MS Excel 2010 Kompakt

Transkript

1 MS Excel 00 Kompakt FILTERN Aus einem großen Datenbestand sollen nur jene Datensätze (Zeilen) angezeigt werden, die einem bestimmten Eintrag eines Feldes (Spalte) entsprechen. Excel unterstützt Filterungen mit unterschiedlichen Features. So bieten Filterschaltflächen der jeweiligen Spalte die bestehenden Einträge zur Auswahl für einfache Filterungen. Für Festlegung komplexer Filterkriterien steht der so genannte erweiterte Filter (Spezialfilter) zur Verfügung.. Automatische Filterung Eine einfache Filterung über Daten zeigt nur die Zeilen an, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Zeilen, die Sie nicht anzeigen möchten, werden ausgeblendet. Nach dem Filtern von Daten können Sie die Teilmenge der gefilterten Daten kopieren, sortieren, bearbeiten, formatieren, als Diagramm anzeigen lassen und drucken, ohne sie neu anzuordnen oder zu verschieben. Darüber hinaus können Sie die Daten aus mehr als einer Spalte filtern. Filter sind additiv. Das bedeutet, dass jeder weitere Filter auf dem bereits vorhandenen aktuellen Filter basiert und die Teilmenge der Daten weiter einschränkt. Mit FILTERN (AUTOFILTER) können Sie drei Arten von Filtern erstellen: nach Listenwerten, nach Format oder nach Kriterien. Jeder dieser Filtertypen schließt die anderen Filter für einen Zellbereich oder eine Tabellenspalte aus. Beispielsweise können Sie Daten anhand der Zellenfarbe oder anhand einer Zahlenliste filtern, jedoch nicht beides gleichzeitig. Und Sie können Daten nach Symbol oder nach einem benutzerdefinierten Filter filtern, aber nicht beides gleichzeitig. Filterbefehle in Excel 00 Im Register DATEN Im Register START /Gruppe BEARBEITEN Die Filterbefehle sind ebenso wie die Sortierbefehle aus zwei Registern aufrufbar. Für das Aufheben eines gesetzten Filters wird die Schaltfläche LÖSCHEN angeboten. Die Liste der Textwerte kann bis zu Einträge enthalten. Zum Verbreitern oder Verlängern des AutoFilter-Menüs klicken Sie unten auf den Grip-Punkt und ziehen Sie daran. Oder Sie benutzen die Bildlaufleiste. 0 Team ALGE

2 MS Excel 00 Kompakt.. Filtern von vorhandenen Einträgen Filtern Filtern nach Text 5 6 Öffnen Sie in der Mappe das Tabellenblatt Filtern nach Text. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Liste, die Sie filtern möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe BEAR- BEITEN auf SORTIEREN UND FILTERN und klicken Sie dann auf FIL- TERN. Klicken Sie auf den Pfeil ABT ). in der Spaltenüberschrift (hier: Wählen Sie in der Liste der Textwerte einen oder mehrere Einträge für die Filterung aus. Bestätigen Sie die Eingaben mit. Ergebnis: Es werden in der Liste nur noch die der Filtereingabe entsprechenden Zeilen angezeigt. Dass es sich um einen gefilterten Tabellenbereich handelt, wird durch die blaue Farbe der Zeilennummern angezeigt. Der Filterpfeil der Spalte ändert sein Aussehen. In gleicher Weise können auch Filterungen von Spalten mit Zahlen oder Datumswerten aus einer Werteliste ausgewählt werden... Filtern nach Kriterien 5 Öffnen Sie in der Mappe das Tabellenblatt Filtern nach Kriterien und aktivieren Sie die Filterschaltflächen. Klicken Sie auf den Pfeil Gehalt ). in der Spaltenüberschrift (hier: Öffnen Sie das Untermenü bei ZAHLENFILTER und wählen Sie den Eintrag ZWISCHEN Geben Sie in den Dialog BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER die Werte 900 bzw 00 ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit. Filtern nach Kriterien Die Filterkriterien können mit UND bzw mit ODER verknüpft werden. Team ALGE

