- Erstellung des Basis-Lehrangebots für das neue Studienjahr (Kopie aus vorigem Studienjahr, zentral durchgeführt)

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2 Allgemeines zur Lehrerhebung in i-med.inside Achtung: zur Benutzung der Applikation Lehrerhebung sind spezielle Berechtigungen nötig. Um diese zu erhalten, wenden Sie Sich unter Angabe der gewünschten Organisationseinheit oder des gewünschten Moduls an die Abteilung IKT oder an die/den i-med.inside Beauftragte/n der Organisationseinheit. Genauere Informationen über den Ablauf der Lehrerhebung für das kommende Studienjahr erhalten Sie in der Abteilung für Lehre und Studienangelegenheiten. Ablauf der Lehrerhebung in i-med.inside - Erstellung des Basis-Lehrangebots für das neue Studienjahr (Kopie aus vorigem Studienjahr, zentral durchgeführt) - Beschreibung der Lehrveranstaltung durch die betreuende Organisationseinheit - Meldung der Lehrveranstaltung - Genehmigung der Lehrveranstaltung, Veröffentlichung des Lehrveranstaltungsangebots - Terminerstellung zu den einzelnen LVs inkl. Buchung/Reservierung von Räumen - (falls gewünscht) Verwaltung von TeilnehmerInnen und Teilnehmergruppen Aufruf der Applikation Die Applikation LV-Erhebung kann entweder auf der Visitenkarte der jeweiligen Organisationseinheit oder direkt über das Lehrveranstaltungsangebot der Organisationseinheit aufgerufen werden. Aufruf über die Visitenkarte der OE Rufen Sie die Visitenkarte durch Klick auf die jeweilige Organisationseinheit im Navigationsbaum auf. In der Applikationsgruppe Lehre findet sich die LV-Erhebung. Seite 2 von 13

3 Aufruf über das Lehrveranstaltungsangebot Das feststehende und öffentlich einsehbare Lehrveranstaltungsangebot scheint unter dem Icon Lehrveranstaltungen an jeder LV-betreuenden Organisationseinheit auf: Es werden alle Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studienjahrs aufgelistet. Rechts oben können Sie auch andere Studienjahre auswählen. ACHTUNG: Lehrveranstaltungen des kommenden Semesters scheinen NUR unter dem Punkt LV- Erhebung, nicht aber unter Lehrveranstaltungen auf, da sie noch nicht gemeldet und deshalb nicht öffentlich einsehbar sind. Für die Bearbeitung von Lehrveranstaltungen gibt es eine interne Sicht auf die Lehrveranstaltungsliste, die über den Punkt Erhebung aufzurufen ist. Achten Sie stets darauf, dass ganz oben das richtige Studienjahr ausgewählt ist: Seite 3 von 13

4 Beschreiben einer Lehrveranstaltung Die Beschreibung einer Lehrveranstaltung dient als Information für die Studierenden, ist aber auch Voraussetzung für die Meldung von Lehrveranstaltungen für das nächste Studienjahr. Klicken Sie in der Lehrerhebungsliste auf den Titel der zu beschreibenden Lehrveranstaltung. Sie gelangen in die Detailansicht. Wählen Sie im grauen Navigationsbereich rechts oben den Punkt Bearbeitung um die Einträge bearbeiten zu können. Klicken Sie nach Ihrer Eingabe auf Speichern. Wählen Sie rechts oben anschließend als Sprache Englisch. Geben Sie auch hier die Informationen ein. Seite 4 von 13

5 Sind die Meldungsvoraussetzungen erfüllt, so wird in der Lehrerhebungsliste bei den entsprechenden Lehrveranstaltungen ein grüner Punkt angezeigt. Ein roter Punkt bedeutet, dass die Meldung aufgrund fehlender Informationen noch nicht möglich ist. Welche Informationen fehlen, können Sie durch Klick auf den Punkt ersehen. In der Beschreibung sind folgende Eintragungen notwendig, damit die LV gemeldet werden kann: - Titel (bei LV mit Studienplanzuordnung ist dieser bereits vorgegeben u. kann nicht geändert werden) - Vortragende/r - Lehrinhalt - Lehrziel Diese Einträge müssen auf Deutsch und auf Englisch vorhanden sein. Erst wenn eine Lehrveranstaltung gemeldet und zentral genehmigt worden ist, scheint sie im offiziellen Lehrveranstaltungsangebot auf und ist für alle Nutzer öffentlich einsehbar! Hinweis: Vortragende einer Lehrveranstaltung haben automatisch das Recht, die LV-Beschreibung durchzuführen sowie Abhaltungstermine der LV einzutragen und zu ändern. Seite 5 von 13

