kirchlichen Arbeitsfeldern

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1 Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung in kirchlichen Arbeitsfeldern Orientierungsrahmen Diözese Rottenburg-Stuttgart Institut für Fort- und Weiterbildung der kirchlichen Dienste der Diözese Rottenburg-Stuttgart

2 Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung im kirchlichen Feld Herausgeber: Institut für Fort- und Weiterbildung der kirchlichen Dienste In Zusammenarbeit mit der Arbeitsgemeinschaft Gemeindeberatung 1. Auflage 2008 Bezug Institut für Fort- und Weiterbildung der kirchlichen Dienste Postfach 9, Rottenburg am Neckar Tel.: / ( Sekretariat) Fax: / MBall.institut-fwb@bo.drs.de Hinweise zum Verzeichnis der BeraterInnen und zu den Formularen finden Sie auch direkt unter:

3 Ein Wort zum Geleit Bereits 1995 im Anschluss an den ersten Ausbildungskurs damals noch für Gemeindeberatung und Gemeindeentwicklung kam es zur Gründung der Arbeitsgemeinschaft für Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung in kirchlichen Arbeitsfeldern so der Titel heute. Bereits diese Namensveränderung zeigt, wie viel an Entwicklung in den vergangenen Jahren stattgefunden hat. Dies gilt vor allem im Verständnis dessen, was das Unterstützungssystem Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung in und für die Diözese leisten kann. Das erklärt auch zumindest zum Teil, warum es mehr als 10 Jahre gedauert hat, bis das Verständnis einerseits und die Rahmenbedingungen andererseits so stabil sind, dass dieser Orientierungsrahmen erscheinen kann. Der Orientierungsrahmen informiert und verdeutlicht das Profil dieser Beratungsform im Unterschied zu anderen Beratungsformen bzw. Unterstützungssystemen, auf die Gemeinden und kirchliche Einrichtungen zurückgreifen können. Gleichzeitig kann die Entwicklung aus den vergangenen Jahren nachvollzogen werden. Dazu gehört auch die Aussage darüber, wie sich die Berater und Beraterinnen verstehen und wie sie ihre Kompetenz erwerben bzw. erhalten. Als Information zu den Mitgliedern innerhalb der Arbeitsgemeinschaft steht ein eigenes Verzeichnis der Gemeindeberaterinnen und Gemeindeberater zur Verfügung. Zuletzt werden die Schritte benannt, die nötig sind, damit eine Beratung sinnvoll eingesetzt und ihre Wirkung entfalten kann. Rottenburg, im Oktober 2008 Die Herausgeber

4 1 Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung im kirchlichen Feld in der Diözese Rottenburg Stuttgart Die Diözese Rottenburg-Stuttgart bietet für Einzelne, Gruppen, Gremien, Gemeinden, Seelsorgeeinheiten und Einrichtungen innerhalb der Diözese verschiedene Unterstützungssysteme an: Kirchengemeinderats-Moderation, Supervision, Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung, Mediation und Geistliche Begleitung. Schwerpunkt der Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung ist die Begleitung von Veränderungsprozessen in den Gemeinden selbst bzw. Gruppen und Gremien der Gemeinden, die Begleitung der Kooperation in Seelsorgeeinheiten oder Dekanaten. Ebenso können kirchliche Einrichtungen (z.b. Kindergärten, Verbände, Sozialstationen...) für ihre Herausforderungen Beratung nutzen. Der Orientierungsrahmen : Stellt das gemeinsame Beratungsverständnis der in der Arbeitsgemeinschaft Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung verbundenen Beraterinnen und Berater dar. Beschreibt das Unterstützungssystem und verdeutlicht das Angebot von Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung für Verantwortliche innerhalb der Diözese wie zum Beispiel die LeiterInnen von Einrichtungen, Gremienverantwortliche, Personalverantwortliche, Ausbildungsleitungen... Macht das Beratungssystem mit seinen Formen und Abläufen transparent Beschreibt das Zusammenwirken der Diözese mit dem Referat Gemeinde und Beratung im Institut für Fort- und Weiterbildung und der Arbeitsgemeinschaft Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung.

