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1 D-TRUST prokura Bedienungsanleitung Inhalt 1 Einleitung Registrierung Kundenbereich Konfiguration über "Mein Konto" Mein Konto Offene Bestellungen Kontingente bestellen Downloads D-TRUST prokura verwenden Testen Signieren Verifizieren Archiv Monatsstatistik I N H A LT S V E R Z E I C H N I S 1

2 1 Einleitung Auf dem Weg zum papierlosen Büro stellen viele Unternehmen nach und nach auf elektronische Rechnungsstellung um. So spart man Zeit, reduziert die Kosten und schont die Umwelt. Gleichzeitig werden neue Sicherungssysteme nötig, um Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller zu schützen. Eine Datei sollte als Originalrechnung kenntlich gemacht werden und der Rechnungsaussteller als der identifizierbar sein, von dem eine Rechnung zu erwarten ist. So sieht das auch der Gesetzgeber: Nach 14(3) des Umsatzsteuergesetzes vom müssen elektronisch übermittelte Rechnungen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. Die elektronische Signatur ist somit die Grundlage für eine sichere und gesetzeskonforme elektronische Rechnung. Sie erlaubt die eindeutige Identifizierung des Signaturinhabers und kennzeichnet den Inhalt so, dass eine nachträgliche Änderung der signierten Daten erkennbar wird. Ebenso ist der Einsatz dieser qualifizierten elektronischen Signatur bzw. ihrer Verifikation für den Vorsteuerabzug beim Finanzamt zwingend erforderlich. D-TRUST prokura erstellt für Sie diese qualifizierten Signaturen und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen des Signaturgesetzes und des Umsatzsteuergesetzes. Eventuell künftig vom Gesetzgeber verlangte Änderungen werden automatisch durch D-TRUST prokura vollzogen. D-TRUST prokura ermöglicht Ihnen: das Signieren und Versenden Ihrer Rechnungen das Durchführen einer Anschlussverifikation Ihrer Rechnungen das Verifizieren von empfangenen Rechnungen und die revisionssichere Archivierung sowohl Ihrer Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sowie der zugehörigen Verifikationsberichte für 11 Jahre. 2 E I N L E I T U N G

3 Mit D-TRUST prokura können Sie Ihre elektronischen Rechnungen signieren und im selben Arbeitsgang versenden. Der Rechnungsempfänger ist zur umgehenden Verifikation der erhaltenen Rechnung verpflichtet; mit prokura können Sie Ihren Kunden diesen Arbeitsgang ersparen, indem Sie Ihre Signatur unmittelbar mit einer Verifikation versehen, der sogenannten Anschlussverifikation. Die Signaturen bzw. Verifikationen werden per bestätigt. Als Empfänger elektronischer Rechnungen sind Sie verpflichtet, diese unverzüglich zu verifizieren über D-TRUST prokura ist das unentgeltlich möglich. Natürlich können Sie alle Ein- und Ausgangsrechnungen revisionssicher und direkt in unserem Archiv aufbewahren. Dort bleiben sie, entsprechend der gesetzlichen Frist, mindestens 11 Jahre lang archiviert. Sowohl empfangene als auch versandte Rechnungen können im Online-Archiv jederzeit eingesehen werden. Zusätzlich erlaubt eine Monatsstatistik einen Überblick über die signierten und die verifizierten Rechnungen, unabhängig von ihrer Speicherung im Archiv. D-TRUST prokura kann nach der Registrierung und der Überprüfung der Nutzerdaten durch die D-TRUST GmbH ganz einfach per Anmeldung genutzt werden ohne spezielle Hard- oder Software. Alle Signatur-Prozesse laufen extern über das D-TRUST Rechenzentrum: Sie signieren eine einzelne oder gleichzeitig mehrere Rechnungen im einfachen Schritt-für-Schritt Verfahren auf unserer Homepage alles Weitere erledigt D-TRUST prokura automatisch. Auch die Prüfung eingehender Rechnungen funktioniert ganz einfach und in wenigen Schritten. E I N L E I T U N G 3

