P r o j e k t ü b e r s i c h t

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1 P r o j e k t l i s t e K a s p a r E g l i ( A u s z u g ) Senior ICT-Consultant Mitglied der Geschäftsleitung Telefon kaspar.egli@xwr.ch P r o j e k t ü b e r s i c h t Migration Systemübergreifende Migration MS CRM und -AX... 2 VoiP Telefonie Einführung Zentrale Telefonie... 3 Evaluation Einführung Vertrags-Informationssystem... 4 Evaluation Einführung CRM- und Sharepoint-Lösung... 6 Evaluation Projektunterstützung Netzwerk-Lösung inkl. virtueller Server... 7 Evaluation Einführung ERP-Lösung... 8 Evaluation Einführung POS- und Zutritts-Lösung (ZuKo)... 9 Evaluation Mitglieder- und Kursverwaltung IT-Check Projektliste Kaspar Egli Seite: 1 von 11

2 Migration Systemübergreifende Migration MS CRM und -AX Kunde Arbeitnehmerorganisation Branche NPO Jahr 2015 Dauer mehrere Monate Volumen (CHF) 2.5 Mio. Intensität 60 % User > Projektteam Gesamt- und Teil-Projektleiter / Koordinator Der Kunde setzt eine MS CRM-Lösung im Bereich der Adress- und Kontakt-Verwaltung ein. Daneben wird die MS AX-Lösung im Bereich Personal und Finanz eingesetzt. Ziel: Klärung ob eine Migration sinnvoll und möglich ist. Das System wurde in 3 verschiedenen Teil- Projekten analysiert. Schnittstellen (vorhandene und neue) wurden analysiert. Offerten für die Migration und die Umsetzung der Bedürfnisse wurden eingeholt und terminiert (Phasenplan). MS CRM 4.0 inkl. BizTalk-Server MS AX 2009 (Personal und Finanz) MS Visual Studio 2005 MS SharePoint 2010 MS Windows Server 2008 MS VDI Client-Umgebung Die bestehenden Lösungen wurden seit längerem nicht migriert. Es müssen die Migrationsmöglichkeiten und die Bedürfnisse der bestehenden Systeme geklärt werden. In den 3 verschiedenen Bereichen CRM, AX-Personal und AX-Finanz wurden die zentralen und regionalen Bedürfnisse geklärt, priorisiert und in den Pflichtenheften festgehalten. Hauptbedürfnisse und Migrationsabhängigkeiten wurden bereichsübergreifend abgeklärt und gemeinsam mit den Anbietern voranalysiert. Danach wurden Lösungsvarianten und Prototypen definiert und die weitere Phasenplanung erstellt. Anhand dieser erfolgt die Umsetzung. - Aktuelle Systeme, welche vollintegriert mit den neusten z.b. Office-Produkten arbeiten - Gestaffelte Migration der verschiedenen Lösungen - Erweiterung gemäss Bedürfnis-Anforderungen. - Effizienter Zugriff / Schnittstellen in die vorgelagerten Systeme wie Finanz, Telefonie (CTI), etc. - Definition der Schnittstellen mit den Systemanbietern - Evaluation der Lösung und Unterstützung in der Entscheidungsfindung - Vertragskonzept - Unterstützung im Bereich der Einführen der Lösung und Übergabe an den Betrieb - Verantwortlich für die Projektabrechnung, Nachkalkulation und Weiterverrechnung Projektliste Kaspar Egli Seite: 2 von 11

