde. Der Jahrespla schreibt die Ziele der Orgaisatio ud ihre Projekte fest. Er orietiert sich a Visio ud Strategie sowie a de Aufgabe, die Geldgeber ud politische Etscheider wie beispielsweise das Staatsmiisterium defiiert habe. Die Aktualisierug des Jahresplas ist jeweils ei iterativer Prozess zwische Uitleiter ud Team: Der Uitleiter bittet sei Team um Areguge für Ziele ud Projekte, i der Folge um Feedback zum Jahrespla. Der fertige Jahrespla diet da als Grudlage für die Zielvereibarug mit de Mitarbeiter. Die Iovatiosmatrix Die Iovatiosmatrix verküpft Projekte mit dem Beziehugs- ud dem Thememaagemet. Sie beatwortet die Frage: I welchem Projekt wird welches Thema bearbeitet? Zu wem gilt es, Beziehuge aufzubaue? Erstellt wird diese Matrix vo der Geschäftsführug auf Basis der Uterehmesstrategie. Projektleiter Projekt Beziehugsmaagemet Thememaagemet Zu wem solle Beziehuge Um welches Thema geht es? aufgebaut werde? Hilfe bei der Expertesuche Die Kogressberichte Darüber hiaus sammel die Mitarbeiter städig eues Themewisse etwa bei Kogresse, Workshops oder Semiare. I eiem kurze Bericht stelle sie die für die MFG relevate Pukte vor; eie Berichtsvorlage steht im Wiki. Die Kogressberichte uterstütze de Prozess des Thememaagemets, de sie mache sichtbar: Wer beschäftigt sich gerade mit welche Schwerpukte? Welche Aspekte erachtet sie oder er dabei als relevat? Wer steht als Asprechparter zur Verfügug? Wie lässt sich dieses Thema der Iovatiosmatrix zuorde? Mitglieder aderer Teams, für die ei Kogressbericht iteressat ist, werde per über de Bericht iformiert.

4 99 // 2. Strategieprozess Das Thememaagemet steht i Wechselwirkug mit dem Strategieprozess. Eimal im Jahr fidet eie Maagemet- Bewertug statt, moderiert durch eie extere QM- Berater. Die Rude besteht aus dem Geschäftsführer, de Uitleiter sowie der Qualitätsmaageri. Bewertet wird zum eie das QM-System: Halte wir us a die Prozesse? Sid die Prozesse agemesse? Habe wir das gut gemacht? Zum adere wird das Maagemet beurteilt. Sid Politik ud Strategie agemesse, werde sie agemesse umgesetzt? Habe wir die richtige Mitarbeiter mit de richtige Kompeteze? Kümmer wir us i de Uits um die richtige Projekte ud Theme? Fuktioiert das Wissesmaagemet i de Uits? Außerdem berichtet die Qualitätsmaageri. I der Maagemet-Bewertug idetifizierte Verbesserugspotetiale fließe als Maßahme i de KVP-Prozess ei. Es gab ud gibt keie Wissesmaagemet-Masterpla. Vielmehr immt ma, vor allem hisichtlich der IT-Tools, Areguge aus dem Mitarbeiterkreis auf. Der itegrierte Eisatz der verschiedee Werkzeuge ist jedoch reflektiert. Ferer ist das Thema Wissesmaagemet a mehrere Stelle im Jahrespla festgeschriebe, ud es ist Bestadteil der Zielvereibarug ud Mitarbeitergespräche. Relevate Kezahle dafür sid defiiert. Wisses-Dimesioe ud Iovatios-Werkzeuge bei der MFG 3. Beziehugsmaagemet Die MFG pflegt ihre regioale, budesweite, europaweite ud weltweite Beziehugs- ud