Datareport. Wie gelingt der Sprung nach vorn? Veränderungen managen. Bürgerschaftswahl Hamburg Ein Sieger, viele Zahlen und jede Menge IT

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1 Datareport Veränderungen managen Wie gelingt der Sprung nach vorn? Bürgerschaftswahl Hamburg Ein Sieger, viele Zahlen und jede Menge IT Serious Games 3D-Baukasten für den neuen Skater-Park Dataport Hausmesse Zukunft mitgestalten 1

2 Seit 2009 haben wir gemeinsam mit Dataport viel erreicht. Jetzt folgt Runde zwei der Erfolgsgeschichte: Dataport vertraut weiter auf die Leistungsstärke von Bechtle. Damit setzen wir unsere stabile Partnerschaft zuverlässig fort. Mit Hardware, Managed Print Solutions und Managed Services für die insgesamt knapp IT-Arbeitsplätze der öffentlichen Verwaltungen des Nordens. Wir freuen uns auf die nächste spannende Innovationsphase. Auf vier weitere, erfolgreiche Jahre mit Dataport. Starke Partnerschaft. Bechtle GmbH IT-Systemhaus Hamburg Alter Teichweg 19, Hamburg Telefon

3 Editorial Liebe Leserin, lieber Leser, Veränderungen neudeutsch Change und Veränderungsmanagement sind Schwerpunkt dieser Datareport. Kaum ein Aphoristiker, der nicht einmal etwas mehr oder weniger Kluges zum Wandel der Welt, der Menschen oder zur Veränderung an sich gesagt hätte. Vom Wandel der Märkte, Psychologie des Wandels so oder ähnlich lauten Buch- und Vortragstitel. Das Thema brennt Unternehmen und Verwaltungen unter den Nägeln und das hat seine Gründe. der Change auf die Organisationsstruktur aus, muss zudem geregelt werden, wie die beteiligten Einheiten künftig zusammenarbeiten sollen. Auf die entscheidende Rolle von Prozessen beim Erfolg von Veränderungen geht der Artikel auf Seite 10 ein. Mit einem Beispiel aus der Praxis schließen wir unseren Schwerpunkt ab. Die Einführung der elektronischen Akte in Schleswig-Holstein weist alle Merkmale eines erfolgreichen Veränderungsprozesses auf. Die Einführung wurde per Kabinettsbeschluss zur Pflicht und wird übergreifend als Organisationsprojekt verstanden (Seite 14). Britta Heinrich, Leiterin Öffentlichkeitsarbeit Warum betreffen uns Veränderungen so sehr? Veränderungen sind immer mit Risiken verbunden. So lautet die Einschätzung von Udo Konradt, Professor an der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel. Im Interview auf Seite 16 erklärt der Arbeitsund Organisationspsychologe, warum Menschen misstrauisch auf Veränderungen reagieren. Transparenz, Beteiligung und Fairness sind, so Konradt, die entscheidenden Faktoren, mit denen sich auch weitreichende Veränderungen erfolgreich umsetzen lassen. Zu einer Erfolgsstory wird eine Veränderung dann, wenn die Betroffenen an Bord genommen werden und der Change Chefsache ist. Das gilt für die öffentliche Verwaltung ebenso wie für die Privatwirtschaft. Sollen zum Beispiel Prozesse vollständig elektronisch abgebildet werden, reicht das schlüssige IT-Konzept allein nicht aus. Entscheidend sind die Menschen, die mit dem neuen System arbeiten werden. Sie wollen mit- und ernstgenommen werden. Wenn dann die Führungsebene im entscheidenden Moment die richtigen Impulse gibt, wird die Veränderung zur Erfolgsgeschichte. So kommentieren Prof. Dr. Juliane Siegeris von der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin und die Rechtsanwältin Daniela Freiheit auf Seite 9. Gutes Change Management baut auf Akzeptanz und motiviert alle Beteiligten. Wirkt sich jedoch Der Gedanke, Veränderungen durch aktive Gestaltung anzustoßen, verbirgt sich hinter dem Motto der diesjährigen Dataport Hausmesse Zukunft mitgestalten. Am 28. April findet die Hausmesse in Hamburg-Schnelsen statt (Seite 26). Ebenfalls zu Veränderungen hat die Wahl in Hamburg geführt. Im Februar standen 276 Computer in den Auszählzentren bereit, um die Wahlergebnisse zu übermitteln. Von der technischen Infrastruktur hing der Erfolg der Wahlen ebenso ab wie von der aktiven Beteiligung der Hamburger Wählerinnen und Wähler (Seite 22). Ihre Britta Heinrich 3

4 Inhalt Titel Aus Ideen werden Tatsachen Egal ob es darum geht, ein neues IT-System einzuführen oder eine Organisationseinheit umzustrukturieren: Bei Veränderungsprozessen in der öffentlichen Verwaltung gibt es viele Hindernisse zu überwinden. Wie gelingt der Sprung nach vorn? Umdenken ist gefragt Weg vom Papier, hin zur Technik: Die Einführung der E-Akte verändert die Prozesse in einer Organisation. Größte Herausforderung ist der Faktor Mensch. Veränderungen sind immer ein Risiko Menschen mögen keine Veränderungen. Ist das wirklich so? Im Interview erklärt Prof. Dr. Udo Konradt vom Institut für Psychologie der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel, wie wir Veränderungsprozesse erleben. JiSign Fotolia TSUNG-LIN WU Fotolia In Kürze Mit System 115 in der Fläche Immer den richtigen Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung: Schleswig-Holstein will die Behördenrufnummer jetzt flächendeckend in allen Kreisen und Kommunen einführen. Auskommentiert Die Anwender mitnehmen Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs nimmt rasant Fahrt auf. Prof. Dr. Juliane Siegeris und Daniela Freiheit meinen: Ein Veränderungsmanagement muss her. Unter Partnern Schnell abgemeldet: Online-Kraftfahrzeugwesen Das Auto vom Sofa aus abmelden? Das geht. Dataport hat den Online-Dienst für 13 Zulassungsstellen in Schleswig-Holstein und für den Landesbetrieb Verkehr in Hamburg entwickelt. Modern verwalten 3D-Baukasten für den neuen Skater-Park Politik lebt von Partizipation, Jugendliche in sozialen Netzwerken wie man beides zusammenbringt, zeigt eine Fallstudie der Technischen Universität Darmstadt. Report Ein Sieger, viele Zahlen und jede Menge IT Stimmzettel abgeben, Hochrechnungen im Fernsehen verfolgen so haben viele Menschen die Bürgerschaftswahlen in Hamburg erlebt. Dataport war hinter den Kulissen dabei. 4

