Qualitätsrichtlinie der VEM. Erstfassung vom März 2014

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1 Qualitätsrichtlinie der VEM Erstfassung vom März 2014

2 Inhalt 1. Ziel 2. Geltungsbereich 3. Managementsysteme 4. Generelle Anforderungen an die Zusammenarbeit 5. Bestellunterlagen von VEM 6. Qualitätsziele 7. Qualitätssicherung 7.1 Qualitätssicherung in der Entwicklung 7.2 Qualitätssicherung von Zulieferteilen Lieferantenqualifizierung 7.3 Anforderungen an die Prozessqualität 7.4 Qualitätssicherung in der Fertigung 7.5 Erstmusterprüfung (FAI) 7.6 Warenausgangsprüfung 7.7 Lenkung fehlerhafter Produkte 8. Verlagerung von Tätigkeiten, Änderungen an Serien, Verfügbarkeit 9. Verpackung und Lagerung 10. Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit 11. Norm- und Katalogteile 12. Spezielle Prozesse und kritische Produkte 13. Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen 14. Vertraulichkeit 15. Haftung 2 / 10

3 1 Ziel Ziel und Zweck dieser Qualitätsrichtlinie der VEM ist es, Lieferanten in die Lage zu versetzen ihre Produkte und Dienstleistungen den Anforderungen der VEM hinsichtlich der Qualität anzupassen. Die VEM hat in den Unternehmenszielen die Steigerung des Unternehmenswertes durch nachhaltige Unternehmensführung verankert. Dazu soll die Verbesserung der Qualität ihren Beitrag leisten. Wir streben eine enge und langfristige Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten an und wollen gemeinsam dieses Ziel erreichen. 2 Geltungsbereich Diese Qualitätsrichtlinie gilt für alle Lieferanten und Dienstleiter der VEM (nachfolgend beide Lieferant genannt). Sie ist Bestandteil der Aufträge und damit bindend. Weitergehende Festlegungen bedürfen gesonderter Reglungen zwischen VEM und einzelnen Lieferanten, beispielsweise in Form einer Qualitätssicherungsvereinbarung. Grundsätzlich gelten im Geschäftsverkehr die Einkaufsbedingungen der VEM. Diese sind ebenfalls im Internet der VEM als Download abrufbar. Kann der Lieferant eine oder mehrere Anforderungen dieser Qualitätsrichtlinie nicht erfüllen, so hat er dieses dem Einkauf der VEM schriftlich mitzuteilen und entsprechende Ausschlüsse zu erwirken. 3 Managementsysteme Alle Unternehmen der VEM sind nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert, die VEM Sachsenwerk GmbH darüber hinaus nach IRIS Rev.02. Die Anforderungen aus diesen Zertifizierungen bündeln sich in dem Ziel nur mit Partnern zusammen zu arbeiten, die ebenfalls ein Qualitätsmanagementsystem (QM- System) aufgebaut haben, dieses weiterentwickeln und regelmäßig überwachen. Innerhalb der VEM werden Umweltauswirkungen erfasst, analysiert und bewertet um die Umweltbelastungen zu verringern. Der Lieferant verpflichtet sich ebenfalls, alle gesetzlichen Regelungen gemäß ISO Umweltmanagement einzuhalten. Der Schutz der Gesundheit unserer Mitarbeiter ist ein wichtiger Teil unserer Firmenphilosophie. VEM stellt sicher, dass die gesetzlichen Forderungen zum Gesundheits- und Arbeitsschutz durchgesetzt und eingehalten werden. Das erwarten wir auch von unseren Lieferanten. Diese verpflichten sich nach allen betreffenden Regelungen und sonstigen für sie gültigen Vorschriften unter Einhaltung der Produktsicherheit für Kunden, Verbraucher und Mitarbeiter zum Gesundheits- und Arbeitsschutz. Soweit der Lieferant Leistungen auf einem Betriebsgelände der VEM erbringt, wird er die Fremdfirmenordnung der VEM einhalten und Anordnungen des Personals zum Verhalten vor Ort berücksichtigen. Bezieht der Lieferant seinerseits Lieferungen oder nimmt Dienstleistungen in Anspruch, so wird er diese Lieferanten in sein QM-System mit einbeziehen oder selbst die Qualität der Vorlieferungen sichern. In diesem Fall ist eine Lieferantenqualifizierung anzustreben. 