Integration von ECM mit ERP-Systemen. Detaillierte Produktbeschreibung

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1 Integration von ECM mit ERP-Systemen Detaillierte Produktbeschreibung

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3 Produktbeschreibung Detaillierte Darstellung der Integration von enaio mit den ERP-Systemen SAP ERP, Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX In dieser Produktbeschreibung werden die Funktionen folgender Softwareprodukte von OPTIMAL SYSTEMS detailliert dargestellt: enaio archivmigration enaio dynamics-nav enaio erp-s-konnektor enaio data2s enaio nacharchivierung enaio repositorymanager enaio data2ecm enaio jump2s enaio s-kundenakte enaio dynamics-ax enaio jump2ecm enaio s-lieferantenakte 3

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5 Inhalt ERP-Integration mit enaio... 7 Integration von SAP ERP und enaio... 8 enaio repositorymanager die zertifizierte Archivschnittstelle Standardintegration...8 Erweiterte Standardintegration mit enaio erp-s-konnektor...9 enaio erp-s-konnektor...9 enaio data2ecm...9 enaio data2s...10 Von enaio zu SAP ERP mit enaio jump2s...10 Von SAP ERP zu enaio mit enaio jump2ecm...10 Zusätzliche Add-ons für Konnektoren...11 Lösungen für SAP ERP und enaio enaio sap-templates...12 enaio s-kundenakte...12 enaio s-lieferantenakte...13 ERP-Schnittstellen für Microsoft Dynamics NAV und AX Frühes Erfassen Spätes Erfassen...15 Integration von Microsoft Dynamics NAV und enaio Schnittstelle enaio dynamics-nav...16 Datenverfügbarkeit in beiden Systemen Flexibilität und Sicherheit...17 Zugriff über den Archivbestand...17 Integration von Microsoft Dynamics AX (AX) und enaio Schnittstelle enaio dynamics-ax...18 Revisionssichere Langzeitarchivierung von Eingangs- und Ausgangsbelegen Kontextabhängige Ansicht der Belege Eingangsbelege...19 Belege früh scannen und buchen...19 Belege buchen und spät scannen

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7 ERP-Integration mit enaio Die ECM-Software enaio von OPTIMAL SYSTEMS bietet ein breites Funktionsspektrum für unternehmensweites Enterprise Content Management. enaio unterstützt den zuverlässigen Datenaustausch innerhalb der heterogenen IT-Landschaft eines Unternehmens durch gängige Standard- und spezielle Schnittstellen sowie durch die Anbindung zahlreicher branchenspezifischer Fachverfahren. Durch die Client- und Server-API kann eine beliebige Integration und Kopplung der ECM-Suite mit beliebigen Systemen auf verschiedenen Plattformen erreicht werden. Außerdem ist auf Grund der zunehmenden Bedeutung von Service Oriented Architecture (SOA) und Enterprise Application Integration (EAI) die gesamte Geschäftslogik auch über Webservices nutzbar. Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS vereint die Bereiche Archiv, DMS und Workflow auf Systemebene nicht durch Schnittstellen. Das Ergebnis ist eine ECM-Plattform aus einem Guss, die nicht nur sämtliche relevanten ECM-Funktionen enthält, sondern auch zahlreiche Standards unterstützt. Dies betrifft auch den Datenaustausch mit anderen Applikationen über Schnittstellen, unabhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung und der zu integrierenden Software. Systemfunktionen werden in Fremdapplikationen wie ERP-Systemen, Fachapplikationen sowie Speichersystemen durch konfigurierbare Schnittstellen eingebunden. Unsere ECM-Suite lässt sich mit verschiedensten ERP- Systemen verbinden. Die Schnittstellen zu ERP-Systemen sind bei enaio releasefest, sodass zukünftigen Aktualisierungen nichts im Wege steht. Dazu gehören Schnittstellen für die ERP-Anbindung, wie zum Beispiel zu SAP ERP, Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX. Darüber hinaus haben wir für unsere Kunden bereits Schnittstellen und verschiedene Anbindungsszenarien für weitere ERP-Systeme zum Beispiel Sage, pro- ALPHA, PSIpenta oder Infor LN erfolgreich umgesetzt. 7