5 2 1. Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung die Anfänge, die Entwicklung und der gegenwärtige Stand Die gesellschaftlichen Veränderungen haben ab Mitte der 80- Jahre auch zu gravierenden Veränderungen in der Pastoral, vor allem in der Entwicklung von Gemeinden geführt. Hinzu kamen die innerkirchlichen Veränderungen wie der Rückgang der Priesterzahlen, die Stagnation in den Finanzen und die differierenden Erwartungen von Hochverbundenen und treuen Kirchenfernen (vgl. EKD-Studie Fremde Heimat Kirche von1994 bzw. der Sinus-Studie von 2006). Alle diese Aspekte fordern zu veränderten Formen seelsorgerlichen Handelns und kirchlicher Strukturen heraus. Eine Reihe von bisherigen Initiativen innerhalb der Gemeindeentwicklung und Gemeindeerneuerung, die vielfältigen Klausuren von Kirchengemeinderäten und Erfahrungen in der Supervision haben deutlich werden lassen, dass daneben noch eine umfassendere und kontinuierlichere Form der Begleitung und Beratung nötig und hilfreich sein kann. Diese systemische Betrachtungsweise, die sozialwissenschaftliche, organisationstheoretische und pastoraltheologische Konzepte miteinander verbindet, sollte den Gemeinden und ihren Leitungspersonen zu veränderten Visionen und Zielperspektiven, einer angemessenen Leitungsstruktur, einer gelingenden Kooperation, der Verbesserung von Abläufen innerhalb der Gemeinden oder einer Lösung von Konflikten verhelfen wurden die Pastoralen Perspektiven in der Diözese Rottenburg- Stuttgart verabschiedet und darin den Gemeinden eine qualifizierte Beratung für die zukünftige Entwicklung zugesagt 1. Diese Zusage bildete den Startschuss für den ersten Ausbildungsgang Gemeindeberatung und Gemeindeentwicklung von Am Ende des Ausbildungskurses kam es zur Gründung der Arbeitsgemeinschaft Gemeindeberatung, die sich fortan als eigenständige AG neben der AG Supervision weiterentwickelt hat. Im Kontext der Bildung der AG wurden auch erste Regelungen für die Gemeindeberatung in der Diözese Rottenburg-Stuttgart formuliert (1995). 1 Bei der Entwicklung von Modellen des Gemeindeaufbaus bzw. der Gemeindeleitung kann eine Beratung von Seiten der Diözese angefordert werden; dies gilt gleichermaßen für die Bereiche der Pastoral und der Verwaltung (IV. 3a). Die Hauptberuflichen Mitarbeiterinnen sollen falls notwendig oder empfehlenswert Begleitung durch kompetente Personen in Anspruch nehmen (z.b. Praxisberatung, geistliche Begleitung, Begleitung durch die für die verschiedenen Gruppen bestellten Verantwortlichen im Personalreferat) (IV. 3 b). In Zusammenarbeit mit dem Seelsorgereferat stellt das Institut für Fort- und Weiterbildung Gemeinden bzw. Pfarrverbänden/ Gesamtkirchengemeinden Berater/innen bzw. Begleiter/ innen für den Bereich der Pastoral zur Verfügung. (IV 3. d).