4 D-TRUST prokura lässt sich ohne Vorlaufzeit einsetzen, folgen Sie einfach dieser Bedienungsanleitung. Gerne können Sie prokura unentgeltlich und risikolos in unserem Testmodus einmal ausprobieren. Call Back-Service Auf jeder Seite unserer Homepage sehen Sie rechts ein Icon unseres Call Back- Service. Sie gelangen so direkt zur Seite mit unseren Kontaktinformationen und können uns eine mit Ihrer Telefonnummer schicken einer unserer Mitarbeiter ruft Sie dann gerne zurück. Bundesdruckerei Für nähere Informationen über unsere Muttergesellschaft, die Bundes- druckerei, können Sie auf das Icon links auf jeder Seite klicken. FAQ Für weitere Fragen zu D-TRUST prokura beachten Sie bitte auch unsere FAQ im Bereich Support oder am oberen rechten Seitenrand. 4 E I N L E I T U N G

5 2 Registrierung Um sich bei D-TRUST prokura zu registrieren, gehen Sie auf der Homepage einfach zu unserem Kundenbereich und klicken Sie den Button Registrieren. Alternativ können Sie direkt das Feld Registrieren ganz rechts oben auf jeder Seite anklicken. Ihre Registrierung erfolgt nun in 4 Schritten: 1. Wählen Sie den Namen ( Benutzername ) und das Passwort ( Kennwort ), mit dem Sie sich künftig anmelden möchten. Bitte beachten Sie, dass sowohl Name als auch Passwort mindestens 5 Zeichen enthalten müssen und nur aus Buchstaben und Zahlen bestehen dürfen. Der Benutzername kann nach abgeschlossener Registrierung nicht mehr geändert werden. Zur Sicherheit geben Sie bitte das Passwort noch ein zweites Mal ein, so werden Tippfehler vermieden. Klicken Sie nun auf Weiter. 2. Bitte geben Sie die -Adresse ein, an die wir die weiteren Zugangsdaten schicken sollen. Klicken Sie nun auf Weiter. R E G I S T R I E R U N G 5

6 3. Hier tragen Sie bitte Ihre persönlichen Daten ein. D-TRUST prokura darf nur von eindeutig identifizierten und berechtigten Personen genutzt werden. Zur späteren Überprüfung benötigen wir hier diese Daten, die mit Ihrem Personalausweis übereinstimmen müssen. Bitte vergessen Sie nicht, per Häkchen zu bestätigen, dass Sie entsprechend dem 14 BGB Unternehmer/in sind. Erläuterungen zu 14 BGB erhalten Sie, wenn Sie auf das grau unterlegte 14 BGB klicken. 6 R E G I S T R I E R U N G

7 4. Im letzten Schritt können Sie alle von Ihnen angegebenen Daten noch einmal überprüfen. Wenn Sie noch etwas ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück. Lesen Sie jetzt bitte die Nutzungsbedingungen von D-TRUST prokura und bestätigen Sie Ihr Einverständnis, indem Sie das Kästchen vor dem Satz Ich akzeptiere die allgemeinen Nutzungsbedingungen anklicken. Nun können Sie diesen Registrierungsvorgang abschließen, indem Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen klicken. Sie können in diesem Schritt bereits das später benötigte PostIdent- Formular ausdrucken, indem Sie auf das in Klammern stehende Wort (PostIdent Formular) klicken. Ihre Registrierung ist damit abgeschlossen. Sie erhalten kurz darauf eine von uns an die in Schritt 2 angegebene - Adresse. R E G I S T R I E R U N G 7

8 Um Ihre Registrierung zu bestätigen, klicken Sie auf den Link in dieser und geben Sie dann Ihren in Schritt 1 festgelegten Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Konto aktivieren. Sobald Sie Ihre Registrierung über den Link bestätigt haben, können Sie prokura bereits unentgeltlich testen. Nun folgt das Identifikationsverfahren: Drucken Sie unsere bitte aus und unterschreiben Sie im dafür vorgesehenen Unterschriftenfeld. Drucken Sie dann das PostIdent-Formular aus (Sie sehen in der nochmals einen Link, um das Formular herunterzuladen) und kopieren Sie Ihren Personalausweis. Mit diesen drei 8 R E G I S T R I E R U N G