Projektetzwerke ud baut ihre strategische Parterschafte i Wirtschaft, Verbäde, Politik, Wisseschaft ud Forschug kotiuierlich aus. Folglich geht es immer darum, Kotakte zu Multiplikatore, Experte ud Etscheider aufzubaue, die Beziehug zu dokumetiere (Wisse sicher) ud zu pflege beispielsweise zu Uterehme, Hochschule, EU-Meiugsbilder, Olie-Beauftragte der Miisterie, Projektparter oder Gesellschafter. Die Beziehugsfelder sid i der erwähte Iovatiosmatrix de Projektleiter zugeordet. Umgekehrt sid alle Kotakte zu sogeate Techologiebeziehuge (Beziehuge mit aktueller Relevaz für ei laufedes Projekt oder mit zuküftiger Relevaz für eue oder ähliche Projekte) im Commuity Relatioship Maagemet-System (CRM-System) eiem Uit- oder Projektleiter zugeordet. Darüber hiaus ist jeder Mitarbeiter veratwortlich für eie Beziehugspool aus Kotakte, die er persölich hält. Ebefalls aus Jahrespla ud Iovatiosmatrix folgt für die Projektleiter die Aufgabe, eue Kotakte zu geeriere. Ziel sid jeweils 50 dokumetierte Kotakte im System ud drei eue Kotakte im Jahr. Networkig, etwa der Aufbau euer Kotakte bei Verastaltuge, gehört explizit zu de Aufgabe der Mitarbeitede. Bei der Etwicklug euer Projekte gibt es ei Braistormig: Wer hat eie gute Kotakt, wer ket mögliche Parter? Die Uit- ud Projektleiter dokumetiere alle Beziehuge im Commuity Relatioship Maagemet System, der idividuell agepasste Versio eier kommerzielle CRM- Software. Sie verküpfe sie mit Projekte, Dokumete ud der Korrespodez. Die Software listet ferer freigegebee Lieferate auf. Das CRM uterstützt außerdem das Maagemet vo Verastaltuge durch Teilehmerud Referetedate, ud es gestattet die Auswertug der Beziehugspools. EXZELLENTE WISSENSORGANISATIONEN 2009

5 // Persoaletwicklug Eie explizite Persoaletwicklug gibt es bei der MFG seit 2006/2007. Sie umfasst vielfältige Agebote ud Istrumete: MFG Academy ud MFG Academy Pro Die MFG Academy ist ausschließlich für itere Schuluge zustädig ud richtet sich isbesodere a Traiees ud Volotäre. Ihr Programm erscheit halbjährlich. Die Mitarbeitede köe Theme vorschlage; ferer sid Workshops mit de Traiees eigerichtet worde, um gemeisam eue hilfreiche Schulugstheme zu idetifiziere. Außerdem wird überprüft, was vor dem Hitergrud vo Jahrespla ud Iovatiosmatrix strategisch sivoll ist. Das Programm gliedert sich i drei Bereiche: Persöliche Kompeteze IT ud Medie Projekte ud Parter Zum Agebot gehöre gelegetliche Exkursioe, beispielsweise zum SWR oder dem Staatsmiisterium. Im Uterschied zur MFG Academy bietet die MFG Akademie Schuluge für Kude, a dee jedoch Mitarbeitede ebefalls teilehme köe. Pro für Professioals Die MFG Academy Pro bildet das Agebot für feste Mitarbeiter ab. Dere Qualifizierugstheme ergebe sich zwar idividuell aus de Zielvereibarugsgespräche, doch büdelt ma sie sofer möglich zu itere Gruppeagebote. Isgesamt setzt die Persoaletwicklug für die Academy vorzugsweise itere Referete ei, weil sie de