6 3 Das Konzept der Gemeindeberatung war eng an die Pastoralen Perspektiven und ihre Um bzw. Durchsetzung gebunden 2. So waren die Schwerpunkte der Gemeindeberatung - auf Grund einer Situationsanalyse - die Visionsarbeit und die Entwicklung entsprechender Kommunikations- und Leitungsstrukturen. Vom systemischen Verständnis her wurde Wert darauf gelegt, dass neben den Hauptamtlichen auch die Ehrenamtlichen bzw. die Gremien in den Beratungsprozess eingebunden wurden. Die große Nachfrage zur damaligen Zeit führte bereits 1996 zu einem nächsten Ausbildungskurs Gemeindeberatung gab es mit dem 3. Ausbildungskurs eine Akzentverschiebung, denn erstmals wurde die Ausbildung gemeinsam mit der Evangelischen Landeskirche Württemberg und damit in ökumenischer Trägerschaft durchgeführt. Dies ermöglichte neue Erfahrungen in fremden Beratungskontexten der evangelischen Landeskirche. Als lernende Organisation hat sich auch die AG zur Aufgabe gemacht, das eigene Konzept an Praxis und Theorie zu reflektieren und weiterzuentwickeln. 3 In diesem Sinn gab es mit dem 4. Ausbildungskurs ( ), der die ökumenische Trägerschaft be- wahrt hat, eine deutliche Akzentverschiebung in Richtung Organisationsentwicklung. Hintergrund dafür waren zum einen der organisationsberaterische Diskurs, der deutlich von Organisationen ganz allgemein spricht und nicht eine einzelne Organisationsformen wie zum Beispiel Kirchengemeinden hervorhebt, und zum anderen die Ausweitung des eigenen Blickes, denn längst ging und geht es nicht nur um die Beratung von Gemeinden, sondern von Organisationen jeglicher Art innerhalb der Diözese. Etwa im gleichen Zeitraum wurde im Verständnis von Gemeindeberatung die enge Verknüpfung mit den Pastoralen Perspektiven gelöst und eine deutlichere Unterscheidung getroffen. So ist die Umsetzung von pastoralen Konzepten eine Leitungsaufgabe in der Diözese, während sich die Beratung vorrangig als von außen kommende Begleitung von Gemeinden bzw. Organisationen in Veränderungsprozessen definiert. In diesem Sinn hat der 5. Ausbildungskurs ( ) seine Ausrichtung erhalten. 2 Grundlage der Beratung sind die Pastoralen Perspektiven der Diözese, die im Geist der Evangelisierung die Gemeinde als Subjekt und Trägerin der Seelsorge zum Ziel haben (Prospekt Gemeindeberatung 1995) 3 Vgl. Standards für die Mitarbeiter in der Gemeindeberatung vom April 1999

7 4 Eine Konsequenz dieser Neuausrichtung und Profilierung ist letztlich auch die Erweiterung im Namen, so dass man heute von Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung im kirchlichen Feld 4 spricht. Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung im kirchlichen Feld bleibt dennoch ein systeminternes Unterstützungssystem, allerdings von ihrem fachlichen Auftrag her mit einer gewissen Externität und Systemdistanz. 2. Zum Verständnis von Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung Gemeindeberatung ist eine Form von Organisationsberatung. Sie wendet die in der Sozialwissenschaft, der Familientherapie, der Gruppendynamik oder der betriebswirtschaftlich ausgerichteten Organisationsentwicklung entstandenen Theorien und Handlungsweisen auf die kirchlichen Sozialformen, von der Mehrzahl der Anfragen auf die Kirchengemeinde an. Organisationsentwicklung versteht sich als Prozess, der innerhalb von Systemen vorrangig von den Leitungspersonen angestoßen und weitgehend selbständig durchgeführt wird. Dafür kann die Leitung verschiedene Unterstützungsmöglichkeiten wie interne Schulungen, externe Fortbildungen, Moderationen oder auch (Fach) Beratung hinzuziehen. Organisationsberatung zielt dagegen mehr auf die Veränderungen, die ein System unter ausdrücklicher Begleitung von außen durchläuft. Als systemische Beratung bezieht die Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung die unterschiedlichen (Teil)- Systeme in den Veränderungsprozess mit ein und macht vor allem die Wechselwirkungen der Systeme transparent. Sie organisiert die Veränderungsprozesse auf der Ebene des Denkens und des Handelns bzw. der Entscheidung und ist zukunfts- wie ressourcenorientiert. Die in der Diözese gängige und aus dem fachwissenschaftlichen Verständnis abgeleitete Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung im kirchlichen Feld ist dabei ein Kompromissbegriff, der deutlich macht, wie sehr die Leitung des jeweiligen 4 Vgl. Prospekt Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung in kirchlichen Arbeitsfeldern 2001