5 Inhalt M_engel.ac Fotolia Hausmesse Zukunft mitgestalten Am 28. April 2015 wird die MesseHalle in Hamburg-Schnelsen zum Forum für Experten aus Verwaltung und IT. Unter dem Motto Zukunft mitgestalten präsentiert Dataport die siebte Hausmesse. Mit IT auf Spurensicherung Wenn es darum geht, von Polizei oder Steuerfahndung beschlagnahmte Rechner, Smartphones oder Navigationsgeräte auszuwerten, schlägt die Stunde der IuK-Forensik. Behörden-Service im Internet Bürgerportal statt Warteschlange: Der Zugang zu Services der Verwaltung via Internet wird in der digitalen Gesellschaft immer wichtiger. Hinter den Portalen steckt eine komplexe IT-Infrastruktur. Unternehmen Schritt für Schritt zur fairen Maus Kaffee und Schokolade aus fairem Handel sind hinlänglich bekannt. Warum das Prinzip nicht auch auf Hardware übertragen? Dataport bietet eine Computermaus an, die zu 70 Prozent aus fair gehandelten Materialien besteht. Querbeet Raub von Amts wegen Die Verwaltung war als Handlanger aktiv an der wirtschaftlichen Vernichtung jüdischer Familien in ganz Deutschland beteiligt. Die bremische Finanzverwaltung hat sich ihrer Geschichte gestellt. Naturschutz mit Technik Dass Natur und Technik sich prima ergänzen können, zeigt ein Projekt im Waldgebiet Kiel-Russee. Dort erforschen Naturschützer seltene Teichfledermäuse mithilfe gespendeter Laptops Impressum Herausgeber: Dataport Anstalt des öffentlichen Rechts Altenholzer Straße Altenholz Telefon (0431) Telefax (0431) Internet: Redaktion: Britta Heinrich (v.i.s.d.p.) Redaktionsleitung: Anina Trautermann Redaktionsbeirat: Hubertus Fiedler, Ulrich Meyer, Michael Müller, Gerd Schramm, Sabine Wichmann Reproduktion: Freie und Hansestadt Hamburg, Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung Layout: Christina Walter Auflage: 4 400, Ausgabe: 1 / April 2015 Fotos: alle nicht näher bezeichneten Fotos Dataport Die einzelnen Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Ein Nachdruck auch auszugsweise ist nur nach Genehmigung der Redaktion gestattet. 5

6 In Kürze Beschaffung mit sozialer Verantwortung Im bundesweiten Wettbewerb Innovation schafft Vorsprung hat Dataport den ersten Preis in der Kategorie Beschaffung eines innovativen Produkts gewonnen. Ausgezeichnet wurde das Konzept zur Entwicklung von sozialen Kriterien im Rahmen der Hardwarebeschaffung. Dataport ist der erste IT-Dienstleister in Deutschland, der sich mit dem Thema beschäftigt. Vorstand Andreas Reichel sagte zur Preisverleihung: Ich freue mich sehr über diese Auszeichnung. Wir alle haben es in der Hand, uns aktiv für faire Arbeitsbedingungen und gegen Kinder- und Zwangsarbeit einzusetzen. Mit unseren Kriterien für die Hardwarebeschaffung machen wir uns dafür stark. So verpflichten sich Vertragspartner von Dataport unter anderem dazu, auf Hersteller und Zulieferer einzuwirken, die Foto: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Standards der International Labour Organization (ILO) einzuhalten. Die weltweit geltenden Mindeststandards sollen die Rechte bei der Arbeit und damit menschenwürdige Arbeit für alle Menschen auf der Welt sicherstellen. Im vergangenen Jahr wurden die neuen Vergabekriterien zum ersten Mal im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens eingesetzt. Dataport hatte Hardware für die rund Verwaltungsarbeitsplätze der Bundesländer Bremen, Schleswig-Holstein und Hamburg ausgeschrieben. Hamburg: IT für die Bürgerschaftswahl stellte Dataport im Februar für die Bürgerschaftswahlen in Hamburg bereit. Mitarbeiter aus 30 verschiedenen Abteilungen sorgten vor, während und nach der Wahl für einen reibungslosen Ablauf. Unter ihnen Netztechniker, Telefonie-Experten, Projektmanager und Mitarbeiter für Softwareverteilung und Benutzerunterstützung. Ausgerüstet waren die 192 Computer-Arbeitsplätze mit spezieller Software wie OK.EWO, der IT-Lösung für das Einwohnerwesen, NGN- Telefon, Netzwerkdrucker und Barcode-Lesestift zum Bearbeiten der Briefwahlanträge. Sechs von neun Auszählzentren, unter ihnen das Terminal Tango am Hamburger Airport, wurden von Dataport ausgestattet und eigens mit Netztechnik versorgt (siehe auch Reportage auf Seite 22). Mehr Unterricht zu Digitalthemen gewünscht Die Mehrheit der Schüler in Deutschland möchte, dass im Unterricht verstärkt Digitalthemen behandelt werden. Das geht aus einer Umfrage des Branchenverbandes Bitkom hervor. Ganz oben auf der Wunschliste stehen rechtliche Aspekte des Internets. So wollen 68 Prozent der Befragten in der Schule mehr über Themen wie Urheberrecht und Bildrechte erfahren. Jeder zweite Schüler würde gerne mehr über richtiges Verhalten in sozialen Netzwerken und Chats lernen. 45 Prozent der Schüler wünschen sich Unterstützung bei den Themen Datenschutz, persönliche Einstellungen in sozialen Netzwerken und Schutz der Privatsphäre. Die große Mehrheit der Schüler (75 Prozent) wünscht sich außerdem Informatik als Pflicht-Schulfach in den Klassenstufen 5 bis 10. Auch die Lehrer sind dem nicht abgeneigt: 73 Prozent sprechen sich für einen verpflichtenden Informatikunterricht aus. 6