8 Integration von SAP ERP und enaio Integration von SAP ERP und enaio enaio repositorymanager die zertifizierte Archivschnittstelle enaio unterstützt mit enaio repositorymanager den SAP ArchiveLink und bietet damit eine Archivschnittstelle für SAP-Anwendungen. enaio repositorymanager umfasst alle notwendigen enaio -Komponenten, um die Schnittstelle SAP ArchiveLink zu bedienen und enthält eine Runtime-Version von enaio server für die Archivierung. Die Archivschnittstelle enaio repositorymanager von OPTIMAL SYSTEMS ist von der SAP AG geprüft und zertifiziert worden und erfüllt alle Anforderungen für die Archivierung der in SAP ERP anfallenden Daten. enaio bildet in Verbindung mit SAP ERP ein leistungsstarkes Archivsystem für Daten und Dokumente. Standardintegration Im Rahmen einer Standardintegration werden die Daten aus SAP ERP zur revisionssicheren Archivierung via ArchiveLink an enaio server ausgelagert. enaio repositorymanager unterstützt alle SAP-Archivierungsszenarien: Frühes Erfassen, gleichzeitiges Erfassen, spätes Erfassen ohne Barcode oder spätes Erfassen mit Barcode. Die Mitarbeiter kommen nur indirekt über das SAP-Frontend SAP GUI mit enaio in Berührung. Recherchiert werden die archivierten Dokumente weiterhin in SAP ERP. Die Anzeige der Dokumente erfolgt über SAP-eigene Viewer oder Drittprodukte, die nicht Bestandteil der Lizenz sind (z. B. Adobe Acrobat, Media-Viewer). Optional kann auch zusätzlich der enaio client als Viewer genutzt werden. Soll jedoch auf die Daten von enaio aus zugegriffen werden, kommt die erweiterte Standardintegration mit enaio erp-s-konnektoren zum Einsatz (siehe folgende Seiten). Indexdaten, RFC/BAPI SAP SAPGUI enaio Cold, Scan, WinDoc, Bilder, Spezialverfahren ArchiveLink enaio repositorymanager Druck-Output- Management- System 8

9 Erweiterte Standardintegration mit enaio erp-s-konnektor Bei der erweiterten SAP-Integration über Konnektoren werden digitale Akten, wie z. B. Miet-, Immobilien-, Kunden-, Kreditoren- und die Lieferantenakte sowie technische Geräteakten, direkt mit SAP-Transaktionen verknüpft. Auch Workflows in enaio können direkt mit Aktionen in SAP ERP verknüpft werden, sodass beispielsweise am Ende eines Freigabeprozesses eine Rechnung in SAP erfasst oder ein Serviceauftrag ausgelöst wird. enaio erp-s-konnektor enaio erp-s-konnektor liefert die technischen Bausteine, um die relevanten Daten aus SAP ERP in das ECM-System zu spiegeln, zwischen den digitalen Akten in enaio und den entsprechenden SAP-Transaktionen hin und her zu springen sowie die Ergebnisse von Bearbeitungsschritten in SAP ERP zu schreiben. Der Konnektor ist modular aufgebaut und besteht aus vier Komponenten. enaio data2ecm Mit der Komponente enaio data2ecm werden Daten beispielsweise Stammdaten von Kreditoren, Debitoren, Kostenstellen, Einkaufsorganisationen oder Sachkonten von SAP ERP nach enaio übertragen. Bei Neuanlage von Stammdaten in SAP ERP kann in enaio automatisch eine dazugehörige digitale Akte angelegt werden. Eine weitere Möglichkeit ist, Indexdaten zu den per Archive- Link archivierten SAP-Dokumenten zu übertragen. So erhält man eine von SAP ERP unabhängige und komfortable Dokumentenrecherche. Die Übertragung der Daten kann sowohl synchron via HTTP als auch asynchron via Filesystem-Export erfolgen. Für häufig wiederkehrende Business-Objekte, wie z. B. Bestellungen, Eingangsrechnungen oder Faktura, gibt es vorgefertigte Selektionsbausteine in Form von Business-Add-ons, welche die spezifischen SAP-Daten für eine Übertragung mit enaio data2ecm bereitstellen. In enaio verfügbare SAP-Belege können über die integrierte Volltextsuche recherchiert werden. SAP enaio Recherche im enaio client SAPGUI enaio repositorymanager enaio client ArchiveLink enaio client enaio client 9

