GRUNDAUSBILDUNG LAND / GEMEINDEN BÜROORDNUNG
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- Wilhelm Gehrig
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1 GRUNDAUSBILDUNG LAND / GEMEINDEN BÜROORDNUNG
2 Dieses Skriptum wurde von Mag. Josef Rehrl in Anlehnung an den Erlass 3/11 verfasst. August
3 Inhaltsverzeichnis Grundlagen... 4 Posteingang/Poststelle... 5 Postaufbereitung und Protokollierung in den Dienststellen... 7 Erledigung von Schriftstücken... 9 Gestaltung von Schriftstücken Postausgang Ablage und Archivierung
4 Büroordnung Grundlagen Welche Büroordnung gilt derzeit beim Amt der Salzburger Landesregierung? Die Büroordnung ist im Erlass 3/11 vom geregelt. Was regelt die Büroordnung? Die Büroordnung regelt die Form der Behandlung von Geschäftsfällen unter Nutzung der DV-Aktenevidenz, die Form schriftlicher Erledigungen und sonstige administrative Büroaufgaben in den Dienststellen der Landesverwaltung. Was ist das Ziel der Büroordnung? Diese Büroordnung soll eine rasche und einfache Abwicklung der genannten Aufgaben ermöglichen und die dabei notwendige Ordnungsmäßigkeit sicherstellen. Was sind Dienststellen im Sinne der Büroordnung? Dienststellen im Sinne der Büroordnung sind die Organisationseinheiten des Amtes der Landesregierung und diesem angegliederte Organisationseinheiten, die Bezirkshauptmannschaften sowie jene Organisationseinheiten, für welche die sachliche und personelle Ausstattung durch das Amt der Landesregierung erfolgt. Was sind Dienststellenleiter im Sinne der Büroordnung? Dienststellenleiter im Sinne der Büroordnung sind die Leiter der genannten Organisationseinheiten; Referatsleiter und Fachreferenten des Amtes der Landesregierung und Gruppenleiter der Bezirkshauptmannschaften, jedoch nur dann, wenn sie von ihrem Vorgesetzten die jeweiligen Verantwortlichkeiten übertragen bekommen. Was sind Schriftstücke oder Dokumente? Schriftstücke oder Dokumente sind alle einlangenden physischen oder elektronischen Postsendungen (Briefe, Rechnungen, Pläne, Faxe, ,...) und das von den Dienststellen erstellte Schriftgut. Was ist ein Akt? Als Akt gelten Schriftstücke oder Dokumente, die sich auf denselben Geschäftsfall oder Gegenstand beziehen, einschließlich der Beilagen und sonstigen Aufzeichnungen im selben Zusammenhang. Was ist eine Aktenzahl? Die Aktenzahl ist das dem Akt zugeordnete Kennzeichen mit oder ohne einer vorangestellten Sachgebietskennung. Was ist eine Subzahl? Subzahlen sind die den Schriftstücken eines Aktes zugeordneten Nummern. 4
5 Was ist ein Dienststellenschlüssel? Der Dienststellenschlüssel ist die Kennzahl der jeweiligen Organisationseinheit, er wird von der Personalabteilung vergeben. Was ist die Geschäftszahl? Die Geschäftszahl ist der Ordnungsbegriff für aktenrelevante Schriftstücke oder Dokumente. Was bezeichnet man als Protokollieren? Protokollieren ist das Festhalten von wesentlichen Grunddaten (Absender, Zahl, Datum, Betreff, usw) aktenrelevanter Schriftstücke oder Dokumente. Was ist die Vorgangsbearbeitung? Vorgangsbearbeitung ist die Folge von Schritten zur Bearbeitung eines Schriftstücks; diese Schritte werden von Personen oder Organisationseinheiten in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt. Wer verteilt die Aufgaben gemäß der Büroordnung auf die Mitarbeiter? Die Zuordnung von Aufgaben gemäß dieser Büroordnung auf Gruppen von Mitarbeitern (zb in Kanzleien) oder auf einzelne Mitarbeiter entscheidet der Dienststellenleiter. Er hat dabei die bestmögliche Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit seiner Organisationseinheit unter Nutzung aller gebotenen organisatorischen und technischen Möglichkeiten zu beachten und zu verantworten. Posteingang/Poststelle Wer nimmt einlangende Postsendungen entgegen? Die Poststellen des Amtes und der Bezirkshauptmannschaften nehmen alle bei ihnen einlangenden physischen und elektronischen Schriftstücke und sonstigen Postsendungen entgegen und sind darüber hinaus verpflichtet, die Post mindestens zweimal täglich (Bezirkshauptmannschaften: mindestens einmal täglich) vom zuständigen Postamt abzuholen. Die Schriftstücke werden von den Poststellen nicht auf Einhaltung des Gebührengesetzes geprüft. Wenn Schriftstücke von den Portieren oder dem Journaldienst des Amtes entgegengenommen werden, haben sie diese an die Poststelle oder die angegebene Dienststelle weiterzuleiten. Auf dem Kuvert sind Datum und Uhrzeit der Übergabe festzuhalten. In Briefkästen (bei Amtsgebäuden) eingeworfene Poststücke werden zumindest bei Dienstbeginn ausgehoben und an die angegebene Dienststelle weitergeleitet. Auf den Kuverts sind Datum und Uhrzeit der aktuellen und letzten Aushebung festzuhalten. Wie werden einlangende elektronische Dokumente in der Poststelle bearbeitet? Einlangende elektronische Dokumente (Fax, ) werden ohne weitere Bearbeitung unverzüglich an die Dienststellen elektronisch weitergeleitet. Wenn es zur richtigen Zuteilung von erforderlich ist, werden angefügte Anlagen geöffnet. Die Zeiten des Einlangens und Weiterleitens von Dokumenten sowie die Dokumente selbst werden zwei Wochen lang in Evidenz gehalten. 5
6 Welche Postsendungen darf die Poststelle öffnen? Die Poststelle öffnet grundsätzlich alle übernommenen Postsendungen, auch solche mit dem Zusatz zu Handen. Wird Post irrtümlich oder zur Klarstellung des Empfängers geöffnet, ist sie wieder zu verschließen und mit dem Vermerk irrtümlich geöffnet (Datum und Unterschrift) zu versehen. Nicht geöffnet werden folgende Postsendungen: Post, die an Bedienstete persönlich adressiert ist (persönlich adressierte Rückscheine werden von der Poststelle nicht angenommen); Post mit einem besonderen Verschlussvermerk ( zb vertraulich, zur persönlichen Öffnung); Angebote zu Ausschreibungen, wobei auf den Kuverts Datum und Uhrzeit der Übernahme festzuhalten sind. Wenn Angebote am Tag der Angebotsöffnung nach 8:30 Uhr einlangen, wird die betreffende Dienststelle umgehend informiert. Weiters beim Amt der Landesregierung: Post an politische Einrichtungen; Post der Verbindungsstelle der Bundesländer (diese ist dem Landesamtsdirektor vorzulegen); Post im Rahmen der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit (diese ist an den Landesamtsdirektor weiterzuleiten, sofern sie nicht persönlich adressiert ist). Bei welchen Schriftstücken muss der Briefumschlag angeschlossen werden? Bei Schriftstücken, die an Fristen gebunden sind (Berufungen, Einsprüche, Vorstellungen, usw), wird der vollständige Briefumschlag angeschlossen; alle übrigen Briefumschläge werden zwei Wochen aufbewahrt. Wie erfolgt die weitere Bearbeitung der einlangenden Postsendungen durch die Poststelle? Einlangende Schriftstücke werden auf der ersten Seite mit dem Eingangsstempel und einem Zuteilungsvermerk versehen. Bei Schriftstücken, die dem Absender zurückgestellt werden müssen (zb Originaldokumente, Verträge) und bei Eingangsstücken ohne Anschreiben (zb Pläne, Stempelmarken) wird der Eingangsstempel auf dem Briefumschlag angebracht. Ausgenommen vom Aufdruck des Eingangsstempels sind Gesetzes- und sonstige