VERSTECKTE KOSTEN ERKENNEN UND DRASTISCH REDUZIEREN KYOCERA MANAGED DOCUMENT SERVICES.

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1 KYOCERA MANAGED DOCUMENT SERVICES Alle Services im Überblick. VERSTECKTE KOSTEN ERKENNEN UND DRASTISCH REDUZIEREN KYOCERA MANAGED DOCUMENT SERVICES. Analyse Inventarisierung der Output-Systeme im Netzwerk mittels zweier Momentaufnahmen mit INVENTUR USB. Inventarisierung der Netzwerk-Systeme und Dokumentation des laufenden Betriebs über einen längeren Zeitraum mit INVENTUR ONLINE. Aufbereitung aller wichtigen Fakten und Hochrechnung der Outputkosten auf 36 Monate mit INVENTUR REPORT. DESIGN und Verbrauchsmaterialien herstellerübergreifend für alle marktüblichen Systeme mit FLOTTEN MANAGEMENT. Proaktive Bereitstellung und Just-in-time-Lieferung von Verbrauchsmaterialien für die gesamte Output-Flotte herstellerübergreifend für alle marktüblichen Systeme mit VERBRAUCHSMATERIAL MANAGEMENT. Proaktive Bereitstellung und Koordination von Wartungs- und Instandsetzungs-Services für die gesamte Output-Flotte herstellerübergreifend für alle marktüblichen Systeme mit SERVICE MANAGEMENT Stand 12/2011 gedruckt auf chlorfrei gebleichtem Papier Entwicklung eines Soll-Vorschlags zur Kosteneinsparung durch 1:1-Austausch gegen wirtschaftliche KYOCERA Systeme mit OPTIMIERUNG BASIC. Soll-Vorschlag und zusätzliche Konsolidierung durch Stellplatzoptimierung, inkl. Wirtschaftlichkeitsberechnung mit OPTIMIERUNG BUSINESS. Vor-Ort-Begehung, Erfassung aller lokalen und Netzwerk- Systeme und der anwenderspezifischen Anforderungen. Individueller Konsolidierungsvorschlag unter Berücksichtigung der kaufmännischen Daten aus bestehenden Leasing-, Clickund Mietverträgen sowie Servicevereinbarungen mit OPTIMIERUNG ENTERPRISE. Analyse der Dokumentenprozesse und Entwicklung einer individuellen Optimierungsstrategie mit SOLUTION CONSULTING. Management Permanente Optimierung und Management der gesamten Flotte inkl. Berichtswesen und Benachrichtigungssystem für Service Ihr KYOCERA Partner: KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH Otto-Hahn-Str.12 D Meerbusch Infoline: Fax: +49 (0) KYOCERA MITA AUSTRIA GmbH Eduard-Kittenberger-Gasse 95 A-1230 Wien Infoline: +43 (0) Fax: +43 (0) KYOCERA MITA EUROPE B.V. Schweiz Hohlstrasse 614 CH-8048 Zürich Tel.: +41 (0) Fax: +41 (0) IMPLEMENTIERUNG Solution Implentierung für die Umsetzung der Maßnahmen, inkl. Pflichtenhefterstellung, Teststellung und Installation mit IMPLEMENTIERUNG. Bereitstellung der Systeme inkl. Logistik, Transport und Inbetriebnahme mit ROLLOUT SERVICE. OPTIMIERUNG Kontinuierliche Optimierungsvorschläge zur Outputflotte in definierten Zyklen mit FLOTTEN MANAGEMENT. Optimierung der Infrastruktur nach ökologischen und ökonomischen Kriterien. Überprüfung und Optimierung von Technologien und Anwender-verhalten mit FLOTTEN MANAGEMENT. Kontinuierliche Optimierung der Dokumentenprozesse unter Berücksichtigung von Geschäftsentwicklung und Anwenderverhalten mit dem Ziel der Kosteneinsparung mit SOLUTION CONSULTING. Rollierende Überprüfung der Lösungsarchitektur auf Aktualität und Nutzung. Erarbeitung von Modifikationsvorschlägen unter Verwendung von Soll-/ Ist-Abgleichen mit SOLUTION CONSULTING. Wirtschaftlicher drucken und kopieren.