8 5 Systems und die externe Beratung zusammenarbeiten müssen. Sie bezieht die theologischen Rahmenbedingungen der Organisation Kirche in besonderer Weise in ihr Arbeiten ein. Ziel einer solchen Beratung ist dann, das Klientensystem bei der Identifizierung, Stärkung und gegebenenfalls Veränderung der eigenen Identität als christlicher Gemeinde / kirchlicher Einrichtung zu unterstützen und es dabei zu begleiten, in der Auseinandersetzung mit den gesellschaftlichen wie kirchlichen Rahmenbedingungen den je eigenen Platz zu finden bzw. ihr Profil deutlich zu machen. Als Prozessberatung unterstützen die Berater das System von der Analyse über die Zielentwicklung bis hin zu Umsetzungen von Entscheidungen und deren Kontrolle. Die Berater geben jeweils Impulse zur Veränderungen, die Verantwortung für die jeweiligen Entscheidungen und Entwicklungsschritte verbleiben in jedem Fall innerhalb der anfragenden Organisation bzw. Gemeinde. Insofern ist die Beratung inhaltlich nicht von außen festgelegt, sondern an den Inhalten des Kontrakts orientiert und vertritt nicht ausdrücklich die Leitungsinteressen der größeren Organisationseinheit gegenüber kleineren bzw. Teilsystemen. Dadurch bleibt die Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung unabhängig und allparteilich. Die Kompetenz der Berater besteht vorrangig im Nicht-wissen und dem fremden Blick gegenüber dem System, ihre Qualität liegt in der Gestaltung von Kommunikation innerhalb des Systems, der Steuerung von Prozessen, der Orientierung an den im Kontrakt vereinbarten Zielen, der methodischen Vielfalt und der Einforderung von Rückkoppelungen zu der beteiligten Personen in ihrer jeweiligen Verantwortlichkeit. Als internes Beratungssystem sind den Beraterinnen und Beratern die gesamtkirchlichen wie diözesanen Rahmenbedingungen bekannt, dennoch ist ihre Aufgabe nicht die Durchsetzung dieser Leitlinien und Zielvorgaben, sondern allenfalls der Verweis auf diese Rahmenvorgaben im Sinne von Grenzen, die eine Gemeinde, Seelsorgeeinheit oder kirchliche Einrichtung bei der Gestaltung von Veränderungsprozessen mit im Blick haben muss. Das interne System Gemeindeberatung kann die Leitlinien und Rahmenbedingungen, in denen sich die Diözese entwickeln will, nicht außer Acht lassen und gleichzeitig ist sie dem jeweiligen Klienten, Teilsystem Gemeinde oder Einrichtungen der Diözese etc. mit seinen Zielsetzungen und Beratungsinteressen verpflichtet ( doppelte Loyalität).

9 6 3. Anlässe, Ziele und Formen von Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung Von dem beschriebenen Beratungsverständnis her gibt es vielfältige Anlässe für eine in aller Regel längerfristig angelegte Beratung eines Veränderungsprozesses: die Kooperation von Kirchengemeinden in einer Seelsorgeeinheit, Einsparprozesse, personeller oder finanzieller Art die Entwicklung eines Leitbildes oder von Zielen für die Organisation ein Projekt, das sich eine Gemeinde / Einrichtung vornimmt die Zusammenarbeit in einem Team, Stellenwechsel und Neuverteilung von Aufgaben die Wahrnehmung und Strukturierung von Leitungsaufgaben die effektivere Gestaltung von Sitzungen und die Arbeit in Gremien und Sachausschüssen Interessenskonflikte in Gremien So unterschiedlich die Anlässe auch sein mögen: die Zielrichtung der Beratung ist immer eine Hilfe zur Selbsthilfe. Beratung fordert und fördert die Gemeinden bzw. Einrichtungen und die in ihnen tätigen Mitarbeiterinnen bei der Suche nach den Möglichkeiten vor Ort. Beratung trägt dazu bei, die Situation auch in ihren komplexen Zusammenhängen wahrzunehmen, sich konkrete Ziele vorzunehmen, daraufhin Handlungsschritte zu entwerfen und zu gemeinsamen Absprachen zu kommen. Beratung überprüft das Erreichte und achtet auf die gemeinsame Umsetzung Angesichts der Unterschiedlichkeit von notwendigen Veränderungen und Entwicklungen stehen innerhalb der Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung eine Vielfalt von Beratungsformen zur Verfügung wie Klausurtage, Projektbegleitung, Teamentwicklung, Kooperationsberatung, Konfliktmanagement, Strategieplanung usw., die jeweils mit unterschiedlichen Beteiligten angegangen werden können. Diese Formen sind abhängig von den Anlässen, aus denen heraus die Beratung angefragt wird, und werden im gemeinsamen Kontaktgespräch mit den Beratern vereinbart.