Verlautbarungsblätter, Zeitschriften, Werbematerial, zurückkommende Zustellnachweise und Lieferscheine. Beilagen zu Schriftstücken werden auf Vollzähligkeit geprüft und im Eingangsstempel vermerkt. Schriftstücke werden den Dienststellen in Postfächer gelegt oder mit dem Postbus zugestellt. Die Übergabe von Wertsendungen muss dabei bestätigt werden. Die Ministerpost (das ist die Post des Bundeskanzleramtes, der Bundesministerien, des Verfassungsgerichtshofes, des Verwaltungsgerichtshofes und des Obersten Gerichtshofes) ist geöffnet dem Landesamtsdirektor vorzulegen, die Regierungspost in den Bezirkshauptmannschaften (das ist die Post von Oberbehörden) dem 6
7 Bezirkshauptmann. Wertsendungen (Geld, Schecks, Stempelmarken) sind zu dokumentieren, Geldsendungen und Schecks werden direkt an die Buchhaltung weitergeleitet. Rechnungen sind der Buchhaltung nur dann zuzuteilen, wenn kein Empfänger ersichtlich ist. Zustellungsersuchen ausländischer Behörden an das Amt der Landesregierung werden dem Büro des Landesamtsdirektors vorgelegt. Einschreibsendungen, Rückscheinbriefe und Schriftstücke mit Zustellschein, die an Dienststellen oder an sonstige Verwaltungsbehörden des Landes (zb Landesagrarsenat) gerichtet sind, werden von der Poststelle übernommen. Das Einlangen von Schriftstücken mit Zustellnachweis wird auf dem Eingangsstempel vermerkt. Was geschieht mit unklaren Postsendungen? Diese werden an den Absender zurückgesendet. Dürfen Prospekte, Werbekataloge und Tageszeitungen für den privaten Gebrauch von der Poststelle angenommen werden? Nein und zwar unabhängig davon, auf welchem Weg sie einlangen. Postaufbereitung und Protokollierung in den Dienststellen Wie erfolgt die Übernahme der Post in den Dienststellen? Üblicherweise wird die Post zweimal täglich von der Poststelle den Dienststellen zugestellt. Falls die Post nicht zugestellt wird, ist sie bei der Poststelle zweimal täglich abzuholen. Übernimmt ein Sachbearbeiter aktenrelevante Dokumente, so muss er sie umgehend protokollieren lassen oder selbst protokollieren. Das Einlangen elektronischer Dokumente auf den Fax- und -Adressen der Dienststelle ist zweimal täglich zu prüfen. Um zu vermeiden, dass aktenrelevante elektronische Dokumente unbearbeitet bleiben, muss jeder Sachbearbeiter bei längeren Abwesenheiten den Absender mittels automatischer Antwort informieren und dabei auf die -Adresse seiner Dienststelle verweisen. Wie erfolgt die Aufbereitung der physischen Post? Falsch zugeteilte physische Schriftstücke sind an die zuständige Dienststelle weiterzuleiten. Bei regelmäßigen Fehlzuteilungen ist die Poststelle darüber zu informieren. Persönlich adressierte Post ist ungeöffnet weiterzugeben, Verschlusssachen sind dem Dienststellenleiter vorzulegen. Angebote zu Ausschreibungen dürfen nicht geöffnet werden. Bargeld und Schecks sind der Buchhaltung gegen Nachweis zu übermitteln. Eingangsstempel: Schriftstücke, die keinen Eingangsstempel der Poststelle aufweisen, sind sofern sie physisch verteilt werden - zu stempeln und mit Hinweisen über allfällige Beilagen zu versehen. Wie erfolgt die Aufbereitung der elektronischer Post? Vom Dienststellenleiter ist unter Beachtung rechtlicher und wirtschaftlicher Gesichtspunkte festzulegen, in welcher Form elektronisch einlangende Post bearbeitet wird. Dabei ist zu beachten, dass bei fristgebundenen elektronischen Dokumenten der Zeitpunkt des Einlangens nachweisbar ist. Falsch eingelangte elektronische 7