2 Outputkosten DAS LETZTE UNENTDECKTE EINSPARPOTENZIAL IM UNTERNEHMEN. UNTERSCHÄTZTER KOSTENFAKTOR. VERSTECKTE KOSTEN. Ob mittelständisches Unternehmen oder international agierender Konzern - Vor dem Hintergrund der Wettbewerbsfähigkeit versuchen alle Unternehmen Einsparpotenziale zu identifizieren. Leider werden in den meisten Fällen die betrieblichen Outputkosten dabei ausser Acht gelassen. Dabei würde es sich dort besonders lohnen, denn das Volumen ist beträchtlich. Kostentreiber Verbrauchsmaterial Hamsterbevorratung, hoher Administrationsaufwand und dezentrale Beschaffung das bindet wertvolles Unternehmens kapital. Kostentreiber Druckausgabe Fehldrucke, unkontrolliertes Drucken und Kopieren, unwirtschaftliche Drucktech nologien das kostet Sie mehr als einen Papierkorb. Kostentreiber Dokumentenprozesse: Das manuelle Erfassen und händische Verteilen von Dokumenten, die Produktion und Bevorratung von teuren Formularsätzen sowie fehlende Sicherheitskonzepte das senkt Ihre Produktivität und Ihre Profite. Noch schwieriger ist das Ermitteln des tatsächlichen Aufwandes. Denn beim Output sind nicht die sichtbaren Kosten für Anschaffung, Verbrauchsmaterialien und Service das Problem, sondern die versteckten Kosten für Verwaltung, Einkauf, Dokumentenbearbeitung und personelle Ressourcen. Kostentreiber Service Uneinheitliche Service-Verträge mit diversen Dienstleistern, reaktiver Support und unproduktive Ausfallzeiten der Output-Flotte das kostet Geld, Zeit und Nerven. Kostentreiber Flotte Heterogene Gerätelandschaft, unproduktive Systeme, dezentrale Organisation, fehlende Kostentransparenz das treibt die Gesamt kosten in die Höhe. MANAGED DOCUMENT SERVICES VON KYOCERA. Zunächst analysieren wir Ihre bestehen de Output- Infrastruktur, Ihre Dokumenten prozesse, Ihre tatsächlichen Out putkosten und Ihre spezifischen Anforderungen. Durch systematische Auswertung der erfassten Daten entwickeln wir dann eine individuelle Optimierungsstrategie. Nach der Implementierung sorgen wir mit fortlaufendem Management dafür, dass auch dauerhaft alles perfekt ineinandergreift. ERGEbNISSE mit denen SIE rechnen können. Das Ergebnis ist eine ökonomisch und ökologisch optimierte Geräteflotte, von der Sie in vielerlei Hinsicht profitieren. So sorgen wir per Fernüberwachung nicht nur für eine optimale Auslastung Ihrer Output-Systeme, wir können auch proaktiv alle notwendigen Services sowie die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien für Sie organisieren. Ihre IT-Abteilung wird nachhaltig ent lastet und kann ihre Ressourcen auf andere IT-Projekte konzentrieren. Gleichzeitig erhöhen Sie mit schlanken Dokumenten- Workflows die Produktivität und Zufrie denheit Ihrer Mitarbeiter. Mit einer professionell gemanagten Flotte schließen Sie zudem Sicherheitslücken und verbessern die Umweltbilanz in Ihrem Unternehmen. WARUM MDS VON KYOCERA? Das Angebot an MDS Dienstleistungen und die Breite der Produktpalette von KYOCERA ist einzigartig im Markt. KYOCERA verfügt über umfassendes Know-How in allen Bereichen des Output-Managements: von Druckern über K o p i e r e r u n d M u l t i f u n k t i o n s s y s t e m e b i s z u S o f t w a r e - Lösungen. So können wir Ihnen ein umfassendes Konzept zur Businessoptimierung bieten mit individuellen Bau steinen und Services für alle Dokumenten-Prozesse. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur die effizienten KYOCERA-Systeme im Einsatz haben, oder über eine heterogene Hardwarelanschaft verfügen. Unsere MDS- Lösungen richten sich nach Ihren Anforderungen und nehmen Ihre individuellen Voraussetzungen als Grundlage für ein effizienzsteigerndes und kostensenkendes Gesamtkonzept. Ihre VORTEIle im Überblick: Volle Kostenkontrolle, bis zu 30% Einsparungen. Alle Services aus einer Hand. Erhöhte Produktivität und Anwenderzufriedenheit. Permanent optimierte hardware und Dokumenten- Workflows. Verbesserte Umweltbilanz. 2 3

