Update umantis Bewerbermanagement Dezember 2012

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1 Update umantis Bewerbermanagement Dezember 2012 Neue Funktionen Update der Stable-Version vom Montag, 17. Dezember 2012 Folie 1

2 Erklärung der Icons In jeder Update-Kommunikation werden die beiden Icons bei gewissen Funktionen verwendet. Sie haben folgende Bedeutung: Einige der Neuerungen müssen zuerst aktiviert oder eingeblendet werden, um zur Anwendung zu gelangen. Diese sind mit dem Zahnrad für Anpassungen markiert. Den Anpassungsmodus erreichen Sie über «Ansicht anpassen» in der obersten Navigation. Bei wenigen Neuerungen ist es wichtig und notwendig, dass ein Administrator Anpassungen vornimmt. Diese sind zusätzlich mit dem Blitz markiert. Der überwiegende Teil der Neuerungen ist mit dem Update für alle Benutzer direkt wirksam ohne dass etwas aktiviert oder eingeblendet werden muss. Diese Veränderungen sind nicht speziell markiert. Folie 2

3 Inhaltsverzeichnis Allgemeine Neuerungen (S. 4) Neuerungen für Bewerber (S. 8) Neuerungen für Personabetreuer (S. 11) Neuerungen für Linie und Gremien (S. 24) Neuerungen für Administratoren (S. 32) Folie 3

4 Neue allgemeine Funktionen Folie 4

5 Hinweis beim Verlassen eines Formulars Wenn man begonnen hat, ein Formular auszufüllen, dann wird man nun beim versehentlichen Verlassen der Seite, über beispielsweise ein Navigationselement, auf den drohenden Datenverlust hingewiesen. Folie 5

6 Speichern nur einmalig klickbar Nachdem Sie den Button «Speichern» geklickt haben, verschwindet dieser und ein Rädchen erscheint, bis der nächste Screen geladen werden konnte. Somit wird bei Doppelklick im WEB ein doppeltes Speichern der Seite verhindert. Folie 6

7 Auswertungen Wir haben einen neuen Bereich «Auswertungen» geschaffen, der es Ihnen ermöglichen soll, verschiedenste Grafiken rund um das Thema Bewerbungen und Stellen anzuzeigen und die gesammelten Daten so auszuwerten. Mithilfe von Suchen können Sie noch tiefer in die jeweiligen Diagramme einsteigen. Beispielhaft haben wir Ihnen bereits 4 Diagramme zur Ansicht gegeben. Weitere können bestellt werden. Die Diagramm- und Berichtsvorlagen werden nur dem Administrator angezeigt. Folie 7

8 Neuerungen für Bewerber Folie 8

9 Bewerbern eine Bewerbung per XING Profil ermöglichen Gleich wie bereits für LinkedIn umgesetzt, kann ein Bewerber nun auch seine Profil-Daten aus XING zur Bewerbung verwenden. Aktivieren Sie dafür die Option «Daten aus meinem XING-Profil übernehmen» und registrieren Sie vorab über Ihr XING-Profil eine Schnittstelle zum umantis. Über die Anleitung in der Online Hilfe ist das in wenigen Minuten erledigt: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/einstellungen_zu_unterneh men_/_organisatonsprofil Folie 9

10 «Jetzt bewerben» - Link auf Stellenmarkt Da die Funktion, ein PDF File direkt beim Klick auf den Titel einer Stelle im Stellenmarkt zu öffnen, eine Online-Bewerbung mangels dynamischen Bewerben-Links massiv erschwert, haben wir einen kleinen Zusatz entwickelt. Optional kann nun ein «Jetzt bewerben»-link im Stellenmarkt direkt eingeblendet werden. /Jobs/1 Folie 10

11 Neuerungen für Personalbetreuer Folie 11

12 Auf Top-Bewerbungen schneller reagieren Zwei neue Diagramme ermöglichen es Ihnen, sehr schnell auf Top- Kandidaten zu reagieren. Ausserdem erinnern Sie diese Diagramme daran, wenn ein Bewerber besonders lange nichts von Ihnen gehört hat, oder in einem Status feststeckt. Diese Diagramme lassen sich bei Bedarf noch etwas parametrisieren, um besser in Ihren Prozess zu passen. Wir empfehlen Ihnen, eines dieser Diagramme auf der Hauptseite einzubinden. Folie 12