10 7 Vielfach wird die Beratung zu zweit durchgeführt. Dies gehört zum Grundverständnis von systemischer Beratung, dass dem Klientensystem auch eine Beratersystem, das heißt eben zwei BeraterInnen, gegenüberstehen. Damit sind bereits im Beratersystem unterschiedliche Sichtweisen und Kompetenzen verbunden, die auch für das Klientensystem bzw. den Beratungsprozess hilfreich sind. Inwieweit dies im konkreten Fall tatsächlich zum Tragen kommt, ist Teil des Klärungsprozesses zwischen den Anfragenden und den Beratern zu Beginn des Prozesses. In verschiedenen Beratungsprozessen kann es je nach Situation auch zu einer Kombination von unterschiedlichen Beratungsformen bzw. der Zusammenarbeit von Beratern aus unterschiedlichen Unterstützungssystemen wie der Supervision oder der Mediation kommen. Dies verändert und bereichert die Möglichkeiten der Beratung. Abstimmungen dazu können vor Ort von den Betroffenen her oder in Absprache mit Referat Gemeinde und Beratung erfolgen. 4. Profil und Kompetenz der GemeindeberaterInnen / OrganisationsentwicklerInnen Die Berater und Beraterinnen arbeiten vorrangig als hauptberufliche pastorale MitarbeiterInnen bzw. in kirchlichen Einrichtungen. Von daher bringen sie eine theologischpastorale bzw. pädagogische Grundkompetenz mit und sind mit den pastoralen Vorgängen und Erfordernissen vertraut. Diese Grundkompetenz ist deshalb von Bedeutung, da die Organisationsstrukturen von Kirche nicht deckungsgleich sind mit Strukturen in Wirtschaft und Verwaltung, sondern sich in all ihren Ausformungen immer auch am Evangelium und der Theologie messen lassen müssen ( z. B. Leitbild, Gremienarbeit, Mitarbeiterführung...). Zusätzlich haben die BeraterInnen eine eigenständige beraterische Kompetenz - im diözesanen Ausbildungskurs oder extern erworben, die neben der jeweiligen beruflichen Rolle dazu befähigt, Beratung als eigenständiges Rollenhandeln auszuüben. Dazu gehört das Verständnis für Systeme und Organisationen, eine methodische und instrumentelle Kompetenz, um Veränderungen in Organisationen anzuregen und zu

11 8 begleiten sowie eine kommunikative Kompetenz im Umgang mit Einzelnen, Gruppen, Teams für einen problem- wie lösungsorientierten Austausch. Daneben spielen die Haltungen wie Achtsamkeit und Respekt, Allparteilichkeit und Distanz, Vertraulichkeit, Wertschätzung und Partnerschaftlichkeit sowie die am christlichen Menschenbild und am Evangelium orientierten Wertmaßstäbe eine wichtige Rolle. Voraussetzungen für die Zulassung als Berater/ in im Rahmen des Bedarfs - eine abgeschlossene und zertifizierte Ausbildung zum Organisationsberater/ in - ein Antrag und ein Klärungsgespräch mit dem zuständigen Referenten im Institut (Referat Gemeinde und Beratung), um dem Verantwortlichen für die Gemeindeberatung, dem Leiter der Hauptabteilung IV (Pastorale Konzeption) die Zulassung vorzuschlagen - die Bereitschaft, die Qualität als Berater / in kontinuierlich durch regelmäßige Beratungsprozesse ( mindestens einer pro Jahr), durch Fortbildung und Kontrollberatung zu sichern hierfür sind die eingerichteten Konsultationsgruppen verbindlich - die Anerkennung des Orientierungsrahmens Die Beratungstätigkeit erfolgt in der Regel als Honorarauftrag. Dabei wird die nebenberufliche, bzw. freiberufliche Tätigkeit entsprechend den Regelungen der Honorarordnung für die drei Unterstützungssysteme Supervisoren Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung und Mediation in der Diözese Rottenburg-Stuttgart festgelegt. Die Beauftragung als Berater / in erfolgt durch die Hauptabteilung IV in der Regel auf 5 Jahre und kann nach Vorlage eines Tätigkeitsberichtes auf Vorschlag des Fachreferenten für Beratung verlängert werden. Wird die Altergrenze von 65 Jahren erreicht, scheiden die BeraterInnen aus der Arbeitsgemeinschaft aus.

