Bedienungsanleitung. Anrufbeantworter für digitale Telefone Alcatel Advanced

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1 Bedienungsanleitung Anrufbeantworter für digitale Telefone Alcatel Advanced

2 Inhaltsverzeichnis Version 05/05 A 1 Einleitung 3 2 Erstaktivierung des Anrufbeantworters Erläuterungen der einzelnen Schritte zur Erstaktivierung 6 3 Anrufbeantworter ein- und ausschalten Anrufbeantworter einschalten Anrufumleitung sofort auf den Anrufbeantworter Anrufumleitung bei besetzt auf den Anrufbeantworter Anrufumleitung nach Zeit auf den Anrufbeantworter Anrufumleitung nach Zeit/besetzt auf den Anrufbeantworter Anrufbeantworter ausschalten 9 4 Bearbeiten empfangener Nachrichten Erläuterungen der einzelnen Schritte zum Anhören einer Nachricht 10 5 Persönliche Begrüßungsansage einrichten Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Anrufbeantworteransage 12 6 Individuelle Urlaubsansage (Hinweisfunktion) Individuelle Urlaubsansage einrichten Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Urlaubsansage Individuelle Urlaubsansage löschen Erläuterung der einzelnen Schritte zum Löschen einer individuellen Urlaubsansage 16 7 Menüebenen 17 2

3 1 Einleitung Dataport hat für Sie einen Anrufbeantworter eingerichtet! Ihr persönlicher Anrufbeantworter ist Bestandteil der Telefonanlage und kann über Ihr Telefon "fernbedient" werden. Wie Sie im Laufe des Umgangs mit dem Anrufbeantworter feststellen werden, sind die Funktionen und Möglichkeiten sehr vielseitig. Diese Bedienungsanleitung soll Ihnen den Umgang mit dem Anrufbeantworter erleichtern und enthält daher nur die wichtigsten Informationen. Die gesprochene Bedienerführung unterstützt Sie bei der Bedienung des Anrufbeantworters zu jedem Menüpunkt. Für Erläuterungen der einzelnen Funktionen werden in dieser Bedienungsanleitung Kennziffern benutzt (z.b. Kennziffer 2 für Nachricht senden ). Sie haben aber auch jederzeit die Möglichkeit die im Display angezeigten Softkey- Tasten (rot markiert) zu benutzen. Ende Senden EmpfKt PrsOpt NStart 3

4 Neu eingegangene Nachrichten werden wie folgt am Apparat signalisiert: LED blinkt grün Icon blinkt * 0 # 4

5 2 Erstaktivierung des Anrufbeantworters Aus Sicherheitsgründen ist es notwendig, die Erstaktivierung des Anrufbeantworters vorzunehmen. Die Erstaktivierung ist einmal erforderlich, muss jedoch sorgfältig Schritt für Schritt bis zum Ende der Prozedur durchgeführt werden. Ohne die Erstaktivierung sind die in den Kapiteln 4-6 beschriebenen Anrufbeantworter-Leistungsmerkmale, wie z.b. das Anhören empfangener Nachrichten nicht möglich! Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben und die Briefkastentaste drücken. Softkey drücken. Als vorläufiges Kennwort die eigene Rufnummer eingeben x x x x (bei 3-stelliger Rufnummer die 0 als 4. Ziffer wählen) Neues Kennwort eingeben (4 15 Stellig) und mit der # Taste bestätigen Hinweis: Das Kennwort wird vom Anrufbeantworter wiederholt. Bitte überprüfen Sie das Kennwort und prägen es sich gut ein. Vor- und Nachnamen aufsprechen und mit der # Taste bestätigen. Zur Bestätigung nochmals die # Taste drücken. 5