3 MDS AnalYSE MIT INVENTARISIERUNG ZU MEHR KOSTENTRANSPARENZ. KYOCERA MDS analysiert IHRE OUTPUTSYSTEME UND GIbt Ihnen VOllAUTOMATISCH Transparenz! OHNE ÜBERBLICK KEINE TRANSPARENZ. OHNE TRANSPARENZ KEINE KONTROLLE. Alle Unternehmen stehen unter Kostendruck. Wer Kosten sparen will, muss seine Kosten aber erst mal kennen. Für viele Unternehmen sind die betrieblichen Outputkos ten eine unbekannte Größe. Oft fehlt ein Gesamtüberblick über die Anzahl der installierten Systeme und wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungs verhalten, Einsatzgebiete, Druckvolumina oder verwendete Technologien. Der fehlende Überblick über die Kostenstruktur führt in der Praxis zu Fehlentscheidungen, die sich zu erheblichen Kosten summieren. So kommen z. B. oft statt günstiger Laser drucker immer noch deutlich kostenintensivere Tintenstrahl- oder Matrixdrucker zum Einsatz. 90% der europäischen Unternehmen können keine Schätzung ihrer Kosten für Dokumente vornehmen.* Quelle: IDC, 2009 KOMFORTABLE INVENTARISIERUNG. ÜBERblICK ÜBER SYSTEME UND KOSTEN. Nur mit einer zuverlässigen Erfassung können vorhandene Systeme und Prozesse bewertet und analysiert werden. Die erfassten Daten bilden dann die Basis für die weitere Optimierungsstrategie. Zunächst ermitteln wir herstellerübergreifend alle Netzwerksysteme und lesen die Zählerstände aus getrennt nach Farbe und s/w. Nach eingehender Analyse der Inventarisierungsdaten bereiten wir alle wichtigen Fakten übersichtlich für Sie auf: Anzahl der Hersteller, verwendete Technologien und Druckvolumina, aufgeteilt in s/w- und Farbdrucke. Im Ergebnis erreichen Sie so mit der MDS-Analyse in nur zwei Schritten volle Kostentransparenz. Kennen SIE IHRE OUTPUTSYSTEME UND ihre DRUCKVOlUMINA? Über einen USB-Stick erstellen wir dabei zwei Momentaufnahmen Ihrer Druckumgebung und gleichen die Ergebnisse miteinander ab. Doch es geht auch noch genauer: Die Software kann den laufenden Betrieb über einen definierten Zeitraum dokumentieren. Durch die geringe Bindung personeller Ressourcen entsteht für Ihre IT-Abteilung kaum zusätzlicher Arbeitsaufwand. MDS ANALYSE IHRE VORTEILE: Komfortable Inventarisierung Ihrer Output-Flotte Wirtschaftliche Basiskennzahlen für weitere Optimierungsstrategie Kostenüberblick über die bestehenden Systeme Gesicherte Daten über die Auslastung aller Systeme 4 5

4 Design mit einer konsolidierten output-flotte zu EFFIZIENTEREN PROZESSEN. KOSTENTREIBER GERÄTEWILDWUCHS. Heterogene Output-Strukturen sind einer der größten Kostentreiber im Unternehmen. Viele verschiedene Hersteller UNWIRTSCHAFTLICHE GERÄTEFLOTTE. Veraltete Systeme fallen häufiger aus und erhöhen den Service-Aufwand. Zu viele Arbeitsplatzdrucker und Mo- MIT KYOCERA MDS optimieren SIE IHRE OUTPUTlANDSCHAFT UND VERbESSERN IHRE ArbEITSPROZESSE. und Systeme erhöhen den administrativen Aufwand aller nofunktionssysteme wie Kopierer und Scanner benöti- betroffenen Abteilungen signifikant. Die Implementierung gen viel Platz, sind oft nur ungenügend ausgelastet und und Integration ins Netzwerk kann nicht standardisiert beeinträchtigen mit hohen Seitenpreisen das Budget. werden. Das Koordinieren von Service und Reparaturen ist In vielen Unternehmen sind weder das Druckvolumen genauso aufwändig wie die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien. Viele Geräte sind überaltert oder entsprechen noch die Seitenpreise bekannt. GANZ NACH IHREN ANFORDERUNGEN. IHRE INFRASTRUKTUR IM ÜBERblICK. mit ihren Optionen und Papier kapazitäten nicht dem Anforderungsprofil. Uneinheitliche Bedienung und Druckertreiber senken zusätzlich die Mitarbeiterproduktivität und Anwenderzufriedenheit. MEHR ALS 20% aller Helpdesk-Anrufe sind druckbezogen.