7 In Kürze Allianz für Highspeed-Glasfasernetze Der Bundesverband Breitbandkommunikation und der Bundesverband Glasfaseranschluss haben gemeinsam mit acht weiteren europäischen Telekommunikations-Verbänden die European Local Fibre Alliance (ELFA) gegründet. In der Interessensgemeinschaft sind Verbände aus Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Schweden und Spanien zusammengeschlossen. Sie vertreten in ihren Heimatländern lokale und regionale Netzbetreiber, die auf Glasfaser als zukunftssichere Technologie setzen. ELFA hat sich das Ziel gesetzt, den Rollout ultraschneller Glasfasernetze in Europa zu beschleunigen. Die flächendeckende Verfügbarkeit zukunftssicherer Glasfasernetze stellt laut ELFA die entscheidende Basis für die Digitalisierung und Modernisierung von Wirtschaft und Gesellschaft dar. Dataport gehört zu besten Arbeitgebern Dataport wurde erneut als einer der besten Arbeitgeber Deutschlands ausgezeichnet. Das Nachrichtenmagazin Focus bewertete in Kooperation mit dem sozialen Netzwerk für berufliche Kontakte Xing und der Arbeitgeberbewertungsplattform kununu Unternehmen aus 22 Branchen. Kriterien für das Ranking waren unter anderem Betriebsklima, Aufstiegschancen und Führungsstil. Innerhalb der Kategorie Telekommunikation und IT belegt Dataport in der Rangliste Platz 19 von 79. Der Sieg in dieser Kategorie ging an EMC Deutschland Verfahren produktiv gesetzt Mit der Abnahme des Neuverfahrens SAP- 1-Systemlandschaft (SAP-NOA)" ist das 100. Verfahren im neuen Dataport-Rechenzentrum produktiv gesetzt worden. Nach der fristgemäßen Räumung des Kieler Rechenzentrums schreitet die Konsolidierung der ehemals sieben Rechenzentren in das Twin-Datacenter voran. Im Zuge des Transitionsprozesses werden insgesamt 550 Verfahren und 60 Großrechner-Verfahren migriert. Im August 2016 soll die Produktivsetzung im neuen Rechenzentrum abgeschlossen sein. 7

8 In Kürze Behördenrufnummer 115 in der Fläche Als erstes Flächenland in Deutschland will Schleswig-Holstein die Behördenrufnummer 115 in allen Kreisen und Kommunen verbreiten. Die Voraussetzungen sind gut: Im landesweiten Zuständigkeitsfinder sind bereits viele der benötigten Daten vorhanden. Zudem fördert das Land die flächendeckende Einführung und unterstützt die Kommunen. Von der Westküste bis zum Fehmarnsund: Schleswig-Holstein will als erstes Flächenland die Behördenrufnummer 115 in allen Kreisen und Kommunen verbreiten. In den Stadtstaaten Hamburg und Bremen kann sie bereits jeder nutzen die Behördenrufnummer 115. Nun will Schleswig-Holstein als erstes Flächenland dafür sorgen, dass alle Bürgerinnen und Bürger über die 115 Unterstützung bei Behördenangelegenheiten erhalten. Wenn ich die 115 wähle, ist die Person am Apparat immer für mich zuständig. Ich habe sozusagen immer die richtige Verwaltung am Apparat und erhalte alle wichtigen Auskünfte, erklärt Oliver Voigt, Projektleiter im Zentralen IT-Management des Landes in der Kieler Staatskanzlei, den Vorteil der zentralen Nummer. Zurzeit können bereits mehr als die Hälfte aller Schleswig-Holsteiner die Behördenrufnummer nutzen. Um auch die übrigen Kreise und Ämter für den Beitritt zum 115-Verbund zu gewinnen, organisiert das Land den Anschluss an das Netz der Behördenrufnummer. Dataport berät die Kommunen, die beitreten wollen. Die Entscheidung über den Beitritt trifft jede Kommune und jeder Kreis selbst. Technische Betreuung durch Dataport Bei der technischen und organisatorischen Abwicklung der Behördenrufnummer kooperiert das Land Schleswig-Holstein mit Hamburg und dem Kreis Pinneberg. Dieser betreibt für sein Kreisgebiet ein eigenes 115-Servicecenter. Alle übrigen Anrufe aus Schleswig-Holstein werden im Servicecenter in Hamburg angenommen und bearbeitet. Die Mitarbeiter dort nutzen ein Informationssystem, um den Anrufern Auskunft zu geben. Technisch wird das Hamburger 115-Servicecenter von Dataport betreut. Schleswig-Holstein hat für den Aufbau einer flächendeckenden Behördenrufnummer den Vorteil, dass es als einziges Flächenland bereits über einen von allen Kommunen gepflegten und genutzten Zuständigkeitsfinder (ZuFiSH) verfügt. Die Daten aus dem Zuständigkeitsfinder müss- ten von den Kommunen und Kreisen nur aktualisiert und die Leistungsbeschreibungen so ergänzt werden, dass sie in das Informationssystem übernommen werden könnten. Vision: Gewerbe mobil anmelden Für die Zukunft kann sich Oliver Voigt schrittweise den Ausbau der Services durch die 115 vorstellen. So wären zum Beispiel telefonische Terminvergaben für die angeschlossenen Behörden über die 115 denkbar. Oder Bürgerinnen und Bürger könnten Unterstützung beim Ausfüllen von Formularen bekommen. Oliver Voigt kann sich vorstellen, künftig ganze E-Government- Vorgänge über die 115 abzuwickeln. Stellen Sie sich vor, ich möchte ein Gewerbe anmelden und rufe mit meinem Smartphone die 115 an. Ein Mitarbeiter im Service füllt die erforderlichen Dokumente aus und schickt sie mir auf mein Smartphone zurück. Mit dem digitalen Ausweis bestätige ich meine Identität, bezahle per App und der Antrag wird direkt an die zuständige Verwaltung geschickt. 8

9 Auskommentiert Elektronischer Rechtsverkehr Die Anwender mitnehmen Mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs beschäftigen sich die Verantwortlichen nun schon viele Jahre. Auch für viele Anwender in den Gerichten und Staatsanwaltschaften sind Bildschirm und Tastatur nicht mehr exotisch. Die Angelegenheit hat allerdings mit der Verabschiedung des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10. Oktober 2013 rasant Fahrt aufgenommen. Die Verantwortlichen in den Justizministerien arbeiten fast hektisch an verschiedensten IT-Konzepten, stimmen Umsetzungsstrategien auch über die Ländergrenzen hinweg ab, melden Finanz- und Personalbedarf an. Die gute Nachricht ist also: Die Verantwortlichen drücken auf die Tube. Aber wenn der Zug so schnell fährt, bleibt da noch Zeit und Raum, die Passagiere mitzunehmen? Ist der Anwender noch im Blick? Oder macht er das Leben der Verantwortlichen eher schwer, weil er schon jetzt nörgelt, weil er sich Sorgen macht, weil er Veränderungen generell lieber vermeidet? Damit der elektronische Rechtsverkehr eine Erfolgsstory bleibt, ist es jetzt besonders wichtig, die Betroffenen mit an Bord zu nehmen. Das geht nicht von heute auf morgen und benötigt kontinuierlich Empathie und Respekt für die Anwender entlang eines koordinierten Vorgehens. Kurz gesagt: Setzen Sie konsequent auf Veränderungsmanagement! Veränderungsmanagement hat die Menschen im Blick und stellt eine Vielzahl von Hilfsmitteln und Werkzeugen bereit, die während der verschiedenen Phasen des Veränderungsprozesses unterstützen. Prof. Dr. Juliane Siegeris leitet den Frauenstudiengang Informatik und Wirtschaft an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin. Impulse geben: Veränderungsmanagement muss Chefsache sein Die Gerichts- und Behördenleitungen müssen den elektronischen Rechtsverkehr zur eigenen Sache erklären und seine Einführung durch Höhen und Tiefen impulsgebend begleiten. Auch Personal- und andere Interessenvertretungen können positiven Einfluss auf die Umsetzung des Vorhabens nehmen. Beziehen Sie sie unverzüglich ein. Wichtig ist weiterhin, dass geplant und strukturiert vorgegangen wird. Veränderungsmanagement muss, genauso wie die Einführung der neuen Software, ein fortlaufendes Projekt sein, das erst endet, wenn jeder Mitarbeiter der Rechtspflege seinen Platz im Gefüge des elektronischen Rechtsverkehrs gefunden hat. Ziel muss sein, dass sich die Anwender den jetzigen Zustand nicht mehr zurückwünschen. Was können Sie sofort tun? Wir empfehlen: Geben Sie der Veränderung ein Gesicht, zum Beispiel Ihres. Reden Sie stets und ständig (auch bei bei unpassender Gelegenheit) über den elektronischen Rechtsverkehr. Und vor allem: Hören Sie zu. Daniela Freiheit, MBA, ist Rechtsanwältin und entwickelt IT-Strategien für die Justiz. 9