3 MS Excel 00 Kompakt Ergebnis: Es werden in der Liste nur noch die der Filtereingabe entsprechende Zeilen angezeigt. Der benutzerdefinierte AutoFilter kann zwei Kriterien miteinander verbinden. Diese können mit dem logischen UND bzw ODER kombiniert werden. Platzhalterzeichen dürfen verwendet werden. Filtern nach Farbe Zellen sind mit unterschiedlichen Füllfarben formatiert. Diese Farben können sowohl zur Sortierung als auch zum Filtern als Kriterium verwendet werden. Filtern nach Farben Öffnen Sie in der Mappe das Tabellenblatt Filtern nach Farben und aktivieren Sie die Filterschaltflächen. Klicken Sie auf den Pfeil Gehalt ). in der Spaltenüberschrift (hier: Öffnen Sie das Untermenü bei NACH FARBE FILTERN und wählen Sie darin eine Farbe aus. Bestätigen Sie die Eingaben mit. Ergebnis: Es werden nur die Datensätze angezeigt, die den ausgewählten Farben entsprechen. Team ALGE

4 MS Excel 00 Kompakt Filtern Top 0 Mit dieser Filtermöglichkeit können sehr schnell ABC-Analysen erstellt werden. Das sind Auswertungen, in denen die größten oder die kleinsten Positionen einer Reihe von Daten ausgewiesen werden. Top 0 Klicken Sie im Tabellenblatt Top 0 die Filterschaltfläche der Spalte Gehalt. Öffnen Sie das Untermenü bei ZAHLENFILTER und wählen Sie den Eintrag TOP 0 Geben Sie im Dialog die Zahl 5 ein und belassen Sie die Auswahl Oberste und Elemente. Unter Elemente wird die Anzahl der Zeilen gewertet, unter Prozent werden die Zeilen gefiltert, deren Summe dem Prozent-Anteil aller Daten entspricht. Dabei werden so viele Zeilen angezeigt, die den Grenzwert gerade übersteigen. Übung: Verwenden Sie das Tabellenblatt Top 0 mit Prozent (LÖ) und testen Sie verschiedene Eingaben mit Obere und Untere Prozent-Werte. Team ALGE

5 MS Excel 00 Kompakt. Spezialfilter Verwenden Sie zum Filtern eines Zellbereichs mit komplexen Kriterien den Befehl ERWEITERT in der Gruppe SORTIEREN UND FILTERN im Register DATEN. Der Befehl ERWEITERT weicht in seiner Funktionsweise in mehreren wichtigen Punkten von jener des Befehls FILTER ab. Mögliche Auswertungen im erweiterten Filter KRITERIENBEREICH: Sie geben die erweiterten Kriterien vor der eigentlichen Filteraktion in einen separaten Kriterienbereich im Arbeitsblatt ein. In Excel wird dieser separate Kriterienbereich im Dialog SPEZIALFILTER als Quelle für die erweiterten Kriterien verwendet. VERWENDEN VON VERGLEICHSOPERATOREN: Zur Festlegung der Filterkriterien werden Vergleichsoperatoren verwendet, die mit UND bzw ODER verknüpft werden können. AN ANDERE STELLE KOPIEREN: Die Auswertung der Filterung kann in einen anderen Tabellenbereich kopiert werden. Dabei können Sie festlegen, welche Spalten in die Auswertung einbezogen werden sollen. AUSWERTUNGEN MIT ODER OHNE DUPLIKATE: Als Duplikat werden Zeilen bezeichnet, die in allen Feldern gleiche Eintragungen enthalten... Vorbereitung der Tabelle. Fügen Sie mindestens zwei leere Zeilen unter dem Bereich ein, der als Kriterienbereich verwendet werden kann. Damit haben Sie die Möglichkeit, den Kriterienbereich um weitere Zeilen zu erweitern. Der Kriterienbereich besteht aus der Spaltenbezeichnung (die dem Wortlaut der Spaltennamen der Liste entsprechen müssen) und mindestens einer Eingabezeile zur Festlegung des Filterkriteriums. UND-Verknüpfungen stehen in einer Zeile. Sollte das Filterkriterium eine ODER-Verknüpfung beinhalten, so ist für jede Oder-Angabe der Kriterienbereich um eine Zeile zu erweitern.. Stellen Sie sicher, dass für den Ausgabebereich genügend leerer Platz nach unten zur Verfügung steht. Die Ausgabe der Filterwerte würde bereits bestehende Zellinhalte überschreiben. Listenbereich Kriterienbereich Ausgabebereich Team ALGE