* Die Entwicklung einer individuellen Optimierungsstrategie ist eine der zentralen Aufgaben von KYOCERA Managed Document Services. Dabei bauen wir weitestgehend auf bestehenden Ressourcen auf und begrenzen Neuinves- Zusätzlich können Ihre kaufmännischen Daten aus allen bestehenden Leasing-, Click- und Mietverträgen sowie Service-Ver einbarungen berücksichtigt werden. Bei einer Vor-Ort-Begehung erfassen wir Ihre lokalen und Netz- Quelle: KYOCERA MITA UK Endkundenbefragung, 2008 titionen auf das Minimum. Häufig können schon durch die werksysteme und ermitteln die anwenderspezifischen effizientere Nutzung vorhandener Systeme erhebliche Ein- Anforderungen (Zubehör, Host-Printing, Duplex etc.). sparungen erzielt werden. So zeigen wir Ihnen anhand eines Sie erhalten eine professionelle Präsentation, die indivi- Sollvorschlages auf, in welcher Höhe Sie durch einen ein- duelle Konsolidierungsvorschläge, Raum pläne mit neuer fachen 1:1-Austausch in wirtschaft liche KYOCERA Systeme Stellplatzangabe und das reali sierbare Einsparpotenzial Kosteneinsparungen realisieren können. beinhaltet. BIS ZU 30% OUTPUTKOSTEN SENKEN. WARUM SYSTEME VON KYOCERA? Wenn Sie uns Ihre Raumpläne zur Verfügung stellen, kön- Es gibt gute Gründe, bei der Optimierung der Output- nen wir Ihnen einen Konsolidierungsvorschlag incl. einer Flotte auf KYOCERA zu zählen. Wir verfügen über eines Stellplatzoptimierung und Wirtschaftlichkeitsrechnung der umfangreichsten Produkt-Portfolios am Markt von erstellen. Druckern über Kopierer bis zu Multifunktionssystemen für alle Business-Anwendungen. Unsere einheitliche Systemplattform zeichnet sich durch hohen Bedienkomfort und Mit WIE VIElen VERSCHIEDENEN OUTPUT-SYSTEMEN MÜSSEN SIE täglich arbeiten? hohe Kompatibilität von Treibern, Optionen und Toner aus. Dank der einzigartigen ECOSYS- Technologie sind KYOCERA Systeme nicht nur außergewöhnlich zuverlässig, sondern auch umweltfreundlich. 6 7

5 Design Mit innovativen Softwarelösungen ZU EFFIZIENTEN DOKUMENTENPROZESSEN. HOHER AUFWAND FÜR DOKUMENTEN- ERFASSUNG UND -BEARBEITUNG. Jeden Tag halten unzählige Dokumente Ihr Business in Gang. So erfolgt allein die Kundenkommunikation zu KEINE ganzheitliche BETRACHTUNG. Dokumentenprozesse werden häufig nur auf Abteilungsebene analysiert und optimiert. Die fehlende ganzheit- Mit DEN MASSGESCHNEIDERTEN DOKUMENTENlöSUNGEN VON KYOCERA MDS erhöhen SIE IHRE PRODUKTIVITät DEUTlich. 90 % über Dokumente. Gemessen an ihrer Bedeutung hat liche Betrachtung und Automa tisierung von Dokumenten- der Umgang mit Dokumenten in vielen Unternehmen oft prozessen sowie die unkoordinierte Druckausgabe ohne eine geringe Priorität. Der Kostenfaktor Prozesse wird nicht verursachergerechte Abrechnung führen im Ergebnis erfasst und das Optimierungspotenzial nicht erkannt. zu einem hohen personellen Aufwand und erheb lichen Hinzu kommt in vielen Unternehmen ein ungeregeltes Mehrkosten. Druckmanagement. Die Folgen sind eine hohe Anzahl von Fehldrucken, das Drucken auf Vorrat, farbig ausgedruckte s oder das Ausdrucken privater Dokumente auf professionellen High-End-Systemen. 9,6 Stunden pro Woche verbringen Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten.* komplett BETRACHTEN, VIELFÄLTIG OPTIMIEREN. MEHR AUTOMATISIERUNG, WENIGER KOSTEN. Quelle: IDC, 2009 Bevor wir ein Optimierungskonzept erarbeiten, analysie- In vielen Fällen können Sie schon durch den einfachen ren wir zunächst unternehmensweit Ihre Dokumenten- Austausch von Systemen die Effizienz Ihrer Prozesse prozesse und -Workflows. Mit SOLUTION CONSULTING deutlich steigern. Denn KYOCERA Systeme verfügen über erfassen wir, wie effizient Sie Dokumente verar bei ten, zahlreiche Scanfunktionen für das Digitalisieren und weiterleiten und archivieren. Damit wir ein individuelles intelligente Features für die Dokumentenverarbeitung. Anforderungsprofil erarbeiten können, steht Ihnen ein kompetentes Beraterteam zur Verfügung. Nach einer Darüber hinaus bieten wir Ihnen ein umfangreiches Analyse der Ist-Situation identifizieren wir Ihre Schwach- Lösungsangebot zur Digitalisierung und automatisierten stellen und entwickeln anschließend ein Re-Design ent- Weiterleitung in DMS- und Archivierungssysteme. Mit Lö- sprechend Ihrem Anforderungsprofil. sungen von KYOCERA können Sie komplexe Dokumenten- 30% durchschnittliche Senkung der Output-Kosten mit Managed Document Services. * Workflows effizient steuern oder hochvolumige Druckjobs auf das wirtschaftlichste System routen. HabEN SIE jemals IHRE DOKUMENTENPROZESSE ANAlYSIERT? Quelle: Photizio Group

