Frage: Sind Projectscope, Ziele und Vorgehen definiert und von allen Beteiligten akzeptiert?

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1 Anhang 4 Um erfolgreich ein Records-Management-Projekt aufzusetzen, sind verschiedene Punkte zu beachten. Folgende Checkliste gibt Hinweise, welche Punkte bei der Projektplanung besonders zu beachten sind. Frage: Sind Projectscope, Ziele und Vorgehen definiert und von allen Beteiligten akzeptiert? Bereich: Projekt-Setup, Projekt-Scope A Ausgangssituation und Setup des Projektes im Unternehmen U EÝÃÌiÀi 6À}>Li Õ` RM-Policies oder müssen diese im Projekt erarbeitet werden? U EÝÃÌiÀÌ ii Strategie für die RM-Einführung im gesam- ten Unternehmen oder muss diese im Projekt erarbeitet werden? U -` `i Verantwortungen im Unternehmen für RM geklärt oder müssen im Projekt organisatorische Konzepte erarbeitet werden? Scope Business U Ist der Projektumfang in Bezug auf Organisationseinheiten und Dokumentenbestände klar abgegrenzt? - z. B. Einführung eines unternehmensweiten RM inkl. Erarbeitung Policy und Umsetzung Organisation und IT - z. B. Einführung RM innerhalb einer Teilorganisation oder Business Unit, Abteilung, Applikation Anhan Scope IT U Sind die betroffenen IT-Systeme und Usergruppen klar abgegrenzt? U Sind Umfang und Vorgehen für die Technologieauswahl definiert, z. B. ob neue Software eingeführt oder bestehende Systeme angepasst werden? - z. B. Einführung eines neuen DMS/Archiv/RM-Systems bzw. Erweiterung der Komponenten 33 Projektvorgehen_02.graffle Kompetenzzentrum Records Management /6

2 Bereich: Erfolgsfaktoren von RM-Projekten B Projektmanagement U -` `ià GiÃ>Ì«ÀiÌ«>Õ} `i AÌÛÌBÌi Õ` Entscheidungswege zur Erarbeitung der Strategie, Policy, Organisations- und IT-Umsetzung klar definiert und die Abhängigkeiten berücksichtigt? - z. B. Abhängigkeit: Umsetzung erfordert Vorarbeiten Strategie und Policy. - z. B. Abhängigkeit: Kostenschätzung für gesamtes Unternehmen erfordert Gesamtkonzept für Umsetzung. U 7ÕÀ`i >>ÞÃiÀÌ] ÜiVi AÌÛÌBÌi `ià I-" À x{n im Projekt durchgeführt werden können und welchen Nutzen sie erbringen? U -`,M*ÀiÌ Ã Ü `>Ã Õ Ìi À iiãìià i Projektvorgehensmodell (Phasen/Meilensteine) als auch die besonderen Aktivitäten für RM-Projekte (siehe ISO 15489) berücksichtigt? U IÃÌ `i E>ÌÕ} Û *ÀiÌ>>}iiÌBiÃÌ*À>VÌVià berücksichtigt? - z. B. Best Practices bez.projektplanung und Risikomanagement (PMBOK Project Management Body of Knowledge, CMMI Capability Maturity Model Integration etc.) Stakeholdermanagement Sind die relevanten Stakeholder und Ansprechpartner ins Projekt einbezogen und ist definiert, wer Anforderungen bez. RM stellen darf? U Sponsor des Projektes / Top-Management U Vertreter der Enduser der relevanten Organisation U Rechtsabteilung U Archivabteilung U IT-Abteilung Kosten/Nutzen- Effizienz (ROI) Sind Kosten und Nutzen eindeutig identifiziert und ist das Management vom Business Case überzeugt? U -` `i I-/KÃÌiÉI-/ ÕÌâi vøà `>Ã,M `iìwâiàì Õ` mit den SOLL-Kosten und Nutzen verglichen? (ggf. ROI- Berechnungen mit einem definierten Zeithorizont) U IÃÌ `ià H>`Õ}ÃLi`>Àv Û M>>}iiÌ >âi«ìiàì («Need to Improve»)? U -`,Ãi `ià I-/ Õ ` -"LL-ÌÕ>Ì >>ÞÃiÀÌ Õ ` bewertet? U IÃÌ `ià ÕÌâi LâÜ ` i K ÃÌiÃiÕ} Li BÕà - iãã*àâiã sen berücksichtigt? U -` âõ ØvÌ}i *À iì Õ ` BiÌÀ ilããìi >L}iÃV BÌâÌ U -` `i KÃÌi vøà `i ÕÌiÀiiÃÜiÌi EÃ>Ìâ >L}i- schätzt und vom Management akzeptiert? Projektvorgehen_02.graffle Kompetenzzentrum Records Management /6

3 Einführung/ Userakzeptanz Records-Management-Fachkompetenz Requirements, Standards und Kriterienkataloge IT-Governance U 7i ÜÀ` *À iì ÃV ià}iãìiì] `>Ãà `i LÃÕ } Û `i Endusern akzeptiert wird (Usability-Test, Kommunikation, Schulung)? U BiÃÌii 7`iÀÃÌB`i >Õv `ià E `ÕÃiÀÃiÌi - z. B. da das RM-System Einsparungspotenziale bei der Bearbeitung ermöglicht? - z. B. dass die Einführung einer Taxonomie/Klassierung und Dossierbildung Mühe bereitet? U 7i ÜÀ` Li `ià EvØÀÕ} `>Ã,à iàì Õ` schrittweise Erfolge erzielt? - z. B. Pilot oder phasenweiser Rollout bei Usergruppen Ist im Projekt die notwendige interne und externe Records- Management-Fachkompetenz vorhanden? U ÀiV Ì V i AëiÌi U AëiÌi `iã `}Ì>i Õ ` «>«ià}ilõ `ii DÕitenmanagements/Archivierung U BÕÃiÃà *À âiããi U I/ -ÞÃÌi i Ist ein professionelles Anforderungsmanagement / Requirements Management sichergestellt? U EÃ>Ìâ MiÌ`i,iµÕÀi i Ìà M> > }i i Ì U *ÀØvÕ }] L,iV À `ÃM>>}i i ÌMÕÃÌiÀ>v À `iàõ }à kataloge sinnvoll im Projekt genutzt werden können - z. B. Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq) Ist die Records-Management-Initiative mit der unternehmensinternen IT-Governance synchronisiert? U G LÌ iã 1 ÌiÀii i FÀ> iüà âõà I/GÛiÀ >Vi - z. B. CobiT Control Objectives for Information and Related Technology U IÃÌ ` i I/ GÛiÀ>Vi vøà `i BiÀi V,iV À`à M> >}iiì definiert bzw. umgesetzt? IT-Aspekte U IÃÌ `i,mlãõ } Ì `ià Õ Ì ià iiãüiìi I/ -ÌÀ>Ìi- gie und IT-Architektur abgestimmt? - z. B. wie wird ein unternehmensweites RM sichergestellt, wenn Records in unterschiedlichen IT-Systemen aufbewahrt werden (verschiedene Hersteller, Eigenentwicklungen etc.)? - z. B. wie wird das wachsende Speichervolumen und die Anforderungen an die rechtskonforme Aufbewahrung bewältigt? U -` `i KÃÌi vøà -vìü>ài] H>À`Ü>Ài] BiÌÀiL] -Õ««ÀÌ akzeptabel? U K> `i I/ `i *À iìi ià >L `ià }iüø i ÃVÌ <iì umsetzen? U 7i ÜÀ` `ià I/-Õ««ÀÌ vøà,m/ii à ViÀ}iÃÌiÌ Anhang E 341 Projektvorgehen_02.graffle Kompetenzzentrum Records Management /6

4 Frage: Sind alle relevanten Risiken identifiziert, bewertet und entsprechende Massnahmen eingeleitet? Bereich: Risiken in RM-Projekten C Politische Risiken Rahmenbedingungen und Umwelt U *ÀÀÃiÀÕ} LâÜ,i«ÀÀÃiÀÕ} `ià,m*àiìi >Õvgrund der Unternehmensstrategie und Marktsituation - z. B. Veränderungen in der Unternehmensstrategie bzw. neue Initiativen wie Kostensenkungsprogramme - z. B. neue Complianceanforderungen U 6iÀB`iÀÕ} `ià ÀiVÌVi,>iLi`}Õ}i - Compliance mit neuen regulatorischen Vorschriften U AÌÕii FBi `ià *ÀiÃÃi vøài âõ iàìià AÕviÀsamkeit für Thema RM. Soziale Risiken U,M*ÀiÌ vø À Ì âõ 6iÀB `iàõ} 1 ÌiÀii] â B. Widerstand von Stakeholdern, die an «Bewährtem» festhalten oder RM eine niedrige Priorität zumessen. - z. B. Akzeptanz neuer Systeme bei Enduser Technologische Risiken U IÃÌ ` i > }vàãì}i <Õ ÕvÌÃvB}iÌ `ià,m -ÞÃÌi i sichergestellt? - Support und Weiterentwicklung durch Hersteller - Support durch interne IT U -` ` iiõi Õ ` >Ìi I/ -ÞÃÌi ié -Ì> `>À`à «>Ì Li bzw. kann eine Migration erfolgen? U 7i Ü À` i i iìviã,m i ià ÃÌ>À iìià }ii und verteilten IT-Landschaft sichergestellt? U 7i Vi EyÕÃà >Ì `ià ÌiV }ÃVi 7>`i iõi Produkte) auf die RM-Projekte? Frage: Ist definiert, welche Standards/Richtlinien zwingend erfüllt bzw. optional erfüllt werden müssen? Bereich: Standards, Zertifizierungen D 2 MUST Standards U IÃÌ `iw iàì] ÜiV i -Ì> `>À`à âü}i` iàvøì ÜiÀ`i müssen? Projektvorgehen_02.graffle Kompetenzzentrum Records Management /6

5 Prüfung des RM-Systems Projektvorgehen Musteranforderungskatalog Standards für Metadaten Technische Standards U IÃÌ }ibàì ÜÀ`i] L iéi *ÀØvÕ}ÉGÕÌ>VÌiÉ <iàìwâi- rung für das System, welches durch das RM-Projekt erstellt wird, zwingend oder sinnvoll ist? U IÃÌ `iwiàì] ÜiV i *ÀØv À ÌiÀi vøà ÜiV i /i LiÀiVi zum Einsatz kommen? - z. B. Prüfkriterien in Deutschland: Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen (PK-DML) oder Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3) U 7iVi AÌÛÌBÌi] `i `ià I-" x{n i«vi ÜiÀ- den, können sinnvoll im Projekt durchgeführt werden? U 7ÕÀ`i >>ÞÃiÀÌ] ÜiVi MÕÃÌiÀ>vÀ`iÀÕ}Ã>Ì>}i vøà die Branche/Unternehmen/Projekt relevant sind und ob sie sinnvoll eingesetzt werden können? - z. B. MoReq - z. B. Standards in der öffentlichen Verwaltung U IÃÌ `ià EÃ>Ìâ Û -Ì> `>À`Ã vøà MiÌ>`>Ìi ÃÛ - z. B. Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1 (ISO 15836) U 7ÕÀ`i }ibàì] L Üi ÌiÀi ÌiV RM-Projekt relevant sind? ÃV i -Ì> `>À`Ã vøà `>Ã Frage: Sind die relevanten Fachbegriffe im Projekt definiert und werden diese von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert? Bereich: Klärung der Fachbegriffe für das RM-Projekt Anhang E E Record, Dokument, Akte U -` `i Bi}Àvvi,iV À `] DÕiÌ] AÌiÉDÃÃiÀ i iì - lich definiert? U -` `i Bi}Àvvi vøà `i -ÞÃÌii DM-],M] AÀV Û iìv definiert und den bestehenden Systemen zugeordnet? Retention Schedule U IÃÌ 1 ÌiÀii i i iìviã Kâi«Ì vøà ` i 6iÀ- (Aufbewahrungs- waltung von Aufbewahrungsfristen vorhanden? plan) U -` `i AÕvLiÜ>ÀÕ }ÃvÀÃÌi 1ÌiÀ ii `Õmentiert? 343 Projektvorgehen_02.graffle Kompetenzzentrum Records Management /6

6 Klassierung Ordnungsssystem (business classification scheme) Stammdaten File Plan (Ablageplan) Disposition (Vernichtung) U GLÌ iã i MiÌ>`>Ìiâi«Ì >Õv ELii GiÃ>ÌÀ}>- sation? U 7i Ã` `i -Ì>`>Ìi `iwiàì Õ` }LÌ iã `>vøà ii autorisierte Instanz, die die Stammdaten zentral steuert und unterhält? U Bi}Àvvi />Ý i] BÕÃiÃà C>ÃÃwV>Ì -V i i (prozess-orientiert) geklärt? U GLÌ iã 1ÌiÀii i Kâi«Ì vøà `i -ÌÀÕÌÕÀiÀÕ} der Ablagen (item level), sei es elektronisch (repositories) oder physisch? - > in der Regel departementsspezifisch. U GiÌi `i AL>}i«Bi vøà `i }>âi LiLiÃâÞÕà (aktive, semiaktive, inaktive Phase) bis zur Vernichtung? Werden die Ablagepläne bei Custodywechsel angepasst bzw. ergänzt? U -` `i Bi}Àvvi AL>}i F} Õ` AÀVÛiÀÕ} >À abgegrenzt? U IÃÌ `i w>i DëÃÌ 6iÀVÌÕ} > E`i `iã Lvi cycles für alle Records definiert? - z. B. endgültige Vernichtung, Transfer in die dauernde Aufbewahrung, Verlängerung der Aufbewahrung (legal hold) U 7À` `ià 6iÀVÌÕ}ëÀâiÃà `ÕiÌiÀÌ 6iÀV- tungsprotokolle) Legal Hold U 7À` `ià *À âiãã i}> bei Litigations. - ` stopp }i>>}ì 6iÀVÌÕ}à Prozess, Workflow, U -` 1ÌiÀ ii `i Bi}Àvvi *À â iãã >> }iiì] Business Process Workflow, BPM definiert? Management U -` `i AL B}}iÌi âüãv i 7À yü Õ ` *À âiããmanagement und Records Management identifiziert? Bereich: Technologie und die Entwicklung am Markt in Projekten F Bestehende Lieferanten Entwicklung am Markt U 7ÕÀ`i >>ÞÃiÀÌ] ÜiVi FÕÌi `i LiÃÌii`i Lieferanten anbieten und ob diese die zukünftigen Anforderungen abdecken? U -` `i >ÌÕii EÌÜVÕ}i > M>ÀÌ vøà,m-vìü>ài und - Dienstleistungen (z. B. Outsourcing) analysiert und die Auswirkungen auf das eigene Unternehmen bewertet? Lieferantenauswahl U -` LiÃÌii`i Õ ` «ÌiÌii L RFP identifiziert? U -` iããl>ài BiÜiÀÌÕ }à À ÌiÀi vøà `i AÕÃÃV bungsprozess definiert? ivià>ìi vøà,m À i- Projektvorgehen_02.graffle Kompetenzzentrum Records Management /6