8 Schriftstücke sind an die zuständige Dienststelle weiterzuleiten, der Absender ist darüber per oder Fax zu informieren. Wenn keine elektronische Weiterbearbeitung vorgesehen ist, sind solche Dokumente auszudrucken, gegebenenfalls zu protokollieren, mit dem Eingangsstempel zu versehen und keinesfalls elektronisch zu archivieren. Erfolgt die Weiterbearbeitung in elektronischer Form unter Nutzung der DV-Aktenevidenz und ist zudem eine elektronische Ablage mit gesicherter Wiederherstellung physischer Dokumente gegeben, erübrigen sich im Allgemeinen physische Ausdrucke und Ablagen. Allgemeine Grundsätze zur Protokollierung Die Protokollierung von aktenrelevanten Schriftstücken erfolgt mittels elektronischer Datenverarbeitung. Den Umfang der Protokollierung und die Gliederung des Schriftverkehrs in Sachgebiete und Akten bestimmt der Dienststellenleiter im Hinblick auf die geordnete und ökonomische Abwicklung der Geschäftsfälle. In den Bezirkshauptmannschaften sind die Sachgebiete einheitlich festzulegen. Schriftstücke, die in einem zeitlichen oder sachlichen Zusammenhang stehen und gemeinsam erledigt werden (zb Umfragen), werden mit Hilfe des Sammelbogens wie ein einziges Schriftstück mit Beilagen behandelt. Umfang der Protokollierung Was ist bei der Dokumentation von Akten vorgesehen? Dienststellenschlüssel Sachgebiet und Aktenzahl Bezeichnung des Aktes (Schlagworte) bei personenbezogenen Akten die Personendaten Sachbearbeiter des Aktes Vermerke Hinweise zu Vorakten Informationen zum Lauf der Akten Was ist bei der Dokumentation von Schriftstücken vorgesehen? Geschäftszahl Betreff Eingangsdatum Absender bei Eingangsstücken: Zahl und Datum des Eingangs bei Ausgangsstücken: Art der Erledigung und Datum der Abfertigung Hinweis auf allfällige Beilagen (Anzahl, Art udgl) Beziehungen zum letzten vorangegangenen Schriftverkehr Empfänger des Ausgangsstückes Datum der Erledigung und Abfertigung Schlagworte zur Suche von Schriftstücken Mitteilungen und Vermerke zur Bearbeitung sowie Informationen zum Lauf der Schriftstücke (zb Bearbeiter, Termine). 8
9 Wie erfolgt die Zuteilung von Schriftstücken und ihre Vorgangsbearbeitung? Der Dienststellenleiter legt unter Beachtung der kürzesten Durchlaufzeiten fest auf welche Art und in welchem Umfang der Posteingang ihm oder direkt den Sachbearbeitern zuzuteilen ist und welche Standardabläufe für die Bearbeitung von Akten/Schriftstücken vorzusehen sind. Die Zuteilung von Akten/Schriftstücken an Sachbearbeiter oder Organisationseinheiten ist elektronisch zu dokumentieren (Vorgangsbearbeitung in der DV-Aktenevidenz). Erledigung von Schriftstücken Grundsätzlich ist jedes Schriftstück so rasch wie möglich zu bearbeiten. Dabei sind alle vorhandenen Möglichkeiten der Bürotechnik und Büroorganisation (DV, Diktiergeräte, Telefon, Telefax und , elektronische Mustererledigungen und Formulare) auszunützen. Insbesondere sind auch die Sachbearbeiter in die Vorgangsbearbeitung der DV-Aktenevidenz einzubeziehen. Vom Sachbearbeiter ist die Einhaltung gebührenrechtlicher Vorschriften sicherzustellen. Wer bearbeitet die einlangenden Schriftstücke? Diese erfolgt durch die Sachbearbeiter lt. Stellenbeschreibung. Welche Erledigungsarten von Eingangsstücken gibt es? Schriftlich (die Erledigung erhält dann eine eigene Subzahl und ist mit dem Eingangsstück in Beziehung zu setzen), AA: ad acta (dh es erfolgt keine schriftliche Erledigung; allfällige aktenrelevante Hinweise wie zb über Telefonate sind zu vermerken). Welche Unterzeichnungsklauseln gibt es? Der Unterzeichnung ist eine der folgenden Klauseln voranzustellen: Für die Landesregierung bei