Zahlen, bitte! IT-Benchmarking im Hochschulkontext. Dominik Rudolph

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1 Zahlen, bitte! IT-Benchmarking im Hochschulkontext

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3 Definition Benchmarking is the search for industry best practices that lead to superior performance 1. (Robert C. Camp, Begründer der Benchmarking-Methodik) Benchmarking the process of identifying and learning from global best practices is a powerful tool in the quest for continuous improvement and breakthroughs. 2 (The Benchmarking Code of Conduct) 1 Camp, R. C.: Benchmarking: The Search for Industry Best Practices that Lead to Superior Performance, Wisconsin, 1989, ASQC Quality Press, S American Productivity & Quality Center (Hrsg.) (2014): The Benchmarking Code of Conduct, verfügbar unter: ( )

4 Warum Benchmarking? Schaffung von interner Kostentransparenz: Wofür geben wir Geld aus? Schaffung von externer Kostentransparenz: Wie stehen wir im Vergleich zu anderen? Ermittlung von Optimierungspotential: Wo sind andere besser? Lernen von anderen: Was machen andere anders oder besser? Wo haben wir Defizite? Beobachten langfristiger Entwicklungen: Welche Trends gibt es? Sichtbarmachung und Rechtfertigung des IT-Anteils: Was gibt die Hochschule für IT aus und was bekommt sie dafür? Basis für Managemententscheidungen: In welche Richtung sollen wir uns entwickeln? Wo müssen wir uns verbessern? Kennzahlen (und deren Vergleich mit anderen) sind unerlässlich für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess!

5 Bencheit Start 2011 in Finnland, aktuell 43 Teilnehmer-Hochschulen 32 aus Finnland 5 aus Norwegen 3 aus Schweden 2 aus Dänemark 2 aus Deutschland (FH Jena, WWU Münster) Schwerpunkt auf Kosten und Mengenbestand (Personal, Anzahl Server, Anzahl PCs usw.) Sehr detaillierte und umfassende Betrachtung Ergebnisse werden nur im Teilnehmerkreis veröffentlicht kostenlos

6 Sichtbarmachung des Anteils der IT Ratio: IT / Institution 12,0 % 10,0 % 10,2 % 8,0 % 7,4 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 4,1 % 3,0 % 5,4 % 5,7 % 4,2 % 4,5 % 4,2 % 4,3 % 2,6 % 2,1 % 0,0 % WWU WWU last UNI TOTAL Min Max year IT share of institution budget IT share of institution personnel FTE

7 Outputorientierte Messung IT costs / volume IT Costs/Completed degree IT Costs/Student (FTE) UH UiO WWU SU SDU

8 Transparenz der Mittelverwendung 100% 80% 60% 40% 20% 0% Cost by Service UH UiO WWU SU SDU Unspecified Audiovisual services IT management, administration Business applications Voice services Data networks: LAN & WAN IT Service Desk / Helpdesk (in

9 Ländervergleiche 100% Number of Workstations 80% 60% 40% 20% 0% Other Tablets Laptops Workstations

10 Den richtigen Vergleichsmaßstab finden

11 Vergleich mit ähnlichen Hochschulen

12 Vergleich mit ähnlichen Hochschulen 40 M 35 M 30 M 25 M 20 M IT expenditures TOTAL (M ) 15 M WWU 10 M 5 M 0 M Comp index

13 Unsere Erfahrungen mit Bencheit Geringe Erhebungsdauer (ca. 1-2 Manntage) Sinnvolles Instrument zur Schaffung von Kostentransparenz nach innen IT-Anteil wird sichtbar Methodik wird laufend verfeinert Aber: Vergleich mit skandinavischen Universitäten nur bedingt fruchtbar, da strukturelle Unterschiede vorhanden sind Hochschulübergreifender Vergleich erst möglich, wenn mehr deutsche Hochschulen teilnehmen, jedoch sehr sinnvoll Methodik noch recht komplex

14 Weitere Möglichkeiten der Erfolgsmessung Balanced Score Card Nutzerbefragung Statistische Erhebung Kundenperspektive Nutzerzufriedenheit Servicequalität Image Finanzperspektive Kostenentwicklung pro Nutzer & Endgeräteklasse Erfolgsmessun g Potentialperspektive Mitarbeiterzufriedenheit Technische Ausstattung Qualifizierung Prozessperspektive Zielerreichung Jahresplanung Veränderungsprozesse Mitarbeiterbefragun g Vollkostenrechnung

15 Nutzerbefragungen Gesamtzufriedenheit Imagewerte 5% 1% 31% Kompetenz Zuverlässigkeit Hilfsbereitschaft 3,4 3,4 3,3 3,3 3,3 3,3 63% Sicherheitsbewusstsein Freundlichkeit Erreichbarkeit 3,2 3,2 3,1 3,1 3,0 3, sehr zufrieden eher zufrieden Umweltbewusstsein 2,5 2,5 eher unzufrieden sehr unzufrieden Innovativität 2,5 2,

16 Langfristige Erfolgskontrolle 3,6 6-Jahres-Trend 3,4 3,2 3,0 2,8 2,6 2,4 2,2 2, Kompetenz Zuverlässigkeit Hilfsbereitschaft Erreichbarkeit Sicherheitsbewusstsein Freundlichkeit Innovativität Umweltbewusstsein Gesamtzufriedenheit

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