6 Terminverwaltung - Hörsäle buchen Um Abhaltungstermine für eine Lehrveranstaltung einzugeben klicken Sie in der Lehrerhebungsliste oder in der Liste der Lehrveranstaltungen in der Spalte Zeit Ort bei der entsprechenden LV auf W oder S (je nachdem, ob es eine Winter- oder Sommersemester-LV ist). Wenn es zu einer LV schon Termine gibt, erscheint der Buchstabe in grüner Farbe. Sie können die gewünschte Lehrveranstaltung auch über die Suche-Funktion von Inside (rechts oben auf jeder Seite) suchen. Es öffnet sich das Fenster zur Verwaltung von Terminen, wobei alle bereits bestehenden Termine angezeigt werden: Erstellen eines neuen Einzeltermins Klicken Sie in der Terminverwaltungsmaske auf neuer Einzeltermin um einen Termin anzulegen. Seite 6 von 13

7 Es öffnet sich die Maske zur Erfassung von Einzelterminen: Ereignis: Wählen Sie im Drop-down-Menü den korrekten Ereignis-Typ aus; Standardwert ist Abhaltung. Ort: Wählen Sie den Abhaltungsort aus. Wählen Sie zuerst den Raumtyp (Hörsaal, Seminarraum,...) aus und suchen Sie dann im Drop-Down-Menü den gewünschten Raum. Falls bekannt, können Sie auch den Raumcode eingeben, um den Raum direkt anzuwählen (Einige Beispiele für Raumcodes finden Sie auf Seite 13). Wird ein Raum gewählt, zu dem es einen Terminkalender gibt, wird automatisch der Link Terminkalender anzeigen eingeblendet, mittels dem man kontrollieren kann, wann der gewünschte Raum frei ist. Falls Sie noch auf der Suche nach einem freien Raum sind, beachten Sie die Anleitung zum Suchen freier Räume ab Seite 11! Gruppe: Falls es mehreregruppen in der Teilnehmerverwaltung gibt, können Sie hier getrennte Termine für die jeweiligen Gruppen anlegen. Standard ist Lehrveranstaltungsgruppe, damit ist die komplette Lehrveranstaltung gemeint. Vortragende/r und Lerneinheit: Diese Felder werden nicht befüllt. Datum: Geben Sie das Abhaltungsdatum sowie die Uhrzeit an. Das Abhaltungsdatum ist im Format DDMMJJ zu erfassen oder direkt mit der Kalenderfunktion auszuwählen. Die Uhrzeit kann jeweils in 15er-Schritten gewählt werden. Mit der Option Eintragen auch an LV-freien Tagen ergibt sich die Möglichkeit, auch an eigentlich gesperrten Tagen Eintragungen vorzunehmen. Als LV-freie Tage gelten alle Ferien, gesetzliche Feiertage, sowie Samstag und Sonntag. Seite 7 von 13

8 Anmerkung: hier eingegebener Text ist für angemeldete LV-TeilnehmerInnen sichtbar. Interne Anmerkung: hier eingebebener Text ist nur für Sie und andere SachbearbeiterInnen sichtbar. Klicken Sie auf Speichern, um den Termin einzutragen. Erstellen einer neuen Terminserie Terminserien werden als Folge von Einzelterminen abgespeichert und dargestellt, erlauben aber die Bearbeitung (Neueingabe, Absagen, Löschen) aller Termine in einem Schritt. Es können tägliche oder wöchentliche Serien angelegt werden. Wählen Sie in der Terminverwaltungsmaske die Option neue Terminserie Wichtig: Wählen Sie als erstes die Art der Terminserie täglich oder wöchentlich, noch ehe Sie eine Eingabe machen! Tägliche Termine werden vom Anfangs- bis zum Enddatum täglich (ohne Ferien und Wochenenden) gebucht, wöchentliche Termine dagegen nur an den gewünschten Wochentagen. Falls Sie noch auf der Suche nach einem freien Raum sind, beachten Sie die Anleitung zum Suchen freier Räume ab Seite 11! Zeit: die hier eingetragene Uhrzeit ist, so wie der Ort der Abhaltung, für alle Termine der Serie identisch! Frequenz: Lassen Sie das Feld leer, wird der Termin täglich oder an jedem gewünschten Wochentag eingetragen. Alternativ können Sie hier beispielsweise 2 eingeben, um nur jeden zweiten Tag oder den Dienstag nur alle zwei Wochen buchen. Serienbeginn: ab diesem Datum wird die Serie gebucht Serienende: an diesem Tag endet die Serie. Sie können entweder ein Datum hinterlegen oder eine fixe Seite 8 von 13