10 Integration von SAP ERP und enaio enaio data2s Mit der Komponente enaio data2s werden Daten aus enaio an SAP ERP übertragen. Eingangsrechnungen werden beispielweise im Rahmen eines Rechnungseingangsworkflows erfasst und automatisiert mithilfe der Klassifizierung erkannt. Die ausgelesenen Daten werden für eine weitere Verarbeitung in SAP ERP dorthin übertragen. In enaio abgelegte Dokumente können außerdem direkt mit den dazugehörigen SAP-Belegen verknüpft werden. Durch die übermittelten Daten können Aktionen in SAP ERP wie z. B. ein Workflow oder eine Rechnungsbuchung gestartet werden. Die Datenübertragung geschieht via RFC (Remote Function Call) und dem Aufruf passender BAPIs (Business Application Programming Interfaces). Von SAP ERP zu enaio mit enaio jump2ecm Mit enaio jump2ecm kann der Anwender aus SAP ERP heraus in die passende Akte oder den Vorgang in enaio springen. In einer zentralen Konfiguration kann für verschiedene Prozesssituationen der Absprung in enaio definiert werden. Der Menüpunkt im Absprung für die Akte erscheint daraufhin unter den Generischen Objektdiensten in SAP ERP. Die beiden Abbildungen unten zeigen, wie die Funktion in SAP ERP integriert ist. Von enaio zu SAP mit enaio jump2s Mit der Komponente enaio jump2s können Sie aus einer Akte oder einem Vorgang in enaio direkt in die passende SAP-Transaktion springen. Mit welchen Parametern das erfolgen soll, kann entsprechend des Kontextes festgelegt werden. SAPGUI jump2ecm jump2s enaio client SAP SERVER data2ecm data2s enaio server 10

11 Zusätzliche Add-ons für Konnektoren Im Konnektor enaio data2ecm sind einige zuätzliche Add-ons enthalten, die Verbindungen zu den SAP-Modulen FI (Financial Accounting), MM (Material Management), SD (Sales and Distribution) herstellen: enaio bao-eingangsrechnung über FI: Selektiert die Indexdaten einer Eingangsrechnung/Gutschrift, die über FI gebucht wird. enaio bao-eingangsrechnung über MM: Selektiert die Indexdaten einer Eingangsrechnung/Gutschrift, die über MM gebucht wird. Selektiert auch Indexdaten zu einer Reklamation, die als ausgehendes Dokument zum MM-Buchungsbeleg abgelegt wird. enaio bao-bestellung bzw. kontrakt: Selektiert die Indexdaten einer Bestellung bzw. eines Kontrakts. enaio bao-auftragsbestätigung bzw. -angebot: Selektiert die Indexdaten von Auftragsbestätigungen bzw. Angeboten, die im SD erstellt werden. enaio bao-fakturaliste: Selektiert die Indexdaten einer Fakturaliste, die im SD erstellt wird. Als weitere kostenpflichtige Add-Ons stehen zur Ergänzung des Konnektors data-to-enaio die folgenden Module zur Verfügung: enaio bao-mietvertrag: Selektiert die Indexdaten zum Mietvertrag. enaio bao-classify: Selektiert Kreditorenstammdaten und Bestelldaten und stellt diese im für enaio classify passenden Outputformat zur Verfügung. enaio bao-faktura: Selektiert die Indexdaten einer Ausgangsrechnung (Faktura), die im SD erstellt wird. enaio bao-lieferschein: Selektiert die Indexdaten eines Lieferscheins. 11

12 ERP-Integration/Lösungen für SAP und enaio Lösungen für SAP ERP und enaio enaio sap-templates Ein Template fasst die Erfahrungen aus verschiedensten Kundenprojekten zusammen. Es ermöglicht die standardisierte Einführung der jeweiligen Lösung im Unternehmen und lässt Raum für individuelle Erweiterungen. Ein Template besteht aus folgenden Komponenten: Lösungsbeschreibung Installationsanleitung enaio s-kundenakte Das Lösungstemplate SAP-Kundenakte stellt in Verbindung mit SAP ERP und den Modulen SD und FI eine Kundenakte bereit. Der Aufbau der Kundenakten in enaio erfolgt anhand der Stammdaten im SAP ERP. Dokumente wie Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung werden automatisch mit der Archivierung aus SAP ERP heraus in der Kundenakte einsortiert. Objektdefinition für enaio inkl. Skripte SAP-Transporte für die Konfiguration von enaio data2ecm und enaio jump2ecm entsprechend der Objektdefinition und Lösungsbeschreibung. Im Folgenden werden die Templates aufgeführt, die für bestimmte Szenarien im SAP-Umfeld Objektdefinitionen bereitstellen. Da jede Akte bei der Erzeugung eine festgelegte Registerstruktur erhält, können Dokumente und s zum Kunden strukturiert abgelegt werden. Die zentrale Pflege von Ansprechpartnern beim Kunden erleichtert die Kommunikation. Eine ganzheitliche Betrachtung des Kunden basierend auf Informationen aus dem SAP-System und aus individuellen Prozessen wird möglich. 12