nach außen gehenden Erledigungen der Landesverwaltung, abgesehen von Erledigungen der Sonderverwaltungsbehörden des Landes; Für den Landeshauptmann bei nach außen gehenden Erledigungen im Bereich der mittelbaren Bundesverwaltung; ferner bei nach außen gehenden Erledigungen im Bereich der Auftragsverwaltung des Bundes (Art. 104 B-VG); Für das Amt der Landesregierung bei nach außen gehenden Erledigungen in jenen Fällen, in denen das Amt der Landesregierung kraft besonderer Rechtsvorschrift selbst Behörde ist (zb Dienstbehörde) und die Rechtsvorschrift nicht eine besondere Bezeichnung vorsieht (zb Agrarbehörde Salzburg); Der Abteilungsleiter, Der Fachabteilungsleiter, Der Referatsleiter, Der Fachreferent oder Der Leiter der (zb Verwaltungsakademie) bei amtsinternen Erledigungen; Für die Abteilung, Für die Fachabteilung, Für das Referat oder Für die (zb Verwaltungsakademie) im Zusammenhang mit amtsinternen Erledigungen, wenn sie von einem anderen Bediensteten als dem Leiter unterzeichnet werden; 9
10 Der Bezirkshauptmann, Die Bezirkshauptfrau, Für den Bezirkshauptmann, Für die Bezirkshauptmannschaft bei Erledigungen der Bezirkshauptmannschaften; Der Amtssachverständige bei Gutachten. Wer ist für eine Unterzeichnung berechtigt? Die Unterzeichnungsberechtigung ergibt sich aus der Stellenbeschreibung. Die Unterzeichnung erfolgt durch Angabe des Vor- und Zunamens. Bei Unterzeichnung interner Schriftstücke in Vertretung des Dienststellenleiters ist der Zusatz iv voranzustellen. Erledigungsentwürfe sind vom Unterzeichnungsberechtigten abzuzeichnen, solange keine elektronische Vorgangsbearbeitung erfolgt oder wenn dies der Dienststellenleiter für bestimmte Erledigungsarten (zb Verträge) anordnet. Administrative Anordnungen und Versandhinweise Für die administrative Behandlung von Eingangsstücken, Erledigungen oder amtsseitig erstellte Schriftstücke (zb Aktenvermerke, Protokolle) sind folgende Anordnungen vorgesehen: zur Ablage (bewirkt die physische und/oder elektronische Ablage) zum Versand (bewirkt den physischen und/oder elektronischen Versand inklusive der Ablage) zur Terminablage (bewirkt die vorübergehende Ablage und Wiedervorlage zum angegebenen Termin) zur Skartierung (bewirkt das Löschen/Vernichten von Dokumenten samt den zugehörigen Bearbeitungshinweisen) Welche Abfertigungshinweise gibt es? Zustellung mit Zustellnachweis Zustellung als Telefax Vertrauliche Zustellung Zustellung durch Anschlag an die Amtstafel Besondere Genehmigungsvermerke und Viedierungen Anbringen einer Rechtskraftklausel Grundbuchmäßiges Heften Anschließen von Beilagen Gestaltung von Schriftstücken Was ist bei der Gestaltung von Schriftstücken zu beachten? Die äußere Form von Erledigungen hat den Vorgaben der Corporate-Design-Linie des Landes zu entsprechen, die in der Broschüre des Landespressebüros festgelegt ist. Daraus ist der Aufbau der Briefvorlagen (Logo, Briefkopf, Fußzeile) ersichtlich, gewünschte Abweichungen sind dem Landesamtsdirektor vorzulegen. Die bereitgestellten elektronischen Briefvorlagen dürfen nicht verändert werden, als Schriftart sind Book Antiqua für den Schriftverkehr (Größe 12 Punkt) und Syntax für sonstige Dokumentationen zu verwenden. 10