9 Unterlagen gehen Sie bitte persönlich zu einer Postfiliale in Ihrer Nähe. Hier wird die Identifikation von den Mitarbeitern der Post vorgenommen und die Unterlagen an die D-TRUST GmbH geschickt. Wir schicken Ihnen eine weitere , sobald Ihre Identifikationsformulare bei uns eingetroffen sind. Sie können dann sofort alle Funktionen von D-TRUST prokura nutzen. Die Funktionen Testen und Verifizieren stehen Ihnen unentgeltlich zur Verfügung. Für die Funktionen Signieren und Archiv können Sie über den Bereich Mein Konto Kontingent bestellen, die von Ihnen benötigte Anzahl an Signaturen, Anschlussverifkationen und Archivierungen bestellen. Anmelden Sobald Sie registriert sind, können Sie sich jederzeit anmelden. Dazu rufen Sie unsere Homepage auf, gehen in den Kundenbereich und geben dort Ihren festgelegten Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Nach der Anmeldung können Sie das Kennwort im Bereich Mein Konto jederzeit ändern. Direktanmeldung Sie können auch nach dem Aufrufen unserer Homepage direkt im oberen rechten Bildrand unter Direktanmeldung Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben und dann auf das Wort Anmelden klicken. Anmeldestatus Nach der Anmeldung sehen Sie während der gesamten Anwendung im oberen rechten Bildrand den Vermerk Angemeldet als und Ihren Benutzernamen. Sollten Sie D-TRUST prokura über einen längeren Zeitraum nicht benutzt haben, werden Sie aus Sicherheitsgründen vom System abgemeldet. Dann sehen Sie an derselben Stelle wieder die Felder zur Direktanmeldung. Sie können sich ganz einfach wieder anmelden. R E G I S T R I E R U N G 9

10 Abmelden Bitte denken Sie daran, sich bei Verlassen von D-TRUST prokura stets abzumelden. Dazu klicken Sie einfach auf das Wort Abmelden unter Ihrem Benutzernamen. 10 R E G I S T R I E R U N G

11 3 Kundenbereich Im Kundenbereich können Sie zwischen den beiden Schaltflächen Mein Konto und prokura verwenden wählen. Über die goldgelben Schaltflächen können Sie auch direkt zu den jeweiligen Unterbereichen Signieren, Verifizieren, Archiv oder Mein Konto gelangen. K U N D E N B E R E I C H 11

12 4 Konfiguration über Mein Konto Mein Konto gibt Ihnen eine Übersicht über alle angegebenen Benutzerdaten, hier können Sie Ihre persönlichen Angaben ändern, die Standardangaben für die Arbeit mit prokura ändern, Einsicht in den aktuellen Stand Ihrer Bestellungen nehmen und neue Bestellungen aufgeben. 4.1 Mein Konto Beachten Sie bitte, dass alle hier geänderten Angaben Auswirkungen auf Ihre gesamte Arbeit mit D-TRUST prokura haben. Details für einen einzelnen Signatur-Auftrag ändern Sie bitte im entsprechenden Arbeitsgang. Im Feld Anmeldedaten können Sie Ihr Kennwort ändern, indem Sie auf das Wort Bearbeiten klicken, das direkt in derselben Zeile steht. Der Benutzername lässt sich hier nicht mehr ändern. Nachdem Sie die gewünschten Angaben geändert haben, klicken Sie bitte auf Übernehmen. Wenn Sie die Änderungen verwerfen möchten, klicken Sie bitte auf Abbrechen. 12 K O N F I G U R A T I O N Ü B E R M E I N K O N T O