itere Wisses- ud Erfahrugsaustausch sowie die Idetifizierug vo Experte uterstütze will. Academy-Verastaltuge fide meist am Freitag (Nachmittag) statt. I Abstimmug mit de Mitarbeiter fide zweitägige Semiare freitags ud samstags statt, ohe Zeitausgleich. Matrix der Fähigkeite ud Fertigkeite Eie Matrix der Fähigkeite ud Fertigkeite der Mitarbeiter liegt vertraulich bei der PE. Beim Start eies Projekts sucht die Projektetwicklug gemeisam mit der PE ach eue Teammitglieder. Beim jährliche Zielvereibarugsgespräch werde die Fähigkeite-ud-Fertigkeite-Böge überprüft. Die Matrix uterstützt außerdem die Suche ach Referete für Academy ud Akademie. SONSTIGES 1. Verbesserugsmaagemet Das Maßahmemaagemet eischließlich des Vorschlagsweses ist fester Bestadteil des städige Verbesserugsprozesses. Das Verbesserugswese ist ursprüglich im Qualitätsmaagemet agesiedelt. Es bildet aber eie Schittstelle zum Wissesmaagemet, da die Mitarbeiter aus ihrer tägliche Arbeit heraus Verbesseruge beispielsweise für itere Orgaisatio oder Kommuikatio vorschlage. So etstehe aus idividuellem Erfahrugswisse Verbesseruge für die gesamte lerede Orgaisatio MFG. Areguge für Verbesseruge komme aus vielerlei Quelle: Mitarbeitervorschläge, Projekt-Audits, offizielle QM-Zertifizierugsaudits, itere QM-Audits, Maagemet- Bewertug oder Feedback zu Verastaltuge. Im Maßahmemaagemet werde die Vorschläge de Prozesse des QM-Systems ud de Exzellece-Dimesioe ach EFQM zugeordet. Daraus ergibt sich, wer für die Umsetzug veratwortlich ist (Prozesseiger). Die Qualitätsmaagemet- Beauftragte etscheidet abhägig vo dem Ihalt des Vorschlags, welcher Mitarbeiter für die Umsetzug veratwortlich ist. Die Etscheidug über die kokrete Form der Umsetzug trifft die Qualitätsmaageri gemeisam mit dem Veratwortliche; die Umsetzug folgt dem PDCA-Modell (Pla Do Check Act). MFG Ope Team Eimal im Quartal ka sich eies der Projekte iter präsetiere. Die Motivatio dafür speist sich aus eiem itere Marketiggedake. Die Präsetatio dauert eie Stude ud wird oft sehr iteraktiv ud spielerisch gestaltet. Es folge da iformeller Austausch ud Networkig beim Imbiss. Am MFG Ope Team solle alle Mitarbeitede teilehme. Luch Bigo Auch diese Idee soll die itere Veretzug förder: I uregelmäßige Abstäde wird uter de Kollegie ud Kollege ausgelost, wer sich mit wem beim Mittagesse zu eiem Gespräch trifft. 2. IT-Werkzeuge Die MFG setzt zahlreiche IT-Werkzeuge für das Wisses- ud Qualitätsmaagemet ei. Die wichtigste sid: MFGiter, das Itraet, bietet vor allem orgaisatorischadmiistrative Iformatioe; hizu komme News vo außerhalb der Orgaisatio. Das MFG Iovatio Wiki büdelt itere Ihalte. Diese Sammlug vo Texte, Beiträge, Exposés ud Kozepte stellt die eigetliche Wissesbasis dar mit mehr als Beiträge seit der Implemetierug Geutzt wird das Wiki vo der reie Dokumetatio bis hi zur gemeisame Arbeit a Kozepte wie Projektaträge. Auch vo exter ist das Wiki passwortgeschützt zugäglich.

