POSTORDNUNG. vom 07. Dezember Inhaltsübersicht. 1 Zweck. 2 Poststelle. 3 Eingehende Post. 4 Prüfung der Eingänge

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Etta Krämer
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1 POSTORDNUNG vom 07. Dezember 2011 Inhaltsübersicht 1 Zweck 2 Poststelle 3 Eingehende Post 4 Prüfung der Eingänge 5 Ungeöffnet weiterzuleitende Eingänge 6 Geöffnete Eingänge 7 Verteilung und Weiterleitung 8 Interner Postverkehr 9 Postausgänge Anlage

2 1 Zweck Die Postordnung bestimmt die Behandlung der Ein- und Ausgänge in der Poststelle, regelt die Verteilung und Vorlagen der Eingänge sowie deren Weiterleitung bis zur zuständigen Person in der Verwaltung und in den Hochschuleinrichtungen. 2 Poststelle Die Poststelle ist Bestandteil der Technischen Abteilung. Die/der unmittelbare Vorgesetzte sorgt für die ordnungsgemäße Erledigung aller anfallenden Arbeiten in der Poststelle. Die Bediensteten der Poststelle und des Hausdienstes erledigen alle Aufgaben des Postein- und -ausgangs und achten auf eine zügige Bearbeitung, eine wirtschaftliche Nutzung der technischen Einrichtungen sowie auf einen kostensparenden Versand nach den entsprechenden Tarifen. 3 Eingehende Post Die beim Postamt bereitgehaltenen Sendungen werden von den hierzu berechtigten Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern der Verwaltung abgeholt. Paketsendungen werden von der Poststelle oder der Telefonzentrale entgegen genommen und auf Beschädigungen geprüft; Beanstandungen sind möglichst noch in Gegenwart der überbringenden Person vorzunehmen. Wert-, Geld- und Einschreibesendungen dürfen nur von Bediensteten, denen eine Postvollmacht erteilt worden ist, in Empfang genommen werden. Der Eingang wird dokumentiert. Eingehende Telefaxe sind unmittelbar an den/die Empfänger/-in weiterzuleiten. Auf Antrag kann die Poststelle eingehende Sendungen gegen Kostenerstattung an eine andere Adresse der Empfängerin/des Empfängers nachsenden. 4 Prüfung der Eingänge Vor der Öffnung einer Sendung ist zu prüfen, ob sie für die Pädagogische Hochschule Karlsruhe bestimmt ist. Fälschlich eingehende Postsendungen, sogenannte Irrläufer, werden ungeöffnet an die Post zurückgegeben. 5 Ungeöffnet weiterzuleitende Eingänge Sendungen, die an Angehörige der Pädagogischen Hochschule Karlsruhe gerichtet sind, werden ungeöffnet dem/der Empfänger/-in zugeleitet, wenn der Name der betreffenden Person an erster Stelle steht oder die Sendung mit dem Hinweis persönlich oder vertraulich gekennzeichnet ist. Näheres hierzu ist der Anlage zu entnehmen. Sendungen mit dem Zusatz z. Hd. von... werden wie der übrige Posteingang behandelt. Sendungen, die erkennbar nicht für Verwaltung/Rektorat bestimmt sind, sondern für Personalrat, Institute, sonstige Einrichtungen oder Dritte, werden ungeöffnet in die dafür vorgesehenen Postfächer verteilt. Eingänge, die die Angehörigen der Hochschule persönlich betreffen, sind vertraulich zu behandeln.

Die/der unmittelbare Vorgesetzte sorgt für die ordnungsgemäße Erledigung aller anfallenden Arbeiten in der Poststelle.

3 Verschlossen eingehende Sendungen, die die Aufschrift vertrauliche Personalangelegenheit tragen, sind ungeöffnet weiterzuleiten. Ergibt sich die Notwendigkeit einer vertraulichen Behandlung (z. B. bei Disziplinarangelegenheiten, Personalakten usw.) erst aus dem Schriftstück selbst, so ist dieses verschlossen weiterzuleiten oder persönlich weiterzugeben. Gekennzeichnete Angebote auf Ausschreibungen sind auf dem Umschlag mit dem Eingangsstempel und der Uhrzeit des Eingangs zu versehen und ungeöffnet in den Geschäftsgang zu geben. Wird erst nach dem Inhalt eines Schreibens erkennbar, dass die Sendung nicht hätte geöffnet werden dürfen, ist sie wieder zu verschließen, mit dem Vermerk Irrtümlich geöffnet zu versehen und mit Namen und Datum abzuzeichnen. Ist die geöffnete Sendung für einen anderen Empfänger bestimmt, wird sie mit dem Eingangsstempel und den Vermerk Irrläufer versehen und dem richtigen Empfänger zugeleitet. 6 Geöffnete Eingänge Alle geöffneten Eingänge werden mit dem Eingangsstempel versehen. Dies gilt nicht für Sendungen, die dies ihrer Natur nach nicht erfordern (z. B. Werbeprospekte) oder nicht zulassen (z. B. Urkunden oder Bücher). In letzterem Fall ist der Eingangsstempel auf dem Umschlag anzubringen und dieser der Sendung beizufügen. Briefumschläge werden nur dann beim Eingang belassen, wenn sie wichtige Aussagen für den/die Empfänger/-in enthalten oder dies aus anderen Gründen sinnvoll erscheint. Dies gilt insbesondere wenn der Absender im Schreiben nicht angegeben ist bei anonymen Schreiben wenn der Briefumschlag Vermerke trägt, die im Schreiben nicht enthalten sind, z.b. unzustellbar und Ähnliches bei Zustellung mit besonderen Zustellungsvermerken. Beigelegte Postwertzeichen sind den Eingängen zu entnehmen, nachzuweisen und zur Freimachung von Dienstsendungen zu verwenden. Die Entnahme ist auf dem Eingang zu vermerken. Beigefügte Freiumschläge sind bei der Sendung zu belassen. Geldsendungen sind nur von der Zahlstelle entgegen zu nehmen. Mit der Post eingehende Bargeldbeträge, Schecks o. ä. sind unverzüglich der Zahlstelle zuzuleiten. Sie werden dort nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften behandelt. 7 Verteilung und Weiterleitung Die eingehenden Sendungen werden durch den Hausdienst auf die Postfächer verteilt, soweit sie an Fakultäten, Institute, zentrale Einrichtungen oder deren Angehörige gerichtet sind. Die an die Verwaltung, das Rektorat oder allgemein an die Hochschule gerichtete Post (einschließlich der Schreiben von Fakultäten, Instituten, zentralen Einrichtungen oder deren Angehörigen) wird im Rektoratssekretariat nach Empfängern sortiert. Sie wird sodann dem/der Rektor/-in (bei Abwesenheit dem/der vertretenden Prorektor/- in) und dem/der Kanzler/-in (bei Abwesenheit dem/der Stellvertreter/-in) vorgelegt und jeweils abgezeichnet. Daraufhin erfolgt die Verteilung an die Abteilungen und sonstigen Empfänger/-innen.