13 Im Feld Persönliche Daten können Sie alle Angaben ändern, indem Sie auf das Wort Bearbeiten klicken, das direkt in derselben Zeile steht. Nachdem Sie die gewünschten Angaben geändert haben, klicken Sie bitte auf Übernehmen. Wenn Sie die Änderungen verwerfen möchten, klicken Sie bitte auf Abbrechen. Im Feld Kontaktdaten können Sie alle Angaben ändern, indem Sie auf das Wort Bearbeiten klicken, das direkt in derselben Zeile steht. Nachdem Sie die gewünschten Angaben geändert haben, klicken Sie bitte auf Übernehmen. Wenn Sie die Änderungen verwerfen möchten, klicken Sie bitte auf Abbrechen. Sie können die -Adresse ändern, an die wir unsere Bestätigung versenden. Sie können unter Standardrückmeldung Signieren einen Betreff und einen freien Text eingeben, der künftig jeder hinzugefügt wird, mit der Sie eine Signatur versenden. Bedenken Sie bitte, dass der Absender der Signaturmail die D-TRUST GmbH sein wird; Ihre Kunden werden K O N F I G U R A T I O N Ü B E R M E I N K O N T O 13

14 vermutlich vor allem zu Beginn der elektronischen Rechnungsstellung einen Begleittext zu schätzen wissen. Sie können unter Standardrückmeldung verifizieren einen Betreff und einen freien Text eingeben, der künftig jeder hinzugefügt wird, mit der Sie eine Verifikation versenden. Bedenken Sie bitte, dass jeder Rechnungsempfänger verpflichtet ist, eine elektronische Rechnung nach Erhalt zu verifizieren. Im Feld Einstellungen können Sie alle Angaben ändern, indem Sie auf das Wort Bearbeiten klicken, das direkt in derselben Zeile steht. Nachdem Sie die gewünschten Angaben geändert haben, klicken Sie bitte auf Übernehmen. Wenn Sie die Änderungen verwerfen möchten, klicken Sie bitte auf Abbrechen. Unter Signatur-Format wählen Sie zwischen zwei möglichen Dateiformaten, um die Signaturen zu versenden. *PK7 (Eine Datei)* bedeutet, dass Ihr Dokument und die Signatur in einer Datei versendet werden. Der Empfänger kann die Datei bei elektronischer Rechnungsverarbeitung leichter verwalten. Der Empfänger kann das Originaldokument jedoch erst nach der Verifikation wieder lesen, da eine PK7-Datei verschlüsselt ist. *P7S (Mehrere Dateien)* bedeutet, dass Ihr Dokument und die Signatur als einzelne Dateien gesendet werden. Der Empfänger kann das Originaldokument direkt lesen, muss jedoch immer darauf achten, die Signaturdatei bei der Originaldatei zu belassen. Unter Upload-Format wählen Sie zwischen zwei möglichen Formaten, Dateien in das D-TRUST prokura System hochzuladen. 14 K O N F I G U R A T I O N Ü B E R M E I N K O N T O

15 *Einfacher Upload* bedeutet, dass standardmäßig das Hochladen nur einer Datei angeboten wird. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Multiples Hochladen aktivieren können Sie bei jedem Vorgang auch mehrere Dateien hochladen (siehe auch Beschreibung unter prokura verwenden Signieren). *Multi Upload* bedeutet, dass standardmäßig das gleichzeitige Hochladen mehrerer Dateien angeboten wird. Sie benötigen hierzu das Adobe-Flash-Player Plugin, das Sie direkt und kostenfrei über den Link auf unserer Homepage herunterladen können ( Produkt Voraussetzungen Flash-Plugin für den Multi-Upload ). 4.2 Offene Bestellungen Hier können Sie jederzeit überprüfen, welche Ihrer Bestellungen noch offen sind. 4.3 Kontingente bestellen Hier finden Sie eine Liste von Signaturen, Archivierungen und Anschlussverifikationen in Kontingenten zu jeweils 100, 250 oder 500 Stück mit den entsprechenden Preisen. Bei Bedarf können Sie auch die günstigeren K O N F I G U R A T I O N Ü B E R M E I N K O N T O 15