4 Generelle Anforderungen an die Zusammenarbeit VEM strebt langfristige Kooperationen mit seinen Lieferpartnern an. Dadurch soll die kontinuierliche Qualifizierung der Lieferanten und damit einhergehend eine stetig verbesserte Qualität gewährleistet werden. Grundlage dieser Lieferantenbeziehungen ist eine offene Kommunikation im Dialog. Ansprechpartner für die Lieferanten sind die jeweiligen verantwortlichen Einkäufer bei VEM bzw. die Ansprechpartner für Qualitätsthemen. 3 / 10

4 VEM kauft nur Waren und/oder Dienstleistungen von Lieferanten ein, die den qualitativen Anforderungen entsprechen und für Lieferungen freigegeben sind. Die Freigabe von Lieferanten erfolgt nach festgelegtem Lieferantenauswahlverfahren. Hauptlieferanten der VEM werden zur Selbstauskunft angeschrieben und bezüglich der Hauptkriterien Qualität, Preis, Liefertreue und Service benotet. Die Ergebnisse werden den Lieferanten mitgeteilt und mögliche Verbesserungen in der Lieferantenbeziehung in Form von Maßnahmen festgelegt. Der Lieferant räumt der VEM und deren Auftraggebern sowie regelsetzenden Dienststellen das Recht ein, sich vor Ort von der Wirksamkeit des QM-Systems zu überzeugen und an Prüfungen der Leistungsgegenstände teilzunehmen. In Lieferantenaudits werden die Lieferantenprozesse durch den Einkauf und das Qualitätsmanagement von VEM überprüft. Der Lieferant wird spätestens vier Wochen vor dem Audit informiert. VEM ist bestrebt, zusätzlich zu diesen Qualitätsrichtlinien, Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV) mit seinen wichtigsten Lieferanten abzuschließen. Darin sollen die Anforderungen an die Qualität der Lieferungen sowie an die durchzuführenden Warenausgangs- und Wareneingangsprüfungen präzisiert werden. In einem solchen Fall wird der Lieferant einen Ansprechpartner für Qualitätsthemen benennen. 5 Bestellunterlagen von VEM Der Lieferant erhält mit der Bestellung bzw. Änderung der Bestellung technische Unterlagen (Zeichnungen, Spezifikationen, Technische Lieferbedingungen, Fertigungsvorschriften, auszufüllende Prüfnachweise, usw.). Der Lieferant hat sicherzustellen, dass alle zu diesen Unterlagen gehörigen weiterführenden Dokumente wie Normen, Prüfvorschriften, Formblätter usw. vorhanden sind. Er prüft hierzu die Bestellunterlagen um sicherzustellen, dass er sämtliche Vorgaben in seiner Organisation umsetzen kann. Sollten Unterlagen fehlen, welche die vertragsgemäße Lieferung verzögern oder verhindern können, so sind diese unmittelbar nach der Prüfung der Bestellung bei VEM anzufragen. Bei Annahme des Auftrages bestätigt der Lieferant das Vorhandensein der notwendigen Kapazitäten um den geforderten Liefertermin einhalten zu können. 6 Qualitätsziele Alle Prozesse müssen auf Null Fehler, 100 % Liefertreue und eine Optimierung der Kosten ausgerichtet sein. Der Lieferant verfolgt die Absicht, durch die Umsetzung dieser Qualitätsrichtlinie die Kosten zu senken und Fehler, welche zu Gewährleistungsansprüchen führen, zu minimieren. Gleichzeitig soll dadurch die Effizienz der Zusammenarbeit verstärkt werden. Der Fokus liegt auf der Vermeidung von Fehlern durch die Anwendung geeigneter Prozesse und qualitätssichernder Maßnahmen bei kontinuierlicher Verbesserung. 7 Qualitätssicherung 7.1 Qualitätssicherung in der Entwicklung Bei Übernahme von Entwicklungstätigkeiten durch den Lieferanten ist dieser für die Entwurfsqualität verantwortlich. Der Lieferant verpflichtet sich, die Produkte in Übereinstimmung mit den jeweiligen Rahmenlieferverträgen, Einzel- oder Entwicklungsaufträgen und den darin enthaltenen Beschreibungen, Spezifikationen, Datenblättern, Zeichnungen, Mustern oder Modellen zu entwickeln. Zur Qualitätssicherung in der Entwicklungsphase sind geeignete Maßnahmen der Produktvalidierung und -verifizierung durch den Lieferanten umzusetzen. Mögliche Risiken sind zu analysieren, zu 4 / 10