6 101 // So habe die Gesellschafter Zugriff auf die Fokusprojekte ud Themeexposés. Ei Rechtemaagemet schützt itere Ihalte, die icht verädert werde solle: Nebe dem kollaborative Bereich gibt es fiale Seite wie fertige Themeexposés oder Leitfäde. Ei auffalleder Kaste über der Seite weist auf diese Status hi. Ähliche Hiweise existiere für Wird gerade überarbeitet oder Ist och im Etstehe. Das i Projekte erworbee Wisse sowie Grudiformatioe zu de eizele Uits werde ebefalls im Wiki aufbereitet. Jedes Projekt hat eie eigee Wiki-Seite, auf der alle grudlegede Iformatioe ud Hitergrüde zum Projekt, Projektskizze ud aktuelle Arbeitsstäde dokumetiert werde. Weiterbildugs- ud Koferezberichte mache das Erfahrugswisse der Mitarbeiter im Wiki zugäglich ud sicher es für die MFG. Die Verküpfug mit dem Wissesmaagemet-Prozess zur Erstellug vo Themeexposés gewährleistet außerdem, dass das Themewisse der MFG systematisch ud kotiuierlich dokumetiert, für die Mitarbeiter der MFG aufbereitet ud zur Nutzug bereitgestellt wird. Eie eigee Weiteretwicklugsseite direkt im Wiki sammelt Vorschläge zur Verbesserug ud Weiteretwicklug des Wikis. I eie Wiki-Chatroom köe Mitarbeiter Idee zum Wiki eifach hieiwerfe. Neue Mitarbeiter erhalte eie idividuelle Schulug zum Wiki, das auch ei Starterpaket für sie bereithält. Hauptwerkzeuge für die Motivatio, das Wiki zu utze, sid die Schulug ud die persöliche Asprache. Eie Eiführugskampage mit Marketig ud Icetives gab es icht. Das QM-System Marita eröffet de Zugag zum QM- Hadbuch, zu alle Prozesse, Werkzeuge ud sostige Aufzeichuge. Das CRM-Tool uterstützt die Dokumetatio vo Kotakte ud vor allem die Beziehugspflege. Es bietet verschiedee Arte der Auswertug, daruter eie ach Theme geordete Refereteasicht für die Plaug vo Verastaltuge. Das System bildet auch die Referete- ud Lieferatebeurteiluge ab. Diejeige für Referete stamme aus de Feedback-Böge eier Verastaltug. Lieferate-Bewertuge etstehe durch Vermerke beispielsweise zu Termitreue oder Störuge, die alle Mitarbeitede eitrage. Zu jedem Kotakt gibt es eie Akte, die zum Beispiel Korrespodez ud ethält (mit Outlook verküpft), Termie, besuchte Verastaltuge oder die Medieliste für de Kotakt (Newsletter, Geschäftsbericht...). Alle Mitarbeitede köe ihre Kotakte i eier eigee Adresskaste-Asicht verwalte, die zur schellere Orietierug auf ihre idividuell wichtige Kotakte reduziert ist. Diese Fuktio deckt sich icht mit dem erwähte Beziehugspool. 3. Weitere Eizelmaßahme Die MFG pflegt eie iteratioale Austausch vo Wisse ud Erfahruge. So wird beispielsweise im Rahme eies italieische Stipedieprogramms ei Mitarbeiter eier italieische Iovatiosagetur für ei Jahr ach Stuttgart geschickt, um i der MFG zu arbeite ud dere Prozesse keezulere. Checkliste begleite die Eiarbeitug ebeso wie das Ausscheide aus dem Team. Auf dem Verteileraufkleber auf Zeitschrifte im Rudlauf ka ma Kollege eizele Artikel empfehle. Stadards für die Dokumeteablage sid auf dem File- Server für Projekte hiterlegt. Die elektroische Projektmappe bietet rasche Orietierug. WISSENSMANAGEMENT IST FÜR UNS EIN GROSSES INNOVATIONSWERKZEUG. Heidru Boers, Traiee Wissesmaagemet/Qualitätsmaagemet NUTZEN UND AUSBLICK Die Istrumete ud Maßahme sid vielfach i die Arbeitsprozesse eigebude. Sie werde daher vo Mitarbeiterie ud Mitarbeiter kotiuierlich eigesetzt ud auch weiteretwickelt. Über ihre Wissesarbeit veröffetlicht die MFG regelmäßig Kezahle vo de Ivestitioe zur Weiterbildug bis hi zu Zugriffsstatistike für Wiki, Itraet ud CRM-Tool. Die Zahl der betreute Themegebiete ist dari ebeso erfasst wie die dokumetierte Techologiebeziehuge. Für die Zukuft plat die MFG Bade-Württemberg mbh, mehrere eue Istrumete eizuführe, daruter eie KVP-Zirkel ud Führugsworkshops. Darüber hiaus ist die webbasierte weitere Itegratio exterer ud iterer Olie-Tools zu eier multifuktioale Iovatiosplattform i Vorbereitug. EXZELLENTE WISSENSORGANISATIONEN 2009

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