Anleitung. Service Help Desk - Webportal. Dezernat 5 Gebäude- und Liegenschaftsmanagement. Ver / Oktober 2014

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1 Ver / Oktober 2014 Service Help Desk - Webportal Anleitung Aus dem Inhalt: Anmelden Kennwort ändern Meldung erfassen Dateianhänge Meldung bearbeiten Dezernat 5 Gebäude- und Liegenschaftsmanagement

2 Herausgeber: Programmgestaltung und Redaktion: UNIVERSITÄT ZU KÖLN DER KANZLER Dezernat 5 Gebäude- und Liegenschaftsmanagement Alexander Lindig, Suse Roth Adresse: Robert-Koch-Str Köln Druck: - Stand: Oktober 2014 \\vwfb\fb\fb\d5_st-it\10_cafm\03_shd\anleitung\al_141016_shd-portal_v3-1-1.docx Seite :13:00

3 1. Einleitung Für die Meldung von - technischen Störungen, - Anfragen an Serviceteams, - Aufträge für die Hausdruckerei, - Störungen im Bauablauf, - Instandhaltungsbedarf, - Plananforderungen, - Änderungen von Raumdaten, -nutzung, - Flächenmehrbedarf steht Ihnen das Service Help Desk (SHD) D5 Portal im Intranet zur Verfügung. Ihre Meldungen werden automatisch an die richtige Stelle geleitet, die Suche nach Zuständigen ist damit Vergangenheit. Zu jedem Zeitpunkt können Sie sich im SHD über den Status Ihrer Meldung informieren. Und wenn ein Telefonat mit der verantwortlichen BearbeiterIn (im folgenden BA) notwendig ist, können Sie die Telefonnummer des BAs ebenfalls im Portal nachsehen. Auch zur Beantwortung von Rückfragen des BAs an Sie wird der SHD genutzt. Seite 3-17

4 2. Anmelden Für die Nutzung des SHD ist ein vorhandener Uni-Personal-Account Voraussetzung. Starten Sie Ihren Internetbrowser (vorzugsweise Mozilla Firefox Internetexplorer) und tragen Sie folgende Adresse ein: https://fmportal.verw.uni-koeln.de/ Alternativ können Sie den SHD über den Link auf der Webseite des Dezernats 5 (http://verwaltung.uni-koeln.de/organisation/dezernat_5/) aufrufen. Als Benutzernamen tragen Sie Ihre Nutzerkennung des UNI-NV (Uni-Personal- Account) ein. Das Kennwort ist nicht automatisch Ihr Uni-Account Kennwort! Sie haben Ihr Kennwort entweder schon erhalten, oder bitten per um Ihre Freischaltung. Sie erhalten dann Ihre Zugangsdaten. Sollten Sie im UNI-NV noch nicht angemeldet sein, beantragen Sie bitten einen UNI- Personal-Account ( ). Nachdem Sie Ihren Uni- Personal-Account frei geschaltet haben können Sie per den Zugang zum Service Help Desk beantragen. Sie erhalten dann Ihre Zugangsdaten. Seite 4-17

5 3. Kennwort ändern (Bitte ändern Sie beim ersten Login Ihr Kennwort / Passwort.) Klicken Sie auf Ihre Benutzerkennung ( adresse) im oberen Teil der Maske. Unter Altes Kennwort tragen Sie noch einmal das alte Kennwort ein, unter Neues Kennwort und Neues Kennwort bestätigen Ihr gewünschtes neues Kennwort. Mit Klick auf Kennwort ändern wird das neue Kennwort übernommen. Seite 5-17

6 4. Meldung erfassen Nach dem Einloggen sehen Sie folgendes Fenster: Sollten Sie einmal nicht sofort die Erfassungsmaske für Meldungen sehen, klicken Sie bitte auf Meldung erfassen. Soweit Ihre Melderdaten vorliegen, werden sie automatisch angezeigt (Name, Tel. Fax, , Abteilung, DKZ-Nr., Institut, Institutsleitung, Gebäude ). Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet. Über können Sie Auswahllisten aufrufen. Zum Beispiel die Meldeart: Seite 6-17

7 Wählen Sie die entsprechende Meldeart aus, ergänzen Sie die Daten Ihrer Meldung (Ort der Störung, Meldungstext) und senden Sie diese durch Klick auf. Ihre Meldung wird an die zuständige Stelle gesendet. Nach erfolgreichem Versand, wird die Vorgangsnummer der Meldung im oberen Bereiche der Erfassungsmaske angezeigt. Seite 7-17

8 5. Dateianhänge Sie können Ihrer Meldung auch Dateianhänge hinzufügen. Dafür nutzen Sie den Reiter Dateianhang. Auf dem Reiter Dateianhang können Sie, wie bei einer , eine Datei auswählen und an die Meldung hängen. Seite 8-17

9 Nach dem Auswählen der Datei beschreiben Sie diese im Feld Kurzbemerkung. Damit der Verantwortliche weiß um was es sich handelt. Dateianhänge können auch nachträglich in erfasste Meldungen eingefügt werden (s. Abschnitt: 6. Meldungen bearbeiten ). Seite 9-17

10 6. Meldungen bearbeiten Erfasste Meldungen können im Nachhinein bearbeitet/ergänzt werden. Sollte die zuständige Stelle zum Beispiel Rückfragen an Sie stellen, haben Sie die Möglichkeit Rückmeldungen einzutragen. Auch die Möglichkeit eines Dateianhangs besteht nachträglich. Zur Bearbeitung markieren Sie die entsprechende Meldung im Menü Meine Meldungen und wählen Sie die Option Rückm./Dateianhang. An Sie gerichtete Rückfragen des BAs können Sie im Feld 'Rückfrage vom Melder' kommentieren. Bei Bedarf auch mehrfach. Um die Änderungen zu speichern müssen Sie die Bearbeitung mit Speichern bestätigen. Seite 10-17