5 dokumentieren und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu treffen (z. B. durch eine FMEA). Der Lieferant legt auf Anfrage von VEM sein Konzept zur Minimierung von Risiken vor. Die Prüfplanung ist auf die Ergebnisse der Risikoanalyse abzustimmen und, falls nicht vorgegeben, mit VEM abzustimmen. Der Lieferant verpflichtet sich weiterhin Erstmusterprüfungen (siehe Punkt 7.5) sowie auf Anforderung Lebensdauerprüfungen durchzuführen. Alle Eingaben sowie Ergebnisse der Entwicklung sind zu dokumentieren und für mindestens zehn Jahre zu archivieren. 7.2 Qualitätssicherung von Zulieferteilen Lieferantenqualifizierung Die Beauftragung von Unterlieferanten bedarf generell der Zustimmung von VEM. Bezieht der Lieferant Leistungen oder Produkte von Unterlieferanten, so wird er diese Lieferanten vertraglich in sein QM-System einbeziehen oder selbst die Qualität der Vorlieferungen sichern. Vorzugsweise sind zertifizierte Unterlieferanten auszuwählen. VEM kann von seinen Lieferanten schriftliche Nachweise verlangen, dass diese sich von der Wirksamkeit des QM-Systems bei den Unterlieferanten überzeugt und/oder die Qualität seiner Lieferungen durch andere Maßnahmen sichergestellt hat. Der Lieferant wird bei seinen Unterlieferanten ebenfalls auf die Einhaltung gesetzlicher Regelungen zum Umweltmanagement, der Produktsicherheit für Kunden, Verbraucher und Mitarbeiter sowie zum Gesundheits- und Arbeitsschutz achten. 7.3 Anforderungen an die Prozessqualität Der Lieferant ist verpflichtet, bei allen Vorgängen die zutreffenden technischen Regeln (z. B. DIN, VDI, VDE, DVS usw.) zu beachten. Sofern der Lieferant feststellt, dass Forderungen in der Bestellung den geltenden technischen Regeln der Branche widersprechen, so ist vor Leistungserbringung mit dem Einkauf der VEM eine Klärung herbeizuführen. Der Lieferant überwacht regelmäßig die Wirksamkeit seiner Prozesse, insbesondere im Hinblick auf die Prozesssicherheit. Durch eine vorbeugende Instandhaltung sorgt er dafür, die verwendeten Werkzeuge, Maschinen und Vorrichtungen jederzeit prozessfähig zu halten. Prozesse, welche einen direkten Einfluss auf die Produktqualität haben müssen mit Entsprechenden Kennzahlen zur Überwachung belegt werden. Auf Anfrage von VEM legt der Lieferant diese Kennzahlen vor. Sollte aus den Kennzahlen eine Verschlechterung des Prozessergebnisses hervorgehen, sind geeignete Maßnahmen zur Korrektur und Vorbeugung durch den Lieferanten zu treffen und an VEM zu kommunizieren. Spezielle Prozesse wie Schweißen, Oberflächenbearbeitung, Löten, Tränken, Crimpen oder Wickeln müssen der Prozesssituation entsprechend überwacht und gelenkt werden (siehe Punkt 12). 7.4 Qualitätssicherung in der Fertigung Der Lieferant wird sicherstellen, dass alle von ihm erbrachten Lieferungen und Leistungen den auftragsgemäßen Forderungen entsprechen. Er wird in regelmäßigen Abständen einen Nachweis der Produktqualität erbringen, indem er seine Lieferungen und Leistungen einer Werkskontrolle (z. B. Wareneingangs-, Fertigungs-, Prozess- und Endkontrolle) unterzieht. Dazu hält der Lieferant eine Prüfplanung aufrecht, die er zweckmäßig an die Erfordernisse seiner Produkte, Prozesse oder der Bestellung anpasst. VEM behält sich das Recht vor Qualitätssicherungspläne einzufordern und bei Bedarf zu ergänzen. Durchgeführte Prüfungen sind mithilfe eines Prüfnachweises (Art des Prüfnachweises in Anhängigkeit vom Bestelltext) zu dokumentieren. Prüftermine sind VEM auf Anforderung zu benennen, um VEM eine Teilnahme zu ermöglichen. Die geforderten Prüfnachweise sind generell Bestandteil der Lieferdokumentation. 5 / 10