11 Wie erfolgt die interne Adressierung? Im internen Schriftverkehr dürfen im Adressfeld nur die Dienststellen aufscheinen. Beispiele: Personalabteilung Abteilung 1 Fachabteilung 6/6 Bei Schreiben an mehrere Dienststellen sind alle Dienststellen nach der Unterzeichnungsklausel mit dem Hinweis Ergeht an: aufzuzählen. Wie erfolgt die externe Adressierung? Adressen im externen Schriftverkehr sind in den Adressfeldern in max. 6 Zeilen, keine Leerzeilen, linksbündig und in Normalschrift (ausgenommen bei Staatsbezeichnungen) zu schreiben. Persönliche Adressen beginnen mit Herrn oder Frau. Der allfällige Versandhinweis Einschreiben ist dabei in der ersten Zeile anzubringen. Herrn Dr. Josef Pöllitzer Revierstraße Salzburg Fritz Feber GmbH & Co Postfach 330 D Langenhagen DEUTSCHLAND Einschreiben Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie zh Herrn Dipl.-Ing. Norbert Mustermann Radetzkystraße Wien Welche Standardangaben sind im Briefkopf enthalten? 11
12 Geschäftszahl Datum Sachbearbeiter/Dienststelle Betreff Bezug Beilagen Die Geschäftszahl besteht aus dem Dienststellenschlüssel, der Aktenzahl (mit oder ohne einer vorangestellten Sachgebietskennung) und Subzahl sowie dem ungekürzten Kalenderjahr. Der Dienststellenschlüssel und das Kalenderjahr sind durch Bindestriche (ohne Leerzeichen), alle übrigen Teile der Geschäftszahl durch Schrägstriche voneinander zu trennen. Akten- und Subzahl dürfen keine Sonderzeichen enthalten. Die Subzahl ist numerisch, aufsteigend zu vergeben und kann mit Jahreswechsel wieder bei 1 beginnen / A603/ PERS/ / /3622/ (Muster BH) Das Datum ist in der Reihenfolge Tag, Monat (in Ziffern) und Jahr (ungekürzt) anzuführen. Beispiel: Sachbearbeiter/Dienststelle : Auf der Erledigung ist neben der Telefon- Nebenstelle des Sachbearbeiters, sowie der Fax- und -Adresse seiner Dienststelle auch sein Familienname immer dann anzugeben, wenn der Unterzeichner nicht der eigentliche Bearbeiter ist. Dem Zunamen ist dabei Hr. oder Fr. voranzustellen. Beispiel: Fr. Dr. Felber Der Betreff hat in kurzer, aussagekräftiger, schlagwortartiger Form zu erfolgen. Beispiel: Büroordnung; äußere Form von Erledigungen Bezug: Geschäfszahl des Empfängers anführen Beispiel: Bezug: / Bezug: Schreiben vom Beilagen: Beispiel Beilagen: 2 Beilagen: 4 Pläne (3-fach) 12
13 Wie erfolgt die formale Gestaltung des Textes? Der Text in der Korrespondenz ist grundsätzlich linksbündig ohne Blocksatz und einzeilig zu schreiben, Absätze werden mit einer Leerzeile und ohne Einrückung gebildet. Für Hervorhebungen im Text sind vorgesehen: fett, kursiv, unterstreichen (nur bei Hyperlinks) oder zentrieren. Unterschiedliche Schriftarten und Schriftgrößen oder Sperrschrift sind zu vermeiden. Bei allgemein bekannten Abkürzungen entfallen Leerzeichen und Punkte (dh, dj, gem, iv, zh, usw, zz, idgf, zb). Geldbeträge: Uhrzeiten: Zeitangaben (hh:mm:ss) ,50 oder 2.478,-- 15:04 Uhr 03:05:09 Was ist bei der sprachlichen Gestaltung des Textes zu beachten? Persönliche Anrede und Grußformel: Immer wenn es Art und Inhalt einer Erledigung oder die Person des Empfängers zulassen, ist eine persönliche Anrede (Sehr geehrte Frau..., Sehr geehrter Herr..., Sehr geehrte Damen und Herren) und eine entsprechende Grußformel (Hochachtungsvoll, Mit freundlichen Grüßen) zu verwenden. Textierung/Verständlichkeit : Der Text in Erledigungen soll sich auf notwendige Informationen und Inhalte beschränken. Wann entfällt die Unterzeichnung oder Beglaubigung von Schriftstücken? Die eigenhändige Unterzeichnung oder Beglaubigung von Reinschriften entfällt, wenn diese automationsunterstützt erstellt wurden. Unter der Unterzeichnungsklausel ist der vollständige Name des Unterzeichnungsberechtigten anzuführen, ein allfälliger Funktionstitel kann darunter angeführt werden. Für die Landesregierung Dr. Vinzenz Huber Für den Bezirkshauptmann Julius Bauer Für den Landeshauptmann Dipl.