3 VoiP Telefonie Einführung Zentrale Telefonie Kunde Arbeitnehmerorganisation Branche NPO Jahr Dauer mehrere Monate Volumen (CHF) 1.7 Mio. Intensität 20 % User > Projektteam Gesamt-Projektleiter / Koordinator Ablösung dezentraler Telefonanlage an ca. 100 Standorten mittels einer zentralen VoiP Telefonie. Vorgängige Analyse und Definition der IST und Soll- Kosten (Investition und Betriebskosten). Schnittstellen (CRM) definieren und umsetzen. Das System wird über 2 Rechenzentren georedundant betrieben. WAN- LAN-Swisscom Umgebung. Microsoft Windows Server 2008 / Unify OpenScape Im 1. Projektteil erfolgte die IST-Analyse an den bestehenden Standorten. Da die Standorte regional organisiert und die IST-Kosten von diesen zu tragen sind, mussten die Soll- Kosten (Investitions- und Betriebskosten) analysiert und mit den bestehenden IST-Kosten je Standort / Region verglichen werden. D.h. die Regionen mussten überzeugt werden, dass eine zentrale Lösung erhebliche Vorteile bringt. Danach erfolgte die Umsetzungsphase. Dabei wurde als erstes ein zentraler Hauptstandort als Pilotprojekt umgerüstet und eingeführt. Danach werden dezentrale Standorte als Pilotprojekt folgen, bevor die Ausrollung aller Standort in Angriff genommen wird. Im Weiteren wird eine Contact-Center-Lösung (Callcenter) eingeführt, welche die heutigen z.t. regional vorhandenen Systeme ablöst. - Vollintegriertes System mit einer zentralen Telefonanlage - Ablösen der alten, dezentralen Telefonanalagen - Effiziente Schnittstelle CRM - Zugriff Kontaktdaten via Internet, Outlook und CRM - Individuelle Abbildung verschiedener regionaler Bedürfnisse - Bereitstellen von Auswertungen und Reports - Online Zugriff auf 2. verschiedene Systeme (zentrale Datenbank und Administration) mit verschiedenen Benutzergruppen - Verursachergerechte Verrechnung - Definition der Schnittstellen mit den Systemanbietern - Evaluation der Lösung und Unterstützung in der Entscheidungsfindung - Vertragskonzept - Unterstützung im Bereich der Einführen der Lösung und Übergabe an den Betrieb - Verantwortlich für die Projektabrechnung, Nachkalkulation und Weiterverrechnung Projektliste Kaspar Egli Seite: 3 von 11

4 Evaluation Einführung Vertrags-Informationssystem Kunde Arbeitnehmerorganisation Branche NPO Jahr Dauer mehrere Monate Volumen (CHF) 2.5 Mio. Intensität 50 % User intern > extern > x Tausend täglich Projektteam Gesamt-Projektleiter / Koordinator Ablösung eines bestehenden Informationssystems. D.h. Einführung eines neuen Auskunftssystems für Gesamt-Arbeitsverträge inklusive Erweiterung mit einem Lohnrechner. Verschiedene Schnittstellen (Bundesamt, Softwarelieferanten) definieren und umsetzen. Das System wurde in 3 verschiedenen, in sich eigenständigen, Projekten umgesetzt und eingeführt. Internet-Lösung: Microsoft Windows Server 2008 / IIS 7.0 MS SQL Server 2008 R2 (10.50.xx) Im 1. Projektteil müssen die Vertragsdaten aufbereitet und über eine Schnittstelle periodisch bezogen ausgeliefert werden können. Nur jene Daten, welche vom Bundesamt freigegeben sind, dürfen aufbereitet werden. Beim 2. Projekt wird ein Lohnrechner umgesetzt. Über Tätigkeiten, Stichworte und eine Branchen- Auswahl soll der jeweilige Arbeitsvertrag ausgewählt werden können. Danach sollen, je nach Arbeitsvertrag, verschiedene Kriterien abgefragt werden (z.b. Alter, Kanton, Berufserfahrung, etc.), welche dann zu der Lohn-Anzeige führt. Im 3. Projekt müssen die Vertragsdaten vom alten System ins neue System migriert werden. Die Schnittstelle gemäss 1. Projektteil soll nachgebaut werden. Zudem soll eine neue Schnittstelle mit den Lohndaten erstellt werden, mit welcher Software-Anbieter (3. Firmen) ihre eigenen Applikationen betreiben können. Im Weiteren soll ein neues 2. Auskunftssystem mit nur einem Teil der Daten erstellt werden. Die Basis für beide Auskunftssysteme wird aber weiterhin eine zentrale Administration und Datenbank bilden. - Vollintegriertes System mit einer zentralen Datenbank - Ablösen des alten Vertrags-Auskunftssystems - Effiziente Schnittstelle Bundesamt mit Vertragsdaten - Vollautomatisierte Schnittstelle Software- Lieferanten mit Lohndaten - Individuelle Abbildung verschiedener Vertragsarten - Definition der Schnittstellen mit den Datenbezügern - Evaluation der Lösung und Unterstützung in der Entscheidungsfindung - Vertragskonzept - Migrationskonzept Projektliste Kaspar Egli Seite: 4 von 11