6 Der Lieferant wird geeignete Prüf- und Messmittel einsetzen und die Einhaltung der zulässigen Toleranzen der Prüf- und Messmittel für Leistungsnachweise systematisch überprüfen (Kalibrierung). Die Kalibrierung erfolgt anhand von Messnormalen, die auf internationale oder nationale Messnormale zurückgeführt werden können. Auf Anfrage von VEM muss der Lieferant aufzeigen, mit welchen Messmitteln Qualitätsprüfungen durchgeführt worden sind. Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung wird der Lieferant geeignete Aufzeichnungen zu aufgetretenen Fehlern in der Fertigung sowie im Feld führen. Auf Basis dieser sind gegebenenfalls Aktualisierungen von Produkt- oder Prozess-FMEA vorzunehmen bzw. die Qualitätssicherungspläne anzupassen. Die Vermeidung von Fehlerwiederholungen und damit eine Senkung der Fehlerkosten stehen hierbei im Mittelpunkt. 7.5 Erstmusterprüfung (FAI) Durch die Erstmusterprüfung erbringt der Lieferant den Nachweis, dass auf eine wiederholsichere Serienfertigung geschlossen werden kann. Eine Erstmusterprüfung ist durchzuführen, wenn diese in der Bestellung der VEM gefordert wird (für Halbzeuge kann eine Erstbemusterung entfallen, wenn ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 nach EN mitgeliefert wird). VEM behält sich das Recht vor an Erstmusterprüfungen teilzunehmen. Erstmusterprüfungen an Serienprodukten erfolgen bei: - Erstbestellung - neuen Bauteilen - nach Lieferpausen 2 Jahren - Modelländerungen bei Gussbauteilen - Werkstoffänderungen im Grundmaterial (keine Anbauteile) - Änderungen von Fertigungsverfahren und/oder -bedingungen - Weitergabe von Leistungen an Unterlieferanten. Prüfgrundlage sind die von der VEM vorgegebenen Spezifikationen. Der Lieferant muss für die Erstmusterprüfung Prüfmittel einsetzen, die geeignet sind, Erzeugnisse aus Eigen- und Fremdfertigung auf Übereinstimmung mit dem Stand der Technik und den vorgegebenen Spezifikationen zu prüfen. Erfordert die Prüfung besondere Prüfeinrichtungen über die der Lieferant nicht verfügt, ist eine externe Prüfstelle zu benennen zu nach Zustimmung durch VEM zu beauftragen. VEM behält sich das Recht vor, selbst eine geeignete Prüfstelle vorzuschlagen. Zu jeder Erstmusterprüfung ist ein entsprechender Erstmusterprüfbericht zu erstellen und VEM zu übergeben. Um Verwechslungen auszuschließen muss die Kennzeichnung der Erstmuster am Teil selbst und außen am Packstück eindeutig und dauerhaft sein. Der Bezug zur vorgegebenen Seriennummer muss vorhanden sein. Nach Erhalt des Erstmusters und des Erstmusterprüfberichtes führt VEM nach Ermessen eigene oder zusätzliche Prüfungen durch und trifft folgende Entscheidungen: a) Freigabe b) Freigabe mit Auflagen (nachweisbare Erfüllung der Auflagen durch den Lieferanten) c) Ablehnung, Nachbemusterung erforderlich (Vorlage eines neuen Erstmusters mit Erstmusterprüfbericht durch den Lieferanten). Eine Freigabe des Erstmusters durch die VEM entbindet den Lieferanten nicht von der Verpflichtung zur Einhaltung der geforderten Qualität seines Produktes. 7.6 Warenausgangsprüfung Der Lieferant verpflichtet sich zur Durchführung einer Warenausgangprüfung. Art und Umfang sowie die Dokumentation dieser werden in der Bestellung oder im Rahmen einer QSV festgelegt. Der 6 / 10