10 Titel Veränderungsvorhaben managen Aus Ideen werden Tatsache Neue IT-Tools, neue Prozesse, neue Strukturen nie war die öffentliche Verwaltung so von Veränderungen geprägt wie heute. Um diese erfolgreich umsetzen zu können, müssen zahlreiche Hindernisse überwunden werden. Ein systematisches Change Management hilft dabei. Für Wunder muss man beten, für Veränderungen aber arbeiten, stellte der Theologe Thomas von Aquin im Mittelalter fest. Daran hat sich bis heute nichts geändert. Bei Veränderungsprozessen in der öffentlichen Verwaltung, die ein grundsätzliches Umdenken erfordern, gibt es viele Hindernisse zu überwinden und einige Klippen zu umschiffen: Egal ob es darum geht, ein neues IT-System wie zum Beispiel die E-Akte einzuführen oder eine Organisationseinheit umzustrukturieren. Kritische Punkte sind oftmals die Kommunikation des Vorhabens und die Gestaltung von Arbeitsabläufen. Veränderungsprozesse steuern Die Anforderungen an die öffentliche Verwaltung sind in den letzten zehn Jahren enorm gewachsen. Bürokratie abbauen, zeitgemäße IT einführen, Strukturen anpassen das erfordert umfangreiche Veränderungen auf organisatorischer und technischer Ebene. Damit eine Veränderung erfolgreich ist, muss sie dauerhaft in die Arbeitsabläufe und in die Struktur einer Organisation verankert werden. Dafür ist eine systematische Planung und Steuerung von Veränderungsprozessen notwendig ein sogenanntes Change Management. Kommunikation ist alles Aus einer Studie der Unternehmensberatung Capgemini von 2012 geht hervor, dass 49 Prozent der befragten Führungskräfte und Manager in Deutschland, Österreich und der Schweiz der Ansicht sind, dass die emotionale Dimension bei Veränderungsprozessen die zentrale Rolle spielt. Mit einigem Abstand folgen politische Dimension (28 Prozent) und rationale Dimension (23 Prozent). Der emotionalen Dimension sollte also besondere Aufmerksamkeit zukommen. Denn Veränderungen können langfristig nur dann wirksam sein, wenn die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot geholt werden und der Change nicht an ihren Bedürfnissen vorbeigelenkt wird. Dann werden Neuerungen im Arbeitsalltag leichter angenommen und laufen nicht zugunsten der gewohnten Praxis ins Leere. Das passiert schnell, wenn die Veränderungen nicht der Arbeitsrealität entsprechen, ihr Sinn unklar bleibt oder zu viel zusätzlicher Aufwand entsteht. Um die Motivation für den Wandel zu wecken, ist eine klare Kommunikation gefragt und die Bereitschaft, die betroffenen Personen am Veränderungsprozess mitwirken zu lassen. 10

11 n Mach neu: Damit Veränderungen gelingen, gibt es einiges zu beachten. Change Management hilft dabei, Ideen erfolgreich in die Tat umzusetzen. Foto: Frank Boston Fotolia 11

12 Titel Top oder Flop? Die Erfolgsaussichten für ein Vorhaben steigen, wenn es systematisch geplant und gesteuert wird. Foto: MH Fotolia Allen Beteiligten muss deutlich sein, warum eine Veränderung überhaupt notwendig ist, was konkret umgestaltet werden soll und für welchen Zeitraum dies geplant ist. Ein anschauliches Leitbild der Organisationseinheit hilft dabei, die Veränderungen in den strategischen Zusammenhang einzuordnen und schafft Verständnis für die Situation. Wichtig ist außerdem, dass es verlässliche Informationen darüber gibt, wie sich eine Neuerung für die Betroffenen praktisch auswirkt und wie damit künftig umgegangen werden soll. Auch eine Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist sinnvoll: Können diese ihre Bedenken äußern, Ideen einbringen und zum Beispiel im Rahmen von Resonanzgruppen den Veränderungsprozess beeinflussen, wird der bevorstehende Change eher positiv empfunden und damit besser angenommen und unterstützt. Entscheidend für gutes Gelingen: gute Prozesse Akzeptanz für ein Vorhaben zu erreichen und Motivation bei den Beteiligten zu wecken, sind wichtige Aufgaben des Change Managements. Das allein reicht aber nicht aus, um eine Veränderung erfolgreich umzusetzen. Ebenso wichtig ist es, alle organisatorischen und technischen Fragen zu klären, bevor der Change durchgeführt wird. ten halten dann an der bekannten Arbeitsweise fest. Gerade in der öffentlichen Verwaltung orientieren sich Prozesse oft an Funktionen und nicht an Abläufen. Bringt eine Veränderung es mit sich, dass verschiedene Organisationseinheiten zusammenarbeiten müssen, sollte dies bei der Gestaltung des Prozesses berücksichtigt werden sonst können Schnittstellen leicht zu Schwachstellen im Arbeitsablauf werden. Deshalb ist es hilfreich, Prozesse so zu gestalten, dass sie die Zusammenarbeit verschiedener Organisationseinheiten erleichtern. Sind Prozesse zu kompliziert oder nicht transparent, misslingt das Änderungsvorhaben. Werden zum Beispiel Organisationsstrukturen geändert, muss geregelt sein, wie in Zukunft zusammengearbeitet werden soll. Wird ein neues IT-System eingeführt (siehe Bericht S. 14), müssen die Anwender es bedienen können. Zudem sollte es den praktischen Arbeitsabläufen entsprechen. Hier spielen Prozesse eine wichtige Rolle. Unter einem Prozess versteht man die Abfolge von Arbeitsschritten, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Sind diese zu kompliziert gestaltet, nicht für alle Beteiligten transparent oder entsprechen nicht der Arbeitsrealität, misslingt das Änderungsvorhaben. Die Beteilig- Geduldige Begleitung gesucht Bis neue Prozesse, Tools oder Strukturen etabliert sind und effizient genutzt werden können, dauert es eine Zeit. Wer gerade den Umgang mit einem neuen Fachverfahren einübt oder sich in veränderten Arbeitsabläufen zurechtfinden muss, wird in der Anfangsphase weniger produktiv sein als üblich und für Routinearbeiten mehr Zeit benötigen. Dies muss einkalkuliert und von den Führungskräften entsprechend berücksichtigt werden. Hilfreich ist es auch, wenn die erste Phase nach der Veränderung durch einen zentralen Ansprechpartner begleitet wird. Dieser sollte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stehen, um Fragen zu klären und Hilfestellung bei spontan auftretenden Problemen zu bieten so können die erforderlichen Änderungen von Arbeitsweise und Verhalten leichter umgesetzt werden. Gerade bei langfristigen Veränderungsvorhaben sollten zudem schnell zu erzielende Teilerfolge soge- 12