9 Anzahl von Terminen eintragen. Speichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie das Fenster, um wieder in die Terminübersicht zu gelangen. Termine einer Terminserie werden in dort in der Spalte Serie durch ein S gekennzeichnet. Besonderheiten Hörsaalbuchung Nach der Speicherung des Termins erscheint oben in grüner Schrift eine Meldung, die bestätigt, dass der Termin gespeichert worden ist. Sie können sofort einen weiteren Termin eingeben oder das Fenster schließen. Das Programm kann Sie aber auch in roter Schrift darauf hinweisen, dass es Terminüberschneidungen in dem von Ihnen gewünschten Raum gibt. Durch Klick auf Detailinformation, erfahren Sie, welche Lehrveranstaltung an welchem Tag bereits in dem von Ihnen gewünschten Raum stattfindet und ob es sich dabei um bereits bestätigte Fixtermine oder erst geplante Wunschtermine handelt. Mit Klick auf Trotzdem eintragen nehmen Sie eine Wunschreservierung vor, die aber auch abgelehnt werden kann. In der Terminverwaltung gebuchte Hörsäle und Seminarräume stellen normalerweise Wunschtermine dar, d.h. dass die Abteilung für Lehre und Studienangelegeheiten diese noch bestätigen muss. In der Terminliste erscheint neben diesen Terminen der Typ geplant. Sie erhalten eine Mailbestätigung, wenn die Raumreservierung bestätigt wurde, die Termine erhalten dann den Typ fix. In Räumen ohne Terminverwalter werden Ihre Termine sofort als Fixtermine gebucht, sind jedoch in jedem Fall mit dem Eigentümer des Raumes abzusprechen (gilt insbesonders für die Räume der Tilak). Seite 9 von 13

10 Termine ändern, hinzufügen, löschen oder absagen Zu beachten: Abhaltungstermine für Lehrveranstaltungen können nicht verschoben werden! Bei Änderungen können Abhaltungstermine nur abgesagt oder gelöscht und neu erstellt werden. Um Termine abzusagen oder zu löschen, haken Sie die entsprechenden Daten in der Terminübersicht an und klicken Sie auf Absagen oder Löschen. Um alle Termine auszuwählen, klicken Sie unten auf alle wählen. Der Unterschied zwischen abgesagten und gelöschten Terminen besteht darin, dass abgesagte Termine weiterhin in der Terminliste aufgeführt, aber als abgesagt markiert sind. Gelöschte Termine werden aus der Liste entfernt. Terminserien können auch komplett auf einmal gelöscht werden. Klicken Sie dazu auf das S in der Spalte Serie. Im folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, mit einem Knopfdruck alle Termine der Serie zu löschen oder abzusagen. Seite 10 von 13

11 Anhang I: Suche nach freien Unterrichtsräumen Diese Anwendung erlaubt die Suche nach freien Terminen in Unterrichtsräumen. Dies sind Termine, die sich weder mit bereits eingegebenen Wunschterminen noch mit feststehenden Terminen überschneiden (Terminkollisionen mit Wunschterminen können in den Suchkriterien erlaubt werden). In einem Ergebnisfenster werden alle Räume dargestellt, die die angegebenen Suchkriterien erfüllen. Wenn Sie noch einen freien Raum für Ihren Termin suchen, klicken Sie direkt im Fenster zur Terminerfassung auf den Punkt Suche freie Räume Es öffnet sich folgende Suchmaske: Es werden automatisch die schon im Terminerstellungsfenster erfassten Vorgaben in die Suche übernommen (Einzeltermin, täglich oder wöchentlich; Zeitangaben,...) Es stehen zwei Suchmodi zur Verfügung, die Sie im Feld Uhrzeit auswählen können: Termindauer vorgeben: erlaubt eine unscharfe Suche über die Termindauer. Tragen Sie dazu im Feld Dauer (h) die Anzahl der Stunden ein, die innerhalb eines wählbaren Zeitraumes in einem Raum verfügbar sein soll, z.b. 3 Stunden zwischen 09:00 und 15:00 Uhr. genaue Uhrzeit vorgeben: sucht freie Räume nach dem von Ihnen genau vorgegebenen Zeitraum. Wunschtermine: Wenn diese Option angehakt ist, lässt das System Überschneidungen mit Wunschterminen zu, d.h. es werden auch jene Zeiten als frei angesehen, die sich mit bestehenden Wunschterminen überschneiden. Seite 11 von 13