13 Auf Top-Bewerbungen schneller reagieren (HTML) Diagramm 1 zeigt meine Bewerber, die bei den Bewerbungsfragen über 50% der möglichen Punktezahl erreicht haben und länger als 1 Woche oder noch gar nicht kontaktiert wurden. Einen Stern bekommt ein Bewerber über 75%, einen Brief, wenn er bereits kontaktiert wurde. Einbindung über diesen Link: «/Administration/ShowDashboardWithIDs/[LangID]/1/1/FromDasboard9/6 9?get_xml=true&result_as_html=true» Fahren Sie mit der Maus über die Bewerber, um Zusatzinformationen zu erhalten. Folie 13

14 Auf Top-Bewerbungen schneller reagieren (Scatter) Diagramm 2 zeigt alle Bewerber. In der Y-Achse «Erreichte % bei den Bewerbungsfragen» und in der X-Achse den Abstand seit dem letzten Kontakt in Tagen. Einbindung über diesen Link: «/css/dashboard.html?xmlpath=/administration/showdashboardwithids/[ LangID]/1/1/FromDasboard9/71» Fahren Sie mit der Maus über die Bewerber um Zusatzinformationen zu erhalten. Folie 14

15 Benachrichtigung nur bei Top-Bewerbungen Seit dem letzten Release kann sich jeder Personalbetreuer per informieren lassen wenn eine Bewerbung in einen bestimmten Status gesetzt wird. Ein zusätzliches Feld zur Eingabe einer Mindestpunktezahl in % bedingt nun, dass Sie nur noch benachrichtigt werden, wenn die Bewerbung ausser im betreffenden Status auch noch einen bestimmten Wert aus den Selektionsfragen überschritten hat. Diese Einstellung ist optional. Folie 15

16 Anpassung von Hauptseitenlinks Um die Lösung intuitiver zu gestalten, haben wir die Links auf der Hauptseite rund um das Thema Beurteilungen aufgeräumt. Dabei wurden die Links «- im Status Beurteilung durch Linienvorgesetzten mit/ohne Feedback» entfernt und durch «- im Status Beurteilung durch Linienvorgesetzten» ersetzt. Jegliche ausstehenden Beurteilungen finden Sie nunmehr durch den Link «Alle offenen Beurteilungen» und erteilte Beurteilung erhalten Sie, wenn Sie «Neue Beurteilungen» klicken unabhängig davon, in welchem Status sich die Bewerbung befindet. Folie 16

17 Neuer Bewerbungsstatus «unvollständige Bewerbung» Sauber abgeschlossene online Bewerbungen bekommen im letzten Schritt den Bewerbungsstatus «Bewerbungseingang». Wird eine Bewerbung vor dem letzten Schritt abgebrochen indem beispielsweise beim Beantworten der Fragen das Browserfenster geschlossen wird, dann zeigen wir die Bewerbung trotzdem in der Bewerbungsübersicht an mit dem Status «Bewerbung unvollständig». Dieser Status gehört zu den automatisch vergebenen Bewerbungsstatus. Er kann daher nicht gelöscht und sollte nicht umbenannt werden. Wenn eine Bewerbung nach einem Tag noch immer im Status «Bewerbung unvollständig» ist, dann empfiehlt es sich bei der Bewerberin nachzufragen ob die Bewerbung aus ihrer Sicht abgeschlossen und vollständig ist. Folie 17

18 Übersicht über Termine Wir bieten Ihnen ab diesem Release eine Übersicht über Ihre ausstehenden Termine an, die Sie auf all Ihren Stellen angelegt haben. Auf der Hauptseite werden Sie zusätzlich über Ihre Termine informiert. Labs-Idee: Folie 18