16 Kombinationen aus allen drei Produkten wählen. Anschließend klicken Sie bitte auf das Wort Bestellen rechts neben dem Kontingent Ihrer Wahl. Das gewählte Produkt wird Ihnen nun mit Nettopreis, Mehrwertsteuer und Gesamtpreis angezeigt. Zum Bestätigen Ihrer Bestellung geben Sie jetzt bitte Ihr Kennwort ein und klicken abschließend auf Bestellen. 16 K O N F I G U R A T I O N Ü B E R M E I N K O N T O

17 Wenn Sie diese Bestellung verwerfen möchten, klicken Sie auf Abbrechen und kehren automatisch zur Gesamtliste der Produkte zurück. Nach Abschluss der Bestellung erhalten Sie umgehend eine mit sämtlichen Bestelldetails, der Bestellnummer, Ihrer Kundennummer und unseren Bankdaten. Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag unter Angabe all dieser Daten, damit eine schnelle Zuordnung Ihrer Zahlung gewährleistet werden kann. Während des Bestellvorgangs können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Weitere Kontingente bestellen jederzeit zur Produktliste zurückkehren und zusätzliche Kontingente bestellen. Sie erhalten für jede Bestellung eine separate . Nach Eingang Ihrer Zahlung(-en) erhalten Sie eine (mehrere) weitere (s) mit der Bestätigung der Freischaltung des jeweilig bestellten Kontingents. Auch in dieser sind Produktname und Bestelldetails der entsprechenden Bestellung zur einfacheren Kontrolle noch einmal aufgeführt. Sie können nun sofort über das jeweilige Kontingent verfügen. Eine Rechnung wird Ihnen ebenfalls in den folgenden Tagen zugesandt. Im Bereich prokura verwenden wird Ihnen der jeweils aktuelle Stand Ihrer Kontingente angezeigt. K O N F I G U R A T I O N Ü B E R M E I N K O N T O 17

18 4.4 Downloads Hier stellen wir Ihnen Dokumente zum Herunterladen bereit. Beispielsweise finden Sie hier das PostIdent-Formular, dass Sie für die Identifikation während der Registrierung benötigen sowie diese Bedienungsanleitung. 18 K O N F I G U R A T I O N Ü B E R M E I N K O N T O

19 5 D-TRUST prokura verwenden Im Bereich prokura verwenden können Sie das Signieren jederzeit testen, um beispielsweise Änderungen der Standardeinstellungen zu überprüfen. Natürlich finden Sie hier auch die Funktionen zum Signieren und Verifizieren Ihrer Rechnungen sowie das Archiv, in dem Sie jederzeit Ihre bereits versandten Rechnungen mit den entsprechenden Signaturen ansehen können. Für den schnellen Überblick finden Sie hier auch eine Monatsstatistik, in der Sie nach Monat und Jahr sortiert Ihre prokura-aufträge einsehen können, unabhängig davon, ob diese im Archiv gespeichert sind. 5.1 Testen Nachdem Sie sich registriert haben, können Sie das Signieren mit D-TRUST prokura kostenlos und unverbindlich testen. Die später notwendige Identitätsprüfung brauchen Sie zum Testen noch nicht durchzuführen. Bitte beachten Sie, dass im Testmodus verwendete Signaturen keine qualifizierten Signaturen im Sinne des 14 Umsatzsteuergesetz sind und daher nicht dem Anspruch einer vorsteuerabzugsberechtigten Rechnung Genüge tun. Geben Sie zum Testen eine existierende -Adresse ein und bedenken Sie dabei, dass die Testmails tatsächlich verschickt werden. Das Verifizieren eingegangener Rechnungen ist im Testmodus dauerhaft, uneingeschränkt und unentgeltlich möglich. Die Funktionen Archiv und Monatsstatistik sind im Testmodus leider nicht verfügbar. D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N 19

20 4.3 Signieren Auf der ersten Seite wird Ihnen immer angezeigt, wieviele Signaturen Ihr Kontingent noch enthält. Um eine Rechnung zu signieren, laden Sie bitte die entsprechende Datei, indem Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken. Die Datei samt dem Pfad erscheint nun im Fenster links neben der Schaltfläche. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Übertragen wird die Datei an D-TRUST prokura weitergeleitet. Über dem Fenster steht jetzt der Vermerk: Die Datei xxyy.pdf wurde erfolgreich übertragen. Sie können nun auf die gleiche Weise 20 D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N

