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1 Effektive Nutzung am HMI Wie funktioniert - gelbe Post Eine Gegenüberstellung

2 Themen - Versenden von Post - Größe, Format, Anhänge - Verdächtige - Viren und Kettenbriefe - Unerwünschte Werbung - Absender und Adressaten - Einliefern, Abholen und Aufbewahren von Post - Authentizität und Geheimhaltung - Fehlermeldungen - Mail im HMI

3 Themen - Versenden von Post - Größe, Format, Anhänge - Verdächtige - Viren und Kettenbriefe - Unerwünschte Werbung - Absender und Adressaten - Einliefern, Abholen und Aufbewahren von Post - Authentizität und Geheimhaltung - Fehlermeldungen - Mail im HMI

4 Analogien zur gelben Post Postsendung Mail Hahn-Meitner-Institut Glienicker Str Berlin Adresse Postamt Mailadresse Mailserver Post-Schließfach Mailbox /var/mail/xyz 123 Schließfach-Nummer Kennung xyz Schlüssel Passwort ********

5 Der Weg einer Postsendung Internet

6 Größe einer Postsendung

7 Größe einer Mail - Größenbegrenzung pro Mail 10 MB im HMI - Mail passiert auf dem Weg zum Empfänger mehrere Postämter mit eventuell kleineren Türen MB möglich per Webanwendung:

8 Kryptische Zeichen im Text Schà ne GrÌ�e �e Was wollte uns der Absender sagen? Wer ist Schuld?

9 Kommunikation Verständigung

10 Unterschiedliche Zeichensätze - Verwendete Zeichensätze müssen vom Empfänger auch verstanden werden (UNICODE, ASCII, ISO-Latin1, ISO-Latin9,, aber auch russischer Zeichensatz, griechischer Zeichensatz, japanischer Zeichensatz) - Problem beim Übernehmen von Text z.b. aus Word ¼ 1/4 ½ 1/2

11 MS-Word Plain Text Liebe Kollegen, viel Spaß beim Vortrag! Und passt gut auf! Schöne Grüße So sieht das intern aus (Ausschnitt): þÿ à ŸòùOh«+'³Ù0 p ˆ Ì Ø ä ô 8 D P X ` h ä Liebe Kollegen, Admin_umbenannt Normal Admin_umbenannt 1 Microsoft Office Þ É &

12 Anhänge versenden Text möglichst als plain Text schicken Anhänge nur lesbar, wenn das Programm dazu vorhanden (nicht jeder hat Microsoft) Anhänge oft sehr groß und gefährlich

13 Themen - Versenden von Post - Größe, Format, Anhänge - Verdächtige - Viren und Kettenbriefe - Unerwünschte Werbung - Absender und Adressaten - Einliefern, Abholen und Aufbewahren von Post - Authentizität und Geheimhaltung - Fehlermeldungen - Mail im HMI

14 Verdächtige Nie (!!!) ohne aktuellen Virenscanner - Keine unsicheren Anhänge öffnen ein Anhang ist immer dann gefährlich, wenn zum Ansehen ein Programm gestartet werden muss: Word, Bilder, HTML, - Unbekannter Absender -> löschen es gibt keinen Absender - Vorsicht auch bei bekannten Absendern meist gefälscht, Beschwerde zwecklos - Im Zweifel: Rechts klicken und speichern ohne öffnen ( -> Virenchecker ) oder mit Webmail ansehen

15 Kettenbriefe - Hoaxes - Hoax = (engl.) Falschmeldung - Fordern Empfänger auf, Mail weiterzuleiten - Oft getarnt als Virenwarnung, Tränendrüsenbriefe oder sinnlose Petitionen - Gefahr von Virus im Anhang Echte Virenwarnungen werden auf diese Art nie verbreitet => Finger weg von Kettenbriefen!!!

16 Bitte keine Werbung - Aufkleber betrifft nur Wurfsendungen (real-prospekt, IKEA-Katalog, Pizza-Service ) - persönlich adressiert (Lotteriewerbung, Möbelhäuser, Werbung für Tageszeitungen, ) - Briefträger soll entscheiden??? - Lösung: Spamfilter

17 Themen - Versenden von Post - Größe, Format, Anhänge - Verdächtige - Viren und Kettenbriefe - Unerwünschte Werbung - Absender und Adressaten - Einliefern, Abholen und Aufbewahren von Post - Authentizität und Geheimhaltung - Fehlermeldungen - Mail im HMI