19 Kommunikation der Termine Laden Sie bequem Ihre Bewerber auf den Termin aus/ein und versenden Sie optional direkt Einladungen an die zuständigen Linienvorgesetzten für Interviewtermine. Bitte beachten Sie, dass seitens der Eingeladenen abgelehnte oder umgeplante Einladungen nicht verarbeitet werden. Alle gespeicherten Inhalte von Terminen können auch als [Variabeln] in der Kommunikation in diesem Bereich verwendet werden. Labs-Idee: Labs-Idee: Folie 19

20 Termine auf Bewerbung direkt erstellen Bewerber können nun auch direkt von ihrem Bewerbungsdossier aus für Termine eingeladen werden. Die Aktion steht in der Aktionsleiste (links) jedes Reiters zur Verfügung und kann wo gewünscht eingeblendet werden. Gleich wie bei der Mehrfachaktion kann aus bereits erfassten Terminen ausgewählt werden oder ein neuer Termin erfasst werden. Im zweiten Schritt kann ein ab Vorlage an den Bewerber geschickt werden. Erfassen Sie bitte zuerst eine passende -Vorlage. Zudem werden auf der Seite der Termine eines Bewerbers in einer zweiten Tabelle alle Termine auf diese Stelle angezeigt. Folie 20

21 Benachrichtigung auf Terminbestätigung Als Personalberater kann ich in den Einstellungen meines Benutzerprofils anwählen, wenn ich per benachrichtigt werden möchte sobald ein Bewerber einen Termin bestätigt oder ablehnt. Die System- -Vorlage «Bestätigung Einladung zu Termin» kann wie andere auch angepasst werden. Top Labs Idee: Folie 21

22 Eine Stelle kann mehreren Einstiegen zugeordnet werden Es können mehrere Einstiegsarten (Einstieg als) einer Stelle zugeordnet werden und so ist die Stelle ausgeschrieben im Stellenmarkt auch unter all diesen Einstiegsarten für Bewerber zu finden. Halten Sie die Steuerungstaste gedrückt um mehrere Werte auszuwählen. Sponsored by: Folie 22

23 Erinnerungen erweitert um Kategorie/Liste Um noch effektiver mit Erinnerungen arbeiten zu können wurden diese um eine weitere Auswahlliste ergänzt. So können Erinnerungen frei definierten Kategorien, Bereichen oder Tätigkeiten zugeordnet werden. Die Liste «Aufgabe Benutzerdefiniert 1» kann in den Details, als Spalte in der Übersicht und bei den Suchfiltern eingeblendet werden. Die Auswahlwerte bearbeiten Sie in den Einstellungen unter «Auswahllisten». Sponsored by: Folie 23

24 Neuerungen für Linienvorgesetzte und Gremiumsmitglieder Folie 24

25 Neue Hauptseite für Vorgesetzte Um den Vorgesetzten schneller und attraktiver die für sie relevanten Informationen anzuzeigen haben wir auf der Einstiegsseite der Vorgesetzten drei neue Kurzübersichten eingefügt. Die drei Tabellen sind nach dem Update vorerst ausgeblendet. Wenn Sie mit der Terminfunktion arbeiten, dann empfiehlt es sich alle drei Tabellen zu aktivieren. Andernfalls sollten zumindest die Übersicht über die aktuellen Bewerbungen und Stellen eingeblendet werden. Wenn Sie die Tabellen einblenden, können Sie die entsprechenden Suchlinks ausblenden. Folie 25

26 Kurzübersicht «Meine Bewerbungen» In der obersten Tabelle auf der Hauptseite werden dem Vorgesetzten direkt alle Bewerbungen sortiert nach Eingang angezeigt die er noch nicht bewertet hat. Folie 26

27 Kurzübersicht «Meine Stellen» I Die Kurzübersicht der Stellen zeigt alle aktiven dem Vorgesetzten zugewiesenen Stellen. Folgende Spalten zu den Stellen werden angezeigt: > Besucher: Anzahl Besucher des Inserats > Bewerber: Total Bewerber auf die Stelle > Freigegebene: Bewerbungen die mir freigegeben wurden (verlinkt) > Top (HR): Anzahl Bewerber mit einer Bewertung vom HR mit Gewicht grösser 80 -> legen Sie dazu bei den Auswahlwerten der Auswahlliste «Gesamtbewertung» je ein Gewicht grösser oder kleiner 80 fest. > Status Übersicht: Quadrat je Status mit dunklerer Farbe je mehr Bewerber in diesem Status. Bei Mausfokus wird die Anzahl und der Status angezeigt. Folie 27