6 Standardansage auswählen (Taste 1 drücken) 2.1 Erläuterungen der einzelnen Schritte zur Erstaktivierung Vorwahl Anrufbeantworter Drücken Sie die Briefkastentaste und den Softkey um Ihren Anrufbeantworter anzurufen, warten die Ansage ab, und geben Ihre Rufnummer ein (Die eigene Rufnummer ist das vorläufige Kennwort. Bei 3-stelliger Rufnummer geben Sie als 4. Ziffer eine 0 ein.). Die Bedienerführung fordert Sie jetzt auf ein neues Kennwort einzugeben. Schließen Sie die Eingabe mit # ab. Hinweis: Das Kennwort wird vom Anrufbeantworter wiederholt. Bitte überprüfen Sie das Kennwort und prägen Sie es sich gut ein. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, ein vergessenes Kennwort auszulesen. In so einem Fall muss der Anrufbeantworter komplett gelöscht und neu konfiguriert werden. Sie werden nun von der Bedienerführung aufgefordert Ihren Namen aufzusprechen und die Aufnahme mit # abzuschließen. (Der gesprochene Name wird wiedergegeben, wenn Ihnen ein Anrufer eine Nachricht hinterlassen möchte und Sie noch keine individuelle Anrufbeantworteransage aktiviert haben). 6

7 Sie haben die Möglichkeit sich Ihre Ansage nochmals anzuhören und ggf. neu aufzunehmen. Wenn Sie mit Ihrer Ansage zufrieden sind, bestätigen Sie nochmals mit der Taste #. Um die Erstaktivierung so kurz wie möglich zu halten, empfehlen wir die nun angebotene Standard-Begrüßung zu wählen (Taste Zum Beenden Hörer auflegen. 1 drücken). 3 Anrufbeantworter ein- und ausschalten 3.1 Anrufbeantworter einschalten Sie schalten den Anrufbeantworter ein, indem Sie eine Anrufumleitung einlegen: Sobald Ihr Anrufbeantworter eine Nachricht empfangen hat, werden Sie optisch durch ein blinkendes Symbol neben der Briefkastentaste darauf aufmerksam gemacht. Wenn Sie den Hörer abheben, hören Sie statt des Wähltons die Ansage: Nachricht liegt vor. Sie können das Telefon trotzdem wie gewohnt weiterbenutzen. 3.2 Anrufumleitung sofort auf den Anrufbeantworter Hörer abnehmen, * eingeben, Quittungston abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. 7

8 3.3 Anrufumleitung bei besetzt auf den Anrufbeantworter Hörer abnehmen, * eingeben, Quittungston abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Anrufumleitung ist nur bei besetzter Nebenstelle aktiv. 3.4 Anrufumleitung nach Zeit auf den Anrufbeantworter Hörer abnehmen, * eingeben, Quittungston abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Anrufe, die nach 15 Sekunden nicht abgefragt wurden, werden umgeleitet. 3.5 Anrufumleitung nach Zeit/besetzt auf den Anrufbeantworter Hörer abnehmen, * eingeben, Quittungston abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Anrufumleitung ist bei besetzter Nebenstelle aktiv oder bei Anrufen, die nach 15 Sekunden nicht abgefragt wurden. 8

9 3.6 Anrufbeantworter ausschalten Hörer abnehmen, Sonderwählton abwarten, * 4 0 drücken, Quittungston abwarten und Hörer auflegen. 4 Bearbeiten empfangener Nachrichten Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Briefkastentaste drücken Softkey drücken Kennwort eingeben Die neuen Nachrichten werden automatisch angesagt...nachricht löschen x x x x 7 Hörer auflegen...nachricht wiederholen weiterblättern # 9

10 4.1 Erläuterungen der einzelnen Schritte zum Anhören einer Nachricht Anfangsprozedur Hörer abheben, Taste und Softkey drücken, Kennwort eingeben x x x x. Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Empfangspostfach. Empfangspostfach Anrufbeantworter Bei neu eingegangenen Nachrichten kommen Sie direkt in Ihr Empfangspostfach. Die neuen Nachrichten werden dann automatisch der Reihe nach angesagt. Sie haben im Empfangspostfach folgende Möglichkeiten: mit # überspringen Sie die aktuelle Nachricht, mit 1 springen Sie 10 Sekunden innerhalb der Nachricht zurück, mit 2 können Sie das Abspielen stoppen/weiterführen, mit 3 springen Sie 10 Sekunden innerhalb der Nachricht voran, mit 5 erhalten Sie Informationen zum Absender, mit 04 wird Ihnen die Nachricht wiederholt. 10