7 Lieferant hat mindestens aber eine Warenendprüfung als Abschluss seines Produktionsprozesses zu implementieren und diese geeignet, z. B. durch Prüfnachweise oder Maßprotokolle, zu dokumentieren. Die Nachweise der Überprüfung sind VEM mit der Lieferung zu übergeben. VEM führt eine Wareneingangsprüfung durch und dokumentiert diese. Im Rahmen einer QSV kann die Wareneingangsprüfung mit der Warenausgangsprüfung des Lieferanten abgestimmt werden. VEM und seine Lieferanten verpflichten sich zur gegenseitigen Information über die Ergebnisse der jeweiligen Prüfungen um deren Effektivität zu erhöhen. 7.7 Lenkung fehlerhafter Produkte Der Lieferant wird geeignete Vorkehrungen treffen, die eine Lieferung verworfener oder nicht nachgebesserter und zurückgewiesener Leistungen an VEM, mittelbar oder unmittelbar, ausschließen. Er hat einen Prozess zur Lenkung fehlerhafter Produkte zu etablieren und aufrecht zu erhalten. Reparaturen oder Abweichungen vom Zeichnungssatz bedürfen vor der Ausführung einer schriftlichen Genehmigung durch die VEM in Form eines Abweichungsberichtes / Tolerierungsantrages. Dieser ist an den Einkauf von VEM unverzüglich nach Entdecken des Fehlers zu stellen. In dem Abweichungsbericht / Tolerierungsantrag sind VEM der Grund der Abweichung und die einzuleitenden Korrekturmaßnahmen zu benennen. Im Falle der Genehmigung ist der Bericht / Antrag mit dem deutlich gekennzeichneten Produkt mitzuliefern. Bei einer Lieferung größerer Mengen sind die Teile mit einer Abweichung getrennt anzuliefern. VEM behält sich vor Maßnahmen vorzuschlagen die ein Wiederauftreten von Fehlern verhindern. Ebenfalls kann eine Überprüfung der Wirksamkeit von eingeleiteten Maßnahmen durch VEM erfolgen. 1) Im Falle einer Reparatur ist der Lieferant auch nach Genehmigung verpflichtet ein fehlerfreies Produkt zu liefern. Die Korrekturen dürfen erst nach der Genehmigung durch VEM und ausschließlich von befähigtem Personal ausgeführt werden. 2) Im Ausnahmefall kann durch VEM eine Tolerierung nicht spezifikationsgerechter Teile erfolgen. Tolerierte fehlerhafte Teile dürfen erst nach Freigabe an VEM versendet werden. Die Genehmigung einer Abweichung stellt keinen Verzicht seitens VEM auf Gewährleistungs- und Haftungs- (Freistellungs-)ansprüche im Hinblick auf die Auslieferung der fehlerhaften Produkte dar. Auch nachträglich erkannte Abweichungen sind VEM unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Dazu sind VEM Liefernummer, betroffene Teilenummern und die Anzahl der fehlerhaften Teile zu übermitteln. Weiterhin sind umgehend der Bestand beim Lieferanten und die in der Lieferkette befindlichen Teile zu kontrollieren, gegebenenfalls zu sperren und VEM zu benennen. Werden durch VEM im Rahmen der Wareneingangskontrolle, bei der Weiterverarbeitung oder bei Kundenreklamationen von Kunden gegenüber VEM Abweichungen festgestellt, welche der Lieferant zu verantworten hat, wird VEM den Lieferanten unverzüglich informieren. Nach Bekanntwerden des Fehlers verpflichtet sich der Hersteller zur Nachbesserung oder zur Ersatzlieferung. Weiterhin wird er geeignete Maßnahmen zur Vermeidung des Wiederauftretens des Fehlers umsetzen und diese dokumentieren. VEM behält sich das Recht vor, in Abhängigkeit der Fehlerschwere, einen qualifizierten 8D Report einzufordern. Dieser ist dann VEM innerhalb von drei Werktagen mindestens bis zum Punkt D3 ausgefüllt vorzulegen. Die Wirksamkeit der innerhalb des 8D Prozesses festgelegten Maßnahmen ist ebenfalls geeignet nachzuweisen. Generell erhält der Lieferant das Recht zur Nachbesserung (bei VEM oder, unter Berücksichtigung der Aufwände, bei sich). Gegebenenfalls kann VEM im Rahmen der gesetzlichen Mängelansprüche Ersatzlieferung verlangen. VEM wird in jedem Fall die im Rahmen von Reklamationen anfallenden Kosten an den Lieferanten weiterleiten. Der Lieferant erhält zusammen mit der Mängelrüge eine Aufstellung der bei VEM durch die mangelhafte Lieferung angefallenen Kosten. 7 / 10