5 - Historisierung und Archivierung der Vertragsdaten - Bereitstellen von Auswertungen und Reports - Online Zugriff auf 2. verschiedene Systeme (zentrale Datenbank und Administration) mit verschiedenen Benutzergruppen - Erstellen eines Betriebskonzepts - Einführen der Lösung und Übergabe an den Betrieb - Verantwortlich für die Projektabrechnung, Nachkalkulation und Weiterverrechnung Projektliste Kaspar Egli Seite: 5 von 11

6 Evaluation Einführung CRM- und Sharepoint-Lösung Kunde Vorsorge-Stiftung Branche NPO Jahr Dauer 16 Monate Volumen (CHF) 0.7 Mio. Intensität 40 % User 20 Projektteam 6 Gesamt-Projektleiter / Koordinator Einführung einer neuen CRM- und Sharepoint- Lösung, welche miteinander verknüpft sind. Integration von Schnittstellen zu externem Informationssystem. Dabei wurden die CRM-Betriebsdaten mit den Sharepoint-Workflows verbunden. Zudem wurde die gesamte Dokumentenverwaltung integriert. Windows Server 2008, MS SQL Server 2008, Win 7. Das System wird über Citrix bei einer Outsourcing Firma betrieben. Es bestehen verschiedene, veraltete, heterogene Programm-Umgebungen, welche z.t. nicht mehr gewartet werden können. Prozess-Abläufe bestehen in schriftlicher Form. Diese werden aber je Sachbearbeiter unterschiedlich interpretiert und umgesetzt. Auf verschiedene Betriebsinformationen kann nur via einem externen AS400-System zugegriffen werden (über Bildschirme ohne Druckmöglichkeiten). In einem Vorprojekt werden verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten evaluiert. - Vollintegrierte Betriebsdaten, welche aber weiterhin dezentral erfasst werden - Dort wo nötig, strikte Prozessabläufe (Workflows) - Historisierte Daten im Prozessablauf und in der Betriebsdatenführung - Zugriff externer Benutzer, welche punktuell Systemeinsicht haben - Ablage sämtlicher Dokumente im System inklusive Historisierung - Erstellen eines Pflichtenheftes - Evaluation der Lösung und Unterstützung im der Entscheidungsfindung. - Vertragskonzept - Migrationskonzept - Schulungskonzept und Benutzerschulung - Erstellen eines Betriebskonzepts - Einführen der Lösung und Übergabe an den Betrieb Projektliste Kaspar Egli Seite: 6 von 11

7 Evaluation Projektunterstützung Netzwerk-Lösung inkl. virtueller Server Kunde Stadt-Verwaltung Branche NPO Jahr Dauer 9 Monate Volumen (CHF) 0.7 Mio. Intensität 10 % User 100 Projektteam 4 Projektunterstützung / -Koordinator Unterstützung im Bereich der Hardware- Umrüstung. Definition der Server-, Hardware und Clientumgebung. Erstellen eines Integrations- und Migrationskonzeptes der bestehenden Applikationen. Erstellen des Schulungs- und Rollout-Konzeptes. ESX Server inklusive SAN, Windows Server 2005, Windows XP Einzelne bestehende Server und Applikationen müssen in die neue virtuelle Umgebung überführt werden. Dazu ist ein Anforderungskonzept nötig. Mittels diesem werden dann Offerten eingeholt und die Umsetzung im Detail geplant. - Betrieb einer virtuellen Serverumgebung, welche technisch und sicherheitstechnisch auf dem neusten Stand ist - Rollout der neuen Clientumgebung - Einbindung der bestehenden Applikationen - Projektmanagement - Erstellen der Anforderungsspezifikation in Form eines Anforderungskataloges - Unterstützung bei der Evaluation der Lösung und bei der Entscheidungsfindung - Unterstützung in den Bereichen: o Vertragskonzept o Migrationskonzept o Schulungskonzept und Benutzerschulung o Rollout Projektliste Kaspar Egli Seite: 7 von 11