13 Titel nannte Quick Wins im Rahmen des Change Managements eingeplant werden. Sie zeigen den Beteiligten, dass die Veränderungen sinnvoll sind und erhalten so die Motivation. Ohne Rückendeckung kein Erfolg Nicht zu unterschätzen für den Erfolg eines Veränderungsprozesses ist die kontinuierliche Unterstützung durch die oberste Hierarchieebene. Sie bietet Orientierung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bekräftigt Priorität und Verbindlichkeit des Vorhabens. Das ist umso wichtiger, je mehr Schnittstellen ein Veränderungsprozess zu anderen Organisationseinheiten hat: Fehlt die Rückendeckung, wird das Vorhaben schnell in Frage gestellt und die Erfolgsaussichten schwinden. Jede Veränderung beinhaltet ein Risiko. Ein systematisches Veränderungsmanagement kann dazu Literatur zum Thema Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Change Management. Anwendungshilfe zu Veränderungsprozessen in der öffentlichen Verwaltung, Berlin Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Praxisleitfaden Projektmanagement, Berlin Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Regierungsprogramm Vernetzte und transparente Verwaltung, Projekt Prozessmanagement, Berlin Capgemini Consulting (Hrsg.): Digitale Revolution. Ist Change Management mutig genug für die Zukunft?, München Vitako Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT- Dienstleister (Hrsg.): Einführung der E-Akte. Warum die elektronische Aktenführung nicht geht und die Erde eine Scheibe ist, Berlin beitragen, Veränderungsprozesse zielgerichtet zu steuern und langfristig zu verankern. Eine Erfolgsgarantie ist es aber nicht. Der Mathematiker Georg Christoph Lichtenberg brachte das folgendermaßen auf den Punkt: Ich kann freilich nicht sagen, ob es besser werden wird, wenn es anders wird. Aber so viel kann ich sagen: Es muss anders werden, wenn es gut werden soll. Ideen nach vorn: Können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich aktiv in den Veränderungsprozess einbringen, steigt die Motivation. 13

14 Titel Einführung E-Akte Umdenken ist g Die elektronische Akte bringt viele Vorteile mit sich. Dennoch ist ihre flächendeckende Einführung eine Herausforderung. Das liegt nicht nur an der gewöhnungsbedürftigen Umstellung auf papierloses Arbeiten auch organisatorische Aspekte spielen eine Rolle. E-Akte in der Kommunalverwaltung Die Stadt Wilsdruff in Sachsen führte vor 14 Jahren ein Dokumentenmanagementsystem ein. Über die Erfahrungen damit referiert Matthias Martin, Mitarbeiter der Stadtverwaltung Wilsdruff, bei der Dataport-Hausmesse am 28. April Ein neues IT-System einführen das klingt primär nach einer technischen Aufgabe. Tatsächlich bedeutet aber gerade die Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems einen tiefen Einschnitt in die Prozesse einer Organisation und erfordert ein grundlegendes Umdenken der Beteiligten. Ulla Dreger leitet das Dokumentenmanagement bei Dataport. Sie begleitet die Einführung der elektronischen Akte in Schleswig-Holstein und Bremen und kennt die Erfolgskriterien für die Umstellung von Papier auf Technik: Die größte Herausforderung ist der Faktor Mensch. Für die Einführung der E-Akte müssen die Anwender ihre Arbeitsweise analysieren. Das ist wichtig, damit wir den Arbeitsablauf im System elektronisch abbilden und Verbesserungspotenzial identifizieren können. Viele Menschen erleben dieses oft zeitaufwendige Hinterfragen ihres Handelns aber als Kritik oder Zeitverschwendung und reagieren mit Widerstand. Das ist eine Hürde, die wir überwinden müssen. Überzeugungsarbeit leisten Eine weitere Hürde ist die Veränderung der Arbeitsweise durch die E-Akte: Im Büroalltag ohne Papier auszukommen, bedeutet eine große Umstellung. Langjährige Routinen müssen aufgegeben, der Arbeitsablauf mit einem neuen System eingeübt werden. Hier sind Überzeugungsarbeit und praktische Unterstützung gefordert, um den Beteiligten die Vorteile der E-Akte nahezubringen. Diese zeigen sich in der Praxis aber in der Regel erst, wenn die kritische Umstellungsphase abgeschlossen ist und die neuen Abläufe sich eingeprägt haben. Ulla Dreger dazu: Ist diese Phase überwunden, sind die meisten Anwender von den Vorteilen der E-Akte überzeugt. Wir sind ehrlich zu den Anwendern und sagen ihnen, dass die Umstellung am Anfang schwierig ist. Es dauert etwa zwei Monate, bis man sich an die Arbeit mit dem neuen System gewöhnt hat. Während der Einführungsphase bietet Dataport deshalb an, mit mehreren Mitarbeitern vor Ort zu sein und den Anwendern bei Fragen und Problemen zu helfen. Das sei effektiver, als wenn diese zunächst beim Support anrufen müssten. Damit das Arbeiten mit dem neuen System gut von der Hand geht, hat sich außerdem ein zweiter Bildschirm für die Anwender bewährt: So wie bislang der Aktenordner im Büro immer in Griffweite lag, steht auf diese Weise die elektronische Akte permanent zur Verfügung ohne dass zwischen den Bildschirminhalten hin- und hergewechselt werden muss. Dadurch fällt es leichter, das Verfahren im Arbeitsalltag konsequent zu nutzen. Einheitliches Regelwerk statt Insellösungen Vor zwei Jahren wurde die Einführung der E-Akte in Schleswig-Holstein per Kabinettsbeschluss zur Pflicht erklärt: Bis 2016 soll das Verfahren in allen Ministerien ausgerollt sein. Die E-Akte hat in Schleswig-Holstein dadurch ein ganz anderes Gewicht bekommen, verdeutlicht Ulla Dreger. Der verbindliche Charakter und die Behandlung des Vorhabens als übergreifendes Organisationsprojekt mit einer zentralen Arbeitsgruppe, an der alle Ministerien beteiligt sind, sind starke Treiber und beschleunigen den Veränderungsprozess. Das Ergebnis: Ein einheitliches Regelwerk zur Handhabung der E-Akte für alle Ministerien statt diverser Insellösungen. Zudem gibt es zentrale Ansprechpartner für das Vorhaben, die innerhalb der Behörden für die E-Akte werben. Hierbei hat es sich bewährt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Papier- und elektronische Vorgangsbearbeitung im direkten Vergleich zu präsentieren. So wird deutlich, wie das elektronische Verfahren die Arbeit erleichtert. 14