11 Nach Abhören der Nachricht haben Sie folgende Möglichkeiten: mit 4 wird Ihnen die Nachricht wiederholt, mit 5 erhalten Sie Informationen zum Absender, mit 6 können Sie einem internen Anrufer eine Kopie der Nachricht senden, mit 7 löschen Sie die aktuelle Nachricht, mit 8 können Sie einem internen Anrufer eine Antwort senden, mit 9 können Sie die Nachricht speichern. 5 Persönliche Begrüßungsansage einrichten Um Ihren Anrufbeantworter etwas persönlicher zu gestalten können Sie auf die System-Standardansage verzichten und statt dessen eine individuelle, persönliche Anrufbeantworter-Ansage aufsprechen. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Briefkastentaste drücken Softkey drücken Kennwort eingeben x x x x Hören Sie ggf. eingegangene Nachrichten ab und warten Sie, bis Sie zum Hauptmenü gelangt sind 11

12 Menü für persönliche Begrüßung Individuelle Anrufbeantworteransage aufsprechen Aufnahme abschließen und speichern # # Hörer auflegen Anrufumleitung auf Anrufbeantworter einschalten (siehe Kapitel 3) Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen 5.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Anrufbeantworteransage Anfangsprozedur Hörer abheben, Taste und Softkey drücken, Kennwort eingeben x x x x. Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Hauptmenü oder im Empfangspostfach. Um das Empfangspostfach zu überspringen, drücken Sie * während der ersten Nachricht. Sie gelangen dann ins Hauptmenü. Menü persönliche Begrüßung Eine der vielen Möglichkeiten im Anrufbeantwortermenü ist die Funktion persönliche Begrüßung. Die gesprochene Bedienerführung weist Sie auf alle Funktionen hin. Drücken Sie nacheinander

13 Bitte sprechen Sie die individuelle Anrufbeantworteransage nach dem Signalton auf und schließen Sie mit # ab. Um die aufgesprochene individuelle Anrufbeantworteransage zu speichern # drücken. Um die aufgesprochene individuelle Anrufbeantworteransage zu löschen * drücken. Die gesprochene Bedienerführung fordert Sie dann zum erneuten Aufsprechen auf. Um die aufgesprochene individuelle Anrufbeantworteransage zu hören 1 drücken. Hinweis: Sie brauchen nicht jedesmal abzuwarten, bis die gesprochene Bedienerführung Sie zur Eingabe auffordert, bzw. zu warten bis sie anfängt zu reden. Sie können die Zifferntasten und Sonderzeichentasten auch zügig nacheinander betätigen. Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer auf. 13

14 6 Individuelle Urlaubsansage (Hinweisfunktion) 6.1 Individuelle Urlaubsansage einrichten Wenn Sie beabsichtigen, für längere Zeit in Urlaub zu gehen, dann sollten Sie vorher eine individuelle Urlaubsansage einrichten. Die Anrufenden hören dann nur Ihre Urlaubsansage, können aber keine Nachricht aufsprechen. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Briefkastentaste drücken Softkey drücken Kennwort eingeben x x x x Hören Sie ggf. eingegangene Nachrichten ab und warten Sie, bis Sie zum Hauptmenü gelangt sind Menü für persönliche Begrüßung Urlaubsansage aufsprechen Aufnahme abschließen und speichern # # Hörer auflegen Anrufumleitung auf Anrufbeantworter einschalten (siehe Kapitel 3) Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen 14