8 Evaluation Einführung ERP-Lösung Kunde Schulungszentrum Branche Bau-Branche Jahr Dauer 14 Monate Volumen (CHF) 1.4 Mio. Intensität 60 % User 60 Projektteam 8 Gesamt-Projektleiter / Koordinator Nach dem der Entscheid für einen Anbieter gefallen war, bekam XWare GmbH kurz vor dem ersten Kickoff den Auftrag für die Projektleitung. Die Lösung umfasste den gesamten Informatik- Bereich (Netzwerk, Produktion inkl. Ausdruck und Versand, Schul- und Kurswesen, Hotel). Zudem mussten verschiedene Schnittstellen zu den nachgelagerten Systemen verwirklicht werden. Projektmanagement im Bereich Projektorganisation und Koordination mit externen Anbietern und intern zwei Stiftungen gehörten zu den Hauptaufgaben. Windows Server 2005, Windows XP. Intern wurden verschiedene Netzwerk (Schulund Administrationsnetzwerk) parallel betrieben. Es besteht eine einfache AS400-Lösung im Bereich der Kursadministration. Eine Hotellösung existiert nicht. Daten werden in verschiedenen, veralteten, heterogenen Programm-Umgebungen und in Excel verwaltet, welche z.t. nicht mehr gewartet werden können. Dadurch sind viele Daten redundant vorhanden. Im Netzwerkbereich besteht eine Lösung, welche aber ebenfalls veraltet ist und vor allem sicherheitstechnisch nicht mehr den Ansprüchen genügt. - Gestaffelte Einführung einer ERP-, Schul- und Hotellösung, angepasst auf den Betrieb (neue Software im Bereich Hotel) - Neue sicherheitstechnisch aktuelle Netzwerkumgebung - Klar definierte und vollautomatische Schnittstellen zu den nachgelagerten Systemen - Erstellen der Grundlagendokumente für die Ausschreibung des Gesamtsystems - Unterstützung bei der Erstellung der Detailspezifikation und Umsetzung dieser mit dem Anbieter und einer Dritt-Entwicklungsfirma - Migrationskonzept - Schulungskonzept und Benutzerschulung - Einführungskonzept - Erstellen eines Betriebskonzepts - Einführen der Lösung und Übergabe an den Betrieb Projektliste Kaspar Egli Seite: 8 von 11

9 Evaluation Einführung POS- und Zutritts-Lösung (ZuKo) Kunde Schulungszentrum Branche Bau-Branche Jahr Dauer 16 Monate Volumen (CHF) 1.4 Mio. Intensität 50 % User Projektteam 6 60 intern, x hundert extern Gesamt-Projektleiter / Koordinator Mittels der IST- Soll-Definition wurde ein Pflichtenheft erstellt, anhand dessen die nötigen Offert-Anbieter ausgewählt wurden. Windows Server 2005, Windows XP. Danach wurde mittels Vorprojekt die Detailspezifikation erstellt und das neue System definiert und eingeführt. Dabei mussten zum bestehenden ERP-System Schnittstellen definiert werden, welche die Grunddaten an das POS- und ZuKo-System lieferte. Es besteht eine Hotel- und Seminarlösung. Die neuen POS-Lösung (4 Standorte, 8 Kassen) und eine Zutritts-Lösung (ca. 300 zu verwaltenden Türen) müssen in die bestehende Lösung integriert werden können. Der Netzwerkbereich muss erweitert werden (ZuKo). - Gestaffelte Einführung einer POS- und einer Zutritts-Lösung - Integration in die bestehende Hotel- und Seminarlösung - Dabei müssen Kundendaten für Seminar-, Restaurant- und Rauminformationen zentral aufbereitet und verändert werden können (3 Lösungen) - Informationen über Zutritte, vorgeladene Mahlzeiten, Geldbeträge, etc. müssen zentral über das gleiche Medium (Badge) abrufbar sein - Unterstützung bei der Erstellung der Detailspezifikation und Umsetzung dieser mit dem Anbieter und einer Dritt-Entwicklungs-firma - Erstellen der Grundlagendokumente für die Ausschreibung des Gesamtsystems - Evaluation der Lösung und Unterstützung im der Entscheidungsfindung. - Unterstützung im Bereich Vertragskonzept - Migrationskonzept - Schulungskonzept und Benutzerschulung - Einführungskonzept - Erstellen eines Betriebskonzepts - Einführen der Lösung und Übergabe an den Betrieb Projektliste Kaspar Egli Seite: 9 von 11