12 9 5. Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung in der Diözese Die Diözese Rottenburg-Stuttgart hat die Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung als internes Unterstützungssystem eingerichtet und entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen. Dazu gehören: Ein eigenes Referat Gemeine und Beratung, angesiedelt im Institut für Fort- und Weiterbildung, als Koordinationsstelle für alle eingehenden Beratungsvorgänge (Supervision, Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung, Mediation) sowie als Fachaufsicht Einen Kreis von Gemeindeberaterinnen und Gemeindeberatern mit einer qualifizierten und zertifizierten Ausbildung sowie einer offiziellen Beauftragung. Diese sind in einer Arbeitsgemeinschaft organisiert. Ein geregeltes Verfahren von der Antragstellung über die Genehmigung bis zur finanziellen Abwicklung. Dabei wird über die Genehmigung in einer Clearingstelle aus den betroffenen Hauptabteilungen IV ( Konzeption) und V ( Personal) sowie dem Institut entschieden. Die Bereitstellung finanzieller Mittel für die Beratungsprozesse, wobei für den einzelnen Prozess ein Höchstgrenze von festgelegt ist. Finanzielle Mittel für die Aus- und Fortbildung der BeraterInnen Fortbildungsangebote, in der Regel durchgeführt vom Referat Gemeinde und Beratung Ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen diözesanen Verantwortlichen (in der Regel dem Leiter der Hauptabteilung IV), dem Referat Gemeinde und Beratung und den in der AG verbundenen Beraterinnen Die Empfehlung der diözesanen Verantwortlichen, Beratung für Veränderungsprozesse zu nutzen Vorstellung von Beratung in der Diözese z.b. den Ausbildungskursen für die pastoralen Berufe, diözesanen Gremien, Kirchengemeinden, Dekanaten...

13 10 6. Referat Gemeinde und Beratung Das Referat Gemeinde und Beratung im Institut für Fort- und Weiterbildung ist die von der Diözese eingerichtete Koordinationsstelle für die unterschiedlichen Unterstützungssysteme in der Diözese. Zu den Aufgaben gehören die Vertretung der Diözesanleitung gegenüber der Gruppe der BeraterInnen und umgekehrt zusammen mit den Sprechern - regelmäßige Kontakte zu den diözesanen Verantwortlichen die Klärung und Abwicklung aller Anfragen nach Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung auch im Kontext der anderen Unterstützungssysteme Supervision und Mediation sowie im Rahmen des Clearingverfahrens, die organisatorische Leitung der Arbeitsgemeinschaft Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung (insbesondere die Durchführung der halbjährlichen Konferenzen) die Beratung und Klärung konzeptioneller Fragen in Zusammenarbeit mit der Arbeitsgemeinschaft Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung bzw. den diözesan Verantwortlichen die Beachtung für die im Orientierungsrahmen formulierten Qualitätsstandards, die Leitung des Ausbildungskurses Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung im kirchlichen Feld die Unterstützung derer, die als diözesane MitarbeiterInnen bei einem externen Anbieter eine Ausbildung in systemischer Beratung anstreben die Prüfung der Qualifikation zur Aufnahme von neuen Mitgliedern, Angebote bzw. Vermittlung von Fortbildungen Die Sicherung der Arbeitsabläufe von der Kontaktnahme über den Kontrakt bis hin zur Auswertung und finanziellen Abwicklung.

