Berechnungen in OpenOffice.org / StarCalc

Transkript

1 Berechnungen in OpenOffice.org / StarCalc Zahlen, Formeln und Funktionen von René Martin 1. Auflage Berechnungen in OpenOffice.org / StarCalc Martin schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Hanser München 2004 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Berechnungen in OpenOffice.org / StarCalc Martin

2 CARL HANSER VERLAG René Martin Berechnungen in OpenOffice.org / StarCalc Zahlen, Formeln und Funktionen

3 Vorwort Zu StarCalc Mitte der 80er lebte der deutsche Schüler Marco Börries, damals 16, als Austauschschüler in Silicon Valley, von dessen Technologie-Szene er so begeistert war, dass er begann, Office-Software (später bekannt als StarOffice ) zu entwickeln, und die Firma StarDivision gründete (1986), die ihren Sitz in Hamburg hatte. Sie wurde 1999 für 73,5 Millionen Dollar von Sun Microsystems aufgekauft. StarOffice 5.1a war die erste Version der Software, die unter Suns Namen veröffentlicht wurde. Die aktuelle Version 6.0 von StarOffice erschien im Mai Das Projekt OpenOffice.org wurde am von Sun gegründet, um die führende internationale Office-Suite zu entwickeln, die auf allen wichtigen Plattformen läuft und Zugang zu Funktionen und Daten durch transparente Schnittstellen und ein XML-basiertes Dateiformat gewährt. Als Grundlage dienen die Quellen von StarOffice 5.2 sowie Technologie, die Sun für zukünftige Versionen von StarOffice entwickelt hat. Der Quellcode ist in C++ geschrieben und stellt sprachneutrale, skriptbare Funktionalitäten zur Verfügung, u.a. Java APIs, die es erlauben, die Suite in Form separater Programme oder auch eingebettet in andere Anwendungen zu verwenden. Im Mai 2002 wurde dann die erste offizielle Version freigegeben: OpenOffice.org 1.0 war geboren. (Quelle:

4 10 Vorwort In den letzten Jahren erfreut sich OpenOffice.org ebenso wie StarOffice einer großen und wachsenden Beliebtheit, nicht zuletzt deshalb, weil in Deutschland einige Gemeinden von Microsoft auf diese Plattform umgestiegen sind oder umsteigen werden. Dennoch existiert leider wenig Literatur zu OpenOffice.org, beziehungsweise Star- Office. Dieses Buch versucht, eine kleine Lücke zu schließen. Zum Autor Seit fast 15 Jahren unterrichte ich über Softwareprodukte von verschiedenen Herstellern aus verschiedenen Bereichen. Dabei zählen Tabellenkalkulationen zu meinen bevorzugten Programmen. Nicht nur, weil es in viele verschiedene Wissensgebiete eingreift, sondern auch, weil an dieses Produkt immer wieder neue Anforderungen gestellt werden, die es zu lösen gilt. Zu den Lesern des Buchs Ich habe versucht, das vorliegende Buch sowohl für Anfänger der Tabellenkalkulation als auch für Profis in StarOffice und OpenOffice.org zu schreiben. Jedes Kapitel kann einzeln gelesen werden. Man muss also nicht von der ersten bis zur letzten Seite vorgehen. Für einen effektiven Einstieg in das zentrale Kapitel 7 (Funktionen) empfiehlt es sich allerdings, einen Blick auf Kapitel 1 (Zahlen) und Kapitel 2 (Rechnen) zu werfen. Denn: Auch einen Roman schlagen Sie normalerweise nicht in der Mitte auf und beginnen dort zu lesen. Das Buch richtet sich zum einen an den Anwender im Büro, der StarCalc-Daten eingibt und weiterverarbeitet. Sei es, dass in StarCalc eine Adressenliste angelegt wird, die in einem Serienbrief verwendet wird, oder seien es Berechnungen, die für Statistik, Controlling oder die Buchhaltung verwendet werden. Es wendet sich zugleich auch an Anwender in technischen, statistischen und naturwissenschaftlichen Bereichen, wo täglich komplexe Rechenoperationen ausgeführt werden. Da viele Firmen Daten vom Großrechner, beispielsweise von einer AS 400, oder von SAP-Produkten erhalten, die in StarCalc weiterverarbeitet werden, kommt es häufig vor, dass diese Daten aufbereitet werden müssen. Dies fängt bei harmlosen Problemen an. Beispielsweise geben manche Programme Währungen im Format $ 1, aus und nicht in $ 1.234,56 oder einfach nur 1234,56. Oder: Was passiert mit Datenbanken, die so angelegt wurden, dass in einer Spalte Vor- und Zuname stehen? Auch kein triviales Problem. Und schließlich der gesamte Bereich des Formularwesens. Wie hinterlegt man in einer StarCalc-Tabelle Funktionen, die erst dann die Berechnungen ausführen, wenn der Benutzer seine Daten eingibt? Und: Wie werden Fehler abgefangen? Was, wenn der Benutzer einen Buchstaben

