How to apply in Germany

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1 Hw t apply in Germany Autr: Kay Neumann Prjektmitarbeiter Akademisches Auslandsamt/ Internatinal Office Ernst-Abbe-Fachhchschule Jena, 2013 Kay.Neumann@fh-jena.de

2 Cntent Applicatin Applicatin Prcess Cver Letter Cver CV Interview Kay Neumann - EAH Jena 2

3 Cntent Applicatin Applicatin Prcess Cver Letter Cver CV Interview Kay Neumann - EAH Jena 3

4 Applicatin (1) Nwadays the applicatin prcess is mainly nline. An applicatin usually cnsists f a cver letter, a cver, a CV and certificates. Yu shuld apply at least 3 mnths befre the beginning f the internship. The applicatin shuld be sent t several cmpanies/ institutins t increase the chance t find an internship. Kay Neumann - EAH Jena 4

5 Applicatin (2) Recmmended fnts: Arial, Calibri, Times New Rman, Verdana; Recmmended fnt size: pt (depending n fnt) If the applicatin has t be sent by regular pst: Use a A 4 sized envelpe. Write yur name & address clearly n the envelpe. The applicatin represents yur persn & persnality: It shuld be cmplete, withut any mistakes (cntent, names, addresses, ). Let yur friends check the applicatin in advance: Smetimes, yu d nt see yur wn mistakes! Kay Neumann - EAH Jena 5

6 Cntent Applicatin Applicatin Prcess Cver Letter Cver CV Interview Kay Neumann - EAH Jena 6

7 Applicatin Prcess (1) After having sent the applicatin, applicants usually receive a cnfirmatin f receipt. After 3-4 weeks wihtut any reply f the cmpany, yu can cntact the cmpany/ the cntact persn f the cmpany. A phne call is mre persnal than an . If the cmpany accepts yur applicatin, they invite yu t an interview. If nt, yu usually receive a rejectin letter. In this case: D nt feel dicuraged! G ahead! After an interview, the applicant is infrmed by phne r by abut the decisin. But: The decisin making prcess might take sme weeks. Kay Neumann - EAH Jena 7

8 Applicatin Prcess (2) rejectin letter issuing the applicatin and sending t cmpany psitive reply and invitatin t an interview psitive decisin = internship rejectin letter Kay Neumann - EAH Jena 8

9 Cntent Applicatin Applicatin Prcess Cver Letter Cver CV Interview Kay Neumann - EAH Jena 9

10 Cver Letter (1) Layut/ cntent: Cntact details f applicant (incl. address, phne r r cell, ) Cmplete address f cmpany incl. cntact persn/ respnsible persn Place and date Subject heading (Applicatin as ) Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau (if pssible: cntact persn) 1st part: Wh am I/ what am I ding at the mment? 2nd part: What are my abilities? D I have prfessinal experience? What makes me special? Why am I suitable fr this vacancy? 3rd part: What d I want? Finish: Expressin abut interest in interview + Mit freundlichen Grüßen, + signature Attachment (Anhang) Kay Neumann - EAH Jena 10

11 Cver Letter (2) Kay Neumann - EAH Jena 11

12 Cver Letter (3) Cntent: These questins shuld be answered in yur cver letter: What are yu ding at the mment? Which prfessinal qualificatins/ abilities/ experience d yu have? Which kind f internship are yu lking fr (bligatry, ptinal internship)? Why d yu apply in THIS cmpany? Which prfessinal gals/ whishes d yu have? When will yu be available and fr which perid? Kay Neumann - EAH Jena 12

13 Cver Letter (4) (Frmal) criteria: Avid any mistakes Shrt and clear sentences Clear text structure Length: max. 1 page! Suitable fnt and fnt size Fnt and fnt size f all dcuments (cver letter, cver & CV) have t be similar Cver letter and CV have t be signed persnally (by regular pst) r yu have t add a digital/ scanned signature Kay Neumann - EAH Jena 13

14 Cver Letter (5) Cntent criteria: Every cmpany is different. Every jb/ vacancy/ internship is different. Every cver letter is different! Have a lk at the cmpany s website in advance. Get infrmed abut the department/ internship/ requirements, etc. Make the cver letter as cncrete as pssible. Kay Neumann - EAH Jena 14

15 Cver Letter (6) Examples fr persnal addressing: Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrte Frau (Dr./ Prf. Dr.), Sehr geehrter Herr (Dr./ Prf. Dr.), Examples fr intrductin/ 1st part:, ich bin Student/ Studentin der und suche eine Praktikumsstelle im Bereich, ich möchte mich in Ihrem Unternehmen um eine Praktikantenstelle bewerben., ich studiere und suche eine Tätigkeit als Praktikant im Bereich, hiermit bewerbe ich mich bei Ihnen um eine Stelle als Praktikant im Bereich. Derzeit studiere ich als Austauschstudent an der Fachhchschule Jena. Ich bin im Studiengang eingeschrieben. An meiner Heimatuniversität in studiere ich seit Kay Neumann - EAH Jena 15