6 Design MIT MASSGESCHNEIDERTEN KONZEPTEN ZU HÖCHSTER DOKUMENTEN-SICHERHEIT. erhebliche lücken beim DATENSCHUTZ. Dokumentensicherheit ist nicht nur ein IT-Thema, sondern für viele Unternehmensbereiche elementar. Denn das gesamte Know-how eines Unternehmens liegt in Dokumentenform vor. Sicherheitslücken im Datennetz können da schnell unternehmenskritisch werden. OHNE KONZEPT KEINE SICHERHEIT. In dem Moment, in dem Dokumente gedruckt, gefaxt, kopiert oder gescannt werden, besteht die Gefahr von Manipulation, Diebstahl oder Missbrauch. Es drohen hohe finanzielle Verluste durch Regressforderungen Ihrer Kunden. Werden gesetzliche Vorschriften verletzt kommen Strafzahlungen an die Behörden dazu. Der entstandene Imageschaden kann in manchen Branchen sogar unternehmenskritisch werden. MIT KYOCERA MDS garantieren SIE DURCH die Vergabe von individuellen DRUCKRECHTEN höchsten Schutz SENSIblER DATEN. VIELFÄLTIGE OPTIONEN. MDS Design Ihre VORTEIle: WISSEN SIE, ob IHRE vertraulichen Dokumente auch VERTRAUlICH bleiben? Wir bieten Ihnen eine Vielzahl von Optionen zum Schutz Ihrer vertraulichen Daten. Dazu zählen modernste Verschlüsselungstechnologien genauso wie die Authentifizierung: So können Sie mit unseren Lösungen die Vergabe von Zugriffsrechten steuern, so dass Druckaufträge nur nach persönlicher Authentifizierung am Gerät ausgegeben werden. Eine detaillierte Dokumen ten historie protokolliert zusätzlich genau, wer wann welche Bearbeitung vorgenommen hat. Temporär ge speicherte Druckdaten werden nach Abschluss eines Jobs automatisch gelöscht und eine zentrale Speicherung der Dateien garantiert 100%ige Ausfallsicherheit. IMMER AUF DER SICHEREN SEITE. Mit unseren Lösungen sind Sie auch bei der Einhaltung externer Vorschriften wie SOX oder ISO auf der sicheren Seite. Wir kümmern uns z.b. darum, dass wichtige Dokumente immer in der richtigen Anzahl und in der richtigen Ausführung automatisch am richtigen Ort gespeichert werden. Konsolidierungsvorschlag mit Stellplatzoptimierung der Systeme und Wirtschaftlichkeitsberechnung Einbeziehung aller kaufmännischen Daten und der technischen Infrastruktur in die Gesamtbetrachtung Effiziente Dokumenten-Workflows und optimierte Geschäftsprozesse Geringe Fehlerquote dank automatisierter Dokumentenverarbeitung Automatisierte Übergabe von Dokumenten an MDS-Systeme Hohe Mitarbeiterproduktivität durch zentrale Verfügbarkeit von Daten Hoher Schutz vertraulicher Daten und garantierte Ausfallsicherheit Erfüllung gesetzlicher Datenschutzbestimmungen und unternehmensweiter Vorgaben 10 11

7 IMPLEMENTIERUNG MIT GANZHEITlICHEN SERVICES ZUR reibungslosen INTEGRATION IHRER Output-flOTTE. AUSFALLZEITEN DURCH NEUE HARD- UND SOFTWARE. Ungeplante Downtimes bei der Implementierung neuer IT-Lösungen sind oft die Folge unzureichender Projektvorbereitung. Inkompatibilitäten zwischen Hard- und Software, mangelnde Netzwerkeinbindung und die unzureichende Anbindung an die vorhandene IT-Struktur sorgen häufig für Ineffizienz und enden oft in kostspieligen Ausfallzeiten. Neben der Tatsache, dass während der Impelentierungszeit die Arbeitsabläufe unterbrochen werden, sinkt auch die Motivation der Mitarbeiter. Kennen SIE AUFWAND UND FolGEKOSTEN FÜR die IMPlMENTIERUNG neuer SYSTEME? ERHÖHTER SCHULUNGSAUFWAND NACH DER INTEGRATION. Im Normalfall ergibt sich ein erhöhter Schulungsaufwand nach der Integration neuer Hard- und Software. Dieser steigt umso mehr, je mehr unterschiedliche Hard- und Softwarebestandteile von verschiedenen Herstellern intergriert worden sind. Der Effizienzverlust durch mangelndes Know-how des Anwender bei der Bedienung der Systeme im Tagesgeschäft ist enorm. Die Arbeitsprozesse werden langsamer und die Produktivität sinkt. VOM KONZEPT BIS ZUR UMSETZUNG MIT MDS IMPLEMENTIERUNG. Damit Sie vereinbarte Maßnahmen so effizient wie nur möglich umsetzen können, bieten wir Ihnen mit MDS IMPLEMENTIERUNG einen professionellen Service von der Beratung über das Re-Design bis zur Inbetriebnahme. Im Rahmen einer Vorabanalyse direkt vor Ort erfassen wir