Gekennzeichnete Angebote auf Ausschreibungen sind auf dem Umschlag mit dem Eingangsstempel und der Uhrzeit des Eingangs zu versehen und ungeöffnet in den Geschäftsgang zu geben.

4 Falls an einem Arbeitstag weder der/die Kanzler/-in noch der/die Stellvertreter/-in anwesend ist, entfallen Kenntnisnahme und Abzeichnung der Tagespost. Entsprechendes gilt im Falle der gleichzeitigen Abwesenheit der drei anderen Rektoratsmitglieder. Eingänge sollen am Eingangstag den zuständigen Bearbeiterinnen/Bearbeitern vorliegen. 8 Interner Postverkehr Bei Abwesenheit der Empfängerin/des Empfängers ist die Dienstpost grundsätzlich von dem/der Vertreter/-in zu öffnen. Postsendungen, die Personalangelegenheiten betreffen, sind grundsätzlich mit Vermerken wie persönlich oder vertraulich zu versehen (s. Anlage). An den Standorten der Hochschule ist ein interner Botendienst eingerichtet, der nach einem für das jeweilige Gebäude festgelegten Plan die Mitarbeiter/-innen der Verwaltung beliefert und ausgehende Post abholt. 9 Postausgänge Über die Poststelle der Hochschule dürfen nur dienstliche Sendungen1 versandt werden. Der/die Leiter/-in der Technischen Abteilung führt zur Überprüfung Stichproben durch. Zu diesem Zweck dürfen Sendungen geöffnet werden. Ausgehende Briefsendungen sind der Poststelle grundsätzlich kuvertiert zuzuleiten. Als Absender muss (möglichst mittels Stempel) die betreffende Abteilung angegeben sein. Dies gilt insbesondere bei Büchersendungen, Päckchen und Paketen, um eine Zuordnung zur jeweiligen Kostenstelle zu ermöglichen. Größere Versandaktionen sind rechtzeitig mit der Poststelle abzustimmen. Bei Massensendungen ist die Adressenangabe in gedruckter Form zu erstellen. Erfolgt ein Versand per Telefax, so ist eine zusätzliche Briefsendung mit Porto möglichst zu vermeiden. Karlsruhe, den 07. Dezember Kanzlerin 1 Keine dienstlichen Sendungen sind beispielsweise Schreiben eines Hochschulmitglieds im Zusammenhang mit dessen Bewerbung auf eine andere Arbeitsstelle.

8 Interner Postverkehr Bei Abwesenheit der Empfängerin/des Empfängers ist die Dienstpost grundsätzlich von dem/der Vertreter/-in zu öffnen.

5 Anlage Ungeöffnet weiterzuleitende Eingänge Mit persönlich oder vertraulich gekennzeichnete Postsendungen dürfen nicht von Dritten geöffnet werden. Sie sind ungeöffnet weiterzuleiten. Das gleiche gilt, wenn in der Adresse der Name der Person an erster Stelle steht2, z. B. mit dem Zusatz c/o Pädagogische Hochschule Karlsruhe. Dasselbe gilt für Post an die Geschäftsstelle des Hochschulrats / den Hochschulratsvorsitzenden. Beispiele: Herrn Fritz Mustermann Pädagogische Hochschule Karlsruhe Postfach Karlsruhe Pädagogische Hochschule Karlsruhe Herrn Fritz Mustermann Bismarckstrasse Karlsruhe Personalangelegenheit Fakultät/Institut xy Herrn Fritz Mustermann persönlich 2 Abweichend hiervon werden im Bereich Verwaltung/Rektorat eingehende Sendungen dann geöffnet, wenn außer dem Namen die Funktion (z.b. Rektorin, Kanzler) angegeben ist und die äußere Form der Sendung vermuten lässt, dass keine Vertraulichkeit erforderlich ist.

Dasselbe gilt für Post an die Geschäftsstelle des Hochschulrats / den Hochschulratsvorsitzenden.

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