16 Cver Letter (7) Examples: prfessinal qualificatin/ develpment/ 2nd part: Nach Abschluss der Schule habe ich zunächst eine Ausbildung als aufgenmmen. Nach erflgreichem Abschluss meiner Ausbildung habe ich mein Studium an der Universität im Fach begnnen. Wie Sie den beigefügten Unterlagen entnehmen können, habe ich Im Laufe meines Studiums der wissenschaft knnte ich praktische Erfahrungen im Bereich sammeln. Ich habe bereits verschiedene Praktika im Bereich abslviert. Innerhalb meines Studiums beschäftige ich mich sehr intensiv mit Kay Neumann - EAH Jena 16

17 Cver Letter (8) 3rd part: What d I want? Eine vertiefende Tätigkeit im Bereich war schn immer mein angestrebtes Ziel. Ein Praktikum in Ihrem Unternehmen hilft mir, spezielle Kenntnisse im Bereich zu erwerben. Ich hege besnderes Interesse für, weshalb ich mich für ein Praktikum in Ihrem Unternehmen bewerbe. Vn einem Praktikum in Ihrem Unternehmen verspreche ich mir, mehr im Bereich zu erlernen. Ich möchte sehr gern Erfahrungen im Bereich sammeln, da eine Arbeit als mein späteres Berufsziel ist. Mein im Bereich erlangtes Wissen möchte ich sehr gern in Ihr Unternehmen einbringen swie ausbauen. Kay Neumann - EAH Jena 17

18 Cver Letter (9) Finish (1): Ich könnte Ihnen als Praktikant ab dem xx.xx.xxxx für die Dauer vn x Mnaten zur Verfügung stehen. Ich strebe ein x-mnatiges Praktikum an und könnte mein Praktikum ab dem xx.xx.xxxx beginnen. Meine Tätigkeit als Praktikant könnte ich am xx.xx.xxxx aufnehmen. Ich würde mein Praktikum gern im Zeitraum vm xx.xx.xxxx bis zz.zz.zzzz für die Dauer vn x Mnaten abslvieren. Kay Neumann - EAH Jena 18

19 Cver Letter (10) Finish (2): Über die Einladung zu einem persönlichen Gespräch würde ich mich sehr freuen/ freue ich mich sehr. Sllten Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zusagen, stehe ich Ihnen gern für ein Vrstellungsgespräch zur Verfügung. Für alle weiteren Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Über eine psitive Nachricht freue ich mich sehr. Zu einem persönlichen Vrstellungsgespräch/ weiterführenden Gespräch stehe ich Ihnen sehr gern zur Verfügung. Kay Neumann - EAH Jena 19

20 Cntent Applicatin Applicatin Prcess Cver Letter Cver CV Interview Kay Neumann - EAH Jena 20

21 Cver (1) The cver can be used as 1st page f the applicatin (the 1st page might als be the cver letter). Pssible cntent: Subject heading: Bewerbung als Cntent f applicatin Pht (if nt n CV) Cntact details Frmal criteria: Same fnt and fnt size like in cver letter and CV Kay Neumann - EAH Jena 21

22 Cver (2) Examples Cver incl. pht Cver wihtut pht Kay Neumann - EAH Jena 22

23 Cntent Applicatin Applicatin Prcess Cver Letter Cver CV Interview Kay Neumann - EAH Jena 23

24 CV (1) Cntent and/ r headlines: Kntaktdaten persönliche Angaben (repräsentatives Ft) schulische/ universitäre Ausbildung berufliche Ausbildung Praktika/ berufliche Erfahrungen Auslandserfahrung gesellschaftliches/ sziales Engagement weitere Qualifikatinen (z.b. IT-Kenntnisse) Sprachkenntnisse Hbbys Kay Neumann - EAH Jena 24

25 CV (2) Frmal criteria: In table frm Max. 2 pages N persnal addressing, n clsing phrase If pht: right side, tp Time perids as cncrete as pssible If hbbies: suitable hbbies End: place, date, signature Kay Neumann - EAH Jena 25

26 CV (3) Structure: Suitable pht: DONTS: Hliday themes Carnival themes Infrmal clthing (hdie, ) Clsed eyes Strange facial expressin Full bdy phts Any items in the pht N-gs! Kay Neumann - EAH Jena 26

27 CV (4) Structure : Suitable pht : Ds: ffener, freundlicher Blick Prtraits Frmal clthing Nt t much accessry prfessinal phts Kay Neumann - EAH Jena 27

28 CV (5) Structure: 1. Vllständige Kntaktdaten: vllständiger Name Adresse Telefnnummer -Adresse 2. Überschrift: Name 3. Persönliche Angaben: Geburtsdatum Geburtsrt, Geburtsland Natinalität Kay Neumann - EAH Jena 28