Ihre Dokumentenprozesse und definieren anschließend eine maßgeschneiderte Lösungsarchitektur entsprechend Ihrem Anforderungsprofil. Dazu gehört auch die Erstellung eines Pflichtenheftes für das Re-Design. Nach dem erfolgreichen Testlauf werden die vereinbarten Lösungen dann implementiert. Dank unserer Kompetenz und Erfahrung in umfangreichen Projekten verfügen wir über hohe Standards zur Qualitätssicherung. So können Sie sicher sein, dass Sie am Ende von hoher Planungssicherheit und voller Kostentransparenz profitieren. VON DER INbETRIEbNAHME BIS ZUR SCHULUNG ALLES AUS EINER HAND. Mit KYOCERA MDS IMPLEMENTIERUNG STEllEN WIR DIE REIBUNGSLOSE INTEGRATION SICHER. werden durch qualifizierte Techniker in Betrieb genommen - es erfolgt ein Testlauf und Ihre Mitarbeiter erhalten vom geschulten Personal eine Kurzeinweisung. Auf Wunsch installieren wir die Systeme in Ihr bestehendes Netzwerk und installieren die erforderlichen Treiber. Optional erfolgt eine Kalibrierung und bei Bedarf weiterführende Schulungen. MDS IMPLEMENTIERUNG IHRE VORTEILE: Kurze Implementierungsphase durch effiziente Projektvorbereitung und -management Kompetente Hard- und Softwareinstallation durch qualifizierte IT-Fachkräfte und Techniker Mitarbeiterschulungen und Helpdesk-Support steigern die Produktivität und Anwendermotivation Flexible Integrationszeiten abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse Fachgerechte Entsorgung der Altsysteme. Wenn wir unsere Systeme bei Ihnen anliefern, sind sie in der Regel vorkonfiguriert und getestet. Die Systeme 12 13

8 Management MIT FLOTTEN MANAGEMENT ZU EINER DAUERHAFT OPTIMIERTEN OUTPUT - UMGEBUNG. MANGElNDES OUTPUT-MANAGEMENT FÜHRT ZU Effizenz-VerlUSTEN. Eine schlecht oder gar nicht gemanagte Flotte kann das ge samte Unternehmen beeinträchtigen. Denn gerade im Flotten-Betrieb sind die versteckten Kosten oft extrem hoch. SINKENDE OPERATIVE EFFIZIENZ. Je mehr Abteilungen in die Beschaffung der Systeme und in die Organisation des Service involviert sind, umso geringer ist die Verfügbarkeit: Veraltete Systeme, Mit DEM FLOTTEN-MANAGEMENT VON KYOCERA MDS wird IHRE FlOTTE KONTINUIERlICH ANAlYSIERT, OPTIMIERT UND GEMANAGT. Die dezentrale Beschaffung führt zu vielen negativen ineffiziente Technik und fehlende Koordination beim Ser- Effekten. Ohne klare Einkaufsprozesse und Zuständig- vice führen zu unproduktiven Ausfallzeiten. Gleichzeitig keiten für das Output-Management erfolgt die Beschaf- können IT-Projekte nicht umgesetzt werden, weil die IT- fung nur reaktiv, ungesteuert und damit kostenintensiv. Je mehr Abteilungen involviert sind, desto höher sind die Prozess kosten und der Administrationsaufwand. Abteilung zu sehr mit der Geräteflotte beschäftigt ist. Operative Effizienz sieht anders aus. ZENTRAL GESTEUERTE OUTPUT-INFRA STRUKTUR. KONTINUIERLICH BETREUT, AUF DAUER OPTIMIERT. 30% aller Business-Probleme haben ihre Ursache im Outputmanagement* in 19% aller Unternehmen erfolgt die Beschaffung von Druckern dezentral in den Abteilungen.* Mit dem FLOTTEN-MANAGEMENT der KYOCERA Managed Document Services schaffen Sie vor allem eins: klare Verantwortlichkeiten. Denn für den reibungslosen Betrieb Ihrer Flotte sind dann wir zuständig. Dazu wer- Auf Basis der von uns erfassten und analysierten Daten erarbeiten wir kontinuierlich Optimierungsvorschläge und liefern Ihnen dazu auch Kennzahlen als objektive Entscheidungsgrundlage. Auf Wunsch übernehmen wir Quelle: IDC, 2009 Quelle: dokulife.de, Online-Umfrage den herstellerunabhängig alle Netzwerksysteme von uns für Sie auch die proaktive Aussteuerung von Reparatur- erfasst und dann per Ferndiagnose zentral verwaltet. Mit und Wartungs-Services sowie Steuerung der Verbrauchs- umfangreichen Reports halten wir Sie über alle relevanten materialien. wirtschaftlichen Kennziffern wie Zählerstände, Auslastun- Das FLOTTEN-MANAGEMENT rechnet sich übrigens gen oder Problemsysteme auf dem Laufenden. schon ab einer Output-Flotte von 30 Systemen. Sie steuern Ihre gesamte Output-Flotte zentral über einen Ansprechpartner, unabhängig von den verschiedenen Herstellern. Eine transparente Kostenplanung und FlOTTEN MANAGEMENT IHRE VORTEILE: Budgetübersicht korrespondiert mit einer gestiegenen Mitarbeiterproduktivität und Anwenderzufriedenheit. Kosteneinsparung durch zentrale Verwaltung aller Netzwerksysteme per Ferndiagnose WIE managen SIE IHRE OUTPUT-SYSTEME? 