15 Titel efragt Standardisierung auch bei E-Akte möglich In den Kommunalverwaltungen hingegen ist die E-Akte noch nicht sehr weit verbreitet: Zu viel zeitlicher und finanzieller Aufwand waren bislang mit der Analyse der abzubildenden Prozesse verbunden. Mit einem neuen Ansatz für ein standardisiertes System zur elektronischen Aktenführung soll dies in Zukunft anders werden. Die Idee stammt aus Sachsen: Dort haben sich Landkreise, Gemeinden und Städte in einem Projekt zusammengeschlossen, um ihre Verwaltungsaufgaben zu standardisieren und für die elektronische Vorgangsbearbeitung in Modulen abzubilden. Kurzfristig einsatzbereit Die kommunalen Fachaufgaben unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland kaum. So arbeiten zum Beispiel die Einwohnerämter sehr ähnlich. Mit dem standardisierten System können 95 Prozent aller kommunalen Fachaufgaben abgebildet werden, erläutert Ulla Dreger. Die E-Akte-Dienste für die kommunalen Fachaufgaben zum Beispiel automatisierte Posteingangsbearbeitung, Bauwesen oder Job- Center können im Prinzip direkt von jeder Kommunalverwaltung übernommen werden. Lediglich die anzuschließenden Fachverfahren können sich unterscheiden. Aktenordner durch die Gegend tragen das war gestern. Mit der E-Akte können Vorgänge elektronisch verteilt, abgelegt und archiviert werden. Foto: Franz Pfluegl Fotolia Die Vorteile der standardisierten E-Akte: Die umfangreiche Analyse der individuellen Prozesse entfällt, das System kann innerhalb von zwei Monaten bereitgestellt werden und ist im Vergleich zu einer individuellen Lösung preisgünstig. Allerdings nur, wenn die Verwaltung den vorgegebenen Standard im Großen und Ganzen übernimmt, schränkt Ulla Dreger ein. In der Stadtverwaltung Lübeck wird die E-Akte auf diese Weise bereits eingeführt es funktioniert und die Mitarbeiter sind begeistert. 15

16 Titel Interview mit Prof. Dr. Udo Konradt Veränderungen sind Risiken verbunden Stehen in einem Unternehmen Veränderungen an, reagieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft irritiert oder ablehnend. Warum das so ist und wie Veränderungen konstruktiv gestaltet werden können, erklärt Prof. Dr. Udo Konradt vom Institut für Psychologie der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel. Prof. Dr. Udo Konradt leitet die Arbeitseinheit Arbeits- und Organisationspsychologie an der Christian-Albrechts- Universität zu Kiel. Er studierte in Bielefeld und Bochum. Sein Forschungsinteresse gilt u.a. den Themen Electronic Human Resource Management und E-Learning. Was bedeuten Veränderungen für Menschen aus psychologischer Sicht? Veränderungen sind für Menschen grundsätzlich mit Risiken verbunden. Es ist zunächst unsicher, ob eine Veränderung negative Folgen hat, die nicht kontrolliert werden können. Gefühle alarmieren uns dann, lenken unsere Aufmerksamkeit auf das Problem und setzen Energie frei. Prinzipiell tun sich Mitarbeiter aber nicht schwer mit Veränderungen im Arbeitsumfeld. Änderungen, die kontrollierbar oder gewünscht sind wie zum Beispiel die Vereinfachung von Arbeitsprozessen oder die Flexibilisierung von Arbeitszeiten werden in der Regel unterstützt. Anders ist es mit weitreichenderen Änderungen, die möglicherweise gravierende negative Auswirkungen besitzen: Diese müssen von Seiten des Managements gut vorbereitet und begleitet werden, um erfolgreich zu sein. Wie kann das aussehen? Für kleinere Veränderungsmaßnahmen wie etwa die ergonomische Umgestaltung des Arbeitsplatzes gilt, dass Pläne rechtzeitig angekündigt werden sollten. Außerdem sollten die Gründe für Veränderungen und der Veränderungsprozess durchsichtig und nachvollziehbar sein und die Mitarbeiter beteiligt werden nicht nur durch die Personalvertretung. Umfassende Veränderungsmaßnahmen, wie zum Beispiel die Restrukturierung von Unternehmen, sind weniger gut zu kontrollieren. Aus organisationstheoretischer Sicht sollten solche Maßnahmen mit einem speziellen Übergangsmanagement begleitet werden. Dazu zählen Steuerungsgruppen, Beiräte und externe Beratungen. Sie können dabei helfen, Konflikte konstruktiv zu begleiten und Eskalationen zu kontrollieren. Zudem werden auf diese Weise gestaltete Prozesse in aller Regel besser akzeptiert und erweisen sich somit als effizienter. Welche Probleme können im Rahmen von Veränderungsprozessen entstehen? Prinzipiell kann eine Vielzahl von Problemen auf unterschiedlichen Ebenen entstehen. Für das Management entstehen beispielsweise Konflikte hinsichtlich kurz- und langfristiger Gewinne und Verluste sowie strategischer und operativer Ziele. Arbeitnehmer erleben Verteilungskonflikte in Bezug auf die erlebte Gerechtigkeit. Schließlich entstehen Spannungen zwischen den Ebenen durch unterschiedliche Ansichten und Auffassungen zu Sachfragen. Inwiefern wirkt sich die Unternehmenskultur auf das Gelingen von Veränderungen aus? Die Unternehmenskultur ist die Menge von in einer Organisation geteilten Handlungsmustern, Überzeugungen und Werten. Sie wird durch Veränderungen beeinflusst und verändert. Eine Unternehmenskultur, die sich den Prinzipien der Transparenz, Beteiligung und Fairness verpflichtet, hat günstigere Voraussetzungen für einen effektiven und effizienten Veränderungsprozess. Im besten Fall kann dadurch die Unternehmenskultur gestärkt werden. Die Beziehung zum Arbeitgeber ist in der öffentlichen Verwaltung zumeist stärker von Loyalität, Arbeitsplatzsicherheit und planbaren Karriereaussichten geprägt als in der Privatwirtschaft dies sollte als ein Vorteil bei Veränderungsmaßnahmen genutzt werden. Haben Veränderungsprozesse für den beruflichen Alltag heute eine größere Bedeutung als früher? Meines Erachtens sind gravierende Veränderungen im Beruf heute häufiger anzutreffen als früher. Auch sind die Folgen von Veränderungen oft weitreichender. 16