13 enaio s-lieferantenakte Das Lösungstemplate SAP-Lieferantenakte stellt in Verbindung mit SAP ERP und den Modulen MM und FI eine Lieferantenakte bereit. Der Aufbau der Lieferantenakten in enaio erfolgt anhand der Stammdaten im SAP ERP. Dokumente wie Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden automatisch mit der Archivierung zum SAP-Objekt in der Lieferantenakte einsortiert. Da jede Akte bei der Erzeugung eine festgelegte Registerstruktur erhält, können Dokumente und s zum Lieferanten strukturiert abgelegt werden. Die zentrale Pflege von Ansprechpartnern beim Lieferanten erleichtert die Kommunikation. Eine ganzheitliche Betrachtung des Lieferanten basierend auf Informationen aus dem SAP- System und aus individuellen Prozessen wird möglich. 13

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15 ERP-Schnittstellen für Microsoft Dynamics NAV und AX Für Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX bietet OPTIMAL SYSTEMS Standardschnittstellen an, mit deren Hilfe sich die ERP-Systeme unkompliziert mit dem ECM-System enaio verbinden. Zusätzlich sind Templates für die Lösungen verfügbar, mit denen sich unkompliziert digitale Akten anlegen lassen. Abhängig von dem gewählten Workflow für das digitale Erfassen der Dokumente (siehe unten) werden die Daten zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Prozess zwischen dem ERP-System und der ECM-Software über die Schnittstellen enaio dynamics-nav oder enaio dynamics-ax ausgetauscht. Frühes Erfassen Spätes Erfassen Je früher Dokumente in enaio abgelegt werden, desto größer ist der Produktivitätsgewinn. Alle eingehenden Dokumente können direkt beim Posteingang gescannt und zur sofortigen elektronischen Bearbeitung weitergeleitet werden. Bei großen Belegmengen kommt die Erfassungssoftware enaio capture zum Einsatz (siehe auch Produktbeschreibung enaio capture & classify). Die Dokumente kommen per Post ins Unternehmen und wandern wie gewohnt in Papierform durch die einzelnen Abteilungen. enaio richtet automatisch eine Vorgangsakte ein, die im weiteren Verlauf sukzessive gefüllt wird. Parallel können die Daten im ERP-System gebucht werden. Beim Erfassen im ERP-System werden Barcodes auf den Papierbeleg aufgebracht. Viele Dokumente können gescannt, per OCR, ICR bzw. Barcode-Erkennung automatisch indiziert, validiert und kontextbezogen in enaio abgelegt werden. Anschließend werden automatisch Dokumente für das ERP- System erzeugt und die in enaio capture vorerfassten Werte in die entsprechenden Felder übernommen. Die Buchungsdaten werden exportiert und in enaio als sogenanntes Fundstellendokument recherchierbar in der Vorgangsakte verwaltet. Abschließend scannen Sie das Dokument, und über die Barcode-Erkennung wird es automatisch dem Fundstellendokument zugeordnet. Der Papierbeleg kann anschließend vernichtet werden. Frühes Erfassen mit enaio Spätes Erfassen mit enaio ERP-System ERP-System Externe Belege Überwachung Recherche Bearbeiten Buchen Externe Belege Barcode lesen Barcode Scannen Klassifizieren Buchen + Verknüpfen Indexdaten Scannen Barcode-Erkennung Indexdaten PDF/A + Index Fundstelle PDF/A PDF/A + Metadaten 15