1 Mio. USD durchschnittl. Kostenersparnis bei 105 befragten Unternehmen mit mehr als 750 Mitarbeitern.* Quelle: Photizio Group 2011 Steigerung von Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit durch Vermeidung von Fehl- und Ausfallzeiten Wirtschaftliche Sicherheit durch regelmäßige Reportings von Verbrauch und Auslastung Reduzierung von Administrationskosten durch einen Ansprechpartner für alle Systeme 14 15

9 MANAGEMENT MIT VERBRAUCHSMATERIAl- UND SERVICE-MANAGEMENT zu EINEM REIbUNGSlOSEN betrieb. SINKENDE ANWENDERPRODUKTIVITÄT. Jeder Anwender kennt es: Der Kunde wartet schon und die fertige Präsentation kann nicht gedruckt werden, weil kein Toner mehr im Drucker ist. Was tun? Den IT-Support anrufen oder den Toner selber nachfüllen? Oft stellt sich dann auch noch heraus, dass gar keiner mehr auf Lager ist. Der Grund dafür ist unkoordiniertes Verbrauchsmaterial-Management. HOHE KAPITALBINDUNG DURCH HAM S TER bevorratung. Die unkontrollierte Bevorratung von Toner und Tinte bindet wertvolles Unternehmenskapital. Einkaufsvorteile und Rabatte können bei Einzelbestellungen nicht genutzt werden: Die Verbrauchsmaterialien sind teurer und die Prozesskosten für die Recherche, Bestellung und Annahme der Lieferung höher. MIT DEM VERBRAUCHSMATERIAL-MANAGEMENT VON KYOCERA entlasten SIE IHRE MITARbEITER und SENKEN IHRE KOSTEN. PROAKTIVER SERVICE. Im Rahmen der KYOCERA Managed Document Services bieten wir Ihnen auch ein leistungsstarkes VERBRAUCHS- MATERIAL-MANAGEMENT an. Per Ferndiagnose überwachen wir den Toner-Status aller erfassten Systeme und sorgen bei kritischen Tonerständen proaktiv für Abhilfe. LIEFERUNG JUST-IN-TIME. VIELE SERVICE-PARTNER, HOHER AUFWAND. Je mehr verschiedene Systeme eingesetzt werden und je mehr Partner für Ihre Flotte verantwortlich sind, desto höher sind die Kosten für Administration, Wartung und IT- Support. Ihr Helpdesk wird häufiger in Anspruch genommen und IT-Ressourcen unnötig eingesetzt. Häufig führt die fehlende Koordination auch zu höheren Ausfallzeiten. Oftmals bestehen diverse Service-Verträge und jeder Service-Partner hat seine eigene Telefon nummer, schreibt seine eigenen Rechnungen und erzeugt so seinen eigenen Administrationsaufwand. WIEVIEl AUFWAND erzeugt der SERVICE für IHRE SYSTEME? VERBRAUCHSmaterial-MANAGEMENT IHRE VORTEILE: OPTIMIERTE SERVICE-EINSÄTZE DURCH ZENTRALE KOORDINATION. Dank Fernüberwachung Ihrer Output-Flotte laufen alle Service- und Reparaturein sätze voll automatisiert ab. Sogar Wartungseinsätze werden automatisch gemeldet, so dass keine Wartungsintervalle überschritten werden. Zusätzlich können Sie dank eines Abrechnungssystems über Pauschalen Ihre Kosten genau kalkulieren und Ihre Budgets komfortabel und sicher planen. Egal, ob Reparatur oder Instandsetzung unser Service- Netz arbeitet schnell und zuverlässig. Das Technik-Team ist auf alle marktüblichen Systeme geschult und garantiert vereinbarte Reaktionszeiten, auf Wunsch sogar eine 24-Stunden-Verfügbarkeit. Service-Management IHRE VORTEILE: MIT dem SERVICE-MANAGEMENT von KYOCERA REDUZIEREN SIE KOSTEN UND ADMINISTRATIONSAUFWAND. WIE IST bei IHNEN DIE beschaffung VON VERbRAUCHSMATERIAlien GEREGElt? Egal für welchen Hersteller wir liefern landesweit und just-in-time zu jeder Ihrer Niederlassungen auf Wunsch bis ans betroffene Gerät. Durch die Zusammenarbeit mit langjährigen Partnern stellen wir sicher, dass Sie nur Originalware zu transparenten und fairen Konditionen erhalten und zu fixen Zeiten. Erhebliche Senkung der Kosten für Verbrauchsmaterial Hohes Einsparpotenzial durch Optimierungsvor schläge (z. B. Toner statt Tinte) Steigende Mitarbeiterproduktivität und hohe Anwenderzufriedenheit durch hohe Verfügbarkeit Optimaler Einsatz von