14 11 7. Arbeitsgemeinschaft Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung Alle BeraterInnen sind in der Arbeitsgemeinschaft Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung zusammengeschlossen. Diese trifft sich in der Regel zweimal im Jahr. Diese Arbeitsgemeinschaft dient in enger Zusammenarbeit mit dem Referat Gemeinde und Beratung - der Weiterentwicklung der Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung in der Diözese Rottenburg-Stuttgart. Dies geschieht vor allem durch: Erfahrungs- und Informationsaustausch Mitarbeit und Beratung der konzeptionellen Weiterentwicklung der Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung Vereinbarungen zur Organisation und Abwicklung der Beratungsvorgänge Kontakte mit und Rückmeldung gegenüber den diözesanen Verantwortungsträgern, vor allem dem zuständigen Leiter der Hauptabteilung IV (Pastorale Konzeption), Fortbildung Fallarbeiten, Reflexion und Qualitätssicherung, vorrangig in den Konsultationsgruppen, nach Möglichkeit auch innerhalb der AG-Treffen Die AG-Mitglieder wählen auf jeweils drei Jahre zwei Sprecher/ in. Diese sind zusammen mit dem Referat Gemeinde und Beratung im Institut für Fort- und Weiterbildung insbesondere zuständig für Vertretung der AG nach innen und außen Vorbereitung und Leitung der Konferenzen Reflexion der Konzepte und Arbeitsformen im Kontext der Anforderungen Einladung zur Konferenz (zweimal im Jahr)

15 12 8. Beratung konkret: vom Kontakt zur Durchführung Anfrage / Informationsphase Die Gemeinde/Organisation nimmt mit einem der Berater/der Beraterinnen direkten Kontakt auf oder meldet ihr Interesse beim Institut an und bekommt (drei) Berater/Beraterinnen zur Auswahl genannt. Kriterien für die Vorschläge können sein: räumliche Nähe, Art der Anfrage, Situation der Antragsteller, Kompetenzprofil der Berater Mann-Frau... Anschließend nimmt die Gemeinde / Organisation Kontakt mit den Beratern auf und entscheidet sich für eine Person (bzw. ein Beraterduo). Klärungs- und Kontraktphase Hat sich die Gemeinde/Organisation für einen Berater/Beraterin ( oder zwei) entschieden, wird diese Entscheidung durch die Verantwortlichen der Gemeinde/der Organisation dem Institut mitgeteilt, in der Regel schriftlich (aus zeitlichen Gründen kann die Information auch telefonisch oder per Mail erfolgen).das Institut erteilt dem Berater/der Beraterin einen Auftrag für die Klärungs- bzw. Diagnosephase mit der Gemeinde/Organisation. Für den Berater/die Beraterin ist dies die Zusicherung, dass die Kosten vom Institut übernommen werden. Der Berater/die Beraterin klären in dieser Phase auch, ob der Prozess allein oder zu zweit durchgeführt wird. Die Diagnosephase dient der Auftragsklärung. Dabei kann der Berater/die Beraterin je nach Situation der Gemeinde / Organisation einen Beratungsvorschlag auch schriftlich unterbreiten. Am Ende steht in jedem Fall ein Kontrakt, der folgende Elemente enthält: Anlass Ziele und Schwerpunkte Projektskizze zum Beratungsprozess Kostenvoranschlag ( maximal ) Dieser Kontrakt wird gemeinsam vom Berater/der Beraterin und der Gemeinde, der Organisation d.h. dem Pfarrer bzw. 2. Vorsitzenden unterschrieben. Die Unterschrift von Pfarrer oder 2. Vorsitzendem ist auch erforderlich, wenn Gruppen aus der Gemeinde (z.b. das Pastoralteam) eine Gemeindeberatung in Anspruch nehmen.

16 13 Der unterschriebene Kontrakt gilt als Antrag auf Beratung. Der Fachreferent prüft den Antrag, kann dazu gegenüber der Gemeinde/Organisation bzw. den Beratern Stellung nehmen, und legt den Kontrakt in der Clearingstelle zur Beratung und anschließend dem Bischöflichen Ordinariat (Hauptabteilung IV) zur Genehmigung vor. Wird ein Antrag in der vorliegenden Form nicht akzeptiert, geht der Fachreferent auf die Beteiligten zu und klärt das weitere Verfahren. Beratungsphase Ist die Zustimmung erfolgt, wird durch das Institut der Gemeinde/Organisation die Genehmigung und dem Berater/der Beraterin der Auftrag erteilt. Stellt sich während der Beratung heraus, dass weitere Schritte erforderlich sind, so kann die Gemeinde/Organisation einen Änderungsantrag, bzw. eine Erweiterung des Beratungsauftrages anmelden. Darüber entscheidet in der Regel der Fachreferent im Institut (gegebenenfalls in Absprache mit der Hauptabteilung IV bzw. in der Clearingstelle ). Die Genehmigung dazu wird schriftlich mitgeteilt. Abschlussphase Die Abrechnung der Gemeindeberatung erfolgt über das Institut. Dazu muss vom Berater/der Beraterin auch ein Abschlussbericht (vgl. Formular) vorgelegt werden. Auf der Basis dieser Kostenaufstellung wird der Gemeinde der Anteil von 25% in Rechnung gestellt. Anhang: 1. Antrag und Beratungskontrakt 2. Schlussbericht Der vorliegende Text wurde in der Konferenz der AG Gemeindeberatung / Organisationsentwicklung im Frühjahr 2007 beraten und gutgeheißen und anschließend von der Hauptabteilung IV genehmigt und in Kraft gesetzt Oktober 2008