29 CV (6) Structure: 4. Schulische/universitäre Ausbildung Berufliche Ausbildung Berufliche Erfahrungen/Qualifikatinen Praktika These facts are necessary: When? perid (mnth/ year mnth/ year) Where? cmplete name f emplyee, university, schl, What? degree, prfessin, Kay Neumann - EAH Jena 29

30 CV (7) 5. Zusatzqualifikatinen: Might be: besndere technische Fertigkeiten besndere Zusatzausbildungen EDV- Kenntnisse Führerschein Sprachkenntnisse (unbedingt angeben) ehrenamtliche/ außeruniversitäre Tätigkeiten Kay Neumann - EAH Jena 30

31 Cntent Applicatin Applicatin Prcess Cver Letter Cver CV Interview Kay Neumann - EAH Jena 31

32 Interview (1) Preperatin: Frmal clthing, slightly cnservative. N sneakers r sandals. Dark shes and dark clthing is mre serius. If tie: N funny pictures r items! Wmen shuld nt wear mini-skirts r transparent clthing. Take care f yur appearence: Clean hair, clean and cut finger nails, etc. Nt t much accessry r makeup. Kay Neumann - EAH Jena 32

33 Interview (2) Preperatin: Cllecting infrmatin abut the cmpany Presse, internet Cmpany s details: Financial statements, size f the cmpany, number f staff, structure f cmpany Service Philsphy Kay Neumann - EAH Jena 33

34 Interview (3) Preperatin: Persnal presentatin Statement f 3-7 minutes abut yurself Cntent: main pint f yur CV e.g.: schl, university, experience with regard t the cmpany r the aimed internship, persnal mtivatin Read yur applicatin befre the interview t remember the facts yu wrte Kay Neumann - EAH Jena 34

35 Interview (4) Pssible questins f the emplyee: Was wissen Sie über uns/ unser Unternehmen? Welche Erfahrungen aus dem Studium können Sie im Praktikum einbringen? Welche Fächer/ Bereiche Ihres Studiums mögen Sie besnders? Warum? Frage nach Weiterbildung/ Zusatzqualifikatinen Warum haben Sie sich bei uns bewrben? Welche Erwartungen haben Sie in Bezug auf das Praktikum? Wie lange wllen Sie bei uns arbeiten? Was sind Ihre Stärken/ was sind Ihre Schwächen? Was möchten Sie später einmal arbeiten? Haben Sie nch Fragen? Kay Neumann - EAH Jena 35

36 Interview (5) Own questins t the emplyee: Yu alsways shuld prepare sme questins t shw yur persnal interest during the interview! Examples: Fragen zur Arbeitsweise (Anteil Einzel- der Teamarbeit) Wir sieht die Einarbeitungsphase aus? Welche Abteilungen wird man kennenlernen? Wie sieht der Arbeitsplatz aus? Kann man ihn eventuell besichtigen? Welchen Handlungsspielraum hat man in der angestrebten Psitin? Kay Neumann - EAH Jena 36

37 Interview (6) The day f the appintment: Be in time! Think abut pssible prblems like delays etc. and in several industrial sectrs security checks. Arrive a day in advance, if the distance is big. Take a cpy f yur applicatin and a cpy/ print ut f the invitatin with yu. D nt frget t take smething t read, t eat and t drink with yu. Kay Neumann - EAH Jena 37

38 Interview (7) Pssible steps f the interview: Welcme, intrductin f all participants (Remeber the names!!!) and start f the interview Self presentatin f applicant Questins t the applicant: Persnal mtivatin, experiences, cmpetences, strengths and weaknesses Infrmatinen fr the applicant: jb details, requirements Clearing f cnditins (beginning f internship, pssible payment, wrking time, etc.) Questins f applicant. Shrt resume and clarifying f the next steps. Kay Neumann - EAH Jena 38

39 Career Service EAH Jena Yur cntact: Ms. Dr. Katja Zitzmann Head f Career Service Yu ll find us here: Huse 5 Rm /2 Kay Neumann - EAH Jena 39

40 Our ffers fr yu: Infrmatin fr students and prspective students abut jb and career perspectives, esp. in Thuringia/ Germany Infrmatin n all kinds f questins abut jb and career Advice abut applicatin prcedures Applicatin map check up Advice regarding interruptin f studies Sft skill training (i.e. cmmunicatin, presentatin, applicatin) *just in German Jb-Pl nline Kay Neumann - EAH Jena 40

41 Opening hurs: Tuesday: 10:00am - 12:00am Additinal appintments after arrangement: career-service@fh-jena.de Phne: +49 (0) 3641 / Kay Neumann - EAH Jena 41

42 Gd luck!!! Kay Neumann - EAH Jena 42