12 Erfüllungsgrad: Mit diesem Wert wird bei Terminserien angegeben, wie hoch der Prozentsatz der freien Termine in Bezug auf die angegebene Terminanzahl ist. Damit ist es möglich, Räume zu suchen, die für die meisten der vorgesehenen Termine frei sind. Bei einem Erfüllungsgrad von 100% ergibt die Suche nur jene Räume, bei denen tatsächlich ALLE gesuchten Termine frei sind. Durch den Klick auf Suche werden alle entsprechenden Räume angzeigt. Ergebnisliste bei Termindauer vorgeben Sie erhalten eine Übersicht über die freien Zeitintervalle in Räumen, die die eingegebenen Suchkriterien erfüllen. Je nach gewähltem Datum, Uhrzeit und Termindauer wird die Verfügbarkeit des Raumes durch Farben dargestellt. Die Bedeutung der Farben ist in der Legende erläutert (Link Legende/Farben im Navigationsbereich). Generell bedeutet grüne Farbe frei und rote Farbe belegt. Die gesamte Ergebnisliste ist mit Tooltips hinterlegt, die Erläuterungen und Bedienungshinweise anzeigen, sobald Sie den Mauszeiger über die Farbzellen und Icons bewegen.über die grünen Dreiecksymbole am linken Tabellenrand können Sie die stundenweise Belegung für den jeweiligen Raum ein- und ausblenden. Zur konkreten Terminerstellung direkt aus der Suchemaske ziehen Sie mit dem linken Mauszeiger ein Rechteck über eine oder mehrere Zeilen auf, um eine oder mehrere Stunden zur Terminerstellung auszuwählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zeit und Raum auswählen... am oberen oder unteren Tabellenrand; die gewählten Stunden werden dadurch automatisch in das Terminerstellungsfenster übergeben. Ergebnisliste bei Suchmodus genaue Uhrzeit vorgeben Im Ergebnisfenster werden jene Räume angezeigt, die für die genau eingegebene Uhrzeit die gewählten Suchkriterien erfüllen. Mit dem Radio Button am Anfang einer Zeile und der Schaltfläche Zeit und Raum auswählen... übernehmen Sie einen Termin in das Terminerstellungsfenster. Seite 12 von 13

13 Der Link zur Applikation Suche freie Räume zur Allgemeinen Raumsuche ohne gleichzeitiger Raumbuchung findet sich auch auf der Visitenkarte jeder Organisationseinheit und auf Ihrer persönlichen Visitenkarte. Über diesen Link können Sie Sich wie beschrieben über freie Räume informieren, aber nicht direkt einen Termin buchen. Anhang II: Beispiele von Raumcodes der MedUni Innsbruck FPSU10118 FPSU10119 FPSU20218 FPSU20219 FPSU20220 IMAEG01 MS59EG107 MS44EG16 MS SS SS Hörsaal A, Fritz Pregl Straße 1-3, 1.Untergeschoß Hörsaal B, Fritz Pregl Straße 1-3, 1.Untergeschoß Hörsaal 1, Fritz Pregl Straße 1-3, 2.Untergeschoß Hörsaal 2, Fritz Pregl Straße 1-3, 2.Untergeschoß Hörsaal 3, Fritz Pregl Straße 1-3, 2.Untergeschoß IAMEG15, Pol-Räume, Alte Innere Medizin, Erdgeschoß Hörsaal Anatomie, Müllerstraße 59, Erdgeschoß Seminarraum, GMI, Müllerstraße 44, Erdgeschoß Hörsaal Histologie, Müllerstraße 59, 2.Obergeschoß Hörsaal 4, Hörsaal Nord, Schöpfstraße 41, 1.Obergeschoß Seminarraum, Schöpfstraße 41, 1.Obergeschoß Seite 13 von 13

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