15 6.2 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Urlaubsansage Anfangsprozedur Hörer abheben, Taste und Softkey drücken, Kennwort eingeben x x x x. Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Hauptmenü oder im Empfangspostfach. Um das Empfangspostfach zu überspringen, drücken Sie * während der ersten Nachricht. Sie gelangen dann ins Hauptmenü. Menü individuelle Urlaubsansage Eine der vielen Möglichkeiten im Anrufbeantwortermenü ist die Funktion individuelle Urlaubsansage. Die gesprochene Bedienerführung weist Sie auf alle Funktionen hin. Drücken Sie nacheinander Bitte sprechen Sie die individuelle Urlaubsansage nach dem Signalton auf und schließen Sie mit # ab. Um die aufgesprochene individuelle Urlaubsansage zu speichern # drücken. Um die aufgesprochene individuelle Urlaubsansage zu löschen * drücken. Die gesprochene Bedienerführung fordert Sie dann zum erneuten Aufsprechen auf. Um die aufgesprochene Urlaubsansage zu hören 1 drücken. Sie erhalten einen Hinweis, dass Ihr Anrufbeantworter eine Ansage für längere Abwesenheit aktiviert hat. Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer auf. 15

16 6.3 Individuelle Urlaubsansage löschen Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, können Sie mit dieser Prozedur die Urlaubsansage löschen. Gleichzeitig wird Ihre alte Anrufbeantworteransage (egal ob Standardansage oder persönliche Ansage) reaktiviert. Hörer abheben Briefkastentaste drücken Softkey drücken Kennwort eingeben x x x x Urlaubsansage löschen 2 Hörer auflegen 6.4 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Löschen einer individuellen Urlaubsansage: Anfangsprozedur Hörer abheben, Taste und Softkey drücken, Kennwort eingeben x x x x. Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Hauptmenü oder im Empfangspostfach. Nach der Anfangsprozedur werden Sie gefragt ob Sie die individuelle Urlaubsansage löschen möchten. 16

17 Um die individuelle Urlaubsansage zu löschen und die normale Ansage zu aktivieren drücken Sie bitte 2. Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer wieder auf. 7 Menüebenen Während der Wiedergabe Überspringen der Nachricht # 10 Sekunden zurück 1 Stopp/Weiterführen 2 10 Sekunden voran 3 Informationen zum Absender 5 Nachricht wiederholen 04 Am Ende der Nachricht Nachricht wiederholen 4 Informationen zum Absender 5 Kopie der Nachricht senden 6 Löschen der Nachricht 7 Antwort senden 8 Anrufen des Absenders 88 Nachricht speichern 9 Hauptmenü Nachrichten abrufen 1 Nachricht senden Nachricht aufnehmen Übermittlungsoptionen Persönlich 1 Absenden # Weitere Empfänger eingeben oder Abschließen * Nachrichten senden 2 Speichern # Dringend 2 Benachrichtigung Nachrichten auffinden 3 (Übermittlungsbestätigung) Persönliche Optionen 4 Nachricht anhören 1 Empfängernummer eingeben Empfangsbestätigung 3 Später übermitteln 4 Nachricht bei Abhören 1 Nachricht bei nicht Abhören 2 Neustart 5 Ende * Empfänger Empfängernummer eingeben Empängerlisten Erstellen 1 Bearbeiten 2 Persönliche Optionen Verwaltungsoptionen Löschen 3 Übermittlung Ein/Aus 1 Kennwort ändern 1 Namen 4 Menüebenen Verwaltungsoptionen 2 Aufnahme von Begrüßungen 3 Übermittlungspläne 4 Empfängerlisten 2 Menüebenen 3 Datum/Uhrzeit 4 Standardanleitung 1 Detaillierte Anleitung 2 Kurzanleitung 3 17

18 Dataport Anstalt des öffentlichen Rechts Altenholzer Straße D Altenholz Telefon Telefax Niederlassungen Billstraße 82 D Hamburg Telefon Weidestraße 122c D Hamburg Telefon

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