21 mit weiteren Dokumenten verfahren. Wenn Sie alle Dokumente übertragen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig übertragen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Multiples Hochladen aktivieren. Sie benötigen hierzu den Adobe-Flash-Player Plugin, den Sie direkt und kostenfrei über den Link auf unserer Homepage herunterladen können ( Produkt Voraussetzungen: Flash-Plugin für den Multi-Upload ). Wenn Sie standardmäßig mehrere Rechnungen auf einmal bearbeiten, können Sie die Funktion Multiples Hochladen aktivieren über Mein Konto-Mein Konto-Einstellungen als Standardfunktion festlegen. Gehen Sie dann auf die Schaltfläche Browse. Sie können nun mehrere Dateien gleichzeitig markieren (Taste Strg gedrückt halten und Dateien auswählen) und durch Klick auf die Schaltfläche Öffnen gleichzeitig im Fenster sehen. D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N 21

22 Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche UPLOAD, um die Dateien an D-TRUST prokura zu übertragen. Haben Sie alle gewünschten Daten übertragen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Im zweiten Schritt können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen; die Felder sind standardmäßig mit den Angaben vorausgefüllt, die Sie unter Mein Konto-Mein Konto-Kontaktdaten eingegeben haben. Sie können 22 D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N

23 jedoch an dieser Stelle alle Angaben für jede individuell überprüfen und ändern, indem Sie die entsprechenden Texte bzw. die -Adresse überschreiben. Sie können hier auch die Funktionen Anschlussverifikation und Archivieren auswählen: Bitte aktivieren Sie das Kästchen Anschlussverifikation, wenn Sie Ihre Rechnung direkt nach der Signatur verifizieren lassen möchten. Bitte bedenken Sie, dass die Verifikation eingehender Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben ist; Sie können über diesen Service also Ihren Kunden ggf. entlasten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie noch über ausreichendes Kontingent verfügen. Bitte aktivieren Sie das Kästchen Archivieren, wenn Sie die Rechnung direkt und revisionssicher im Archiv ablegen möchten. Elektronische Rechnungen müssen gesetzlich 10 Jahre zuzüglich des laufenden Geschäftsjahres revisionssicher archiviert werden. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie noch über ausreichendes Kontingent verfügen. Sie können Ihre archivierten Rechnungen jederzeit über das Modul Archiv wieder einsehen. Sie können an dieser Stelle auch noch weitere Dateien hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Dateien hinzufügen klicken. D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N 23

24 Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt haben, können Sie die folgenden Einstellungen für jede Datei einzeln ändern, wenn Sie das Kästchen Individuelle Einstellungen anklicken: Empfänger, Cc (Kopie), Anschlussverifikation, Archivieren, Signaturformat. Über die Schaltfläche Signaturformat können Sie entscheiden, ob ein Dokument im Format P7S (Dokument und Signatur in verschiedenen Dateien) oder im Format PK7 (Dokument und Signatur in einer Datei) versandt werden soll. Sie können nun für jede Signatur separat entscheiden, ob Sie die Änderungen Übernehmen möchten, oder ob Sie das ausgewählte Dokument löschen möchten. Erst nach dem Klick auf Übernehmen werden die individuellen Einstellungen aktiv. Sie deaktivieren diese Individuellen Einstellungen, indem Sie das Häkchen mit einem Klick aus dem Kästchen entfernen. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen. Im letzten Schritt geben Sie bitte die für die Archivsuche relevanten Daten ein (dieser Schritt ist nur notwendig, wenn Sie die Option Archivieren gewählt haben). 24 D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N

25 Rechnungsnummer und Rechnungsdatum müssen eingegeben werden. Damit Ihnen später die Suche leichter fällt, empfiehlt sich, auch den Kundennamen und die Kundennummer als Suchkriterien einzugeben. Wenn Sie nach Eingabe der Archivierungsdaten zur Überprüfung oder Korrektur noch einmal einen Schritt zurück möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück zur Dateiübersicht. Sie sehen dann Schritt 2 und können hier gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Nun klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Ausführen. Die Rechnung wird jetzt signiert und entsprechend Ihrer Wahl sofort mit einer Anschlussverifikation versehen und/oder archiviert. Während des Vorgangs sehen Sie rot blinkende Kästchen neben dem Dateinamen als Statusanzeige. D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N 25

26 In der Regel wird nach wenigen Sekunden als Status die grün hinterlegte Meldung Erfolgreich neben dem Dateinamen zu sehen sein. Jedes Dokument wird auch bei gleichem Empfänger in einer separaten versandt. 26 D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N

27 5.3 Verifizieren Das Verifizieren einer eingegangenen Rechnung mit D-TRUST prokura ist kostenfrei. Bitte beachten Sie, dass die umgehende Verifikation einer eingegangenen elektronischen Rechnung gesetzlich vorgeschrieben ist. Bei einer Verifikation werden anhand der Signatur verschiedene Eigenschaften des eingegangenen Dokuments geprüft. Nur wenn alle Eigenschaften positiv verifiziert werden können, ist die Signatur gültig: Das Dokument wurde nach der Signierung nicht verändert Die Identität des Ausstellers der Rechnung kann eindeutig geklärt werden Die für die Signatur benutzten Zertifikate waren zum Zeitpunkt der Signierung gültig Um eine eingegangene Rechnung zu verifizieren, laden Sie bitte die entsprechende Datei, indem Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken. Die Datei samt dem Pfad erscheint nun im Fenster links neben der Schaltfläche. D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N 27

28 Mit einem Klick auf die Schaltfläche Übertragen wird die Datei an D-TRUST prokura weitergeleitet. Über dem Fenster steht jetzt der Vermerk: Die Datei xxyy.pdf wurde erfolgreich übertragen. Sie können nun auf die gleiche Weise mit weiteren Dokumenten verfahren. Wenn Sie alle Dokumente übertragen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Im zweiten Schritt können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen; die Felder sind standardmäßig mit den Angaben vorausgefüllt, die Sie unter Mein Konto-Mein Konto-Kontaktdaten eingegeben haben. Sie können jedoch an dieser Stelle alle Angaben für jede /Verifikation individuell überprüfen und ändern, indem Sie die entsprechenden Texte bzw. die - Adresse überschreiben. Wenn die eingegangene Datei das Format P7S hat, also Dokument und Signatur in verschiedenen Dateien gespeichert sind, laden Sie die entsprechende Signaturdatei bitte zusätzlich hoch. Sie sehen dazu in Schritt 2 unter dem Namen der jeweiligen Datei das Wort Signatur und die Schaltflächen Durchsuchen und Laden. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die entsprechende Signaturdatei aus und klicken Sie dann auf Laden. Eine Signaturdatei erkennen Sie an dem Format: *dateiname.p7s*. 28 D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N

29 Nach dem Laden steht der Name der Signaturdatei über dem Fenster. Neben dem Dateinamen der jeweils ausgewählten Datei(en) sehen Sie ein Kästchen. Durch einen Klick auf dieses Kästchen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den -Empfänger und den Empfänger der Kopie individuell angeben können. Sie haben dann die Möglichkeit, diese Eingabe einmalig zu übernehmen ( Übernehmen ), zum Standard zurückzukehren ( Standardeinstellungen ) oder die gesamte Datei wieder aus dem Prozess zu nehmen ( Löschen ). Bitte beachten Sie, dass bei diesen individuellen Einstellungen sowohl der Betreff wie auch der Text in Nachricht erhalten bleiben. Wenn Sie mehrere Rechnungen auf einmal verifizieren möchten, können Sie die Schaltfläche Multiples Hochladen aktivieren anklicken. Sie können jetzt mit Browse die Rechnungen anzeigen lassen und durch mehrfaches Markieren mehrere Dateien gleichzeitig durch Klicken auf die Schaltfläche UPLOAD zum Senden vorbereiten. Nun klicken Sie auf Weiter, um den Prozess wie D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N 29

30 oben in Schritt 2 beschrieben fortzusetzen. Wenn Sie normalerweise mehrere Rechnungen auf einmal bearbeiten, können Sie die Funktion Multiples Hochladen aktivieren über Mein Konto-Mein Konto-Einstellungen als Standardfunktion festlegen. Bitte aktivieren Sie das Kästchen Archivieren, wenn Sie die eingegangene Rechnung direkt und revisionssicher im Archiv ablegen möchten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie noch über ausreichendes Kontingent verfügen. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen. Im letzten Schritt geben Sie bitte die für die Archivsuche relevanten Daten ein (dieser Schritt ist nur notwendig, wenn Sie die Option Archivieren gewählt haben). Rechnungsnummer und Rechnungsdatum müssen eingegeben werden. Damit Ihnen später die Suche leichter fällt, empfiehlt sich, auch den Kundennamen und die Kundennummer als Suchkriterien einzugeben. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen. Die Rechnung wird jetzt verifiziert und entsprechend Ihrer Wahl sofort und sicher archiviert. Während des Vorgangs sehen Sie grün blinkende Kästchen 30 D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N

31 neben dem Dateinamen als Statusanzeige. In der Regel wird nach wenigen Sekunden als Status die Meldung Erfolgreich verifiziert zu sehen sein. Der angegebene Empfänger erhält eine komprimierte ZIP-Datei, in der mehrere Dokumente enthalten sind: Signierte Rechnung Verifizierte Originalrechnung Verifikationsbericht: Report als XML-Datei OCSP-Antwort bzgl. Gültigkeit der Zertifikate Eine Reihe Zertifikate, die für die Verifikation nötig sind D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N 31

32 5.4 Archiv Über die Funktion Archivieren können alle Rechnungen, die Sie über D-TRUST prokura signieren oder verifizieren lassen, in unserem Archiv für mindestens 11 Jahre revisionssicher aufgehoben werden. Dieser Zeitraum ergibt sich aus der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von 10 Jahren zusätzlich zu dem begonnenen Jahr, in dem die Rechnung archiviert wurde. Sie können diese Frist natürlich verlängern, solange Sie Kunde von D-TRUST prokura sind. Um in Ihrem D-TRUST prokura Archiv nach Rechnungen zu suchen, können Sie sich mehrerer Optionen bedienen: Rechnungsnummer Rechnungsdatum Kundennummer Kundenname Dateiname Bitte füllen Sie mindestens ein Feld aus. Die Eingabe muss exakt sein, um zu einem Ergebnis zu führen. Groß- und Kleinschreibung spielen jedoch keine Rolle. Wenn Sie sich einer Schreibweise nicht sicher sind, schreiben Sie nur den sicheren Teil des Begriffes ein und ergänzen mit *. Wenn Sie alle Rechnungen eines Monats sehen möchten, lassen Sie das Tagesfeld im Feld Rechnungsdatum einfach unausgefüllt. Wenn Sie mehrere Felder ausfüllen, werden diese verknüpft; d.h. gesucht werden nur Dateien, die beiden Kriterien entsprechen. Nicht ausgefüllte Felder werden bei der Suche nicht beachtet. Wenn Sie kein einziges Feld ausfüllen und die Schaltfläche Suchen anklicken, werden ALLE archivierten Rechnungen aufgerufen und angezeigt. 32 D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N

33 Bitte beachten Sie, dass die Dateien nur archiviert werden, wenn Sie bei der jeweiligen Verifikation bzw. Signatur das Archivieren ausgewählt haben. So sieht ein Suchergebnis aus: D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N 33

34 5.5 Monatsstatistik Im Bereich Monatsstatistik können Sie alle signierten und verifizierten Dateien des ausgewählten Monats sehen. Bitte beachten Sie: Für die hier aufgeführten Rechnungen ist allein das Datum der Signatur bzw. Verifikation relevant, nicht das Rechnungsdatum. In dieser Übersicht werden auch nicht archivierte Rechnungen aufgeführt. So sieht ein Suchergebnis aus: 34 D - T R U S T P R O K U R A V E R W E N D E N