5 Vorwort 11 statt einer Zahl eingibt? Und, und, und es gibt genügend Anwendungsgebiete aus den unterschiedlichsten Bereichen, die es in diesem Programm zu lösen gilt. Zu diesem Buch Im Zentrum des Buchs stehen die Funktionen. Sie werden in Kapitel 7 erläutert und nehmen fast die Hälfte des Buchumfanges ein. Um überhaupt in StarCalc rechnen zu können, wird in Kapitel 1 der Zahlenbegriff wiederholt. Man muss wissen, wie man verschiedenartige Zahlen (wie Datums- und Zeitangaben) eingibt, wie StarCalc sie verwaltet, um mit ihnen rechnen zu können. Ferner sollte der Begriff der Zahlenformatierung klar sein, da diese für eine vernünftige Anzeige der Zahlen verwendet wird. Dieses Kapitel ist ausführlich und mit einer Reihe von Bildern versehen, damit auch Leser, die wenig Erfahrung mit Tabellenkalkulationen haben, sich besser darin zurechtfinden können. Im zweiten Kapitel werden die vier (oder fünf) Grundrechenarten wiederholt. Sicherlich ist dieser Punkt für die meisten StarCalc-Benutzer kein neues Thema. Deshalb wurde auch dieses Kapitel (wie das erste) kurz gehalten. Es werden die Begriffe der relativen, absoluten und gemischten Bezüge erläutert. Man kann auch einem Bereich einen Namen geben und dann mit ihm rechnen. Dies wird ebenso erklärt wie das Rechnen mit Matrizen. Da Matrixoperationen für einige Funktionen verwendet werden, finden sich in diesem Kapitel Erläuterungen dazu. Das dritte Kapitel widmet sich einigen Hilfsprogrammen von StarCalc, die häufig beim Rechnen und bei der Formularerstellung eingesetzt werden. Es werden der Detektiv, die Zielwertsuche und der Tabellenschutz vorgestellt. Sie haben unterschiedliche Funktionen, können aber alle für das Rechnen ohne komplexe Funktionen oder für die Entwicklung von Formularen verwendet werden. Dies wird an einigen Beispielen gezeigt. Im vierten Kapitel wird erläutert, welche Fehler man beim Rechnen in StarCalc machen kann, wie man sie findet und wie man sie beseitigt. Ein schwieriges Kapitel, vor allem auch deshalb, weil es keinen generellen Lösungsansatz für das Suchen und Finden von Fehlern gibt. Und schließlich finden Sie hier alle Funktionen nach Kategorien aufgelistet mit einem Verweis, in welchem Kapitel Sie eine Erläuterung und/oder ein Beispiel zu dieser Funktion finden. Das fünfte Kapitel beschäftigt sich mit speziellen Zahlen und Zahlenreihen und der Frage, wie man in StarCalc ihre Existenz überprüfen beziehungsweise Reihen erzeugen kann. Die bekanntesten Zahlen sind Primzahlen, Fibonacci-Zahlen, Quadratzahlen und Fakultäten, die in bestimmten mathematischen und naturwissenschaftlichen Berechnungen ihre Verwendung finden. Für Freunde von Denksportaufgaben ist das sechste Kapitel gedacht. Um den Funktionsumfang von StarCalc zu testen, kann man leicht einige Knobelaufgaben mit