18 Absenderfälschung Kaiser von China Platz des himmlischen Friedens Peking Hahn-Meitner-Institut Glienicker Str Berlin

19 Absenderprüfung - Briefkopf Briefumschlag - Briefkopf irrelevant für Zustellung - Absenderangaben evtl. Phantasie - Mailserver kennt jedoch einliefernden Server - Received: Header-Zeilen = Stempel von jedem Postamt, den ein Brief passiert

20 Alle Header

21 Received: Header gefälscht einliefernder Rechner Received: from hmi.de (p54f9.dip.t-dialin.net[ ]) by dsmail.hmi.de (8.11.4p2/8.11.4) with SMTP id j4ub7d for Mon, 30 May :07: (MEST) Date: Mon, 30 May :13: From: HMI-Admin Subject: Ihr Account HMI Rechneradressen beginnen immer mit

22 Adresse steht nicht im Adressfeld - Verteiler, z.b. - Blinde Kopie BCC: (blind carbon copy) - Problem: Empfänger soll das nicht wissen - BCC nicht sichtbar - Datenschutz - sehr viele Empfänger (Mailing-Listen) - heimliche Kopie - trotzdem an Empfänger adressiert gewesen - Für die Zustellung relevante Adresse auf dem Umschlag jetzt weg

23 Themen - Versenden von Post - Größe, Format, Anhänge - Verdächtige - Viren und Kettenbriefe - Unerwünschte Werbung - Absender und Adressaten - Einliefern, Abholen und Aufbewahren von Post - Authentizität und Geheimhaltung - Fehlermeldungen - Mail im HMI

24 Post abholen und einliefern - Post immer nur am eigenen Postamt einliefern => Mailhost für ausgehende Mail immer mail.hmi.de - Post abholen über IMAP oder IMAPS (verschlüsselt) IMAPS auch von extern

25 Post aufbewahren Mail nicht im Eingangsschließfach (Mailbox/Inbox) belassen

26 Persönliche Postfächer (Ordner) Zusätzliche persönliche Schließfächer im Postamt IMAP Ordner auf dem zentralen Server ~xyz/mail/ Postfächer zu Hause Lokale Ordner auf dem PC D:\DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN\......\Mail\Local Folders

27 Datensicherung Zentrale Datensicherung der Eingangsmailboxen Zentrale Sicherung der IMAP-Ordner Lokale Ordner auf Windows Rechner in Eigenverantwortung -> zentrales Angebot der Datensicherung von Windows Rechnern

28 Themen - Versenden von Post - Größe, Format, Anhänge - Verdächtige - Viren und Kettenbriefe - Unerwünschte Werbung - Absender und Adressaten - Einliefern, Abholen und Aufbewahren von Post - Authentizität und Geheimhaltung - Fehlermeldungen - Mail im HMI

29 Vertraulichkeit - Authentizität - = Postkarte - ausspähbar für alle, die Zugang haben (Briefträger, Diebe, ) - Gefahr der Veränderung, z.b. Absenderfälschung

30 Vertraulichkeit - Authentizität Schutz gegen Ausspähen: Verschlüsselung Schutz gegen Manipulation: Signatur stellt sicher, dass der Absender authentisch ist und die Mail nicht verändert wurde

31 Themen - Versenden von Post - Größe, Format, Anhänge - Verdächtige - Viren und Kettenbriefe - Unerwünschte Werbung - Absender und Adressaten - Einliefern, Abholen und Aufbewahren von Post - Authentizität und Geheimhaltung - Fehlermeldungen - Mail im HMI

32 Fehlermeldungen - Fehlermeldung per bei Problemen bei der Zustellung bitte lesen! - Meldungen auf englisch - Beispiele: - User unknown Empfänger unbekannt - Message exceeds max. message size Mail zu groß - Relaying denied Mail von fremdem Provider an externe Adresse - Could not be delivered for 2 hours, will keep trying for 3 days - Bei gefälschten Absendern gehen die Fehlermeldungen an diesen

33 Mailprogramm Am HMI empfohlene und von der IT-Abteilung unterstützte Mailprogramme: - Mozilla - Thunderbird - Hilfe beim Umstieg von Pegasus - Für den Zugriff von extern: Webmail

34 Das HMI verlassen Was tun mit der Post bei vorübergehender oder endgültiger Abwesenheit vom HMI? - Weiterleitung an Kollegen oder Privatadresse - Automatische Antwort - Kein Zugriff durch Administratoren ohne persönliche Erlaubnis - Nie Passwort weitersagen!!! Rechtzeitig regeln, wie mit der Post verfahren werden soll!

35 Weitere Informationen

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