16 Integration von Microsoft Dynamics NAV und enaio Integration von Microsoft Dynamics NAV und enaio Schnittstelle enaio dynamics-nav Die Schnittstelle enaio dynamics-nav ermöglicht eine perfekte Symbiose des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV mit der Lösungsplattform enaio. Eine große Bandbreite an enaio -Funktionalität und realisierbaren Szenarien werden unterstützt. In das Unternehmen eingehende oder in Microsoft Dynamics NAV erzeugte Belege werden in enaio verwaltet und revisionssicher im jeweiligen Geschäftskontext archiviert. Eingangsbelege werden hierfür in enaio erfasst und klassifiziert (optional, erfordert enaio classify), wobei ein automatisierter Abruf der Daten von Microsoft Dynamics NAV im Moment der Verknüpfung und bei künftigen Änderungen erfolgt. Alle Dokumente zu einem Geschäftsvorgang werden in einer dazugehörigen Vorgangsakte verwaltet, sodass Rechnungen, Bestellungen, s etc. den Mitarbeitern im jeweiligen Kontext zur Verfügung stehen. Basierend auf der.net-technologie ist die Schnittstelle bestens für die Zukunft gerüstet. Die Schnittstelle ist im Zusammenspiel mit dem Template Kunden- und Lieferantenakte schlüsselfertig, Anpassungen können leicht vorgenommen werden. Die Integration (der sogenannte Objektmerge ) in die Kundenumgebung kann durch jeden Microsoft Business Solution Provider vorgenommen werden. Die Anpassung an Standardobjekten ist auf ein Minimum reduziert. Datenverfügbarkeit in beiden Systemen Alle Belege in enaio können direkt aus Microsoft Dynamics NAV angezeigt werden, entweder auf Wunsch in enaio client oder in der Inhaltsvorschau. enaio dynamics-nav bringt nicht nur Ordnung in Ihren Belegeingang, sondern auch alle geschäftsrelevanten Informationen sind sofort einsehbar. Sie können nachvollziehen, welche Belege mit welchen Vorgängen und Informationen zusammenhängen. Zahlreiche Dokumentarten im Microsoft-Dynamics-NAV- Standard sind bereits mit dem Template schlüsselfertig eingerichtet. Die im Template enthaltenen NAV-Dokumente können problemlos um viele weitere spezifische Dokumentarten, die Sie für Ihre Vorgangsbearbeitung benötigen, ergänzt werden. Über die Funktion FormsMerger werden bei der Ablage ausgehender Belege Briefpapiere als Dokumenthintergründe übernommen im Archiv ergibt sich somit revisionssicher das gleiche Bild wie bei Ihrem postalischen Empfänger. Das Briefpapier kann dabei nach Mandant und Belegart automatisch ausgewählt werden. NAV-Dokumente werden direkt während des Buchungsvorgangs im PDF-Format archiviert und können anschließend in Sekundenschnelle recherchiert werden. Belege oder andere Dokumente sind immer verfügbar und können nicht mehr verlorengehen. Eine klassische Ablage in Papierform ist nicht mehr erforderlich. 16

17 Flexibilität und Sicherheit Der Drop-Target-Mechanismus für den Import von Microsoft-Dynamics-NAV-Dokumenten bietet eine hohe Flexibilität und erweiterte Importmöglichkeiten. Aufwendige Importkonfigurationen entfallen und Spezifika der projektspezifischen Datenmodellierung können einfacher und schneller umgesetzt werden. Bei der Übergabe an enaio können automatisiert Strukturen wie Ordner oder Register angelegt werden. Zugriff über den Archivbestand Neben der einfachen Anzeige der zu den Datensätzen in Microsoft Dynamics NAV gehörenden Belege ist auch eine Recherche über den gesamten Archivbestand möglich: gescannter Schriftverkehr, Drucklisten aus Altsystemen, Office-Dokumente, Presseartikel, technische Zeichnungen, Diktat-Dateien oder auch digitale Videos. Sie können nicht nur die benötigten Dokumente direkt von Microsoft Dynamics NAV aus aufrufen: die Ablagehierarchie und die Möglichkeit, Verbindungen zwischen den Dokumenten innerhalb von enaio einzurichten, erlaubt Ihnen vielmehr die Anzeige aller weiteren Dokumente, die zu einem Vorgang gehören. So bekommen Sie in kürzester Zeit einen vollständigen Überblick über Ihre Unterlagen. Stammdaten ECM Dokumentenmanagement, Archiv, Workflow Synchronisation Verknüpfung Recherchen Verknüpfung Debitorenakten Kreditorenakten Revisionssicheres Archiv 17