17 Titel grundsätzlich mit Benötigen Arbeitnehmer vor diesem Hintergrund andere Schlüsselqualifikationen als vor 20 Jahren? Heute geht man davon aus, dass Arbeitnehmer ihren eigenen Marktwert erhalten und steigern sollten. Damit sind Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnisse gemeint, die firmenübergreifend für Arbeitgeber attraktiv sind. Neben fachlichen Qualifikationen zählen dazu Kompetenzen und Ressourcen, die sich auf Stressreduzierung und Stressbewältigung beziehen. Dazu gehören zum Beispiel die Fähigkeit und Bereitschaft, Ungewissheit auszuhalten, eine hohe Belastbarkeit sowie emotionale Stabilität. Vorausgesetzt werden heute vermehrt auch Selbstverantwortlichkeit und Autonomiestreben. Eine weitere Kompetenz ist die Fähigkeit, sich die eigenen Stärken und Schwächen einzugestehen und persönliche Werte und Ziele durch Selbstreflektion zu klären. Achtung, Baustelle: Veränderungen gehören zum Arbeitsleben dazu heute mehr denn je. Foto: Robert Kneschke Fotolia 17

18 Unter Partnern Neuer Webservice für Fahrzeughalter Schnell abgemeldet: Erster Schritt zum Online- Dreizehn Zulassungsstellen in Schleswig-Holstein sowie der Landesbetrieb Verkehr in Hamburg nutzen einen Online-Dienst, den Dataport in ihrem Auftrag entwickelt hat. Die Abmeldung von Kraftfahrzeugen im Internet ist dabei der erste Schritt auf dem Weg zum vollständigen Kraftfahrzeug-Online-Service. Online-Kfz- Wesen Das Online-Kraftfahrzeug-Wesen soll die Kfz-Zulassung für Bürger und Verwaltung effizienter, flexibler und zeitsparender gestalten. Seit Januar 2015 sieht eine Änderung der Fahrzeugzulassungsverordnung des Bundes die Möglichkeit der Online-Abmeldung verbindlich vor. Kommunen ohne eigenen Kfz-Online- Dienst können das zentrale Internet- Portal des Kraftfahrt- Bundesamtes (KBA) noch bis zu dessen Abschaltung Anfang 2016 nutzen. Die technischen Schnittstellen des KBA bleiben darüber hinaus erhalten. Spätestens dann müssen die Kommunen den entsprechenden Online-Service selbst vorhalten. Heutzutage erkennen Autos Staus und parken sogar selbstständig ein. Was sie den Autobesitzern nicht abnehmen können, ist die Zulassung des Kraftfahrzeugs (Kfz). Bislang mussten Bürgerinnen und Bürger die zuständige Kfz-Zulassungsstelle persönlich aufsuchen, um ihr Fahrzeug an-, um- oder abzumelden. Eine Änderung im Kfz-Wesen macht diese Zulassungsvorgänge jetzt stufenweise auch online möglich. Die erste Stufe wurde zum Jahresanfang 2015 erreicht: Seitdem sieht eine Änderung der Fahrzeugzulassungsverordnung des Bundes die Möglichkeit der Online- Abmeldung verbindlich vor. Im Auftrag von dreizehn Zulassungsstellen in Schleswig-Holstein und dem Landesbetrieb Verkehr in Hamburg hat Dataport hierfür einen Online-Dienst entwickelt und stellt die Infrastruktur für den Betrieb bereit. Der Service ist sowohl für Bürgerinnen und Bürger als auch für Autoverleiher und Betriebe über die jeweiligen Landesportale im Internet verfügbar. Fahrzeug vom Sofa aus abmelden Möglich wird die Online-Abmeldung durch neue Stempelplaketten für Kfz-Kennzeichen. Seit dem 1. Januar 2015 werden sie bei der Zulassung neuer Autos, Motorräder oder Anhänger ausgegeben. Das Besondere: Die runden Aufkleber mit Wappen des jeweiligen Bundeslandes und Namen der Zulassungsstelle enthalten eine spezielle Siegelung. Dahinter verbirgt sich ein Sicherheitscode. Auch die Zulassungsbescheinigung Teil I hat ein Feld mit verdecktem Code. Wer sein Kraftfahrzeug außer Betrieb setzen will, muss zunächst die Sicherheitscodes von Kennzeichen und Zulassungsbescheinigung freilegen. Soll das Fahrzeug von zu Hause aus abgemeldet werden, muss der Antragsteller die eigene Identität mit seinem elektronischen Personalausweis nachweisen und die Sicherheitscodes samt Kennzeichen in ein Online-Formular eintragen. Die Verwaltungsgebühr bezahlt der Fahrzeughalter über ein epayment- System. Dabei kann er zwischen Online-Überweisung, Kreditkartenzahlung oder Lastschrift wählen. Gibt der Halter im Online-Antrag ein eigenes D -Postfach an, wird ihm der Bescheid über die Abmeldung auf elektronischem Weg zugestellt. Ansonsten verschickt die Zulassungsstelle diesen per Post. Was zunächst kompliziert klingt, ist tatsächlich eine Erleichterung. Bundesweit werden jährlich rund 25 Millionen Transaktionen in den Kfz-Zulassungsstellen abgewickelt. Fahrzeughalter im privaten und geschäftlichen Bereich können sich den Weg zur Zulassungsstelle jetzt sparen und entlasten so auch die Verwaltung. Die Kooperation der Zulassungsstellen in Schleswig-Holstein und Hamburg steigert zusätzlich die Effizienz des Verwaltungsverfahrens: So teilen sich die Beteiligten die Kosten für die gemeinsame technische Infrastruktur, für den epayment-provider und für den Serviceprovider, der den eid-service für die Authentifizierung mit dem elektronischen Personalausweis abwickelt. Der projektverantwortliche IT-Berater Wolfgang Fey freut sich über die Vorteile der gemeinsamen Lösung. Der E-Government- Experte von Dataport betont: Maßgebend für den Erfolg in Schleswig-Holstein war die enge Zusammenarbeit von Städteverband, Wirtschaftsministerium und Staatskanzlei sowie dem Kommunalen Forum für Informationstechnik. Sicher online ausweisen Der eid-service hat eine Schlüsselfunktion bei den Zulassungsvorgängen im Internet. Hintergrund sind die hohen Sicherheitsanforderungen an den Zulassungsvorgang und die Zulassungsbehörden. 18