8 8 Verlagerung der Fertigung, Änderungen an Serien, Verfügbarkeit Beabsichtigt der Lieferant den Auftrag teilweise oder komplett zu verlagern beziehungsweise im Unterauftrag ausführen zu lassen, bedarf dies im Vorfeld der Zustimmung durch VEM. Sinngemäß gilt dies auch für Änderungen während der Auftragsabwicklung. Im Falle einer Unterbeauftragung sind die Anforderungen von VEM an den Unterauftragnehmer weiterzuleiten. Es ist zwingend sicherzustellen, dass sämtliche Unterlagen in ihrer aktuellen Form vollumfänglich an den Unterlieferanten weitergeleitet werden. Dabei ist Punkt 14 dieser Richtlinie zu beachten. Änderungen, welche die Produkt- oder Prozessqualität beeinflussen bedürfen ebenfalls der Zustimmung durch VEM. Diese Änderungen betreffen - Änderungen im Herstellungsprozess sowie an Prozessparametern, - Änderungen bei der Prüfung der Produkte bzw. im QM-System, - den Einsatz neuer Maschinen und Werkzeuge, - Änderungen des Fertigungsortes, - den Einsatz neuer Materialien, das betrifft alle Roh- und Hilfsstoffe sowie - den Einsatz neuer Gefahrstoffe sowie Stoffe und Materialien mit Umweltauswirkungen. Konstruktiv-technische Änderungen an Serienprodukten im Zuge von Substitutionen, Rationalisierung oder technischem Fortschritt sind VEM unverzüglich mitzuteilen. VEM behält sich das Recht vor eine neue Serienfreigabe zu erteilen (siehe Punkt 7.5). In jedem Fall ist VEM frühestmöglich über diese Änderungen zu informieren, die geänderten Teile bei Lieferung eindeutig zu kennzeichnen. Seitens des Lieferanten ist eine Bauteilverfügbarkeit für VEM sicherzustellen. Abkündigungen sind mindestens ein halbes Jahr vorab schriftlich mitzuteilen. 9 Verpackung und Lagerung Der Lieferant ist für die ordentliche Verpackung und Sauberkeit seiner Lieferung verantwortlich. Die Verpackung hat so zu erfolgen, dass das Produkt vor Schädigung oder Verschmutzungen durch Umwelteinflüsse geschützt ist und bei der Lieferung nicht beschädigt werden kann. Um bestellte Produkte längere Zeit lagern zu können ist der Lieferant verpflichtet entsprechende Lagerungs- und Wartungsanforderungen sowie Anweisungen dazu an VEM zu übermitteln. Ist ein Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) einzuhalten, ist zusätzlich zu diesem das Herstelldatum des Produktes anzugeben. Fallen Lieferungen unter die Gefahrstoffverordnung (GHS-Verordnung), sind diese gemäß der gültigen Gesetze, Regeln und Verordnungen zu verpacken und äußerlich gut sichtbar zu kennzeichnen. 10 Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit Der Lieferant verpflichtet sich die Lieferungen ausreichend zu kennzeichnen. Der Mindestumfang der Kennzeichnung beträgt: Bestellnummer von VEM Lieferantenname und Standort Benennung bzw. Teilebezeichnung Teilenummer und/oder Chargennummer Menge bzw. Teilmengen Fertigungsdatum MHD Hinweise zu Gefahrstoffen Mögliche Änderungen in der Serie 8 / 10