17 Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung im kirchlichen Feld Schlussbericht 1. Anlass und Zielsetzungen der Beratung Entwicklung der Seelsorgeeinheit Visitation Personalveränderung Standort- Zielbestimmung Konflikt Anderes: 2. Wer war am Beratungsprozess beiteiligt? 3. Beratungsverlauf (mit Angaben über Beginn und Ende des Prozesses, Übersicht der wichtigsten Beratungskontakte...) Referat Gemeinde und Beratung Gemeindeberatung Schlussbericht 2008

18 4. Wie wird insgesamt der Beratungsprozess eingeschätzt? a.) 0 wenig hilfreich 10 sehr hilfreich Erläuterung: b.) Was hat den Beratungsprozess am meisten gefördert? c.) Wo haben sich im Beratungsprozess Schwierigkeiten gezeigt? 5. Wodurch sind Sie auf Gemeindeberatung aufmerksam geworden bzw. wer hat die Beratung empfohlen? 6. Was möchten Sie aus dem Beratungsprozess rückmelden? An den Verantwortlichen für die Gemeindeberatung An die Diözesanleitung Der gemeinsam erstellte Schlussbericht geht an das Referat Gemeinde und Beratung im Institut für Fort- und Weiterbildung, Postfach 9, Rottenburg Ort Antragsteller Datum Berater/in Referat Gemeinde und Beratung Gemeindeberatung Schlussbericht 2008

19 Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung im kirchlichen Feld Antrag und Beratungskontrakt 1. Zwischen den Beratern...und... und der Gemeinde / Einrichtung... wird folgende Vereinbarung über eine Beratung getroffen. 2. Ausgangspunkt und Anlass der Beratung 3. Ziele und Schwerpunkte der Beratung 4. Projektskizze / Beratungsprozess Die Beratung ist vorgesehen von... bis... Dafür ist folgender Beratungsablauf geplant ( evt. gesonderte Aufstellung) Referat Gemeinde und Beratung Antrag und Beratungskontrakt 2008

20 5. Kostenvoranschlag Auf der Basis dieses Vorgehens entstehen Kosten in Höhe von: ( evt. gesonderte Aufstellung) 6. Kostenregelung Für Honorar-, Fahrt- und Sachkosten gilt die diözesane Honorarordnung. Die Höchstgrenze für einen Antrag liegt bei ; von den anfallenden Kosten verpflichten sich die Antragsteller 25 % zu übernehmen. 7. Vertraulichkeit Alle in der Beratungszeit erhobenen Daten und Informationen werden von den Beteiligten vertraulich behandelt. 8. Weitere Vereinbarungen 9. Reflexion und Abschluss Nach... Monaten erfolgt eine (Zwischen)-Auswertung, bei der das weitere Vorgehen abgestimmt wird. Es kann eine Verlängerung der Beratung beantragt werden. Am Ende steht eine Schlussauswertung; auf dieser Basis erstellen die Berater zusammen mit dem Antragssteller den Schlussbericht für das Institut, Referat Gemeinde und Beratung. Dieser Beratungsantrag geht an das Institut für Fort- und Weiterbildung, Referat Gemeinde und Beratung, Postfach 9, Rottenburg. Er wird in der Clearingstelle ( HA IV / V / Institut) geprüft und dann vom Leiter der HA IV genehmigt. Ort, Datum Antragsteller Berater/in Referat Gemeinde und Beratung Antrag und Beratungskontrakt 2008