6 12 Vorwort Hilfe dieser Tabellenkalkulation lösen. Es geht in diesem Kapitel um die korrekte Eingabe in StarCalc, so dass das Lösen kein Problem mehr darstellt. Das siebte Kapitel ist das zentrale Kapitel. Hier werden alle Funktionen erläutert. Alle? Nun gut: einige nicht. Einige Funktionen sind so speziell, dass sie lediglich namentlich genannt werden. Wer die Bessel-funktion benötigt, mit der Student schen Verteilung von Zufallsvariablen rechnet oder auf Basis des französischen Buchführungssystems abschreibt, der findet sich nach den vorangegangenen Erläuterungen auch selbst in den Funktionen mit der StarCalc-Hilfe zurecht. Andere Funktionen erscheinen von allgemeinerem Interesse. Die Reihenfolge der vorgestellten Funktionen richtet sich nicht nach der Reihenfolge, in der sie in StarCalc aufgelistet sind (also der alphabethischen Reihenfolge), sondern vielmehr nach deren Wichtigkeit. Diese wiederum ergibt sich aus der Häufigkeit der Fragen in meinen Schulungen. An erster Stelle tauchen immer wieder Probleme auf, die nur mittels logischer Funktionen (vor allem der WENN-Funktion) lösbar sind. Andererseits ergeben die Informationsfunktionen wenig Sinn ohne die logischen Funktionen. Deshalb wurde mit ihnen begonnen. Das Rechnen mit Datum und Zeit und die Textfunktionen erscheinen mir besonders für Anfänger schwierig. Deshalb stehen auch sie am Anfang. Sicherlich werden die meisten mathematischen Funktionen nur von wenigen Mathematikern, Physikern, Ingenieuren oder Technikern verwendet. Dennoch: Irgendeinen Grund muss es wohl haben, dass wir von der ersten bis zur letzten Klasse in der Schule Mathematik lernen. Mit Sicherheit ist sie ein zentraler Bestandteil unserer Kultur, auch wenn viele es (voller Stolz) negieren. Ich denke, dass sich ein Blick in dieses Kapitel lohnt, da dort wichtige Funktionen wie ABRUNDEN, ABS, RÖMISCH, GGT oder SUMMEWENN zu finden sind. Und schließlich werden einige der Funktionen in anderen Bereichen wieder eingesetzt. Die Statistik, um nur ein Beispiel zu nennen, verwendet die Kombinatorik (in Form von Funktionen im Abschnitt Mathematik zu finden) als Hilfsfunktion. Den statistischen Funktionen ist ein weiterer Abschnitt gewidmet. Begonnen wird mit einfachen Funktionen wie Mittelwert, Maximum und Minimum bis hin zu den statistischen Tests. Spezieller dagegen sind finanzmathematische und technische Funktionen. Ihnen sind die letzten beiden Abschnitte gewidmet. Die meisten Beispiele, die in diesem Kapitel stehen, sind Praxisfragen. Sie tauchten irgendwann in einer meiner Schulungen auf oder wurden mir per geschickt und wollten gelöst werden. Funktionen tauchen nicht nur in Berechnungen auf Tabellenblättern auf. Ihre Syntax wird auch an anderen Stellen verwendet. Bedingte Formatierungen, Gültigkeiten, Datenpilot-Tabellen, Teilergebnisse und Analysefunktionen können ebenso Funktionen verwenden. Wie in diesen Assistenten gerechnet wird, wird in Kapitel 8 dargelegt. Im nächsten Kapitel (9) wird ein Formular entworfen, in das der Benutzer Daten einträgt und das daraus bestimmte Informationen berechnet. Es geht um ein einfaches (vereinfachtes) finanzmathematisches Problem: um Schulden, deren Zins und