18 Integration von Microsoft Dynamics AX und enaio Integration von Microsoft Dynamics AX (AX) und enaio Schnittstelle enaio dynamics-ax Mit der Integration von enaio dynamics-ax erhalten Sie eine fertig konfigurierte Debitoren- und Kreditorenakte für enaio. Die Akte spiegelt die Debitoren und Kreditoren aus AX und in der Akte stehen alle Vorgänge und Dokumente auch unabhängig von AX zur Verfügung. Aus AX heraus können alle verknüpften Belege per Knopfdruck direkt angezeigt werden. Gleichzeitig stehen diese Belege und andere geschäftsrelevante Dokumente, wie z. B. die Brief- und die -Kommunikation, auch anderen Mitarbeitern im Unternehmen ohne AX-Zugang zur Verfügung. Die Debitoren- und Kreditorenstammdaten, die in AX als führendem System gepflegt werden, können in die Debitoren- und Kreditorenakten von enaio repliziert werden. Eine initiale Komplettübernahme der Stammdaten erzeugt die Akten in enaio. Durch eine zeitgesteuerte Synchronisation werden in AX geänderte Stammdaten ständig abgeglichen. Eine Stammdatenpflege in enaio ist somit nicht notwendig. Revisionssichere Langzeitarchivierung von Eingangs- und Ausgangsbelegen Die AX-Ausgangsbelege (Angebot, Auftragsbestätigung, Auftragsrechnung und Lieferschein) können aus AX heraus parallel zum Ausdrucken als PDF in enaio revisionssicher archiviert werden. Parallel zum Drucken ist für die Mitarbeiter die Archivierungsarbeit automatisch erledigt. Hintergrundprozesse arbeiten die Archivierung ab, sodass in AX sofort weiter gearbeiten werden kann. Zusätzlich zu dem Beleg im vollständigen Layout als PDF werden die Daten der Buchung übertragen. In enaio werden Buchungsdaten und Beleg gemeinsam abgelegt, sodass diese revisionssicher archiviert werden können. Gleichzeitig wird die Buchung in AX mit dem Beleg in enaio verknüpft und ist somit immer schnell aufrufbar. Stammdaten ECM Dokumentenmanagement, Archiv, Workflow Synchronisation Verknüpfung Recherchen Verknüpfung Debitorenakten Kreditorenakten Revisionssicheres Archiv 18

19 Kontextabhängige Ansicht der Belege Die in enaio abgelegten und mit dem ERP-System verknüpften Belege können direkt in AX und passend zum jeweiligen AX-Objekt aufgelistet werden, ohne dass das führende ERP-System verlassen werden muss. So werden beispielsweise zu einem Debitor alle Belege des Debitors, aber zur Angebotsbuchung nur der passende Angebotsbeleg aufgelistet. Aus der Liste in AX heraus kann jeder Beleg im vollständigen Layout wie zum Zeitpunkt der Ablage angezeigt werden. Trefferlisten mit mehreren Objekten (z. B. Debitorakte) werden mit dem enaio client geöffnet. Für Einzelbelege ist jedoch einstellbar, ob dazu wie bei der Anzeige mehrerer Dokumente der enaio client aktiviert und an der entsprechenden Fundstelle positioniert wird oder ob nur eine Beleganzeige erfolgt. OPTIMAL SYSTEMS stellt hierfür frei positionierbare bzw. einbindbare Viewer (Inhaltsvorschau für die Dokumentanzeige und Detailvorschau für Anzeige der Metadaten) als Web-Service zur Verfügung. Eingangsbelege Eingangsbelege von Lieferanten (Lieferscheine, Rechnungen) können in enaio elektronisch importiert bzw. gescannt (bei frühem Scannen in einen virtuellen Postkorb und bei spätem Scannen sofort in die passenden Debitoren- und Kreditorenakten) und verschlagwortet werden. Die Verarbeitung der Belege kann mit digitalen Workflows in enaio weiter automatisiert werden. Beispielsweise können die Belege in Abhängigkeit vom Buchungswert auf bestimmte Arbeitsplätze verteilt werden oder durch Freigabe- oder Kenntnisnahmeprozesse gelenkt werden. Belege früh scannen und buchen Digitalisierte Lieferantenbelege (Lieferscheine, Rechnungen), die in enaio vorliegen, können papierlos in AX gebucht werden. Der Mitarbeiter wählt dazu den Beleg in seinem virtuellen Postkorb zur Anzeige in enaio aus und bucht ihn parallel dazu in AX. Beim Buchen wird der angezeigte Beleg mit der Buchung verknüpft. Die Daten der Buchung werden dabei an enaio übertragen. In enaio werden Daten und Beleg verschmolzen und der Beleg wird aus dem Postkorb in seine Akte verschoben. Belege buchen und spät scannen Lieferantenbelege können auch zuerst in AX gebucht und der Beleg später gescannt werden. Ein in AX in der Buchung erfasster Barcode identifiziert den später in enaio gescannten Beleg. Ein automatisierter Prozess ordnet Belege und Buchungen einander zu und verknüpft sie. Eine Vollständigkeitskontrolle sichert ab, dass keine ungebuchten Belege in enaio und keine Buchungen ohne Beleg in AX übrig bleiben. 19

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