28 Kurzübersicht «Meine Stellen» II In der Auswahlliste der Bewerbungsstatus können Sie festlegen welcher Status in der neuen Grafischen Übersicht über die Anzahl Bewerber pro Status aktiv sein sollen. So werden nur Bewerbungsstatus in der Grafik angezeigt, die keinen Eintrag im Feld Code haben. Folie 28

29 Kurzübersicht «Meine Bewerbungen» mit Einladung Der Vorgesetzte bekommt erstmals eine Übersicht über seine anstehenden Termine mit direkter Verlinkung auf das entsprechende Bewerbungsdossier. Es werden jene Termine gezeigt zu welchen er über die umantis Outlook Schnittstelle eingeladen wurde. Das Symbol in der letzten Spalte zeigt an, wenn es sich um einen Gruppentermin mit mehreren Teilnehmern handelt. Folie 29

30 Bewerbungsstatus direkt durch Linie bearbeitbar Linienvorgesetzte können neu auch direkt den Bewerbungsstatus anpassen. Dies kann direkt im Beurteilungsschritt der Hauptbeurteilung vorgenommen werden und könnte, wenn gewünscht, sinnvollerweise anstelle von «Nächster Schritt» eingeblendet werden. Folie 30

31 Zuständigkeiten auf Besetzungsantrag Ein Besetzungsantrag muss im ersten Schritt immer einer Niederlassung zugewiesen werden. Die möglichen Zuständigkeiten beschränken sich danach auf eine Auswahl an Personalbetreuern dieser Niederlassung. Folie 31

32 Neuerungen für Administratoren Folie 32

33 Webabfrage in lokalen Auswertungs-Excel anpassen Wenn Sie Excel Reports mit einer automatischen Aktualisierung lokal gespeichert haben, dann muss wegen des Umzugs der Excel Reports unter den Reiter Auswertungen die hinterlegte Adresse für die Aktualisierung angepasst werden. Wie die Adresse angepasst werden kann und aussehen muss finden Sie in der online Hilfe unter: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/excel-berichtsvorlagen#daten_automatisch_in_excel_aktualisieren Folie 33

34 SingleSignOn oder CGI-Login leicht modifiziert Wir haben für zusätzliche Sicherheit den CGI-Login geringfügig modifiziert. Zusätzlich zum Personenschlüssel kann nun auch ein optionaler Quellsystemschlüssel je Recruiter mitgegeben werden. Lassen Sie den Quellsystemschlüssel im CGI Login weg, dann wird hintergründig vorausgesetzt, dass bei der sich einloggenden Person KEIN Quellsystemschlüssel im Profil eingetragen ist. Wir werden alle dieser bisher ungenutzten Quellsystemschlüssel in Rahmen des Releases auf der Datenbank entfernen, um ein nahtloses Weiterarbeiten zu ermöglichen. Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Recruiter-Import diesen Schlüssel NICHT schreibt. Nähere Informationen über den CGI-Login entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe. https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/single_sign_on Folie 34

35 SingleSignOn oder CGI-Login neu mit Zeitstempel möglich Für eine erhöhte Sicherheit kann der SingleSignOn Aufruf nun auch mit einem Zeitstempel ergänzt werden. So können Sie sicherstellen, dass der Aufruf nicht länger als einen Tag gültig sein kann. Damit alle bestehenden SSO-Anbindungen weiterhin so wie heute funktionieren muss die Option «SSO (SingleSignOn) mit Timestamp» zuerst zentral in den Einstellungen aktiviert werden damit der Zeitstempel im Aufruf erforderlich wird. Wie der SingleSignOn Aufruf über CGI Parameter mit Zeitstempel genau aufgebaut sein muss finden Sie in der Online Hilfe: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/single_sign_on Folie 35

36 Wir wünschen Ihnen viel Freude mit den neuen Funktionen und Design von umantis! Folie 36

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