Hauptabteilung F. 234 / 756

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1 Hauptabteilung F. 234 / 756 Stellungnahme zur Beschlussvorlage Projekt Rathaus Mobiliar Aufgrund der einschlägigen Bestimmungen aus den staatlichen und berufsgenossenschaftlichen Regelungen (Arbeitsschutzgesetz, Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmen Bildschirmarbeitsverordnung-) ist insbesondere in der Schrift der GUV-I 650 des Leitfadens für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze ausgeführt, das ein Mindestmaß von 0,50 cm Breite bei Wegen zur Bedienung von Fenstern, Heizungen etc. einzuhalten ist. Der Abstand vom Schreibtisch zur Wand sollte 1,00 Meter betragen. Zur Prüfung, ob die vorhandenen Möbel in den Büros der Agentur verwendet werden können, wurde ein Musterbüro entsprechend der Raumgröße in der Agentur eingerichtet und mit 2 Schreibtischen mit Cockpitplatte ausgestattet. Im Rathaus arbeiten die Beschäftigten in den Doppelbüros derzeit überwiegend an Schreibtischen mit Cockpitplatte. Es wurde deutlich, dass die vorhandenen Schreibtische für die Doppelbüros in der Agentur aufgrund der abgewinkelten Arbeitsfläche der Cockpitplatten nicht genutzt werden können, da die Breite des Durchgangs von der angewinkelten Schreibtischspitze zur Wand lediglich 28 cm beträgt. Ein ungehinderter Zugang zum Fenster- bzw. Heizkörperbereich ist nicht möglich. In der Stellprobe des Mobiliars ergab sich weiterhin, dass der Abstand des Schreibtisches zur Wand 91 cm beträgt. Diese Maße sind zur Erfüllung der Vorgaben in der Bildschirmarbeitsplatzverordnung somit nicht ausreichend. In die Prüfung wurde auch die Betriebsärztin und der betriebliche Arbeitsschutzbeauftragte einbezogen. Sie sprachen sich aufgrund der nicht ausreichenden Maße gegen die weitere Nutzung der vorhandenen Schreibtische aus. Durch den Arbeitgeber ist aufgrund der vorhandenen Situation eine Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen und in einem Abwägungsprozess zu beurteilen, ob die Platzverhältnisse ausreichen und das vorhandene Mobiliar weiter genutzt werden sollte. Es wurde vereinbart, eine Stellprobe im Gebäude der Agentur mit anderen Schreibtischen durchzuführen, in der verschiedene Aufstellvarianten begutachtet werden sollen. Für die Doppelbüros wären bei ca. 140 neu zu beschaffenden Schreibtischen ca einzuplanen.

2 IT-Infrastruktur Bei der internen IT-Infrastruktur im Gebäude der BA gibt es generell keinen Handlungsbedarf. Die IT-Verkabelung und die Zahl und Verteilung der Anschlüsse ist mehr als ausreichend. Es könnte sich lediglich dann ein Problem ergeben, wenn Mitarbeiter der Stadtverwaltung in das Gebäude der BA ziehen, bevor alle Mitarbeiter der BA ausgezogen sind. Dann müssten in dem Gebäude zwei physikalisch getrennte Netzwerke realisiert werden. Welcher Anpassungsaufwand dafür erforderlich ist, kann erst ermittelt werden, wenn feststeht, wer (BA oder Stadt) welche Räume während der Übergangszeit nutzt. Kosten fallen auf jeden Fall für die Anbindung der Außenstellen (Baubetriebshof, VHS (Altes Rathaus), Stadtbücherei, Feuerwehr, Wersestadion und WFG) sowie für die Anbindung des jetzigen Rathauses für die Zeit des Parallelbetriebes an. Abb. 1: IST-Zustand Abbildung 1 beschreibt den derzeitigen IST-Zustand des Netzwerkes der Stadt Ahlen. Für die Zeit des Parallelbetriebes des jetzigen Rathauses und des Gebäudes BA muss eine Anbindung des BA-Gebäudes mit mindestens einer Bandbreite von 1 GBit (besser 2 x 1 GBit) an das Netzwerk der Stadt Ahlen erfolgen. Da nach Beendigung des Parallelbetriebes die Stadtbücherei weiterhin mit dem Gebäude BA verbunden sein muss, empfiehlt es sich, die Anbindung sofort über das Gebäude Stadtbücherei zu realisieren (siehe Abbildung 2).

3 Abb. 2: Übergang Vor Beendigung des Parallelbetriebes muss die Verbindung VHS (Altes Rathaus) bis zur Bücherei zurückgebaut werden. Laut Auskunft der Stadtwerke Ahlen, wollen diese das BA-Gebäude mit LWL- und Kupferverbindungen versorgen. Die von den Stadtwerken angemieteten Kupferverbindungen zum Baubetriebshof und zum Wersestadion sowie die LWL-Verbindungen zur Feuerwehr und WFG müssen dann direkt zum BA-Gebäude geführt werden (Optimallösung). Abb. 3: SOLL-Zustand Kostenschätzung:

4 1. Anbindung Stadtbücherei <-> BA-Gebäude Alternativen: a. Eigenes LWL-Kabel durch Abwässerkanäle verlegen Einmalige Kosten (inkl. Tiefbauarbeiten für Streckenteile ohne Kanalanbindung): ,00 b. Eigenes LWL-Kabel durch Ampelkanäle bis Kreuzung Am Bahndamm / Oststraße Einmalige Kosten (inkl. Tiefbauarbeiten ab Kreuzung): ,00 c. LWL-Kabel über ein Stadtwerke anmieten Jährliche Kosten: ,00 2. Zurückbau der Anbindung VHS (Altes Rathaus) <-> jetziges Rathaus zur Stadtbücherei: Einmalige Kosten: ,00 3. Umschaltung der Verbindungen zum Baubetriebshof, Wersestadion, WFG und Feuerwehr vom Rathaus zum BA-Gebäude zu den derzeitigen Vertragsbedingungen, d.h. keine laufenden Mehrkosten. Ggf. fallen einmalige Umschaltkosten an. 4. Verlegung des Zuganges zum citeq-netz Kosten nicht bekannt Telefonanlage Die Telefonanlagen im Rathaus und Baudezernat sind inzwischen 10 Jahre im Einsatz. Ein Umbau, Anpassung und Weiterbetrieb an neuer Stelle ist aufgrund des Alters wirtschaftlich nicht sinnvoll. Aus diesem Grund müsste eine neue Telefonanlage beschafft werden. Da es sich heutzutage bei neuen Telefonanlagen in der Regel um Anlagen handelt, die in das IT-Netz integriert werden, sollte zuvor ein Konzept durch einen externen Berater erstellt werden. Nach den Aussagen der BA bei der Besichtigung des Gebäudes würde die vorhandene Anlage (VOIP) mitgenommen. Für eine neue Anlage in der BA sind somit ebenso Kosten einzuplanen. Seriöse Aussagen zu Kosten können derzeit nicht getätigt werden. Altaktenbestände / Dokumentenmanagementsystem

5 Für den Umzug in die Agentur ist es erforderlich, dass die vorhandenen Aktenbestände in den Zwischenarchiven und die Handakten des Rathauses und des Baudezernats soweit wie möglich reduziert werden. Für die Reduzierung der Akten der Zwischenarchive ist es notwendig, zunächst die Akten zu sichten und die auszusortieren, die vernichtet werden können. Ein weiterer Aktenbestand ist aufgrund der Archivwürdigkeit dem Kreisarchiv Warendorf zur dortigen Archivierung anzubieten. Hierfür ist es erforderlich jede Akte mit einer Registraturliste (Vorblatt mit Inhaltsverzeichnis) zu versehen. Der dann verbleibende, für die weitere Bearbeitung noch notwendige Aktenbestand ist entweder mit in das Gebäude der Agentur zu übernehmen, oder zu digitalisieren. Um die Aktenbestände und Vorgänge auch in Zukunft schnell auffinden zu können ist der Einsatz eines Dokumentenmanagements unabdingbar. Die Ablage muss somit strukturiert mit einem noch zu beschaffenden Dokumenten-Management-System erfolgen. Im Fachbereich 2 wird für den Rechnungseingang in naher Zukunft bereits ein DMS mit einer Schnittstelle zu INFOMA zum Einsatz kommen. Auch im Bereich Steuern und Abgaben ist der Einsatz der E-Steuerakte i.v.m. mit dem gleichen DMS ab 2014 geplant. Ziel sollte es sein, das Papieraufkommen in den nächsten Jahren soweit wie möglich zu reduzieren und den gesamten Posteingang und die Fallbearbeitung der Verwaltung im System abzuwickeln. Vor der Digitalisierung der verbleibenden Aktenbestände müssen diese zunächst durch städtische Mitarbeiter gesichtet und verschlagwortet werden. Weiterhin ist zu prüfen, ob das Entklammern der Akten durch städtische Mitarbeiter während der Sichtung erfolgen kann, oder ob es wirtschaftlicher ist, eine externe Firma für das Entklammern und die Digitalisierung zu beauftragen. Verlässliche Aussagen zu den Kosten für das Entklammern und Digitalisieren können bisher nicht getroffen werden, da weder das zu digitalisierende Aktenaufkommen, noch die zu vergebenden Arbeitsschritte feststehen. Die Lizenzkosten für den Einsatz des DMS in der Gesamtverwaltung und unter der Annahme der zentralen Erfassung von Dokumenten betragen jährlich rund Euro zusätzlich zu den Lizenzkosten für die bereits geplante digitale Rechnungseingangsbearbeitung. Sollte eine dezentrale oder lokale Erfassung der Dokumente in Betracht gezogen werden, würden sich die Lizenzkosten in etwa verdoppeln. Weiterhin werden nicht unerhebliche Kosten für den Speicherplatz und die Datensicherung der Dokumente sowie für die Ausfallsicherheit des DMS anfallen. Diese Kosten hängen von verschiedenen Faktoren (Datenvolumen, Scandisziplin, Revisionssicherheit etc.) ab. Hierzu werden bereits verschiedene Szenarien geprüft. Nach vorsichtigen Schätzungen werden diese Kosten zwischen und Euro jährlich liegen. Für die Erfassungsplätze müssen leistungsfähige Dokumentenscanner angeschafft werden. Für das auf zentrale Erfassung basierende Konzept sind Investitionskosten von Euro zu veranschlagen. Sollte eine dezentrale oder lokale Erfassung in Betracht gezogen werden, ist mit einem Vielfachen dieser Summe zu rechnen.

6 Eine weitere Kostenposition bildet der Schulungsaufwand der Mitarbeiter im Umgang mit dem DMS. Hier könnten evtl. die Mitarbeiter aus den einzelnen Fachbereichen, die dann bereits mit dem System den Rechnungseingang bearbeiten, als Multiplikatoren dienen. Es sollte dennoch ein Betrag in Höhe von Euro für Schulungsaufwand eingeplant werden.