10 Evaluation Mitglieder- und Kursverwaltung Kunde Schweizer Verband Branche Gas-Branche Jahr Dauer 15 Monate Volumen (CHF) 0.6 Mio. Intensität 20% User 50 Projektteam 6 Projektleiter Einführung einer neuen Verbandslösung-Lösung, welche mit der Buchhaltungs-Software verknüpft ist. Dabei stand die Mitglieder- und Gremienverwaltung (z.b. Spesenabrechnung) im Vordergrund. Im Weiteren mussten darin aber auch Kurse mit Teilnehmer organisiert werden können. Gleichzeitig wird die Netzwerklösung erneuert. Windows Server 2000, Windows XP Es bestehen verschiedene, veraltete, heterogene Programm-Umgebungen (NCR) und Excel-Listen, welche z.t. nicht mehr gewartet werden können. Dadurch sind viele Daten redundant vorhanden. Im Netzwerkbereich besteht eine Lösung, welche aber ebenfalls veraltet ist und vor allem sicherheitstechnisch nicht mehr den Ansprüchen genügt - Betrieb einer Mitglieder- und Kursverwaltung, welche den Ablauf des Tagesgeschäftes wesentlich vereinfacht - Automatische Versände von Zeitschriften - Massenfakturierung von Mitglieder-Beiträgen - Verwaltung und Abrechnung von Gremien - Erstellen eines Pflichtenheftes - Unterstützung bei der Erstellung der Detailspezifikation und Umsetzung dieser mit dem Anbieter - Evaluation der Lösung und Unterstützung in der Entscheidungsfindung - Migrationskonzept - Schulungskonzept und Benutzerschulung - Einführungskonzept - Erstellen eines Betriebskonzepts - Einführen der Lösung und Übergabe an den Betrieb Projektliste Kaspar Egli Seite: 10 von 11

11 IT-Check Kunde Schweizer Verband Branche Landwirtschaft Jahr 2002 Dauer 2 Monate Volumen (CHF) < Intensität User 130 Projektteam 3 Projektleiter Kontrolle und Dokumentation der IT-Struktur innerhalb des Betriebes. Windows Umgebung Es bestehen wenig oder keine schriftlichen Informationen über die Abläufe innerhalb der IT. Die Verfügbarkeit und Zufriedenheit der IT-Applikationen werden von den Benutzern unterschiedlich wahrgenommen. In verschiedenen Bereichen (Lizenzierung, Sicherheit, Architektur, etc.) herrscht Unsicherheit. Das Verhältnis Kosten- Nutzen ist in verschiedenen Bereichen unklar. Interne Informatik analysieren bezüglich: - Dokumentation - Vertragslage (Wartung, Soft- und Hardware) - Einhaltung von Standards und Richtlinien - Gewählte Architektur (Zukunft) - Verfügbarkeit der Hard- und Software - Sicherheit und Datenhaltung - Lizenzierung - Kosten / Nutzen - Organisation - Definieren von: o Möglich Ursachen o Eintrittswahrscheinlichkeit o Auswirkung o Vorsorge Massnahmen o Eintrittsmassnahmen - Erstellen IT-Berichtes - Erstellen einer Kosten-, Nutzenanalyse Stand der IT und möglich Lösungswege aufzeigen Projektliste Kaspar Egli Seite: 11 von 11