Personal-Ressourcen durch das Entfallen fachfremder Tätigkeiten Deutliche Kosteneinsparung durch einen zentralen Service-Partner Reduzierter Administrationsaufwand durch automatisierte Wartungs- und Reparatureinsätze per Fernwartung Hochverfügbare Flotte durch zeitnahen Service mit einem qualifizierten flächendeckenden Netz von Service-Technikern KLARES VERSORGUNGSKONZEPT. Effizientere Administration durch reduzierte Verwaltungskosten Planungssicherheit durch pauschales Abrechnungssystem Auf Nachfrage analysieren wir auch den Materialverbrauch und entwickeln für Sie ein wirtschaftliches Versorgungskonzept

10 OPTIMIERUNG MIT kontinuität effizienz steigern und kosten sparen. Das sagen unsere Kunden zu MDS von KYOCERA branche: Briefdienstleistungen PIN Mail AG Mit den Systemen und Lösungen von KYOCERA konnten wir ein kosteneffizientes und automatisiertes Outputmanagement einrichten. Durch die Neueinführung von KYOcount steht uns eine zentrale Verwaltungsstelle zur Verfügung. Diese ermög- branche: Finanzen SpArkasse LAndshut Wir haben uns erneut für Druck- und Kopiersysteme von KYOCERA entschieden, da diese energieeffizienten Systeme eine Einsparung von Kilogramm CO 2 im Vergleich zu Wettbewerbsprodukten ermöglichen. Josef Schweiger, Leiter Organisationsabteilung der Sparkasse Landshut Rollierendes Designupdate zur permanenten KOSTENOPTIMIERUNG. Nachhaltige Kostensenkungen und optimale Dokumentenprozesse mit schlanken Workflows sind die Ziele. Der Grad Ihrer Zufriedenheit ist für uns die Messlatte zur Optimierung. Dafür analysieren wir kontinuierlich Ihren Hard- und Softwareeinsatz auf Effizienz und Update-Potenzial. In vereinbarten Zyklen erarbeiten wir für Sie Optimierungsvorschläge unter Berücksichtigung Ihrer Anforderungen im Geschäftsverlauf. In einem rollierenden Prozess innerhalb des FLOTTEN- MANAGEMENTS dokumentieren wir in regelmäßigen Abständen wie, wann und wo Kosten innerhalb Ihrer Geräteflotte eingespart werden können. Ihre Lösungsarchitektur zum Dokumenten-Output wird re- Verbessern Sie mit uns Ihre Umweltbilanz. Als Hersteller besonders ressourcenschonender Drucksysteme mit der verbrauchsarmen ECOSYS-Technologie legen wir gemeinsam mit unseren Kunden besonderen Wert auf die ökologische Optimierung der Geräteflotte. Auf Wunsch überprüfen wir ständig das Optimierungspotenzial von Energieeffizienz, Verbrauchsverhalten und den Einsatz verbrauchsoptimierender neuer Technologien. Mit PRINT GREEN ermöglicht KYOCERA Ihnen den klimaneutralen Betrieb Ihrer Systeme. Wie Sie sehen, können wir gemeinsam eine ganze Menge tun für Ihre Umweltbilanz. ISO zertifiziert licht uns eine optimale Überwachung des Druckvolumens, die flexible Steuerung der Systeme für eine optimale Auslastung und eine automatisierte Tonerbestellung. Herr Nici Hannemann, Leitung IT Betrieb RZ / IT Service Desk der Pin Mail AG branche: Deutsches ROTES Kreuz Bayerisches ROTES Kreuz, Kreisverband Regensburg Die Abwicklung und der Service des Partners stimmten von Anfang an. Die technische Unterstützung sowie die Belieferung mit Verbrauchsmaterialien laufen ebenso professionell und routiniert wie menschlich. Aus unserem Konzept mit den KYOCERA-Systemen hat sich ein modernes, effizientes Druckersystem entwickelt. Christian Weigelt, Systemadministrator Bayerisches Rotes Kreuz Regensburg branche: Industrie, MetallVERARbeitung Tomandl & Gattinger GmbH & Co.KG, Österreich Durch das neue Druckmanagement haben wir nicht nur eine Kostenreduzierung um etwa 50 Prozent erreicht, auch Arbeitsprozesse wurden erleichtert und so effizienter. Zusätzlich haben unsere Dokumente jetzt eine verbesserte Qualität. Dabei passt das abfallreduzierende Ecosys-Konzept von KYOCERA sehr gut zu unserem Umweltanspruch. Rene Gattinger, Prokurist gelmäßig auf Aktualität, Relevanz und Nutzung geprüft. Wir erarbeiten Modifikationsvorschläge unter Verwendung von Soll-/Ist-Abgleichen mit SOLUTION CONSULTING. 60% durchschnittliche Reduktion der Carbon Emissionen.* Quelle: Photizio Group

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