11 7. Nutzung von Auswahllisten Wenn Sie ein Gebäude, ein Geschoss, den Raum oder die Meldeart eintragen oder ändern möchten, stehen Ihnen Auswahllisten mit den zulässigen Katalogeinträgen zur Verfügung. 1. Auswahllisten sind über zur starten. 2. Bei Aufruf sehen Sie zunächst alle Einträge 3. Suchkriterium eingeben [ENTER], danach werden nur noch die gefilterten Einträge angezeigt 4. Eintrag wählen und mit [OK] bestätigen. Hinweis: In der Auswahlliste der Räume stehen möglicherweise noch nicht alle Räume zur Verfügung. In diesem Fall geben Sie die Raumnummer bitte manuell ein. Seite 11-17

12 8. Was passiert mit Ihren Meldungen? Je nach Meldeart wird die Meldung an die zuständige Stelle geleitet und bearbeitet. Den aktuellen Status können Sie jederzeit im SHD abrufen. 2. Sie können nach Datum filtern um sich ältere Meldungen anzeigen zu lassen. 1. Über Meine Meldungen könne Sie Ihre bisherigen Meldungen aufrufen 3. Über Meldung anzeigen können Sie sich Sie Details anzeigen bzw. die Meldung drucken. 3. Mit Rückm./Dateianhang können Sie Meldungen ergänzen bzw. Dateianhänge anfügen. Klicken Sie dazu auf Meine Meldungen im linken Bereich des Fensters. Alle die von Ihnen erfassten Meldungen werden nun (nach Datum gefiltert) angezeigt. Auch hier können Sie nach beliebigen Kriterien filtern, beispielsweise nach Status, Vorgangs- Nr., Meldetext oder Datum. 1. Wenn Sie die Liste der angezeigten Meldungen einschränken möchten, können Sie diese filtern. Am Status können Sie bereits in der Liste den aktuellen Bearbeitungsstatus ablesen. Über die Schaltfläche Meldung anzeigen können Sie die Details der in der Liste markierten Meldung aufrufen. Hier wird auch der verantwortliche BA angezeigt. Seite 12-17

13 Im Feld Rückmeldung SHD werden Kommentare, bzw. Rückfragen/Infos der/des Bearbeiterin/Bearbeiters angezeigt. Seite 13-17

14 9. Meine VertreterInnen Damit Ihre Meldungen auch von anderen Personen eingesehen werden können, können Sie VertreterInnen einrichten. Klicken Sie dazu auf Meine VertreterInnen im linken Bereich des Fensters. Alle im SHD Portal angemeldeten Personen/NutzerInnen werden nun angezeigt. Auch hier können Sie die Namen filtern. Sobald Sie schon einen Teil des Namens eingeben, reduziert sich die Auswahlliste. Durch Auswahl des Namens können Sie VertreterInnen hinzufügen / entfernen. Hinweis: Wenn der Haken bei Diese Seiten daran hindern, weitere Dialoge zu öffnen aktiviert wird, werden die Bestätigungsfenster nicht angezeigt. Seite 14-17

15 10. Abmelden Zum Abmelden vom SHD klicken Sie bitte auf Abmelden. 11. Kennwort vergessen Wenn Sie Ihr Kennwort einmal vergessen sollen, können Sie sich ein neues Kennwort mit der Funktion Kennwort vergessen? zuschicken lassen. Dafür tragen Sie in der Anmeldemaske Ihren Benutzername ein und klicken auf Kennwort vergessen. Im folgenden Fenster müssen Sie aus Sicherheitsgründen erneut Ihren Benutzernamen eingeben und klicken anschließend auf Senden. Das neue Kennwort wurde an Ihre hinterlegte adresse versendet. Seite 15-17

16 Sie erhalten mit der Mail ein automatisch generiertes Kennwort. Dieses können Sie im Anschluss erneut ändern. (s. Abschnitt: 3.Kennwort ändern ) 12. Fehlermeldung zu Vertrauenswürdigkeit (der Verbindung) Wenn Sie die Seite des SHD-Webportals das erste Mal öffnen, wird vor der Vertrauenswürdigkeit der Verbindung zur Internetseite 'fmportal.verw.uni-koeln.de' mit einer Fehlermeldung gewarnt. Hier müssen Sie die Option 'Ich kenne das Risiko' auswählen und die 'Ausnahmen hinzufügen'. Seite 16-17

17 Damit das Zertifikat heruntergeladen werden kann wählen Sie die Option 'Sicherheits-Ausnahmeregel bestätigen' Die Ausnahme kann nur dann dauerhaft gespeichert werden, wenn Sie zu diesem Zeitpunkt den 'privaten Modus' des Browsers nicht verwenden. (sh. Browser Einstellungen > Datenschutz) Nachdem Sie die Sicherheits-Ausnahmeregel bestätigt haben, wird die Seite des SHD-Webportals angezeigt. (Den privaten Modus können Sie im Anschluss wieder in den Browsereinstellungen aktivieren.) 13. Support/Kontakt Bei Fragen zu / oder Problemen mit / dem Zugang zum Service Help Desk, nutzen Sie bitte folgende adresse: Seite 17-17

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