9 Der Hergang der Produktentstehung, die Verwendung und der Verbleib einer Lieferung sowie deren Bestandteile müssen mittels geeigneter Aufzeichnungen und gegebenenfalls Teilekennzeichnung bis zum Unterlieferanten rückverfolgbar sein. Im Falle einer Abweichung muss sichergestellt sein, dass eine Abgrenzung der fehlerhaften Menge durchgeführt werden kann. 11 Norm- und Katalogteile Die in den Normen und Katalogen aufgeführten technischen Angaben sind Bestellgrundlage und damit verbindlich. Der Lieferant verpflichtet sich im Fall von Änderungen zur rechtzeitigen Information. Widersprüchliche Angaben sind vor der Auftragsbestätigung durch den Lieferanten zu klären. 12 Spezielle Prozesse und kritische Produkte Sollte der Lieferant von VEM einen Auftrag erhalten, der die Anwendung von speziellen Prozessen bedingt, wird er diese Information mit der Bestellung erhalten. Spezielle Prozesse sind entsprechend zu lenken und zu überwachen. Aus dieser Besonderheit ergeben sich folgende Anforderungen: An den Betrieb: Für Arbeitsabläufe notwendige technische Einrichtungen müssen vorhanden und die Dokumentationen dazu einsehbar sein. Die technischen Einrichtungen sind von Fachpersonal nachweislich instand zu halten. An das Personal: Die in diesen Prozessen eingesetzten Mitarbeiter sind nachweisbar anerkannt qualifiziert und geschult. Für diese speziellen Prozesse sind die zugehörigen Dokumentationen zu den Fertigungseinrichtungen und den Mitarbeitern zuordenbar. Nachweise zur Schweißberechtigung sind auf Verlangen der verantwortlichen Schweißaufsichtsperson (vsap) von VEM vorzulegen. VEM hat sogenannte kritische Produkte deklariert. Erhält ein Lieferant den Auftrag zur Lieferung kritischer Produkte, so wird er darüber in Kenntnis gesetzt. Der Lieferant hat in Abstimmung mit VEM die Risiken für seine kritischen Produkte zu identifizieren und zu bewerten. Gegebenenfalls sind zusätzliche Maßnahmen zur Risikominimierung zu treffen. Lieferanten kritischer Produkte werden regelmäßig auditiert und die Lieferungen einer verschärften Wareneingangsprüfung bei VEM unterzogen. 13 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen Mit der Bestellung erhält der Lieferant die Information zum Umfang der zu liefernden Dokumentation. Der Lieferant verpflichtet sich Dokumente und Aufzeichnungen im Sinne der ISO 9001 zu lenken. Dies gilt auch für die Vergabe von Aufträgen an Unterlieferanten, sofern dies von VEM genehmigt wurde. Solche gelenkten Dokumente sind z. B. Entwicklungspläne, Risikoanalysen, Prüf- oder Qualitätssicherungspläne, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Spezifikationen, Prüfdokumentationen oder Aufzeichnungen, die für die an VEM zu liefernden Teile erforderlich sind. Der Lieferant verpflichtet sich, falls in der Bestellung nicht anderes definiert, diese Dokumente und Aufzeichnungen mindestens 10 Jahre nach Lieferung des letzten Teiles aufzubewahren und nach Aufforderung von VEM zur Verfügung zu stellen. Spezielle Formblätter oder Prüfnachweise, welche für die zu liefernde Dokumentation notwendig sind, werden von VEM bereitgestellt. Bei Verwendung von eigenen Nachweisen ist darauf zu achten, dass diese Dokumente den in der Bestellung beschriebenen Anforderungen genügen (z. B. Art des Prüfnachweises, Dokumentensprache, Umfang der Dokumentation). 9 / 10

10 14 Vertraulichkeit Der Lieferant sowie VEM verpflichten sich, über den Inhalt von Vereinbarungen und vertraglichen Reglungen Dritten gegenüber Stillschweigen zu wahren. Unterlagen und Informationen, die im Zusammenhang mit dieser Qualitätsrichtlinie stehen, werden vertraulich behandelt. Die Vertraulichkeitsregelung gilt auch über das Ende der Vertragsbeziehungen hinaus. Unterlieferanten sind in diese Vertraulichkeit einzubinden. 15 Haftung Das Anerkennen dieser Qualitätsrichtlinie befreit den Lieferanten nicht von der Haftung für Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche seitens VEM infolge von Sachmängeln an Lieferungen. März / 10