7 Vorwort 13 Tilgung. Daran wird exemplarisch der Aufbau eines StarCalc-Formulars erläutert. Als zweites Beispiel wird der Aufbau eines Jahreskalenders erläutert, der die Wochenenden und Feiertage in Deutschland anzeigt. Da diese Feiertage in einem Blatt ausgelagert sind, ist es keine Schwierigkeit, ihn den Schweizer oder österreichischen Feiertagen anzupassen. Trägt der Benutzer seine geplanten Urlaubstage ein, dann werden sie auf dem ersten Blatt angezeigt. Kapitel zehn erklärt, wie man sich mit Hilfe der Programmiersprache StarOffice Basic eigene Funktionen erstellen kann. Denn: Irgendwelche fehlen immer! Dazu wird nicht das ganze StarOffice Basic erläutert, sondern nur der Teil der Programmiersprache, mit dem sich Funktionen erstellen lassen. Es wird gezeigt, wie man vorgehen kann, wenn man eine einfache Funktion zum Lösen von Problemen erstellen will. Einige dieser Funktionen werden vorgestellt und erläutert. Zugleich wird aufgezeigt, wie man solche Funktionen dauerhaft in StarCalc zur Verfügung stellt. Und schließlich geht es im letzten Kapitel 11 um die grafische Auswertung der Funktionen, um Diagramme. Da dies kein allgemeines StarCalc-Buch ist, da Funktionen im Mittelpunkt stehen, werden natürlich nicht alle Diagrammtypen betrachtet, sondern lediglich die Liniendiagramme, da gerade sie für statistische Trendkurven und für mathematische Funktionen interessant sind. Zu den Grenzen des Buchs Beim Schreiben hatte ich oft den Wunsch, zu einigen Kapiteln viel mehr zu schreiben. Assistenten in StarCalc sind zum Teil komplexe Hilfen, so dass man über sie ein eigenes Kapitel schreiben könnte. Das vorliegende Buch erfasst sicherlich nicht alle Einstellungen (und damit Möglichkeiten). Ich habe mich an vielen Stellen auf das Rechnen (im weitesten Sinne) beschränkt. Wer mehr über ihre Funktionalität wissen möchte, dem sei weitere Literatur empfohlen, die ich am Ende eines jeden Kapitels erwähne. Zu den Konventionen des Buchs Da in StarCalc alle Funktionen in Großbuchstaben geschrieben sind, werden sie auch im Buch in Versalien gekennzeichnet. Für den StarOffice Basic-Code in Kapitel 10 wurde eine Nichtproportionalschrift verwendet, um ihn zu kennzeichnen. Tastenkombinationen stehen in spitzen Klammern (beispielsweise <Strg>+<A>), Menüeinträge wurden durch Kapitälchen gekennzeichnet (DATEI / SPEICHERN UN- TER). Da StarOffice und OpenOffice.org nahezu identisch sind (für die Themen in diesem Buch sind sie identisch), spreche ich nur von StarOffice beziehungsweise StarCalc.

8 14 Vorwort Zur CD-ROM Die Bildschirmfotos sind alle in StarCalc 7.0 unter Windows XP gemacht worden. Alle in diesem Buch beschriebenen Funktionen lassen sich jedoch mühelos auf die Version 6.0 und auf OpenOffice.org 1.0 und 1.1 übertragen. Die Beispiele auf der CD-ROM sind auf verschiedene Dateien verteilt. An ihren Namen kann das zugehörige Kapitel des Buchs entnommen werden. Ich habe versucht, das Buch unabhängig von der StarCalc-Version zu schreiben. In den Ordnern finden Sie die gleichen Dateien, die das Buch begleiten. Sie können direkt von der CD-ROM gestartet oder auch zuerst von der CD-ROM auf die Festplatte kopiert werden. Keine der Dateien verlangt irgendeinen Datei- oder Ordnernamen. Einige der Funktionen werden beim Öffnen der Datei neu berechnet. Deshalb kann es durchaus sein, dass Sie beim Schließen gefragt werden, ob Sie die Änderungen speichern möchten, obwohl Sie sie nicht verändert haben. Sämtliche Dateien sind unter StarOffice, OpenOffice.org in Windows und Linux getestet worden. Lediglich die selbst programmierten Funktionen von Kapitel 10 verwenden die Programmiersprache StarOffice Basic. Ein Wort des Dankes Ein Dankeschön geht an Isabel Milojevic von der Firma essential media. Sie (und ihr Kollege Ronny Winkler) hat mich mit den Programmen StarOffice 6.0 und 7.0 unterstützt und mir Informationen über die Tabellenkalkulationen besorgt. Danke auch an Carsten Müller von Sun Microsystems GmbH, der mir rasch und unkompliziert Informationen zur Verfügung gestellt hat. Es überrascht und freut mich, dass Sun so kooperativ mit mir zusammen gearbeitet hat. Und nun... Wünsche ich viel Freude beim Lesen, beim Rechnen und beim Knobeln René Martin München, Januar 2004 Über Kritik, Anregungen und Vorschläge freue ich mich sehr. Besuchen Sie auch meine Homepage: