Rundschreiben Nr /02/2009 INHALT

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1 D r. K a r l F L O R I A N WIRTSCHAFTS-, UNTERNEHMENS- UND STEUERBERATUNG CONSULENZA SOCIETARIA, AZIENDALE E TRIBUTARIA D r. KAR L FLO R I AN Wirtschaftsprüfer - Dottore Commercialista Dr: FRANZ ZELGER Dr. SYLVIA NARDI Dr. CLAUDIA TAPPARELLI Dr. FRANCESCA VITALE Rundschreiben Nr /02/2009 gesetzliche Definition und neue Kriterien im Hinblick auf ihre Abzugsfähigkeit (DM ) INHALT 1 Vorbemerkung Definition der Repräsentationsspesen Beispiele für Repräsentationsspesen Aufwendungen, die nicht (mehr) als Repräsentationsspesen betrachtet werden Unternehmen, deren Haupttätigkeit in der Organsiaton von Messen und ähnlichen Veranstaltungen besteht Beteiligung an Messen, Ausstellungen und ähnlichen Events durch den Einzelunternehmer Werbegeschenke Kriterien für die Abzugsfähigkeit Neugegründete Unternehmen Beispiel Angaben im Vordruck UNICO Noch abzugsfähige Fünftel der Repräsentationsspesen aus Vorjahren Grenzen der Abzugfähigkeit Steuerrechtliche Belege Aufwendungen, die nicht als Repräsentationsspesen zu betrachten sind Aufwendungen, die als Repräsentationsspesen zu betrachten sind Bewirtungs- und Beherbergungskosten im Jahr Zusammenfassende Tabelle... 6 I BOZEN BOLZANO, PIAZZA RAFFAELLO SERNESI-PLATZ. 34 STEUERNR.-COD. FISC. FLR KRL 60B29 B397D MWST.NR.-PARTITA IVA TEL FAX info@florian.bz

2 2 1 VORBEMERKUNG Mit Wirkung ab dem Besteuerungszeitraum 2008 (UNICO 2009) gelten neue Kriterien für die Definition und die Abzugsfähigkeit von Repräsentationsspesen; sie sind dann abzugsfähig (und zwar ausschließlich im Besteuerungszeitraum, in dem sie anfallen), wenn sie bestimmten Voraussetzungen der Angemessenheit und Zurechenbarkeit ( requisiti di congruità ed inerenza ) entsprechen. Bislang waren diese Aufwendungen zu einem Drittel ihres Betrages absetzbar, und zwar aufgeteilt auf 5 Geschäftsjahre. Mit DM (veröffentlicht im Amtsblatt der Republik vom , Nr. 11) wurden: die Aufwendungen, die im Sinne des Gesetzgebers als Repräsentationsspesen zu betrachten sind und nun den neuen Bestimmungen unterliegen; sowie die Kriterien (Angemessenheit und Zurechenbarkeit), welche die Abzugsfähigkeit ermöglichen bzw. regeln, festgelegt. Wirksamkeit Wie bereits zuvor erwähnt, gelten diese novellierten Bestimmungen: - ab dem Geschäftsjahr 2008 bei einem Geschäftsjahr = Kalenderjahr bzw. - ab 2008/2009, für jene Steuerzahler, mit einem vom Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr. 2 DEFINITION DER REPRÄSENTATIONSSPESEN Als zurechenbare ( inerenti ) Repräsentationsspesen gelten (sofern sie effektiv bestritten wurden und ausreichend belegt sind) jene, die im Zusammenhang mit folgenden Gütern bzw. Leistungen verauslagt werden: Geschenke bzw. unentgeltliche Leistungen; zu Verkaufsförderungs- und PR-Zwecken; die in Relation zur Geschäftstätigkeit des Unternehmen geeignet sind wirtschaftlichen Nutzen zu generieren und angemessen bzw. vernünftig sind ( il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza ), oder der branchenüblichen Usus entsprechen. Sind diese Voraussetzungen gegeben, so sind die Repräsentationsspesen im Rahmen der nachfolgend abgehandelten Kriterien und Limits abzugsfähig. 2.1 BEISPIELE FÜR REPRÄSENTATIONSAUFWENDUNGEN Auf der Grundlage der oben angeführten Kriterien werden z.b. die folgenden Aufwendungen als Repräsentationsspesen betrachtet: Urlaubsreisen ( viaggi turistici ), bei der eine signifikante Verkaufsförderung der Güter bzw. Dienstleistungen, die Gegenstand der Unternehmenstätigkeit bilden, geplant und durchgeführt wird; Feierlichkeiten, Empfänge und ähnliche Veranstaltungen an betrieblichen Jubiläen oder an staatlichen oder religiösen Feiertagen Feierlichkeiten, Empfänge und ähnliche Veranstaltungen im Rahmen der Eröffnung neuer Geschäftssitze, Büros oder Niederlassungen des Unternehmens

3 3 Feierlichkeiten, Empfänge und ähnliche Veranstaltungen im Rahmen von Ausstellungen, Messen und ähnlichen Events, bei denen die Güter und Dienstleistungen des Unternehmens vorgestellt werden Jede andere Aufwendung im Zusammenhang mit Geschenken bzw. unentgeltlichen Leistungen - einschließlich der freiwilligen Zuwendungen bei Tagungen, Seminaren und ähnlichen Veranstaltungen - die den genannten Zurechenbarkeitskriterien entsprechen. 2.2 AUFWENDUNGEN, DIE NICHT (MEHR) ALS REPRÄSENTATIONSSPESEN BETRACHTET WERDEN Dagegen werden Reise- Unterkunfts- und Verpflegungskosten, welche bestritten werden, um Kunden (auch potentielle Kunden) bei folgenden Veranstaltungen bzw. Gelegenheiten zu empfangen und zu bewirten, nicht (mehr) als Repräsentationsspesen betrachtet: Ausstellungen, Messen und ähnlichen Events, bei denen die Güter und Dienstleistungen des Unternehmens vorgestellt werden; Im Rahmen des Besuchs von Geschäftssitzen, Produktionsstätten oder Niederlassungen des Unternehmens. Diese Aufwendungen bilden also keine Repräsentationsspesen; ihre Abzugsfähigkeit unterliegt den allgemeinen Bestimmungen und nicht jenen, die in der Folge erläutert werden (sh. 4) Unternehmen, deren Haupttätigkeit im Bereich der Organisationen von Messen und ähnlichen Veranstaltungen besteht Die Unterkunft und Verpflegung von Kunden (auch potentiellen Kunden) bei Initiativen, mit denen konkrete Ausstellungen oder ähnliche Events beworben werden, stellt für Unternehmen, deren Haupttätigkeit im Bereich der Organisationen von Messen und ähnlichen Veranstaltungen liegt, keinen Repräsentationsaufwand dar. Die Abzugsfähigkeit dieser Aufwendungen unterliegt somit den allgemeinen Bestimmungen und nicht jenen, die in der Folge erläutert werden ( 4) Beteiligung an Messen, Ausstellungen oder ähnlichen Events durch den Einzelunternehmer Die vom Einzelunternehmer selbst bestrittenen Aufwendungen im Zusammenhang mit Reise, Unterkunft und Verpflegung bei Teilnahme an Messen, Ausstellungen oder ähnlichen Events, bei denen die Güter oder Dienstleistungen des Unternehmens oder jedenfalls solche, die mit seiner Haupttätigkeit eng zusammenhängen, vorgestellt werden, gelten ebenfalls nicht (mehr) als Repräsentationskosten. Die Abzugsfähigkeit dieser Aufwendungen unterliegt somit den allgemeinen Bestimmungen und nicht jenen, die in der Folge erläutert werden ( 4). 2.3 WERBEGESCHENKE Die Aufwendungen für Werbegeschenke mit einem Einheitswert von nicht mehr als 50,00 Euro sind zur Gänze abzugsfähig. Somit gilt also nun (ab UNICO 2009) für Werbegeschenke, die als Repräsentationsspesen zu betrachten sind, folgendes: sie sind zur Gänze abzugsfähig, wenn ihr Einheitswert nicht mehr als 50,00 Euro beträgt; sie sind innerhalb der in 4 genannten Limits abzugsfähig, wenn ihr Einheitswert mehr als 50,00 Euro beträgt. Bis zum Besteuerungszeitraum 2007 dagegen waren Geschenke: zur Gänze abzugsfähig, wenn ihr Einheitswert nicht mehr als 25,82 Euro betrug; nur zu einem Drittel abzugsfähig (und zwar in 5 Jahren), wenn ihr Einheitswert mehr als 25,82 Euro betrug.

4 4 Als Einheitswert gilt nicht der Wert der einzelnen Güter, welche ein Geschenk (z.b. eine Geschenkpackung) bilden, sondern das Geschenk in seiner Gesamtheit. Bei einem Weihnachtskorb etwa, zählt somit nicht der Einzelstückpreis der verschiedenen Güter, sondern jener des gesamten Korbes. 3 KRITERIEN FÜR DIE ABZUGSFÄHIGKEIT Die Repräsentationsspesen sind also nunmehr ausschließlich in jenem Jahr abzugsfähig, in dem sie anfallen, jedoch innerhalb der in 4 genannten Limits. 3.1 NEUGEGRÜNDETE UNTERNEHMEN Bei neugegründeten Unternehmen können Repräsentationsspesen, die in Geschäftsjahren vor jenem anfallen, in dem die ersten Erträge erwirtschaftet werden, ab diesem Geschäfts- und auch im Folgejahr ab gezogen werden. Zu beachten sind jedoch stets die zulässigen Höchstgrenzen Beispiel Nehmen wir als Beispiel das Unternehmen Alpha, das im Jahr 2008 gegründet wird und 2010 die ersten Erträge erwirtschaftet. Repräsentationsspesen, die in den Jahren 2008 und 2009 bestritten wurden, können also 2010 und/oder 2011 abgezogen werden. Für das Jahr 2010 muss also zuerst geprüft werden, welches Limit nach Maßgabe der erwirtschafteten Erlöse und Erträge gilt (sh. 4). Sodann müssen die Repräsentationsspesen des Jahres bestimmt werden: Liegen diese unter dem Limit für deren Abzugsfähigkeit, so kann der verbleibende Teil des Höchstbetrags für die Repräsentationsspesen der Vorjahre (2008 und 2009) herangezogen werden; Wird das Limit bereits durch die Repräsentationsspesen des Jahres 2010 erreicht, so können die Repräsentationsspesen der Vorjahre (2008 und 2009) auf das Jahr 2011 vorgetragen werden; Wird das Limit bereits durch die Repräsentationsspesen des Jahres 2010 überschritten, so können die Repräsentationsspesen der Vorjahre (2008 und 2009) auf das Jahr 2011 vorgetragen werden; jener Teil der Repräsentationsspesen im Jahr 2010, der das Limit überschreitet, kann natürlich nicht vorgetragen werden. Auch für das Jahr 2011 muss dann zuerst geprüft werden, welches Limit nach Maßgabe der erwirtschafteten Erlöse und Erträge gilt (vgl. 4). Sodann müssen die Repräsentationsspesen des Jahres bestimmt werden: Liegen diese unter dem Limit für die Abzugsfähigkeit, so kann der verbleibende Teil des Höchstbetrags für die Repräsentationsspesen der Vorjahre (2008 und 2009) herangezogen werden, die nicht bereits 2010 in Abzug gebracht wurden; Wird das Limit bereits durch die Repräsentationsspesen des Jahres 2011 erreicht bzw. überschritten, so können die Repräsentationsspesen der Vorjahre (2008 und 2009) definitiv nicht mehr abgezogen werden; Angaben im Vordruck UNICO Die Repräsentationsspesen, die in Geschäftsjahren vor jenem anfallen, in dem die ersten Erträge erwirtschaftet wurden (und somit im Jahr der Erfolgswirksamkeit nicht abzugsfähig sind), müssen in der entsprechenden Zeile im Abschnitt RS des Vordrucks UNICO vermerkt werden.

5 5 3.2 NOCH ABZUGSFÄHIGE FÜNFTEL DER REPRÄSENTATIONSSPESEN AUS VORJAHREN Die Abzugsfähigkeit jener Fünftel der Repräsentationsspesen aus Vorjahren, die in den betreffenden Geschäftsjahren noch nicht voll abgezogen werden konnten, unterliegen bis zu ihrem Auslaufen den vormaligen Bestimmungen. 4 ABZUGSFÄHIGKEIT - LIMITS Die Abzugsfähigkeit der Repräsentationsspesen richtet sich nunmehr an die Erträge aus der ordentlichen bzw. charakteristischen Unternehmenstätigkeit im betreffenden Geschäftsjahr, und zwar entspricht sie: 1,3% der Erträge bis ,00 Euro; 0,5% der Erträge von ,00 Euro bis ,00 di Euro; 0,1% der Erträge über ,00 Euro. Wurden also etwa im Jahr 2008 Erträge von ,00 Euro erwirtschaftet, so können Repräsentationsausgaben bis zu ,00 Euro abgesetzt werden. Dieser Betrag ergibt sich wie folgt: 0,013 x ,00 = ,00; 0,005 x ,00 ( , ,00) = ,00; 0,001 x ,00 ( , ,00) = 5.000,00. Somit sind also maximal ,00 Euro an Repräsentationsspesen absetzbar; ein eventueller Differenzbetrag kann auch in den Folgejahren nicht mehr abgezogen werden und ist im Vordruck UNICO 2009 in der Mehr-Weniger-Rechnung zu berücksichtigen (im Vordruck UNICO 2009 SC in der Zeile RF24). Bestimmung der Erträge aus der ordentlichen bzw. charakteristischen Unternehmenstätigkeit Als Erträge aus der ordentlichen bzw. charakteristischen Unternehmenstätigkeit sind zu betrachten: Die Posten A.1 und A.5 der Gewinn- und Verlustrechnung für die Unternehmen, deren Tätigkeit nicht im Finanzbereich liegt; Die Posten A.1, A.5, C.15 und C.16 der Gewinn- und Verlustrechnung für Holdings ( holding di partecipazioni ). 5 STEUERRECHTLICHE BELEGE Die Abzugsfähigkeit jener Aufwendungen im Bereich der Werbung bzw. Verkaufsförderung, die nicht (mehr) als Repräsentationsspesen (im Sinne von 2.2) betrachtet werden, verlangt besondere steuerrechtliche Dokumentationspflichten. In Hinblick auf die Repräsentationsspesen hat die Finanzbehörde auch die Möglichkeit, vom Steuerzahler Auskünfte zu verlangen. 5.1 AUFWENDUNGEN, DIE NICHT ALS REPRÄSENTATIONSSPESEN ZU BETRACHTEN SIND Die Abzugsfähigkeit jener Aufwendungen im Bereich der Werbung bzw. Verkaufsförderung, die nicht (mehr) als Repräsentationsspesen (im Sinne von 2.2) betrachtet werden, setzt voraus, dass der Steuerzahler folgende Belege beibringen kann: Die Namen der Personen, die bewirtet bzw. beherbergt wurden; Die Dauer der entsprechenden Veranstaltung und der Ort, an dem sie stattgefunden hat; Die Art der bestrittenen Aufwendungen.

6 6 Die entsprechenden Belege müssen jedoch nicht der Einkommensteuererklärung beigelegt, sondern lediglich der Finanzbehörde auf deren Antrag hin vorgelegt werden. 5.2 AUFWENDUNGEN, DIE ALS REPRÄSENTATIONSSPESEN ZU BETRACHTEN SIND Im Hinblick auf jene Aufwendungen, die (weiterhin) als Repräsentationsspesen zu betrachten sind, hat die Finanzbehörde die Möglichkeit, vom Steuerzahler folgende Auskünfte zu verlangen: Den Gesamtbetrag der Repräsentationskosten im Besteuerungszeitraum, aufgegliedert nach Art der Aufwendung; Den Betrag der Erträge und Aufwendungen, die herangezogen wurden, um die Abzugsfähigkeit der Repräsentationskosten zu berechnen. Auskunftspflicht besteht auch hinsichtlich: Gesamtbetrag der Werbegeschenke mit einem Einheitswert von weniger als 50,00 Euro; Gesamtbetrag der Aufwendungen im Sinne von 2.2, welche nicht (mehr) als Repräsentationsspesen zu betrachten sind. 6 BEWIRTUNGS- UND BEHERBERGUNGSKOSTEN AB DEM JAHR 2009 Ab dem Besteuerungszeitraum nach jenem, der zum läuft (also im Regelfall ab dem Jahr 2009), sind die Aufwendungen für Unterkunft und Verpflegung nur mehr zu 75% von den Einkommensteuern (IRES und IRPEF) abzugsfähig. Von dieser Einschränkung sind jedoch die Aufwendungen für Unterkunft und Verpflegung ausgenommen, die für den Außendienst der Angestellten und der geregelten und dauerhaften Mitarbeiter bestritten wurden. Somit sind auch die Aufwendungen für Unterkunft und Verpflegung, die als Repräsentationskosten betrachtet werden, in jedem Fall nur mehr zu 75% abzugsfähig (auch dann, wenn die oben genannten Limits nicht erreicht werden). Wenn z.b. das Unternehmen Alpha GmbH im Jahr 2009 Erträge von ,00 und Repräsentationsspesen von ,00 aufweist, die sich ausschließlich aus Aufwendungen für Unterkunft und Verpflegung zusammensetzen, so gilt folgendes: Zuerst sind grundsätzlich nur 75% dieser Aufwendungen abzugsfähig (15.000,00 75% = ,00); Sodann gilt auch das Limit von 1,3% der Erträge ( ,00 1,3% = ,00) (es wird aber in diesem Fall nicht erreicht). Somit könnten also ,00 Euro abgezogen werden. Allerdings besteht diesbezüglich noch Rechtsunsicherheit, da laut einer restriktivere Interpretation der Bestimmung, die Abzugsfähigkeit von 75% auf das Limit von 1,3% anzuwenden wäre. In diesem Fall könnten lediglich 75% von ,00 Euro abgezogen werden, also 9.750,00 Euro. Eine definitive Klärung gilt es abzuwarten. 7 ZUSAMMENFASSENDE TABELLE Die folgende Tabelle gibt einen Überblick ohne Anspruch auf Vollständigkeit, auf die verschiedenen Arten der Aufwendungen im Bereich der Verkaufsförderung (Promotion) und ihre steuerrechtliche Behandlung im Lichte der Novellierung durch DM

7 7 ART DER AUFWENDUNG KLASSIFIZIERUNG ABZUGSFÄHIGKEIT Urlaubsreisen ( viaggi turistici ), in deren Verlauf eine signifikante Verkaufsförderung für die Güter bzw. Dienstleistungen, welche den Gegenstand der Unternehmenstätigkeit bilden, geplant und durchgeführt wird Feierlichkeiten, Empfänge und ähnliche Veranstaltungen an betrieblichen Jubiläen oder an staatlichen oder religiösen Feiertagen Feierlichkeiten, Empfänge und ähnliche Veranstaltungen im Rahmen der Eröffnung neuer Geschäftssitze, Büros oder Niederlassungen des Unternehmens Feierlichkeiten, Empfänge und ähnliche Veranstaltungen im Rahmen von Ausstellungen, Messen und ähnlichen Events, bei denen die Güter und Dienstleistungen des Unternehmens vorgestellt werden Freiwillige Zuwendungen für Tagungen, Seminare und ähnliche Veranstaltungen Werbegeschenke mit einem Einheitswert von über 50,00 Repräsentationskosten Euro Werbegeschenke mit einem Einheitswert von unter 50,00 Euro Unterkunft und Verpflegung von Kunden (auch potentiellen Keine Kunden) anlässlich von Ausstellungen, Messen und Repräsent.aufw. ähnlichen Events, bei denen die Güter und Dienstleistungen (Werbekosten) und Verpflegung zu 75% abzugsfähig des Unternehmens vorgestellt werden Unterkunft und Verpflegung von Kunden (auch potentiellen Kunden) im Rahmen des Besuchs von Geschäftssitzen, Produktionsstätten oder Niederlassungen des Unternehmens Keine Repräsent.aufw. (Werbekosten) und Verpflegung zu 75% abzugsfähig Unterkunft und Verpflegung von Kunden (auch potentiellen Kunden)bei Events im Bereich der Verkaufsförderung oder Public Relations, jedoch nicht: bei Ausstellungen, Messen und ähnlichen Events, bei denen die Güter und Dienstleistungen des Unternehmens vorgestellt werden; beim Besuch von Geschäftssitzen, Produktionsstätten oder Niederlassungen des Unternehmens Unterkunft und Verpflegung von Lieferanten, politischen Funktionsträgern oder Verwaltungsbeamten, Vertretern von Gewerkschaften oder Standesvertretungen bei Events im Bereich der Verkaufsförderung oder Public Relations Unterkunft und Verpflegung von Kunden (auch potentiellen Kunden) bei Initiativen, mit denen spezifische Ausstellungen Keine Repräsent.aufw. oder ähnliche Events beworben werden (nur für (Werbekosten) und Verpflegung zu 75% abzugsfähig Unternehmen, deren Haupttätigkeit im Bereich der Organisationen von Messen und ähnlichen Veranstaltungen besteht) Reise, Unterkunft und Verpflegung bei Teilnahme an Messen, Ausstellungen oder ähnlichen Events, bei denen die Güter oder Dienstleistungen des Unternehmens oder jedenfalls solche, die mit seiner Haupttätigkeit eng zusammenhängen, vorgestellt werden (gilt nur für Spesen, die der Einzelunternehmer selbst bestreitet) Keine Repräsent.aufw. (Werbekosten) und Verpflegung zu 75% abzugsfähig Für weitere Hinweise stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung. - gez.- Dr. Karl Florian

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