6 MS Excel 00 Kompakt Filtern.. Erstellen einer erweiterten Filterung (Spezialfilter) Spezialfilter.xlsx Spezialfilter Öffnen Sie in der Mappe Spezialfilter.xlsx das Tabellenblatt Spezialfilter und klicken Sie in eine Zelle des Kriterienbereichs (hier D und danach E). Schreiben Sie die Filterkriterien in die vorbereiteten Eingabezeilen; verwenden Sie dazu die Vergleichsoperatoren (siehe unten). Vergleichsoperatoren = < <= > >= <> Gleich Kleiner Kleiner oder gleich Größer Größer oder gleich ungleich (siehe dazu auch die Beispiele für Eingabekriterien für DB-Funktionen im Punkt 5., Seite6 und der entsprechenden Datei im Ordner Datenbankfunktionen.xlsx) Klicken Sie in eine der Zellen des Listenbereiches. Wählen Sie im Register DATEN /Gruppe SORTIEREN UND FILTERN den Befehl ERWEITERT. 5 6 Füllen Sie das Dialogfenster nach Vorlage aus: AN EINE ANDERE STELLE KOPIEREN erlaubt die Eingabe in das Feld KOPIEREN NACH: H6:M6. LISTENBEREICH: wird vorgeschlagen, wenn eine Zelle im Listenbereich markiert ist (siehe Schritt ). KRITERIENBEREICH: A:F. Schließen Sie die Eingaben mit ab. Team ALGE 5

7 MS Excel 00 Kompakt Ergebnis: Es wurden alle Datensätze gefunden, die den Filterkriterien entsprechen und in den vorgegebenen Ausgabebereich kopiert. Wenn Sie im Dialog SPEZIALFILTER die Aktion LISTE AN GLEICHER STELLE FILTERN aktivieren, so wird ebenso wie beim AUTOFILTER nur die Zelle ausgeblendet, die den Filterkriterien nicht entsprechen... Verknüpfte Kriterien Spezialfilter.xlsx Sind zur Filterung der Daten mehrere Kriterien gefordert, so werden diese entweder zur gemeinsamen Suche nach Werten (UND-Verknüpfung) oder als alternative Auswahl der Kriterien (ODER-Verknüpfung) zusammengestellt. In diesem Fall werden Kriterien, die gemeinsam zutreffen sollen, in eine Kriterienzeile geschrieben Kriterien, die alternativ zutreffen, in verschiedene Zeilen geschrieben. Aufgabe: Es sollen alle Mitarbeiter gefiltert werden, die sowohl in der Abteilung Verkauf (VK) beschäftigt sind, als auch jene Mitarbeiter, die in der Abteilung Rechnungswesen (RW) mehr verdienen als.500,00. Spezialfilter mit ODER Geben Sie im Kriterienbereich Zeile das erste Kriterium ein: in ABT mit VK. Geben Sie das. Kriterium in die Zeile ein; nachdem es sich um zwei gemeinsam zutreffende Kriterien Aussagen handelt stehen diese gemeinsam in der gleichen Zeile: ABT das Kriterium = RW Gehalt >500. Klicken Sie in den Listenbereich und wählen Sie DATEN /SORTIEREN UND FILTERN /ERWEITERT. Ergänzen Sie die Eingaben im Dialog laut Abbildung und schließen Sie die Eingaben mit ab. 6 Team ALGE