-Ing. Hans Hermann Landesbaudirektor Postausgang Was ist beim physischen Postversand zu beachten? Amtsinterne Schriftstücke, die nicht elektronisch versendet werden können, sind offen und unter Verwendung von Umlaufmappen weiterzuleiten. Schriftstücke, die über die Poststelle des Amtes versandt werden, sind grundsätzlich offen zu übergeben. Zu kuvertieren sind jedoch - Postsendungen mit mehr als 5 Blatt A4 und - Postsendungen, bei denen die Adresse nicht im Adressfeld aufscheint, und zwar nur dann, wenn solche Postsendungen nicht an Sammelpostadressen verschickt werden sollen. 13
14 Wann ist ein Adresszettel und wann ein Zustellnachweis zu verwenden? Bei Postversand ist für jeden Empfänger ein eigener Adresszettel zu schreiben. Wenn Schriftstücke mittels Zustellnachweis (RSa, RSb oder Zustellschein) zugestellt werden sollen, sind sie von den Dienststellen versandfertig zu machen. Bei Sammelpost-Zustellungen genügen Zustellscheine. Wann ist das Amtssiegel anzubringen? Das Amtssiegel ist nur anzubringen, wenn dies in den jeweiligen Rechtsvorschriften ausdrücklich angeordnet ist. Wo erfolgt die Bearbeitung des Protokolls und Aktenablage? Die Abfertigung der Schriftstücke (Versand durch die Dienststelle) ist in der Aktenevidenz einzutragen. Auf welchen Formular wird die Postübergabe an die Poststelle dokumentiert? Alle Schriftstücke, ausgenommen Massensendungen und Sammelpost an einzelne Adressaten, die in der Poststelle des Amtes eingelangt sind, werden am selben Tag beim Postamt aufgegeben. Die der Poststelle übergebenen Mengen sind in einem Postübergabeschein festzuhalten. Private Schriftstücke dürfen nicht zum Versand übergeben werden. Ablage und Archivierung Was ist bei der Ablage von Akten und Schriftstücken zu veranlassen? Protokollierte Schriftstücke und sonstige Dokumente sind in den zugehörigen Akten in geordneter Form zu führen. Die Entnahme von Akten und Schriftstücken aus der Ablage ist zumindest dann elektronisch zu dokumentieren, wenn sie die Dienststelle verlassen. Die physische Ablage von Dokumenten kann unterbleiben, wenn die Dokumente elektronisch vorhanden sind und jederzeit in der zuletzt gültigen Version rekonstruiert werden können. Die Handhabung dieser Möglichkeit legt der Dienststellenleiter fest. Er bestimmt auch die zweckmäßigste Form der physischen Ablageorganisation. Was bedeudet das Skartieren von Akten und Schriftstücken? Skartieren ist das nachvollziehbare Ausscheiden ganzer Akten oder deren Reduktion auf wesentliche Inhalte von Akten oder Aktenteilen. Dies hat auf Grundlage einer Skartierordnung zu erfolgen. Die ausgeschiedenen Schriftstücke werden dabei vernichtet. Die Skartierordnung erlässt der Diensstellenleiter nach Zustimmung durch das Landesarchiv. Aufzubewahren sind jedenfalls Bescheide und Dokumente, aus denen Rechte und Pflichten abzuleiten sind, zugehörige Ladungen und Rückscheine, Verhandlungsschriften, Protokolle und Pläne. Schriftstücke, für die keine besondere Aufbewahrungsfrist gilt, können im Ermessen der Dienststelle 14
15 skartiert werden. Die Skartierung ist in der DV-Aktenevidenz zu dokumentieren. Wann erfolgt eine Archivierung von Akten? Akten, die länger als zehn Jahre abgeschlossen und skartiert sind, können dem Landesarchiv übergeben werden. Was ist bei Akteneinsicht und bei Beglaubigung von Kopien zu beachten? Sie wird in der zuständigen Dienststelle durch den Sachbearbeiter gewährt. Über die Akeneinsicht ist ein Aktenvermerk zu erstellen. 15
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