19 Unter Partnern Kraftfahrzeugwesen Seit Jahresbeginn können Fahrzeuge bundesweit online abgemeldet werden. Bis 2017 soll auch die An- und Ummeldung per Internet möglich sein. Als Service-Partner hat sich die Bundesdruckerei in einer deutschlandweiten Ausschreibung qualifiziert. Dataport hat den Service ausgeschrieben und für Schleswig-Holstein erstmals ein sogenanntes Bürgerkonto im Schleswig-Holstein-Gateway eingerichtet. Dabei handelt es sich um einen Dienst, der die elektronischen Personalausweisdaten ausliest und sie einmalig an das Fachverfahren überträgt (temporäres Bürgerkonto). Wahlweise können Bürgerinnen und Bürger ihre Ausweisdaten für weitere Online-Anträge dauerhaft in einem Profil hinterlegen (permanentes Bürgerkonto). Die Mittlerfunktion bei der elektronischen Identifikation sorgt für einen zuverlässigen Schutz. Das ist wichtig, denn mit der Registrierung von Fahrzeug und Halter werden persönliche Daten des An- tragstellers übertragen. Die Registrierung ist von allgemeinem Interesse: Sie hilft unter anderem dabei, Beteiligte von Unfällen zu ermitteln und entstandene Schäden abzuwickeln. Kfz-Wesen bald komplett online Auf dem Weg zur durchgehend internetbasierten Fahrzeugzulassung ist der Service zur Online- Abmeldung erst der Anfang. Bisher können nur Fahrzeuge online abgemeldet werden, die nach dem 1. Januar 2015 zugelassen wurden. In zwei Jahren sollen Fahrzeuge dann komplett online ab-, an- und umgemeldet werden können noch bevor uns selbstfahrende Autos auf deutschen Straßen überholen. 19

20 3D-Baukasten für den Modern verwalten Bürgerbeteiligung mit Serious Games Bürgerbeteiligung spielerisch gestalten: Forscher der Technischen Universität Darmstadt haben in einem Projekt mit der Stadt Darmstadt ein Computerspiel entwickelt, das zur Stadtgestaltung in kommunale Bürgerbeteiligungsprozesse integriert werden kann. Das Ziel: vor allem Jugendliche und junge Menschen ansprechen und dazu motivieren, sich bei Beteiligungsprojekten einzumischen. Die Autoren Matthias Bastian ist für die Öffentlichkeitsarbeit des Fachgebiets Multimedia Kommunikation an der TU Darmstadt zuständig. Viktor Wendel leitet das Projekt Serious Games. Stefan Göbel ist Leiter des Forschungsgebiet Serious Games. Politik ist für viele Jugendliche und junge Menschen kein besonders spannendes Thema mehr. Die statistische Auswertung der letzten Bundestagswahl zeigt: Die Wahlbeteiligung der 18- bis 30-Jährigen ist unterdurchschnittlich. Erst ab 40 Jahren steigt die politische Anteilnahme und ist insbesondere bei den Altersgruppen jenseits 65 Jahren besonders stark ausgeprägt. Im Klartext: Die politische Einflussnahme älterer Generationen steigt. So besteht das Risiko, dass die Bedürfnisse junger Menschen auf der Strecke bleiben. Der demografische Wandel intensiviert diese Entwicklung. Politik fängt aber nicht auf der Bundesebene an, sondern in den Städten und Gemeinden. Die Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger an gemeinschaftlichen Prozessen spielt hier eine wesentliche Rolle. Die zentrale Frage: Wie kann man jungen Menschen wieder das Gefühl geben, dass sie sich in die Gesellschaft einbringen können, um sie so frühzeitig für politische Beteiligung zu begeistern? Und umgekehrt: Wie schafft man Verständnis für Entscheidungen der Politik, gerade bei Jugendlichen? Die Stadt Darmstadt geht gemeinsam mit dem Fachgebiet Multimedia Kommunikation der Technischen Universität Darmstadt (TUD) und dem httc e.v innovative Wege, um junge Menschen zu aktivieren und diese zum Mitmachen zu bewegen. Httc steht für Hessisches Telemedia Technologie Kompetenz-Center, ein am Fachgebiet angesiedelter Verein zur Förderung von Wissenschaft und Bildung im Gebiet der Multimedia-Technologie. Halfpipes mit den Freunden teilen Der Lösungsansatz: Um mit jungen Menschen ins Gespräch zu kommen, müssen Medien eingesetzt werden, die junge Menschen auch nutzen wollen. Unter dieser Prämisse wurde das Serious Game UrCity konzipiert, bei dem spielerische Elemente mit bekannten Funktionen aus sozialen Netzwerken kombiniert wurden. Serious Games bezeichnet digitale Spiele für Computer, Smartphone, Tablet oder Konsole, die in einem ernsthaften Kontext eingesetzt werden. Beispielsweise beim Lernen in der Aus-, Weiter- und Fortbildung, aber auch in der Altenpflege oder bei der Therapie von stark übergewichtigen Kindern. Sie machen Spaß und bringen Senioren, Erwachsenen, Jugendlichen oder Kindern Freude so dass selbst anspruchsvolle oder anstrengende Aufgaben mit spielerischer Leichtigkeit gemeistert werden. UrCity ist eine Online-Plattform, über die Jugendliche zusammenarbeiten können und bei der Gestaltung von Spielplätzen, Skater-Parks oder dergleichen ihrer Kreativität freien Lauf lassen können. Ähnlich wie bei einem LEGO- oder Minecraft-Spiel können junge Menschen in einem 3D-Baukasten gemeinsam Vorschläge ausarbeiten, wie städtische Flächen, die zum Beispiel jetzt noch Brachflächen sind, in Zukunft genutzt oder 20

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